Vademecum du Master - Université de Liège

Transcription

Masters conjoints Erasmus Mundus
Vade-mecum à l’usage des professeurs de l’ULg
Service des Relations internationales
Direction générale à l'Enseignement et à la Formation - Université de Liège
Place du XX Août, 7 - bât. A1 - 4000 Liège – Belgique
Ce vade-mecum est destiné à aider les encadrants de l’ULg qui souhaitent devenir partenaire ou
coordinateur d’un projet européen de Masters conjoints Erasmus Mundus (en anglais, Key Action 1
Erasmus Mundus Joint Master Degree EMJMD).
Les programmes Erasmus Mundus étant principalement destinés à des étudiants, le support pour
ceux-ci est réalisé par la Direction générale à l'Enseignement et à la Formation et, plus
particulièrement, par le Service des Relations internationales. Vous trouverez dans ce vade-mecum
toutes les informations et le soutien nécessaires aux formalités administratives relatives au montage,
à la mise en œuvre et au suivi du projet.
Afin de vous aider à présenter le dossier, une équipe des Relations Internationales est dédiée au
soutien administratif de ce type de développement.
Nous listons ci-dessous quelques items d’intérêt pour la bonne marche administrative de ces projets,
en espérant que notre équipe pourra à l’avenir rencontrer vos questions et vous aider à monter le
master Erasmus Mundus que vous souhaitez développer, que ce soit en qualité de coordinateur ou de
partenaire.
Contacts
Direction générale à l'Enseignement et à la Formation
Université de Liège
Place du XX Août, 7 - bât. A1
4000 Liège - Belgique
Fax : + 32 (0)4 366 57 25
Catherine Dassis : + 32 (0)4 366 56 77 – [email protected]
Isabelle Noirot : + 32 (0)4 366 21 36 – [email protected]
Christine Reynders: + 32 (0)4 366 46 09 - [email protected]
Masters conjoints Erasmus Mundus – Vade-mecum à l’usage des professeurs de l’ULg - novembre 2016
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Table des matières
1. Principes du programme
4
Remarque liminaire
4
1.1. Principe et objectifs
4
1.2. Financement du Master Erasmus Mundus
5
1.2.1. Bourses « Erasmus Mundus » pour les étudiants
5
1.2.2. Contribution aux frais de fonctionnement du Master Erasmus Mundus,
6
comprenant les bourses destinées aux scholars
2. Négociations préalables à la candidature à un Master Erasmus Mundus
7
2.1. Codiplomation
7
2.2. Dispositions administratives et financières
7
2.2.1. Répartition de la contribution aux frais de fonctionnement du Master Erasmus
7
Mundus
2.2.2. Répartition de la contribution aux frais de participation au Master Erasmus
8
Mundus
2.2.3. Contribution de 15%
9
3. Dossier de candidature du consortium
9
3.1. Informations liées à l’expérience en matière d’internationalisation
10
3.2. Envoi des documents officiels
10
4. Consortium agreement
10
5. Mise en œuvre
10
5.1. Aspects financiers : OTP
10
5.2. Sélection et accueil des étudiants
11
5.2.1. Sélection des étudiants
11
5.2.2. Arrivée des étudiants
11
5.2.3. Codiplomation
12
5.3. Sélection et accueil des scholars
12
5.3.1. Sélection des scholars
12
5.3.2. Arrivée des scholars
12
5.3.3. Fiche fiscale
13
6. Contacts
13
7. Sources et informations
13
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1. Principes du programme
Remarque liminaire
Ce vade-mecum est élaboré principalement à partir des informations contenues dans le Programme
Guide Erasmus+, version 1 (2017) : 20/10/2016 ainsi que le document « administrative and financial
handbook » (mai 2015), édités par la Commission européenne (lien page 13). Le programme guide
édicte l'ensemble des règles et critères qui s'appliquent au nouveau programme Erasmus +, qui vise à
soutenir des actions dans les domaines de l’enseignement, de la formation, de la jeunesse et du sport
pour la période 2014-2020.
