Présentation de l`interface de Microsoft Word XP

La clé informatique
Formation Word XP
Aide-mémoire
Hiver 2004
Formation Word XP
Hiver 2004
1. PRÉSENTATION DE L’INTERFACE DE MICROSOFT WORD XP................ 1
1.1. L’interface générale................................................................................................................................. 1
1.1.1. Barres d’outils.................................................................................................................................... 1
1.1.2. Poignée de déplacement.....................................................................................................................2
1.1.3. Fermeture du document en cours....................................................................................................... 2
1.1.4. Règles.................................................................................................................................................2
1.1.5. Zone de travail................................................................................................................................... 3
1.2. Les menus................................................................................................................................................. 3
1.2.1. Les menus personnalisés.................................................................................................................... 3
1.2.2. Les menus contextuels :..................................................................................................................... 4
1.3. Les modes d’affichage............................................................................................................................. 4
1.4. La barre d’état......................................................................................................................................... 4
2. LE DOCUMENT............................................................................................... 5
2.1. Ouverture d’un document...................................................................................................................... 5
2.1.1. Document vierge :.............................................................................................................................. 5
2.1.2. Document existant :........................................................................................................................... 5
2.2. Sauvegarder un document...................................................................................................................... 5
2.3. Envoyer votre document par courriel....................................................................................................6
3. LE TEXTE........................................................................................................ 7
3.1. Police et taille de caractères.................................................................................................................... 7
3.2. Gras, italique et souligné......................................................................................................................... 7
3.3. Les couleurs :............................................................................................................................................7
3.4. Application de plusieurs attributs à la fois............................................................................................ 8
3.5. L’alignement du texte.............................................................................................................................. 8
3.5.1. Alignement à l’aide de la barre d’outil :............................................................................................ 8
3.5.2. Alignement à l’aide de la règle :........................................................................................................ 9
3.6. Reproduire la mise en forme.................................................................................................................. 9
3.7. Modification de la casse (minuscules et majuscules)............................................................................ 9
3.8. Utilisation du presse-papier (clipboard).............................................................................................. 10
3.9. En-tête et pied de page.......................................................................................................................... 10
3.10. Orthographe, grammaire et synonymes............................................................................................ 10
3.10.1. Orthographe :................................................................................................................................. 10
3.10.2. Grammaire :................................................................................................................................... 11
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3.10.3. Synonymes :................................................................................................................................... 11
3.10.4. La commande « Grammaire et orthographe » :............................................................................. 11
3.11. Déplacement dans un document (raccourcis claviers)..................................................................... 12
4. L’IMPRESSION.............................................................................................. 13
4.1. Aperçu avant l’impression ................................................................................................................... 13
4.2. Impression rapide.................................................................................................................................. 13
4.3. L’impression standard.......................................................................................................................... 14
4.3.1. La section « Imprimante » :............................................................................................................. 14
4.3.2. La section « Plusieurs pages » :....................................................................................................... 14
4.3.3. La section « Copie »........................................................................................................................ 15
4.3.4. La section « zoom »......................................................................................................................... 15
4.3.5. La section sans nom......................................................................................................................... 15
4.4. Annulation d’un travail d’impression................................................................................................. 15
5. LE VOLET OFFICE XP.................................................................................. 16
5.1. Volet « Nouveau document »................................................................................................................ 16
5.2. Volet « Presse-Papier ».......................................................................................................................... 16
5.3. Volet « Recherche de base ».................................................................................................................. 16
5.4. Le volet « Insérer une image clipart »................................................................................................. 17
6. LES BARRES D’OUTILS EN DÉTAIL........................................................... 18
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1.
Présentation de l’interface de Microsoft Word XP
1.1. L’interface générale
image 1 – l’interface de Word XP
1.1.1. Barres d’outils
Les différentes barres d’outils contiennent les commandes les plus fréquemment utilisées
et permettent leur utilisation en un seul clic de souris.
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1.1.2. Poignée de déplacement
Les barres d’outils contiennent également des poignées de déplacement. Ces poignées
permettent de déplacer la barre en question. Il devient alors possible de l’insérer en
dessous d’une autre barre d’outils (image 2) ou bien de la rendre flottante (image 3). Pour
se faire, positionnez votre souris au dessus de la poignée. Lorsque le pointeur de votre
souris se sera transformé en croix, maintenez le bouton gauche appuyé et déplacez la
barre à votre guise.
image 2 – le menu qui était à droite est maintenant rendu en dessous.
image 3 – exemple de barre d’outils flottante
1.1.3. Fermeture du document en cours
Il est possible avec Word XP de travailler avec plusieurs documents à la fois. Lorsque
vous voulez simplement fermer un d’entre eux, sélectionnez le document à fermer et
cliquez sur le bouton tel que montré sur l’image 1.
