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outlook webacess

OUTLOOK WEBACCESS
Messagerie du DIP – Genève : http://mailedu.ge.ch/
Tiré du menu AIDE du logiciel, avec ajout de numérotation des chapitres
1. MISE EN ROUTE
1.1 Mise en route
1.1.1 Bienvenue dans Outlook Web Access
Avec Microsoft Office Outlook Web Access, vous pouvez utiliser un navigateur Web pour
accéder à votre boîte aux lettres Microsoft Exchange sur un ordinateur disposant d'une connexion
à Internet. En fait, vous pouvez effectuer de nombreuses actions similaires à celles que vous
effectuez dans Microsoft Outlook, telles que lire et envoyer des messages, organiser des contacts,
créer des tâches, planifier des rendez-vous et des réunions et accéder à des dossiers publics.
Important Pour empêcher que des personnes non autorisées n'accèdent à votre boîte aux lettres,
Outlook Web Access ferme automatiquement la connexion qu'il a établi avec celle-ci au bout
d'une certaine période d'inactivité.. Ceci est particulièrement important si vous accédez à
Microsoft Outlook Web Access à partir d'un ordinateur à accès public ou d'un kiosque Internet. Si
votre session expire avant que vous ayez fini, actualisez votre navigateur et connectez-vous à
nouveau.
Navigateurs et systèmes d'exploitation pris en charge
Vous pouvez utiliser Outlook Web Access avec des navigateurs Web Microsoft Internet Explorer
ou Netscape Navigator sur de nombreux ordinateurs UNIX, Apple Macintosh ou Microsoft
Windows. Afin de pouvoir exploiter pleinement l'ensemble des fonctionnalités disponibles dans
Outlook Web Access, utilisez Internet Explorer version 6 ou ultérieure. Pour savoir quels
systèmes d'exploitation et navigateurs sont pris en charge par Outlook Web Access, contactez
l'administrateur de votre serveur ou votre fournisseur de services.
Aide
Pour obtenir des informations d'aide sur la fenêtre active, cliquez sur Aide dans la barre d'outils.
Pour plus d'informations sur les autres fonctionnalités disponibles dans Outlook Web Access ou
pour obtenir des instructions sur une opération particulière, parcourez le sommaire de l'aide.
Remarque Certaines fonctionnalités décrites dans l'aide ne sont pas disponibles si le serveur de
votre boîte aux lettres n'a pas été mis à niveau avec la dernière version de Microsoft Exchange
Server ou si l'administrateur du serveur a désactivé l'une de ces fonctionnalités.
Pour savoir comment accéder à Outlook Web Access sur votre intranet ou sur Internet, contactez
l'administrateur de votre serveur.
Déconnexion
Lorsque vous avez fini d'utiliser Outlook Web Access, veillez à cliquer sur Se déconnecter dans
la barre d'outils, puis fermez toutes les fenêtres du navigateur. Ainsi, personne d'autre ne peut
utiliser votre ordinateur pour accéder à votre boîte aux lettres. Même si vous voulez visiter
d'autres sites Web, cliquez sur Se déconnecter et fermez toutes les fenêtres du navigateur après
chaque session Outlook Web Access.
1.1.2 Changer la langue du navigateur
Lorsque vous installez Microsoft Exchange Server, vous avez le choix entre les langues suivantes:
anglais, français, allemand, espagnol, italien, japonais, coréen, chinois traditionnel et chinois
simplifié. D'autres langues sont disponibles, mais elles doivent être installées par un
administrateur de serveur. Si vous ne savez pas si votre langue préférée est prise en charge,
contactez votre administrateur.
1. Dans Internet Explorer, dans le menu Outils, cliquez sur Options Internet, puis dans l'onglet
Général, cliquez sur Langues.
2. Pour ajouter une langue à la liste des langues disponibles, cliquez sur Ajouter sous Langues.
3. Pour placer une langue en tête de liste, sélectionnez-la, puis cliquez sur Monter.
4. Cliquez sur OK pour refermer les boîtes de dialogue Langues et Options Internet, puis
actualisez la fenêtre du navigateur.
2
1.1.3 Messages d'erreur courants
Microsoft Office Outlook Web Access utilise le protocole HTTP (Hypertext Transfer Protocol)
pour afficher des informations sur la boîte aux lettres Microsoft Exchange dans un navigateur
Web. Vous trouverez ci-après des explications des messages d'erreur HTTP courants que vous
risquez de rencontrer lorsque vous utilisez Outlook Web Access.
Erreur
Description
400 Demande
incorrecte
Une demande de votre navigateur, comme l'ouverture d'un dossier ou
l'affichage d'un message, est incorrecte. Ceci peut se produire si la
connexion à votre serveur Exchange a été interrompue. Formulez à
nouveau la demande.
401 Non autorisé
Vous n'avez pas l'autorisation d'accéder à un élément ou un dossier
particulier. Le propriétaire ou l'administrateur de cet élément ou de ce
dossier doit accorder l'autorisation appropriée à votre compte. Contactez
un administrateur pour plus d'informations. Ce message s'affiche aussi
parfois si vous avez tapé votre mot de passe incorrectement.
403 Interdit
Vous n'avez pas le droit d'exécuter cette opération. Contactez un
administrateur si vous pensez que vous devriez pouvoir l'exécuter.
404 Introuvable
L'élément ou le dossier auquel vous essayez d'accéder a été déplacé ou
supprimé. Actualisez votre navigateur en cliquant sur Vérifier les
nouveaux messages dans la barre d'outils principale. Ce message peut
également apparaître si vous essayez d'accéder à un dossier pour lequel
vous ne disposez pas de l'autorisation d'affichage.
500 Erreur du serveur
Il s'agit d'une panne du service IIS (Internet Information Services) sur
votre serveur Exchange. Contactez un administrateur immédiatement.
500 Erreur interne du
serveur
Votre serveur Exchange n'a pas pu traiter votre demande. Ceci peut
provenir d'un certain nombre de configurations serveur. Ce message
d'erreur s'affiche également lorsque vous essayez de transférer un élément
d'un dossier public sur un réseau sur lequel des serveurs Microsoft
Exchange Server 2003 et des versions antérieures de Microsoft Exchange
Server sont installés. Contactez l'administrateur de votre serveur.
502 Passerelle
incorrecte
Vous n'avez pas le droit de copier des éléments entre des serveurs ou entre
des dossiers publics et vos dossiers Exchange par défaut.
503 Service non
disponible
Les composants Exchange de Microsoft Outlook Web Access ne
fonctionnent pas sur le serveur auquel vous êtes connecté. Contactez votre
administrateur pour obtenir une adresse Web mise à jour.
3
1.2 Sécurité et confidentialité
1.2.1 Utiliser Outlook Web Access dans vos déplacements
Vous pouvez utiliser Microsoft Office Outlook Web Access à partir de n'importe quel ordinateur
disposant d'un navigateur Web et d'une connexion à Internet. Les Cybercafés, les bibliothèques et
les terminaux à accès public comme les kiosques Internet offrent un accès à Internet à leurs
clients, gratuitement ou à moindre coût. Toutefois, comme les ordinateurs qui fournissent ce
service sont toujours disponibles, vous devez prendre quelques mesures de précaution très simples
pour protéger vos données et garantir votre confidentialité.
En règle générale, n'utilisez Outlook Web Access qu'à partir d'emplacements fiables.
Connexion
•
•
Veillez à ce que personne ne vous voie taper votre nom d'utilisateur et votre mot de passe
lorsque vous vous connectez.
Ne sélectionnez jamais d'option qui vous permette d'enregistrer votre mot de passe en vue
d'une utilisation ultérieure. Même si vous prévoyez d'utiliser cet ordinateur pour les quelques
jours à venir, tapez toujours votre mot de passe.
Ouvrir des messages et des pièces jointes
•
•
•
•
Avant d'ouvrir un message, vérifiez qu'il provient bien d'une personne fiable dont vous
attendez un message.
N'ouvrez que les pièces jointes envoyées par des personnes que vous connaissez et en qui vous
avez confiance.
Si vous devez ouvrir une pièce jointe, assurez-vous que votre ordinateur est équipé d'un
logiciel de protection anti-virus. Si tel n'est pas le cas, trouvez un autre ordinateur équipé d'une
telle protection ou n'ouvrez pas la pièce jointe. C'est, en effet, par les pièces jointes que les
virus sont le plus souvent diffusés.
Supprimez des copies enregistrées des pièces jointes que vous avez ouvertes. Les pièces
jointes que vous ouvrez à partir d'un message sont téléchargées de votre boîte aux lettres sur le
serveur et stockées sur l'ordinateur que vous utilisez. Si vous devez ouvrir une pièce jointe et
que vous voulez que personne ne la lise:
1. Enregistrez-la dans un dossier ou un emplacement facile à retrouver comme le bureau de
votre ordinateur.
2. Après avoir lu et modifié cette pièce jointe, fermez le programme dans lequel vous l'avez
ouverte.
3. Supprimez la pièce jointe si vous l'avez enregistrée, puis videz la corbeille.
4
Lorsque vous avez terminé
•
•
•
•
Videz le cache du navigateur. Ceci est très important si vous avez ouvert des pièces jointes
pour votre travail. Par exemple, si vous utilisez Microsoft Internet Explorer, sélectionnez
Options Internet dans le menu Outils. Dans la section Fichiers Internet temporaires,
cliquez sur Supprimer les fichiers. Fermez la boîte de dialogue Options Internet, puis
actualisez le navigateur.
Déconnectez-vous de Microsoft Outlook Web Access. Ainsi, personne d'autre ne peut utiliser
votre ordinateur pour accéder à votre boîte aux lettres.
Vérifiez que vous pouvez fermer le navigateur. Si l'ordinateur ne vous permet pas de le fermer
comme vous le faites habituellement, appuyez sur les touches CTRL+ALT+SUPPR (si vous
utilisez Microsoft Windows) et mettez fin au processus du navigateur à partir du Gestionnaire
des tâches.
Déconnectez-vous à partir du système d'exploitation.
1.2.2 Gérer le courrier indésirable
Le courrier indésirable encombre les réseaux et les serveurs de messagerie et remplit les boîtes
aux lettres de messages et d'images inutiles et souvent choquants. Microsoft Office Outlook Web
Access vous aide à contrôler ce type de courrier en vous permettant de :
•
•
créer des listes d'adresses de messagerie et de domaines approuvés et non approuvés ;
bloquer des liens d'accès à du contenu externe susceptibles de faire de vous la cible de courrier
indésirable.
Gérer les listes d'expéditeurs proscrits
Suivez les procédures fournies dans cette section pour spécifier les adresses de messagerie et les
domaines en provenance desquels vous souhaitez, ou non, recevoir des messages.
Remarques Lorsque vous vérifiez si vous avez de nouveaux messages, le filtre de courrier
indésirable donne la priorité aux adresses de messagerie par rapport aux domaines. Supposons, par
exemple, que le domaine example.com figure dans votre liste d'expéditeurs proscrits et que
l'adresse [email protected] soit dans votre liste d'expéditeurs fiables. Les messages en
provenance de l'adresse [email protected] sont autorisés dans votre boîte de réception, mais
tous ceux dont l'adresse de messagerie comporte le domaine example.com sont envoyés dans le
dossier Courrier indésirable.
Lorsque vous accédez à des domaines, vous n'avez pas besoin d'inclure le signe (@), car Outlook
Web Access l'ajoute automatiquement.
5
Modifier la liste des expéditeurs fiables
Les expéditeurs fiables sont les personnes et les domaines en provenance desquels
vous voulez recevoir des messages électroniques.
1.
Dans le volet de navigation, cliquez sur Options.
2.
Sous Confidentialité et protection contre le courrier indésirable, activez la case à cocher
Filtrer le courrier indésirable.
3.
Cliquez sur Gérer les listes d'expéditeurs proscrits. La liste des expéditeurs fiables
s'affiche par défaut.
4.
Pour ajouter un expéditeur à la liste, cliquez sur Ajouter, tapez une adresse de messagerie
ou un domaine dans la zone de texte, puis cliquez sur OK.
5.
Pour modifier un expéditeur de la liste, sélectionnez-le, puis cliquez sur Modifier. Modifiez
l'entrée, puis cliquez sur OK.
6.
Pour inclure vos contacts dans la liste des expéditeurs fiables, activez la case à cocher
Accepter les messages de vos contacts.
7.
Cliquez sur OK pour refermer la boîte de dialogue Gérer les listes d'expéditeurs proscrits,
puis sur Enregistrer et fermer.
Modifier la liste des destinataires fiables
Les destinataires fiables sont des listes de distribution dont vous êtes membre et dont vous voulez
recevoir des messages. Vous pouvez également ajouter des adresses de messagerie individuelles à
votre liste de destinataires fiables. Par exemple, vous pouvez autoriser des messages qui sont
adressés à vous, mais aussi à une personne spécifique.
1.
2.
3.
Cliquez sur Gérer les listes d'expéditeurs proscrits.
4.
Dans le menu déroulant, sélectionnez Destinataires fiables.
5.
Pour ajouter un destinataire à la liste, cliquez sur Ajouter, tapez une adresse de messagerie
6.
Pour modifier un destinataire de la liste, sélectionnez-le, puis cliquez sur Modifier. Modifiez
7.
Autoriser dans votre boîte de réception uniquement les
messages provenant de personnes figurant dans vos listes approuvées
En plus d'utiliser les listes de personnes fiables ou proscrites pour gérer vos messages entrants,
vous pouvez limiter d'une autre manière les messages remis à votre boîte de réception. Outlook
Web Access propose un paramètre qui permet d'autoriser uniquement les messages en provenance
d'adresses ou de domaines répertoriés dans vos listes d'expéditeurs ou de destinataires fiables.
Tous les autres messages sont directement déplacés vers le dossier Courrier indésirable.
6
1.
2.
3.
4.
Activez la case à cocher Considérer tous les messages comme du courrier indésirable
sauf s'ils proviennent d'une personne répertoriée dans votre liste d'expéditeurs fiables
ou de destinataires fiables. Ce paramètre a les mêmes effets que le niveau de protection
Listes approuvées uniquement de Microsoft Office Outlook 2003.
Remarque Ce paramètre de protection contre le courrier indésirable est assez restrictif.
Vérifiez régulièrement si votre dossier Courrier indésirable contient des messages qui vous
intéressent.
5.
Pour fermer la boîte de dialogue Gérer les listes d'expéditeurs proscrits, cliquez sur OK,
Modifier la liste des expéditeurs proscrits
Les expéditeurs proscrits sont des personnes et des domaines en provenance desquels vous ne
voulez pas recevoir de messages. Les messages en provenance d'adresses de messagerie ou de
domaines figurant dans la liste des expéditeurs proscrits sont envoyés directement dans votre
1.
2.
3.
4.
Dans le menu déroulant, sélectionnez Expéditeurs proscrits.
5.
Pour ajouter un expéditeur à la liste, cliquez sur Ajouter, tapez une adresse de messagerie
6.
Pour modifier un expéditeur de la liste, sélectionnez-le, puis cliquez sur Modifier. Modifiez
7.
Conseil Vous pouvez également ajouter un expéditeur à votre liste d'expéditeurs proscrits à partir
d'un message reçu de cet expéditeur. Cliquez avec le bouton droit sur le message dans votre boîte
de réception ou sur le nom de l'expéditeur dans un message ouvert, puis sélectionnez Ajouter
l'expéditeur à la liste des expéditeurs proscrits. Lorsque vous procédez ainsi, Outlook Web
Access déplace également le message vers votre dossier Courrier indésirable.
Bloquer des liens d'accès à du contenu externe dans des messages HTML
Outlook Web Access permet de bloquer un mécanisme appelé « balise Web », susceptible de faire
de vous la cible de messages indésirables. Pour plus d'informations sur ces balises, reportez-vous à
la rubrique Préserver la confidentialité.
7
1.
2.
Bloquer le contenu externe dans les messages HTML.
Remarque L'activation de cette option supprime également les balises Web de vos réponses et
des messages transférés. L'administrateur de votre serveur peut activer cette option de sorte à ce
qu'elle soit toujours sélectionnée.
1.2.3 Apposer une signature numérique à un message
Lorsque vous apposez une signature numérique à un message, cela empêche celui-ci d'être falsifié
pendant son transfert et garantit au destinataire du message que vous en êtes bien l'expéditeur.
Pour apposer une signature numérique à vos messages sortants, procédez comme suit :
•
•
Téléchargez et installez le contrôle S/MIME.
Obtenez un identificateur numérique.
Télécharger et installer le contrôle S/MIME
1. Dans le volet de navigation, cliquez sur Options.
2. Pour installer la dernière version du contrôle, sous Sécurité de la messagerie, cliquez sur
Télécharger. Si une version antérieure du contrôle est déjà installée sur votre ordinateur, il
vous faudra peut-être cliquer sur Réinstaller pour la mettre à jour.
Important Sur certains ordinateurs, notamment ceux disponibles pour une utilisation
publique, vous risquez de ne pas pouvoir télécharger ce contrôle.
3. Pour apposer une signature numérique à tous vos messages sortants, sélectionnez Ajouter une
signature numérique aux messages sortants sous Sécurité de la messagerie.
L'administrateur de votre serveur a peut-être sélectionné cette option par défaut.
Conseil Pour apposer une signature numérique à certains messages seulement, ne
sélectionnez pas cette option. Lorsque vous créez un message ou que vous en publiez un dans
un dossier public, cliquez simplement sur Ajouter une signature numérique au message
dans la barre d'outils.
4. Cliquez sur Enregistrer et fermer.
Obtenir un identificateur numérique
Un identificateur numérique est l'équivalent électronique d'un passeport. Il certifie votre identité
auprès des personnes auxquelles vous envoyez des messages, empêche la falsification de ceux-ci
et crypte leur contenu de sorte que seuls les destinataires voulus puissent les lire.
Ces identificateurs peuvent avoir des fonctions spécifiques. Certains permettent d'apposer une
signature numérique à un message, mais pas de crypter son contenu, alors que d'autres permettent
de crypter le contenu du message, mais pas de le signer. Certains identificateurs numériques ont
une double fonction car ils permettent d'apposer une signature numérique aux messages et de les
crypter.
8
Si vous utilisez Microsoft Office Outlook Web Access sur un réseau d'entreprise, l'administrateur
de votre serveur a peut-être défini une infrastructure de clé publique à partir de laquelle vous
pouvez extraire un identificateur numérique. Pour plus d'informations, contactez l'administrateur
de votre serveur.
Si vous utilisez Outlook Web Access via un fournisseur de services indépendant, vous pouvez
obtenir un identificateur numérique de plusieurs fournisseurs. Certains d'entre eux offrent, en
effet, des identificateurs numériques personnels gratuits pour signer et crypter des messages
électroniques, alors que d'autres facturent des frais d'abonnement annuel nominaux.
Remarque Sauf si vous possédez une carte à puce ou un profil d'utilisateur itinérant, vous ne
pouvez pas utiliser votre identificateur numérique dans vos déplacements, ni y accéder à partir
d'autres ordinateurs sur un réseau Microsoft Windows. Vous devez utiliser Outlook ou Microsoft
Internet Explorer pour exporter votre identificateur numérique avec votre clé privée vers un
support amovible, puis pour l'importer dans le magasin de certificats Microsoft Windows du
compte d'utilisateur que vous comptez utiliser.
1.2.4 Crypter un message
Le cryptage est un processus qui consiste à crypter des données afin d'empêcher toute personne
non autorisée d'y accéder. Ceci permet de préserver la confidentialité du message en le
convertissant du format texte lisible au format texte crypté. Ainsi, un message crypté ne peut être
lu que par des destinataires qui disposent de la clé privée appropriée pour le décrypter. Lorsque
vous cryptez un message, les pièces jointes qu'il contient le sont également.
Pour crypter un message, procédez comme suit :
•
•
•
Téléchargez et installez le contrôle S/MIME.
Obtenez un identificateur numérique qui vous permette de crypter des messages électroniques.
