Fascicule N°7

OFFICE DE TOURISME
BEZIERS MEDITERRANEE
ANNEE 2014
RECUEIL DES ACTES
ADMINISTRATIFS
FASCICULE N°7
Sommaire
I)
Délibérations du Comité de Direction
= Compte-Rendu de la réunion du Comité de Direction de l'Office de
Tourisme Communautaire Béziers Méditerranée, Séance du 5
novembre 2014.
= DL n°01 à 06
Séance du 5 novembre 2014
II)
Index
Numéro de page
Numéro de page
I) Délibérations du Comité de
Direction
Séance du 5 novembre 2014
= Compte-Rendu de la réunion du Comité de Direction de l'Office de
Tourisme Communautaire Béziers Méditerranée, Séance du 5 novembre
2014.
= Délibérations n°01 à 06
Numéro de page
Numéro de page
(Séance du 5 novembre 2014)
Compte-Rendu de la réunion du Comité de Direction de l'Office de Tourisme Communautaire
Béziers Méditerranée, Séance du 5 novembre 2014.
Reçu en
Sous-préfecture le :
19/11/2014
L'an deux mille quatorze et le cinq novembre deux mille quatorze, le Comité de Direction s'est
réuni en séance publique sous la présidence de Guy COMBES.
Étaient présents :
Collège des élus
Benoît D'ABBADIE, Viviane BAUDE TOUSSAINT, Guy COMBES, Sandrine DAUGAS, Jacques
DUPIN, Claude GEISEN, Annie ROUGEOT, Florence TAILLADE, Ariane DESCALS SOTO.
Collège des professionnels et personnalités qualifiées
Béatrice CALCET, Robert CAVALIE, Frédéric MURIEL, Marion SALVAIRE, Évelyne TREMINO,
Pieter WILLEMS.
Étaient excusés :
Collège des élus
Jean-Paul GALONNIER, Jacques GRANIER, Agnès JULLIAN, Frédéric LACAS, Magali
PALERMO, Perrine PELAEZ, Élisabeth PISSARRO, Pascal RESPLANDY, Michel SUERE,
Christophe THOMAS, Pierre VILLENEUVE.
Collège des professionnels et personnalités qualifiées
Jean-Guy AMAT, Richard ASTRE, Éric DARDENNE, Patrick OLRY, Jean PIOCH, Pascal PINTRE,
Christian ROCHETTE, Pascal SCHMIDT, Louis VILLARET, Michel VICQ.
Participaient également à la réunion : Frédéric HIDEUX, Serge HOIBIAN, Gilles PANNE, Christine
PASCAL, Sandrine RAMBAUD, collaborateurs de l'office de tourisme, Laurent VASSALLO, chargé
de mission Ville de Béziers.
__________________
1.
APPROBATION DU COMPTE RENDU DU COMITE DE DIRECTION DU
09/10/2014
Il figure en pièce annexe.
Compte rendu approuvé à l'unanimité.
2.
CHOIX DE L'ATTRIBUTAIRE POUR LE MARCHE EDITIONS ET AUTRES
SUPPORTS DE COMMUNICATION 2015 A 2017
Le marché actuel arrivant à terme au 31 décembre, et compte tenu des obligations réglementaires de
passation des marchés publics, l'office de tourisme a lancé une consultation selon une procèdure
adaptée (MAPA) en application de l'article 28 du Code des marchés publics.
La Commission d'Appel d'Offres de l'OTCBM, réunie le 16 Octobre, sur la base des éléments et après
observation des dossiers présentés, recommande la proposition de l'agence SEDICOM (Lattes) pour sa
meilleure conformité au cahier des charges et son prix acceptable pour une offre globalement mieux
disante que les autres sociétés concurrentes. Il est donc proposé de retenir l'agence SEDICOM pour
la réalisation des prestations estimées dans le DQE et pour 3 ans (2015/2017).
Le rapport complet d'analyse, fourni aux membres avec la convocation à la séance, est annexé.
Délibération approuvée à l'unanimité.
3.
CHOIX DE L'ATTRIBUTAIRE POUR LE MARCHE STRATEGIE DE
COMMUNICATION POUR 2015
En cohérence avec sa feuille de route, l'Office de Tourisme Communautaire Béziers Méditerranée
cherche à optimiser ses actions de communication et de promotion touristiques.
Il souhaite ainsi améliorer la pertinence de sa signature visuelle autour du concept « mer, ville, vigne »
et développer une stratégie de communication permettant à la destination de soutenir son image et
d'asseoir sa notoriété de destination touristique au sud de la France.
Compte tenu des obligations réglementaires de passation des marchés publics, l'Office de Tourisme a
donc lancé une consultation pour rechercher une agence de communication susceptible d'élaborer cette
démarche stratégique de communication touristique.
Ce marché a été passé selon une procédure adaptée (MAPA) en application de l'article 28 du Code des
marchés publics.
La Commission d'Appel d'Offres de l'OTCBM, réunie le 16 Octobre, sur la base de ces éléments et
après observation des dossiers présentés, propose de retenir la société WONDERFUL (Montpellier),
globalement mieux disante.
Le marché est passé pour un an à compter de la date de décision du comité de Direction et pour les
prestations suivantes : conseil (forfaitaire), création de l'identité visuelle (forfaitaire) et
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accompagnement pour la définition de la stratégie média selon le tarif journée indiqué au BPU.
Le rapport complet d'analyse, fourni aux membres avec la convocation à la séance, est annexé.
Délibération approuvée à l'unanimité.
4.
DEMANDE DE SOUTIEN AUX EVENEMENTS TOURISTIQUES – FETE DES
VENDANGES A CORNEILHAN
Depuis sa création en 2010, l’Office de Tourisme Communautaire Béziers Méditerranée a prévu une
enveloppe budgétaire de 20 000 euros par an afin d'assurer un soutien financier aux manifestations qui
concourent à développer une clientèle touristique hors saison, c'est-à-dire hors juillet et août.
Un règlement d'intervention stipule ainsi les conditions requises à savoir la prise en compte d'un
événement par an et par commune à hauteur de 20 % maximum des dépenses réellement justifiées et
d'un plafond de 5 000 euros maximun d'aide par manifestation.
C'est dans ce cadre que la commune de Corneilhan sollicite d'être soutenue pour sa fête des
Vendanges, le dossier de demande étant bien parvenu avant la date de la manifestation.
