code de conduite des achats

CODE DE CONDUITE DES ACHATS
EIFFAGE met en œuvre une organisation efficace et structurée de la
fonction Achats pour conduire une stratégie achat cohérente, performante
et éthique.
OBJET :
Le présent Code de Conduite des achats d'EIFFAGE s'inscrit dans le cadre de la
Charte des valeurs et finalités d'EIFFAGE du 8 août 2008, et se conçoit comme sa
déclinaison appliquée au domaine des achats en faisant ressortir certains aspects
spécifiques liés aux pratiques de la fonction Achats.
Ce code de conduite s'inscrit également dans le cadre des engagements externes pris par le
groupe Eiffage : le Pacte Mondiale des Nations Unies et la charte de la médiation interentreprise.
Ce code de conduite définit les règles de comportement et les standards d'éthique selon
lesquels chacun doit faire preuve de la plus grande intégrité et éviter toute situation de
conflit d'intérêts.
Ces règles s'appliquent à l'ensemble des collaborateurs ayant une activité achat, qu'elle
soit directe ou indirecte, comme activité principale ou à temps partagé.
Il porte sur les relations avec les fournisseurs de biens et de services, les
prestataires et les sous-traitants ci-après regroupés sous le générique "fournisseurs".
RESPONSABILITÉS DE L'ACHETEUR ET RÈGLES DE COMPORTEMENTS
L'Acheteur véhicule l'image de son entreprise et du Groupe à l'extérieur : son éthique
personnelle, sa probité, son professionnalisme et sa détermination, gages d'efficacité pour
son action, impactent la réputation d'EIFFAGE.
Loyauté, Transparence
La fonction Achats nécessite une participation active de différents services de
l'entreprise et une forte coordination des services Achats au sein du Groupe selon les
principes suivants :
 participation active et loyale des différents interlocuteurs durant les phases de
préparation et de mise en œuvre de la politique Achats.
 respect, aux différents niveaux de l'organisation (entités, branches, Groupe), du travail
des Acheteurs évitant ainsi les redondances et les pertes de synergies.
Intégrité, Exemplarité
EIFFAGE attache la plus haute importance aux qualités professionnelles et morales de ceux
et de celles qui sont en relation avec les fournisseurs. Cela ne concerne pas seulement
l'Acheteur proprement dit, mais également tout collaborateur susceptible d'influencer l'acte
d'achat.
En conséquence :
 toute familiarité ou lien personnel entre l'acheteur et le soumissionnaire sont à proscrire. Une
rotation des acheteurs - régulière et/ou sollicité par la Coordination des Achats Groupe pour un même fournisseur est reconnue et acceptée de tous comme principe de
fonctionnement,
 d'anciens collaborateurs du Groupe susceptibles d'être mandatés
soumissionnaires ne doivent jamais faire l'objet de traitement de faveur,
comme
 l'acheteur ou ses relations personnelles ne doivent en aucun cas accepter de quelconques
rétributions ou avantages financiers de la part d'un fournisseur,
 les cadeaux ou avantages en nature remis à titre personnel par un fournisseur sont
proscrits à l'exception de manifestation de courtoisie et de très faible valeur. En cas de
doute, il est nécessaire d'en référer à la hiérarchie directe,
 la participation à des repas d'affaires, séminaires ou manifestations organisés hors de
la sphère publique et médiatique par un soumissionnaire doit être envisagée dans un cadre
professionnel uniquement, et présenter un intérêt manifeste pour le Groupe. Dans ce cas, il
convient d'en informer la hiérarchie préalablement.
Responsabilité, Professionnalisme
Tout collaborateur a un devoir de réserve permanent et se doit de faire preuve de retenue
en public.
Tout collaborateur dans son activité achats représente le Groupe.
En conséquence :
 il doit se conduire avec professionnalisme et veiller à assurer la cohérence de l'expression
et de l'image du Groupe (conformité aux valeurs, stratégie du Groupe, identité
visuelle, signature du Groupe).
 il garantit l'objectivité de ses analyses, privilégie systématiquement l'intérêt commun
avant tout autre intérêt particulier, et s'assure de l'équité des performances entre
les différentes Branches ou Entités concernées par ces consolidations.
