aide memoire sur la comptabilite des projets

AIDE MEMOIRE SUR LA COMPTABILITE
DES PROJETS
Comptabilité Générale, Comptabilité Analytique,
Gestion Budgétaire & Reporting
Programme de Renforcement des Capacités en Gestion des équipes des projets
(PRCG II)
Financement FIDA
Copyright FRAO 2014
Publié par la Fondation Rurale de l’Afrique de l’Ouest (FRAO) avec l’appui du
FIDA
Ont collaboré à l’élaboration de ce guide :
Oumou Wane Touré
Yvette Ahéba Agossou
Experts Comptables, membres de l’ONECCA Sénégal
Cette publication a été faite grâce a un DON (PRCG II) du Fonds International pour le
Développement Agricole (FIDA). Son contenu ne reflète pas nécessairement l’opinion du
FIDA.
© FRAO/WARF - 2014
2
Sommaire
I.
COMPTABILITE GENERALE...................................................................................................8
1.1.
Application de l’article 2 du SYSCOA / OHADA ......................................................
1.2.
Utilisation du compte Charges Immobilisées................................................................... 8
8
1.3. Production de tous les états prévus par le droit comptable, y compris le compte de
résultat................................................................................................................................................ 9
1.4.
II.
Comptabilisation des DRF : Ecritures recommandées .................................................. 10
COMPTABILITE ANALYTIQUE .......................................................................................... 13
2.1.
Cadre analytique des projets ............................................................................................ 13
2.2.
Quelques astuces pour la comptabilité analytique d’un projet ................................... 14
III.
GESTION BUDGETAIRE ........................................................................................................ 15
3.1.
Elaboration des budgets annuels ..................................................................................... 15
3.2.
Suivi budgétaire .................................................................................................................. 15
3.3.
Les niveaux d’appréciation de l’exécution budgétaire ................................................. 16
IV.
Quelques astuces pour l’utilisation des logiciels de gestion .............................................. 17
V.
Faux amis comptables français / anglais .............................................................................. 18
5.1.
Exemples commentés ......................................................................................................... 18
5.2.
Autres exemples ................................................................................................................. 18
VI.
Gestion des taux de change .................................................................................................... 19
6.1.
Règle générale ..................................................................................................................... 19
6.2.
Exemple de calcul de taux de cession moyen pondéré ................................................. 20
3
LISTE DES SIGLES ET ABBREVIATIONS
FIDA :
Fond International de Développement Agricole
PRCG :
Programme de Renforcement des Capacités en Gestion
FRAO :
Fondation Rurale de l’Afrique de l’Ouest
CM/UEMOA: Conseil des Ministre de l’Union Economique et Monétaire Ouest
Africain
DRF :
Demande de Retrait de Fond
GAR :
Gestion Axée sur les Résultats
DPD :
Demande de Paiement Directe
PTBA :
Programme de Travail et Budget Annuel
RAF :
Responsable Administratif et Financier
RSE :
Responsable Suivi Evaluation
TRMP :
Taux de Cession Moyen Pondéré
FIFO :
First In, First Out
SYSCOA :
Système Comptable Ouest Africain
OHADA :
Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires
ONECCA :
Ordre National des Experts Comptables et Comptables agréés du
Sénégal
SAF :
Service Administratif et Financier
4
PREAMBULE
En 2006, le FIDA et ses partenaires de développement en Afrique de l’Ouest et du
Centre ont lancé le programme de renforcement des capacités en gestion (PRCG) en
vue d’améliorer les capacités de gestion du personnel des projets du FIDA dans la
région. Dans une optique de pérennisation des acquis, le programme a pour finalité
de renforcer les capacités du personnel en matière de gestion et d’exécution des
projets en Afrique de l’Ouest et du Centre et d’améliorer l’échange d’expériences et
de bonnes pratiques pour optimiser la contribution de ces projets à la réduction de la
pauvreté.
Avec plus d’une vingtaine d’années d’expériences dans l’expérimentation, la
pratique de différents modèles organisationnels, de stratégies et de démarches
novatrices en partenariat avec tous les types d’acteurs du développement, et à toutes
les échelles (locales, nationales et internationales), la FRAO, en acceptant de gérer ce
programme qui est le PRCG sous forme de Don, valorise son expérience et ses
compétences dans la gestion de subvention et dans le domaine du renforcement des
capacités
Le Programme de Renforcement des Capacités en Gestion (PRCG) est dans sa
seconde phase, après une première de 2008 à 2010 qui a été marquée par des
réalisations spécifiques. La seconde phase qui est de 2011-2014 s’appuie sur les
principaux résultats et réalisation de la une première phase que sont les
enseignements tirés et les exigences des projets situés dans la région Afrique de
l’Ouest et du Centre.