Il est proposé l'attribution d'une contribution à hauteur de 1000,00 euros à la commune de Corneilhan
et de procéder au versement conformément au règlement et sur la base des justificatifs de dépenses
fournis.
Au préalable, Guy COMBES propose aux membres du Comité de Direction de réfléchir dès que
possible au maintien d'un tel principe d'aide aux communes qui ne s'avère pas très satisfaisant dans
ses objectifs après 5 ans de fonctionnement et d'évaluer si l'enveloppe annuelle de 20 000 euros ne
pourrait pas concourir plus utilement à améliorer le dispositif séquentiel d'animation du patrimoine
dorénavant mis en œuvre à partir de 2015.
Délibération approuvée à l'unanimité.
5.
CHOIX DE L'ATTRIBUTAIRE POUR LA REGIE ARTISTIQUE ET L'ASSISTANCE
A LA PROGRAMMATION DE LA 1ere SAISON SEQUENTIELLE D'ANIMATIONS
HISTORIQUES A BEZIERS
Dans l'optique d'apporter une valeur ajoutée touristique aux hébergements du territoire suite à l'étude
réalisée par la CCI de Béziers révélant le faible impact de la manifestation auprès de la clientèle
touristique, l'Office de Tourisme Communautaire Béziers Méditerranée souhaite remodeler la
manifestation jusque-là ponctuelle des
Caritats (deux jours lors du week-end de l'Ascension) en
une série de rendez-vous hebdomadaires d'animation
du patrimoine historiquedu cœur de ville
de Béziers.
Le cahier des charges précise ainsi que la saison séquentielle d'animation historique aura lieu 20
samedis consécutifs répartis au printemps (avril/mai/juin) et à l'automne (septembre/octobre).
En conséquence de quoi, l'Office de Tourisme sollicite d'engager un régisseur chargé de la
programmation artistique, de la mise en œuvre et de la coordination de terrain pour l'ensemble des
20 représentations prévues.
Compte tenu des obligations réglementaires de passation des marchés publics, l'Office de Tourisme a
procédé à une mise en concurrence (3 demandes de devis) pour choisir le prestataire qui s'occupera de
l'assistance à la programmation et de la régie artistique de la saison 2015 séquentielle d'animations
historiques à Béziers.
Au terme de l'analyse, la proposition présentée par l'Association pour l'Histoire Vivante (APHV) à la
Commission d'Appel d'Offres de l'OTCBM, réunie le 3 Novembre, est apparue la mieux disante,
conformément aux critères de jugement fixés.
Il est donc proposé de retenir l'Association pour l'Histoire Vivante (APHV, régisseur : Christophe
DARGERES) pour mener à bien la prestation de service pour le montant minimum de 20 000 € TTC et
maximum de 25 000 € TTC.
Au préalable, Guy COMBES avait rappelé que l'objectif assigné aux Caritats était bien celui de capter
une nouvelle clientèle de court séjour en avant saison.
Cependant, l'étude de la CCI, réalisée lors de la dernière édition, a démontré la faible valeur ajoutée
touristique (80 % de visiteurs originaires du Biterrois et absence de sollicitations d'une clientèle
extérieure pour les hébergeurs),
Dans la nouvelle démarche séquentielle, l'objectif reste identique : capter une clientèle hors saison.
Il est ainsi convenu que le samedi doit être attractif pour le cœur de ville de Béziers (patrimoine et
shopping) et le dimanche pour les autres communes du territoire (visites et découvertes), ceci de
façon à proposer aux visiteurs potentiels un programme complet pour le week-end sur la
destination.
Il est souligné que cette opération sera effectuée à coût constant (220 000 euros TTC) par l'office de
tourisme.
Robert CAVALIE insiste sur la nécessité de justesse historique dans la nouvelle formule d'animation
d'autant qu'elle concourra à améliorer l'argumentaire pour obtenir le label Pays d'Art et d'Histoire
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auquel l'Agglomération entend concourir prochainement.
Guy COMBES partage cet avis et confirme le maintien du Comité Technique déjà réuni afin d'aider le
régisseur dans la mise en place de cette nouvelle formule et d'assurer la vigilance nécessaire sur la
qualité de la programmation historique.
Gilles PANNE indique qu'il s'agit d'un virage considérable car un tel dispositif de rendez-vous
hebdomadaires à caractère historique et identitaire sur 20 semaines consécutives (28 avec les Jeudis
de Béziers) est sans
équivalent en France.
Guy COMBES souligne l'importance de cette décision du Comité de Direction et précise que,
s'agissant d'une première expérience, il conviendra bien évidemment d'en tirer les léçons le moment
venu.
Jacques DUPIN rappelle l'identité occitane de notre territoire et suggère d'en faire si possible une ligne
directrice dans les offres de visites et découvertes des stations et villages prévues le dimanche.
Guy COMBES précise que cette proposition, unanimement appréciée par l’assemblée, sera prise en
compte autant que possible dans la programmation à venir.
Délibération approuvée à l'unanimité.
6.
MODIFICATION DE LA DELIBERATION N°3 DU 9/10/2014 RELATIVE AUX
CARITATS – FETES MEDIEVALES 2014
Par délibération n°3 en date du 09/10/2014, la convention de mise à disposition de services et de biens
entre la Ville de Béziers et l'Office de tourisme Béziers Méditerranée a été approuvée à l'unanimité.
Il s'agit aujourd'hui seulement de modifier le montant de la participation de 4 centimes d'euros.
Il est proposé d’autoriser le Directeur à signer tout document nécessaire à l’exécution de la présente
délibération et à engager le règlement de la facture de la Ville de Béziers pour un montant de
72 000,04
euros et non pas 72 000 euros comme préalablement indiqué dans la délibération
précédente.
Délibération approuvée à l'unanimité.
Guy COMBES propose que le prochain Comité de Direction se déroule le mercredi 17 décembre à
9h30. Sous réserve de confirmation.
En l'absence de questions diverses, Guy COMBES remercie les membres du Comité de Direction de
leur participation et lève la séance à 10h45.
Le présent compte rendu est établi pour servir et valoir ce que de droit.