Le programme distingue deux catégories de pays :
-
les pays dits « programme » : il s’agit grosso modo des pays de l’UE
-
les pays dits « partenaires » : il s’agit grosso modo des pays Hors UE
Programme Countries
EU Member States:
Austria, Belgium, Bulgaria, Croatia, Cyprus, Czech
Republic, Denmark, Estonia, Finland, France, Germany,
Greece, Hungary, Ireland, Italy, Latvia, Lithuania,
Luxembourg, Malta, Netherlands, Poland, Portugal,
Romania, Slovakia, Slovenia, Spain, Sweden, United
Kingdom
Partner Countries
All other countries throughout
the world
Other Programme Countries:
Iceland, Liechtenstein, Norway,
former Yugoslav Republic of Macedonia, Turkey
1.1. Principe et objectifs
A l'origine, les masters Erasmus Mundus ont été lancés dans le but de soutenir des programmes de
grande qualité qui contribuent à accroître la visibilité et l’attrait de l’enseignement supérieur européen.
Les masters conjoints Erasmus Mundus sont délivrés par un consortium d’universités, incluant
potentiellement d’autres partenaires avec une expertise dans le domaine de ces masters. Ils visent à :
- favoriser l’amélioration de la qualité, l’excellence, l’innovation et l’internationalisation au
niveau des établissements d’enseignement supérieur ;
- renforcer l’attractivité de l’Espace européen de l’enseignement supérieur (EHEA) ;
- améliorer le niveau des compétences et des aptitudes des diplômés, en particulier leur
employabilité.
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Les masters Erasmus Mundus doivent:
-
avoir une durée d'un à deux ans (60, 90, 120 crédits ECTS),
-
être mis en œuvre par un consortium international incluant des universités issues d’au moins
trois pays membres du programme (« Programme countries », grosso modo pays de
l’UE). Ce consortium peut en plus associer des universités de « pays partenaires »,
« Partner countries », c'est à dire, grosso modo, des pays non européens), et d'autres
partenaires, appelés associés, faisant partie ou non du système éducatif, avec une expertise
spécifique dans le domaine couvert par le master conjoint,
-
fournir un enseignement de qualité aux étudiants des pays membres du programme et des
pays partenaires et réserver un certain nombre de places aux titulaires de bourses Erasmus
Mundus,
-
inclure une période de mobilité obligatoire pour tous les étudiants dans au moins deux des
pays « membres du programme » appartenant au consortium,
-
inclure la participation d’« universitaires » (« scholars ») en mobilité, c'est-à-dire des
conférenciers/professeurs invités à des fins d’enseignement, de formation ou de recherche,
-
déboucher sur l'octroi de diplômes multiples (au minimum doubles diplômes) ou conjoints
sanctionnant la réussite des étudiants,
-
disposer d’un mécanisme de suivi et d’assurance de la qualité, mis en place par le consortium.
Toute candidature à un Master Erasmus Mundus doit être soumise par une université du consortium,
établie dans un des pays « membre du programme », au nom du consortium. Toute université d’un
pays « membre du programme », faisant partie du consortium, doit disposer de la Charte Erasmus
pour l'enseignement supérieur (ECHE, Erasmus Charter for Higher Education) valide. Les différents
partenaires du consortium doivent être identifiés au moment de la candidature. Les projets sont
soumis à l’Agence Exécutive européenne « Education, Audiovisuel et Culture » (ci-après, appelée
EACEA) pour la mi février1 au plus tard, et seront analysés uniquement s’ils répondent aux critères
d’éligibilité (« eligibility criteria »), dont certains des points importants sont mentionnés ci-dessus.
Après une période d’évaluation de 5 mois, sur base de critères détaillés dans le Programme Guide
(« award criteria »), l’université ayant postulé au nom du consortium est avertie de la décision en
juillet. Si le projet est retenu, le début de l’action financée se situe entre le 1er août et le 31 octobre de
la même année. La durée de l’action comporte une année académique préparatoire (optionnelle, sur
décision du consortium), suivie de trois promotions consécutives d’étudiants (d’un an à deux ans). Le
Master Erasmus Mundus doit donc être développé au moment de la candidature et prêt à être suivi
par des étudiants la 2e année académique qui suit la candidature du projet (si le consortium opte pour
une année préparatoire) : un projet soumis en février de l’année n doit pouvoir accueillir la 1e cohorte
en septembre de l’année n+1, en cas d’année académique préparatoire en septembre de l’année n.