1.1.4. Règles
Permet de positionner des objets avec précision à l’aide des règles verticales et
horizontales. Les zones gris foncée servent à déterminer la largeur/hauteur des marges
verticales/horizontales respectivement. Le curseur de la règle horizontale (qui délimite la
zone gris foncé de la zone gris pâle) est contextuel, c’est-à-dire qu’il positionne l’objet
sélectionné dans le document. L’objet peut être du texte, une image, etc.
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1.1.5. Zone de travail
La zone de travail est l’endroit où vous entrez votre texte.
1.2. Les menus
Dans Word XP, deux types de menus existent, soient les menus personnalisés et les
menus contextuels.
1.2.1. Les menus personnalisés
Les menus personnalisés sont à la base de toute opération dans les logiciels. Deux menus
se retrouvent dans toutes les applications professionnelles, c’est-à-dire les menus Fichier
et Edition.
Le menu Fichier contient toutes les commandes s’appliquant aux propriétés
« matérielles » de votre fichier à savoir l’ouverture, la fermeture, la sauvegarde,
l’impression, etc. C’est également à cet endroit que vous retrouverez des informations
supplémentaires, souvent non visibles, à propos de votre document telles que le numéro
de version, les propriétés, etc.
Le menu Edition contient toutes les commandes relatives à l’édition du texte, comme les
commandes copier, couper, coller, supprimer, etc. D’autres fonctions très utiles se
retrouvent dans ce menu telles que annuler, répéter, rechercher, etc.
Les menus personnalisés affichent les fonctions fréquemment utilisées et celles que
Microsoft Office considère comme importantes. Pour voir le menu au complet, patientez
cinq secondes sur le titre du menu ou cliquez sur la flèche pointant vers le bas au bas du
menu.
Si cette option vous nuit plus qu’elle vous aide, vous pouvez facilement la désactiver de
la façon suivante :
1. Sélectionnez le menu « Affichage / Barre d’outils / Personnaliser … »
2. Sélectionnez l’onglet « Options »
3. Cochez la case « Toujours afficher les menus dans leur intégrité »
Les menus personnalisés fonctionnent de la façon suivante :
(aucun symbole)
Signifie que la commande sera lancée
sans que d’autres questions vous soient
posées.
…
Signifie qu’une boîte de dialogue
apparaîtra
vous
demandant
des
informations supplémentaires.
Signifie qu’un sous-menu s’affichera.
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1.2.2. Les menus contextuels :
Les menus contextuels aident à exécuter les opérations plus rapidement. Cliquez sur le
bouton droit de votre souris pour que le menu, rattaché au contexte dans lequel vous êtes,
apparaisse.
1.3. Les modes d’affichage
Vous retrouverez en bas à gauche de votre fenêtre une série de quatre icônes vous
permettant de naviguer entre différents modes d’affichage.
Mode plan
Mode page
Mode Web
Mode Normal
Page
Normal
Permet de visualiser le texte, les graphiques et les tableaux tels qu’ils
apparaissent en version imprimée.
Permet de travailler les pages Web en visualisant les arrière-plans,
les graphiques, etc., tels qu’ils apparaissent dans un navigateur.
Mise en forme et mise en page simplifiées.
Plan
Permet de structurer un long document à l’aide des titres principaux.
Web
1.4. La barre d’état
image 4 – La barre d’état
Langage
Enregistrement de macro
Position dans le texte
No. page / nombre total de page
No. section en cours
No. page en cours
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2.
Le document
2.1. Ouverture d’un document
2.1.1. Document vierge :
Pour ouvrir un document vierge, quatre façons s’offrent à vous :
1. En cliquant sur l’icône de Nouveau document
2. Via le menu « Fichier / Nouveau … »
3. Dans la section Nouveau document du volet Office en cliquant sur le lien
« Nouveau document »
4. Par le raccourci clavier ctrl + N
2.1.2. Document existant :
Pour ouvrir un document déjà existant, quatre façons s’offrent à vous :
1. En cliquant sur l’icône d’ouverture
2. Via le menu « Fichier / Ouvrir … »
3. Dans la section Nouveau document du volet Office en cliquant sur le lien « Autres
documents … »
4. Par le raccourci clavier ctrl + O
Peu importe la façon dont vous vous y prenez, la fenêtre d’ouverture de fichier standard
de Windows apparaîtra.