Assurez-vous que vous pouvez envoyer des messages cryptés.
Télécharger et installer le contrôle S/MIME
2. Pour installer la dernière version du contrôle, sous Sécurité de la messagerie, cliquez sur
Télécharger. Si une version antérieure du contrôle est déjà installée sur votre ordinateur, il
vous faudra peut-être cliquer sur Réinstaller pour la mettre à jour.
Important Sur certains ordinateurs, notamment ceux disponibles pour une utilisation publique,
vous risquez de ne pas pouvoir télécharger ce contrôle.
3. Pour crypter tous vos messages sortants, sous Sécurité de la messagerie, sélectionnez
Crypter le contenu des messages et des pièces jointes pour les messages sortants.
L'administrateur de votre serveur a peut-être sélectionné cette option par défaut.
Conseil Pour ne crypter que certains messages sortants, ne sélectionnez pas cette option. Par
la suite, lorsque vous créez un message ou que vous en publiez un dans un dossier public, il
vous suffit de cliquer sur Crypter le contenu des messages et des pièces jointes dans la
barre d'outils pour envoyer ou publier le message.
9
Vous assurer que vous pouvez envoyer des messages cryptés
Vous pouvez utiliser Microsoft Office Outlook Web Access pour envoyer un message crypté si :
•
•
•
•
vous pouvez vous envoyer des messages cryptés. Pour cela, vous devez avoir déjà utilisé
Outlook ou un autre programme afin de publier votre identificateur numérique pour le
cryptage sur le service d'annuaire Active Directory. L'administrateur de votre serveur a peutêtre également publié votre identificateur numérique à votre place ;
l'objet Active Directory de la personne contient un identificateur numérique valide et approuvé
pour le cryptage ;
vous avez ajouté la personne à vos contacts à partir de Microsoft Outlook et les informations
de contact du destinataire contiennent un identificateur numérique valide et approuvé pour le
cryptage ;
vous répondez à un message qui contient un identificateur numérique valide pour le cryptage
et approuvé par votre serveur Microsoft Exchange.
1.3 Dossiers Exchange
1.3.1 A propos des dossiers Exchange
Pour afficher les dossiers de votre boîte aux lettres Microsoft Exchange, cliquez sur Dossiers dans
le volet de navigation. Les dossiers de votre boîte aux lettres Exchange sont les suivants :
Calendrier, Contacts, Éléments supprimés, Brouillons, Boîte de réception, Courrier indésirable,
Journal, Notes, Boîte d'envoi, Éléments envoyés et Tâches.
Conseil Les dossiers de recherche que vous créez avec Microsoft Office Outlook 2003
apparaissent également dans la liste des dossiers. Un dossier de recherche est un dossier virtuel
qui contient des affichages de tous les éléments de messagerie correspondant au critère de
recherche. Ces éléments restent stockés dans un ou plusieurs dossiers Exchange.
Chaque élément de la liste des dossiers est lié à un dossier ou à une fonction spécifique de
Microsoft Office Outlook Web Access. Ainsi, si vous cliquez sur Calendrier, vos rendez-vous et
réunions de la journée s'affichent. Si vous cliquez sur Éléments envoyés, les messages que vous
avez envoyés apparaissent.
Pour afficher les dossiers publics de votre organisation, cliquez sur Dossiers publics dans le volet
de navigation. Outlook Web Access affiche l'arborescence des dossiers publics dans sa fenêtre de
navigateur.
Travailler dans les dossiers Exchange
Votre boîte aux lettres Microsoft Exchange contient des dossiers qui possèdent des fonctions
spécifiques de gestion des messages électroniques. Il s'agit notamment des dossiers Éléments
supprimés, Brouillons, Boîte de réception, Courrier indésirable, Boîte d'envoi et Éléments
envoyés.
Vous pouvez créer des dossiers supplémentaires afin de classer les messages dans différentes
catégories comme « Urgent » ou « Personnel » ou en fonction d'un projet spécifique. Microsoft
Outlook Web Access vous permet de supprimer des dossiers et de déplacer et de copier des
dossiers existants afin de satisfaire vos besoins.
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Pour afficher le contenu d'un dossier, cliquez dessus. Tous les éléments qu'il contient apparaissent
dans la zone d'affichage principale de Microsoft Outlook Web Access.
Dossiers de messagerie par défaut
Outlook Web Access fournit les dossiers de messagerie par défaut suivants :
Dossier
Description
Éléments
supprimés
Stocke les messages que vous supprimez. Si vous supprimez un message de ce
dossier, il est définitivement effacé de votre boîte aux lettres.
Brouillons
Stocke les messages que vous enregistrez. Vous pouvez enregistrer des messages que
vous finirez de créer ou que vous enverrez ultérieurement.
Boîte de
réception
Stocke les nouveaux messages reçus. Les nouveaux éléments que vous n'avez pas
encore ouverts sont affichés en gras.
Courrier
indésirable
Stocke les nouveaux messages reçus, considérés comme indésirables. Vérifiez ce
dossier régulièrement pour voir s'il ne contient pas des messages qui vous intéressent.
Boîte d'envoi
Éléments
envoyés
Stocke les messages sortants jusqu'à ce qu'ils soient envoyés.
Stocke une copie de chaque message que vous avez envoyé.
Dossiers personnels
Outre vos dossiers de messagerie par défaut, les dossiers suivants sont fournis pour votre usage
personnel. Vous pouvez afficher, modifier et créer des tâches, mais vous ne pouvez que visualiser
vos notes et votre journal.
Dossier
Description
Journal
Affiche les éléments du journal Outlook.
Notes
Affiche vos notes Outlook.
Tâches
Affiche vos tâches Outlook.
1.3.2 Créer et supprimer des dossiers
Par défaut, les messages qui vous sont envoyés sont placés dans votre boîte de réception.
Toutefois, vous pouvez organiser vos messages suivant un système de dossiers hiérarchique et
continuer de l'ajuster en fonction de vos besoins. Par exemple, vous pouvez créer un dossier «
Mon équipe » avec des sous-dossiers pour chaque membre de votre équipe. Lorsque l'un des
membres quitte l'équipe, vous pouvez supprimer son dossier. Par ailleurs, si un membre est
déplacé vers une autre équipe, vous pouvez placer son dossier dans celui de cette équipe.
Les dossiers que vous créez peuvent demeurer au même niveau que vos dossiers par défaut (Boîte
de réception, Éléments envoyés, etc.) ou vous pouvez établir une hiérarchie de dossiers personnels
en créant des sous-dossiers au sein d'un dossier de messagerie existant. Cela signifie que vous
pouvez créer des sous-dossiers au sein d'un dossier par défaut comme votre boîte de réception ou
d'un dossier que vous avez créé.
11
Pour renommer un dossier,
•
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le dossier, puis sélectionnez
Renommer.
Pour créer un dossier,
1. Pour afficher vos dossiers Microsoft Exchange, cliquez sur Dossiers dans le volet de
navigation.
2. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le dossier, puis sélectionnez
Nouveau dossier.
Conseils Bien que cela ne soit pas obligatoire, il est conseillé de cliquer avec le bouton droit sur
le dossier qui contient votre nouveau dossier. Si vous voulez créer un sous-dossier pour un dossier
parent, cliquez avec le bouton droit sur le dossier parent. Pour créer un dossier à un endroit
quelconque de Microsoft Outlook Web Access, dans la barre d'outils, sélectionnez Dossier dans le
menu Nouveau.
3. Dans la boîte de dialogue Créer un nouveau dossier, tapez un nom pour le nouveau dossier dans
la zone Nom.
4. Dans le menu Le nouveau dossier contiendra, sélectionnez le type d'éléments que le nouveau
dossier va contenir. Votre sélection détermine quel formulaire (Contact, Calendrier, message
électronique, etc.) Microsoft Outlook Web Access va utiliser pour afficher ce dossier.
5. Indiquez à quel endroit vous voulez enregistrer le nouveau dossier dans la liste des dossiers. Par
exemple, si vous voulez le placer dans le dossier Boîte de réception, cliquez sur Boîte de
réception. S'il se trouve en haut de la hiérarchie des dossiers, cliquez sur le premier élément de la
liste (votre nom d'utilisateur).
Pour supprimer un dossier,
1. Pour afficher vos dossiers Microsoft Exchange, cliquez sur Dossiers dans le volet de navigation.
2. Cliquez avec le bouton droit sur le dossier que vous voulez supprimer, puis sélectionnez
Supprimer.
3. Lorsque le système vous demande si vous voulez supprimer le dossier actif, cliquez sur OK.
Remarque Lorsque vous supprimez un dossier, il est déplacé vers le dossier Éléments supprimés;
il est conservé dans ce dossier jusqu'à ce que vous l'en supprimiez.
1.3.3 Déplacer et copier des dossiers
Microsoft Outlook Web Access permet de déplacer et de copier des dossiers entre d'autres
dossiers pour vous aider à créer et à structurer les hiérarchies de dossiers.
Remarque Vous ne pouvez pas déplacer ou copier des éléments entre des dossiers publics et les
dossiers de votre boîte aux lettres Microsoft Exchange. Par exemple, vous ne pouvez pas déplacer
ou copier un dossier public dans votre boîte de réception ou votre calendrier. De même, si vos
dossiers publics sont répartis sur plusieurs serveurs dans votre organisation, vous ne pourrez peutêtre pas les déplacer ou les copier entre eux.
12
Pour déplacer ou copier un dossier,
1. Pour afficher vos dossiers de messagerie et vos dossiers publics Microsoft Exchange, cliquez
sur Dossiers dans le volet de navigation.
2. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le dossier que vous voulez
déplacer ou copier, puis cliquez sur Déplacer/Copier.
3. Dans la boîte de dialogue Déplacer/copier un élément, sélectionnez le dossier de destination,
puis cliquez sur Déplacer ou Copier.
Conseil Vous pouvez également déplacer ou copier des dossiers en les faisant glisser. Pour
déplacer un dossier, faites-le simplement glisser vers le dossier de destination du volet de
navigation. Pour copier un dossier, appuyez sur la touche CTRL et faites glisser le dossier vers le
dossier de destination du volet de navigation.
Pour déplacer ou copier un dossier vers un nouveau dossier,
1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le dossier que vous voulez
déplacer ou copier, puis cliquez sur Déplacer/Copier.
2. Dans la boîte de dialogue Déplacer/copier un élément, cliquez sur Nouveau.
3. Dans la boîte de dialogue Créer un nouveau dossier, tapez un nom pour le nouveau dossier
de destination dans la zone Nom.
4. Dans la liste Le dossier contient, sélectionnez l'élément approprié pour le nouveau dossier,
puis cliquez sur OK.
5. Dans la boîte de dialogue Déplacer/copier un élément, sélectionnez le nouveau dossier, puis
cliquez sur Déplacer ou Copier.
1.3.4 A propos de la fonction de recherche
Microsoft Office Outlook Web Access permet de rechercher des messages, des rendez-vous et
d'autres éléments dans votre boîte aux lettres. Outre les dossiers de votre boîte aux lettres
Microsoft Exchange, vous pouvez lancer des recherches dans les dossiers publics de votre
organisation. Vous pouvez effectuer des recherches en fonction d'une ou de plusieurs
caractéristiques du message y compris les personnes qui ont envoyé ou reçu un message ou un
texte spécifique dans la ligne d'objet ou le corps d'un message. Vous pouvez limiter la recherche
au dossier actif ou à tous ses sous-dossiers.
Important Outlook Web Access ne peut pas effectuer une recherche dans le corps des messages
qui sont cryptés ou qui comportent une signature opaque. Seules les zones À, De et Objet de ces
messages peuvent faire l'objet d'une recherche. Les messages comportant une signature
transparente ne sont pas soumis à cette restriction. Les messages comportant une signature opaque
sont des messages codés, uniquement lisibles via les programmes de messagerie qui prennent en
charge la spécification S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extension), tels que Outlook
Web Access, Microsoft Outlook et Microsoft Outlook Express.
Si vous spécifiez plusieurs critères de recherche, Outlook Web Access recherche des éléments qui
répondent à tous ces critères. C'est pourquoi, si vous tapez le nom « Sunil Koduri » dans la zone
de texte De, puis « statut réunion » dans la zone de texte Rechercher ce(s) mot(s) dans le champ
Objet, Outlook Web Access recherche tous les messages envoyés par Sunil Koduri ET contenant
les mots tapés dans la ligne d'objet dans le dossier actif.
Remarque Lorsque vous tapez un nom dans la zone de texte À, Outlook Web Access recherche
également ce nom dans la ligne Cc des messages.
13
Lorsque vous activez la case à cocher Rechercher aussi dans le corps du message, le texte que
vous recherchez peut correspondre à la ligne d'objet d'un message OU au corps du message.
Effectuer des recherches dans vos dossiers Exchange
Pour effectuer une recherche dans un dossier, vous devez ouvrir la fenêtre de recherche à partir de
ce dossier ou d'un dossier parent du dossier. Par exemple, si vous cliquez sur Recherche dans
votre boîte de réception, vous pouvez effectuer une recherche dans la boîte de réception et les
sous-dossiers qu'elle contient. La fenêtre de recherche affiche le message « Vous recherchez dans
le dossier : [nom du dossier] » pour indiquer dans quels dossiers Outlook Web Access va
effectuer la recherche.
Pour effectuer des recherches dans vos dossiers Exchange
1.
2.
Sélectionnez le dossier ou le dossier parent dans lequel vous voulez lancer la recherche, puis
cliquez sur Recherche dans la barre d'outils.
Pour effectuer une recherche dans les sous-dossiers du dossier actif, activez la case à cocher
Rechercher dans les dossiers dans la fenêtre Recherche.
Remarque Cette option n'est disponible que si vous effectuez une recherche dans les
dossiers de votre boîte aux lettres Exchange.
3.
Pour rechercher du texte figurant dans la ligne d'objet d'un message, sous Rechercher ce(s)
mot(s) dans le champ Objet, tapez le texte à rechercher.
Conseil Vous pouvez rechercher un groupe de mots entre guillemets, des mots individuels
ou les deux. Si vous tapez "statut réunion" entre guillemets, une correspondance exacte de
ces mots est recherchée, alors que si vous les tapez sans guillemets, ils devront être tous
deux présents dans un élément pour que celui-ci soit renvoyé, mais pas nécessairement côte
à côte. Séparez les mots et expressions par un espace.
4.
Pour rechercher le texte vous avez tapé dans le corps d'un message, activez la case à cocher
Rechercher aussi dans le corps du message. Étant donné que cette option oblige Outlook
Web Access à rechercher chaque mot de chaque message dans le dossier, la recherche prend
plus de temps.
Remarque Lorsque vous recherchez un texte, Outlook Web Access annule les articles et autres
mots de liaison comme « avec », « le » et « entre ».
5.
6.
Pour rechercher des éléments envoyés par une personne en particulier, tapez son nom dans la
zone de texte De.
Pour rechercher des éléments envoyés à une personne en particulier, tapez le nom des
personnes qui figuraient dans les lignes À ou Cc du message dans la zone Envoyé à.
Séparez les noms par un point-virgule (;), un espace ou une virgule (,).
Conseil Mettez toujours les noms complets entre guillemets (par exemple, "Sunil Koduri").
Sans quoi, le nom et le prénom risquent de correspondre à d'autres employés de votre
organisation.
7.
Cliquez sur Rechercher pour lancer la recherche. Vous ne pouvez pas arrêter ou interrompre
une recherche avant la fin.
14
Conseil Si les résultats de la recherche contiennent plusieurs éléments, cliquez sur l'en-tête
d'une colonne pour trier ces résultats par catégorie. Pour afficher un élément, double-cliquez
dessus.
1.4 Barre d’outils Outlook
1.4.1 A propos du volet de navigation
Le volet de navigation, affiché à côté de la fenêtre principale, est constitué de deux zones :
•
Une liste de dossiers pouvant être développée, qui permet d'accéder à vos dossiers Microsoft
Office Outlook Web Access personnels (votre boîte de réception et votre calendrier, par
exemple), ainsi qu'aux dossiers que vous créez.
Les dossiers sont affichés suivant une structure hiérarchique que vous pouvez développer
pour afficher le contenu du dossier, ou réduire pour ne voir que le fichier de niveau
supérieur. L'icône du signe plus affichée à côté d'un dossier indique que celui-ci contient
d'autres dossiers (sous-dossiers). Pour afficher les sous-dossiers, cliquez sur le signe plus .
•
Un ensemble de boutons, qui vous permet d'accéder, par un simple clic, à vos dossiers Boîte
de réception, Calendrier, Contacts et Tâches, ainsi qu'aux dossiers publics de votre
organisation. Le bouton Options permet de définir des options utilisateur comme des rappels
de tâches ou du calendrier.
Une barre de séparation horizontale
, affichée entre la liste des dossiers et les
boutons, permet de transformer l'ensemble de boutons en une barre de boutons :
Lorsque vous cliquez sur un dossier ou un bouton dans le volet de navigation, son contenu est
affiché dans la fenêtre principale de Microsoft Outlook Web Access.
1.4.2 A propos des barres d'outils
Les dossiers Boîte de réception, Calendrier, Contacts et Tâches, ainsi que vos dossiers publics
possèdent leurs propres barres d'outils avec des boutons propres à leur fonction. Toutefois,
plusieurs boutons ont des fonctions administratives plus générales et sont disponibles à plusieurs
endroits de l'application. Certains d'entre eux sont décrits dans le tableau suivant.
Bouton
Description
Affiche des informations d'aide sur la fenêtre dans laquelle vous travaillez.
Permet de créer un élément comme un message électronique, un contact ou
une tâche. Ce menu est toujours disponible. L'icône affichée varie en fonction
de la fenêtre dans laquelle vous travaillez, de même que la liste d'options qui
s'affiche lorsque vous cliquez sur la flèche à côté du bouton.
Vérifie l'arrivée de nouveaux messages sur le serveur. Ce bouton actualise
15
également la fenêtre du navigateur.
Permet de lancer une recherche dans les dossiers de votre boîte aux lettres
Microsoft Exchange, ainsi que dans les dossiers publics de votre organisation.
Vous pouvez effectuer la recherche en fonction d'une ou de plusieurs
caractéristiques du message comme l'expéditeur, la ligne d'objet ou le texte
dans le corps du message.
Permet d'organiser les messages, ainsi que d'autres éléments dans votre boîte
aux lettres. Vous pouvez déplacer des messages d'un dossier vers un autre ou
les copier dans un autre emplacement.
Déplace l'élément sélectionné, notamment un contact, un rendez-vous ou un
message, vers le dossier Éléments supprimés. Maintenez la touche MAJ
enfoncée lorsque vous cliquez sur ce bouton pour supprimer définitivement les
éléments sélectionnés.
Supprime définitivement tous les éléments du dossier Éléments supprimés.
Vous pouvez, toutefois, les récupérer pendant une durée limitée après les avoir
supprimés de ce dossier. Contactez votre administrateur système pour plus
d'informations sur le délai d'expiration des éléments supprimés.
Permet de sélectionner un volet de lecture qui fournit deux moyens d'afficher
un aperçu des messages sans les ouvrir. Vous pouvez afficher un aperçu des
messages dans la moitié inférieure de l'écran ou côte à côte avec la liste des
messages. Vous pouvez également désactiver le volet.
Vous pouvez définir la taille du volet de lecture pour chaque dossier. Dans la
liste des messages, placez le pointeur de la souris sur la ligne qui sépare le
volet de lecture des messages, cliquez, puis ajustez le volet à la taille voulue.
Ouvre la boîte de dialogue Recherche de noms, qui permet d'effectuer une
recherche dans la liste de toutes les adresses de votre organisation ou dans vos
contacts. Vous pouvez également adresser un nouveau message à partir de la
boîte de dialogue Recherche de noms en sélectionnant un nom dans la liste et
en cliquant sur Ajouter le destinataire à...Nouveau message.
