cahier des charges - Vivre en Alsace du Nord

CAHIER DES CHARGES
ETUDE JURIDIQUE ET FINANCIERE
DE L’ORGANISATION TOURISTIQUE
DE L’ALSACE DU NORD
Marché à procédure adaptée
Marché de prestations intellectuelles
Date limite de réception des offres : 4 mars à 17h
Maitre d’ouvrage :
Association pour le développement de l’Alsace du Nord – Adéan
Président : Denis HOMMEL
84 route de Strasbourg
67504 HAGUENAU CEDEX
Contact :
Anne GLOCK
Chargée de mission tourisme
[email protected]
03 88 07 32 44
06 13 26 94 55
Cahier des charges étude juridique et financière de l’organisation touristique en Alsace du Nord
Adéan janvier 2013
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Contexte
L’Adéan, structure porteuse du pays d’Alsace du Nord, anime et fédère aujourd’hui l’action des 13
OTSI de son territoire. Dans le cadre de sa mission de développement de projets stratégiques
pertinents à l’échelle de l’Alsace du Nord, l’association a engagé, depuis 2010, une vaste réflexion
visant à mutualiser et optimiser l’organisation touristique en Alsace du Nord. C’est ainsi que plusieurs
actions ont été menées dans ce sens.
Aujourd’hui, pour pouvoir prendre les meilleures décisions, les élus souhaitent une analyse
financière précise du coût de ces différents axes stratégiques et des économies d’échelle possibles en
cas de restructuration des offices. Ils ont donc missionné l’Adéan pour mener cette étude.
Actions réalisées et à venir :
En 2010-2011 :
-
Recrutement d’un chargé de mission tourisme dont une des missions est de mener les
études d’une restructuration touristique en Alsace du Nord
Plusieurs réunions de concertation des élus d’Alsace du Nord devant définir les orientations
envisagées par les élus et mise en place d’un groupe de pilotage
Point sur le fonctionnement du tourisme en Alsace du Nord (moyens humains, financiers,
techniques mis en œuvre, …)
En 2012 :
-
Réalisation d’une GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences) : état des
lieux avec recensement des emplois, ressources disponibles dans chaque OTSI
Analyse juridique d’une restructuration réalisée en interne
En 2013 :
-
Etude juridique et financière
Communication des résultats auprès des communautés de communes
Mis en fonctionnement de la nouvelle structure Alsace du Nord
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Adéan janvier 2013
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Le Pays d’Alsace du Nord compte aujourd’hui 12 offices de tourisme ou syndicats d’initiatives
(OTSI) répartis sur 18 communautés de communes.
Territoire de compétences
Haguenau
OT 2 *
communal
Niederbronn
OT 2 *
communal
OTI Sauer-Pechelbronn OT 2 *
intercommunal
Wissembourg
OT 2 *
communal
Hattgau
OT 2 *
intercommunal
Lauterbourg
OT 1 *
intercommunal
Hunspach
OT 1 *
communal
Seltz
OT 1 *
communal
Soufflenheim
OT 1 *
communal
Mothern
OT 1 *
communal
Gambsheim
SI *
intercommunal
Soultzerland
SI
intercommunal
Une présentation plus détaillée des structures est disponible dans l’annexe 1.
La coopération entre OTSI d’Alsace du Nord a débuté en 2007 par des rencontres informelles
sous forme de groupes de travail. Cette même année, une première réunion a réuni
l’ensemble des présidents d’OTSI qui a abouti à un accord sur un budget commun.
Une convention, fixant les modalités techniques et financières de ce regroupement, a été
signée en 2008.
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Ce fonctionnement montre aujourd’hui ses limites aussi bien juridiquement que dans la mise
en œuvre d’actions (peu de moyens humains, peu de moyens techniques, …).
Accompagnement du Pays Alsace du Nord
Convention
OTSI d’Alsace du Nord
Responsables des OTSI, chargée de
mission tourisme pays et référent
ADT67
1 réunion plénière
par mois
Réunions de
groupes de
travail
Présidents d’OTSI
1 réunion annuelle
Afin d’aboutir dans sa réflexion et d’orienter son choix, l’Adéan souhaite aujourd’hui disposer d’une
analyse juridique et financière complète et des 2 scénarios d’organisation envisagés, qui seront
l’objet de la présente consultation.
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Les scénarii d’organisation envisagés
Une réflexion sur la structuration juridique a déjà été menée en interne.