FAIT AU SIÈGE DE L'OFFICE DE TOURISME COMMUNAUTAIRE BÉZIERS
MÉDITERRANÉE, LE 5 NOVEMBRE 2014.
(Séance du 5 novembre 2014)
06/14 – 01 Nombre de Conseillers
en exercice : 19
Présents : 14
Suffrages Exprimés : 14
Pour : 14
Contre : 0
Abstention : 0
Reçu en
Sous-préfecture le :
19/11/2014
Approbation du compte rendu du comité de direction du 9 octobre
2014.
L'an deux mille quatorze et le neuf octobre deux mille quatorze, le Comité de Direction s'est réuni en
séance publique sous la présidence d'Élisabeth PISSARRO, Vice-Présidente de l'office de tourisme,
le Président Guy COMBES ayant été empêché.
Étaient présents :
Collège des élus
Benoît D'ABBADIE, Viviane BAUDE TOUSSAINT, Sandrine DAUGAS, Claude GEISEN ,
Frédéric LACAS, Élisabeth PISSARRO, Annie ROUGEOT, Florence TAILLADE.
Collège des professionnels et personnalités qualifiées
Jean-Guy AMAT, Richard ASTRE, Béatrice CALCET, Robert CAVALIE, Éric DARDENNE,
Frédéric MURIEL, Perrine PELAEZ, Pascal PINTRE, Christian ROCHETTE, Marion SALVAIRE,
Pieter WILLEMS, Michel VICQ.
Étaient excusés :
Collège des élus
Guy COMBES, Ariane DESCALS SOTO, Jacques DUPIN, Jean-Paul GALONNIER Jacques
GRANIER, Agnès JULLIAN, Magali PALERMO, Pascal RESPLANDY, Michel SUERE, Christophe
THOMAS, Pierre VILLENEUVE.
Collège des professionnels et personnalités qualifiées
Patrick OLRY, Jean PIOCH, Pascal SCHMIDT, Évelyne TREMINO, Louis VILLARET.
Participaient également à la réunion : Monique BOULZE, Magali CATALA, Isabelle CAUSSAT,
Brigitte GARRIC, Frédéric HIDEUX, Alexandra HUC, Geoffrey LIEUTAUD, Anne MALAFOSSE,
Numéro de page
Gilles PANNE, Christine PASCAL, Sandrine RAMBAUD, Patricia SIGUIER, agents de l'Office de
Tourisme ainsi que Bertrand FAURE, receveur municipal.
___________________
Guy COMBES étant souffrant, Élisabeth PISSARRO, Vice-Présidente, préside le Comité de Direction.
Conformément à l'article R.133-5 du Code du Tourisme, le comité élit un président et un viceprésident parmi ses membres. Hormis la présidence de la séance du comité en cas d'empêchement du
président, le vice-président ne peut exercer d'autres pouvoirs que ceux qui lui ont été délégués par le
président.
1. PRESENTATION DU PERSONNEL DE L'OFFICE DE TOURISME
En présence du président de l'Agglomération Béziers Méditerranée, Frédéric LACAS, du Directeur
Général des Services de la collectivité, Philippe RAMON, et de Jean-Luc LAMBERT, Directeur
Général de l’Économie et de l'Emploi, Gilles PANNE présente chacun des agents du personnel de
l'Office de Tourisme en décrivant leurs missions.
Il est particulièrement mis en évidence le niveau d'organisation et de professionnalisme de l'accueil,
mission première de l'office de tourisme, en particulier, les notions dorénavant fondamentales de
conseil en mobilité (hors la banque de réception et hors les murs) et celle de conseil orienté (sélection
d'établissements correspondant aux demandes plutôt que fourniture de listes exhaustives).
2. APPROBATION DU COMPTE RENDU DU COMITE DE DIRECTION DU 10/07/2014
Il figure en pièce annexe.
Compte rendu approuvé à l'unanimité.
3. CONVENTION DE MISE A DISPOSITION DE SERVICES ET DE BIENS ENTRE LA
VILLE DE BEZIERS ET L'OTCBM (question retirée de l'ordre du jour du CODIR précédent)
Gilles PANNE précise qu'il s'agit d'une formalité destinée à permettre au receveur municipal d'honorer
l'engagement de la facture de 72 000 euros qui correspond au service (personnel et logistique) rendu
par la Ville de Béziers pour l'édition 2014 des Caritats.
Compte tenu de l'évolution de cette manifestation, la convention prévue pour la durée du mandat ne
sera pas réutilisée.
Élisabeth PISSARRO et Jean Guy AMAT présentent le projet de réorganisation séquentielle des
Caritats qui a fait l'objet d'une réunion préalable d'un Comité ad'hoc auquel ont été conviés les
fondateurs de la manifestation, Robert CAVALIE et Jacques NOUGARET.
L'étude réalisée par la CCI lors de la dernière édition a nettement mis en lumière que l’événement
attire un public majoritairement Biterrois et peu de touristes. Avec la même enveloppe budgétaire, il
est ainsi proposé de procéder à un rendez-vous chaque samedi de mai à septembre (avec une « vérité »
historique), formule qui répond à la fois aux souhaits des commerçants d'un patrimoine animé et aux
professionnels de l'hébergement touristique de disposer d'une vraie raison pour inscrire la découverte
du centre historique de Béziers dans leur programmation hebdomadaire pour leurs clientèles.
De la discussion engagée, il ressort un vif intérêt pour tester cette évolution des Caritats dès 2015, le
principe d'alterner la thématique étant appréciée (médiéval/histoire cathare en 2015, belle
époque/histoire de la viticulture en 2016).
Délibération approuvée à l'unanimité.
4. DEBAT D'ORIENTATION BUDGETAIRE
Le Comité de Direction est invité à tenir son débat d'orientation budgétaire (DOB) afin de définir les
grandes lignes qui permettront l'élaboration du budget primitif 2015.
Celui-ci s'inscrit dans la poursuite de la mise en place d'un Office de Tourisme de référence.
L'année 1 de sa transformation (2013) a été surtout consacrée à l'organisation interne, matérialisée par
l'obtention du classement en catégorie 1, nouvelles normes.
L'année 2 (2014) est celle de l'organisation de l'accueil, mission première de l'Office de Tourisme,
matérialisée par l'installation et la rénovation des Bureaux d'Information permanents et le lancement
des Points I Mobile.