Remarque Vous ne pouvez pas utiliser la boîte de dialogue Recherche de
noms pour rechercher des listes de distribution dans votre dossier Contacts.
Permet de quitter Outlook Web Access. Ainsi, aucun autre utilisateur ne peut
utiliser l'ordinateur pour visualiser le contenu de votre boîte aux lettres.
Important Cliquez sur Se déconnecter avant de fermer la fenêtre du
navigateur Outlook Web Access ou d'accéder à un autre site Web.
Remarque Pour utiliser différentes polices et couleurs afin de mettre en forme vos messages
électroniques, utilisez la barre d'outils de mise en forme.
16
1.4.3 A propos de la barre de dossiers
La barre de dossiers de Microsoft Outlook Web Access affiche votre emplacement actuel dans la
hiérarchie des dossiers et permet de choisir comment les éléments des dossiers sont affichés. Elle
est placée juste au-dessus de la barre d'outils principale.
Selon le dossier affiché, vous pouvez trier et afficher des messages en fonction de caractéristiques
spécifiques en cliquant sur la flèche à côté du nom du dossier. Par exemple, vous pouvez afficher
uniquement les messages non lus dans un dossier ou les visualiser tous par expéditeur ou par
objet.
Vous pouvez également afficher vos contacts et tâches en fonction de caractéristiques propres à
ces éléments. Par exemple, vous pouvez afficher toutes les tâches terminées. Pour plus
d'informations sur l'affichage des contacts et des tâches, reportez-vous aux rubriques Trier les
contacts et Trier les tâches.
Accéder à des pages
Un dossier contient souvent plusieurs éléments qui peuvent être affichés dans une seule fenêtre.
Pour parcourir le contenu d'un dossier, cliquez sur les boutons Page précédente et Page
suivante . Vous pouvez également cliquer sur les boutons Première page et Dernière page
pour passer directement au début ou à la fin du contenu du dossier. Pour accéder à une page
spécifique, dans la zone Éléments, tapez un numéro de page, puis appuyez sur la touche
ENTRÉE.
1.5 Accessibilité
1.5.1 Fonctions d'accessibilité pour les personnes présentant
un handicap physique
Microsoft s'engage à rendre ses produits et services accessibles à tous, y compris les personnes
présentant un handicap physique.
Fonctions d'accessibilité dans Outlook Web Access
De nombreuses fonctions d'accessibilité sont intégrées à Microsoft Office Outlook Web Access.
Tout le monde peut les utiliser sans qu'il soit besoin d'installer des outils d'accessiblité
supplémentaires.
Remarque La version de base du client Microsoft Outlook Web Access est conseillée aux
personnes présentant un handicap physique.
Raccourcis clavier
De nombreuses fonctionnalités et commandes sont disponibles directement à partir du clavier.
Vous pouvez également afficher et imprimer une liste de raccourcis clavier utiles.
Conseil pour de meilleures performances
Outlook Web Access intègre des fonctionnalités qui peuvent vous aider à automatiser des tâches
répétitives ou à travailler plus efficacement :
17
•
•
•
Au lieu de taper chaque adresse de messagerie dans la zone À des messages, vous pouvez
créer des listes de distribution qui vous permettent d'envoyer un message à un nombre illimité
de personnes en ne tapant qu'une seule adresse.
Vous pouvez organiser votre boîte de réception automatiquement en créant des règles qui
exécutent des opérations comme la suppression ou le déplacement des messages qui répondent
aux conditions définies.
Vous pouvez utiliser les différents aperçus d'un message pour afficher le contenu d'un élément
dans votre boîte de réception. Vous pouvez également ouvrir des pièces jointes et suivre des
liens hypertexte sans ouvrir l'élément en question.
Ressources supplémentaires
Informations sur le Web Si vous pouvez accéder à Internet, vous pouvez obtenir des
informations supplémentaires sur les fonctions d'accessibilité fournies dans les produits Microsoft
en accédant au site Microsoft Accessibilité. Pour savoir comment créer un contenu accessible pour
vos pages Web, consultez les normes d'accessibilité développées par le World Wide Web
Consortium. (Ce site est en anglais.)
Options d'accessibilité du système Si vous disposez d'un ordinateur fonctionnant sous
Microsoft Windows, vous pouvez configurer ou modifier les options d'accessibilité du système.
La plupart de ces options déterminent l'utilisation des programmes Microsoft Office. Ainsi, la
fonction Windows de touches rémanentes est destinée aux personnes qui ont du mal à maintenir
deux ou plusieurs touches enfoncées simultanément. Lorsqu'un raccourci requiert l'activation
d'une combinaison de touches comme CTRL+P, la fonction de touches rémanentes vous permet
d'activer une touche à la fois et non simultanément.
1.5.2 Raccourcis clavier
Les raccourcis clavier décrits dans cette rubrique d'aide font référence à un clavier américain. Par
conséquent, les touches d'autres claviers peuvent ne pas correspondre exactement à celles
présentées ici.
Conseil Vous pouvez utiliser la touche ÉCHAP pour fermer les boîtes de dialogue ou les
formulaires ouverts. Toutefois, les informations que vous ajoutez dans ces formulaires et boîtes de
dialogue ne sont pas sauvegardées.
18
Calendrier (affichage Quotidien)
Combinaison de touches
Fonction
ENTRÉE
Ouvre le rendez-vous ou la réunion sélectionnée.
CTRL+N
Crée un rendez-vous ou une réunion.
SUPPR
Supprime le rendez-vous ou la réunion sélectionnée. Pour des
rendez-vous ou des réunions périodiques, seule l'occurrence
sélectionnée est supprimée.
TAB
Dans l'ordre des tabulations, sélectionne l'élément suivant dans
l'affichage quotidien du calendrier. Les rendez-vous et les réunions
sont également sélectionnés dans l'ordre.
MAJ+TAB
Dans l'ordre des tabulations, sélectionne l'élément précédent dans
l'affichage quotidien du calendrier. Les rendez-vous et les réunions
sont également sélectionnés dans l'ordre.
Calendrier (sélecteur de date de l'affichage Mensuel)
Fonction
ENTRÉE
Affiche la date sélectionnée.
DROITE
Sélectionne le jour suivant.
GAUCHE
Sélectionne le jour précédent.
BAS
Sélectionne le même jour de la semaine suivante.
HAUT
Sélectionne le même jour de la semaine précédente.
CTRL+DROITE
Sélectionne le mois suivant.
CTRL+GAUCHE
Sélectionne le mois précédent.
CTRL+MAJ+DROITE
Sélectionne le même mois de l'année suivante.
CTRL+MAJ+GAUCHE
Sélectionne le même mois de l'année précédente.
19
Boîte de réception et autres dossiers de messagerie
Fonction
ENTRÉE
Ouvre le message sélectionné.
CTRL+N
Ouvre un formulaire de création de message.
CTRL+Q
Marque le message sélectionné comme lu.
CTRL+U
Marque le message sélectionné comme non lu.
CTRL+R
Répond au message sélectionné.
CTRL+MAJ+R
Répond à toutes les personnes mentionnées dans le message
sélectionné.
CTRL+MAJ+F
Transfère le message sélectionné.
SUPPR
Supprime le message sélectionné.
MAJ+SUPPR
Supprime définitivement le message sélectionné.
HAUT
Sélectionne le message précédent dans la liste.
BAS
Sélectionne le message suivant dans la liste.
MAJ+HAUT
Sélectionne les messages actif et précédent dans la liste.
MAJ+BAS
Sélectionne les messages actif et suivant dans la liste.
DÉBUT
Sélectionne le premier message de la liste.
FIN
Sélectionne le dernier message de la liste.
PG. PRÉC
Pour les listes de messages contenant deux pages au minimum,
sélectionne le premier message de la page précédente.
PG. SUIV
Pour les listes de messages contenant deux pages au minimum,
sélectionne le premier message de la page suivante.
TAB
Dans l'ordre des tabulations, sélectionne l'élément suivant dans la
boîte de réception.
MAJ+TAB
Dans l'ordre des tabulations, sélectionne l'élément précédent dans la
boîte de réception.
Options
Fonction
CTRL+S
Enregistre vos changements et referme la page Options.
20
Dossiers publics (publications)
Fonction
ENTRÉE
Ouvre la publication sélectionnée.
CTRL+N
Crée une publication.
CTRL+R
Répond à une publication.
CTRL+Q
Marque la publication sélectionnée comme lue.
CTRL+U
Marque la publication sélectionnée comme non lue.
SUPPR
Supprime la publication sélectionnée.
MAJ+SUPPR
Supprime définitivement la publication sélectionnée.
HAUT
Sélectionne la publication précédente dans la liste.
BAS
Sélectionne la publication suivante dans la liste.
MAJ+HAUT
Sélectionne les publications active et précédente dans la liste.
MAJ+BAS
Sélectionne les publications active et suivante dans la liste.
DÉBUT
Sélectionne la première publication de la liste.
FIN
Sélectionne la dernière publication de la liste.
PG. PRÉC
Pour les listes de publications contenant deux pages au minimum,
sélectionne la première publication de la page précédente.
PG. SUIV
Pour les listes de publications contenant deux pages au minimum,
sélectionne la première publication de la page suivante.
TAB
Dans l'ordre des tabulations, sélectionne l'élément suivant dans les
dossiers publics. Les publications ne sont pas sélectionnées dans
l'ordre.
MAJ+TAB
les dossiers publics. Les publications ne sont pas sélectionnées dans
l'ordre.
Règles
Fonction
CTRL+N
Crée une règle.
ENTRÉE
Modifie la règle sélectionnée.
CTRL+D ou SUPPR
Supprime la règle sélectionnée.
HAUT
Sélectionne la règle précédente dans la liste.
BAS
Sélectionne la règle suivante dans la liste.
CTRL+HAUT
Déplace la règle sélectionnée vers le haut.
CTRL+BAS
Déplace la règle sélectionnée vers le bas.
CTRL+S
Enregistre la règle et referme la boîte de dialogue Modification de
règle.
21
Tâches
Fonction
ENTRÉE
Ouvre la tâche sélectionnée.
CTRL+N
Crée une tâche.
SUPPR
Supprime la tâche sélectionnée. Pour les tâches périodiques, toute la
série est supprimée.
MAJ+SUPPR
Supprime définitivement la tâche sélectionnée.
HAUT
Sélectionne la tâche précédente dans la liste.
BAS
Sélectionne la tâche suivante dans la liste.
MAJ+HAUT
Sélectionne les tâches active et précédente dans la liste.
MAJ+BAS
Sélectionne les tâches active et suivante dans la liste.
DÉBUT
Sélectionne la première tâche de la liste.
FIN
Sélectionne la dernière tâche de la liste.
PG. PRÉC
Pour les listes de tâches contenant deux pages au minimum,
sélectionne la première tâche de la page précédente.
PG. SUIV
Pour les listes de tâches contenant deux pages au minimum,
sélectionne la première tâche de la page suivante.
TAB
Dans l'ordre des tabulations, sélectionne l'élément suivant dans
l'affichage Tâches.
MAJ+TAB
l'affichage Tâches.
Formulaires de création de message et de demande de réunion
Fonction
CTRL+>
Affiche l'élément suivant de la liste.
CTRL+<
Affiche l'élément précédent de la liste.
CTRL+R
Répond à l'expéditeur de l'élément.
CTRL+MAJ+R
Répond à toutes les personnes figurant dans les zones À et Cc.
CTRL+MAJ+F
Transfère l'élément.
TAB
Dans l'ordre des onglets, sélectionne l'élément suivant dans
l'élément.
MAJ+TAB
Dans l'ordre des onglets, sélectionne l'élément précédent dans
l'élément.
CTRL+TAB
Retourne au début de la séquence d'onglets dans l'élément. Par
exemple, dans une demande de réunion, si le nom d'un participant
est sélectionné et que vous activez la séquence de touches
CTRL+TAB, le focus est réinitialisé et le bouton Accepter est
sélectionné dans la barre d'outils lorsque vous appuyez sur la touche
TAB.
22
Formulaires de création de rendez-vous et de demande de réunion
Fonction
CTRL+S
Enregistre le rendez-vous ou la demande de réunion.
CTRL+D
Supprime le rendez-vous ou la demande de réunion.
CTRL+ENTRÉE ou ALT+S
Envoie le rendez-vous ou la demande de réunion.
CTRL+K ou ALT+K
Vérifie les noms dans les zones d'adresses.
ALT+E, ALT+F ou ALT+Q
Ouvre la boîte de dialogue Recherche de noms dans le formulaire
de demande de réunion.
Formulaire de création de message
Fonction
CTRL+S
Enregistre le message.
CTRL+D
Supprime le message.
CTRL+ENTRÉE ou ALT+S
Envoie le message.
F7
Vérifie l'orthographe du message.
CTRL+K ou ALT+K
Vérifie les noms dans les zones d'adresses.
ALT+À, ALT+C ou ALT+I
Ouvre la boîte de dialogue Recherche de noms.
Édition de texte
Fonction
RET. ARR
Supprime la sélection ou le caractère à gauche du point d'insertion.
CTRL+RET. ARR
Supprime le mot à gauche du point d'insertion, mais pas l'espace qui
précède ce mot.
CTRL+C
Copie la sélection dans le Presse-papiers.
CTRL+V
Colle le contenu du Presse-papiers à l'emplacement du curseur.
CTRL+X
Coupe la sélection dans le Presse-papiers.
SUPPR
Supprime la sélection sans la copier dans le Presse-papiers.
INSER
Bascule entre l'insertion et le remplacement de texte.
CTRL+Z
Annule la dernière commande de mise en forme.
CTRL+Y
Réapplique la dernière commande de mise en forme.
CTRL+F
Recherche du texte.
MAJ+F10
Affiche le menu contextuel, le cas échéant. Ceci revient à cliquer
avec le bouton droit sur un élément du texte.
CTRL+L
Affiche la boîte de dialogue Lien hypertexte, qui permet de
modifier ou d'insérer un lien hypertexte dans le texte.
23
Mise en forme de texte
Fonction
CTRL+B
Active la mise en gras.
CTRL+I
Active la mise en italique.
CTRL+U
Active le soulignement.
CTRL+T
Augmente la mise en retrait du paragraphe. Vous ne pouvez pas
utiliser ce raccourci si le contrôle S/MIME est installé.
CTRL+MAJ+T
Diminue la mise en retrait du paragraphe. Vous ne pouvez pas
utiliser ce raccourci si le contrôle S/MIME est installé.
Disposition bidirectionnelle
Fonction
CTRL+MAJ GAUCHE
Configure la zone du message pour une frappe et une édition de
gauche à droite. Il s'agit de l'orientation utilisée pour la plupart des
langues occidentales.
CTRL+MAJ DROITE
Configure la zone du message pour une frappe et une édition de
droite à gauche. Il s'agit de l'orientation utilisée pour l'arabe et
l'hébreu. Lorsque vous appuyez sur les touches CTRL+MAJ
DROITE, la barre de défilement est placée sur le bord gauche de la
fenêtre du message.
1.5.3 Augmenter la taille de police dans les boîtes de dialogue
Dans Microsoft Internet Explorer, vous pouvez utiliser l'option Taille du texte du menu
Affichage pour changer la taille de police de l'affichage de votre navigateur. Cette option change
la taille de police dans les affichages des éléments comme la boîte de réception et le calendrier, et
dans des formulaires comme celui de création de message et de demande de réunion. Toutefois,
elle ne modifie pas la taille de police des boîtes de dialogue Microsoft Office Outlook Web
Access.
Dans Internet Explorer, dans le menu Outils, cliquez sur Options Internet, puis dans l'onglet
Général, cliquez sur Accessibilité.
Dans la boîte de dialogue Accessibilité, activez la case à cocher Ignorer les tailles de police
spécifiées sur les pages Web.
Cliquez sur OK pour refermer les boîtes de dialogue Accessibilité et Options Internet, puis
actualisez la fenêtre du navigateur.
24
2. BOÎTE DE RÉCEPTION
2.1 A propos de la boîte de réception
Les messages sont remis dans votre boîte aux lettres sur un ordinateur exécutant Microsoft Exchange
Server, où ils sont stockés par défaut dans votre boîte de réception.
Le nombre de nouveaux messages reçus dans votre boîte de réception est indiqué entre parenthèses à côté
de Boîte de réception. Celle-ci affiche les nouveaux messages en gras. Une fois les messages ouverts, ils
sont affichés normalement.
Conseils Pour marquer un message que vous avez déjà ouvert comme non lu, sélectionnez-le, puis
appuyez sur les touches CTRL+U.
Pour ajouter l'expéditeur d'un message à votre liste d'expéditeurs fiables, cliquez avec le bouton droit sur
le message, puis sélectionnez Ajouter l'expéditeur à la liste des expéditeurs fiables.
Pour traiter comme du courrier indésirable tous les messages que vous recevez d'un expéditeur, cliquez
avec le bouton droit sur le message dans votre boîte de réception ou sur le nom de cet expéditeur dans un
message ouvert, puis sélectionnez Ajouter l'expéditeur à la liste des expéditeurs proscrits. Lorsque
vous procédez ainsi, Outlook Web Access déplace également le message de l'expéditeur vers votre
Pour ouvrir votre boîte de réception, cliquez sur Boîte de réception dans le volet de navigation.
2.2 Messages
2.2.1 Lire un message
Lorsque vous ouvrez un message électronique dans Microsoft Office Outlook Web Access, il
s'affiche dans le formulaire de lecture de message.
Les informations suivantes sont affichées dans l'en-tête de ce formulaire :
•
De Nom (ou adresse de messagerie) de l'expéditeur ou de l'organisation.
Pour ajouter l'expéditeur d'un message à votre liste d'expéditeurs fiables, cliquez avec le bouton
droit sur le nom ou l'adresse de messagerie de cet expéditeur, puis sélectionnez Ajouter
l'expéditeur à la liste des expéditeurs fiables.
Pour traiter comme du courrier indésirable tous les messages d'un expéditeur, cliquez avec le
bouton droit sur le nom ou l'adresse de messagerie de cet expéditeur, puis sélectionnez Ajouter
l'expéditeur à la liste des expéditeurs proscrits. Lorsque vous procédez ainsi, Outlook Web
Access déplace également le message de l'expéditeur vers votre dossier Courrier indésirable.
•
À Nom (ou adresse de messagerie) des destinataires principaux.
Pour ajouter un destinataire principal à la liste des destinataires fiables, cliquez avec le bouton
droit sur le nom ou l'adresse de messagerie de ce destinataire, puis sélectionnez Ajouter à la liste
des destinataires fiables.
25
•
Cc Nom (ou adresse de messagerie) des destinataires en cc.
Pour ajouter un destinataire en cc à la liste des destinataires fiables, cliquez avec le bouton droit
sur le nom ou l'adresse de messagerie de ce destinataire, puis sélectionnez Ajouter à la liste des
destinataires fiables.
•
•
Objet Objet du message.
Envoyé Date et heure auxquelles le message a été envoyé.
Conseils Pour obtenir des informations complémentaires sur un expéditeur ou un destinataire,
notamment son adresse postale ou son numéro de téléphone, cliquez sur son nom dans la zone De,
À ou Cc.
Pour ajouter l'expéditeur ou l'un des destinataires au dossier Contacts, cliquez avec le bouton droit
sur son nom, puis sélectionnez Ajouter aux Contacts.
Si le volet de lecture est activé, vous pouvez afficher des informations sur l'expéditeur ou sur l'un
des destinataires en double-cliquant sur son nom dans l'aperçu du message.
2.2.2 Changer la réponse automatique aux confirmations de
lecture
En plus de demander une confirmation de lecture pour les messages électroniques que vous
envoyez, vous pouvez décider, en tant que destinataire, si vous voulez envoyer une confirmation
chaque fois qu'une personne vous le demande.
2. Pour envoyer une confirmation de lecture chaque fois qu'une personne vous le demande, sous
Confidentialité et protection contre le courrier indésirable, sélectionnez Toujours
envoyer une réponse.