1.2. Financement du Master Erasmus Mundus
Les consortia sélectionnés se voient proposer un soutien financier par la Commission européenne pour
la mise en œuvre et la gestion du master, ainsi que des bourses d’étudiants et de scholars. Au total, le
montant du financement européen pour une année préparatoire et trois cohortes d’étudiants
successifs pourrait s’élever à un montant allant jusqu’à 4 millions d’euros.
1
L'Agence exécutive (EACEA : Education Audiovisual and Culture Executive Agency) est l'organisme qui assure la gestion
opérationnelle du programme Erasmus Mundus pour la Commission européenne. Elle est notre principal interlocuteur. Deadline
mentionnée dans le programme guide (en 2017 : le 16 février).
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1.2.1. Bourses « Erasmus Mundus » pour les étudiants
Pour chaque promotion, le consortium pourrait se voir attribuer jusqu’à 20 bourses d’étudiants2 (un
minimum de 75% de ces bourses doit être destiné à des étudiants issus de pays partenaires (≈ non
européens). Le consortium pourrait recevoir des bourses additionnelles (jusqu’à 8) pour des étudiants
issus de régions ou pays dits « prioritaires ».
Chaque bourse d’étudiant couvre trois volets : une contribution aux frais de participation de l’étudiant
au programme (incluant les droits d’inscription, l’accès aux bibliothèques et aux laboratoires des
institutions, une assurance privée avec une large couverture, et tout autre coût obligatoire relatif à la
participation de l’étudiant au master), une contribution aux frais de voyage et d’installation et une
bourse mensuelle de contribution aux frais de subsistance. Cette bourse est détaillée dans le tableau
ci-après.
Contribution aux frais de
participation
voyage et d’installation
Jusqu’à 9000 EUR par an pour un étudiant d’un pays partenaire3
Jusqu’à 4500 EUR par an pour un étudiant d’un pays membre du
programme
1000 EUR par an pour un étudiant résidant dans un pays membre
du programme, pour les frais de voyage
2000 EUR par an pour les frais de voyage
+ 1000 EUR pour les frais d’installation, pour un étudiant résidant
d’un pays partenaire, dont la localisation est inférieure à 4000 km de
l’université coordinatrice du Master Erasmus Mundus
3000 EUR par an pour les frais de voyage
+ 1000 EUR pour les frais d’installation, pour un étudiant résidant
d’un pays partenaire, dont la localisation est située à 4000 km ou
plus de l’université coordinatrice du Master Erasmus Mundus
subsistance
1000 EUR par mois pour la durée entière du Master Erasmus
Mundus (maximum 24 mois).
Cette contribution aux frais de subsistance ne peut pas être donnée:
- pour toute période du Master Erasmus Mundus dédiée à l’étude, la
recherche, un stage, la préparation du mémoire de master, passée
dans le pays de résidence du boursier
- à un étudiant boursier d’un pays partenaire pour une période du
Master Erasmus Mundus supérieure à un trimestre (c'est-à-dire 3
mois ou l’équivalent de 15 crédits ECTS) passée dans tout pays
partenaire
Sans préjudice du respect d’une sélection avant tout basée sur l’excellence académique des candidats,
afin d’assurer une diversité géographique parmi les étudiants, les consortia de Masters Erasmus
Mundus ne peuvent sélectionner plus de trois étudiants de la même nationalité pour une bourse.
2
Nombre indicatif en application pour les Masters Erasmus Mundus nouvellement sélectionnés. Le nombre de bourses pourrait
diminuer pour les masters en cours.
3
Un étudiant d’un pays partenaire est un étudiant qui n’est ni résident, ni a exercé son activité principale (études, stage ou
emploi) pendant plus de 12 mois dans un pays « membre du programme » sur les 5 années précédant sa candidature à une
bourse Erasmus Mundus.
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1.2.2. Contribution aux frais de fonctionnement du Master Erasmus Mundus, comprenant les bourses
destinées aux scholars en tant que conférenciers invités/professeurs invités
Contribution aux frais de fonctionnement
du consortium et coûts relatifs aux
scholars/conférenciers
« lump sum contribution »
20 000 EUR pour l’année préparatoire (optionnelle)
50 000 EUR par promotion de Master Erasmus Mundus,
comprenant le financement d’un minimum de quatre
conférenciers/professeurs invités par promotion
Les conférenciers/professeurs invités sélectionnés par le consortium recevront une bourse
correspondant à une indemnité de séjour d’un montant défini par le consortium. Cette indemnité
comprendra les frais de voyage, d’installation, et leur rémunération. A titre exemplatif, un montant de
1200 EUR par semaine était offert aux scholars dans la programmation Erasmus Mundus 2009-2013.
Au minimum quatre scholars différents devront être invités pour un minimum de 8 semaines au total
par promotion, sans quoi, un montant de 1950 EUR par semaine de scholar non invité sera déduit du
montant forfaitaire de 50 000 EUR.
