PDF Brochure - Carrefour EDI

moins de papier
grâce à la facturation
électronique
Un budget optimisé
Emettre et recevoir des factures papier coûte cher
La facture est le support indispensable de toute transaction commerciale et ce
document est prévu par la réglementation fiscale, commerciale et le droit de la
concurrence.
Les entreprises belges émettent plus de 1 milliard de factures chaque année.
L’émission d’une facture papier coûte en moyenne 9 €uros. Ces frais portent à la
fois sur l’impression, la mise sous pli, l’affranchissement, la gestion des litiges, le
recouvrement et l’archivage.
La réception d’une facture papier coûte en moyenne 14 €uros. Elle comprend
l’ouverture des plis, la saisie, le rapprochement, la gestion des litiges, le traitement, le
paiement et l’archivage.
La simplicité de la facture électronique
La facture électronique : un moyen simple et avantageux de travailler
avec les grands donneurs d’ordres
> Plus besoin d’imprimer, de mettre sous pli et de poster les factures,
> Plus besoin d’archiver les factures papiers car les originales sont sous
forme électronique,
> Vous savez si le donneur d’ordres a bien reçu et traité vos factures,
> Vous pouvez modifier une facture en ligne s’il manque une donnée métier
(numéro de commande par exemple),
> Vous n’avez plus besoin de renvoyer de duplicata,
> Vous pouvez retrouver instantanément une facture archivée depuis 10 ans,
> Les contrôles fiscaux sont simplifiés,
> La solution est utilisable pour tous vos donneurs d’ordres qui l’acceptent,
… en plus vous faites un geste pour l’environnement !
Depuis le 1er janvier 2010, la
réglementation belge sur la
facturation électronique s’est
assouplie. Mais des obligations propres à la facturation
électronique subsistent :
b-process est certifiée par les
autorités belges pour répondre à ces obligations.
4 rue de Ventadour 75001 Paris
Tél : +33 (0)1 55 50 48 48
Fax : +33 (0)1 55 50 48 49
e-mail : [email protected]
www.b-process.com
Un service à forte
valeur ajoutée
pour vos clients
Dans le projet de 100% facturation
électronique, Carrefour Belgique travaille
avec b-process pour vous présenter la
solution PDF. Un reporting journalier
de l’état d’avancement du processus
de mise en production est fourni à
Carrefour.
b-process, le leader de la
Facture Électronique en Europe
Carrefour Belgique
souhaite recevoir
des factures
électroniques
de tous ses
fournisseurs
> Carrefour est un des pionniers dans l’adoption de la
facturation électronique.
> Plus de 85% des factures traitées par Carrefour
Belgique sont aujourd’hui électroniques.
> L’objectif est d’atteindre 100% de facturation
électronique d’ici fin 2012.
Cela reste un enjeu majeur porté par la
Direction Générale du Groupe et une équipe
dédiée en interne.
Contact Carrefour
b-process, filiale d’Ariba, possède une expertise unique
dans le domaine
de la facturation électronique avec :
> 11 années d’expérience
> Conformité légale et fiscale dans 24 pays
> 3 500 sociétés clientes
> 30 000 acheteurs et fournisseurs interconnectés
> Plus de 68 milliards d’€uros échangés par
l’intermédiaire de b-process en 2010
> 125 personnes dédiées à la facture électronique.
b-process a noué des partenariats forts pour
garantir la pérennité de sa solution :
• Cabinet d’avocats experts TAJ (Deloitte)
pour la conformité légale et fiscale,
• CDC Arkhinéo (filiale 100% Caisse des
Dépôts) pour l’Archivage Légal 10 ans.
Des entreprises de toute taille font
confiance à b-process :
Onboarding EDIBelgium
[email protected]
Contact b-process
Camille Galmiche
[email protected] - +33 1 55 50 46 24
L’essentiel de la facturation électronique I 2
1
Rapidité de mise en oeuvre
2
Vo t r e e n t r e p r i s e
Pas de contribution significative
de votre part pour le démarrage
Votre entreprise
b-process
1
Appel par
un technicien
▼
Installation
imprimante
virtuelle
b-process
Carrefour
Belgique
Votre
entreprise
b-process
Votre entreprise
2
Création
et envoi
factures tests
▼
Identification
informations
indispensables
à Carrefour
> Appel d’un technicien
b-process à date et heur
convenues
> Présentez votre environnement de travail
> Téléchargez et installez
avec son aide le logiciel de
création des factures au
format PDF (imprimante
virtuelle)
L’émission de factures électroniques est ensuite intuitive
1
Depuis votre PC,
rechercher la
facture à créer
2
3
Sélectionner
l’imprimante
virtuelle
4
Créer le fichier PDF
Uploader le
et le nommer selon
fichier PDF
une règle convenue sur la plateforme
d’avance
b-process
b-process
5
> Présentez les types de
factures que vous émettez
7
6
8
> Définissez les prochaines
étapes du projet
> Adressez des exemples
factures pour chaque type
identifié au technicien bprocess
> Ce dernier identifie sur
ces exemples emplacement
informations indispensables
pour Carrefour
> Validez son interprétation
et compléter une fiche de
renseignement sur votre
entreprise
La facture est Les données de
archivée sur la la facture sont
plate-forme de
extraites
dématérialisation et transmises
à Carrefour
NB : les avoirs sont saisis directement par vos soins sur un formulaire en ligne
3
L’accès aux factures originales s’effectue à partir
d’une simple connexion Internet
> A partir de ces informations,
le technicien prépare la plateforme d’émission de vos
factures pour test
> Continuer à envoyer des
factures papier à Carrefour
> Enregistrez ces mêmes
factures au format pdf grâce à
l’imprimante virtuelle
> Uploadez vos factures PDF
sur la plateforme b-process
Validation
> Connectez-vous à la pladu bon de
fonctionnement
teforme de test pour vérifier
la présence de toutes les
factures transmises
> Vérifiez l’insertion automatique et correcte des
informations factures dans la
comptabilité de Carrefour
> Signez la convention
Entrée officielle en d’interchange qui valide votre
dématérialisation accord avec Carrefour
fiscale
> A réception de cette
de factures
convention, b-process active
le traitement des factures
électroniques à la date
convenue.