De plus, il est toujours possible d’ouvrir un fichier Word déjà existant en double-cliquant
sur celui-ci dans l’Explorateur Windows.
2.2. Sauvegarder un document
Pour enregistrer un document, trois façons s’offrent à vous :
1. En cliquant sur l’icône d’enregistrement
2. Via le menu « Fichier / Enregistrer »
3. Par le raccourci clavier ctrl + S
Remarque : Peu importe la façon dont vous vous y prenez la première fois que vous
enregistrez votre document, la fenêtre d’enregistrement standard de Windows apparaîtra.
Lorsque vous voulez enregistrez tous vos documents ouverts, appuyez sur la touche MAJ
(shift) et aller dans le menu « Fichier / Enregistrer tout ».
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2.3. Envoyer votre document par courriel
Sachez qu’il est maintenant possible d’envoyer votre document à quelqu’un (via Internet)
sans passer par votre logiciel de messagerie. Pour ce faire, deux options s’offrent à vous :
1. En cliquant sur l’icône de messagerie électronique
2. Via le menu « Fichier / Envoyer vers / Destinataire … »
Peu importe la façon dont vous vous y prenez, une nouvelle barre d’outils apparaîtra juste
au-dessus de votre document telle que montrée par l’image 5.
image 5 – La barre d’outils de messagerie électronique
Il ne vous reste plus qu’à entrer l’adresse du destinataire et le tour est joué.
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3.
Le texte
Peu importe la mise en forme que vous appliquez à votre texte, toutes les commandes
sont accessibles par les différents menus. Certaines d’entre elles sont accessibles par les
barres d’outils tandis que d’autres ont un raccourci clavier qui leur sont associé.
3.1. Police et taille de caractères
La façon la plus rapide de choisir une police ou une taille de caractères est de sélectionner
le texte et de cliquer sur les menus déroulant qui leur sont associés.
Police
Taille
Si jamais cette barre d’outils n’est pas visible, allez dans le menu « Affichage / Barres
d’outils / Mise en forme ».
3.2. Gras, italique et souligné
Souligné
Italique
Gras
Ces commandes sont accessibles par les touches raccourcies Ctrl + G, Ctrl + I, Ctrl + U
respectivement.
3.3. Les couleurs :
Pour faire la modification de la couleur du texte, allez dans le menu « Format / police… »
et sélectionnez la couleur dans la liste « Couleur de police » ou utilisez l’icône
de la
barre d’outils « Mise en forme ».
Pour surligner votre texte, utilisez l’icône
de la barre d’outils « Mise en forme ».
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3.4. Application de plusieurs attributs à la fois
Les attributs des trois dernières sections, ainsi que plusieurs autres, peuvent être
appliqués en une seule opération. Pour ce faire, rendez-vous dans le menu « Format /
Police ».
Vous pouvez maintenant choisir la police et la taille des caractères, mettre le texte en
gras, en italique et/ou souligné (remarquez que vous pouvez souligner votre texte de
différentes façons). De plus, il est possible de mettre du texte en indice, des chiffres en
exposant, etc. Cochez les cases appropriées et vérifiez l’effet sur le texte dans l’aperçu au
bas de la fenêtre.
3.5. L’alignement du texte
3.5.1. Alignement à l’aide de la barre d’outil :
Il existe plusieurs outils pour aligner votre texte en totalité ou en partie dans un
document.
Alignement à gauche
Alignement au centre
Alignement à droite
Alignement justifier
La commande
sert à déterminer l’espace entre les lignes. Vous pouvez spécifier à
simple interligne, interligne et demie, double interligne, etc.
Les commandes
sont équivalentes à faire une tabulation en début d’une ligne à la
différence que la tabulation s’applique à tout le paragraphe.
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3.5.2.
Alignement à l’aide de la règle :
Repère de
Tabulation
Marge de gauche
Zone de contenu
Marge de droite
Retrait de première ligne
Retrait négatif
Retrait de gauche
3.6. Reproduire la mise en forme
Vous avez travaillé durement pour donner l’apparence de votre texte et vous devez
recommencer tout ce long processus pour une nouvelle partie de texte ? La commande
« Reproduire la mise en forme » est là pour vous faciliter la tâche.