En outre, l'Acheteur doit :
 éviter les situations de conflit d'intérêt et être totalement imperméable à toute tentative de
manipulation de la part des fournisseurs ou des candidats à un appel d'offres,
 être impartial, objectif, indépendant,
 pouvoir s'entretenir ouvertement avec ses collègues et son supérieur hiérarchique de la
conduite à tenir.
 promouvoir les modélisations en coût global
29 novembre 2013
MANAGEMENT DE LA RELATION FOURNISSEUR
EIFFAGE privilégie des relations fournisseurs axées sur :
 la qualité, la performance globale des produits ou services rendus, et l'aptitude à
une amélioration permanente,
 le déploiement de développements et
fonctionnement ou l'offre Client d'EIFFAGE,
d'innovations
valorisant
la
qualité
de
 des relations durables, aboutissant le cas échéant à établir de véritables partenariats,
 l'équité financière, la gestion de risques pouvant nuire à l'intérêt des parties, notamment
comme la dépendance financière excessive d'un fournisseur vis-à-vis d'EIFFAGE ou
réciproquement sur le plan technique ou technologique.
Eiffage garantit à tout fournisseur :
 la sincérité et l'équité des informations communiquées aux fournisseurs,
 l'observation des réglementations nationales et internationales applicables en la matière,
notamment celles relatives à la concurrence,
 l'expression claire des critères de sélection des candidats et d'attribution de marchés,
 l'information des fournisseurs non retenus, précisant les motifs de refus de leurs offres
en veillant à ne pas enfreindre les règles de confidentialité,
 le respect des contrats, des promesses et des engagements, notamment des délais de
paiement.
Eiffage s'engage à développer les relations avec des fournisseurs implantés sur le territoire
sur lequel le Groupe exerce son activité.
Les sociétés du Groupe susceptibles de fournir les biens ou services recherchés pourront être
consultées. Dans l'intérêt collectif et à la demande de la Direction Générale du Groupe,
l'achat au sein du Groupe pourra être préféré voire imposé.
ENGAGEMENTS VIS-À-VIS DU DÉVELOPPEMENT DURABLE
EIFFAGE prône des valeurs d'excellence dans les domaines environnemental, social et
sociétal et le Groupe attend de ses fournisseurs et de leurs sous-traitants qu'ils respectent des
principes équivalents à ceux de son Code de Conduite.
Concrètement :
L'Acheteur s'assure notamment que les fournisseurs adhèrent aux principes suivants :
 le respect de la réglementation :
- dans les domaines sanitaires et de la sécurité,
- en matière de bien-être des travailleurs et de la protection des enfants,
- en matière environnementale
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 l'engagement de ne pratiquer aucune forme de discrimination au sein de leur société
ou envers leurs sous-traitants, et à ne se livrer à aucun acte de corruption,
 le respect de l'environnement, au niveau de la conception, de la fabrication, de l'usage et
de la destruction ou du recyclage des produits,
 l'engagement de fournir à Eiffage les éléments d'information lui permettant d'analyser le
bilan carbone et les qualités sanitaires des produits fournis.
Tous les fournisseurs sont dûment informés de l'engagement d'EIFFAGE dans la démarche
Développement Durable et dans le Global Compact. Ces éléments sont systématiquement
repris dans les appels d'offre et contrats du Groupe.
MISE EN APPLICATION
Le management a la responsabilité de mettre en œuvre et de faire respecter le code de
conduite Achats à tous les niveaux. Il est assisté dans cette mission par le Contrôle
Interne.
La fixation des objectifs et l’évaluation de la performance d'un acheteur intègrent le respect
de l'ensemble de ces principes.
Jean-Luc BARAS
Achats Groupe EIFFAGE
29 novembre 2013
PURCHASING CODE OF CONDUCT
EIFFAGE has implemented an efficient and structured organization of the
purchasing function in order to drive an on-going coherent, productive and ethical
procurement strategy.
SUBJECT:
The EIFFAGE Purchasing Code of Conduct is part of the Charter of Values and objectives
dated August 8, 2008, this Code is the breakdown applied to the area of procurement,
highlighting specific aspects related to the purchasing function practices.
This Code of Conduct is also in line with EIFFAGE Group’s external commitments: the United
Nations Global Compact and the Charter For Responsible Supplier Relations.
This Code of Conduct sets out the rules of conduct and ethical standards by which everyone
must exercise the utmost integrity and avoid any conflict of interest.
These rules apply to all employees who engage in a purchasing activity, be it a direct or
indirect, main or part-time activity.
It focuses on the relationship with suppliers of goods and services, providers and
subcontractors hereafter referred to as "suppliers”.
RESPONSABILITES AND RULES OF CONDUCT FOR BUYERS
The Buyer conveys the EIFFAGE Group’s image: his or her personal ethics, integrity,
professionalism and determination, all of which guarantee efficiency and, impact the
reputation of EIFFAGE Group.