L'année 3 (2015) pourrait être davantage celle de la promotion de notre destination.
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Elle serait concrétisée ainsi principalement par :
. la réalisation de supports éditoriaux renouvelés et aux contenus plus explicites (deux marchés sont en
cours visant à s'assurer les services d'une agence de communication spécifiquement pour les éditions
et d'un imprimeur),
. la mise en place d'une stratégie de promotion commerciale plus concrète (nouveaux packs
partenaires pour les professionnels de notre territoire, définition d'une offre découverte vendue en
appui des hébergements, développement d'une offre de séjours groupes et individuels),
. le lancement d'une campagne de communication d'ampleur vers nos clientèles cibles
(un marché visant à s'assurer les services d'une agence de communication spécifiquement pour le
choix des médias adaptés, la négociation des annonces publicitaires, la forme des contenus et la mise
en maquette est en cours),
. le renouvellement d'un plan d'actions de promotion partagé avec Hérault Tourisme sur les marchés
français et européens et avec l’aéroport Béziers/Cap d'Agde en Languedoc sur les têtes de lignes.
Au moment du débat d'orientation budgétaire, les recettes envisagées pour 2015 sont :
. une subvention de l'agglomération identique à celle de 2014, soit 1 151 160 euros,
. une recette prévisionnelle de taxe de séjour évaluée à 850 000 euros (montant calculé sur la
base de la seconde année d'exercice),
. des recettes propres (332 800 euros) soit 171 000 euros en fonctionnement et 161 800 euros
en investissement.
Le budget primitif 2015 serait ainsi de 2 333 960 euros (en comparaison : 2 392 133 euros au BP
2014), hors budget supplémentaire.
La masse salariale prévisionnelle est envisagée avec la revalorisation mécanique annuelle liée aux
statuts des agents (fonction publique ou convention collective, soit 2,6 % sur la base 2014) :
1 127 934 euros (contre 1 171 424 euros pour 2014, report inclus).
Elle sera ajustée en tant que de besoin en fonction des éventuelles disponibilités budgétaires (crédits
de report) pour pourvoir si nécessaire aux évolutions encore incertaines à ce jour : reprise de 3 agents
permanents actuellement à temps partiel à temps complet suite à des congés parentaux ou des
convenances médicales, situation provisoire de deux agents encore en congé maladie de longue durée,
début du provisionnement des départs en retraite.
Gilles PANNE insiste sur l'aspect indicatif des chiffres fournis qui vont évoluer d'une part lorsque
l'agglomération aura fait part de sa contribution à l'office de tourisme pour 2015, d'autre part lorsque
les résultats 2014 seront affectés (avec un report de crédit).
Il est pris acte du Débat d'Orientation Budgétaire.
5. ETAT D'AVANCEMENT DU PROJET D'AMENAGEMENT DES BUREAUX
D'INFORMATION TOURISTIQUE
Pour atteindre l'objectif de destination d'excellence touristique, il a été nécessaire de réaliser des
travaux d'aménagement sur les BIT de Villeneuve-les-Béziers, Valras-Plage, Sérignan et Béziers
(centre historique), et de prendre en compte le début des installation des Points I Mobile (Bassan) afin
d’assurer une montée en gamme des services offerts aux visiteurs.
Suite au démarrage des travaux, leur coût global a été réévalué à 409 319 € HT.
Il est pris acte de l'état d'avancement du projet d'aménagement des Bureaux d'Information Touristique
et de la nécessité d'autoriser le directeur à effectuer les ajustements de dépenses nécessaires pour la
réalisation des travaux nouvellement définis.
Délibération approuvée à l'unanimité.
6.STRATEGIE PARTENARIALE ET COMMERCIALE DE L'OFFICE DE TOURISME
POUR 2015
Suite à l'obtention de son immatriculation au registre des opérateurs de voyages et de séjours au début
de l'année 2014, l'office de tourisme souhaite prendre un nouveau départ dans sa stratégie commerciale
et renforcer sa stratégie partenariale sur sa destination à travers 3 axes principaux pour 2015 :
.renforcement des packs partenaires pour les professionnels de la destination,
.lancement d'une offre découverte sur les sites de la destination,
.création de séjours pour les individuels et les groupes et définition d'une nouvelle stratégie en matière
de visites guidées.
Il est proposé de prendre acte des nouveaux tarifs des packs partenaires et des annonces publicitaires
pour l'année 2015, d'autoriser le directeur à engager toutes les démarches visant à mettre en place les
« offres découvertes », de valider la mise en place du service commercialisation et d'acter le montant
de commissionnement sur les tarifs des prestataires partenaires (7%).
Délibération approuvée à l'unanimité.
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7.PROJET DE PROMOTION PARTAGEE 2015 AVEC HERAULT TOURISME
Le Plan Marketing 2015 pour la destination touristique Hérault le Languedoc est le produit d’une
concertation où l’ensemble des acteurs du tourisme départemental a joué son rôle. Il témoigne d’une
volonté de promotion cohérente autour de la destination Languedoc, s’appuie sur des éléments
d’intelligence économique et consolide partenariat, mutualisation des moyens, innovations et
expertise.
La convention définit les objectifs et les conditions du partenariat entre l’OT Communautaire Béziers
Méditerranée et Hérault Tourisme, pour la mise en marché de la destination Béziers Méditerranée sur
les marchés suivants : France, Wallonie, Suisse Romande, Allemagne, Grande-Bretagne, Belgique
Flamande, Pays Bas, Espagne, Italie, Suisse Alémanique, Scandinavie, Danemark....
Ce plan d’actions partenarial est le plus copieux jamais mis en œuvre ces dernières années et s’appuie
sur les différents outils techniques et opérationnels proposés par Hérault Tourisme : campagne emarketing, insertions publi-rédactionnelles dans la presse magazine et presse quotidienne régionale
française et étrangère, et salons du tourisme.
Le montant total du plan partenarial s'élève à 94 000 € TTC pour lequel Hérault Tourisme investit à
hauteur de 37 300 € (soit 40%), hors des actions prises totalement en charge par l'agence
départementale. La participation de l'Office de Tourisme Communautaire Béziers Méditerranée s’élève
donc à 56 700 € TTC (soit 60 %).
Le dossier détaillé des actions figure pour 2015 en annexe.
Délibération approuvée à l'unanimité.
