Automatiser la gestion de vos factures

Dossier
Facturation électronique
Automatiser la gestion de vos factures
L’Europe souhaiterait que d’ici 2020, une facture sur deux soit
Pourquoi adopter l’e-facturation ?
26
Objectifs européens
27
traitée par voie électronique. La Belgique y voit non seulement une
manière de réaliser des économies mais aussi de simplifier les charges
administratives pour les entreprises. Fini les processus manuels
fastidieux, tels que l’impression, le remplissage des enveloppes,
Cadre légal
Version papier et électronique, du pareil au même ?
28
l’envoi du courrier, la numérisation, la saisie des données de facture,
Origine, intégrité et lisibilité
28
la comparaison manuelle des factures et des commandes, ainsi que
Accord expresse ou tacite du destinataire
29
l’archivage. L’automatisation de la gestion de votre facturation vous
permet de réduire les tâches manuelles et les risques d’erreur. Mais
Implémentation
une facture électronique a-t-elle la même valeur que sa version papier?
Cinq procédés: avantages et inconvénients
30
FAQ
32
Y-a-t-il des obligations spécifiques à observer, notamment au regard
de l’administration fiscale? Comment l’implémenter au sein de votre
entreprise? Nous passons en revue ces différents aspects.
construction - décembre / janvier 2010
25
Gestion de votre facturation
Pourquoi passer à la version
électronique ?
La facturation électronique permet une gestion rapide, simple et efficace de vos factures.
Gain de temps et donc d’argent pour votre entreprise. Vous n’en êtes pas convaincu? Nous
passons en revue les atouts de l’e-facturation.
Rédiger des factures, les transmettre, en recevoir, les traiter et
enfin les stocker, toutes ces étapes demandent du temps et vous
coûtent. Pourtant, il est possible de limiter cette charge administrative en passant à la facture électronique.
QU’EST-CE QU’UNE FACTURE ÉLECTRONIQUE?
Une facture électronique est une facture qui est envoyée et reçue
au format électronique. Elle peut être établie sous n’importe quel
format électronique: ubl, xml, pdf, word, … Une fois la facture
établie sous format électronique, elle doit également être déli-
ECONOMIQUE?
Les factures électroniques vous donnent les moyens d’automatiser l’ensemble du processus de facturation et d’intégrer clients
et fournisseurs dans un processus électronique transparent de
bout en bout. Les économies potentielles dépendent d’une multitude de facteurs: tout d’abord du nombre de factures que vous
envoyez et recevez, ensuite de la solution technologique que vous
choisissez, et enfin, du niveau de maturité informatique de votre
société.
Selon l’Agence fédérale pour la simplification administrative
(ASA), l’économie peut grimper jusqu’à 3,24 € par facture de vente
et même jusqu’à 5,77 € par facture d’achat. La Confédération a
calculé qu’une entreprise de construction type peut économiser
environ 0,1% sur les dépenses professionnelles fixes si elle traite
toutes ses factures par e-mail. L’économie peut même être de
0,5% lorsqu’un format structuré est utilisé permettant l’automatisation de la gestion de la facturation dans son ensemble.
Une chose est sûre, choisir l’option électronique, c’est l’adopter.
Pensez à l’époque où vous êtes passé de la lettre papier au courriel. Au départ, cette évolution demande un temps d’adaptation,
mais une fois que le logiciel est configuré, vous gagnez un temps
considérable. Se demander pour quelle raison passer à la facturation électronique, c’est un peu comme si l’on vous demandait
aujourd’hui pourquoi vous envoyez un mail, au lieu d’envoyer une
lettre papier. Voyons quels sont les atouts de la facturation électronique.
TRAITEMENT PLUS RAPIDE
Le temps de livraison d’une facture électronique est indéniablement plus rapide. Vous envoyez votre facture par e-mail, par le
biais d’un service provider ou directement via votre logiciel de
comptabilité et à peine quelques minutes plus tard, le destinataire
la reçoit. Les divergences à propos d’une facture peuvent dès lors
être communiquées et corrigées plus rapidement.