Remarque Une seule confirmation est envoyée pour chaque élément ouvert. Par exemple, si
vous marquez un élément comme non lu et que vous le rouvrez, Microsoft Office Outlook
Web Access n'envoie pas d'autre confirmation de lecture.
3. Pour refuser une confirmation de lecture lorsqu'on vous en demande une, sous Confidentialité
et protection contre le courrier indésirable, sélectionnez Ne pas envoyer
automatiquement de réponse.
26
2.2.3 Créer une règle à partir d'un message
• Pour créer une règle en fonction des caractéristiques d'un message, cliquez sur Créer une
règle
règle.
dans la barre d'outils. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Créer une
Ouvrir un message
1.
Localisez le message que vous voulez ouvrir dans le dossier public ou dans un dossier de
votre boîte aux lettres Microsoft Exchange. Les nouveaux messages électroniques arrivent
systématiquement dans votre boîte de réception et sont affichés en gras.
Conseil Pour marquer un message que vous avez ouvert comme lu ou non lu, sélectionnez-le,
puis appuyez sur les touches CTRL+U. Pour le marquer comme lu, sélectionnez-le, puis
appuyez sur les touches CTRL+Q. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur le
message et sélectionner Marquer comme non lu ou Marquer comme lu dans le menu
contextuel.
Double-cliquez sur le message pour l'ouvrir ou sélectionnez-le et appuyez sur ENTRÉE
Supprimer un message
2. Pour supprimer un ou plusieurs messages d'un dossier de la fenêtre principale de Microsoft
Outlook Web Access, sélectionnez-les, puis cliquez sur Supprimer dans la barre d'outils
principale.
Conseil Pour sélectionner des messages consécutifs, cliquez sur le premier et le dernier
messages de la série en maintenant la touche MAJ enfoncée. Pour sélectionner des messages
non consécutifs, maintenez la touche CTRL enfoncée et cliquez sur chaque message que vous
voulez supprimer.
•
Pour supprimer un message ouvert, cliquez sur Supprimer
Remarque Tous les messages supprimés sont envoyés dans le dossier Éléments supprimés.
Ils y demeurent jusqu'à ce que vous les effaciez définitivement de ce dossier.
2.2.4 Déplacer ou copier un message
Vous pouvez réorganiser des messages publiés ou des messages électroniques dans votre boîte
aux lettres et déplacer ou copier un message dans un dossier existant ou un nouveau dossier. Vous
pouvez également faire glisser des messages entre les dossiers de votre boîte aux lettres Exchange.
Pour déplacer ou copier un message dans un dossier existant,
1.
Ouvrez le message que vous voulez déplacer ou copier.
2.
Dans la barre d'outils, cliquez sur Déplacer/Copier
3.
Dans la boîte de dialogue Déplacer/copier un élément, sélectionnez un dossier de
destination, puis cliquez sur Déplacer ou Copier.
.
27
Conseil Vous pouvez également déplacer ou copier un message sans l'ouvrir. Pour cela, ouvrez le
dossier contenant le message, sélectionnez-le dans la liste des messages, puis cliquez sur
Déplacer/Copier dans la barre d'outils. Suivez ensuite la même procédure que celle décrite
précédemment.
Pour déplacer ou copier un message dans un nouveau dossier,
1.
Ouvrez le message que vous voulez déplacer ou copier.
2.
Dans la barre d'outils, cliquez sur Déplacer/Copier
3.
Dans la boîte de dialogue Déplacer/copier un élément, cliquez sur Nouveau.
4.
Dans la boîte de dialogue Créer un nouveau dossier, tapez un nom pour le nouveau dossier
de destination dans la zone Nom.
5.
Dans la liste Le dossier contient, sélectionnez l'élément approprié pour le nouveau dossier,
puis cliquez sur OK.
6.
Dans la boîte de dialogue Déplacer/copier un élément, sélectionnez le nouveau dossier,
.
2.2.5 Répondre à ou transférer un message
Pour répondre à l'expéditeur d'un message
1.
Dans la barre d'outils du formulaire de lecture de message, cliquez sur Répondre .
Lorsque vous cliquez sur ce bouton, la zone de texte À est déjà adressée à l'expéditeur du
message d'origine.
2.
Le texte du message d'origine est copié dans le corps du message. Tapez votre réponse dans
ou au-dessus de ce message.
Pour répondre à l'expéditeur d'un message et à tous les autres destinataires
1.
Dans la barre d'outils du formulaire de lecture de message, cliquez sur Répondre à tous
Lorsque vous cliquez sur ce bouton, les zones de texte À et Cc sont déjà adressées à
l'expéditeur ainsi qu'à tous les autres destinataires du message d'origine.
.
2.
Pour transférer un message
1.
2.
3.
Dans la barre d'outils du formulaire de lecture de message, cliquez sur Transférer .
Dans la zone À, tapez l'adresse de messagerie à laquelle vous voulez transférer le message.
Conseil Vous pouvez également répondre au destinataire d'un message ou à tous les destinataires,
ou bien encore transférer un message en cliquant dessus avec le bouton droit dans la boîte de
réception et en sélectionnant l'action voulue dans le menu contextuel qui s'affiche.
28
Adresser une réponse
Lorsque vous cliquez sur le bouton Répondre ou Répondre à tous, le formulaire de création de
message s'ouvre avec les noms appropriés dans les zones À et Cc. Lorsque vous transférez un
message, vous devez renseigner ces zones.
1. Dans les zones de texte À ou Cc, tapez le nom ou l'alias de messagerie de la personne ou
cliquez sur À ou Cc pour ouvrir la boîte de dialogue Recherche de noms.
Conseil La boîte de dialogue Recherche de noms permet de rechercher un destinataire dans
la liste de toutes les adresses de votre organisation ou dans vos contacts. (Toutefois, vous ne
pouvez pas l'utiliser pour rechercher des listes de distribution dans votre dossier Contacts.)
Après avoir localisé la personne, vous pouvez ajouter son nom directement au message
électronique.
2. Pour ajouter des destinataires en copie conforme invisible (Cci), tapez leurs noms dans la zone
Cci ou cliquez sur Cci pour ouvrir la boîte de dialogue Recherche de noms.
Remarque Les destinataires en copie conforme invisible reçoivent une copie du message ;
toutefois, leurs noms n'apparaissent pas dans la liste des destinataires.
3. Dans la zone Objet, tapez une courte ligne d'objet.
Conseil Lorsque vous répondez à un message, la zone Objet est déjà renseignée. RE précède
l'objet des messages auxquels vous répondez et TR celui des messages que vous transférez.
Vous pouvez conserver le même objet ou vous pouvez le supprimer et en taper un nouveau.
4. Tapez votre message dans le corps du message. Vous pouvez écrire une réponse au-dessus ou
dans le texte du message d'origine.
2.2.6 Baliser des messages en vue de leur suivi
Utilisez des indicateurs pour vous rappeler de suivre un problème ou de classer des messages dans
votre boîte de réception. Microsoft Office Outlook Web Access met à votre disposition six
couleurs (rouge, bleu, jaune, vert, orange et violet), chacune ayant une signification différente. Par
exemple, vous pouvez baliser tous vos messages personnels en bleu, tous ceux professionnels en
vert et tous ceux dont le suivi doit être effectué dans les 24 heures en rouge, etc.
Les indicateurs sont affichés dans la dernière colonne de la boîte de réception.
Vous pouvez les utiliser pour :
•
assigner une couleur spécifique à un message en cliquant avec le bouton droit sur l'indicateur
du message, puis en sélectionnant la couleur voulue ;
Conseil Pour assigner un indicateur de couleur rouge à un message, cliquez sur l'indicateur du
message.
•
baliser un message comme terminé en cliquant dessus avec le bouton droit et en sélectionnant
Indicateur complété ;
29
•
•
trier vos messages par couleur en cliquant sur l'en-tête de la colonne de l'indicateur ;
supprimer l'indicateur d'un message, en cliquant sur ce message avec le bouton droit et en
sélectionnant Effacer l'indicateur.
2.2.7 Trier les messages
Microsoft Office Outlook Web Access permet de trier et d'afficher des messages dans votre boîte
de réception en fonction de leurs différentes caractéristiques, notamment leur objet, l'expéditeur et
le sujet de conversation (« thread »).
Pour trier vos messages, cliquez sur Messages dans la barre d'outils principale, puis sélectionnez
l'un des affichages suivants :
•
•
•
•
•
•
•
•
Messages Affiche tous les messages au fur et à mesure qu'ils arrivent dans la boîte de
réception. Il s'agit de l'affichage par défaut.
Messages non lus N'affiche que les messages non lus dans la boîte de réception.
Affichage sur deux lignes Affiche tous les messages sur deux lignes dans la boîte de
réception.
Par expéditeur Regroupe et affiche les messages triés par expéditeur. Pour afficher tous les
messages d'un expéditeur spécifique, cliquez sur le signe plus à côté du groupe de messages.
Par objet Regroupe et affiche les messages triés par objet. Pour afficher tous les messages
ayant un objet spécifique, cliquez sur le signe plus à côté du groupe de messages.
Par sujet de conversation Regroupe et affiche les messages triés par sujet de conversation.
Pour afficher tous les messages ayant un sujet de conversation spécifique, cliquez sur le signe
plus à côté du groupe de messages.
Non lu par sujet de conversation Regroupe et n'affiche que les messages non lus par sujet
de conversation.
Envoyé à Affiche tous les messages dans la boîte de réception, triés en fonction de la
personne ou du groupe auquel ils ont été envoyés.
A propos des recherches par saisie de données au clavier
Vous pouvez appliquer une méthode de recherche progressive qui permet de rechercher un
message, un contact ou une tâche en tapant des données sur le clavier. Pour rechercher un message
particulier dans votre boîte de réception, sélectionnez la colonne dans laquelle vous voulez
effectuer cette recherche, puis commencez à taper les mots que vous recherchez. Outlook Web
Access met en évidence le message qui correspond le mieux aux mots que vous avez tapés. S'il ne
trouve pas de correspondance exacte, il met en évidence le message contenant la correspondance
la plus proche.
Important Vous ne pouvez utiliser ce type de recherche que dans les colonnes contenant des
informations relatives à l'utilisateur, notamment l'objet, l'expéditeur ou le destinataire. (Vous ne
pouvez pas y faire appel pour retrouver des messages d'une taille spécifique ou ayant une date de
réception particulière bien qu'il soit possible de trier un groupe de messages en fonction de leur
taille ou de leur date de réception.) Vous pouvez également utiliser la méthode de recherche par
saisie de données au clavier uniquement dans les affichages des éléments comme Messages ou
Messages non lus. Vous ne pouvez pas rechercher un message dans un affichage de groupe
comme Par expéditeur, Par objet ou Par sujet de conversation.
30
2.3 Création de messages
2.3.1 Créer un message
Vous créez des messages dans le formulaire Nouveau message. Il s'agit du même formulaire que
celui fourni par Microsoft Office Outlook Web Access pour répondre à et transférer des messages.
Lorsque vous répondez à des messages, les informations d'en-tête (À, De et Objet) sont déjà
remplies.
Pour créer un message
•
Dans la barre d'outils de la boîte de réception, cliquez sur Nouveau
touches CTRL+N.
ou appuyez sur les
Conseil Vous pouvez également créer un message directement à partir de votre carnet d'adresses.
Pour cela, dans la barre d'outils, cliquez sur Carnet d'adresses , puis utilisez la boîte de
dialogue Recherche de noms pour rechercher la personne ou la liste de distribution à laquelle
vous voulez envoyer un message. (Notez que vous ne pouvez pas utiliser cette boîte de dialogue
pour rechercher des listes de distribution dans votre dossier Contacts.) Sélectionnez le nom de la
personne dans la liste, puis cliquez sur Ajouter le destinataire à...Nouveau message.
La police par défaut utilisée dans le formulaire de création de message est Verdana 10 points.
Pour changer la police d'un message
2. Sous Options de messagerie, cliquez sur Police.
3. Dans la boîte de dialogue Police, sélectionnez une police, ainsi qu'un style et une taille, puis
cliquez sur OK.
2.3.2 Crypter un message et lui assigner une signature
numérique
Pour garantir que seuls les destinataires spécifiés lisent le message, vous pouvez crypter son
contenu, ainsi que les fichiers que vous joignez. Vous pouvez également ajouter une signature
numérique au message pour éviter qu'il soit falsifié pendant son transfert. Cette signature constitue
une garantie pour le destinataire que vous êtes bien l'expéditeur du message et qu'il ne provient
pas d'un imposteur.
Important Pour utiliser l'une de ces fonctions de sécurité, vous devez télécharger et installer un
contrôle Microsoft S/MIME, qui permet de faire appel à un protocole de cryptage de message
appelé S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extension) pour mieux sécuriser vos
messages électroniques. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Apposer une
signature numérique à un message et Crypter un message.
1. Pour apposer une signature numérique à un message, cliquez sur Ajouter une signature
numérique au message dans la barre d'outils.
2. Pour crypter le message, cliquez sur Crypter le contenu des messages et des pièces jointes
31
Créer et adresser un message
1. Dans les zones À et Cc, tapez les noms ou les alias de messagerie des destinataires du message
en les séparant par un point-virgule (;).
Conseils Vous pouvez également adresser le message en cliquant sur À ou Cc. La boîte de
dialogue Recherche de noms s'ouvre pour que vous puissiez rechercher une personne dans la liste
de toutes les adresses de votre organisation ou dans celle de vos contacts. Lorsque vous avez
localisé la personne voulue dans cette boîte de dialogue, ajoutez son nom dans votre message en le
sélectionnant et en cliquant sur À, Cc ou Cci à côté de Ajouter le destinataire à.
Pour ajouter un nom vérifié aux zones d'adresses de votre dossier Contacts, cliquez avec le bouton
droit sur ce nom et sélectionnez Ajouter aux Contacts.
Pour supprimer un nom des zones d'adresses, cliquez avec le bouton droit sur ce nom et
sélectionnez Supprimer ou sélectionnez le nom et appuyez sur la touche SUPPR.
2. Pour ajouter des destinataires en copie conforme invisible (Cci), tapez leurs noms dans la zone
Cci ou cliquez sur Cci pour ouvrir la boîte de dialogue Recherche de noms. Les destinataires
en copie conforme invisible reçoivent une copie du message ; toutefois, leurs noms
n'apparaissent pas dans la liste des destinataires et ils ne peuvent pas voir le nom des autres
destinataires en copie conforme invisible.
3. Dans la zone Objet, tapez une courte ligne d'objet.
4. Tapez votre message dans le corps du message.
Conseil Utilisez la barre d'outils de mise en forme pour changer la taille, la police et la couleur
de votre texte.
2.3.3 Vérifier les noms
Microsoft Office Outlook Web Access peut faire correspondre des noms partiellement tapés dans
les zones des destinataires avec leurs alias de messagerie appropriés, mais uniquement si le nom
partiel est unique. Par exemple, si la liste d'adresses contient les alias pascal et pascale et que
vous avez tapé pascal, le nom pascal ne constitue pas une correspondance exacte et n'est donc pas
reconnu parce qu'aussi bien pascal que pascale peuvent correspondre à pascal. Le nom pascal est
également affiché en rouge pour indiquer qu'il n'est pas unique.
Si vous essayez d'envoyer un message à un ou à plusieurs destinataires dont les noms ne
correspondent pas à des alias de messagerie, la boîte de dialogue Vérifier les noms apparaît. Vous
pouvez supprimer les noms non vérifiés de la liste des destinataires ou sélectionner un nom
similaire que Microsoft Outlook Web Access a trouvé dans le carnet d'adresses.
1. Dans la barre d'outils, cliquez sur Vérifier les noms . Les noms non vérifiés apparaissent en
rouge.
2. Pour supprimer un nom non vérifié, dans la boîte de dialogue Vérifier les noms, sélectionnez
Supprimer ce destinataire de la liste, puis cliquez sur OK.
3. Pour obtenir des informations supplémentaires sur l'un des noms similaires figurant dans la
liste Remplacer par, notamment l'adresse postale ou le numéro de téléphone correspondant,
sélectionnez ce nom, puis cliquez sur Propriétés.
4. Pour remplacer le nom non vérifié par l'un des noms figurant dans la liste Remplacer par,
sélectionnez ce nom et cliquez sur OK.
32
Conseil Cent noms au maximum sont renvoyés. Si vous ne trouvez pas celui qui vous intéresse,
précisez celui que vous avez tapé à l'origine.
2.3.4 Mettre en forme des messages
Utilisez la barre d'outils de mise en forme pour mettre en forme vos messages électroniques.
Les commandes suivantes permettent de changer l'apparence du texte ou la disposition de votre
message.
Option
Description
Affiche la liste des styles de message disponibles. Le style par défaut est Normal.
Affiche la liste des styles de police que vous pouvez appliquer au texte.
Affiche la liste des tailles de police disponibles.
Affiche la liste des couleurs de texte disponibles.
G I S
Met le texte sélectionné en gras ou en italique, ou le souligne.
Aligne le texte.
Crée une liste à puces.
Crée une liste numérotée.
Augmente ou diminue la mise en retrait du texte.
Définit le sens du texte (de gauche à droite ou de droite à gauche) dans des
paragraphes individuels. Cette option requiert Microsoft Internet Explorer version
6 ou ultérieure.
Pour changer la police par défaut utilisée dans tous vos messages,
2. Sous Options de messagerie, cliquez sur Police....
cliquez sur OK.
2.3.5 Définir l'importance d'un message
Outlook Web Access permet d'assigner une importance haute, faible ou normale aux messages
que vous envoyez ou que vous publiez, y compris les nouveaux messages, les réponses et les
transferts de messages. Par défaut, les messages ont une importance normale.
•
Pour définir un niveau d'importance, dans le formulaire de création de message ou de
publication, cliquez sur Importance : Haute ou Importance : Basse dans la barre
d'outils.
Remarque Vous pouvez également assigner une importance à un message dans Options, sous
Options de message. Reportez-vous à la rubrique Définir des options de message.
33
2.3.6 Ajouter une signature
Pour ajouter une signature personnalisée à chaque message que vous envoyez
2. Sous Options de messagerie, cliquez sur Modifier la signature.
3. Dans la fenêtre Signature, tapez la signature que vous voulez utiliser et mettez-la en forme,
puis cliquez sur Enregistrer et fermer.
4. Activez la case à cocher Insérer automatiquement ma signature dans les messages
sortants, puis cliquez sur Enregistrer et fermer.
2.3.7 Définir des options de message
En cliquant sur Options dans la barre d'outils Message, vous pouvez ajouter des fonctionnalités
Outlook Web Access à des messages. Les fonctionnalités suivantes peuvent être ajoutées aux
nouveaux messages, aux réponses et aux transferts :
•
•
•
•
Importance Assigne une importance faible, normale ou haute au message. Par défaut, les
messages ont une importance normale.
Critère de diffusion Définit le critère de diffusion (Normal, Personnel, Privé ou
Confidentiel). Le paramètre par défaut est Normal.
Accusés de réception Permet de demander un accusé de réception ou une confirmation de
lecture de votre message. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Demander un
accusé de réception.
Signatures numériques et cryptage Permet de crypter un message ou de lui apposer une
signature numérique.
Remarque Ces options ne sont disponibles que si le contrôle S/MIME est installé. Pour plus
d'informations, reportez-vous à la rubrique Définir la sécurité de votre messagerie électronique.
2.3.8 Enregistrer un message
Vous pouvez enregistrer un message que vous voulez envoyer ou terminer ultérieurement. Ceci
s'applique aux nouveaux messages, ainsi qu'à ceux que vous transférez. Par défaut, les messages
enregistrés sont stockés dans le dossier Brouillons.
Pour enregistrer un message,
1. Ouvrez-le.
2. Dans la barre d'outils, cliquez sur Enregistrer.
Conseil Pour rappeler un message enregistré, double-cliquez dessus dans le dossier Brouillons.