Son fonctionnement est simple :
1. Positionnez votre curseur sur le mot ou le texte ayant la mise en forme souhaité.
2. Appuyez sur l’icône
3. Maintenez le bouton gauche de votre souris enfoncé puis sélectionnez le texte sur
lequel vous voulez appliquer cette mise en forme.
4. Lorsque vous relâcherez le bouton de votre souris, la mise en forme sera copiée
automatiquement.
Remarque : Si vous prévoyez reproduire plusieurs fois la mise en forme, double-cliquez
sur cette même icône.
3.7. Modification de la casse (minuscules et majuscules)
Cette commande peut vous sauver des heures de travail en quelques clics de souris. Elle
est généralement utilisée sur un texte déjà existant.
1. Menu « Format / Modifier la casse… »
2. Sélectionnez le changement à appliquer.
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3.8. Utilisation du presse-papier (clipboard)
Le presse-papier d’Office XP se trouve dans le volet Office. Lorsque vous copiez plus
d’un élément, le volet Office apparaît. Vous pouvez y stocker jusqu’à 24 éléments de
diverses applications. Pour copier un élément, sélectionnez-le dans la liste et il apparaîtra
à l’endroit où est positionné votre curseur. Le bouton « Coller tout » permet de coller tous
les éléments du presse-papier les uns à la suite des autres. Le bouton « Effacer tout »
permet de vider le presse-papier.
Une icône apparaît dans la barre de tâche du système (system tray) lorsque vous utilisez
le presse-papier.
3.9. En-tête et pied de page
Vous pouvez placer un titre, du texte, un logo corporatif ou autres éléments qui se
répéteront d’une page à l’autre. Accédez à la fenêtre d’En-tête et pied de page via le
menu « Affichage / En-tête et pied de page ».
Divers formats d’affichage prédéfinis vous sont offerts. D’autres options permettant la
gestion des en-têtes et pieds de page sont également offert à partir de cette barre d’outils.
Il est à noter qu’il est possible d’avoir des en-têtes ou des pieds de page qui sont
différents d’une partie (ou section) du document à une autre.
3.10. Orthographe, grammaire et synonymes
Le logiciel vous offre une panoplie d’outils vous aidant à faire le moins de fautes
possibles dans votre texte. L’outil de correction automatique est actif par défaut dans le
logiciel.
3.10.1. Orthographe :
La vérification de l’orthographe fait parti de cette correction automatique. Lorsqu’un trait
zigzagant rouge apparaît en dessous d’un mot, cela signifie qu’il y a une faute
d’orthographe. Pour corriger la faute, cliquez avec le bouton droit de votre souris sur le
mot fautif. Une série de mots vous est proposée dans le menu contextuel. Choisissez-en
un et le mot incorrect sera automatiquement remplacé par votre sélection.
Il est possible d’ajouter des mots au dictionnaire de Word XP. Pour ce faire, cliquez avec
le bouton droit de votre souris sur le mot que vous désirez ajouter et sélectionnez l’option
« Ajouter au dictionnaire » du menu contextuel. Ce mot ne sera plus considéré comme
une faute d’orthographe dorénavant.
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3.10.2. Grammaire :
La vérification de la grammaire fait aussi parti de l’option de correction automatique de
Word XP et fonctionne de façon similaire à la correction orthographique. Les différences
majeures entre les deux types de correction sont qu’un trait vert remplace le trait rouge et
qu’une expression (série de mots) sera soulignée au lieu d’un seul mot. La méthode de
correction reste la même.
3.10.3. Synonymes :
Word XP possède une généreuse banque de synonymes. Pour remplacer un mot par un de
ses synonymes, cliquez avec le bouton droit de votre souris sur le mot en question et
sélectionnez l’option « Synonymes » du menu contextuel. Une série de synonymes (plus
ou moins valables dépendamment du contexte) vous est proposée. Lorsque votre
sélection est faite, le mot est automatiquement remplacé.
3.10.4. La commande « Grammaire et orthographe » :
Vous pouvez demander à Word XP de vous faire une analyse approfondie de toutes les
fautes de votre document. Pour ce faire, cliquez sur l’icône
de la barre d’outils
« standard ». La vérification commence alors à l’endroit où est positionné votre curseur.
La fenêtre suivante vous apparaît :
Image 6 – la fenêtre de correction orthographique et grammaticale
Dans cette fenêtre, la zone du haut représente la faute que Word XP a détectée. Dans la
zone du bas, les propositions de correction. Une série d’actions peut alors être prise. Vous
pouvez ignorer la faute dans ce cas bien précis (Phrase suivante), ignorer la faute dans
tout le texte (Ignorer toujours), remplacer la faute par une expression préalablement
choisie (Remplacer), demander une explication sur la faute (Explication …), spécifier la
langue du dictionnaire, etc.
