Règles de gestion d`une régie - Collège Mathurin Martin BAUD

Document de formation à la Régie d’Avances et de Recettes GFC version du 27/05/2011
Règles de gestion d’une régie
Suivi d’une Régie GFC : recommandations
1. Recommandations préalables :
Le travail de suivi et de gestion d’une régie avec GFC demande de la rigueur et
impose de respecter des échéances en coordination avec l’agence comptable.
Le régisseur se doit de connaitre l’étendu des responsabilités liées à sa nomination en
tant que régisseur, les modalités du cautionnement et de l’assurance ainsi que
l’énoncé des bases réglementaires en particulier l’instruction codificatrice M9-R du 4
mai 1998 (Voir la documentation publiée par la DEAE).
Le régisseur est invité à se référer à la documentation utilisateur GFC accessible en
ligne dans module REGIES (choix Aide) et à s’appuyer sur l’aide en ligne de GFC.
L’habilitation de régie arrête une périodicité des opérations. Ces délais doivent être
impérativement respectés : de 1 à 31 jours. La chronologie des opérations doit être
respectée.
Sauf dans le cas particulier où le module « régies » serait installé sur un poste isolé, le plus
souvent il s’agira d’une base de données commune avec la comptabilité budgétaire. Dans cette
situation, il ne sera pas possible de restaurer les données de la régie sans restaurer en même
temps la comptabilité de l’ordonnateur.
D’où la nécessité de procéder à des sauvegardes régulières de la base par l’outil de sauvegarde
BD GFC.
2. Implantation du module Régies :
Le module REGIES s’installe à partir du programme exécutable GFC Installation de
l’exercice en cours, téléchargé sur l’intranet académique, portail SI Etablissements.
REGIES peut s’installer en réseau ou en monoposte soit sur un poste séparé
(conseillé) ou sur le poste de la comptabilité budgétaire.
Voir manuel administration GFC §4 « Préparer les accès au module régies »
Création d’une régie : Le nom du régisseur que vous devez déclarer dans le menu des
paramètres Etablissement - module ADMINISTRATION GFC année en cours, doit être
strictement identique à celui renseigné dans l’habilitation établie à l’agence
comptable.
Sinon, la réception du fichier d’habilitation dans GFC REGIES sera refusée.
Il ne faut jamais renommer les fichiers de transfert issus de GFC
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Les opérations particulières de Régies
Le fonctionnement courant d’une régie de recettes et (ou) d’avance est décrit dans l’aide et la
documentation utilisateurs de GFC disponibles dans l’application et pour la partie
administrative, dans les documents mis en lignes par la DEAE sur l’intranet académique.
Ce présent document précise les opérations suivantes :
o Solder les comptes d’une régie
o Mutation d’un régisseur sur une régie déjà existante
o Clôture définitive d’une régie
Puis présente très précisément le fonctionnement des comptes de la régie dans GFC.
1 - Solder une régie de recettes et (ou) d’avances :
1.1 - Distinction entre solder une régie et clôturer une régie :
ATTENTION : Il y a parfois confusion entre solder une régie et clôturer une régie :
Solder une régie est une opération comptable qui consiste à mettre
provisoirement les comptes de régie à zéro.
La clôture d’une régie est d’abord une procédure administrative qui
consiste à fermer définitivement la régie après délivrance d’un certificat
de libération définitive au régisseur.
Il y a lieu de solder les comptes d’une régie GFC :
o
En fin d’exercice comptable : il s’agit de remettre à l’agent comptable la totalité des
valeurs déposées dans le coffre du régisseur pour permettre au comptable de
procéder à l’arrêt des comptes de l’exercice.
o
En cours d’exercice :
- Lors d’un changement d’agent comptable dans le cadre de la procédure de
passation de services.
- Conseillé lors d’un changement de régisseur - choix : mutation.
- préalablement à la fermeture définitive de la régie permanente ou temporaire (Voir
clôture).
Parallèlement à la remise des valeurs, les comptes et documents de la régie doivent être
rendus (passation de service entre régisseurs).
Le service DEAE du Rectorat est compétent pour énoncer les règles et procédures
comptables relevant des opérations de gestion d’une régie.
1.2 - Solder une régie de recettes :
1.2.1 - Solder les comptes de la régie :
1 – Menu Décaissements – Versements à l’agent comptable
o
Saisir un décaissement pour le montant total des recettes reversées et le
reversement de l’éventuel Fonds de caisse.
