appel appel d`offres - consultant

APPEL D’OFFRES - CONSULTANT
COORDONATEUR(TRICE) DES INVITÉS INTERNATIONAUX
Date d’émission : Le lundi 20 octobre 2014
Veuillez répondre à :
Josée Vaillancourt, directrice générale
Date de clôture : Le lundi 3 novembre 2014, 17 h heure
de l’Est
Les soumissions peuvent être envoyées par télécopieur, par
courrier électronique
onique ou par la poste. Seul le candidat retenu sera
contacté.
[email protected]
@reseauontario.ca
613.745.7945 poste 28
613.745.1134
Les critères suivants sont émis par Réseau Ontario des arts de la scène inc. afinn de retenir les
services d’un consultant qui assumera la coordination, l’accueil et l’accompagnement d’une
délégation d’invités
invités internationaux lors de la 34e édition de Contact ontarois. Cette personne
assurera l’organisation, la logistique, la réalisation et le rapport et suivis en lien avec le projet,
selon la programmation et le cadre budgétaire établi.
Afin d’être considéré, veuillez s’il vous plaît faire parvenir une lettre
de soumission écrite avant le lundi 3 novembre 2014, 17 h heure de
l’Est, à :
Josée Vaillancourt
Vaillancourt, directrice générale
Réseau Ontario des arts de la scène inc.
450, rue Rideau, bureau 301
Ottawa (Ontario) K1N 5Z4
Téléphone : 613.745.7945 poste 28
Télécopieur : 613.745.1134
Courriel : josee.vaillancourt
[email protected]
Les lettres de soumissions doivent être scellées et libellées clairement
comme suit : App
Appel d’offre – Coordonnateur de la délégation
internationale.. Les lettres de soumissions reçues après l’heure de clôture
ne seront malheureusement pas considérées.
*Veuillez
Veuillez noter que le masculin est utilisé pour alléger le fardeau de ce texte.
1. APERÇU ET OBJECTIFS
Réseau Ontario est le réseau de diffusion des arts de la scène de l'Ontario français. Il regroupe 19
diffuseurs pluridisciplinaires et spécialisés de même qu'un réseau scolaire rassemblant 12 conseils
c
scolaires et plus de 375 écoles. Réseau Ontario est responsable de la coordination de la
programmation des spectacles en tournées.
Le but de cet appel d’offre est de trouver un consultant qui s’occupera de mener un projet qui vise
à recevoir une délégation d’invités internationaux lors de la 34e édition de Contact
Conta ontarois.
L’accueil de délégué internationaux se veut une première pour Contact ontarois. Le
développement d’outils pour l’accueil et l’encadrement de délégués internationaux sera donc
nécessaire.
2. AMPLEUR ET BUDGET DE L’APPEL D’OFFRE
Le procureur de service embauché suite à cet appel d’offre deviendra le coordonnateur de Réseau
Ontario pour le projet d’accueil d’une délégation d’invités internationaux.
L’Initiative de promotion internationale de la musique francophone de l’Ontario (IP
(IPIMFO)
IMFO) se veut un
effort de collaboration entre trois partenaires, soient : l’Alliance nationale de l’industrie musicale
(ANIM), l’Association des professionnels de la chanson et de la musique (APCM) et Réseau
Ontario (RO). Dans le cadre de cette initiativ
initiative,
e, les trois partenaires travailleront ensemble à
développer un plan d’action pour positionner l’industrie musicale francophone en Ontario à l’échelle
internationale. L’accueil d’une délégation de professionnels de l’industrie de la musique à
l’international
nal se veut une composante de cette initiative.
Contact ontarois, doyen des marchés du spectacle francophone au Canada, est un événement
unique qui contribue depuis maintenant 34 ans à l’épanouissement des arts de la scène en Ontario
français. Chaque année,
e, artistes et diffuseurs francophones en provenance de partout au pays, de
l’Atlantique aux Maritimes, s’y réunissent pour une série d’ateliers, de rencontres et d’extraits de
spectacles. C’est dans un contexte chaleureux et rassembleur que des artistes professionnels,
p
représentant toutes les sphères des arts de la scène, auront la chance de démontrer leur savoirsavoir
faire devant des directeurs artistiques avides de prestations originales et uniques. Au terme de
cette parade, les diffuseurs prépareront leur pr
programmation
ogrammation pour la saison à venir. Ces spectacles
seront ensuite présentés devant plus de 112 000 spectateurs à travers l’Ontario. La 34e édition de
Contact ontarois aura lieu à Ottawa, la capitale du Canada, du 14 au 17 janvier 2015.