Les bourses de Master Erasmus Mundus sont accordées aux scholars en mobilité suivant ces critères:
–
Les scholars peuvent être issus de pays programmes ou de pays partenaires.
–
Les scholars sélectionnés peuvent être issus d’une des universités partenaires du consortium,
mais également venir d’une organisation extérieure au consortium.
–
Une procédure de sélection est mise en place par le consortium afin de recruter les scholars
apportant une plus-value à ce master.
2. Négociations préalables à la candidature à un Master
Erasmus Mundus
Il y a deux possibilités de participation à un Master Erasmus Mundus : soit en être l’université
coordinatrice, soit être une des universités partenaires du consortium.
Les modalités d’organisation d’un Master Erasmus Mundus sont négociées par les différentes
universités participant au consortium. Le travail de coordinateur d’un projet Erasmus Mundus est
évidemment déterminant. Cependant, la négociation de toutes les institutions membres du consortium
sur les différents aspects, notamment financiers, qui suivent, est essentielle.
Dans le cadre d’une participation d’un département de l’ULg à un Master Erasmus Mundus, différents
éléments doivent être pris en considération. Voici quelques éléments importants qui ne manqueront
pas d’être abordés lors des discussions préparatoires du consortium.
2.1. Codiplomation
Au niveau de l'ULg, la codiplomation se fait uniquement pour les étudiants qui sont régulièrement
inscrits à l’ULg, ce qui implique la constitution d’un dossier d’admission et une inscription en qualité
d’étudiant régulier, pour un minimum de 20 ou 30 crédits, selon qu'il s'inscrit à un Master de
spécialisation ou à un Master dit « de base ».
Nous attirons votre attention sur le fait que le grade du diplôme délivré par l'ULg sera le grade
académique officiel, tel que défini par le décret du 7 novembre 2013 (décret dit « Paysage »). Il ne
sera pas possible de le modifier. Les particularités du titre ne pourront apparaître qu'au niveau de la
finalité spécialisée ou de l'option.
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Les modifications au programme de cours qu'il faudrait introduire pour la création du master conjoint
Erasmus Mundus devront, bien entendu, être avalisées en Conseil de Faculté puis soumises au Conseil
d'Administration. Il en sera de même de toute convention de co-diplomation qu'il conviendra d'établir.
La Commission européenne favorisant les diplômes conjoints, il est à souligner que l’ULg peut
délivrer un diplôme conjoint. La législation de la Communauté française le permet.
2.2. Dispositions administratives et financières
Certains aspects financiers liés à la future mise en œuvre du projet doivent faire l’objet d’une attention
particulière.
2.2.1. Répartition de la contribution aux frais de fonctionnement du Master Erasmus Mundus
Si le projet est retenu, le montant de la bourse concernant la participation aux frais de
fonctionnement interne du consortium est de 50 000 EUR par promotion d’étudiants (total 150 000
EUR), incluant les frais liés aux « scholars » invités. Si une année préparatoire est demandée, 20 000
EUR supplémentaires sont octroyés.
Lors des négociations, le montant - « scholars » déduit - qui sera rétrocédé à chaque institution doit
être négocié. Le coordinateur peut s’arroger la plus grosse part de ce montant. Ce montant doit
pouvoir couvrir les frais de gestion du programme (p.ex. les meetings du consortium, le recrutement,
même partiel, d'une aide administrative, les activités de promotion et de dissémination du
programme, les activités relatives à l’assurance qualité, le support aux étudiants, les frais relatifs à la
participation à des réunions organisées par l’EACEA, les coûts associés à l’implication de partenaires
associés).
Lorsque l’ULg est partenaire, il est vivement conseillé de négocier une partie de ce montant
visant à couvrir les frais d’organisation et de réunion liés à la mise en œuvre du
programme.
