1963 route Marie-Victorin, St-Nicolas, Québec, G7A 4H4

1963 route Marie-Victorin, St-Nicolas, Québec, G7A 4H4
[email protected]
Tel : 418-836-8666 – cell 581-888-3204
POLITIQUE DE RÉSERVATION, DE FACTURATION, D’ANNULATION ET DE RETARDS
Approuvée par le Conseil d’administration : 6 octobre 2014
Entrée en vigueur : 6 octobre 2014
Responsable : Direction générale
Motivation
Pour assurer un accès à tous!
Compte tenu que la Fondation Chevalerie Passion (« FCP ») fait face à une demande importante
d’accès aux services d’équitation thérapeutique, incluant les services d’hippothérapie, de thérapie
assistée par le cheval et de loisirs adaptés.
Compte tenu des difficultés d’administration et de gestion des horaires inhérentes au type de
services rendus par FCP.
Compte tenu que plusieurs cavaliers sont dans l’incapacité ou négligent de se présenter à leur
séance d’équitation thérapeutique au moment qui leur est réservé sans aviser FCP ou en l’en
avisant tardivement, et qu’il devient donc difficile voire impossible de combler la plage horaire
ainsi libérée.
Compte tenu que FCP a :
-
-
formé différentes équipes d’intervention, opérant sur un calendrier différent, en fonction des
besoins spécifiques de sa clientèle et qu’il est difficile, pour certains cavaliers. Même nonsouhaitable (résistance aux changements, poids, complexité de la différence) de modifier la
composition de l’équipe d’intervention;
un nombre limité d’instructeurs adjoints d’équitation thérapeutique certifiés et en formation
qui se répartissent la présence constante lors des services de toute nature;
Compte tenu que l’absence d’un cavalier à la séance prévue à l’horaire implique :
-
Une difficulté d’accessibilité pour les cavaliers en liste d’attente;
L’inactivité et la perte d’intérêt des bénévoles alors en attente d’accompagnement;
Un manque à gagner pour le personnel alors en poste, (instructeurs ET et professionnels de
la santé) ainsi que pour FCP.
1
Compte tenu que FCP souhaite mettre en place une politique de réservation, de facturation,
d’annulation et de retard, juste et équitable envers tous.
1.0
Objectifs de la politique
La présente politique a pour but de :
a)
Définir les services rendus et préciser les modes de facturation et de paiement;
b)
Respecter le rôle et les disponibilités de chacune des équipes d’intervention et réduire
au maximum l’instabilité et l’inconfort du changement à notre clientèle;
c)
réduire au maximum la mise en liste d’attente d’un cavalier pouvant bénéficier des
services de FCP;
d)
maintenir l’intérêt des bénévoles;
e)
réduire le manque à gagner du personnel de FCP et de FCP.
2.0
Personnes visées par cette politique
Sous réserve de la mise en place, de temps à autres, de programmes d’activités spéciales pour
les groupes nécessitant une approche différente, cette politique s'applique à toute personne
utilisant les services d’équitation thérapeutique de FCP incluant hippothérapie, thérapie assistée
par le cheval et loisirs adaptés.
3.0
Modalités de services
Le cavalier retient une plage horaire pour dix séances hebdomadaires consécutives d’équitation
thérapeutique incluant hippothérapie, thérapie assistée et loisirs adaptés et les cavaliers sont
tenus de respecter cette plage horaire.
Sauf exception (séances semi-privée si souhaitées) la plage horaire n’est ouverte à aucun autre
cavalier.
4.0
Facturation
FCP facturera chacune des personnes utilisant les services d’équitation ci-devant décrits au prix
alors en vigueur en lien avec le type de services requis.
En date des présentes les prix sont :
a)
série de dix séances en thérapie assistée par le cheval ou loisirs adaptés :
500 $
b)
série de dix séances en thérapie assistée par le cheval avec présence à trois reprises
d’un professionnel de la santé
650 $
c)
série de dix séances d’hippothérapie avec présence d’un professionnel
de la santé à chaque séance
1 000 $
Les prix sont sujets à révision de temps à autre.