Pour une toute première
ière fois, une délégation de diffuseurs internationaux sera invitée à participer à
cet événement dans le but de découvrir la musique franco
franco-ontarienne.
Nous cherchons un contractuel pouvant coordonner l’accueil des délégués internationaux en
janvier 2015 en plus d’assurer les suivis nécessaires auprès des délégués suite à l’événement.
Pour vous aider à effectuer votre proposition suite à cet appel d’offre
d’offre, voici quelques-unes
quelq
des
responsabilités que vous aurez à votre charge
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Planifier, coordonner et accompagner la délégation des invités internationaux
internatio
lors de
Contact ontarois,
ntarois, le marché du spectacle de l’Ontario français : horaire, logistique de
transport, d’hébergement et de nourriture, inscription à l’événement et horaire des
activités, renseignement pour le cahier contact, accompagnement lors de l’événement ;
Identifier les invités et formateurs qui seront nécessaires pour livrer le programme pour
p la
délégation internationale
internationale, en collaboration avec les partenaires de l’IPIMFO.
Recruter et encadrer des personnes pouvant agir comme ambassadeurs pour la
délégation internationale pendant l’événement ;
Identifier, avec l’appui des autres membres de l’équipe et des partenaires,
partenaires la liste des
invités internationaux et gérer les inscriptions ;
Assurer la rédaction et l’envoi des invitations officielles ainsi que le suivi des
correspondances avec les invités ;
Établir l’échéancier
’échéancier de planification et de coordination de la délégation ;
Effectuer la planification et le contrôle budgétaire, sous la supervision de la direction
dire
générale ;
Coordonner et contrôlerr les activités avant, pendant et après le projet ;
Établir l’agenda du séjour des invités pendant durant l’événement ;
Déterminer les besoins en matière de lieu, d’accueil, de signalisation, d’équipe technique,
d’équipements, d’impressions et d’autres besoins ;
Appuyer l’agent de communication dans l’él
l’élaboration
aboration du plan de communications et des
outils d’information ;
Coordonner les communications au sein de l’équipe et avec toutes les parties prenantes :
artistes, délégués, dignitaires, partenaires et fournisseurs ;
Élaborer le protocole d’accueil et d’a
d’accompagnement des invités ;
Assurer l’atteinte des indicateurs de succès identifiés pour l’événement ;
Appuyer la direction générale dans la rédaction des rapports aux bailleurs de fonds de
l’événement ;
Planifier et documenter une rencontre d’évaluation eett de développement de partenariats
avec les délégués internationaux le 17 janvier 2015 ;
Développer les outils nécessaires pour assurer les suivis auprès des délégués
internationaux ;
Faire les suivis nécessaires auprès des artistes et des diffuseurs inte
internationaux
rnationaux suivant
l’identification des intérêts d’accueil évoqués par les diffuseurs internationaux en janvier
2015 ;
Rédiger le rapport final du projet.
Veuillez noter que vos responsabilités pour le projet se résument ici haut, mais ne s’y limitent
limite pas.
Il est possible que Réseau Ontario ait recourt à vos services pour d’autres tâches en lien avec le
projet.
Durée du mandat :
Le projet débutera le 10 novembre 2014 et se terminera au plus tard le 31 mai 2015. À l’intérieur
de cette période, le consultant devra :
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Entretenir d’étroites relations de travail avec Réseau Ontario et se fixer des rencontres
périodiques pour l’avancement du projet;
Consulter une série de partenaires, d’artistes et de diffuseur
diffuseurss pour recenser les
informations nécessaires pour développer le programme d’accueil de la délégation, en
partenariat avec les partenaires ;
Développer et offrir les ateliers et/ou formations prévues dans le cadre du projet ;
Rédiger un rapport de projet ;
Assurer le suivi des discussions et des propositions de partenariats entre les délégués
internationaux ;
Toute autre tâche jugée nécessaire pour la réalisation de ce projet.
3. ÉVALUATION ET CRITÈRE
CRITÈRES DE SÉLECTION
Veuillez s’il vous plaît fournir une gril
grille tarifaire pour les services demandés ainsi que les coûts
additionnels qui pourraient s’y ajouter. La soumission devra inclure, dans un premier temps, les
tarifs reliés à la gestion du projet à distance
distance,, sur une base contractuelle. Les tarifs devront
également prévoir une présence à temps plein à Ottawa dans le cadre de Contact ontarois, du 11
au 17 janvier 2015.