34
2.3.9 A propos des accusés de réception des messages
Microsoft Office Outlook Web Access vous permet de confirmer la réception d'un message que
vous avez envoyé. C'est notamment le cas pour de nouveaux messages, lorsque vous répondez au
message d'une autre personne ou bien que vous le transférez.
Lorsque vous demandez un accusé de réception, vous recevez une notification dans votre boîte de
réception lorsque le message arrive à destination ou lorsqu'il est ouvert par le destinataire.
Lorsque vous avez envoyé un message contenant une demande d’accusé de réception, vous
recevez l’une des réponses suivantes, voire les deux, selon vos sélections :
Remis : <objet>, où <objet> est l’objet du message que vous avez envoyé. Pour voir la date et
l’heure auxquelles le destinataire a reçu le message, double-cliquez sur l’accusé de réception.
Lu : <objet>, où <objet> est l’objet du message que vous avez envoyé. Pour voir la date et
l’heure auxquelles le destinataire a ouvert le message, double-cliquez sur l’accusé de réception.
Demander un accusé de réception
Lorsque vous demandez un accusé de réception, vous recevez une notification dans votre boîte de
réception qui confirme que le message que vous avez envoyé est arrivé à destination. Vous
pouvez, en outre, demander qu'une notification vous soit également envoyée lorsque le
destinataire ouvre le message.
1. Lorsque vous créez un message, dans la barre d'outils, cliquez sur Options.
2. Pour recevoir une notification lorsque votre message est ouvert par le destinataire, dans la
boîte de dialogue Options de message, activez la case à cocher Demander une confirmation
de lecture pour ce message.
3. Pour recevoir une notification lorsque votre message est reçu, activez la case à cocher
Demander un accusé de réception pour ce message.
2.3.10 Envoyer un message
•
Lorsque vous avez fini de créer un message, cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.
2.4. Pièces jointes
2.4.1 Joindre un fichier à un message
Vous pouvez joindre n'importe quel type de fichier accessible à partir de votre ordinateur ou via
un réseau à un message électronique.
Conseil Si le contrôle S/MIME est installé sur votre ordinateur, vous pouvez ajouter une pièce
jointe en la faisant glisser et en la déplaçant dans le corps du message.
35
1. Lorsque vous créez un élément, cliquez sur Insérer un fichier
Si le contrôle S/MIME n'est pas installé sur votre ordinateur, passez aux étapes 2 et 3.
Remarque L'ajout d'une pièce jointe se fait différemment selon si le contrôle S/MIME est
installé sur votre ordinateur. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, localisez le fichier en utilisant
les boutons de navigation et les icônes disponibles (par exemple, Mes documents), puis
cliquez sur Ouvrir.
2. Dans la boîte de dialogue Pièces jointes, tapez le chemin d'accès au fichier voulu sous
Choisissez un fichier à joindre ou cliquez sur Parcourir pour le localiser.
3. Cliquez sur Joindre. Le fichier apparaît sous Fichiers joints. Répétez les étapes 1 à 3 pour
joindre d'autres fichiers. Les fichiers sélectionnés apparaissent dans l'en-tête à côté de Pièces
jointes.
2.4.2 Supprimer une pièce jointe
Remarque Si le contrôle S/MIME est installé sur votre ordinateur, cliquez avec le bouton droit
sur le nom du fichier, puis sélectionnez Supprimer. Sinon, suivez les étapes ci-après :
1. Lorsque vous créez un élément, cliquez sur Insérer un fichier dans la barre d'outils.
2. Sous Fichiers joints, activez les cases à cocher affichées à côté des fichiers que vous voulez
supprimer.
3. Cliquez sur Supprimer.
Conseil Lorsque vous répondez à un message, les pièces jointes ne sont pas copiées. L'icône d'un
espace réservé est affiché à la place du fichier. Pour copier les pièces jointes, transférez le
message au lieu d'y répondre.
IMPORTANT Avant de modifier des pièces jointes, vous devez les télécharger sur votre
ordinateur. Pour obtenir de l'aide sur le téléchargement de fichiers, reportez-vous à la
documentation de votre navigateur Web.
2.4.3 Lire une pièce jointe
Lorsqu'un message contient une pièce jointe, Microsoft Office Outlook Web Access affiche
l'icône d'une agrafe à côté du message dans la liste des dossiers.
Lorsque vous ouvrez le message, le nom du fichier joint apparaît dans les informations d'en-tête
du message. Certaines pièces jointes, notamment les fichiers .txt et .gif, sont ouvertes directement
par le navigateur Web.
Avertissement N'ouvrez une pièce jointe que si vous êtes sûr de son contenu et que vous
connaissez la personne qui vous l'a envoyée. C'est, en effet, par les pièces jointes que les virus
sont le plus souvent diffusés. C'est pourquoi, Outlook Web Access peut vous demander
d'enregistrer la pièce jointe sur le disque dur de votre ordinateur avant de l'ouvrir, notamment
lorsqu'elle porte l'extension .mht, .xml ou .js. Pour obtenir la liste complète des extensions de
fichiers potentiellement dangereuses que Microsoft Outlook Web Access est susceptible de filtrer,
contactez l'administrateur de votre serveur.
36
Pour visualiser une pièce jointe
•
Double-cliquez sur son nom dans les informations d'en-tête du message. La pièce jointe est
ouverte dans une nouvelle fenêtre du navigateur.
IMPORTANT Avant de modifier des pièces jointes, vous devez les télécharger sur votre
ordinateur. Pour obtenir de l'aide sur le téléchargement de fichiers, reportez-vous à la
documentation de votre navigateur Web.
2.4.4 Envoyer une pièce jointe modifiée
Dans Outlook Web Access, vous pouvez modifier un fichier téléchargé avant de le transférer, de
le publier ou de le retourner à l'expéditeur.
1. Sélectionnez le message avec la pièce jointe d'origine, puis cliquez sur Transférer dans la
barre d'outils principale.
2. Dans la barre d'outils du formulaire du message, cliquez sur Insérer un fichier .
3. Pour sélectionner la pièce jointe d'origine, sous Fichiers joints, activez la case à cocher
affichée à côté du nom du fichier, puis cliquez sur Supprimer.
4. Pour joindre la version révisée de la pièce d'origine, cliquez sur Parcourir, puis dans l'écran
de sélection de fichier, sélectionnez la pièce jointe que vous avez modifiée.
5. Cliquez sur Ouvrir.
6. Dans la boîte de dialogue Pièce jointe, cliquez sur Joindre, puis sur Fermer.
Le nom du fichier joint apparaît dans l'en-tête du message sous Pièces jointes.
7. Cliquez sur Envoyer.
3. CALENDRIER
3.1 A propos du calendrier
Le calendrier Microsoft Office Outlook Web Access permet de créer des rendez-vous et d'en faire le
suivi. Vous pouvez organiser et planifier des réunions avec des collaborateurs, puis mettre à jour ou
modifier les informations (heure, lieu ou participants) en fonction des besoins. Lorsque vous utilisez le
calendrier pour faire le suivi de vos rendez-vous et réunions, vos collaborateurs peuvent contrôler votre
disponibilité afin de dresser leur propre agenda.
Vous pouvez définir tous les rendez-vous et réunions comme périodiques (à savoir qui ont lieu
régulièrement). Ainsi, vous pouvez planifier une réunion périodique qui a lieu tous les mercredis à 14
heures.
Pour ouvrir votre calendrier, cliquez sur Calendrier dans le volet de navigation.
37
Afficher votre agenda
Vous pouvez personnaliser votre calendrier en cliquant sur l'un des boutons suivants dans la barre d'outils
du Calendrier. Ces boutons déterminent combien vous pouvez afficher de jours à la fois. Pour afficher
un autre jour, sélectionnez une date dans l'affichage mensuel, à droite du calendrier.
Affichage
Description
Quotidien
Affiche tous vos rendez-vous et réunions de la journée. Il s'agit de l'affichage par défaut
du calendrier.
Hebdomadaire Affiche tous vos rendez-vous et réunions de la semaine en cours.
Mensuel
Affiche tous vos rendez-vous et réunions du mois en cours.
Outre l'affichage quotidien, hebdomadaire et mensuel, vous pouvez visualiser jusqu'à sept jours de votre
choix dans une fenêtre.
Pour visualiser des dates spécifiques dans un affichage
1. Dans l'affichage quotidien, localisez le premier jour voulu dans le sélecteur de date, puis cliquez
dessus.
2. Appuyez sur la touche CTRL, puis cliquez sur six autres jours au maximum dans un mois ou une
année.
Lorsque le calendrier est affiché, double-cliquez sur une réunion ou un rendez-vous pour l'ouvrir. Après
avoir ouvert un élément, vous pouvez en afficher le détail ou le modifier. Si vous double-cliquez sur un
élément périodique comme une réunion hebdomadaire, Outlook Web Access vous demande si vous
voulez afficher uniquement cette occurrence de l'élément (la réunion pour le jour sélectionné uniquement)
ou la série d'occurrences (à savoir, chaque réunion). Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique
Définir des éléments périodiques.
Vous pouvez imprimer votre agenda quotidien, hebdomadaire ou mensuel en cliquant sur Imprimer
dans la barre d'outils du Calendrier. Outlook Web Access vous avertit si vous devez installer une
imprimante sur votre ordinateur.
Conseil Avant d'imprimer votre calendrier, activez la case à cocher Imprimer les couleurs et les images
d'arrière-plan dans l'onglet Avancé de la boîte de dialogue Options Internet de Microsoft Internet
Explorer. Vous obtiendrez ainsi la meilleure qualité d'impression.
38
3.2. Eléments du calendrier
3.2.1 Créer un rendez-vous
Contrairement aux réunions qui impliquent d'autres personnes, les rendez-vous sont des
engagements que vous êtes seul à devoir honorer. Vous pouvez ainsi planifier d'aller chercher les
enfants à l'école, de vous réserver du temps pour travailler sur un projet ou encore de vous rendre
chez un physicien. Lorsque vous créez un rendez-vous dans votre calendrier, vous pouvez définir
de quelle façon vous voulez que la durée qui lui est réservée apparaisse (occupé ou absent du
bureau) lorsque d'autres personnes affichent votre agenda.
Pour créer un rendez-vous
1. Dans la barre d'outils du calendrier, cliquez sur Nouveau.
Conseil Vous pouvez également créer un rendez-vous en double-cliquant sur une tranche
horaire dans l'affichage quotidien du calendrier ou dans la barre de dates dans les affichages
hebdomadaire ou mensuel.
2.
3.
4.
5.
Dans la zone Objet, tapez une courte description du rendez-vous.
Dans la zone Emplacement, indiquez à quel endroit le rendez-vous va avoir lieu.
Dans les listes Début et Fin, sélectionnez les dates et heures appropriées.
Dans la liste Disponibilité, indiquez de quelle façon vous voulez que votre agenda apparaisse
pour la durée du rendez-vous. Les autres utilisateurs voient votre sélection (Occupé(e),
Provisoire, Libre ou Absent(e) du bureau) lorsqu'ils affichent votre agenda.
6. Pour que le programme vous rappelle ce rendez-vous, activez la case à cocher Rappel.
7. Dans le corps du message, tapez des informations supplémentaires comme la liste des
documents que vous devez amener à la réunion.
Le tableau suivant répertorie les options supplémentaires qui sont disponibles dans la barre
d'outils lorsque vous créez un rendez-vous.
Bouton
Description
Joint un document ou d'autres informations pertinentes au rendez-vous. Pour plus
d'informations, reportez-vous à la rubrique Joindre un fichier à un rendez-vous.
Assigne une importance haute au rendez-vous.
Assigne une importance faible au rendez-vous.
Définit un intervalle de périodicité pour le rendez-vous. Pour plus d'informations,
reportez-vous à la rubrique Définir des éléments périodiques.
Invite d'autres personnes à un rendez-vous. Ceci transforme le rendez-vous en une
demande de réunion.
39
3.2.2 Modifier un rendez-vous
1. Pour ouvrir un rendez-vous, cliquez dessus dans le calendrier.
Remarque Si vous voulez modifier l'intervalle de périodicité d'un rendez-vous, lorsque vous
y êtes invité, sélectionnez Ouvrir la série. Si vous sélectionnez Ouvrir cette occurrence,
vous ne pouvez pas modifier l'intervalle de périodicité.
2. Pour modifier l’objet ou l’emplacement du rendez-vous, tapez le nouveau texte dans les zones
appropriées.
3. Pour modifier la date et l'heure du rendez-vous, dans les listes Début et Fin, modifiez les
heures de début et de fin des nouvelles entrées.
Conseil Vous pouvez également faire glisser et déplacer des éléments du calendrier d'une
tranche horaire vers une autre (au sein d'une même journée). Pour changer l'heure d'un rendezvous ou d'une réunion, faites-le glisser vers l'heure souhaitée.
Répondre à une demande de réunion
1. Pour ouvrir la demande de réunion, cliquez dessus dans la boîte de réception.
Conseils Pour ajouter l'expéditeur ou l'un des participants obligatoires ou facultatifs au
dossier Contacts, cliquez avec le bouton droit sur son nom, puis sélectionnez Ajouter aux
Contacts.
Pour obtenir des informations supplémentaires sur l'expéditeur ou l'un des participants, comme
son adresse postale ou son numéro de téléphone, double-cliquez sur son nom.
Si la demande de réunion est affichée dans le volet de lecture, vous pouvez afficher des
informations sur l'expéditeur ou un participant en double-cliquant sur le nom de la personne
dans l'aperçu du message.
2. Cliquez sur l'un des boutons suivants :
Bouton
Description
Accepte la réunion et l'ajoute au calendrier. Les personnes qui consultent votre
agenda savent ainsi que vous êtes pris pour toute la durée de la réunion.
Accepte la réunion, mais indique que vous risquez de ne pas pouvoir y
participer. La réunion est également ajoutée à votre calendrier. Toutefois, les
personnes qui consultent votre agenda peuvent voir que vous ne vous êtes que
partiellement engagé à assister à cette réunion.
Refuse la réunion. Aucun élément n'est ajouté à votre calendrier.
3. Conseil Pour vérifier votre emploi du temps de la journée avant d'accepter la réunion, cliquez
sur Calendrier dans la barre d'outils.
4. Une fenêtre de message adressée à l'expéditeur de la demande de réunion apparaît. Pour
ajouter d'autres destinataires à la réponse, tapez leurs noms dans les zones À et Cc.
40
5. Si vous souhaitez envoyer un message avec votre réponse, tapez-le dans la zone de texte. Par
exemple, vous pouvez indiquer la raison pour laquelle vous ne pouvez pas assister à la
réunion.
6. Cliquez sur Envoyer ou Ne pas envoyer de réponse.
3.2.3 Répondre à une demande de réunion par un message
Vous pouvez répondre à une demande de réunion sans accepter l'invitation.
1. Pour n'envoyer un message qu'à l'organisateur de la réunion, cliquez sur Répondre
demande de réunion.
2. Pour envoyer un message à tous les invités, cliquez sur Répondre à tous
dans la
.
3. Tapez votre réponse dans le corps du message, puis cliquez sur Envoyer.
3.2.4 Transférer une demande de réunion
Vous pouvez transférer une demande de réunion à une personne qui devrait y participer, mais qui
n'a pas reçu l'invitation d'origine.
1. Dans la demande de réunion, cliquez sur Transférer .
2. Dans la zone À, tapez le nom ou l'alias du destinataire, puis cliquez sur Vérifier les noms
pour vérifier ce nom. Si vous ne connaissez pas le nom du destinataire, cliquez sur À pour le
rechercher dans le carnet d'adresses de votre organisation ou dans le dossier Contacts.
3.2.5 Joindre un fichier à un rendez-vous
Vous pouvez joindre des fichiers, notamment un document Microsoft Word ou d'autres
informations pertinentes, à un rendez-vous. Ainsi, vous pouvez envoyer des fichiers avec une
invitation à une réunion ou ajouter des informations à un rendez-vous personnel.
1. Dans la barre d'outils du rendez-vous, cliquez sur Insérer un fichier .
Choisissez un fichier à joindre ou cliquez sur Parcourir pour localiser le fichier.
3. Cliquez sur Joindre ; le fichier apparaît sous Fichiers joints. Répétez les étapes 1 et 2 pour
joindre d'autres fichiers.
4. Pour retourner au rendez-vous, cliquez sur Fermer. Les fichiers que vous avez joints
s'affichent à côté de Pièces jointes.
3.3 Planification de réunions
3.3.1 Planifier des réunions
Vous pouvez planifier des réunions dans Microsoft Office Outlook Web Access en envoyant des
demandes de réunion. Ces demandes sont, en fait, des rendez-vous auxquels d'autres personnes
sont invitées.
Ces personnes peuvent également vous inviter à leurs réunions, auquel cas vous recevez un
formulaire de demande de réunion par lequel vous pouvez accepter ou décliner leurs invitations.
41
La barre d'outils du formulaire de demande de réunion fournit les options suivantes :
Bouton
Description
Joint un document ou d'autres informations pertinentes au rendez-vous.
Assigne une importance haute au rendez-vous.
Assigne une importance faible au rendez-vous.
Transfère une demande de réunion à des personnes que vous n'aviez pas invitées à
l'origine.
Définit un intervalle de périodicité pour le rendez-vous.
Invite d'autres personnes à un rendez-vous, ce qui transforme le rendez-vous en
demande de réunion effective.
Vérifie l'alias de messagerie que vous avez tapé dans la zone de texte Obligatoire ou
Facultatif. Si Outlook Web Access ne reconnaît pas un destinataire, la boîte de
dialogue Vérifier les noms s'ouvre.
Empêche l'envoi d'une invitation à une réunion. Vous pouvez toujours utiliser le
formulaire pour créer un rendez-vous pour vous-même.
Envoyer une demande de réunion
1. Dans la barre d'outils du calendrier, cliquez sur Nouveau.
2. Dans la barre d'outils Rendez-vous, cliquez sur Inviter des participants.
3. Dans les zones de texte Obligatoire et Facultatif, tapez les noms des personnes auxquelles
vous souhaitez adresser cette demande de réunion. Si besoin est, remplissez la zone
Ressources pour spécifier la salle de conférence ou un équipement que vous aimeriez utiliser
pendant la réunion, par exemple un projecteur.
Conseil Vous pouvez également ajouter des noms ou des listes de distribution à la demande de
réunion en cliquant sur Obligatoire ou Facultatif. La boîte de dialogue Recherche de noms
s'ouvre pour que vous puissiez rechercher une personne dans la liste de toutes les adresses de votre
organisation ou dans celle de vos contacts. (Toutefois, vous ne pouvez pas l'utiliser pour
rechercher des listes de distribution dans votre dossier Contacts.) Vous pouvez également cliquer
sur Ressources pour rechercher des ressources dans votre organisation. Après avoir localisé une
personne dans la boîte de dialogue Recherche de noms, ajoutez son nom à la demande de réunion
en le sélectionnant et en cliquant sur Obligatoire ou Facultatif à côté de Ajouter le destinataire
à.
Pour ajouter un nom vérifié dans les zones d'adresses de votre dossier Contacts, cliquez avec le
bouton droit sur ce nom et sélectionnez Ajouter aux Contacts.
Pour supprimer un nom des zones d'adresses, cliquez avec le bouton droit sur ce nom et
sélectionnez Supprimer ou sélectionnez le nom et appuyez sur la touche SUPPR.
4. Pour contrôler l'agenda des participants potentiels à la réunion, cliquez sur Disponibilité dans
la barre d'outils. Ainsi, vous êtes sûr de choisir une heure à laquelle tout le monde est
disponible pour assister à la réunion. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique
Vérifier la disponibilité des participants.
42
5. Dans l'onglet Rendez-vous, la case à cocher Demander une réponse est activée par défaut. Si
vous ne voulez pas que les destinataires de la demande de réunion vous envoient une réponse,
désactivez cette case à cocher.
