Annexe Agora Services utilisateurs

DC - Direction de la Culture
Référence : CS
Rapport à Monsieur le Maire
en son Bureau Municipal
du 18 février 2013
Résumé du rapport :
Nouvelle organisation juridique entre Agora services et la Ville - Proposition de prise en
charge à hauteur de 60 % du coût de location de la salle.
CONVENTION POUR LA MISE À DISPOSITION DE LA SALLE DE CONFÉRENCE AGORA
SERVICES
La Ville de Lorient a placé depuis plusieurs années la démocratisation de la culture
et la promotion de la vie associative au cœur de son projet municipal. A ce titre, la Ville soutient
les manifestations qui s’adressent à un large public et qui développent un partenariat associatif et
municipal le plus diversifié.
La Ville de Lorient, disposant d’un nombre de salles limité, souhaite proposer un espace
adapté à ses services municipaux, aux associations lorientaises et aux établissements scolaires qui
en font la demande.
Situation antérieure
Dans le cadre de la mission d’intégration sociale pour laquelle Agora Service recevait
une subvention de la Ville, l’association mettait à disposition des salles de réunion et la salle de
conférence du foyer Courbet pour répondre à la demande de services municipaux, d’associations
lorientaises ou établissements scolaires.
Cette mise à disposition de salles portait sur une exonération totale du coût locatif pour
les occupants (hors frais techniques), dans la limite de 40 exonérations par an.
Les occupants conservaient à leur charge la mise à disposition du matériel technique
(sonorisation, vidéoprojecteur…) s’ils souhaitaient que la salle soit équipée. Ces prestations
techniques étaient facturés 144 € TTC la journée aux occupants.
Les usages
En étudiant les usages sur les années 2011 et 2012, il apparaît que :
- Les salles de réunion ne sont pas réservées par les occupants (aucune exonération accordée en
2011 et 2012), les ressources de la Ville de Lorient (Hôtel de Ville pour les services, Cité Allende
pour les associations) en salles de réunion de cette taille apparaissant donc suffisantes.
- Les demandes d’exonérations pour la salle de conférence ont été effectuées à hauteur de 27
demandes en 2012, 19 demandes en 2011 et 26 en 2010. Le montant valorisé de ces exonérations
varie donc entre 5 600 et 8 000 € TTC pour la Ville (294 € TTC la journée de location hors frais
techniques).
Evolution des missions de l’association
Aujourd’hui, l’association AGORA Services a recentré cette activité sur la prestation de
service, et ne remplit plus à proprement parler les missions d’intégration sociale sur lesquelles
reposait antérieurement la subvention accordée par la Ville (15 000 €).
Il y a donc lieu de faire évoluer la forme juridique de l’accord entre la Ville de Lorient et
l’association, et de procéder à la mise en place d'une convention, d’un montant minimum de 3 000
€ TTC et d’un montant maximum de 10 000 € TTC par an.
Cette convention se justifie par le fait que l’association AGORA Services est la seule
à disposer d’une salle de cette capacité (192 places), dotée à demeure des équipements de
sonorisation et projection et dont les plannings d’occupation permettent une mise à disposition souple
à la demande, indispensable pour répondre aux besoins des associations et services .
Enfin, la jauge de cette salle (192 places) est parfaitement complémentaire avec celle des
salles municipales de la Cité Allende (grande salle de 150 places et salle audiovisuelle de 70 places).
Evolution de l’équipement de la salle de conférence
Des travaux réalisés au cours du dernier trimestre 2012 ne permettent plus à AGORA
Services de proposer un tarif différenciant le coût de location de la salle nue des prestations
techniques, la salle de conférence disposant désormais d’un équipement technique de qualité et fixe
(système de vidéo projection avec câblage VGA et HDMI, sonorisation, 4 micros sans fil dont un
micro-casque).
L’association, qui proposait auparavant un tarif de location de 294 € TTC la journée
de location, plus 144 € TTC de prestations techniques, a donc révisé sa grille tarifaire, et propose
désormais un tarif unique intégrant d’office les prestations techniques de 446 € TTC.
Evolution des modalités de prise en charge par la Ville de Lorient
Afin de maintenir son soutien aux occupants qui en font la demande, il est proposé la
prise en charge par la Ville de Lorient de 60% du coût de location de la salle, soit 268 € TTC par jour.
Il restera donc à la charge des occupants un montant de 40% du coût de location de la
salle, soit 178 € TTC.