Loyalty, Transparency
The Purchasing function requires an active participation of various departments of the
company and a strong coordination of purchasing departments within the Group, according
to the following principles:
 active and fair participation of different parties in the preparation and implementation
phases of the Procurement policy.
 respect, at different levels of the organization (entities, branches, Group), the work of
Buyers thereby avoiding duplication of work and loss of synergies.
Integrity, Role Model
EIFFAGE attaches the highest importance to professional and moral qualities of those dealing
with suppliers. This applies not only to the Buyer himself/herself, but also to every employee
who may influence the purchasing act.
Consequently:
 any familiarity or personal relationship between the Buyer and the bidder is actively
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discouraged and inacceptable. Rotation of Buyers – on a regular basis and/or upon
request - for the same provider is recognized and accepted by all concerned parties as an
operating principle,
 former employees of the Group who may potentially be appointed as bidders shall not be
subject to preferential treatment,
 the Buyer or his/her direct relationships with the Suppliers shall in no event accept any
payments or financial benefits from them,
 gifts or benefits in kind provided personally by a supplier are prohibited except for a
demonstration of courtesy and of very low value . In case of doubt, it is necessary to refer
to his/her direct superior.
 business meals, seminars and events organized by the bidder outside the public and
media spheres should be considered in a professional environment only, and have a
demonstrated interest in the Group. In this case, it is necessary to inform hierarchy.
Responsibility, Professionalism
Every employee has a permanent duty of exercising reservations and the utmost restraint in
public.
All employees in the purchasing activity represent the Group. Therefore:
 he or she must behave professionally and ensure consistency of the EIFFAGE Group image
(consistent with Group values, strategy and corporate identity).
 he or she ensures objective analysis, systematically favours common interest before any
other, and ensures fairness of performance between the different branches or entities
concerned by these consolidations.
In addition, the Buyer must:
 avoid conflicts of interest and be totally inaccessible to any attempt of manipulation by
suppliers or candidates for tender
 be impartial, objective, independent,
 be able to talk openly with his/her colleagues and hierarchy on appropriate behaviour
 promote TCO analysis by developing adequate models.
SUPPLIER RELATIONSHIP MANAGEMENT
EIFFAGE privileges a relationship with suppliers which focus on:
 the quality, the overall performance of products or services, and the ability for continuous
improvement,
 deployment of developments and innovations which improve performance and/or EIFFAGE
Group’s commercial proposals,
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 promoting and maintaining of long lasting relationships with the objective of creating true
partnerships,
 financial equity, managing risks that could harm mutual interests, notably excessive financial
dependence of suppliers or vice versa in the field of technical or technological matters.
EIFFAGE guarantees all suppliers:
 accuracy and fairness of information provided to suppliers
 compliance with national and international regulations in this field, in particular those relating
to competition,
 a clear and straightforward selection criteria for candidates and the awarding of contracts,
 informing unsuccessful bidders, specifying the grounds for refusal of their offers, and
ensuring confidentiality,
 respect of contracts, promises and commitments, including payment terms.
EIFFAGE undertakes to develop relations with suppliers located in the same regions where
the Group exercises its activity.
Eiffage Companies able to provide goods or services sought by the Buyer may be consulted.
In the collective interest and upon request by the Group’s Executive Management Committee,
purchasing within the Group may be a preferred option or imposed.
SUSTAINABLE DEVELOPMENT COMMITMENTS
EIFFAGE promotes values of excellence in environmental, social and societal areas. The
Group expects its suppliers and subcontractors to respect principles equivalent to those of the
Code of Conduct.
Specifically:
The Buyer shall ensure that suppliers adhere to the following principles:
 compliance with regulations in:
- health and safety
- employees’ well –being. Child labour protection policy
- environmental issues.
 commitment to non-engagement in any form, of discrimination within their company or
towards their subcontractors, and non-engagement in any form of corruption,
 respect of the environment, at all levels of the production cycle from the conception to
recycling
 commitment to providing EIFFAGE with the necessary information to evaluate the carbon
footprint. This includes the respect of norms of all supplied products.
All suppliers are duly informed of commitment to the Sustainable Development and United
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Nations Global Compact approach at EIFFAGE. These elements are an integral part of all
calls for tender and contracts drawn up by the Group.
IMPLEMENTATION
Management has the responsibility to implement and enforce the Purchasing Code of
Conduct at all levels. Management is assisted in this task by Internal Control.
Settings objective and performance evaluations for all buyers shall incorporate the respect of
all the above principles.
Jean-Luc BARAS
CPO EIFFAGE Group
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