6. Dans la zone de texte Objet, tapez l'objet de la réunion.
7. Dans la zone de texte Emplacement, indiquez à quel endroit la réunion doit avoir lieu.
8. Dans les listes Début et Fin, sélectionnez les dates et heures appropriées. Si cette réunion doit
avoir lieu régulièrement, cliquez sur Périodicité dans la barre d'outils. Pour plus
d'informations, reportez-vous à la rubrique Créer un élément périodique.
9. Dans la liste Disponibilité, indiquez de quelle façon vous voulez que votre agenda apparaisse
pour la durée de la réunion. Les autres utilisateurs voient votre sélection (Occupé(e),
Provisoire, Libre ou Absent(e) du bureau) lorsqu'ils affichent votre agenda.
10. Activez la case à cocher Rappel pour recevoir un rappel avant la réunion. Un rappel est
également envoyé à tous les destinataires de la demande de réunion (à condition que la
fonction de rappel soit activée dans leurs calendriers).
11. Tapez le message que vous voulez envoyer avec la demande de réunion dans la zone de texte
du message, puis cliquez sur Envoyer. Une demande de réunion est envoyée à chaque
participant potentiel et la nouvelle réunion s’ajoute à votre agenda. Chaque personne recevant
votre demande de réunion peut l’accepter, la décliner ou l'accepter sous réserve.
3.3.2 Vérifier la disponibilité des participants
Lorsque vous planifiez une réunion, vous pouvez contrôler l'agenda des participants obligatoires
et facultatifs afin de déterminer une heure optimale pour tous pour organiser la réunion.
1. Dans l'onglet Rendez-vous du formulaire de demande de réunion, tapez les noms des
personnes que vous voulez inviter à la réunion dans les zones Obligatoire ou Facultatif, puis
cliquez sur l'onglet Disponibilité.
Remarque Le diagramme des disponibilités affiche automatiquement l'agenda de tous les
participants le jour de la réunion, l'heure de celle-ci étant mise en évidence. Une barre bleue
affichée à côté d'un nom, signifie que la personne est occupée.
2. Pour changer la date de la réunion, cliquez dans la zone Début ou Fin, puis choisissez une
nouvelle date.
3. Pour décaler l'heure de la réunion, cliquez au centre de la barre en surbrillance représentant
l'heure de la réunion, puis faites glisser celle-ci vers une autre heure.
4. Pour ne changer que l'heure de début de la réunion, cliquez sur la ligne verte représentant cette
heure et faites-la glisser vers la gauche (pour qu'elle commence plus tôt) ou vers la droite
(pour qu'elle commence plus tard).
5. Pour ne changer que l'heure de fin de la réunion, cliquez sur la ligne rouge représentant cette
heure et faites-la glisser vers la gauche (pour raccourcir la réunion) ou vers la droite (pour la
prolonger).
6. Lorsque vous avez fini de vérifier la disponibilité des participants à la réunion, cliquez dans
l'onglet Rendez-vous pour finir de remplir la demande de réunion.
43
3.3.3 Planifier à nouveau une réunion
1. Dans le calendrier, double-cliquez sur la réunion que vous voulez planifier à nouveau.
2. Dans le formulaire de demande de réunion, apportez les changements nécessaires dans les
zones Obligatoire, Facultatif, Emplacement, Début et Fin.
3. En cas de conflit dans les agendas d'un ou de plusieurs participants, cliquez sur Disponibilité
pour afficher l'agenda de chaque participant. Vous pourrez ainsi fixer une heure plus
appropriée pour la réunion.
4. Dans la barre d'outils, cliquez sur Envoyer une mise à jour.
Remarque Si vous annulez une réunion, Outlook Web Access vous demande si vous voulez le
signaler aux participants en leur envoyant une notification d'annulation.
3.3.4 Transférer une demande de réunion
1. Dans le calendrier, double-cliquez sur la réunion.
2. Dans le formulaire de demande de réunion, cliquez sur Transférer
.
3. Dans la zone À, tapez le nom ou l'alias du destinataire, puis cliquez sur Vérifier les noms
pour vérifier ce nom. Si vous ne connaissez pas le nom du destinataire, cliquez sur À pour le
rechercher dans le carnet d'adresses de votre organisation ou dans le dossier Contacts.
3.3.5 Annuler une réunion
1. Dans le Calendrier, ouvrez la réunion que vous avez organisée.
2. Dans la barre d'outils, cliquez sur Supprimer
.
3. Dans la boîte de dialogue Alerte, cliquez sur Oui pour envoyer une notification d'annulation
aux personnes que vous aviez invitées à la réunion.
Conseil Si vous souhaitez joindre un message à la notification d'annulation, notamment pour
en expliquer le motif, tapez-le dans le corps du formulaire d'annulation.
3.4 Utilisation d’éléments périodiques
3.4.1 Créer un élément périodique
De nombreux rendez-vous, événements et réunions se produisent régulièrement sur une certaine
durée. Au lieu de créer des éléments du calendrier pour chaque occurrence de ces événements,
vous pouvez les définir comme périodiques. Microsoft Office Outlook Web Access planifie
automatiquement l'élément chaque fois qu'il doit se produire.
Vous pouvez planifier à nouveau des rendez-vous et des réunions périodiques et définir un
élément du calendrier comme périodique. Toutefois, vous ne pouvez rendre des demandes de
réunion périodiques que si vous les avez créées.
44
1. Créez une demande de rendez-vous ou de réunion ou ouvrez un élément figurant actuellement
sur votre agenda.
2. Dans la barre d'outils, cliquez sur Périodicité .
3. Dans la boîte de dialogue Périodicité, sous Heure du rendez-vous, utilisez les menus Début
et Fin pour sélectionner le début et la fin de l'élément périodique.
4. Sous Périodicité, choisissez combien de fois le rendez-vous ou la réunion doit avoir lieu.
5. Sous Plage de périodicité, indiquez le début et la fin de la périodicité.
3.4.2 Changer ou supprimer une périodicité
Vous pouvez changer l'intervalle de périodicité d'un rendez-vous ou d'une réunion afin de
modifier votre agenda ou ceux d'un ou de plusieurs participants à la réunion. Vous pouvez
également transformer un élément périodique en une seule occurrence en supprimant son critère
de périodicité.
Pour modifier l'intervalle de périodicité d'un rendez-vous ou d'une réunion
1. Dans le Calendrier, double-cliquez sur le rendez-vous ou la réunion pour l'ouvrir. Lorsque
Microsoft Outlook Web Access vous y invite, sélectionnez Ouvrir la série, puis cliquez sur
OK.
2. Dans la barre d'outils du rendez-vous ou de la réunion, cliquez sur Périodicité .
3. Dans l'écran Périodicité, modifiez le critère de périodicité en conséquence.
Pour supprimer le critère de périodicité d'un rendez-vous ou d'une réunion
1. Dans le Calendrier, double-cliquez sur le rendez-vous ou la réunion pour l'ouvrir. Lorsque
Outlook Web Access vous y invite, sélectionnez Ouvrir la série, puis cliquez sur OK.
2. Dans la barre d'outils, cliquez sur Périodicité .
3. Dans la boîte de dialogue Périodicité, cliquez sur Supprimer la périodicité.
3.4.3 A propos des rappels du calendrier
Dans Microsoft Office Outlook Web Access, vous pouvez définir des rappels pour vos rendezvous et vos réunions. Vous pouvez ensuite déterminer combien de temps avant le rendez-vous ou
la réunion vous voulez que le message de rappel s'affiche.
Remarques Pour pouvoir utiliser des rappels du calendrier, la case à cocher Activer les rappels
pour les éléments du calendrier doit être activée dans la page Options. Une fois les rappels
activés, vous pouvez les accompagner d'un signal sonore.
Les rappels du calendrier ne peuvent être utilisés que pour des rendez-vous et des réunions stockés
dans le dossier Calendrier.
Vous pouvez également définir des rappels pour des tâches. Pour plus d'informations, reportezvous à la rubrique À propos des rappels de tâches.
45
Définir des rappels
Après avoir activé des rappels du calendrier, vous pouvez les activer lorsque vous créez un
rendez-vous ou que vous planifiez une réunion.
1. Lorsque vous créez un élément du calendrier, activez la case à cocher Rappel dans le
formulaire de création de rendez-vous ou de réunion.
2. Par défaut, l'intervalle de rappel est fixé à 15 minutes. Pour le changer, sélectionnez une autre
durée dans la liste.
Conseil Pour afficher vos rappels à tout moment, dans la barre d'outils du Calendrier, cliquez sur
Afficher les rappels .
Faire disparaître ou répéter des rappels
Lorsque la boîte de dialogue Rappel s'ouvre, elle contient tous les éléments et tâches du calendrier
pour lesquels les rappels n'ont pas été supprimés. Le champ Objet contient le nom de l'élément et
le champ Échéance dans indique dans combien de temps l'élément va démarrer ou arrive à
échéance. Si l'heure planifiée d'une réunion ou d'un rendez-vous ou la date d'échéance d'une tâche
est dépassée, le rappel indique la durée du dépassement.
La suppression d'un rappel ferme celui-ci et met fin à tous les rappels à venir pour l'élément
sélectionné.
Pour faire disparaître un rappel
•
Dans le rappel, sélectionnez un ou plusieurs éléments, puis cliquez sur Faire disparaître.
Pour faire disparaître tous les éléments, cliquez sur Faire tout disparaître.
Conseil Pour afficher des informations détaillées sur un élément, sélectionnez-le, puis cliquez
sur Ouvrir l'élément.
Si vous ne voulez pas faire disparaître un rappel, vous pouvez le répéter. Dans ce cas, il est fermé
provisoirement. Au bout d'une durée que vous définissez (cinq minutes, par défaut), la rappel est
rouvert.
Pour répéter un rappel
1. Sélectionnez l'élément que vous voulez répéter dans le rappel.
2. Sous Cliquez sur Répéter pour recevoir un rappel dans, utilisez la liste déroulante pour
spécifier à quel moment vous souhaitez recevoir un autre rappel.
3. Cliquez sur Répéter.
46
4. CONTACTS
4.1 A propos des contacts
Les contacts constituent votre carnet d'adresses personnel et vous permettent d'enregistrer des
informations sur les personnes et les sociétés avec lesquelles vous communiquez régulièrement. Utilisezles pour enregistrer l'adresse de messagerie, l'adresse postale, les numéros de téléphone, ainsi que toute
information pertinente relative à un contact, notamment des pages Web ou des numéros de télécopieur ou
de téléphone portable.
Vous pouvez trier ou regrouper les contacts en fonction de leur nom de famille, de leur prénom ou
d'autres informations. Vous pouvez également déplacer ou copier un contact dans un autre dossier ou
joindre un fichier, notamment un document Microsoft Word, à un contact afin de regrouper toutes les
informations le concernant.
Pour ouvrir des contacts, cliquez sur Contacts dans le volet de navigation.
4.2 Création de contacts
4.2.1 Créer un contact
1. Sous Contacts, cliquez sur Nouveau dans la barre d'outils.
2. Dans la fenêtre du nouveau contact, dans l'onglet Général, tapez les informations que vous
voulez inclure pour le contact.
Conseil Utilisez les listes déroulantes pour enregistrer plusieurs entrées dans des zones. Ainsi, la
liste déroulante affichée à côté de l'icône Adresse de messagerie permet d'enregistrer jusqu'à trois
adresses de messagerie différentes pour un contact (Adresse de messagerie, Adresse de
messagerie 2 et Adresse de messagerie 3). Vous pouvez également enregistrer plusieurs adresses
et numéros de téléphone.
3. Si plusieurs adresses sont enregistrées pour un contact, vous pouvez en désigner une en tant
qu'adresse postale du contact. Sélectionnez une adresse dans le menu, puis activez la case à
cocher Adresse postale.
4. Dans l'onglet Détails, vous pouvez taper des informations supplémentaires sur un contact.
5. Cliquez sur Enregistrer et fermer, puis actualisez la fenêtre de votre navigateur pour afficher
le nouveau contact.
Remarque Utilisez la liste Classer sous de l'onglet Général pour déterminer de quelle façon le
contact va apparaître dans vos contacts. Vous pouvez ainsi afficher chaque personne par son
prénom et son nom de famille, son nom de famille en premier ou par le nom de sa société.
Ouvrez un contact
Pour afficher toutes les informations que vous avez enregistrées pour un contact, vous devez
ouvrir celui-ci.
•
Sous Contacts, double-cliquez sur le nom du contact que vous voulez ouvrir.
47
4.2.2 Créer une liste de distribution
Si vous envoyez régulièrement des messages électroniques à un groupe de personnes, vous pouvez
créer une liste de distribution afin de simplifier l'adressage des messages et des demandes de
réunion. Après avoir créé une liste de distribution, vous pouvez envoyer un message ou une
demande de réunion à plusieurs destinataires à la fois. Les listes de distribution peuvent inclure
toute personne disposant d'une adresse de messagerie valide.
1. Dans la barre d'outils principale, cliquez sur la flèche à côté de Nouvelle, puis sélectionnez
Liste de distribution.
2. Dans la nouvelle fenêtre qui s'affiche avec la liste de distribution, dans la zone de texte Nom
de la liste, tapez un nom pour la nouvelle liste de distribution.
3. Pour ajouter un membre de votre organisation à la liste de distribution, cliquez sur
Rechercher des noms. Utilisez la boîte de dialogue Recherche de noms pour localiser la
personne que vous recherchez dans la liste de toutes les adresses de votre organisation ou dans
votre liste de contacts, puis cliquez sur Ajouter le destinataire à...Liste de distribution.
Répétez cette étape pour chaque personne que vous voulez ajouter.
Remarque Vous pouvez également taper les adresses de messagerie ou les alias des
personnes que vous voulez ajouter dans la zone de texte Ajouter à la liste de distribution.
4. Pour ajouter un contact personnel ou une personne en dehors de votre organisation à la liste de
distribution, tapez son nom ou son adresse de messagerie dans la zone de texte Ajouter à la
liste de distribution, puis cliquez sur Ajouter. Répétez cette étape pour chaque personne que
vous voulez ajouter.
Conseil Pour supprimer la liste de distribution de votre carnet d'adresses dans la fenêtre
contenant cette nouvelle liste, cliquez sur Supprimer dans la barre d'outils. Pour envoyer un
message à tous les membres de la liste de distribution, cliquez sur Nouveau message à la liste
.
4.3 Contacts
4.3.1 Trier les contacts
Il existe plusieurs façons de trier et d'afficher vos contacts de sorte à pouvoir visualiser des
caractéristiques de tous vos contacts à la fois.
Sous Contacts, cliquez sur Contacts dans la barre d'outils principale, puis sélectionnez l'un des
affichages suivants :
•
Cartes de visite Affichage par défaut qui fournit des informations de base issues de l'onglet
Général de chaque contact.
•
Cartes de visite (détaillées) Toutes les informations dont vous disposez sur un contact,
notamment son titre dans l'entreprise, le nom de son entreprise, son numéro de téléphone
personnel, etc.
•
Liste téléphonique Nom de chaque contact avec leurs différents numéros de téléphone.
•
Par société Nom de chaque contact avec des informations concernant sa société.
•
Par emplacement Chaque contact par caractéristique d'adresse.
48
•
Par indicateur de suivi Chaque contact dont il vous faut faire le suivi afin de savoir quels
sont les événements importants ou urgents qui lui ont été assignés.
Rechercher un contact
Vous pouvez appliquer une méthode de recherche progressive qui vous permette de rechercher un
message, un contact ou une tâche en tapant des données sur le clavier.
Pour rechercher un contact
•
Sélectionnez la colonne dans laquelle vous voulez effectuer la recherche, puis commencez à
taper le mot que vous recherchez. Microsoft Office Outlook Web Access met en évidence le
contact qui correspond le mieux aux données tapées. Si vous ne trouvez pas de correspondance
exacte, Outlook Web Access met en évidence le contact contenant la correspondance la plus
proche.
Important Vous ne pouvez faire appel à cette méthode de recherche que dans les affichages
d'éléments comme celui de la liste téléphonique ou des cartes de visite. Vous ne pouvez pas
rechercher un contact spécifique dans un affichage de groupe comme celui Par société, Par
emplacement ou Par indicateur de suivi.
4.3.2 Déplacer et copier des contacts
1. Sous Contacts, sélectionnez le contact que vous voulez déplacer ou copier dans un autre
dossier.
2. Dans la barre d'outils, cliquez sur Déplacer/Copier
.
3. Dans la boîte de dialogue Déplacer/copier un élément, sélectionnez le dossier de destination,
4.3.3 Créer un message à partir d'un contact
Vous pouvez envoyer un message électronique à un contact tout en visualisant les informations le
concernant.
1. Ouvrez le contact auquel vous voulez envoyer un message.
2. Dans la barre d'outils, cliquez sur Nouveau message au contact
de message adressé au contact s'ouvre.
. Le formulaire de création
3. Tapez un objet dans la zone Objet, tapez votre message dans le corps du message, puis
cliquez sur Envoyer.
4.2.4 Afficher un plan pour localiser l'adresse d'un contact
Dans Microsoft Office Outlook Web Access, vous pouvez créer automatiquement un plan
Microsoft MapPoint pour localiser l'adresse d'un contact.
1. Ouvrez le contact dont vous souhaitez repérer l'adresse sur un plan.
2. Dans l'onglet Général, sélectionnez l'adresse que vous souhaitez repérer sur un plan dans la
liste affichée au-dessus de Adresse postale.
49
3. Assurez-vous que la zone Pays/Région contient bien le nom du pays ou de la région dans
lequel ou laquelle se situe l'adresse du contact.
Le tableau suivant présente la liste des noms et abréviations de pays valides que vous pouvez
utiliser pour localiser l'adresse d'un contact.
Pays
Noms et abréviations valides
États-Unis d'Amérique
United States of America, United States, America, États-Unis, États Unis,
Etats-Unis, Etats Unis, Estados Unidos de América, Es Us, Stati Uniti
d'America, Amerika Syarikat, EUA, EEUU, USA, US, U.S.A., U.S.
Canada
Canada, Canadá, Kanada, CDN, CA
Royaume-Uni
United Kingdom, Great Britain, Britain, England, GB, UK, GrandeBretagne, Angleterre, Royaume Uni, Inglaterra, Reino Unido,
Großbritannien
France
France, Francia, Frankreich, Frankrijk, Peranchis, F
Allemagne
Germany, West Germany, East Germany, Deutschland, Allemagne,
Alemania, GDR, FRG, GER, D, DE
Autriche
Austria, Autriche, Österreich, Oesterreich, A, AT
Suisse
Switzerland, Suisse, Suiza, Sveits, Sviss, Svizzera, Schweiz, CH
Belgique
Belgium, Belgia, Bélgica, Belgien, Belgique, Belgio, B, BE
Luxembourg
Luxembourg, Lussemburgo, Luxemburgo, L, LU
Danemark
Denmark, Danmark, Danemark, Dinamarca, Danimarca, DK
Espagne
Spain, España, Espana, Espagne, Espanha, Spagna, Spanien, Sepanyol, E,
ES
Italie
Italy, Italie, Italia, ITA, I, IT
Pays-Bas
Netherlands, The Netherlands, Holland, Belanda, Holanda, Niederlande,
Paesi Bassi, Paises Bajos, Pays-Bas, NL
Finlande
Finland, Finnland, Finlandia, Finlande, Suomi, FIN, FI, SF
Norvège
Norway, Norge, Noruega, Norvège, Norvegia, Norwegen, N, NO
Portugal
Portugal, Portogallo, P, PT
Suède
Sweden, Sverige, Schweden, Suède, Suecia, Svezia, S, SE
4. Dans la barre d'outils, cliquez sur Afficher le plan de l'adresse . Une nouvelle fenêtre de
navigateur s'ouvre ; vous accédez au site Web de MSN Cartes & Itinéraires qui vous présente
le plan de l'adresse du contact.
4.2.5 Joindre un fichier à un contact
informations pertinentes, à un contact. Ceci vous permet d'enregistrer toutes les informations
relatives à un contact dans un emplacement unique.