2 – Valider la journée (Menu Validation de Journée)
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– Document de formation à la Régie d’Avances et de Recettes GFC MYSQL 3 – Editer le Journal Général et vérifier les documents (Menu Journal Général …)
4 – Vérifier que tous les soldes sont à zéro dans le document « Situation des
disponibilités » (Menu Situation de la régie – Situation des disponibilités)
1.2.2 - Procéder au traitement de la Fin de période
Effectuer la Fin de période (Menu Fin de période …) :
1 – Editer les documents du Journal Divisionnaire Récapitulatif
2 – Editer le Relevé périodique des recettes
3 – Effectuer le dernier Transfert vers l’agence comptable.
Si le décaissement des recettes n’a pas été effectué comme ci-dessus (Voir §1 -Avant
la dernière fin de période), GFC imposera d’effectuer une Régularisation des
recettes en Fin de période, qui génèrera une opération en attente de type
mouvement interne.
Il faudra alors Valider la journée et éditer les documents de cette Fin de journée (Menu
Journal général).
1.3 - Solder une Régie d’Avances :
Pour solder une régie d’avance soit temporairement à l’issue de l’exercice comptable,
soit avant de la clôturer. (Fermeture définitive).
1.3.1 - Terminer les opérations en cours
1 – Saisir les dernières dépenses (Menu Décaissement - Dépenses)
2 – Valider la journée (Menu Validation de Journée)
3 – Editer le Journal général et vérifier les documents (Menu Journal Général …)
4 – Procéder à la Fin de période (Menu Fin de période) :
o
Procéder à la Régularisation pour la totalité des dépenses
o
Editer le Journal Divisionnaire Récapitulatif
o
Editer le Relevé périodique des dépenses
Effectuer le dernier Transfert fin de période régie d’avances vers l’ordonnateur.
Faire ensuite les opérations nécessaires en Comptabilité budgétaire
(Réception, mandatement des dépenses avant ordonnancement
(DAO), transfert des écritures) puis en Comptabilité générale
(réception des écritures de DAO, saisie des écritures de
remboursement des dépenses).
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1.3.2 - Reconstituer puis reverser l’avance à l’agent comptable :
Afin de solder définitivement le compte 543 d’avances, il convient à l’issue de
l’opération de fin de période, d’effectuer les opérations suivantes :
o
Saisir le remboursement des dépenses acceptées (Menu Encaissements –
Versements de l’agent comptable) pour reconstituer l’avance.
o
Saisir le reversement de la totalité de l’avance (Menu Décaissements – Versement
à l’agent comptable)
o
Valider la journée (Menu Validation de journée)
o
Vérifier dans la situation des disponibilités que les comptes soient soldés (Menu
Situation de la régie – Situation des disponibilités)
o
Editer les documents de cette Fin de journée (Menu Journal Général)
1.3 - Situation pour une Régie « double » : Recettes et Avances
Appliquer successivement les indications décrites au § 1.2 et 1.3
2 - Mutation (changement) d’un régisseur sur une régie existante
La mutation du régisseur consiste à installer un nouveau régisseur sur une régie
existante (Régisseur entrant) dans le cadre de la remise de service.
Une régie ne doit jamais être clôturée dans le cadre d’un simple
changement de régisseur.
Les comptes de la régie devront être soldés pour permettre la réception d’une
habilitation de mutation, au nom du régisseur entrant, émise par l’agent
comptable. A l’issue de ces 2 seules opérations, la régie sera à nouveau
opérationnelle. (Voir les documentations utilisateur GFC régies et comptabilité
générale)
GFC ne permet pas de réaffecter une régie sur un nom de régisseur déjà utilisé.
Ce qui ne permet pas de gérer convenablement les situations de régisseur
intérimaire. Il faudra par exemple inverser nom et prénom dans l’habilitation de
mutation qui traduira la reprise de fonction du régisseur titulaire.
3 - Clôturer une régie
Clôturer une régie revient à fermer définitivement une régie.
Avant de procéder à cette opération, le régisseur doit solder ses comptes puis les
remettre au comptable.
La Clôture d’une régie est initiée par l’agent comptable dans le module
Comptabilité Générale. Le comptable doit valider la clôture puis transmettre au
régisseur un fichier d’habilitation de clôture à réceptionner dans la régie.
A l’issue de la réception de cette habilitation de clôture, la régie GFC
sera fermée définitivement et inaccessible.