GESTION AUTOMATISÉE – Le passage à la facturation électronique permettrait de réaliser
des économies pouvant aller jusqu’à 5,77 € par facture d’achat.
vrée par voie électronique. A cet égard, plusieurs solutions sont
possibles: envoi d’un e-mail au client avec la facture en pièce
jointe, possibilité de télécharger la facture depuis le site web du
fournisseur, etc. Le client doit donc également recevoir la facture
par voie électronique: si vous établissez une facture sous forme
électronique et que vous l’imprimez ensuite avant de la remettre
au client en mains propres ou de la lui envoyer par courrier, cette
facture ne sera pas considérée comme une facture électronique.
26
construction - avril 2015
Les factures peuvent être traitées plus vite lorsqu’elles sont directement lues dans un logiciel de comptabilité. Avec une solution
complète (d’un logiciel de comptabilité vers un autre logiciel de
comptabilité, sans l’intermédiaire d’un service provider), il n’y a
quasi plus aucune tâche manuelle à réaliser. En outre, lorsqu’un
flux automatique est prévu, cela diminue le temps que l’on doit
consacrer pour joindre la bonne personne et lui faire approuver les
factures en interne.
STOCKAGE ET RECHERCHE FACILITÉS
Si vous archivez également vos factures dans votre entreprise ou
via un service provider, cela vous coûte moins de temps que de
conserver des factures papier dans une farde ou dans une archive
papier. En cas de recherche dans vos factures archivées, vous les
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électroniquement.
RÉDUCTION DU CYCLE DE PAIEMENT
Ce qui est plus important, c’est surtout la réduction du cycle de
paiement. Le client reçoit plus rapidement sa facture et peut dès
lors payer plus rapidement, ce qui réduit le nombre de jours de
crédit.
PLUS EFFICACE
La facturation électronique est une manière de réduire les risques
et d’éviter les erreurs et les informations manquantes. L’encodage
des données contenues sur une facture peut être à l’origine de
fautes et provoquer dans la suite du processus des conflits lors du
paiement de la facture.
Dans beaucoup de logiciels, le contrôle et la vérification (matching) par rapport aux différents documents commerciaux ont
L’Europe veut stimuler le développement de la facturation
électronique. Elle a d’ailleurs fixé des objectifs pour 2020:
50% des factures devront être traitées par voie électronique.
Ses objectifs s’inscrivent dans une démarche générale vers
une plus grande simplification administrative pour les entreprises. En Belgique, la facturation électronique est en forte
progression. En 2013 (derniers chiffres disponibles), sur
près d’un milliard de factures, 33,44 % ont été envoyées aux
entreprises par voie électronique, contre 15,61 % en 2011 et
22,52 % fin 2012. Ce qui représente une augmentation de
114,22% depuis fin 2011!
La Commission européenne oblige en outre les gouvernements européens à accepter les factures électroniques à
partir de 2018. La Belgique a même pris les devants, et
particulièrement la Région flamande: depuis le 1er janvier
dernier, toute entreprise qui exécute un service pour le
compte du gouvernement flamand peut envoyer une facture
électronique. Le gouvernement fédéral veut également,
à partir de 2016, implémenter le système de facturation
«e-invoicing». La plate-forme Mercurius du gouvernement
fédéral, prévue dans ce but, existe déjà.
construction - avril 2015
PROJETS & ENTREPRISES
Par ailleurs, il y a aussi plusieurs coûts indirects que vous pouvez
supprimer. Le coût des copies demandées par vos clients, le salaire
horaire des collaborateurs qui encodent les factures ou doivent
effectuer des recherches lorsqu’un client téléphone à propos du
contenu d’une facture, etc.
50% DES FACTURES D’ICI 2020?