2 logiques de structurations sont envisagées :
-
A. Une création : plusieurs OT de bassins touristiques coordonnés par une
structure Alsace du Nord
o Création d’une nouvelle structure
o Délégation de certaines missions à cette structure
o Conventionnement entre la structure, les collectivités et les OTSI.
-
B. Une fusion : un OT de pôle avec transformation des OTSI en association
touristique locale
o Création d’un OT intercommunautaire
o Cet OT se substituera à ceux existants avec maintien des bureaux
d’informations touristiques
o Transfert d’une partie de la compétence tourisme des communautés de
communes vers l’OT de pôle.
A. Plusieurs OT de bassins touristiques coordonnés par une structure Alsace du Nord.
L’OT de bassin couvre un territoire identifié pour son offre touristique.
Convention OT – collectivité structure : missions, mise à
disposition de personnel, …
Aujourd’hui : Adéan
Point d’accueil 1
OT de bassin 1
Point d’accueil 2
Demain : structure
Alsace du Nord
OT de bassin 2
A conserver si plusieurs points d’accueil sur
le territoire de compétence
OT de bassin 3
Chargé de mission
tourisme pour assurer
la coordination
=OT existants ou Issus de
regroupements d’OT par
fusion d’EPCI et/ou de
création d’OT
Aujourd‘hui, la coordination est assurée par l’Adéan. Or, un pays n’a pas vocation à
installer son action dans du fonctionnement. A l’avenir, le pays devra donc se
détacher et confier la coordination à une nouvelle structure.
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Le statut de cette structure reste à définir (association, syndicat mixte, …).
B. Un OT de pôle avec transformation des OTSI en association touristique locale
Créent le
syndicat mixte
Délèguent la
compétence
tourisme
Crée un OT de
pôle
Délègue par
convention
missions à l’OT
Par convention,
va déléguer aux
associations la
gestion de
l’accueil+tout
autre mission
Association touristique locale 1
EPCI*
SMAN*
OT de pôle
Association touristique locale 2 …
Détiennent
compétence
tourisme
Comité syndical
Met en place une
convention d’objectifs
et de moyens avec l’OT
+ convention mise à
disposition personnel,
locaux, …
Peut reprendre le
personnel de droit
privé des OT
Conserve leurs organes exécutifs locaux
Peut mettre à
disposition des
associations du
personnel, …
Peut embaucher du personnel pour des
actions (guides, …), peut exercer certaines
missions locales (animations, gestion d’un
équipement, …).
Nomme le directeur du
syndicat mixte
Peut mettre à disposition de l’OT de pôle du
personnel
Reprend le personnel
de droit public
Peut percevoir la taxe
*Syndicat mixte d’Alsace du Nord
* Etablissement public de coopération intercommunale
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Contenu de la mission
La mission a pour but de faire une analyse financière et juridique des 2 scénarii d’organisation.
Elle consiste donc en:
-
une analyse détaillée et critique des coûts de fonctionnement (réels et cachés) de chacun
des scénarii listés ci-dessus,
une analyse détaillée et critique des coûts du passage du scénario 1 au scénario 2
une analyse des modes de financement possible de ces scénarii (clés de répartition,
subventions, autres recettes, …)
l’approfondissement des premiers éléments juridiques présentés ci-dessus.
Cette analyse devra faire apparaître :
-
Le coût du fonctionnement de chaque scénario
Le coût du passage du scénario 1 au scénario 2
Les économies d’échelle qui peuvent être réalisées
Des propositions de structuration juridique précises pour les 2 scénarii
Les modalités et délais de prise de décision et de mise en route (actes administratifs à
prendre par les collectivités, conventionnement à mettre, …)
Une proposition de clé de répartition par EPCI
Les recettes envisageables
Un comparatif de coûts entre les 2 scénarii
Les points de vigilance
Pièces disponibles
En téléchargement sur le site www.alsacedunord.fr rubrique Les actions du pays/tourisme
-
La convention entre OTSI et Adéan
L’étude GPEC
Les différentes études réalisées depuis 2010
Le schéma d’organisation touristique
Organisation de la mission
Aucun entretien avec les OTSI, techniciens, élus, présidents n’est à prévoir dans le cadre de cette
mission.
Cette étude doit être un outil décisionnel pour les élus.