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Il est conseillé de se référer au manuel utilisateur du module de comptabilité
générale avant de procéder aux opérations de clôture d’une régie.
o
La décision de clôture d’une régie relève d’une procédure administrative. Il est
fortement déconseillé de clôturer une régie GFC dans le seul but d’espérer ainsi
contourner un problème informatique ou comptable.
(Cas le plus couramment rencontré : Régie non soldée empêchant le basculement
d’exercice)
4 – REGIES GFC : Que faire si ?
o
MESSAGE : « Réception impossible, des opérations autres que des recettes ou
dépenses doivent être validées et éditées sur le journal général »
Il ne doit pas y avoir d’opérations en cours sur la régie lors de la réception d’une nouvelle
habilitation.
Dans cette situation il convient de terminer la fin de journée en cours ou de traiter une fin de
journée en attente (validation de journée et édition des documents).
MESSAGE : Lors de la réception d’un fichier de créances : "La situation de
créances ne correspond pas à votre habilitation".
Demander à l’agence comptable de vous transmettre un nouveau fichier d’habilitation à
réceptionner avant celui des créances.
o
MESSAGE : Fin de période régie de recettes : "Vous devez affecter les recettes
de nature indéterminée".
Des recettes ont été encaissées sur la nature de recettes INDETER.
Il convient d’effectuer une régularisation de ces lignes de recettes avant la fin de période.
(Choix : Mouvements internes/opération : 33-Régularisation affectation recettes).
o
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Documents annexes :
Comptabilité des régies – sans compte
Courant
1 - Nomenclature des comptes du module Régies.
1.1 - REGIE DE RECETTES
MENUS
Encaissements –
Versements de l’agent
comptable : un fonds de
caisse (si prévu dans
l’habilitation)
Encaissements - Recettes
COMPTES DEBITES
531 (caisse)
544 (fonds de caisse)
5112 (chèques à
l’encaissement)
-531
700 (recettes)
ou 471 si utilisation de la
nature de recettes
« INDETER : REC. A
AFFECTER» déconseillé
700
Si utilisation du code
471 (recettes à classer)
« INDETER » :
Mouvements internes Régularisation d’affectation
de recettes
545 (liaison avec l’agent
Décaissements –
comptable)
Versement à l’agent
comptable : Reversement
des recettes effectuées
OU
Fin de période Régularisation des recettes
(fin de période)
700 (Recettes)
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COMPTES CREDITES
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5112 et/ou 531
545
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1.2 - REGIE D’AVANCES
MENUS
Encaissements –
Versements de l’agent
comptable : avance
COMPTES DEBITES
COMPTES CREDITES
543 (Avances)
531
Décaissements – Dépenses 600 (Dépenses)
531
Fin de Période 542 (pièces de dépenses
Régularisation des dépenses remises pour remboursement)
(fin période)
600
Encaissements –
Versement de l’agent
comptable :
Remboursement des
dépenses acceptées
542
531
Rappel : Le suivi de la régie impose une consultation régulière des documents
suivants : Situation de la régie et situation des disponibilités.
2 - Situations particulières :
2.1 - A la clôture de l’exercice comptable :
Sur la régie d’avances :
o
- Après régularisation des dernières dépenses de l’exercice budgétaire (Menu Fin de
période qui génère l’écriture D 542 – C 600), il est conseillé de procéder à
l’enregistrement du « remboursement des dépenses acceptées par le comptable ».
Ensuite, enregistrer le reversement de l’avance reconstituée au comptable, dans le
cadre des opérations préalables à la clôture de l’exercice.
o
- Si vous ne reversez que le reliquat de l’avance (Menu Décaissements –
Versements à l’agent comptable qui génère l’écriture D 543 – C 531).
Le débit du compte 542 (pièces de dépenses remises pour remboursement) et le crédit du
compte 543 (avance régisseur) présenteront alors un solde identique correspondant au
montant des dernières dépenses pour lesquelles le renouvellement de l’avance n’a pas été
enregistré.
Le montant du solde de ces comptes sera reporté sur l’exercice suivant.
2.2 - A l’ouverture de l’exercice comptable :
- L’agent comptable doit renouveler l’habilitation du régisseur puisque les seuils monétaires
de l’habilitation sont déterminés en fonctions du cumul des opérations constatées à la clôture
de l’exercice précédent. La réception de la nouvelle habilitation conditionnera l’accès
aux autres transactions, à l’ouverture de la régie sur le nouvel exercice comptable.