SECTEUR & MÉTIERS
MOINS D’ENCODAGE
L’économie est plus grande au niveau de la réception des factures
et lorsque celles-ci sont lues automatiquement. Vous économisez alors surtout du temps et de l’argent que vous ou vos
collaborateurs ne devez plus consacrer à l’encodage des factures,
à la recherche et la vérification (matching) des documents liés,
à l’approbation des factures, à l’archivage, etc. Pour l’envoi des
factures, vous économisez naturellement le coût du papier, de
l’enveloppe et du timbre.
lieu automatiquement. Le bon de commande et le bon de livraison
peuvent être comparés avec la facture, et les montants et la TVA
peuvent être contrôlés en une seule fois. Dans les entreprises plus
grandes, un flux automatique permet un gain d’efficacité supplémentaire et évite de devoir conserver différentes copies dans les
différents départements de l’entreprise.■
27
Cadre légal
Papier ou électronique,
du pareil au même?
La facture électronique est depuis le 1er janvier 2013 mise sur un pied d’égalité avec la
facture papier au niveau fiscal. Cependant, des règles spécifiques s’appliquent à la version
électronique, notamment sur le plan de l’authenticité de l’origine et de l’intégrité du
contenu de la facture. De plus, l’envoi d’une facture digitale requiert l’accord préalable du
destinataire.
Afin de promouvoir l’usage de la facturation électronique, la
Belgique a transposé en droit belge (loi du 17 décembre 2012) la
directive européenne 2010/45/UE du 13 juillet 2010. Ce faisant,
elle a fortement simplifié les règles de facturation en supprimant les charges administratives et obstacles existants. La
facture papier et électronique sont désormais traitées sur un pied
d’égalité d’un point de vue fiscal. La facture électronique doit
comporter les mêmes mentions obligatoires qui s’appliquent à
une facture traditionnelle.
Il subsiste cependant encore des différences, comme par exemple
les garanties à apporter en termes d’authenticité de l’origine, d’intégrité du contenu et de lisibilité de la facture ; ou encore, l’obligation d’obtenir l’accord préalable du destinataire pour l’envoi d’une
facture électronique. Voyons en détail ces différents éléments.
AUTHENTICITÉ DE L’ORIGINE ET INTÉGRITÉ DU CONTENU
Pour pouvoir émettre ou recevoir une facture électronique, l’authenticité de son origine et l’intégrité de son contenu doivent être
garanties, et ce à compter du moment de l’émission de la facture
et jusqu’à la fin de sa période de conservation.
En clair, l’authenticité de l’origine concerne la possibilité de vérifier l’identité du fournisseur ou de l’émetteur de la facture. Vous
pouvez par exemple utiliser une signature électronique ou encore
utiliser un échange de données informatisées conforme au standard EDI (Electronic Data Interchange). L’intégrité du contenu est
quant à elle garantie s’il est impossible de modifier le contenu des
factures reçues. Un fichier pdf offre, par exemple, plus de garantie
qu’un fichier Word plus facilement falsifiable.
ACCORD PRÉALABLE DU DESTINATAIRE
Dans la pratique, vous serez également confronté à une autre
distinction par rapport à une facture papier classique. La facturation électronique ne peut en effet être imposée au destinataire. Ce dernier doit en accepter le principe. Cette acceptation
peut être expresse ou tacite. Une distinction doit cependant
être faite selon que le destinataire soit une entreprise ou un
client-consommateur.
- Envoi B2B : l’accord peut être tacite
Lorsqu’il s’agit de paiements entre entreprises, l’acceptation
peut être tacite. Par exemple, lors de l’envoi de votre première
e-facture, si votre client la paie sans marquer son refus, on peut
en déduire qu’il a accepté tacitement de passer à la facturation électronique. Cette acceptation ne précède pas toujours la
première émission de factures électroniques. Néanmoins, vous
courez un plus grand risque que cette facture ne soit pas payée.