Plusieurs phases de présentation sont donc prévues :
-
Une réunion de démarrage avec le président de l’Adéan, l’élu responsable de la
démarche, la directrice de l’Adéan et la chargée de mission
Une réunion intermédiaire de présentation au groupe de pilotage et de suivi (composé
d’élus, de présidents d’OTSI, de techniciens des OTSI et de professionnels)
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-
Une réunion de présentation des résultats aux élus d’Alsace du Nord et aux présidents
d’OTSI.
Le prestataire bénéficiera du concours de l’Adéan, des OTSI et des collectivités. Il pourra avoir accès
aux documents comptables et financiers des organismes concernés. Le prestataire fournira à l’Adéan
la liste des documents nécessaires à la réalisation de sa mission.
Confidentialité
Le prestataire s’engage à maintenir strictement confidentiels toutes les informations, documents et
résultats produits en exécution de la prestation ainsi que toutes les données et informations qui lui
auront été communiquées par le maître d’ouvrage.
Calendrier prévisionnel et durée de la prestation
La prestation devra être réalisée dans un délai maximum de 4 mois à compter de la notification du
marché.
Calendrier prévisionnel :
Réunion de démarrage dès notification du marché début mars
Réunion intermédiaire : mi-avril
Restitution finale : mi-juin
Livrables
Le prestataire retenu devra fournir à l’issue de son étude un rapport détaillé de son analyse juridique
et financière. Il produira également une présentation reprenant les éléments clés de son étude qui
servira de supports lors de réunions. Il fournira enfin une proposition du budget de fonctionnement
de l’année n et n+1.
Documents à produire dans l’offre
Les prestataires établiront leur proposition à partir des éléments décrits dans le présent cahier des
charges ainsi qu’à partir de leur propre savoir-faire. Les offres seront détaillées, elles présenteront et
justifieront les choix méthodologiques.
Elles expliciteront :
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-
Le phasage des travaux
Le type de méthode et d’outils qui sera utilisé pour chacune des phases et leurs rendus
Le calendrier et les délais d’exécution de la mission.
Le profil précis de chacun des intervenants de l’équipe constituée pour les travaux (CV du
chef de projet et des chargés d’études qui travailleront effectivement sur l’étude).
Le devis détaillant les honoraires et le nombre d’heures prévisionnelles nécessaires à la mission,
incluant les frais de déplacement.
Une présentation de l’entreprise.
Le présent cahier des charges signé.
Prix et modalités de paiement
Les prix sont forfaitaires, fermes et non révisables. Ils sont réputés comprendre toutes charges
fiscales, parafiscales frappant les prestations ainsi que tous les autres frais afférents aux sujétions
prévues dans le présent cahier des charges notamment les frais de déplacement des intervenants
ainsi que tous les frais matériels liés à ces prestations. Le détail du prix doit être indiqué, pour chaque
phase de l’étude financière, en faisant apparaître notamment la durée de mission collaborateur
retenue pour réaliser la prestation.
Paiement en plusieurs fois :
-
30 % à la commande
40 % après la réunion intermédiaire de présentation
30 % à la fin de la mission
Remise des offres
La date limite de remise des offres est fixée au 4 mars à 17h. Les offres sont à envoyer ou à remettre
à:
Association pour le développement de l’Alsace du Nord – Adéan
84 route de Strasbourg
67504 HAGUENAU CEDEX
Ou par mail à l’adresse [email protected]
En précisant la mention « Etude financière et juridique ».
Critères de choix des offres
Le maitre d’ouvrage attribuera le marché au candidat ayant présenté l'offre économiquement la plus
avantageuse au regard des critères de jugement pondérés suivants :
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Critères de jugement des offres
Valeur technique de l’offre selon la méthodologie proposée :
- Méthodologie, compréhension de la demande, détail des prestations
- Moyens mis en œuvre & équipe mise à disposition pour cette
mission
Prix
Pondération
60 %
40 %
La valeur technique de l’offre est notée sur 20 points selon la décomposition suivante :
- Méthodologie, compréhension de la demande, détails des prestations 10 points
- Moyens & équipe mis à disposition de cette mission (compétences techniques & professionnelles,
disponibilité…) 10 points
N = 20 points
Le prix est noté sur 20 points selon la formule : N= 20 x (Po/Pn)
PO = meilleur prix
PN = prix à noter
Il est précisé que le candidat ayant le meilleur prix obtiendra la note de 20.
A …………………………….., le …………………………………
Le prestataire
A …………………………….., le …………………………………
Le président
Denis HOMMEL
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