2
5.0
Paiement
Les paiements seront acquittés par chèques au nom de Fondation Chevalerie Passion comme
suit :
5.1
Thérapie assistée par le cheval et loisirs adaptés
Pour une série de dix séances en thérapie assistée par le cheval ou loisirs adaptés au montant
de 500 $ :
a) 175 $ payable en date de la première séance d’équitation thérapeutique;
ième
b) 175 $ payable à la 4
leçon et
ième
c) 150 $ payable à la 9
leçon
5.2
Thérapie assistée par le cheval avec présence à 3 reprises d’un professionnel de la
santé
Pour une série de dix séances en thérapie assistée par le cheval avec présence à trois reprises
d’un professionnel de la santé :
a) 225 $ payable en date de la première séance d’équitation thérapeutique;
ième
leçon et
b) 225 $ payable à la 4
ième
c) 200 $ payable à la 9
leçon
5.3
Hippothérapie avec présence d’un professionnel de la santé à chaque séance
Pour une série de dix séances en hippothérapie au montant de 1 000 $ :
a) 350 $ payable en date de la première séance d’équitation thérapeutique;
ième
leçon et
b) 350 $ payable à la 4
ième
c) 300 $ payable à la 9
leçon
6.0
Aide financière
FCP accepte de supporter les délais de paiement pouvant être occasionnés par l’obtention d’aide
financière accordée par différentes Fondations, dans la mesure où une confirmation de support
est transmis à FCP (courriel) par le partenaire financier ou le parent qui dans ce dernier cas
s’engage à défrayer le montant payable advenant le défaut d’aide financière du partenaire
financier.
FCP supportera également les démarches de demandes d’aide financière dans la mesure du
possible en produisant estimés et lettre d’appui sur demande du cavalier ou de sa famille.
7.0.
Reçus pour fins de remboursement d’assurances
Pour les fins de remboursement d’assurances, un reçu attestant de l’assistance d’un
professionnel de la santé sera émis sur demande précisant, le nom du professionnel ayant
dispensé le traitement, son numéro de membre de l’ordre professionnel visé et le montant
associé à la visite au terme de chacune de ces visites.
3
8.0
Crédits pour fins d’impôts
Les services de thérapie assistée par le cheval et de loisirs adaptés sont admissibles au crédit
d’impôt pour le sport.
9.0
Retards
Les cavaliers sont tenus de respecter la plage horaire qui leur a été réservée et de se présenter à
l’heure convenue.
Les intervenants ne disposant que de 15 minutes entre les séances pour opérer les changements
de chevaux et équipements nécessaires, à moins qu’exceptionnellement l’horaire de la journée
ne le permette, l’arrivée en retard d’un cavalier réduira la durée de la séance d’autant afin de ne
pas pénaliser les cavaliers qui suivront.
10.0
Absences
Chacun des cavaliers aura la possibilité de reporter, sans frais, un maximum deux (2) séances,
quel que soit le motif du report, sur avis préalable d’au moins 3 jours, transmis par courriel à
[email protected].
Le report d’une troisième séance occasionnera un coût supplémentaire équivalent à 50 % du prix
unitaire d’une séance.
Le report d’une quatrième séance occasionnera un coût supplémentaire équivalent à 75 % du
prix unitaire d’une séance.
Un cinquième report et plus occasionnera des frais équivalent au prix unitaire de la séance.
L’absence sans avis ou signifiées dans un délai d’au plus 24 heures, sans attestation écrite d’un
médecin confirmant un motif d’urgence médicale, occasionnera le paiement d’un montant
équivalent au prix unitaire de la séance.
11.0.
Annulation d’une séance par FCP
En cas d’annulation d’une séance d’équitation thérapeutique par FCP,
ce soit, la séance sera reportée sans frais.
12.0
Entrée en vigueur
pour quelque motif que
Cette politique entre en vigueur le 6 octobre 2014.
13.0
Modification mineure
Le Directeur général peut, sur approbation du Conseil d’administration, apporter toute
modification mineure à la présente politique et en aviser la clientèle.
4