C’est pourquoi, il est toujours préférable que les parties s’accordent au préalable sur le principe, pour ensuite s’entendre
sur les modes de facturation électronique, les formats de ces
factures électroniques et la manière dont les conditions d’authenticité, d’intégrité et de lisibilité seront garanties.
- Envoi B2C: le consommateur doit marquer son accord
Lorsqu’il s’agit d’un client-consommateur, une acceptation
expresse est requise pour éviter toute contestation. Une simple
mention dans les conditions générales ne suffit pas! Qu’est-ce
qui est permis ? Le livre VI du Code de droit économique prévoit
expressément que le consommateur doit avoir la possibilité
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construction - avril 2015
de s’opposer à recevoir ses factures par voie électronique. Un
principe qui, pour être garanti, est sous-tendu par plusieurs
conditions selon le SPF Economie.
Premièrement, «le consommateur doit être informé au préalable par l’entreprise de son intention de passer à la facturation
électronique au moins par une mention sur la facture qui lui est
habituellement envoyée». Ensuite, le consommateur doit avoir
la possibilité de refuser cette facturation électronique. Et enfin,
«l’entreprise doit informer clairement le consommateur de ce
qu’il peut à tout moment et de manière simple et sans frais,
s’opposer à recevoir ses factures par la voie électronique ».
«Le consommateur
a la liberté de refuser
une facture électronique»
Selon le SPF Economie, si ces conditions sont remplies, l’absence de réaction du consommateur suffit à présumer son
acceptation. Précisons en effet qu’un supplément ne peut
être demandé à un client qui préfère continuer à recevoir des
factures papier.
VOS INTÉRÊTS
OBLIGATIONS – Pour pouvoir émettre ou recevoir une facture électronique, l’authenticité de son origine et l’intégrité de son contenu doivent être garanties.
En ce qui concerne les factures «papier», leur conservation sur le
territoire belge reste obligatoire. Les factures électroniques par
contre peuvent être conservées hors de la Belgique, à condition
qu’elles soient conservées sous format électronique garantissant
un accès complet en ligne en Belgique.
Notons que le législateur laisse la liberté aux entreprises de choisir
par quel moyen elles comptent garantir l’authenticité de l’origine,
l’intégrité du contenu ainsi que la lisibilité de la facture. Rien ne
s’oppose donc à ce que vous fassiez appel à un tiers (le comptable ou une entreprise spécialisée) afin de garantir le respect de
ces conditions, par le biais d’une application ou d’une méthode
proposée par ce dernier (voir p 30).
QUELLE DURÉE?
Pour l’administration fiscale et pour des raisons comptables,
une facture doit être conservée pendant sept ans. Mais pour des
raisons contractuelles, la prescription des actions en justice née
d’un contrat est de 10 ans à partir de la fin de ce contrat. Il n’y
a donc là aucune différence entre une facture papier ou électronique. Mais attention, l’origine, la lisibilité et l’intégrité de vos
factures électroniques doivent être garanties pendant toute cette
période. ■
Cautionnements
à un plus haut niveau...
SECTEUR & MÉTIERS
CONSERVATION DES FACTURES
Les entreprises ont également le libre choix en ce qui concerne la
manière de conserver les factures, quelle que soit la nature des
factures originales. Vous pouvez ainsi choisir librement où vous
conservez vos factures et les copies de factures, pour autant que
vous puissiez les mettre à la disposition de l’administration de la
TVA lors de toute requête et sans délai inutile.
DOSSIER
LISIBILITÉ
Enfin, troisième condition imposée: garantir la lisibilité des factures
électroniques notamment pendant toute la durée légale de conservation. Par lisibilité, comprenez la possibilité d’afficher et de lire
le contenu de la facture. Le législateur a ainsi voulu éviter que des
données de facturation soient enregistrées sous un format de fichier
qui ne serait plus accessible après quelques années.