Remarque : Cette option de Word XP n’est pas infaillible. En cas de doute, n’hésitez
pas à consulter un dictionnaire ou un Bescherelle.
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3.11. Déplacement dans un document (raccourcis claviers)
Voici maintenant quelques raccourcis claviers pour vous déplacer rapidement dans votre
document.
Raccourcis claviers :
Signification :
Début (Home)
Fin (End)
Ctrl + →
Ctrl + ←
Ctrl + ↑
Ctrl + ↓
Alt Car + Page précédente (page up)
Alt Car + Page suivante (page down)
Page précédente (page up)
Page suivante (page down)
Ctrl + Page précédente (page up)
Ctrl + Page suivante (page down)
Ctrl + Début (Home)
Ctrl + Fin (End)
Début de ligne
Fin de ligne
Début du mot suivant
Début du mot précédent
Paragraphe précédent
Paragraphe suivant
Début de l’écran courant
Fin de l’écran courant
Écran précédent
Écran suivant
Début de la page précédente
Début de la page suivante
Début du document
Fin du document.
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4.
L’impression
Word XP ne serait pas un bon traitement de texte s’il ne possédait pas un module
d’impression. Voici maintenant comment l’utiliser.
4.1. Aperçu avant l’impression
Cette fonctionnalité peut vous faire sauver une quantité phénoménale de papier. Pour
visualiser votre document tel qu’il sortira à l’impression, avec en-têtes et pieds de page,
allez dans le menu « Fichier / Aperçu avant impression » ou appuyez simplement sur
l’icône
de la barre d’outils « standard ».
Voici une description de la barre d’outils de cette nouvelle fenêtre.
Imprimer
Loupe
Page courante
Plusieurs pages
Zoom
Afficher la règle
Ajuster
Plein écran
Fermer le mode aperçu
Aide contextuel
4.2. Impression rapide
L’impression rapide se réalise en appuyant sur l’icône
« standard ».
de la barre d’outils
Remarque : Aucune question ne vous sera posée lorsque vous utiliserez cette commande.
L’impression s’envoie directement à l’imprimante par défaut de votre poste de travail. De
plus, il est impossible de définir la qualité d’impression, l’orientation de la page, etc.
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4.3. L’impression standard
Le plus souvent, vous utiliserez le mode d’impression standard, accessible par le menu
« Fichier / Imprimer … » ou par le raccourci clavier Ctrl + P.
Cette commande vous ouvrira la fenêtre d’impression standard de Windows. Plusieurs
options peuvent y être configurées.
image 7 – la fenêtre d’impression
4.3.1. La section « Imprimante » :
Dans cette section, vous sélectionnez l’imprimante vers laquelle vous voulez envoyer
l’impression, imprimer en recto verso si l’imprimante le supporte, etc. Si vous appuyez
sur le bouton « Propriétés … », il est possible de paramétrer les propriétés de
l’imprimante, comme : la qualité d’impression, le type de papier utilisé, l’ordre
d’impression, imprimer en noir et blanc, etc.
4.3.2. La section « Plusieurs pages » :
Dans cette section, vous pouvez définir précisément les pages que vous voulez imprimer.
Vous pouvez imprimer tout le document (Tout), seulement la page où le curseur se trouve
(Page en cours), uniquement le texte sélectionné (Sélection) ou quelques pages pas
nécessairement consécutives.
Truc : pour cette dernière option, pour créer un groupe de pages consécutives à imprimer,
placez un trait d’union entre le numéro de la première page et celui de la dernière.
Exemple : 5-15. Pour séparer les pages et les groupes de pages, placez un point-virgule
entre les groupes. Exemple : 1;3;5-15;17.
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4.3.3. La section « Copie »
C’est à cet endroit que vous spécifiez à votre imprimante le nombre de copie que vous
désirez. L’option « copies assemblées » sert uniquement lorsque vous demandez plus
d’une copie de votre document. Si cette option est cochée, le document sortira au complet
une première fois, puis une deuxième, etc. Si cette option n’est pas cochée, les X pages 1
sortiront d’abord, ensuite les X pages 2, suivies des X pages 3, etc.
4.3.4. La section « zoom »
Dans cette section, vous pouvez spécifier le nombre de pages par feuille d’imprimante.