Le Bureau Municipal est invité à prendre connaissance de cette nouvelle organisation
juridique entre l’association AGORA Services et la Ville, et à se prononcer sur les nouvelles modalités
de prise en charge des frais de location de la salle de conférence.
Direction de la culture
Réf. : CB/CS
CONVENTION
Mise à disposition de salle de conférence
OBJET
La présente convention concerne la mise à disposition d’une salle de conférence de 192 places pour répondre
aux besoins identifiés par la Ville de Lorient (associations lorientaises, services municipaux et établissements
scolaires).
En effet, La Ville de Lorient a placé depuis plusieurs années la démocratisation de la culture et la promotion de
la vie associative au cœur de son projet municipal. A ce titre, la Ville soutient les manifestations qui s’adressent
à un large public et qui développent un partenariat associatif et municipal le plus diversifié. La Ville de Lorient,
disposant d’un nombre de salles limité, souhaite proposer un espace adapté à ses services municipaux, aux
associations lorientaises et aux établissements scolaires qui en font la demande.
D’autre part, au vu des usages, il est indispensable que ces réunions ou conférences aient lieu sur le territoire
de la commune de Lorient, pour réduire les temps de trajets et simplifier l’organisation de ces réunions ou
conférences.
La jauge de cette salle est en effet parfaitement complémentaire avec celle des salles municpales de la Cité
Allende (grande salle de 150 places et salle audiovisuelle de 70 places).
Usages de la salle
Cette salle est destinée à accueillir des manifestations de type conférences, débats, projections vidéo, etc. Elle
n’est pas habilitée à être utilisée en salle de spectacle et ne peut accueillir aucun ajout d’équipement externe
(décors, matériels électriques, etc.) pour des raisons de sécurité.
Modalités de prise en charge de la salle par la Mairie de Lorient
Cette prise en charge ne porte que sur l’utilisation de la salle. Elle ne concerne pas la location de services
annexes (matériel de sonorisation, présence de personnel extra, salle supplémentaire, restauration, etc.).
Les associations lorientaises pourront bénéficier une fois par année civile de la prise en charge par la
Mairie de Lorient de 60% du coût locatif de l’espace Courbet.
Procédure de réservation de la salle
L’association ou le service municipal contacte l’association AGORA Services pour s’assurer de la disponibilité
de la salle.
L’association ou le service municipal doit ensuite faire une demande par écrit de prise en charge de 60% du
coût locatif auprès de la Ville de Lorient, Direction de la culture.
La réponse écrite de la Ville est ensuite transmise en copie à AGORA Services pour confirmation, étant entendu
qu’ AGORA Services conserve à toute étape de la procédure la maitrise de la location de ses salles.
Il appartient à AGORA Services de vérifier que l’occupant est assuré pour les dommages pouvant être
occasionnés lors de l’occupation de la salle.
AGORA Services enverra ensuite deux factures : une à la Ville de Lorient - Direction de la culture à hauteur
de 60% du coût locatif, et une à l’association ou au service municipal à hauteur de 40% du coût locatif.
1
PRIX
Montant global et unitaire, par location :
Tarif demi-journée ou soirée
(8h30 – 12h ou 14h – 18h ou 19h – 22h)
Tarif journée
(8h30 – 18h)
Supplément week-end
HT
327,76 €
HT
372,91 €
HT
128,76 €
HT par jour
TVA
64,24 €
TTC
392 € TTC
73,09€
446 € TTC
25,24 €
par jour
154 € TTC
par jour
Montant TTC en toutes lettres
Trois cent quatre ving douze
euros TTC
Quatre cent quarante six euros
TTC
Cent cinquante quatre euros
TTC par jour
Ces tarifs correspondent à la location de la salle équipée d’un système de vidéo projection avec câblage
VGA et HDMI, sonorisation, 4 micros sans fil dont un micro-casque.
Ces tarifs comprennent la location de la salle équipée, une assistance technique/accueil ; la remise en état
des lieux, le fléchage et l’affichage des groupes, le parking.
Ces tarifs n’intègrent pas : le personnel d’accueil supplémentaire, l’installation de la scène, le personnel de
sécurité, la préparation des PWPT et encodage vidéo, les photocopies de supports, la restauration, le café
d’accueil ou la billetterie.
MONTANTS régis par la convention : minimum 3 000 € TTC et maximum 10 000 € TTC par an.
DURÉE - DÉLAIS
La convention
année.
er
prend effet à compter de du 1 janvier 2013 pour une durée de 1 an renouvelable une
Le renouvellement sera réalisé par une décision expresse de la collectivité notifiée par courrier recommandé
avec accusé de réception au moins 3 mois avant le terme du 31 decembre 2013 .