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Cinq procédés
Comment l’implémenter
au sein de l’entreprise?
Vous êtes convaincu des avantages que procure la facturation électronique, mais vous ne
savez pas comment l’implémenter au sein de votre entreprise. Rassurez-vous, vous ne devez
pas être un spécialiste IT pour vous lancer dans la facturation électronique. Il existe une
solution pour chaque entreprise.
Dans son baromètre 2014, l’Agence wallonne des Télécommunications concluait que les usages basiques d’Internet (mails,
recherche d’information, opérations bancaires,…) sont désormais
bien intégrés aux méthodes de travail routinières des entreprises
wallonnes. Les usages avancés, dont notamment le facturation
électronique et l’archivage de données dans le Cloud, sont en
réelle progression. Ainsi, 48% des TPE, 64% des PME et 46% des
grandes entreprises déclarent recevoir des factures électroniques.
Les pourcentages baissent dès qu’il s’agit d’envoyer soi-même des
factures électroniques: 32% (TPE), 34% (PME) et 24% (GE). Près de
quatre PME wallonnes sur dix et une TPE sur trois archivent aussi
des données via Internet. Ces chiffres témoignent d’une évolution
vers un usage plus diversifié des possibilités offertes par Internet.
CONSEILLÉ PAR VOTRE COMPTABLE?
On pourrait penser que les comptables seraient les
premiers ambassadeurs du passage à la facturation
électronique, mais selon une étude Indigov (déc 2013janvier2014) menée à la demande de l’Agence pour la
simplification administrative, il n’en serait rien. Un peu
plus de la moitié des comptables envoient déjà une partie
de leurs factures par voie électronique, essentiellement
sous format PDF. Mais bien qu’ils soient très largement
convaincus de la pénétration croissante de l’e-facturation, seuls 13% la recommanderaient aux clients et seuls
6% en sont satisfaits. 67% préfèrent encore recevoir les
factures en version papier, 62% pensent que les clients
ne sont pas prêts, 44% estiment que cela donne plus de
travail au client et 40% craignent les pannes informatiques.
Six comptables sur dix admettent réexpédier une version
papier, 77% impriment les factures électroniques en fonction de l’archivage et 67% estiment que, pour des raisons
de sécurité, il vaut mieux imprimer les factures électroniques qui arrivent chez leurs clients. Bref, il reste encore
du travail, même auprès des professionnels des chiffres.
FAUT-IL D’ORES ET DÉJÀ MIGRER?
On peut dès lors s’interroger à partir de quel moment une PME
doit-elle migrer vers un processus électronique? Une entreprise
qui travaille régulièrement pour de grands donneurs d’ordre sera
certainement «encouragée» par ceux-ci d’adopter l’e-facturation. D’autant plus s’ils sont déjà en mesure de réceptionner des
factures électroniques et prêts à accepter d’honorer plus rapidement de telles factures.
30
construction - avril 2015
Il sera également plus aisé de migrer si l’entreprise dispose déjà
d’un logiciel comptable capable de gérer des factures électroniques. Autre point essentiel est le volume de factures envoyées,
reçues, traitées et stockées par l’entreprise. Doit-on migrer si l’on
n’envoie pas plus de 50 factures sur le mois? Notez d’ailleurs que
pour une PME qui émet un faible volume de factures, accepter ne
fut-ce qu’une facture électronique entrante a pour conséquence
de devoir mettre en place un système d’archivage électronique
conforme.
«Le passage à la facturation
électronique doit s’intégrer
dans une migration
globale de votre processus
administratif »
Par contre, il est évident que pour un émetteur important de
factures, des économies non négligeables peuvent être engrangées en optant pour la facturation électronique et l’archivage électronique.