8. STRATEGIE DE DIFFUSION DES BROCHURES COMMERCIALES DANS LES
BUREAUX D'INFORMATION TOURISTIQUE DE L'OFFICE DE TOURISME
Il apparaît utile de préciser dorénavant les conditions de dépôt et de distribution des supports
promotionnels non réalisés par l'office de tourisme.
Souvent déposés en quantité par des livreurs, les documents commerciaux, le plus souvent des agendas
nourris d'annonces publicitaires, viennent concurrencer inutilement les documents réalisés par l'office
de tourisme.
Ces documents recensent de manière partielle les manifestations culturelles, sportives ou
commerciales sur des territoires hétérogènes, parfois-même sur la totalité du Languedoc Roussillon
alors que nos visiteurs ne s'éloignent pas au-delà de 30 à 50 kilomètres.
En conséquence de quoi, il est proposé de n'accepter en distribution libre que :
. les brochures de nos partenaires publics ou professionnels dont l'activité principale est exercée sur le
territoire de l'agglomération Béziers Méditerranée et, en cas d'accord préalable avec les collectivités
concernées, sur des territoires voisins, ceci avec une priorité aux partenaires ayant souscrit un
partenariat avec l'office de tourisme,
. les supports commerciaux dont au moins 80 % de l'information concernent tout ou partie du territoire
de l'agglomération et sous condition de ne pas recenser des informations déjà publiées dans les
brochures de l'office de tourisme,
. les supports concernant les manifestations organisées sur le territoire communautaire.
Concernant les supports commerciaux, leur diffusion est soumise à une demande préalable du
producteur suivie d'une confirmation écrite de l'office de tourisme stipulant les quantités admises.
A contrario, les documents suivants ne seront plus mis en présentation, même s'ils concernent des
entreprises locales :
. documents de trop petite taille (type carte de visite),
. documents de trop grande taille (affichette ou affiche), ceux-ci faisant éventuellement l'objet de
publication sur les nouveaux écrans numériques des Bureaux d'Information,
. documents présentant des prestataires (ou des activités) non agréés ou litigieux.
Il est pris acte à l'unanimité de la stratégie de diffusion des brochures commerciales dans les BIT.
9. DM2- ECHEANCE DU PRET LIE AUX TRAVAUX DES BUREAUX D'INFORMATION
TOURISTIQUE
Il s'agit d'une écriture comptable permettant de régler le prêt des travaux des bureaux d'information.
Délibération approuvée à l'unanimité.
10. CREATION D'UNE REGIE D'AVANCES : ANNULE ET REMPLACE LA
DELIBERATION N°11 DU 10/01/2013 - MISE EN PLACE D'UNE CARTE BANCAIRE
Certains règlements, par le biais d'internet, nécessitent un paiement exclusivement par carte bancaire,
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tels que les réservations d’hôtels, billets d'avion, de train ou encore location de voiture.
Dans ce cadre, des paiements autorisés par une carte bancaire associée au compte bancaire de la régie
permettrait d'en faciliter le règlement.
Il est donc proposé de modifier l'article 3 de la délibération selon les termes suivants :
ARTICLE 3
Un compte de dépôt de fonds au Trésor est ouvert à cet effet avec délivrance d'un carnet de chèques et
d'une carte bancaire.
Les dépenses peuvent être faites par numéraire, chèques bancaires ou carte bancaire.
Délibération approuvée à l'unanimité.
11. DECISIONS PRISES PAR LE DIRECTEUR DANS LE CADRE DE SA DELEGATION DE
POUVOIR
* DC 12/2014 : Fixation des tarifs pour la mise en place de billetteries et vente de produits boutiques
et dépôt vente.
* DC 13/2014 : Recrutement personnel saisonnier.
En l'absence de questions diverses, Élisabeth PISSARRO, remercie Jean Guy AMAT de l'avoir
assistée, remercie les membres du Comité de Direction de leur participation active et lève la séance à
18h15.
Le présent compte rendu est établi pour servir et valoir ce que de droit.
Ceci exposé, il vous est proposé :
- D'approuver le compte rendu du Comité de Direction du 9 Octobre 2014
(Séance du 5 novembre 2014)
06/14 – 02 - Choix
Nombre de Conseillers
en exercice : 19
Présents : 14
Suffrages Exprimés : 14
Pour : 14
Contre : 0
Abstention : 0
Reçu en
Sous-préfecture le :
19/11/2014
de l'attributaire pour le marche éditions et autres supports de
communication 2015 à 2017.
L'an deux mille quatorze et le cinq novembre deux mille quatorze, le Comité de Direction s'est réuni
en séance publique sous la présidence de Guy COMBES.
Étaient présents :
Collège des élus
Benoît D'ABBADIE, Viviane BAUDE TOUSSAINT, Guy COMBES, Sandrine DAUGAS, Ariane
DESCALS SOTO, Claude GEISEN, Annie ROUGEOT, Florence TAILLADE, Jacques DUPIN.
Collège des professionnels et personnalités qualifiées
Béatrice CALCET, Robert CAVALIE, Frédéric MURIEL, Marion SALVAIRE, Évelyne TREMINO,
Pieter WILLEMS.
Étaient excusés :
Collège des élus
Jean-Paul GALONNIER, Jacques GRANIER, Agnès JULLIAN, Frédéric LACAS, Magali
PALERMO, Perrine PELAEZ, Élisabeth PISSARRO, Pascal RESPLANDY, Michel SUERE,
Christophe THOMAS, Pierre VILLENEUVE.
Collège des professionnels et personnalités qualifiées
Jean-Guy AMAT, Richard ASTRE, Éric DARDENNE, Patrick OLRY, Jean PIOCH, Christian
ROCHETTE, Pascal SCHMIDT, Louis VILLARET, Michel VICQ, Pascal PINTRE.
Participaient également à la réunion : Frédéric HIDEUX, Serge HOIBIAN, Gilles PANNE, Christine
PASCAL, Sandrine RAMBAUD, collaborateurs de l'Office de Tourisme, Laurent VASSALLO, chargé
de mission Ville de Béziers.
Mesdames, Messieurs,
L'Office de Tourisme avait lancé une nouvelle gamme éditoriale en 2013 avec une nouvelle identité
territoriale Béziers Méditerranée « mer, ville, vigne », plus explicite de son territoire, un format unique
(A5), semblable à celui des tablettes numériques et avec un contenu reprenant tous les prestataires de
tourisme de l'agglomération.