1. Ouvrez le contact auquel vous voulez joindre un fichier.
2. Dans la barre d'outils, cliquez sur Insérer un fichier
.
50
3. Dans la boîte de dialogue Pièces jointes, sous Choisissez un fichier à joindre, tapez le
chemin d'accès au fichier voulu ou cliquez sur Parcourir pour le localiser.
4. Cliquez sur Joindre ; le fichier apparaît sous Fichiers joints. Répétez les étapes 1 à 3 pour
5. Pour retourner au contact, cliquez sur Fermer. Les fichiers que vous avez sélectionnés
apparaissent au bas de l'onglet Général, à côté de Pièces jointes.
Remarque Il vous faudra peut-être actualiser la fenêtre de votre navigateur pour voir les pièces
jointes que vous avez ajoutées. Pour ce faire, appuyez sur la touche F5.
5. TÂCHES
5.1 A propos des tâches
Une tâche est une commission personnelle ou professionnelle dont vous souhaitez effectuer le suivi
jusqu'à ce qu'elle soit terminée. Elle peut avoir lieu une seule fois ou régulièrement (tâche périodique).
Une tâche périodique peut se répéter à intervalles réguliers ou en fonction de la date à laquelle elle est
marquée comme terminée. Ainsi, vous pouvez envoyer un rapport d'état à votre directeur le dernier
vendredi de chaque mois ou vous faire couper les cheveux tous les mois.
Pour visualiser vos tâches, cliquez sur Tâches dans le volet de navigation.
5.2 Création de tâches
5.2.1 Créer une tâche
1. Dans la barre d'outils, sous Tâches, cliquez sur Nouvelle.
2. Dans l'onglet Tâche, tapez le nom d'une tâche dans la zone Objet.
3. Sélectionnez les options appropriées pour la tâche.
4. Cliquez sur Périodicité pour rendre la tâche périodique. Dans la boîte de dialogue Périodicité,
définissez un critère de périodicité pour la tâche, puis cliquez sur OK.
5.2.2 Créer une tâche périodique
Certaines tâches, notamment la compilation d'un rapport d'état mensuel, sont effectuées
régulièrement. Au lieu de créer une tâche distincte à chaque fois, vous pouvez définir une tâche
qui se répète sur une certaine durée.
1. Créez une tâche ou sous Tâches, ouvrez une tâche que vous avez préalablement créée.
2. Dans la barre d'outils, cliquez sur Périodicité
.
3. Sous Périodicité, sélectionnez à quelle fréquence vous voulez que la tâche soit répétée.
4. Sous Plage de périodicité, indiquez le début et la fin de la périodicité.
5. Cliquez sur OK.
6. Si besoin est, remplissez le reste du formulaire de tâche (par exemple, la date d'échéance et la
priorité).
51
5.3 Tâches
5.3.1 Trier les tâches
Pour trier vos tâches, cliquez sur Tâches dans la barre d'outils principale, puis sélectionnez l'un
des affichages suivants :
•
Liste simple Objet et date d'échéance de toutes les tâches y compris celles marquées comme
terminées. Il s'agit de l'affichage par défaut.
•
Liste détaillée Objet, état, date d'échéance, pourcentage de réalisation et priorité de la tâche.
Indique également si une pièce est jointe à cette tâche.
•
Tâches en cours Toutes les tâches qui n'ont pas été terminées ni reportées.
•
Les 7 prochains jours Toutes les tâches qui vont arriver à échéance dans les sept prochains
jours.
•
En retard Toutes les tâches qui ne sont pas encore terminées à la date d'échéance.
•
Tâches achevées Toutes les tâches que vous avez marquées comme terminées.
•
Liste des tâches Objet et date d'échéance de toutes les tâches ayant l'état Non commencée,
En cours de réalisation ou Attente de quelqu'un d'autre.
Rechercher une tâche
La recherche par saisie est une méthode de recherche progressive qui vous permet de rechercher
un message, un contact ou une tâche à l'aide de votre clavier.
Pour rechercher une tâche
•
Sélectionnez la colonne Objet, puis commencez à taper le mot que vous recherchez. Microsoft
Office Outlook Web Access surligne la tâche qui correspond le mieux à ce que vous avez tapé.
Si aucune correspondance parfaite n'est trouvée avec le mot tapé, Outlook Web Access
surligne la tâche qui s'en approche le plus.
5.3.2 Joindre un fichier à une tâche
Vous pouvez joindre un fichier, notamment un document Microsoft Word ou d'autres
informations pertinentes, à une tâche. Ceci vous permet de stocker toutes les informations
relatives à une tâche à un endroit. Vous pouvez également joindre un fichier lorsque vous créez
une tâche.
1. Pour ouvrir une tâche, double-cliquez dessus.
.
3. Dans la boîte de dialogue Pièces jointes, sous Choisissez un fichier à joindre, tapez le
chemin d'accès au fichier voulu ou cliquez sur Parcourir pour le localiser.
4. Sous Ajouter le fichier à la liste, cliquez sur Joindre. Le fichier apparaît sous Fichiers
joints.
5. Pour retourner à la tâche, cliquez sur Fermer. Les fichiers que vous avez joints s'affichent à
côté de Pièces jointes.
52
5.3.3 Marquer une tâche comme terminée
1. Dans le volet de navigation, cliquez sur Tâches.
2. Activez la case à cocher Marquer comme terminée
à côté de la tâche appropriée.
5.4 A propos des rappels de tâches
Dans Microsoft Office Outlook Web Access, vous pouvez définir des rappels pour vos tâches et
déterminer quel jour et à quelle heure un message de rappel s'affichera avant l'échéance d'une tâche.
Remarques Pour pouvoir utiliser les rappels de tâches, sélectionnez l'option Activer les rappels pour
les éléments Tâche dans la page Options. Une fois les rappels activés, vous pouvez les accompagner d'un
signal sonore.
Vous ne pouvez activer les rappels que pour des tâches enregistrées dans le dossier Tâches.
Vous pouvez également définir des rappels pour des rendez-vous et des réunions. Pour plus
d'informations, reportez-vous à la rubrique À propos des rappels du calendrier.
Définir des rappels
Après avoir défini des rappels de tâches, vous pouvez les activer chaque fois que vous créez une tâche.
1. Lorsque vous créez une tâche, activez la case à cocher Rappel dans le formulaire de création de
tâche.
2. Par défaut, le rappel est activé à 8:00 heures le jour de l'échéance de la tâche. Pour choisir une
autre heure ou date de rappel, sélectionnez-les dans les listes déroulantes correspondantes.
Faire disparaître ou répéter des rappels
Lorsque la boîte de dialogue Rappel s'ouvre, elle contient tous les éléments et tâches du calendrier pour
lesquels les rappels n'ont pas été supprimés. Le champ Objet contient le nom de l'élément et le champ
Échéance dans indique dans combien de temps l'élément va démarrer ou arrive à échéance. Si l'heure
planifiée d'une réunion ou d'un rendez-vous ou la date d'échéance d'une tâche est dépassée, le rappel
indique la durée du dépassement.
La suppression d'un rappel ferme celui-ci et met fin à tous les rappels à venir pour l'élément sélectionné.
Pour faire disparaître un rappel
•
Dans le rappel, sélectionnez un ou plusieurs éléments, puis cliquez sur Faire disparaître. Pour
faire disparaître tous les éléments, cliquez sur Faire tout disparaître.
Dans la boîte de dialogue Rappel, la zone Objet indique le nom de l'élément et le champ Échéance dans
spécifie dans combien de temps l'élément aura lieu. Si l'heure planifiée d'une réunion ou d'un rendez-vous
ou la date d'échéance d'une tâche est dépassée, le rappel indique la durée du dépassement.
Conseil Pour afficher des informations détaillées sur un élément, sélectionnez-le, puis cliquez sur
Ouvrir l'élément.
Si vous ne voulez pas faire disparaître un rappel, vous pouvez le répéter. Dans ce cas, le rappel est fermé
provisoirement. Au bout d'une durée que vous définissez (cinq minutes, par défaut), la rappel est rouvert.
53
Pour répéter un rappel
1. Sélectionnez l'élément que vous voulez répéter dans la boîte de dialogue Rappel.
2. Sous Cliquez sur Répéter pour recevoir un rappel dans, utilisez la liste déroulante pour
spécifier à quel moment vous souhaitez recevoir un autre rappel.
3. Cliquez sur Répéter.
6. DOSSIERS PUBLICS
6.1 A propos des dossiers publics
Les dossiers publics constituent un moyen facile et efficace de recueillir, d'organiser et de partager des
informations avec d'autres personnes dans votre groupe de travail ou votre organisation. Vous pouvez les
utiliser pour partager des fichiers ou publier des informations dans des forums électroniques, ou encore
pour stocker des éléments comme des calendriers et des contacts partagés par deux ou plusieurs
personnes.
Les dossiers publics, qui sont stockés sur des ordinateurs Microsoft Exchange Server, sont créés et conçus
par des administrateurs et des membres de votre organisation qui disposent des autorisations d'accès
appropriées. Ces autorisations déterminent qui a le droit d'afficher, de créer et de modifier des éléments
des dossiers. Quiconque utilise votre serveur de messagerie peut lire et publier des éléments dans les
dossiers publics qu'il contient, ainsi que dans ceux figurant sur d'autres serveurs.
Remarque Selon sur quel serveur un dossier public spécifique est stocké, vous risquez de devoir fournir
des informations d'identification comme votre mot de passe pour pouvoir ouvrir ce dossier. Pour plus
d'informations, reportez-vous à la documentation en ligne de Microsoft Exchange Server ou contactez un
administrateur. De plus, si votre session ne vous permet que d'afficher des publications dans des dossiers
publics, il vous faudra peut-être fournir des informations d'identification pour pouvoir accéder aux
dossiers de votre boîte aux lettres Microsoft Exchange comme votre boîte de réception.
Pour ouvrir un dossier public
1. Dans le volet de navigation, cliquez sur Dossiers publics. Microsoft Office Outlook Web Access
affiche l'arborescence des dossiers publics dans sa fenêtre de navigateur.
2. Cliquez sur le signe plus à côté de Dossiers publics pour développer l'affichage des dossiers
publics de votre organisation. Cliquez sur le signe plus à côté d'un dossier pour afficher les
sous-dossiers imbriqués dans ce dossier.
3. Pour ouvrir le dossier public, cliquez dessus. Les messages publiés dans ce dossier apparaissent
dans la zone d'affichage adjacente.
54
6.2 Messages publiés
6.2.1 Lire des messages publiés
Utilisez le formulaire de lecture de messages publiés pour lire des messages publiés dans des
dossiers publics. Ces messages incluent les publications dans des groupes de discussion Internet,
qui sont stockés dans des dossiers publics (par défaut, dans Microsoft Exchange Server). Les
messages publiés sont affichés dans le formulaire de lecture de messages publiés lorsqu'ils sont
ouverts par des destinataires Microsoft Office Outlook Web Access.
Remarque Étant donné que les messages publiés apparaissent dans des dossiers publics, ils
peuvent être visualisés par toutes les personnes disposant des autorisations d'accès appropriées à
ces dossiers.
Certaines, voire la totalité des informations suivantes, apparaissent dans l'en-tête des messages
publiés selon les renseignements fournis par l'expéditeur d'origine :
•
•
•
•
•
•
De Nom (ou alias de messagerie) de la personne qui a publié le message.
Publié dans Nom du dossier public dans lequel le message a été publié.
Conversation Conversation (ou thread) à laquelle appartient le message publié.
Objet Objet du message publié.
Publié Date et heure auxquelles le message a été publié.
Pièces jointes Fichiers joints à la publication.
6.2.2 Lire une pièce jointe à un message publié
Une pièce jointe peut être un fichier de n'importe quel type, notamment un document Microsoft
Word, une feuille de calcul Microsoft Excel, un fichier .wav ou une image bitmap. Lorsqu'un
message publié contient une pièce jointe, Microsoft Outlook Web Access affiche l'icône d'une
agrafe à côté du message dans le dossier public.
Lorsque le message publié est ouvert, le nom du fichier joint apparaît dans les informations d'entête. Certaines pièces jointes comme les fichiers .txt et .gif sont directement ouvertes par le
navigateur Web.
Attention N'ouvrez une pièce jointe que si vous êtes sûr de son contenu et que vous connaissez la
personne qui vous l'a envoyée. C'est, en effet, par les pièces jointes que les virus sont le plus
souvent diffusés.
Pour visualiser une pièce jointe
•
Cliquez sur son nom dans les informations d'en-tête du message publié. La pièce jointe est
ouverte dans une nouvelle fenêtre du navigateur.
Important Avant de modifier des pièces jointes, vous devez les télécharger sur votre ordinateur.
Pour obtenir de l'aide sur le téléchargement de fichiers, reportez-vous à la documentation de votre
navigateur Web.
55
6.2.3 Déplacer ou copier des messages publiés
Remarque Vous ne pouvez pas déplacer ou copier des éléments entre des dossiers publics et vos
dossiers Microsoft Exchange, ou entre des dossiers publics figurant sur des serveurs différents
dans votre organisation.
Vous ne pouvez pas utiliser la fonction Déplacer/Copier de la barre d'outils pour déplacer ou
copier un message publié. (Le bouton est désactivé.) Vous devez, à la place, faire glisser et
déplacer le message de la façon suivante :
1. Dans le volet de navigation, cliquez sur Dossiers publics.
2. Ouvrez le dossier public contenant le message publié que vous voulez déplacer ou copier.
3. Pour déplacer ou copier un message publié, exécutez l'une des opérations suivantes :
Pour déplacer un message, cliquez dessus, faites-le glisser vers le dossier approprié dans le
volet de navigation, puis relâchez le bouton de la souris.
Pour copier un message, maintenez la touche CTRL enfoncée, puis cliquez sur le message.
Tout en maintenant la pression sur cette touche, faites glisser le message vers le dossier
approprié dans le volet de navigation, puis relâchez le bouton de la souris.
Conseil Vous pouvez également suivre cette procédure pour déplacer ou copier vos messages
électroniques, des éléments du calendrier ou des contacts entre les dossiers de votre boîte aux
lettres Exchange.
6.2.4 Joindre un fichier à un message publié
informations pertinentes, à un message publié. Ainsi, vous pouvez inclure des fichiers dans des
messages que vous publiez dans un dossier public.
1. Ouvrez le dossier public dans lequel vous voulez publier le message.
2. Cliquez sur Nouveau pour publier un nouveau message ou ouvrez un message existant, puis
cliquez sur Publier la réponse.
3. Tapez votre message.
.
Choisissez un fichier à joindre ou cliquez sur Parcourir pour localiser le fichier.
6. Cliquez sur Joindre ; le fichier apparaît sous Fichiers joints. Répétez les étapes 4 et 5 pour
7. Pour retourner au message, cliquez sur Fermer. Les fichiers que vous avez joints s'affichent à
côté de Pièces jointes.
56
6.3 Création et publication de messages
6.3.1 Créer un message en vue de sa publication
1. Ouvrez le dossier dans lequel vous voulez publier votre message.
2. Pour ouvrir un nouveau formulaire de publication, cliquez sur Nouveau dans la barre d'outils.
La ligne Publier dans affiche le nom du dossier public dans lequel vous voulez publier le
message.
3. Dans la zone de texte Objet, tapez une courte ligne de résumé du message.
4. Tapez votre message dans le corps du message.
5. Une fois le message créé, cliquez sur Publier dans la barre d'outils.
Remarque Une fois le message publié, le nouveau formulaire de publication est refermé et vous
retournez dans le dossier dans lequel le message a été publié.
Conseil Vous pouvez également publier des messages dans les dossiers de votre boîte aux lettres
Microsoft Exchange, comme votre Boîte de réception. Pour cela, dans le menu Nouveau de la
barre d'outils principale, sélectionnez Publication dans ce dossier.
6.3.2 Définir l'importance d'un message
Microsoft Outlook Web Access permet d'assigner une priorité (Haute, Faible ou Normale) aux
messages. Par défaut, les messages ont une priorité normale.
•
Dans la barre d'outils du nouveau formulaire de publication, cliquez sur Importance : Haute
ou Importance : Faible .
6.3.3 Publier des réponses dans des dossiers publics
Après avoir lu un message publié, vous pouvez y répondre dans le même dossier. Lorsque vous
publiez une réponse, toutes les personnes qui ouvrent le dossier contenant cette réponse peuvent la
lire.
1. Ouvrez le message auquel vous voulez répondre.
2. Dans la barre d'outils, cliquez sur Publier la réponse . Une nouvelle fenêtre de publication
s'affiche avec le dossier mentionné dans la ligne d'adresse et le texte du message d'origine.
3. Tapez votre réponse dans ou au-dessus du message d'origine de l'expéditeur. Lorsque vous
avez terminé, cliquez sur Publier pour publier la réponse.
6.3.4 Répondre à ou transférer un message publié
Vous pouvez transférer ou répondre à des messages publiés dans un dossier public uniquement si
vous utilisez Microsoft Office Outlook Web Access sur un serveur Microsoft Exchange frontal.
Un serveur frontal est un ordinateur qui fournit un seul point d'accès aux services Web comme
Outlook Web Access. Par exemple, si vous utilisez Outlook Web Access pour contrôler, chez
vous, votre compte de messagerie dans votre entreprise, il y a de grandes chances pour que l'accès
se fasse via un serveur frontal.
57
Pour répondre à l'expéditeur d'un message publié
1. Dans la barre d'outils, cliquez sur Répondre . Lorsque vous cliquez sur ce bouton, la zone
de texte À est déjà adressée à l'expéditeur.
2. Le texte du message d'origine est copié dans le corps du message. Si vous voulez ajouter des
commentaires au message avant de l'envoyer, tapez-les dans ou au-dessus du message
d'origine.
Pour transférer un message publié
1. Ouvrez le message.
2. Dans la barre d'outils, cliquez sur Transférer . Une nouvelle fenêtre s'affiche avec le
message publié que vous voulez transférer.
3. Dans les zones de texte À ou Cc, tapez les adresses de messagerie des personnes auxquelles
vous voulez transférer le message publié ou cliquez sur À ou Cc pour ouvrir la boîte de
dialogue Recherche de noms.
Conseil La boîte de dialogue Recherche de noms permet de rechercher un destinataire dans
la liste de toutes les adresses de votre organisation ou dans vos contacts. (Toutefois, vous ne
pouvez pas l'utiliser pour rechercher des listes de distribution dans votre dossier Contacts.)
Après avoir localisé la personne, vous pouvez ajouter son nom directement au message
transféré.
4. Le texte du message d'origine est copié dans le corps du message. Si vous voulez ajouter des
commentaires au message avant de l'envoyer, tapez-les dans ou au-dessus du message
d'origine.
58
7. REGLES
7.1 A propos des règles
Vous pouvez gérer vos messages électroniques à l'aide de règles afin d'exécuter automatiquement des
opérations sur des messages entrants. Après que vous avez créé une règle, Microsoft Office Outlook Web
Access l'applique aux messages que vous recevez dans votre boîte de réception. Par exemple, vous
pouvez transférer automatiquement tous les messages envoyés par Annik Stahl à votre directeur lorsque
vous les recevez dans votre boîte de réception.
Pour afficher vos règles, cliquez sur Règles dans le volet de navigation.
Remarques Outlook Web Access ne peut pas modifier une règle qui apparaît en grisé parce qu'il ne peut
pas interpréter ses conditions et parce que cette règle ne correspond pas à une action.
Une règle affichée en rouge contient une erreur qui fait référence au dossier dans lequel vous voulez que
la règle déplace ou copie le message. Sélectionnez la règle, cliquez sur Modifier, puis corrigez-la.
Pour créer une règle, reportez-vous à la rubrique Créer une règle.
Règles créées avec Microsoft Outlook
Lorsque vous décidez de créer ou de modifier une règle, Outlook Web Access vérifie sur le serveur
Microsoft Exchange quelles règles vous avez créées avec Microsoft Outlook.