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INTRODUCTION
Cet aide-mémoire est destiné au personnel comptable et financier des projets de
développement qui sont soumis aux règles de la comptabilité privée par un acte
juridique. Il s’applique à l’espace SYSCOA – OHADA.
Nota : une traduction en anglais n’est pas effectuée du fait que l’espace visé est francophone.
Un aide-mémoire destiné au personnel anglophone devra tenir compte des normes comptables
correspondantes.
Les questions suivantes sont souvent soulevées par le personnel comptable et
financier des projets :
- Les projets doivent-ils respecter tous les principes comptables du SYSCOA-OHADA ?
- Est-ce pertinent pour un projet de produire un compte de résultat ou doit-il se limiter à
la production d’un bilan et de l’état Ressources-Emplois ?
- Le bilan (la situation patrimoniale) du projet comprend-il les réalisations faites au profit
des populations ou celles-ci doivent-elles figurer dans le bilan des entités
récipiendaires ?
- Qu’est ce que la subvention d’exploitation pour un projet ?
Beaucoup de cas de figures sont adoptés dans les manuels de procédures, dans la
tenue de la comptabilité, voire dans l’appréciation des comptes par les auditeurs,
avec comme argument la spécificité des projets. Cependant, si l’on applique le droit
comptable SYSCOA-OHADA, il n y a pas d’écritures ou de règles comptables
spécifiques pour les Projets : toutes les écritures comptables doivent être conformes
au SYSCOA- OHADA. Ce sont les opérations des projets qui ont leur spécificité et il
s’agit de voir comment les enregistrer dans le respect des normes. Il appartient aux
autorités compétentes en la matière, de définir des normes spécifiques pour ce
secteur. En l’état actuel de la législation, que ce soit le SYSCOA avant le nouveau
règlement de l’UEMOA N° 05/CM/UEMOA en date du 28 juin 2013 ou après ce
nouveau règlement, les écritures préconisées dans cet aide-mémoire s’appliquent. En
effet, le nouveau règlement permet aux projets d’opter pour le régime général et de
produire les états financiers usuels : bilan, compte de résultat et tableau des flux de
trésorerie.
Par ailleurs, pratiquement tous les acteurs (bailleurs de fonds, Etat, personnel des
projets...) sont d’accord sur la nécessité de produire des rapports financiers soustendus par des données issues de la comptabilité. En d’autres termes, la confection de
rapports financiers sous tableur en retraitant les données comptables est de plus en
plus proscrite.
6
Il faut mettre en place un système de gestion intégré pour assurer avec toute la
fiabilité requise, le lien entre la comptabilité générale SYSCOA-OHADA et la
comptabilité analytique qui épouse les paramètres définis dans les accords signés
avec les bailleurs. Les tableaux spécifiques correspondant à l’utilisation des fonds des
bailleurs peuvent être ainsi élaborés à partir de données issues de ce système intégré :
comptabilité générale, comptabilité analytique et budgétaire, reporting financier. La
comptabilité analytique recommandée ici est un système simple de ventilation ou
d’affectation analytique de chaque dépense sur un code analytique :
-
Par bailleur
Par catégorie de dépenses
Par composante, sous-composante et par activité
Par zone géographique ou selon tout autre critère souhaité, selon les
possibilités techniques existantes au sein du projet.
Nous avons également noté dans certains projets des difficultés à gérer les taux de
change, dans les cas où le compte spécial / compte désigné est en devises, avec un ou
plusieurs comptes d’opérations tenus en monnaie locale. Un exemple simple
d’utilisation des taux moyens pondérés de cession interne entre le compte devises et
le/les comptes d’opérations est fourni dans cet aide mémoire.
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I.
COMPTABILITE GENERALE
1.1.
Application de l’article 2 du SYSCOA / OHADA
Il faut rappeler que les entités à but non lucratif sont soumises au SYSCOA-OHADA
en vigueur depuis 1998 et 2002 respectivement, dont l’article 2 stipule :
« Sont astreintes à la mise en place d’une comptabilité dite générale les
entreprises soumises aux dispositions du Droit commercial, les entreprises
publiques, parapubliques, d’économie mixtes, les coopératives et, plus
généralement les entités produisant des biens et des services marchands ou non
marchands, dans la mesure où elles exercent, dans un but lucratif ou non, des
activités économiques à titre principal ou accessoire qui se fondent sur des actes
répétitifs, à l’exception de celles soumises aux règles de la comptabilité
publique ».
Il est à noter que l’article 2 reste inchangé dans le nouveau règlement
N°05/CM/UEMOA.
1.2.
Utilisation du compte Charges Immobilisées
Beaucoup de projets de développement utilisent le Compte « Charges Immobilisées »
pour constater les réalisations du projet.