2.2.2. Répartition de la contribution aux frais de participation au Master Erasmus Mundus
Pour chaque étudiant participant au projet, le Consortium fixe le montant d’une « contribution aux
frais de participation » au Master Erasmus Mundus, avant la soumission du projet à l’EACEA. Ce
montant doit pouvoir couvrir l’assurance des étudiants détenant la bourse Master Erasmus Mundus de
l’Union européenne, selon les recommandations de l’EACEA4 (compter environ 170 EUR/semestre), les
droits d’inscription dans les différentes institutions ainsi que les frais administratifs/opérationnels
obligatoires liés à la participation de l’étudiant au Master Erasmus Mundus.
Le montant maximal qu’un consortium peut demander est de :
- 9000 EUR par an pour un étudiant boursier d’un pays dit « partenaire »,
- 4500 EUR par an pour un étudiant boursier d’un pays dit « membre du programme »
Ce premier volet de la bourse d’étudiant (les frais de participation au programme) peut être
directement collecté par l’université coordinatrice, au nom du consortium, pour chaque étudiant
bénéficiaire. L’université coordinatrice répartira le montant entre les différentes universités participant
au Consortium, pour couvrir les frais de participation des étudiants boursiers dans les différentes
institutions.
En outre, lors de la soumission du projet à l’EACEA, les consortiums sont invités à montrer qu’ils
encourageront la présence d’étudiants auto-financés (« self-funded ») au master. Ces étudiants
4
Conditions minimum requises par Erasmus + pour l’assurance santé et accident à fournir aux étudiants ayant reçu une bourse
Erasmus Mundus de l’Union européenne : https://eacea.ec.europa.eu/sites/eacea-site/files/documents/2c_guidelines-forinsurance.pdf
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participent au master soit sur fonds propres, soit grâce à une autre bourse. Il est souhaité que ces
étudiants correspondent à 25 % du nombre d’étudiants détenteurs de la bourse « Erasmus Mundus ».
Le montant des frais de participation au master de ces étudiants peut être négocié par le consortium,
et par exemple revu à la baisse par rapport au montant des boursiers.
Dans le cadre d’un Master Erasmus Mundus, pour être diplômé par l’ULg, l’étudiant doit être
régulièrement inscrit à l’ULg et doit s’acquitter des droits d’inscription (minerval) au taux complet. A
titre d’exemple, les droits d’inscription pour un étudiant régulièrement inscrit à un master est de 835
EUR par année académique pendant laquelle l’étudiant suit des cours à l’ULg / est présent
physiquement (32 EUR par année académique pendant laquelle l’étudiant doit être inscrit pour être
diplômé mais pendant laquelle il n’est pas présent physiquement). Ces montants sont donnés à titre
indicatifs pour 2016-2017, et modifiables chaque année). L’ULg ne percevra pas de droits
complémentaires à ce minerval.
Aussi, lors des discussions du consortium relatives à l’élaboration du budget et aux rétrocessions entre
partenaires, il est impératif qu’au minimum l’ULg se voie rétrocéder pour chaque étudiant
accueilli le montant du minerval (835 EUR, 867 EUR, ou 1670 EUR selon le schéma de mobilité, à
titre indicatif pour 2016-2017), pour un master.
Deux cas de figure peuvent se présenter.
1. L’ULg coordonne le projet
Le coordinateur, de par la charge de travail que représente la coordination d’un Master Erasmus
Mundus, s’arroge la plus grosse partie du montant de la contribution aux frais de participation au
programme.
2. L’ULg est partenaire
Lors des négociations, il est vivement conseillé de négocier une rétrocession plus importante
que les droits d’inscription à l’ULg. Il faut en effet tenir compte des frais d’accueil et autres frais liés à
la gestion des étudiants.
2.2.3. Contribution de 15%
Dans le cadre des programmes Erasmus Mundus, une contribution de 15%5 sera prélevée et reversée
à l'ULg, aux Relations internationales plus précisément.