Cette démarche a été poursuivie en 2014 dans le même esprit et en collaboration avec l'agence
SEDICOM qui avait été choisie suite à une consultation dans le cadre d'un marché pour l'année 2014.
Le marché arrivant à terme le 31/12/2014, et compte tenu des obligations réglementaires de passation
des marchés publics, l'Office de Tourisme a lancé une consultation pour les éditions et autres supports
de communication parue au BOAMP le mardi 12 Août 2014.
Ce marché a été passé selon une procédure adaptée (MAPA) en application de l'article 28 du Code des
marchés publics.
La date et l'heure limite de dépôt des offres ont été arrêtées au Vendredi 3 octobre 2014 à 17h.
Numéro de page
Dans le cadre de cette consultation, 21 dossiers ont été retirés et 6 plis ont été déposés, dans les délais
impartis, par les sociétés suivantes :
–
Azur Communication
–
Sedicom
–
Horizon Bleu
–
Stella Communication
–
Agence A
–
Agence Sherpa
L'ouverture des plis a donné lieu à la vérification de conformité des documents demandés puis à
l'analyse des offres suivant 4 critères principaux :
1- le prix (25%)
2- la valeur technique appréciée au regard du mémoire technique (15 %)
3- les proposions de maquettes (35%)
4- l'expérience dans l'édition touristique (25 %)
La Commission d'Appel d'Offres de l'OTCBM, réunie le 16 Octobre à 10 H 30, sur la base de ces
éléments et après observation des dossiers présentés, recommande la proposition de l'agence
SEDICOM (Lattes) pour sa meilleure conformité au cahier des charges et son prix acceptable pour
une offre globalement mieux disante que les autres sociétés concurrentes.
Le rapport d'analyse complet est annexé à la présente délibération.
Ceci exposé, il vous est proposé :
– D'approuver le choix de l'agence SEDICOM pour la réalisation des prestations estimées dans le
DQE et pour 3 ans (2015/2017)
– D'inscrire les crédits nécessaires à la réalisation de ce marché au budget primitif 2015,
– D’autoriser le Président ou son Directeur à signer tout document nécessaire à l’exécution de la
présente délibération.
(Séance du 5 novembre 2014)
06/14 – 03 Nombre de Conseillers
en exercice : 19
Présents : 14
Suffrages Exprimés : 14
Pour : 14
Contre : 0
Abstention : 0
Reçu en
Sous-préfecture le :
19/11/2014
Choix de l'attributaire pour le marché stratégie de communication
pour un an.
L'an deux mille quatorze et le cinq novembre deux mille quatorze, le Comité de Direction s'est réuni
en séance publique sous la présidence de Guy COMBES.
Étaient présents :
Collège des élus
Benoît D'ABBADIE, Viviane BAUDE TOUSSAINT, Guy COMBES, Sandrine DAUGAS, Ariane
DESCALS SOTO, Claude GEISEN, Annie ROUGEOT, Florence TAILLADE, Jacques DUPIN.
Collège des professionnels et personnalités qualifiées
Béatrice CALCET, Robert CAVALIE, Frédéric MURIEL, Marion SALVAIRE, Évelyne TREMINO,
Pieter WILLEMS.
Étaient excusés :
Collège des élus
Jean-Paul GALONNIER, Jacques GRANIER, Agnès JULLIAN, Frédéric LACAS, Magali
PALERMO, Perrine PELAEZ, Élisabeth PISSARRO, Pascal RESPLANDY, Michel SUERE,
Christophe THOMAS, Pierre VILLENEUVE.
Collège des professionnels et personnalités qualifiées
Jean-Guy AMAT, Richard ASTRE, Éric DARDENNE, Patrick OLRY, Jean PIOCH, Christian
ROCHETTE, Pascal SCHMIDT, Louis VILLARET, Michel VICQ, Pascal PINTRE.
Participaient également à la réunion : Frédéric HIDEUX, Serge HOIBIAN, Gilles PANNE, Christine
PASCAL, Sandrine RAMBAUD, collaborateurs de l'Office de Tourisme, Laurent VASSALLO, chargé
de mission Ville de Béziers.
--------------------------------------------------------------Mesdames, Messieurs,
En cohérence avec sa feuille de route, l'Office de Tourisme Communautaire Béziers Méditerranée
cherche à optimiser ses actions de communication et de promotion touristiques.
Il souhaite ainsi améliorer la pertinence de sa signature visuelle autour du concept « mer, ville, vigne »
et développer une stratégie de communication permettant à la destination de soutenir son image et
Numéro de page
d'asseoir sa notoriété de destination touristique au sud de la France.
Compte tenu des obligations réglementaires de passation des marchés publics, l'Office de Tourisme a
donc lancé une consultation pour rechercher une agence de communication susceptible d'élaborer
cette démarche stratégique de communication touristique parue au BOAMP le vendredi 26 Septembre
2014.
Ce marché a été passé selon une procédure adaptée (MAPA) en application de l'article 28 du Code des
marchés publics. La date et l'heure limite de dépôt des offres ont été arrêtées au vendredi 10 octobre
2014 à 17h.
Dans le cadre de cette consultation, 6 dossiers ont été retirés et 3 plis ont été déposés dans les délais
imparti, par les sociétés suivantes :
– AQA Consulting (Barcelone)
– Agence WONDERFUL (Montpellier)
– Agence Horizon Bleu (Reims)
L'ouverture des plis a donné lieu à la vérification de conformité des documents
demandés puis à l'analyse des offres suivant 3 critères principaux :
1- le prix (30%)
2- le contenu de la notice méthodologique demandée (40%)
3- l'analyse des moyens humains et techniques dévolus au projet (30%)
La Commission d'Appel d'Offres de l'OTCBM, réunie le 16 Octobre à 10 H 30, sur la base de ces
éléments et après observation des dossiers présentés, recommande la proposition de la société
WONDERFUL (Montpellier), globalement mieux disante.
Le rapport d'analyse complet est annexé à la présente délibération.