Il est préférable que le passage à la facturation électronique s’intègre également dans une approche globale de la dématérialisation de votre processus administratif au sein de l’entreprise, en
automatisant la circulation du document. L’emploi des factures
électroniques ne forme qu’une petite partie de cet ensemble. Il
est dès lors adéquat de se doter d’un logiciel comptable permettant d’émettre une facture électronique conforme, d’automatiser
le traitement des factures électroniques entrantes, sans devoir
ré-encoder des données dans un autre logiciel ou les imprimer,
mais aussi de mettre en regard la facture électronique, qu’elle soit
entrante ou sortante, avec l’extrait de compte notifiant le crédit
ou le débit correspondant.
CINQ MANIÈRES DE PROCÉDER
Rassurez-vous, il ne faut pas être un génie en informatique pour
implémenter l’e-facturation au sein de votre entreprise. Les solutions en matière de facturation électronique peuvent se subdiviser
en cinq catégories. Nous en pointons à chaque fois les avantages
et inconvénients.
- Boîte e-mail vers une autre boîte e-mail
La solution la plus simple en matière de facturation électronique
Avantages: Solution simple, gratuite, réception des factures plus
rapide.
Inconvénients: Les logiciels ne sont pas capables de lire les
données reprises sur une facture au format PDF, sauf si vous ou
votre fournisseur de services travaillez avec un OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) ou convertissez les PDF dans un
format de données structurées
message dans le bon format. Il peut aussi se charger du scanning de
factures papier et de leur conversion en formats de données structurées, envoyer des factures via un portail web, ou avec une signature
certifiée, les archiver en garantissant leur lisibilité, etc.
Avantages: Pas besoin d’acquérir des logiciels coûteux pour recevoir et envoyer des factures. Le fournisseur de services peut faire
pour vous la conversion dans les formats souhaités et garantir la
lisibilité des factures qu’il conserve.
Inconvénients: Vous devez payer pour les services d’un fournisseur de services, soit un montant fixe, soit un montant par
facture.
DOSSIER
- Logiciel de comptabilité en ligne
Certains fournisseurs de logiciel
de comptabilité proposent une
version «light» online de leur
logiciel. Vous pouvez tenir votre
comptabilité et créer, traiter, ...
vos factures en ligne. Vous pouvez importer vos factures ou les
remplir via le portail de votre
fournisseur. Si vous travaillez
avec le même logiciel que votre
comptable, celui-ci a facilement
accès à vos données, et, dans ce
cas, il n’est plus nécessaire de lui
envoyer les factures. Vous pouvez
également donner à votre comptable un accès à votre compte.
Info: www.efacture.belgium.be
construction - avril 2015
31
PROJETS & ENTREPRISES
- Travailler avec un fournisseur de services
Vous pouvez aussi opter pour externaliser la gestion de vos factures
électronique. Votre client n’utilise pas le même logiciel ou utilise un
autre format standard pour échanger des messages électroniques.
Un fournisseur de services peut s’assurer que le client reçoit le
Avantages: Facile et peu onéreux. Les factures sont reçues plus
rapidement. Si elles sont lues automatiquement chez le récepteur,
les contrôles avec le bon de commande, le bon de livraison, etc. se
font le plus souvent aussi automatiquement et le paiement de la
facture peut se faire plus rapidement.
Inconvénients: Les données doivent être encodées manuellement, ce qui entraîne un risque de fautes et d’erreurs. Pour
archiver électroniquement les factures chez un fournisseur de
services, il faut en général payer. ■
SECTEUR & MÉTIERS
Avantages: Ne demande pas
FOURNISSEUR - Le recours à un tiers pour automatiser la gestion de vos factures et leur archivage est une solution parmi d’autres.
d’investissement lourd en logiciel.
Vous payez la plupart du temps un
- Portail web
montant mensuel. Vous avez accès à vos données partout.