Les procureurs de services pour cet appel d’offre seront jugés sur les six facteurs décisionnels
décis
suivants :
A. Offre de service rapide
Réseau Ontario cherche à po
pouvoir travailler avec un consultant pouvant offrir des services
dans un délai serré.
B. Offre de service dans les deux langues officielles
Réseau Ontario cherche à ppouvoir travailler avec un consultant pouvant offrir des services
en français et en anglais
anglais, incluant la présentation de rapports en français,, pour
p toutes les
phases du projet.
C. Coût
Étant un organisme à but non lucratif, Réseau Ontario cherche activement
ent à travailler avec
le consultant pouvant offrir la meilleure valeur pour les services rendus, tout en respectant
les budgets prévus à cet effet.
D. Connaissance du milieu
Réseau Ontario cherche un consultant ayant une
ne bonne connaissance du milieu des arts
de la scène en Ontario français. Une compréhension de la rréalité
éalité de la tournée en Ontario
et à l’internationale est un atout. Le consultant doit avoir une capacité de développer des
partenariats avec des partenaires variés, dont des partenaires internationaux.
E. Disponibilité
Il est important pour Réseau Ontario de pouvoir communiquer avec la ou les personnes
responsables du projet.
rojet. La rapidité de réponse et la possibilité de se rendre disponible
pour participer à des rencontres et consultations sur place sont un critère important pour
Réseau Ontario.
F. Contrôle de qualité
Il est essentiel pour Réseau Ontario que lle consultant sélectionné porte une attention
particulière au contrôle de la qualité.
Veuillez noter qu’une préférence sera accordée aux candidats œuvrant principalement en Ontario
français.
5. DATE DE TOMBÉE DE L’APPEL D’OFFRE
L’information nécessaire ainsi que la documentation rattachée à cet appel d’offre doivent
être reçus par Réseau Ontario des arts de la scène inc. avant le lundi 3 novembre 2014, à
17 h, heure de l’Est.
Veuillez soumettre vos réponses à l’adresse suivante :
Josée Vaillancourt
Directrice générale
Réseau Ontario des arts de la scène inc.
450, rue Rideau, bureau 301
Ottawa (Ontario) K1N 5Z4
Il est à noter que les soumissions peuvent également être envoyées par télécopieur au
613.745.1134 ou par courriel à l’adresse suivante : [email protected]
@reseauontario.ca.
Toutes questions reliées à cet appel d’offre peuvent être acheminées, par écrit, à Josée
Vaillancourt, directrice générale
générale, à l’adresse susmentionnée ou par courriel à :
[email protected]
[email protected]. Seules les demandes par écrit seront considérées.
considérées
Les soumissions reçues après l’heure de clôture ne seront malheureusement pas considérées.
6. CLAUSES GÉNÉRALES ET CONDITIONS SUBSÉQUENTES
TES À L’APPEL
D’OFFRE
a. Réseau Ontario des arts de la scène inc. se réserve le droit d’embaucher un ou
aucun des consultants ayant proposés leurs services suite à cette sollicitation.
b. Les individus effectuant des projets sous cette entente ne sont considérés, en
aucun cas, comme employés de Réseau Ontario des arts de la scène inc. et n’ont
droit à aucun bénéfice ou avantage réservés aux employés.
c. Seuls les frais de transport, d’hébergement et de subsistances prévues dans le
contrat seront remboursés dans le cadre de cette entente.
d. Les paiements seront effectués suite à la soumission d’une facture en bonne et
due forme, basée sur le taux proposé dans l’appel d’offre et/ou basé sur une
estimation de prix accepté par les deux parti
parties.
e. Les conditions d’une possible entente future seront finales.. Tout changement
devra être négocié et confirmé, pa
par écrit, entre les deux parties.
f. Réseau Ontario des arts de la scène inc. ainsi que le consultant choisi sous cet
appel d’offre seront en mesure de mettre fin à cette entente négociant un avis de
30 jours.
**À noter que l’embauche du consultant est conditionnelle à la confirmation du financement
pour le projet. Réseau Ontario se réserve le droit de retenir aucune des soumissions qui
seront reçues dans le cadre de cet appel d’offres.
L’initiative de promotion internationale de la musique franc
francophone
ophone de l’Ontario est un projet de :
L’initiative de promotion internationale de la musique francophone de l’Ontario est rendu possible
grâce à l’appui financier reçu de :