Ceci exposé, il vous est proposé :
– D'approuver le choix de l'agence WONDERFUL (Montpellier) pour un marché d'un an et pour les
prestations suivantes : conseil (forfaitaire), création de l'identité visuelle (forfaitaire) et
accompagnement pour la définition de la stratégie média selon le tarif journée indiqué au BPU,
– D'inscrire les crédits nécessaires à la réalisation de ce marché pour une année à compter de la
signature du contrat,
– D’autoriser le Président ou son Directeur à signer tout document nécessaire à l’exécution de la
présente délibération.
(Séance du 5 novembre 2014)
06/14 – 04 Nombre de Conseillers
en exercice : 19
Présents : 14
Suffrages Exprimés : 14
Pour : 14
Contre : 0
Abstention : 0
Reçu en
Sous-préfecture le :
19/11/2014
Demande de soutien aux événements touristiques - fête des
vendanges à Corneilhan.
L'an deux mille quatorze et le cinq novembre deux mille quatorze, le Comité de Direction s'est réuni
en séance publique sous la présidence de Guy COMBES.
Étaient présents :
Collège des élus
Benoît D'ABBADIE, Viviane BAUDE TOUSSAINT, Guy COMBES, Sandrine DAUGAS, Ariane
DESCALS SOTO, Claude GEISEN, Annie ROUGEOT, Florence TAILLADE, Jacques DUPIN.
Collège des professionnels et personnalités qualifiées
Béatrice CALCET, Robert CAVALIE, Frédéric MURIEL, Marion SALVAIRE, Évelyne TREMINO,
Pieter WILLEMS.
Étaient excusés :
Collège des élus
Jean-Paul GALONNIER, Jacques GRANIER, Agnès JULLIAN, Frédéric LACAS, Magali
PALERMO, Perrine PELAEZ, Élisabeth PISSARRO, Pascal RESPLANDY, Michel SUERE,
Christophe THOMAS, Pierre VILLENEUVE.
Collège des professionnels et personnalités qualifiées
Jean-Guy AMAT, Richard ASTRE, Éric DARDENNE, Patrick OLRY, Jean PIOCH, Christian
ROCHETTE, Pascal SCHMIDT, Louis VILLARET, Michel VICQ, Pascal PINTRE.
Participaient également à la réunion : Frédéric HIDEUX, Serge HOIBIAN, Gilles PANNE, Christine
PASCAL, Sandrine RAMBAUD, collaborateurs de l'Office de Tourisme, Laurent VASSALLO,
chargé de mission Ville de Béziers.
-------------------------------------------------------------Depuis sa création en 2010, l’Office de Tourisme Communautaire Béziers Méditerranée a prévu une
Numéro de page
enveloppe budgétaire de 20 000 euros par an afin d'assurer un soutien financier aux manifestations qui
concourent à développer une clientèle touristique hors saison, c'est-à-dire hors juillet et août.
Un règlement d'intervention stipule ainsi les conditions requises à savoir la prise en compte d'un
événement par an et par commune à hauteur de 20 % maximum des dépenses réellement justifiées et
d'un plafond de 5 000 euros maximum d'aide par manifestation.
C'est dans ce cadre que la commune de Corneilhan sollicite d'être soutenue pour sa fête des
Vendanges, le dossier de demande étant bien parvenu avant la date de la manifestation.
MAITRE
D'OUVRAGE
INTITULE DE
L'ACTION
COUT TOTAL DE
L'OPERATION
SUBVENTION OTCBM
DATE DE
L'EVENEMENT
COMMUNE DE
FETE DES
5 000,00 €
1 000 €
18/10/14
CORNEILHAN
VENDANGES
Ceci exposé, il vous est proposé :
• d'approuver l'attribution d'une contribution telle que présentée ci-dessus à la commune de
Corneilhan et de procéder au versement conformément au règlement,
• d’autoriser le Directeur à signer tout document nécessaire à l'exécution de la présente délibération.
(Séance du 5 novembre 2014)
06/14 – 05 Nombre de Conseillers
en exercice : 19
Présents : 14
Suffrages Exprimés : 14
Pour : 14
Contre : 0
Abstention : 0
Reçu en
Sous-préfecture le :
19/11/2014
Choix de l'attributaire pour la régie artistique et l'assistance à la
programmation de la 1ère saison séquentielle d’animations
historiques à Béziers.
L'an deux mille quatorze et le cinq novembre deux mille quatorze, le Comité de Direction s'est réuni
en séance publique sous la présidence de Guy COMBES.
Étaient présents :
Collège des élus
Benoît D'ABBADIE, Viviane BAUDE TOUSSAINT, Guy COMBES, Sandrine DAUGAS, Ariane
DESCALS SOTO, Claude GEISEN, Annie ROUGEOT, Florence TAILLADE, Jacques DUPIN.
Collège des professionnels et personnalités qualifiées
Béatrice CALCET, Robert CAVALIE, Frédéric MURIEL, Marion SALVAIRE, Évelyne TREMINO,
Pieter WILLEMS.
Étaient excusés :
Collège des élus
Jean-Paul GALONNIER, Jacques GRANIER, Agnès JULLIAN, Frédéric LACAS, Magali
PALERMO, Perrine PELAEZ, Élisabeth PISSARRO, Pascal RESPLANDY, Michel SUERE,
Christophe THOMAS, Pierre VILLENEUVE.
Collège des professionnels et personnalités qualifiées
Jean-Guy AMAT, Richard ASTRE, Éric DARDENNE, Patrick OLRY, Jean PIOCH, Christian
ROCHETTE, Pascal SCHMIDT, Louis VILLARET, Michel VICQ, Pascal PINTRE.
Participaient également à la réunion : Frédéric HIDEUX, Serge HOIBIAN, Gilles PANNE, Christine
PASCAL, Sandrine RAMBAUD, collaborateurs de l'Office de Tourisme, Laurent VASSALLO,
chargé de mission Ville de Béziers.
--------------------------------------------------------------Mesdames, Messieurs,
Dans l'optique d'apporter une valeur ajoutée touristique aux hébergements du territoire suite à l'étude
réalisée par la CCI de Béziers révélant le faible impact de la manifestation auprès de la clientèle
touristique, l'Office de Tourisme Communautaire Béziers Méditerranée souhaite remodeler la
manifestation jusque-là ponctuelle des Caritats (deux
jours lors du week-end de l'Ascension)
en une série de rendez-vous hebdomadaires d'animation du patrimoine historique du cœur de ville
de Béziers.