Pour les indépendants et les petites entreprises avec un nombre
Inconvénients: Attention à ce que le logiciel soit compatible avec
limité de factures, un portail web constitue une solution simple
ceux de vos clients pour que les données puissent être échangées.
et payable. L’émetteur de la facture se connecte à un site internet
où il peut introduire les données de la facture. L’application web
- Logiciel vers un autre logiciel
génère alors un message de données structurées qui est envoyé
L’émetteur de la facture génère un message de données structurées à partir de son logiciel de comptabilité ou système ERP et l’enau récepteur. Le récepteur peut alors lire automatiquement le
voie automatiquement vers le logiciel du récepteur. Le récepteur
message dans son logiciel de comptabilité ou recevoir la facture
peut lire automatiquement ce message dans son programme,
sous un format lisible dans sa boîte e-mail. Certains fournisseurs
sans intermédiaire. Ces solutions sont surtout utilisées par de
de portail web proposent également un module de paiement.
grandes entreprises. La rentabilité de ces solutions est la plus
Souvent, il est également possible d’y archiver électroniquement
grande lorsque vous avez de grands volumes de factures, que vous
ses factures. Cette forme de facturation électronique est parfois
pouvez y intégrer d’autres fonctionnalités (par exemple, la gestion
imposée par le fournisseur à de plus petites entreprises. Le fournisseur met le portail à la disposition des clients et ceux-ci peuvent
des stocks, les états de prestations, etc.), que vous avez votre
s’y connecter, regarder les factures et les télécharger.
propre comptabilité en interne, etc.
Avantages: L’envoi, la réception et le traitement des factures
se fait de manière automatique et plus rapide. Les données ne
doivent pas être encodées, ce qui limite énormément le risque de
fautes et d’erreurs.
Inconvénients: C’est la solution la plus chère à implémenter,
nécessite un grand volume de factures et l’échange de données de
facturation avec d’autres logiciels exige, dans certains cas, l’intervention d’un fournisseur de services.
VOS INTÉRÊTS
est l’envoi d’un e-mail vers un client avec la facture au format PDF
en annexe. Une facture au format PDF est simple à créer, à envoyer
et à recevoir. Pour les indépendants et les petites entreprises qui
envoient ou reçoivent peu de factures, cette solution constitue un
moyen de se lancer dans la facturation électronique.
FAQ
LA FACTURE ÉLECTRONIQUE DEVIENDRA-T-ELLE OBLIGATOIRE?
refuser qu’un de vos fournisseurs vous envoie une facture au
Non, la législation actuelle garantit l’égalité entre les factures
format électronique si, par exemple, vous ne disposez pas des
papier et les factures électroniques et n’impose aucune obli-
outils informatiques nécessaires pour les lire et les archiver.
gation concernant l’utilisation d’un des deux modes de facturation. Néanmoins, le recours à la facturation électronique se
COMBIEN DE TEMPS DOIS-JE CONSERVER MES FACTURES
généralise et est amené à devenir « de facto » incontournable.
Pour l’administration fiscale et pour des raisons comptables,
une facture doit être conservée pendant sept ans. Mais pour
LES FACTURES ÉLECTRONIQUES ET LES FACTURES PAPIER
des raisons contractuelles, la prescription des actions en justice
PEUVENT-ELLES COEXISTER?
née d’un contrat est de 10 ans à partir de la fin de ce contrat. Il
Oui. Les entreprises peuvent choisir librement la forme des fac-
n’y a donc là aucune différence entre une facture papier ou élec-
tures qu’elles reçoivent et/ou envoient, en se mettant d’accord
tronique. Mais attention, l’origine, la lisibilité et l’intégrité de
respectivement avec leur client ou leur fournisseur. Un fournis-
vos factures électroniques doivent être garantie pendant toute
seur peut donc envoyer des factures électroniques à une partie
cette période.
de ses clients, tout en continuant à facturer sous forme papier
pour ses autres clients.
COMMENT DOIS-JE LES CONSERVER?