Ce nombre peut aller jusqu’à 16 !
4.3.5. La section sans nom
La dernière section, qui ne porte pas de nom en bas à gauche de la fenêtre, sert à
déterminer ce que vous voulez imprimer de votre document. Vous avez le choix entre le
texte, les propriétés, le document montrant les balises, etc.
Si vous sélectionnez « document » dans la liste déroulante du haut, vous pouvez choisir
dans la liste déroulante du bas de tout imprimer, d’imprimer les pages paires ou
d’imprimer les pages impaires (pratique pour les imprimantes qui ne supportent pas le
recto verso).
4.4. Annulation d’un travail d’impression
Pour annuler votre impression, double-cliquez sur l’icône animée de l’imprimante dans la
barre d’état de Windows en bas à droite de votre écran (system tray) au moment où le
document lui est acheminé.
Notez que cette icône risque de ne pas apparaître si le document est très petit, ce qui vous
empêchera d’annuler la tâche.
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5.
Le volet Office XP
Voici une des nombreuses nouveautés de la suite bureautique Microsoft Office XP. Ce
volet est en fait un complément aux menus, vous donnant plus de possibilités sur
certaines options qu’auparavant. Pour afficher ce volet, rendez-vous dans le menu
« Affichage / Volet Office ». Pas moins de huit volets vous sont offerts, examinons ceux
que vous risquez d’utiliser le plus souvent.
Remarque : Vous pouvez naviguer entre les différents volets en utilisant la flèche
pointant vers le bas en haut de la fenêtre tel que montré par l’image ci-dessous.
5.1. Volet « Nouveau document »
Comme son nom l’indique, ce volet sert à la création d’un « nouveau » document. Par ce
volet, vous pouvez créer un document vierge, ouvrir un document existant, créer un
document à partir d’un modèle, etc.
5.2. Volet « Presse-Papier »
Ce volet contient tout ce que vous avez mis en mémoire par des opérations de
couper/copier. Le presse-papier peut contenir jusqu’à 24 éléments et vous pouvez choisir
l’élément à coller dans votre document à un endroit précis. Les items contenus sont assez
bien représentés, il n’y a pas de place à l’ambiguïté.
5.3. Volet « Recherche de base »
Dans ce volet, vous pouvez faire une recherche de texte assez approfondie (malgré le titre
du volet). En effet, dans la zone « Rechercher : », vous spécifiez le texte à rechercher.
Jusqu’ici, rien de nouveau. C’est dans la section « Autres options de recherche » que les
choses deviennent intéressantes. Vous pouvez spécifier un répertoire de recherche et
sélectionnez le ou les types de fichiers dans lesquels vous voulez effectuer la recherche.
Exemple : Je veux rechercher l’expression « Je navigue sur Internet » dans tous les
fichiers de type Word et PowerPoint dans le répertoire « Mes documents ». Je spécifie
donc le répertoire « Mes documents » dans la zone « Rechercher dans : » et les type
« Fichiers Word » et « Fichier PowerPoint » dans la zone « Les résultats devraient
être : ».
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5.4. Le volet « Insérer une image clipart »
Les cliparts sont des petits dessins qui viennent avec Office XP. Plusieurs images (voir
des centaines) sont disponibles et le volet « Insérer une image clipart » vous offre un
moyen efficace pour rechercher une image. Vous pouvez effectuer une recherche par
mots clés et spécifier une catégorie dans laquelle rechercher.
Les quatre autres volets ne seront pas abordés pendant cette formation car elle dépasse
largement le cadre du cours.
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6.
Les barres d’outils en détail.
Examinons maintenant un à un les différents composants des barres d’outils standards.
- Nouveau document :
Cette icône permet de créer en un seul clic un nouveau document.
Raccourci clavier : ctrl + N
Dans le menu « Fichier / Nouveau … »
- Ouvrir :
Cette icône permet d’ouvrir en un seul clic un document existant. Pour ce faire, cette
commande vous montre la fenêtre standard d’ouverture de fichier de Windows.
Raccourci clavier : ctrl + O
Dans le menu « Fichier / Ouvrir … »
- Enregistrer :
Cette commande peut réaliser deux actions différentes, dépendamment si vous avez déjà
enregistré votre document ou non.
• Si votre document n’est pas encore enregistré, la commande vous montrera la
fenêtre standard d’enregistrement de Windows, vous invitant à nommer votre
document et spécifier l’endroit où il sera stocké sur le disque.