Le cahier des charges précise ainsi que la saison séquentielle d'animation historique aura lieu 20
samedis consécutifs répartis au printemps (avril/mai/juin) et à l'automne (septembre/octobre).
En conséquence de quoi, l'Office de Tourisme sollicite d'engager un régisseur chargé de la
programmation artistique, de la mise en œuvre et de la coordination de terrain pour l'ensemble des 20
représentations prévues.
Les prestations sont programmées chaque samedi dans le planning suivant :
Numéro de page
* du 4 avril au 20 juin 2015 (1ère partie)
* du 5 septembre au 24 octobre (2ème partie).
Compte tenu des obligations réglementaires de passation des marchés publics, l'Office de Tourisme a
procédé à une mise en concurrence (3 demandes de devis) pour choisir le prestataire qui s'occupera de
l'assistance à la programmation et de la régie artistique de la saison 2015 séquentielle d'animations
historiques à Béziers.
La mise en concurrence a débuté le mardi 21 Octobre à 9 H.
La date et l'heure limite pour répondre à la mise en concurrence ont été arrêtées au vendredi
31/10/2014 à 12 H.
Dans le cadre de cette mise en concurrence, 2 sociétés ont répondu dans les délais impartis :
- Compagnie La Muse ( Paris)
- Association pour l'Histoire Vivante (Herblay)
Les propositions transmises ont donné lieu à la vérification de conformité des documents demandés
puis à l'analyse des offres suivant 2 critères principaux :
1- le prix (30%)
2- la valeur technique de la proposition (70 %)
A u terme de l'analyse, la proposition présentée par l'Association pour l'Histoire Vivante (APHV) à la
Commission
d'Appel d'Offres de l'OTCBM, réunie le 3 Novembre à 10 h 30, est apparue la
mieux disante, conformément aux critères de jugement fixés.
Ceci exposé, il vous est proposé :
- D'approuver le choix de l'Association pour l'Histoire Vivante (régisseur : Christophe DARGERES)
pour mener à bien la prestation de service pour le montant minimum de 20 000 € TTC et maximum de
25 000 € TTC
- D'inscrire les crédits nécessaires à la réalisation de cette prestation pour une année,
- D’autoriser le Président ou son Directeur à signer tout document nécessaire à l’exécution de la
présente délibération.
(Séance du 5 novembre 2014)
06/14 – 06 Nombre de Conseillers
en exercice : 19
Présents : 14
Suffrages Exprimés : 14
Pour : 14
Contre : 0
Abstention : 0
Reçu en
Sous-préfecture le :
19/11/2014
Modification de la délibération n°3 du 09/10/2014 relative aux
caritats fêtes médiévales 2014.
L'an deux mille quatorze et le cinq novembre deux mille quatorze, le Comité de Direction s'est réuni
en séance publique sous la présidence de Guy COMBES.
Étaient présents :
Collège des élus
Benoît D'ABBADIE, Viviane BAUDE TOUSSAINT, Guy COMBES, Sandrine DAUGAS, Ariane
DESCALS SOTO, Claude GEISEN, Annie ROUGEOT, Florence TAILLADE, Jacques DUPIN.
Collège des professionnels et personnalités qualifiées
Béatrice CALCET, Robert CAVALIE, Frédéric MURIEL, Marion SALVAIRE, Évelyne TREMINO,
Pieter WILLEMS.
Étaient excusés :
Collège des élus
Jean-Paul GALONNIER, Jacques GRANIER, Agnès JULLIAN, Frédéric LACAS, Magali
PALERMO, Perrine PELAEZ, Élisabeth PISSARRO, Pascal RESPLANDY, Michel SUERE,
Christophe THOMAS, Pierre VILLENEUVE.
Collège des professionnels et personnalités qualifiées
Jean-Guy AMAT, Richard ASTRE, Éric DARDENNE, Patrick OLRY, Jean PIOCH, Christian
ROCHETTE, Pascal SCHMIDT, Louis VILLARET, Michel VICQ, Pascal PINTRE.
Participaient également à la réunion : Frédéric HIDEUX, Serge HOIBIAN, Gilles PANNE, Christine
PASCAL, Sandrine RAMBAUD, collaborateurs de l'Office de Tourisme, Laurent VASSALLO, chargé
de mission Ville de Béziers.
---------------------------------------------------Mesdames, Messieurs,
Par délibération n°3 en date du 09/10/2014, la convention de mise à disposition de services et de biens
entre la Ville de Béziers et l'Office de tourisme Béziers Méditerranée a été approuvée à l'unanimité.
Il s'agit aujourd'hui seulement de modifier le montant de la participation indiqué dans la délibération
Numéro de page
de 0,04 centimes.
Il faut lire :
Celui-ci a été validé par l'Office de Tourisme pour la manifestation des Caritats édition 2014 pour un
montant de 72 000,04 euros et non pas 72 000,00 euros, comme indiqué dans la délibération
précédente.
Ceci exposé, il vous est proposé :
– D’autoriser le Directeur à signer tout document nécessaire à l’exécution de la présente
délibération et à engager le règlement de la facture de la Ville de Béziers pour un montant de
72 000,04 euros couvrant l'édition des Caritats 2014.
Numéro de page
II) INDEX
Numéro de page
Numéro de page
INDEX
- Délibérations
Séance n°04/13 du Comité de Direction
Compte-Rendu de la réunion du Comité de Direction de l'Office de Tourisme Communautaire
Béziers Méditerranée, Séance du 05 novembre 2014. .............................................................205
DL 01 : Approbation du compte rendu du comité de direction du 9 octobre 2014...............207
DL 02 : Choix de l'attributaire pour le marche éditions et autres supports de communication
2015 à 2017. ..............................................................................................................................211
DL 03 : Choix de l'attributaire pour le marché stratégie de communication pour un an....212
DL 04 : Demande de soutien aux événements touristiques - fête des vendanges à Corneilhan.
..............................................................................................................................213
DL 05 : Choix de l'attributaire pour la régie artistique et l'assistance à la programmation de la
1ère saison séquentielle d’animations historiques à Béziers...................................................214
DL 06 : Modification de la délibération n°3 du 09/10/2014 relative aux caritats fêtes
médiévales 2014........................................................................................................................... 215
Numéro de page