Les factures peuvent être conservées sur support papier ou
EST-CE QUE LA FACTURE ÉLECTRONIQUE A LA MÊME VALEUR AU
électronique, quel que soit le format d’origine (papier ou élec-
NIVEAU JURIDIQUE QUE LA FACTURE PAPIER?
tronique) de la facture reçue. Le mode de conservation doit
Oui. La forme de la facture, qu’elle soit sur papier ou au format
néanmoins permettre de garantir l’authenticité de l’origine et
électronique, n’a pas d’importance, étant donné que toutes les
l’intégrité du contenu de ces factures. Ceci implique que toute
factures sont soumises aux mêmes règles et qu’elles doivent
manipulation éventuelle des factures doit être évitée et que
être traitées de la même façon. La valeur juridique d’une fac-
l’inaltérabilité des factures doit être garantie dès la délivrance
ture électronique est donc totalement équivalente à celle d’une
et la réception de celles-ci et jusqu’à l’expiration du délai de
facture papier.
conservation. Cela ne signifie pas que la forme ou le format des
factures ne peuvent être modifiés, mais uniquement lorsque
EXISTERA-T-IL UN FORMAT UNIQUE DE FICHIER?
l’authenticité et l’intégrité demeurent garanties. Le client est
Non. Chacun est libre de choisir le format (PDF, PDF/A, EDI,
libre de choisir lui-même la manière dont ces garanties sont
XML, code QR, etc.). Un certain nombre d’éléments spécifiques
apportées. Avec l’évolution des technologies, il est aujourd’hui
doivent se retrouver dans la facture. La loi ne précise pas à
également possible et autorisé d’archiver ses factures via le
quel endroit du document ces éléments doivent se retrouver.
Cloud.
Tout comme différentes possibilités existent pour placer ces
éléments sur une facture papier (en haut, en bas, à gauche, à
DOIS-JE ARCHIVER DES FACTURES À TÉLÉCHARGER SUR LE
droite, etc.), l’utilisateur peut choisir où il place l’information
SITE INTERNET D’UN FOURNISSEUR OU PUIS-JE SIMPLEMENT
nécessaire sur sa facture électronique, peu importe l’endroit, il
CONSERVER LES MAILS AVEC LES LIENS?
faut simplement qu’elle soit présente.
Conserver un e-mail contenant un lien vers une facture ne suffit
pas: c’est la facture que vous devez conserver. Etant donné que
PUIS-JE ÉMETTRE SIMULTANÉMENT UNE FACTURE PAPIER ET
chaque entreprise doit conserver les factures (papier et électro-
UNE FACTURE ÉLECTRONIQUE POUR UN MÊME CLIENT?
niques) qu’elle a reçues, vous devez télécharger et conserver les
Non. En principe, une action n’autorise qu’une seule facture,
factures lorsqu’un fournisseur les rend accessibles via un site
qu’elle soit papier ou électronique. Si deux factures sont néan-
internet. Rien ne vous empêche de conserver, en plus, l’e-mail
moins créées, l’une des deux (quel que soit sa forme) doit
contenant l’hyperlien vers ce site internet, comme preuve sup-
mentionner «duplicata» ou toute autre mention indiquant clai-
plémentaire de l’origine.
rement que seul l’autre exemplaire est un original et peut par
conséquent être utilisé pour une déduction.
QUELLES SERONT LES CONSÉQUENCES D’UN PROBLÈME INFOR-
PEUT-ON REFUSER D’ÉMETTRE OU DE RECEVOIR DES FACTURES
Les conséquences sont les mêmes qu’en cas de destruction des
ÉLECTRONIQUES?
archives papier en cas d’incendie par exemple. Prévoyez dès lors
Oui. Le recours à la facturation électronique est soumis à l’ac-
un back-up, une copie de sauvegarde. ■
MATIQUE? COMMENT SE PRÉMUNIR?
cord de l’émetteur et du destinataire de la facture. Vous pouvez
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construction - avril 2015