• Si votre document est déjà enregistré, la commande enregistrera simplement vos
dernières modifications et ce, sans vous demander le nom et le lieu du document.
Raccourci clavier : ctrl + S
Dans le menu « Fichier / Enregistrer … »
- Message électronique :
Cette commande vous permet d’envoyer votre document à quelqu’un via Internet, sans
passer par votre logiciel de messagerie favori.
Raccourci clavier : aucun
Dans le menu « Fichier / Envoyer vers / destinataire … »
- Rechercher :
Cette commande affiche le volet Office pour une recherche de base. Il est possible dans
ce volet de spécifier le texte rechercher ainsi que l’endroit de la recherche sur le disque
dur et le type de document à vérifier. Exemple : Rechercher le mot « amour » dans tous
les documents Word dans le répertoire « Mes Documents ».
Raccourci clavier : aucun
Dans le menu « Fichier / Rechercher … »
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- Imprimer (nom de l’imprimante par défaut)
Cette commande vous permet de lancer l’impression du document sur l’imprimante par
défaut. Cette commande ne vous montre pas la fenêtre standard d’impression de
Windows. Vous n’avez donc pas le choix de l’imprimante, ni de la mise en page, etc.
Raccourci clavier : ctrl + P
Dans le menu « Fichier / Imprimer … »
- Aperçu avant impression :
Cette commande vous permet de visualiser votre document tel qu’il sortira à
l’impression.
Raccourci clavier : aucun
Dans le menu « Fichier / Aperçu avant impression … »
- Grammaire et orthographe :
Cette commande vous permet de faire vérifier l’orthographe de votre document, et ce, de
façon assez détaillée. Quoique assez performant, ce correcteur orthographique et
grammaticale n’est pas sans faille.
Raccourci clavier : touche F7
Dans le menu « Outils / Grammaire et orthographe … »
- Couper :
Cette commande permet de couper le texte sélectionné dans le but de le coller ailleurs
dans le texte ou dans une autre application.
Raccourci clavier : ctrl + X
Dans le menu « Édition / Couper »
- Copier :
Cette commande permet de copier du texte et son fonctionnement est similaire à la
commande Couper.
Raccourci clavier : ctrl + C
Dans le menu « Édition / Copier »
- Coller :
Cette commande permet de coller du texte (ou des images) précédemment coupé ou
copié. Ce texte (ou ces images) peut provenir d’une autre application.
Raccourci clavier : ctrl + V
Dans le menu « Édition / Copier »
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Formation Word XP
Hiver 2004
- Reproduire la mise en forme :
Voici un outil amusant. Cette commande permet de reproduire exactement la forme d’une
partie de texte sur une autre partie. Son fonctionnement est assez simple. Sélectionnez
d’abord le texte ayant la mise en forme désirée. Ensuite, appuyez sur cette icône.
Finalement, sélectionnez le texte où vous désirez appliquer la même mise en forme et
relâchez le bouton de la souris. La mise en forme sera immédiatement appliquée sur le
texte sélectionné.
Raccourci clavier : ctrl + shift + V
Dans le menu
- Annuler :
Cette commande permet d’annuler une action. Exemple, vous sélectionnez du texte et
vous appuyez par erreur sur la touche « supprimer ». Nul besoin de paniquer, appuyez sur
cette icône et le tout reviendra en place. La flèche pointant vers le bas vous permet de
sélectionner l’action à annuler.
Raccourci clavier : ctrl + z
Dans le menu « Édition / Annuler < action > »
- Rétablir :
Cette commande est exactement l’inverse de la commande « Annuler » et son
fonctionnement est similaire.
Raccourci clavier : ctrl + Y
Dans le menu « Édition / Répéter »
- Insérer un lien hypertexte :
Cette commande vous permet d’insérer dans votre document un lien vers une page
Internet ou une adresse de courrier électronique. Une fenêtre de Windows vous apparaît
en vous invitant à entrer l’adresse en question.
Raccourci clavier : ctrl + K
Dans le menu « Insertion / Lien hypertexte … »
- Tableaux et bordures :
Cette commande vous permet de dessiner des tableaux qui ne sont pas « standards » et
d’ajuster les bordures à votre gré.
Raccourci clavier : aucun
Dans le menu « Format / Bordure et trame … »
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Formation Word XP
Hiver 2004
- Insérer un tableau :
Cette commande vous permet d’insérer rapidement un tableau dans votre document. En
maintenant le bouton droit de votre souris, vous pouvez définir le nombre de lignes et
colonnes de votre tableau (plus de 4 lignes par 5 colonnes).