En cas d’anomalie
Accéder à vos
(n° de commande factures originales
absent par exemple), en ligne pendant
corriger la facture
10 ans
en ligne
Après recherche
de la facture...
3
... un clic sur son numéro ...
▼
... permet de consulter son image
L’essentiel de la facturation électronique I 3
Aspects techniques
Comment cela fonctionne ?
> Au lieu d’imprimer vos factures sur votre imprimante habituelle,
vous les imprimerez «virtuellement» dans un fichier à partir du
programme fourni. Ceci créera une image de votre facture (PDF).
> Vous nous transmettrez ce fichier via un upload sur notre
plateforme. Nous signerons électroniquement afin qu’il ait la
valeur d’un original puis nous en extrairons les données pour les
transmettre à Carrefour.
Que devez vous faire ?
> Nous faire parvenir un jeu de factures représentatif afin
que nous les analysions,
> Vous assurer que les données issues de votre système de
facturation «édite» l’ensemble des informations obligatoires.
(exemple : si vous imprimez aujourd’hui sur un papier à
en-tête, il faudra ajouter sur votre facture les informations sur
votre société qui figure sur l’en-tête (SIRET, n° TVA,…),
A priori, tous les logiciels de facturation peuvent être paramétrés soit pour imprimer sur papier blanc, soit sur pré-imprimé,
> Installer le programme d’impression virtuelle,
> Vous n’avez aucun développement à prévoir, simplement
suivre ces simples règles de gestion,
> Vous pourrez visualiser à tout moment vos factures avec leur
statut et accéder en ligne aux archives sur 10 ans.
Quelles sont les règles à respecter ?
> Bien respecter les règles de nommage des fichiers que
vous nous transmettez,
> Visualiser la facture pour vérifier si elle est bien conforme
à ce que vous souhaitez envoyer,
> Vérifiez que vous recevez bien la notification de traitement de
vos factures (pour s’assurer qu’il n’y a pas eu de problème
lors de la transmission par mail).
Aspects juridiques et fiscaux
Que dit la loi ?
> Deux directives (2001/115/CE et 2006/112/CE) ont été prises
par l’Union Européenne afin que les états membres adaptent
leurs législations pour que les factures électroniques soient
reconnues et que le régime général soit applicable à toute
facture, quelle que soit sa forme.
> En Belgique, la loi du 28 janvier 2004 et ses arrêtés
royaux d’application fixent le cadre juridique. Une circulaire
de l’administration de la TVA en 2008 (Circulaire n° AFER
16/2008 - E.T.112.081 - dd. 13.05.2008) a précisé les modalités
d’archivage.
En résumé, 5 conditions doivent être réunies :
> Accord préalable du preneur
> Garantie de l’authenticité et de l’intégrité du contenu
> Présence des mentions obligatoires
> Archivage électronique obligatoire
> Toute facture doit être «délivrée» (via e-mail ou plateforme)
La solution b-process est certifiée par les autorités
fiscales de 24 pays.
Comment être sûr de retrouver une facture
dématérialisée ?
Toutes vos factures sont archivées pendant 10 ans à la Caisse
des Dépôts et Consignations (CDC) et accessibles en ligne via
la plate-forme de b-process. Les infrastructures techniques (3
sites hautement sécurisés) de la CDC nous permettent de vous
garantir par contrat un archivage de longue durée sans risque
pour vous et sans altération de vos factures. Votre recherche
peut s’effectuer sur n’importe quel champ de la facture (Nom
client, n° de facture, montant HT ou TTC, date,…).
De plus, nous pouvons vous restituer vos originaux de factures
sur un support CD-ROM si vous en faîtes la demande.
Aspects financiers
Combien cela coûte ?
Le coût de mise en place est de 700 €. Cela correspond au travail
effectué pour assurer l’extraction des données de facturation
dans le fichier PDF. Ce prix est payé une fois pour toutes, y
compris si vous utilisez la solution pour vos autres clients.
Ensuite, le prix payé est un prix forfaitaire unitaire de 0,35 € HT
par facture comportant de 1 à 3 pages maximum. Chaque page
supplémentaire au-delà de 3 sera facturée au prix unitaire de
0,10 € HT. Ce prix comprend l’archivage légal pendant 10 ans et
l’accès à la plate-forme.
N.B. le prix total payé chaque année pour l’utillisation du service
ne pourra être inférieur à 125€ HT.
Quel est le retour sur investissement
et les économies induites ?
Le coût complet d’émission et traitement d’une facture papier est
estimé en moyenne à 9 €uros pour un fournisseur. Une économie
de l’ordre de 60% peut être réalisée sur différents postes :
> Impression facture : papier, toner, maintenance imprimante,…
> Mise sous pli : enveloppe, tri,
> Affranchissement facture : 0,60 € si poids < à 20 grammes,
> Gestion erreurs : courrier perdu, erreur adresse ou imputation,
> Envoi duplicata,
> Gestion des litiges,
> Archivage de la facture papier sur 10 ans (boite archive
+ emplacement de stockage + recherche de l’archive),
> Temps de recherche et d’accès aux archives papier.
L’essentiel de la facturation électronique I 4