PAIEMENT
LA VILLE se libèrera des sommes dues au titre de la presente convention au profit de :
Je soussigné : _______Loic HIRRIEN________Directeur Général
Agissant au nom et pour le compte de : ____AGORA Services
_________________________________________________________________________
Adresse de l’établissement : 2A Bd Franchet d’Esperey 56100 LORIENT
N° Téléphone : _02 97 21 72 02 ____________________
N° Fax : _02 97 21 21 19 ________________________
Adresse électronique : [email protected]
N° S.I.R.E.T. : __77784331900057________________
NOM DE LA BANQUE
Code Banque
CODE APE : ___5629B_____________________
Code Guichet
N° du compte
Clé
Joindre R.I.P ou R.I.B.
2
MODALITES DE PAIEMENT –
Le règlement sera effectué après service fait, sur présentation d’une facture globale par trimestre.
Délai global de paiement : Mandat administratif sous 30 jours à compter de la réception de la facture à la
Ville de LORIENT, et après service fait.
Règlement des comptes : le point de départ est la réception de la demande de paiement par la collectivité : Mairie
de Lorient – service Comptabilité .
Les erreurs ou omissions dans la demande de règlement ou dans le mémoire seront signalées au titulaire , obligation
sera faite à ce dernier d'établir une nouvelle demande, à compter de la réception de laquelle un nouveau délai
pour effectuer le paiement sera ouvert.
Application de la taxe sur la valeur ajoutée
Les montants des règlements seront calculés en appliquant le taux de T.V.A en vigueur lors de la facturation.
Les prix sont fermes, non révisables ni actualisables.
INTÉRÊTS MORATOIRES
Le défaut de paiement dans les délais fait courir de plein droit et sans autre formalité des intérêts moratoires
au bénéfice du titulaire.
Les intérêts moratoires courent à partir du jour suivant l’expiration du délai global jusqu’à la date de mise
en paiement du principal incluse.
Il seront mis en œuvre selon les conditions applicables aux collectivités territoriales et leurs établissements
publics issues du décret 2008-1550 du 31 décembre 2008.
ASSURANCES
Le titulaire dispose d’ un délai de 15 jours à compter de la notification de la convention pour fournir à la Ville ses
contrats d’assurances en cours de validité ; ils mentionnent l’étendue des garanties .
Fait en un seul original, le ………..
A ……………………
Nom, prénom et qualité du signataire (ayant
pouvoir d’engager le contractant)
………………………………………..
Mention Manuscrite "LU et APPROUVE"
Signature :
LORIENT, le
LE MAIRE,
Norbert MÉTAIRIE
3
Récapitulatif des éxonérations
Salle de conférence Foyer Agora Courbet
Année 2012
EESAB
UNRPA
Mouvement du Nid
Voirie G. Gallic
Kaibigan
Ligue des droits de l'homme
SLBA
Asso crématistes
Office des sports
Asso automobile club de l'ouest
Musée compagnie Indes
Asso L'escale
Asso Codi-cila
retraite loisirs
CCSTI
Cabinet du Maire
DDPE
DGST Etudes et coordination
Archives
Ville de Lorient - Service technique
EESAB
Cap Héol
Asso Nature et philant
DC Passeurs d'image
Ligue de l'enseignement
UTL
TOTAL
Nombre
d'éxonération
1
1
2
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
27
Prise en charge
occupants
(€ TTC)
194 €
97 €
97 €
144 €
97 €
135 €
184 €
204 €
144 €
35 €
144 €
97 €
177 €
137 €
97 €
97 €
144 €
97 €
97 €
144 €
*
*
*
*
*
*
*A compter du mois de septembre 2012, Agora Services ne facture plus les frais
techniques liés aux locations aux occupants, le montant de la subvention versée
en 2012 permettant de couvrir ces frais.
Année 2011
Service des Archives
SLBA
Retraite loisirs
DOSI
Service des Archives
Parti socialiste
Maison pour tous Kervénanec
Musée de la Cie des Indes
Eesab
Service des Archives
Service Education
Direction proximité
Cadd
Office des sports
Asso Kaibigan
TOTAL
Nombre
d'éxonération
5
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
19
Prise en charge
occupants
(€ TTC)
675 €
135 €
135 €
135 €
135 €
90 €
90 €
90 €
175 €
90 €
175 €
135 €
135 €
90 €