Raccourci clavier : aucun
Dans le menu « Tableau / Insérer / Tableau … »
- Insérer une feuille de calcul Excel :
Cette commande vous permet d’insérer, à même votre document, une feuille de calcul
Microsoft Excel. La feuille de calcul peut être manipulée comme si vous étiez dans
Excel.
Raccourci clavier : aucun
Dans le menu « Insertion / Objet … / option Feuille de calcul Microsoft Excel. »
- Colonnes :
Cette commande vous permet de séparer votre texte en un maximum de quatre colonnes,
comme des les journaux.
Raccourci clavier : aucun
Dans le menu « Format / Colonnes … »
- Dessins :
Cette commande permet d’afficher ou de masquer la barre d’outil manipulant les dessins.
Raccourci clavier : aucun
Dans le menu « Affichage / Barres d’outils / Dessin »
- Explorateur de documents :
Cette commande ouvre un volet à la gauche de la fenêtre, vous permettant de visualiser
en un coups d’œil la structure de votre document.
Raccourci clavier : aucun
Dans le « Affichage / Explorateur de documents »
- Afficher/Masquer :
Cette commande permet de faire afficher ou masquer tous les caractères non visibles tels
que les espaces, les tabulations, les retours à la ligne, etc. ainsi que des parties de textes
que vous auriez cachées.
Raccourci clavier : aucun
Dans le menu « Format / Police … / option Masqué »
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Formation Word XP
Hiver 2004
- Zoom :
Cette commande permet d’augmenter ou réduire la taille de la page de votre document
dans l’application.
Raccourci clavier : aucun
Dans le menu « Affichage / Zoom … »
- Aide sur Microsoft Word :
Cette commande affiche le compagnon Office qui vous guide à travers les différentes
étapes de résolution d’un problème. Il vous invite à taper quelques mots clés pour
faciliter votre recherche.
Raccourci clavier : touche F1
Dans le menu « ? / Aide sur Microsoft Word »
- Styles et mise en forme :
Cette commande affiche le volet Office sur les styles et mise en forme existants. Il est
possible, via ce volet, de vous définir de nouveaux styles. Exemple, définir le style
« Verdana, grosseur de police 14 gras »
Raccourci clavier : aucun
Dans le menu « Format / Styles et mise en forme … »
- Style :
Ce menu déroulant vous permet de sélectionner un style de texte prédéfini à l’avance. Les
titres des différents styles sont assez représentatifs de leurs allures respectives.
Remarque : Il est avantageux d’utiliser les styles prédéfinis plutôt que d’utiliser les
options de texte telles que la grosseur de la police, gras, souligné, etc.
- Police et grosseur de caractères :
Le menu déroulant de gauche vous permet de sélectionner la police de caractère à
appliquer à tout le texte ou à une partie seulement. Même chose pour le menu de droite
qui sert à choisir une grosseur de caractères.
- Attributs du texte :
Ces menus vous permettent de mettre du texte en gras, de mettre du texte en italique et de
souligner du texte respectivement.
- Alignement du texte :
Ces menus vous permettent d’aligner le texte à gauche, au centre, à droite ou justifier
respectivement. L’icône à droite sert quant à elle à spécifier l’espace entre les lignes :
simple interligne, interligne et demie, double interligne, etc.
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Formation Word XP
Hiver 2004
- Alignement de gauche à droite :
Ces commandes sont similaires aux commandes alignement à gauche et alignement à
droite respectivement. Pour vraiment voir la différence, il faudrait que vous installiez
dans Windows une langue qui s’écrit de droite à gauche.
- Liste à puces :
Une liste numérotée (commande de gauche) est utilisée pour exécuter ou lire des points
en suivant les étapes demandées. Elle est plus souvent utilisée pour les documents de
formation.
Une liste à puce (commande de droite) désigne plusieurs points que vous voulez voir
dans un ordre qui n’est pas nécessairement logique. Elle est plus souvent utilisée pour les
remue-méninges.
- Diminuer / Augmenter le retrait :
Augmenter le retrait (commande de droite) est équivalent à faire une tabulation en début
de paragraphe, à l’exception que la tabulation s’applique au paragraphe au complet.
Diminuer le retrait (commande de gauche) est la commande inverse.
- Application de couleurs :
La commande de gauche sert à surligner le texte sélectionné (comme vous le feriez avec
un marqueur). La commande de droite quant à elle sert à changer la couleur du texte.
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