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– Document de formation à la Régie d’Avances et de Recettes GFC MYSQL - L’agent comptable renouvelle l’avance au régisseur. Son montant est déterminé dans les
limites d’1/6 des dépenses de la régie au titre de l’année précédente. Le régisseur doit
enregistrer l’encaissement de cette avance dans la comptabilité de sa régie.
(Menu Encaissements – Versements de l’agent comptable)
Termes du tableau situation de la
régie : Définitions
o
Régie de recettes
La somme apparaissant dans la rubrique Recettes non régularisées correspond
à la totalité des recettes enregistrées (chèques+espèces).
o
Régie d’avances
La somme apparaissant dans la rubrique Dépenses non régularisées
correspond aux dépenses enregistrées.
o
Disponibilités
La somme figurant à la Caisse correspond à l’avance reçue, augmentée des
encaissements en numéraire (eux-mêmes inclus dans Recettes non
régularisées, et/ou, diminuée des dépenses non régularisées.)
Attention il n’y a aucun message d’alerte informant le régisseur s’il reverse par
erreur en recettes effectuées, l’avance que lui a confié le comptable.
La rubrique Avis attendus correspond au total des autres modes de règlement
encaissés inclus dans Recettes non régularisées.
o
Contrôle
La mention OK vérifie la validité des opérations.
La mention OK avec régularisations vérifie la validité des opérations en fin de
période.
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Description du tableau situation des
disponibilités
La lecture de la Situation des disponibilités permet de suivre à tout moment,
l’évolution des opérations en cours et s’assimile à une balance des comptes de la
régie.
COMPTE
471
SOLDE
Créditeur
SIGNIFICATION
COMMENTAIRES
Une recette a été enregistrée sur la nature de Doit être soldé par la transaction Mouvements
recettes INDETER
internes (code 33) impérativement avant la fin de
journée. Cette recette générera un encaissement non
traité lors de la réception de la DK de fin de période à
l’agence comptable qui lui affectera le compte de
classe 4 adapté.
Il est préférable de ne pas utiliser la nature de recettes
INDETER
5112
Débiteur
Des chèques ont été enregistrés (valeurs
remises à l’encaissement)
531
Débiteur
Pour une régie de recettes seule :
Le montant correspond :
1 - au fonds de caisse si celui-ci a été prévu
par l’habilitation et versé par le comptable
2 - aux encaissements réalisés en espèces
542
Débiteur
543
Créditeur
544
Créditeur
545
Toujours
soldé
Soldé par la transaction Décaissements -Versements à
l’agent comptable (code 24) ou Fin de période –
Régularisation de Dépenses
Soldé par la transaction Décaissements -Versements à
l’agent comptable (code 21) ou Fin de période –
Régularisation de recettes
Menu Encaissements – Versements de l’agent
comptable (code 11).
Pour une régie « double » : recettes et
avances :
Le montant correspond :
1 - à l’avance reçue du comptable
Encaissements – Versements de l’agent comptable
2 - augmentée des encaissements réalisés en (code 12).
espèces
3-diminuée des décaissements
La caisse sera réapprovisionnée pour le montant des
dépenses acceptées par le comptable Encaissements –
Versements de l’agent comptable (code 13).
Des dépenses ont été transférées en
Soldé par la transaction Encaissements – Versements
comptabilité budgétaire mais n’ont pas
de l’agent comptable (code 13).
encore fait l’objet d’un remboursement de
l’agent comptable
Montant de l’avance versée par le
Encaissements – Versements de l’agent comptable
comptable
(code 12).
Doit être soldé obligatoirement en fin d’année civile
par la transaction Décaissements -Versements à
l’agent comptable (code 22)
Montant du fonds de caisse versé
Menu Encaissements – Versements de l’agent
éventuellement par le comptable dans le cas comptable (code 11).
d’une régie de recettes seule
Doit être soldé obligatoirement en fin d’année civile
par la transaction Décaissements -Versements à
l’agent comptable (code 21)
Retrace les opérations de recettes entre le
Décaissements -Versements à l’agent comptable
régisseur et le comptable (égalité avec le
(code 24) ou Fin de période
545 de Comptabilité Générale de
l’établissement concerné)
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COMPTE
SOLDE
SIGNIFICATION
COMMENTAIRES
600
Débiteur
Montant des décaissements effectués
700
Créditeur
Montant des recettes effectuées y compris
une éventuelle recette passée par le 471
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Soldé par la transaction Fin de période –
Régularisation des dépenses
Soldé par la transaction Décaissements -Versements à
l’agent comptable (code 24) ou Fin de période –
Régularisation des recettes
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