Cette contribution porte sur l'ensemble des revenus perçus par l'ULg pour son propre compte, hors
droits d’inscription de l’ULg, pas sur les montants qui ne font que transiter par l’ULg. Ainsi, la partie de
la contribution aux frais de fonctionnement du Master Erasmus Mundus (venant des fonds européens)
et la partie de la contribution aux frais de participation au Master Erasmus Mundus revenant à l’ULg
pour son propre compte (venant des fonds européens et des étudiants « self-funded » le cas échéant)
feront l'objet de cette contribution, une fois les droits d’inscription ULg déduits. Aucune contribution
ne sera prélevée sur le montant des bourses versé par l’EACEA à l’ULg qui est directement reversé aux
étudiants (couvrant les frais de voyage, d’installation, de subsistance).
Lors de la négociation, cette donnée doit être prise en compte.
Pour plus d’infos : http://www.ulg.ac.be/upload/docs/application/pdf/2007-10/pfgreglement.pdf
5
Ce taux équivaut au taux de participation aux frais généraux (PFG), fixé à minimum 15% (soit 15/115èmes), que
prévoit le décret de la Communauté Française du 14 juin 2001 tant pour les prestations pour tiers que pour les conventions de
recherche.
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3. Dossier de candidature du consortium
La rédaction du dossier de candidature à remettre à l’EACEA est, bien entendu, une étape cruciale
dans la mise en place d’un Master Erasmus Mundus.
Les RI peuvent vous aider lors de la rédaction de ce dossier. Leur connaissance des aspects
techniques et administratifs, que ce soit au niveau de l’ULg ou par rapport aux règles de
fonctionnement et aux pratiques de l’EACEA, vous aidera à améliorer la qualité de votre dossier. Il est
notamment utile de mettre en avant les points suivants :
− les bénéfices concrets qu’un Master Erasmus Mundus peut apporter à chaque partie prenante
du consortium,
− la candidature répond à un besoin du monde académique mais également du marché de
l’emploi (triangle de la connaissance),
− le soutien institutionnel de tous les partenaires du consortium,
− la pérennité du programme au-delà des financements européens,
− l'employabilité et les liens établis avec le monde du travail via un stage notamment.
Pour ce faire, les RI se tiennent à votre disposition pour vous aider à élaborer votre dossier, pour des
conseils et des relectures. Pour optimiser ses chances, la candidature se doit d’être écrite dans un
langage clair et facile à lire, avec des explications précises et des exemples concrets.
De plus, depuis plusieurs années, les RI travaillent en réseau avec les autres universités européennes
et non-européennes ainsi qu’avec les structures européennes concernées, et peuvent dès lors
s’appuyer sur des personnes ressources afin d’obtenir l’information la plus pointue.
Certains aspects doivent faire l’objet d’une attention particulière.
3.1. Informations liées à l’expérience en matière d'internationalisation
Le dossier de candidature doit reprendre les différents projets auxquels ont participé et participent les
universités membres du Consortium. La valorisation de l’expérience en matière d’internationalisation
passe notamment :
- par la description des autres programmes auxquels l’ULg participe et de son expérience en la
matière (autres programmes Erasmus Mundus, programmes de mobilité, partenariats
stratégiques, projets FP7 et horizon 2020, nombre de codiplomations, etc.),
- par la description des services fournis aux étudiants (visa, logement, cours de langue,
assurance...)
Les RI disposent de ces informations et peuvent vous aider à élaborer le dossier.
3.2. Envoi des documents officiels
La finalisation d’un dossier de candidature nécessite l’envoi de documents officiels portant la signature
du Recteur et le sceau de l’institution. Il revient aux RI de se charger de ces modalités
administratives.
4. Consortium agreement
Il revient au coordinateur du Consortium de proposer un accord de consortium (« consortium
agreement »), dont une version préliminaire doit être soumise au moment de la candidature à
l’EACEA. Les aspects académiques, opérationnels, administratifs et financiers sont discutés
préalablement et approuvés dans le consortium agreement, qui scelle les modalités d’organisation du
consortium. La présence d’une version préliminaire de ce document rédigée de manière claire et
détaillée dans la candidature est un atout, et sera vue comme un signe de maturité de la candidature.
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La rédaction de ce document s’avère donc une étape essentielle et il est conseillé de s’atteler à
cette tâche le plus rapidement possible.
5. Mise en œuvre
5.1. Aspects financiers : OTP
1. L’ULg coordonne.
L’OTP sera créé et géré par le secrétariat exécutif de la Faculté, en collaboration avec les RI.
