Wetlands International, Africa Bureau du Mali

Wetlands International, Africa
Bureau du Mali
Référence:
Titre: Assistant administratif et réceptionniste, Bamako
Supervision matricielle: Associé(e) aux finances/Coordonnateur National & chef du bureau
du Mali
Agents destinataires du rapport: Aucun
Coordonne avec: Staff du Bureau du Mali
Contexte
Wetlands International est un réseau mondial d’organisations, ayant 18 bureaux qui se partagent
le nom et la marque « Wetlands International », préserve la même réputation, mettent en œuvre
conjointement une ‘ Intention Stratégique, partagent un ensemble de politiques
organisationnelles et reconnaissent d’un commun accord, un seul Conseil de Supervision.
L’Organisation a son siège à Ede-Wageningen (Pays Bas), un bureau régional Afrique basé à
Dakar depuis 1998 et deux autres bureaux au Mali: l’un à Bamako et l’autre à Sévaré.
Mission: Conserver et restaurer les zones humides ainsi que leurs ressources et leur biodiversité
L’Objet du Poste
En tant que membre de Wetlands International et des équipes du bureau de Bamako, l’Assistant
administratif et Réceptionniste, devra fournir à l’équipe du bureau, le soutien administratif et
l’accueil, la réception, le classement, le traitement et l’affection des courriers rentrants, y
compris les dossiers des prestataires adressés au bureau de Wetlands International ainsi que
l’initiation, le traitement et la finalisation des correspondances sortantes.
Résumé du Poste
L’Assistant administratif et Réceptionniste est le point focal pour ses fonctions administratives;
aussi est-il le premier contact pour les partenaires externes de Wetlands. Il/elle soutient l’équipe
sur le plan administratif, comme entre autres : appuyer la logistique des voyages et des
ateliers/réunions, la réception, la compilation et le classement des courriers et dossiers de
candidature des prestataires de services. Il/elle aura à initier, à rédiger ou à finaliser les
correspondances. Il/elle aura à s’occuper d’autres tâches financières mineures sous la
supervision de l’associé (e) aux finances et des tâches relatives aux ressources humaines sous
la supervision du coordonnateur National.
Devoirs et Responsabilités
L’assistant administratif et réceptionniste travaille à exécuter un plan de travail convenu de
façon matricielle avec le Chargé des finances et le coordonnateur National et aura la charge de:
Jouer le rôle d’assistant administratif et réceptionniste pour donner une image positive à travers
le traitement professionnel et la transmission adéquate des messages;
Mettre à jour la base de données portant sur les contacts des partenaires;
Gérer les arrivées-départs des courriers, et maintenir le classement,
Rédiger et soumettre les brouillons des courriers administratifs,
Faire des photocopies et des reliures de documents,
Assurer la préparation, l’organisation logistique des missions, ateliers, réunions, et conférence
du bureau de Bamako en collaboration avec l’assistant administratif et financier;
Assurer l’organisation des voyages, la préparation des ordres de mission, les réservations
d’hôtels et des billets d’avion.
Exécuter toutes tâches qui soient raisonnablement liées à son travail et assignées par le
responsable financier et le Coordonnateur National.
Attentes liées au Poste
Le titulaire du poste devra rester à cheval sur les normes professionnelles, les tendances et
problèmes qui sont liés à de telles responsabilités, et il devra montrer son engagement continu
à mieux connaitre le domaine.
IL/elle travaillera dans un esprit d'efficacité et de collaboration pour aider à la construction
d'une culture de travail d'équipe, effectuera de manière appropriée toutes les tâches qui lui
seront assignées dans un environnement multi culturel, il/elle traitera toutes les personnes avec
dignité et respect, se familiarisera avec les missions et objectifs de Wetlands International et
montrera son engagement vis à vis de ceux-ci.
Qualifications Requises
Formation
Titulaire d’un diplôme supérieur d’au moins Bac+2 en : Secrétariat de Direction ;
administration; ressources humaines ; marketing ; communication ou d’autres domaines
connexes.
Expériences et principales compétences

Au moins 3 ans d’expériences cumulées à des postes similaires.

Expérience pertinente dans une ONG internationale ou dans un grand projet/programme

De grandes capacités de rédaction, d’organisation et de communication écrite et orale en
français;

Une expérience avérée à travailler dans un environnement multi culturel.

Etre Intègre

Expérience dans la gestion des ressources humaines sera un atout.

Excellentes capacités de travailler en équipe

Un niveau de connaissances professionnelles en Anglais sera un atout.
Préférences pour le poste
Des expériences suivantes seront appréciées : Secrétariat de Direction ; Administration;
Ressources Humaines ; Gestion ; Marketing ; Communication.
Une Expérience dans des programmes environnementaux ou dans le Delta Intérieur du Niger
sera un plus.
Conditions
Le poste est basé à Bamako, avec des missions occasionnelles à Sévaré et le salaire compétitif
ainsi que les avantages qui lui seront assignés, dépendront de l’expérience. Une disponibilité
immédiate est requise.
Candidature
Envoyer le dossier suivant à l’adresse [email protected] et [email protected]
Veuillez indiquer le titre précis du poste « Assistant administratif et réceptionniste,
Bamako » en objet de votre courrier électronique.

1 lettre de motivation (1 page maximum) mentionnant entre autres votre prétention
salariale et votre disponibilité.

1 CV (2 pages maximum) avec trois références.
Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
Date limite de réception: Vendredi 23 septembre 2016 à 12 heures, heure de Bamako.