Si vous utilisez des règles dans Outlook, Outlook Web Access risque de les interpréter différemment
selon la version de Outlook que vous avez utilisée pour les créer. En fait, certaines règles créées dans des
versions antérieures de Microsoft Outlook sont incompatibles avec Outlook Web Access. Pour plus
d'informations sur la compatibilité des règles, lisez la section ci-dessous qui correspond à la version de
Microsoft Outlook que vous utilisez.
Outlook 97 et Outlook 98
Voici les restrictions qui sont imposées lorsque vous créez et que vous utilisez des règles entre Microsoft
Outlook Web Access et Microsoft Outlook 97 ou Microsoft Outlook 98.
•
•
•
•
•
Les règles qui ont trait à l'importance des messages ne sont pas prises en charge entre ces versions.
Si vous utilisez Outlook Web Access pour créer une règle basée sur le paramètre d'importance
d'un message entrant, vous ne pouvez pas l'utiliser dans Outlook 97 ou Outlook 98.
Les règles qui spécifient plusieurs mots dans l'objet du message ne sont pas prises en charge. Si
vous utilisez Outlook Web Access pour créer une règle qui analyse la ligne d'objet des messages
entrants contenant plusieurs mots, cette règle ne tient compte que du premier mot spécifié lorsque
vous l'affichez dans Outlook 97 ou Outlook 98.
Outlook 97 ne prend pas en charge les règles qui exécutent des opérations sur des messages qui ne
sont adressés qu'à vous. De plus, Outlook Web Access ne prend pas en charge les règles Outlook
97 qui spécifient « envoyé directement à moi ».
Les règles contenant des conditions ou des opérations que Microsoft Outlook Web Access ne peut
pas interpréter ou ne spécifiant pas d'opération apparaissent en grisé.
Si vous utilisez Outlook 97, vérifiez que votre boîte aux lettres contient au moins une règle créée
avec Outlook 97 avant d'utiliser Outlook Web Access pour créer d'autres règles. Sinon, Outlook
97 ne reconnaît pas les règles que vous créez avec Outlook Web Access.
59
Outlook 2000 et Outlook 2002
Voici les restrictions qui sont imposées lorsque vous créez et que vous utilisez des règles entre Outlook
Web Access et Outlook 2000 ou Outlook 2002.
•
•
•
Si vous créez, modifiez ou supprimez des règles dans Outlook Web Access, celles désactivées
dans Outlook 2000 ou Outlook 2002 sont supprimées.
Les règles contenant des conditions ou des opérations que Microsoft Outlook Web Access ne peut
pas interpréter ou ne spécifiant pas d'opération apparaissent en grisé.
Si vous ouvrez l'Assistant Règles de Microsoft Outlook 2000 ou Outlook 2002 après avoir créé ou
modifié des règles dans Outlook Web Access, un message vous avertissant d'un conflit
client/serveur apparaît. Pour conserver les règles que vous avez créées dans Outlook Web Access,
sélectionnez Serveur dans la zone du message.
7.2 Créer une règle
Important Si vous utilisez des règles créées dans Microsoft Outlook, Microsoft Office Outlook Web
Access peut les interpréter différemment selon la version de Outlook que vous avez utilisée pour les créer.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique À propos des règles.
1. Dans le volet de navigation, cliquez sur Règles.
2. Dans l'écran Règles, cliquez sur Nouvelle.
3. Dans la zone Nom de la règle, tapez un nom pour la règle si vous le souhaitez. Si vous ne
spécifiez pas de nom, Outlook Web Access en crée un à partir des critères que vous avez spécifiés
(par exemple, « Envoyé uniquement à moi »).
4. Dans la boîte de dialogue Modification de règle, spécifiez une seule ou la totalité des conditions
suivantes :
o
Pour définir une règle en fonction de l'expéditeur du message, tapez l'alias ou l'adresse de
messagerie de l'utilisateur ou de la liste de distribution dans la zone Le champ De
contient. Pour rechercher cette personne ou cette liste de distribution dans le carnet
d'adresses de votre organisation ou dans vos contacts, cliquez sur Carnet d'adresses .
o
Pour définir une règle en fonction des mots figurant dans la ligne d'objet du message,
tapez-les dans la zone Le champ Objet contient.
o
Pour définir une règle en fonction du paramètre d'importance du message, sélectionnez
l'importance voulue dans le menu Importance.
o
Pour définir une règle en fonction du destinataire du message, tapez l'alias ou l'adresse de
messagerie de l'utilisateur ou de la liste de distribution dans la zone Personnes ou liste de
distribution. Séparez les entrées par un point-virgule (;). Pour rechercher cette personne
ou cette liste de distribution dans le carnet d'adresses de votre organisation ou dans vos
contacts, cliquez sur Carnet d'adresses .
o
Pour définir une règle en fonction des messages qui ne sont adressés qu'à vous, activez la
case à cocher Envoyé uniquement à moi.
5. Indiquez ce que vous voulez faire du message s'il correspond aux conditions définies à l'étape 4 :
o
Pour le déplacer vers un dossier, sélectionnez Le déplacer vers, cliquez sur le dossier,
puis choisissez le dossier approprié dans la boîte de dialogue Déplacer/copier un
élément.
o
Pour le copier dans un dossier, sélectionnez Le copier dans, cliquez sur le dossier, puis
choisissez le dossier approprié dans la boîte de dialogue Déplacer/copier un élément.
60
o
Pour supprimer le message, sélectionnez Le supprimer.
o
Pour transférer le message à quelqu'un, sélectionnez Le transmettre à, puis tapez l'alias
ou l'adresse de messagerie de la personne ou de la liste de distribution dans la zone
adjacente. Séparez deux ou plusieurs entrées par un point-virgule (;). Pour rechercher la
personne ou la liste de distribution dans le carnet d'adresses de votre organisation ou dans
vos contacts, cliquez sur Carnet d'adresses . Par défaut, une copie du message transféré
est conservée dans votre boîte de réception.
8. OPTIONS
8.1 A propos des options
Microsoft Office Outlook Web Access offre plusieurs moyens de personnaliser les fonctionnalités du
programme, ainsi que son apparence.
Pour personnaliser ces fonctionnalités, cliquez sur Options dans le volet de navigation.
Important Lorsque vous modifiez les paramètres des options suivantes, vous devez cliquer sur
Enregistrer et fermer pour que ces changements prennent effet.
8.2 Fonctions de personnalisation
8.2.1
Répondre automatiquement aux messages que vous
recevez
Le Gestionnaire d'absence du bureau répond automatiquement aux messages électroniques que
vous recevez lorsque vous êtes absent. Chaque fois que vous l'activez, Outlook Web Access
envoie une réponse automatique à la personne la première fois qu'elle vous envoie un message.
2. Pour activer le Gestionnaire d'absence du bureau, sous Gestionnaire d'absence du bureau,
cliquez sur Je suis actuellement absent du bureau.
3. Dans la zone de texte, tapez le message que vous voulez que les gens reçoivent lorsqu'ils vous
envoient des messages pendant votre absence.
4. Pour désactiver le Gestionnaire d'absence du bureau, cliquez sur Je suis actuellement au
bureau.
8.2.2 Personnaliser les messages et leur affichage
Suivez les procédures ci-après pour personnaliser vos options de messagerie.
Pour changer le nombre d'éléments affichés par page dans votre boîte de
réception ou d'autres dossiers,
Sous Options de messagerie, dans la liste affichée à côté de Nombre d'éléments par page,
sélectionnez un nombre. Plus le nombre est élevé, plus cela prendra de temps pour actualiser
chaque page.
61
Pour indiquer quel élément afficher après avoir déplacé ou supprimé un
élément,
•
Sous Options de messagerie, dans la liste affichée à côté de Après déplacement ou
suppression d'un élément, sélectionnez une action. Outlook Web Access peut ouvrir
l'élément suivant de la liste (action par défaut), ouvrir l'élément précédent ou retourner dans la
fenêtre à partir de laquelle vous avez déplacé ou supprimé l'élément et sélectionner (sans
ouvrir) l'élément suivant de la liste.
Pour activer des notifications sur votre ordinateur lorsque vous recevez de
nouveaux messages électroniques,
•
Sous Options de messagerie, activez la case à cocher À l'arrivée de nouveaux messages,
afficher un message d'avertissement.
Pour faire retentir un signal sonore à l'arrivée d'un nouveau message,
•
Activez la case à cocher À l'arrivée de nouveaux messages, émettre un signal sonore.
Pour ajouter une signature personnalisée à chaque message que vous envoyez,
1. Cliquez sur Modifier la signature.
2. Dans la boîte de dialogue Signature, tapez la signature que vous voulez utiliser, mettez-la en
forme, puis cliquez sur Enregistrer et fermer.
3. Activez la case à cocher Insérer automatiquement ma signature dans les messages
sortants.
Pour définir la police que vous voulez utiliser pour les messages que vous créez, que vous
transférez et auxquels vous répondez,
1. Cliquez sur Police.
cliquez sur OK.
8.2.3 Marquer des éléments en aperçu comme lus ou non lus
Utilisez les options suivantes pour déterminer si les éléments affichés dans le volet de lecture vont
être marqués comme lus ou rester non lus. Même si vous visualisez un élément dans le volet de
lecture, vous pouvez le laisser marqué comme non lu afin de vous rappeler que vous devez y
retourner ultérieurement.
62
Pour marquer des éléments que vous visualisez dans le volet de lecture comme
lus,
1. Sous Options du volet de lecture, activez la case à cocher Marquer l'élément affiché dans
le volet de lecture comme lu.
2. Pour définir un délai d'attente avant de marquer un élément comme lu, tapez une valeur dans
la zone de texte Attendre [n] secondes avant de marquer l'élément comme lu. Le délai par
défaut est de 5 secondes.
Pour marquer des éléments affichés dans le volet de lecture comme lus après
avoir sélectionné un autre élément dans la liste,
•
Sous Options du volet de lecture, activez la case à cocher Marquer l'élément comme lu
lors du changement de sélection. Cette option est activée par défaut.
Pour laisser des éléments que vous visualisez dans le volet de lecture marqués
comme non lus,
•
Sous Options du volet de lecture, activez la case à cocher Ne pas automatiquement
marquer les éléments comme lus.
8.2.4 Configurer le vérificateur d'orthographe
Suivez les procédures ci-après pour personnaliser les options de vérification de l'orthographe.
Pour empêcher que le vérificateur d'orthographe vérifie les mots en
MAJUSCULE,
•
Sous Options du vérificateur d'orthographe, activez la case à cocher Ignorer les mots en
MAJUSCULES.
Pour empêcher que le vérificateur d'orthographe vérifie les mots contenant des
chiffres,
•
Sous Options du vérificateur d'orthographe, activez la case à cocher Ignorer les mots avec
chiffres.
Pour vérifier automatiquement l'orthographe d'un message avant de l'envoyer,
•
Sous Options du vérificateur d'orthographe, activez la case à cocher Toujours vérifier
l'orthographe avant l'envoi.
Outlook Web Access permet de vérifier l'orthographe des messages dans plusieurs langues en
utilisant des dictionnaires propres à chacune d'elles.
Pour sélectionner un dictionnaire,
•
Sous Options du vérificateur d'orthographe, sélectionnez une langue dans la liste
déroulante.
63
Remarque Le vérificateur d'orthographe est uniquement disponible aux utilisateurs de Microsoft
Outlook Web Access titulaires d'une licence d'utilisation. Outlook Web Access fournit la
technologie du vérificateur d'orthographe. Pour plus d'informations sur les fournisseurs de cette
technologie, reportez-vous à la rubrique À propos de Microsoft Outlook Web Access.
8.2.5 Définir la sécurité de votre messagerie électronique
Vous pouvez mieux sécuriser vos messages électroniques à l'aide d'un protocole de cryptage de
message appelé S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extension). Ce protocole permet
d'apposer une signature numérique à vos messages afin d'empêcher qu'ils soient falsifiés pendant
leur transfert. La signature numérique garantit également au destinataire que vous êtes bien
l'expéditeur du message. Vous pouvez également crypter le contenu du message pour empêcher
les destinataires non autorisés de le lire.
Pour utiliser le protocole S/MIME avec Outlook Web Access, les spécifications suivantes sont
requises :
•
Microsoft Windows XP ou Windows 2000 ;
•
Microsoft Internet Explorer version 6 ou ultérieure ;
•
ordinateur permettant le téléchargement et l'installation du protocole S/MIME ;
•
certificats numériques valides pour l'envoi de messages électroniques comportant une
signature numérique ou la réception de messages cryptés.
Pour installer la dernière version du contrôle S/MIME sur votre ordinateur, sous Sécurité de la
messagerie, cliquez sur Télécharger. Si une version antérieure du contrôle est déjà installée sur
votre ordinateur, il vous faudra peut-être cliquer sur Réinstaller pour la mettre à jour.
Lorsque le contrôle est installé sur votre ordinateur, la barre d'outils du formulaire de création de
message contient les boutons suivants :
•
Permet d'apposer une signature numérique au message.
•
Permet de crypter le contenu du message, y compris les pièces jointes.
Pour supprimer le contrôle S/MIME,
1. Dans le Panneau de configuration, sélectionnez Ajout/Suppression de programmes.
2. Dans la liste des programmes installés, sélectionnez Microsoft Exchange Outlook Web
Access S/MIME, puis cliquez sur Modifier/Supprimer.
64
8.2.6 Préserver la confidentialité
Outlook Web Access vous aide à éliminer les messages non souhaités (« Courrier indésirable ») et
à bloquer des liens vers du contenu externe qui font de vous la cible de ces messages.
Activer le filtre de courrier indésirable
1. Sous Confidentialité et protection contre le courrier indésirable, activez la case à cocher
2. Pour ajouter ou modifier des adresses de messagerie ou des domaines dans vos listes de
courrier indésirable, reportez-vous à la rubrique Gérer le courrier indésirable.
Bloquer le contenu externe dans les messages HTML
Les messages HTML que vous recevez peuvent inclure des liens vers du contenu externe comme
des images ou des données audio. Il ne s'agit pas de liens hypertexte soulignés sur lesquels vous
pouvez cliquer, mais plutôt de références dans le code source HTML à un emplacement externe
sur Internet, tel qu'un site Web. Lorsque vous ouvrez le message ou que vous en affichez un
aperçu, l'ordinateur télécharge le contenu externe de sorte que l'image puisse être affichée ou les
données audio lues. Ceci est effectué par des expéditeurs légitimes pour éviter d'envoyer des
messages volumineux.
Toutefois, des expéditeurs proscrits utilisent les téléchargements de contenu externe par votre
ordinateur pour vérifier que votre adresse de messagerie est active. Lorsqu'ils savent qu'une
personne réelle est associée à cette adresse, vous devenez la cible de courrier indésirable. Le
contenu externe utilisé pour vous identifier de cette façon est appelé balise Web.
Pour empêcher Outlook Web Access de télécharger des balises Web, sous Confidentialité et
protection contre le courrier indésirable, activez la case à cocher Bloquer le contenu externe
dans les messages HTML.
Indiquer comment répondre aux confirmations de lecture
En plus de demander une confirmation de lecture pour les messages électroniques que vous
envoyez, vous pouvez décider, en tant que destinataire, si vous voulez envoyer une confirmation
chaque fois qu'une personne vous en demande une.
Pour envoyer automatiquement une confirmation de lecture chaque fois qu'une personne vous en
demande une, sélectionnez Toujours envoyer une réponse.
Pour ne jamais envoyer de confirmation de lecture, sélectionnez Ne pas envoyer
automatiquement de réponse.
65
8.2.7 Changer le modèle de couleurs
Vous pouvez personnaliser l'affichage de Microsoft Outlook Web Access en sélectionnant un
modèle de couleurs correspondant au thème ou au modèle de couleurs Windows actif.
Pour changer le modèle de couleurs,
1. Sous Apparence, sélectionnez une couleur dans le menu déroulant.
8.2.8 Définir des formats de date et d'heure
Pour définir les formats de date et d'heure utilisés dans vos dossiers de messagerie et dans les
éléments du calendrier, utilisez les listes déroulantes afin de choisir votre format préféré pour les
différents styles.
Remarque Les options de mise en forme de la date et de l'heure varient en fonction de la langue
configurée pour Internet Explorer. Outlook Web Access utilise la langue définie pour le
navigateur afin de fournir les paramètres régionaux appropriés.
8.2.9 Personnaliser l'affichage du calendrier
Vous pouvez personnaliser votre calendrier à l'aide des options du calendrier.
Pour définir le premier jour de la semaine, sélectionnez le jour voulu dans la liste Premier jour
de la semaine.
Pour définir le début et la fin des jours ouvrables, sélectionnez les heures appropriées dans les
listes Début de la journée et Fin de la journée.
Utilisez la liste Première semaine de l'année pour choisir à quel moment Outlook Web Access
va commencer à numéroter les semaines de l'année en cours. Les numéros de semaine sont
affichés dans la fenêtre du sélecteur de date du calendrier. Si vous ne voulez pas numéroter les
semaines, sélectionnez Ne pas afficher le numéro des semaines.
8.2.10 Définir des rappels pour les éléments du calendrier et
les tâches
1. Pour recevoir des rappels avant vos rendez-vous et réunions, activez la case à cocher Activer
les rappels pour les éléments du calendrier.
2. Pour recevoir des rappels pour les tâches échues, activez la case à cocher Activer les rappels
pour les éléments Tâche.
3. Pour accompagner le rappel d'un signal sonore, activez la case à cocher Émettre un signal
sonore à l'échéance du rappel.
4. Dans la liste Rappel par défaut, sélectionnez combien de temps avant l'événement, vous
voulez recevoir un rappel.
Pour plus d'informations sur les rappels, reportez-vous aux rubriques À propos des rappels du calendrier
ou À propos des rappels de tâches.
66
8.2.11 Personnaliser les recherches dans le carnet d'adresses
Vous pouvez indiquer quel carnet d'adresses vous voulez que le programme utilise en premier
pour vérifier le nom d'un contact.
•
Pour qu'il utilise le carnet d'adresses de votre organisation en premier, sélectionnez Liste
d'adresses globale.
•
Pour qu'il utilise votre liste de contacts personnels en premier, sélectionnez Contacts.
8.2.12 Changer votre mot de passe Windows
•
Cliquez sur Changer le mot de passe. Vous êtes acheminé vers un site Web spécialement
configuré par un administrateur de votre organisation pour changer votre mot de passe. Pour
plus d'informations, contactez l'administrateur de votre serveur.
8.2.13 Récupérer des éléments que vous avez supprimés
Lorsque vous supprimez un élément du dossier Éléments supprimés, il disparaît définitivement.
Toutefois, si vous changez d'avis, vous pouvez le récupérer.
Important Vous ne pouvez récupérer un élément supprimé que pendant une certaine durée
définie sur l'ordinateur exécutant Microsoft Exchange Server. Pour plus d'informations, contactez
un administrateur système de votre organisation.
2. Sous Récupérer les éléments supprimés, cliquez sur Afficher les éléments.
Conseil Vous pouvez également ouvrir cette fenêtre en sélectionnant le dossier Éléments
supprimés dans le volet de navigation et en cliquant sur Récupérer les éléments supprimés
3. Dans la boîte de dialogue Récupérer les éléments supprimés, sélectionnez l'élément que
vous voulez récupérer. Maintenez la touche CTRL ou MAJ enfoncée pour sélectionner
plusieurs éléments.
Remarque Si vous ne voyez pas l'élément que vous voulez récupérer, le délai de récupération
de cet élément a expiré.
4. Pour remettre les éléments sélectionnés dans le dossier Éléments supprimés, cliquez sur
Récupérer dans la barre d'outils ou cliquez sur Supprimer définitivement pour détruire
définitivement ces éléments.
Copyright Microsoft Corporation 2003.
Tous droits réservés. Conditions d'utilisation.
67

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