2. L’ULg est partenaire.
Les RI se chargent de la création de l’OTP nécessaire aux transactions financières.
Dans les deux cas, le consortium veille à transmettre le plus rapidement possible aux RI les
documents suivants :
- le budget prévisionnel détaillant les montants alloués aux différents postes. Si l’ULg est
partenaire, un accord financier signé avec l’université coordinatrice devra sceller les modalités
de paiement.
- une copie du Framework Partnership Agreement (document liant le consortium et
l’EACEA pour la durée du financement) et du Specific Grant Agreement (document annuel,
envoyé par l’EACEA aux alentours de fin juillet) signé entre l’université coordinatrice et
l’EACEA qui fixe le budget définitif alloué pour la promotion à venir.
5.2. Sélection et accueil des étudiants
5.2.1. Sélection des étudiants
Une fois la candidature acceptée par l’EACEA et le projet Master Erasmus Mundus retenu, le
consortium peut, s’il l’a demandé, disposer d’une année académique préparatoire afin de faire la
promotion du programme et de procéder à la sélection des candidats. Cette option est vivement
recommandée s'il s'agit d'une nouvelle candidature et non d'un renouvellement. Cette sélection des
étudiants relève de la responsabilité du consortium, qui a fixé la méthodologie et la procédure dans
son dossier de candidature. La liste des étudiants sélectionnés doit être transmise à l’EACEA pour le
28 février de l’année au cours de laquelle le master débute.
Une fois le mode de sélection décrit et les flux de mobilités pour chaque partenaire établis, le Service
des Admissions (SA) se tient à votre disposition pour l’examen des dossiers de candidature des
étudiants qui viendront à l’ULg et pour la vérification des conditions d’admission.
Il est à noter que certaines nationalités font l’objet de procédures supplémentaires.
- Les Chinois pourraient avoir à se soumettre à l’APS.
- Certaines nationalités sont plus sensibles, ce qui entraîne des difficultés au niveau de
l’obtention du visa.
Dès la sélection des étudiants approuvée par l’EACEA et les flux de mobilité établis, il est demandé au
coordinateur de communiquer aux RI et au SA les informations relatives aux candidats qui
passeront par l’ULg :
-
les noms des candidats retenus et leur nationalité
les flux de mobilités
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L’objectif est de s’assurer qu’ils remplissent l’ensemble des démarches administratives nécessaires
(demande de visa auprès de l’ambassade, dossier au SA, etc.).
Le dossier pratique de chaque étudiant arrivant à Liège sera géré par l’administration centrale.
Les RI et le SA se chargent de l’envoi des documents aux étudiants :
Informations concernant l’ULg : informations pratiques, calendrier académique, services
proposés aux étudiants d’échange, etc.
Informations concernant l’admission puis l’inscription.
Documents nécessaires pour faciliter la demande de visa pour les étudiants non-européens
(contacts avec les ambassades et consulats).
5.2.2. Arrivée des étudiants
Accueil des étudiants
Un service personnalisé est offert à tous les étudiants Erasmus Mundus au moment de leur arrivée et
tout au long de leur séjour à l’ULg. Il vise à faciliter les démarches administratives des étudiants, telles
que :
Le visa, le titre de séjour
Le logement
L’ouverture d’un compte bancaire
La mutuelle
Les cours de langue et la culture
Les formalités de départ
Les RI accompagnent également les étudiants Erasmus Mundus dans leurs démarches auprès des
Admissions et des Inscriptions de l’ULg. Les étudiants ne paient pas directement leurs droits
d’inscription à l’ULg au moment de leur inscription à l’ULg. Ceux-ci sont prélevés sur l’OTP ouvert soit
en faculté (Erasmus Mundus coordonné par l’ULg), soit sur l’OTP ouvert sous la responsabilité
conjointe de la Direction de l’AEE et des RI (Erasmus Mundus dont l’ULg est partenaire), que les
étudiants Erasmus Mundus soient boursiers ou non.
Versement des bourses du Master Erasmus Mundus aux étudiants
Il incombe au consortium de s’assurer que la bourse est payée à l’étudiant. Les modalités de paiement
de la bourse sont clairement stipulées dans une « convention d’étudiant Erasmus Mundus » (« student
agreement ») signée entre l’étudiant et l’université coordinatrice, au nom du consortium. Ce document
reprend en outre toutes les modalités au niveau académique, financier et administratif liées à la
participation de l’étudiant au programme.
1. L’ULg coordonne
Les RI géreront les aspects liés à l’assurance des étudiants boursiers Erasmus Mundus (appel d’offres
réalisé quelques semaines avant l’arrivée des étudiants).
Les RI contacteront le secrétariat exécutif de la faculté quelques semaines avant l’arrivée des
étudiants pour veiller à l’émission des cartes prépayées nécessaires lors de l’arrivée des étudiants, au
versement de la contribution aux frais de voyage et au versement mensuel de la bourse.
Les aspects liés à l’assurance sont gérés par l’université coordinatrice. Le versement de la contribution
aux frais de voyage et au versement mensuel de la bourse est réalisé par l’université coordinatrice.
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5.2.3. Codiplomation
Au niveau de l'ULg, la codiplomation se fait uniquement pour les étudiants qui sont régulièrement
inscrits et ont effectivement suivi une partie de formation à l’ULg. Dans le cadre d’un Master Erasmus
Mundus, la durée minimale du séjour est de 6 mois et donc 30 crédits6.
Une convention de codiplomation devra être signée entre les différents partenaires. Toutes
les modalités prévues seront précisées dans ce document (cf. point 2.1).
5.3. Sélection et accueil des scholars
5.3.1. Sélection des scholars
La sélection des scholars se fait par le consortium, selon une procédure définie par les universités
participantes.
5.3.2. Arrivée des scholars
Accueil des scholars
Un service personnalisé est offert à tous les scholars Erasmus Mundus avant leur arrivée et tout au
long de leur séjour à l’ULg. Il vise à faciliter les démarches administratives des scholars (logement,
paiement de leur bourse).
Versement des bourses aux scholars
L’indemnité de séjour (incluant les frais de voyage) est versée en fonction des besoins du scholar.
1. L’ULg coordonne
Les RI contacteront le secrétariat exécutif de la faculté quelques semaines avant l’arrivée des scholars
pour mettre en place les modalités de paiement de l’indemnité de séjour.
Le versement de l’indemnité de séjour est réalisé par le coordinateur.
5.3.3. Fiche fiscale
Conformément à la législation fiscale belge, une « fiche fiscale » sera remise aux scholars effectuant
une mobilité à l'ULg. Le régime de taxation dépendra de leur pays d’origine.
Les RI préviennent les scholars qu’ils sont susceptibles d’être taxés dans leur pays et transmettent
l’adresse postale des scholars dans leur pays d’origine à l’Administration des Ressources Financières.
6
Si vous choisissez de réaliser un Master Erasmus Mundus en 60 ECTS, le nombre minimal de crédits à organiser est de 20.
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6. Contacts
Direction générale à l'Enseignement et à la Formation
Université de Liège
Place du XX Août, 7 - bât. A1
4000 Liège - Belgique
Fax : + 32 (0)4 366 57 25
Catherine Dassis : + 32 (0)4 366 56 77 – [email protected]
Isabelle Noirot : + 32 (0)4 366 21 36 – [email protected]
Christine Reynders: + 32 (0)4 366 46 09 - [email protected]
7. Sources et informations utiles
Guide du programme Erasmus + (« Programme guide », document disponible en anglais) :
http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/documents/erasmus-plus-programme-guide_en.pdf
Le site suivant montre les différences entre le « programme guide » le plus actuel et les éditions
antérieures :
http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/discover/guide/index_en.htm
Page destinée aux projets sélectionnés (administrative and financial handbook, programme guide):
https://eacea.ec.europa.eu/erasmus-plus/beneficiaries-space/key-action-1-erasmus-mundus-jointmaster-degrees_en
Liste des projets sélectionnés (projets en cours) :
https://eacea.ec.europa.eu/erasmus-plus/library/scholarships-catalogue_en
Information utile pour une candidature :
https://eacea.ec.europa.eu/erasmus-plus/funding/key-action-1-erasmus-mundus-joint-masterdegrees-0_en
Erasmus Mundus 2004-2008 et 2009-2013 :
http://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/HTML/?uri=URISERV:c11072&from=EN
http://eacea.ec.europa.eu/erasmus_mundus/programme/about_erasmus_mundus_en.php
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Vademecum du Master - Université de Liège

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