La raison souvent invoquée par les pratiquants des charges immobilisées pour toutes
les dépenses relatives aux activités du projet est que cette méthode leur permet de
constater au niveau du bilan toutes les dépenses cumulées au fil des années.
Nous pensons que cette raison n’est pas valable et que le besoin de suivre les
dépenses cumulées d’un projet peut être satisfait d’une autre manière. En effet, les
systèmes d’information de gestion qui étaient généralement disponibles jusqu’à la fin
des années 90 au niveau de nos zones francophones ne permettaient pas d’avoir le
cumul des dépenses d’un projet au fil des ans. C’est à travers le bilan comptable, qui
dans ce cas se confondrait avec le bilan financier, que l’information était recherchée.
Les comptes de charges devant être soldés chaque année, seul le fait de porter ces
charges au bilan par le biais du compte charges immobilisées pouvait permettre de
suivre le cumul.
Mais, avec l’avènement des logiciels adaptés aux préoccupations spécifiques des
projets, cette information est valablement disponible à travers les fonctionnalités
appelées « Cumul Projet » ou « Historique Projet » ou autre appellation, selon les
logiciels.
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Nous pensons également que les pratiquants de cette méthode ont été influencés par
la classification budgétaire des activités du projet, à l’intérieur des composantes et
sous composantes, entre les deux catégories suivantes :
-
Investissements et
Dépenses Courantes (ou Fonctionnement)
En effet,
la notion d’investissement a été assimilée à tort à la notion
d’Immobilisation, d’où les Charges Immobilisées. Or, la notion d’Investissement sur
le plan de l’analyse financière ou économique du projet n’est pas liée à la notion
comptable d’Immobilisation.
A noter que certains comptables enregistrent directement les charges du projet dans
des comptes +de Charges Immobilisées, sans passer par le débit d’un compte de
Charges ni par l’écriture de Transfert de Charges, ce qui est contraire aux normes.
NOTA : Avec le nouveau règlement No. 5/CM/UEMOA en date du 28 juin2013 modifiant le
SYSCOA qui supprime le compte Charges Immobilisées, cette pratique devrait disparaître.
1.3.
Production de tous les états prévus par le droit comptable, y
compris le compte de résultat
Selon le SYSCOA –OHADA avant le nouveau règlement, les projets, comme toutes
les entités visées par le droit comptable, doivent produire un compte de résultat,
comme élément des états financiers requis. Le nouveau règlement leur donne la
possibilité d’opter pour la production des états financiers selon le système de droit
commun.
Au niveau de ce compte de résultat, seront portées comme charges toutes les
dépenses effectuées, y compris les réalisations faites au profit des bénéficiaires. Ces
charges sont couvertes par la subvention d’exploitation.
Le compte de résultat permettra de disposer du total par charge (salaires, carburant,
voyages, etc..) quelle que soit l’affectation analytique et de pouvoir ainsi comparer
ces charges d’une année à une autre, ou d’un projet à un autre.
Par contre, il est souvent établi, qu’il n’est pas pertinent pour un projet financé à
100% par une subvention (surtout les projets) de présenter un résultat excédentaire
ou déficitaire. La subvention doit être constatée à hauteur des charges et le restant
éventuel enregistré comme dette vis-à-vis du bailleur de fonds à utiliser comme
ressource pour financer les dépenses de l’année suivante. Ainsi, le compte de résultat
peut être présenté, mais avec un solde nul.
9
Les dépenses de fournitures de bureau, carburant, transport, honoraires, salaires, etc.
doivent être enregistrés dans les comptes de charges correspondants définis par le
SYSCOA-OHADA. L’imputation analytique permettra de porter la dépense au
niveau de la composante, sous composante, activité concernée, de même que la zone
géographique et d’autres paramètres que le projet veut suivre.
Pour les réalisations physiques du projet, plusieurs cas peuvent se présenter :
- les acquisitions considérées comme un patrimoine du projet : dans ce cas il
faut utiliser un compte d’immobilisations;
-
les acquisitions considérées comme un patrimoine des collectivités ou
communautés bénéficiaires et transmises en l'état (par exemple des motos ou
des vélos) ; il faut utiliser le compte Dons. En l’état actuel du plan comptable
SYSCOA-OHADA, seul le compte « 6582 Dons » nous semble approprié.
-
dans le cas de réalisations d'ouvrages considérés comme un patrimoine des
collectivités ou communautés bénéficiaires et qui nécessitent plusieurs types
de dépenses, celles-ci doivent être enregistrées dans les comptes de charges
par nature correspondants. Elles seront par la suite ventilées selon le plan
analytique du projet pour être imputées à l’activité, à la sous-composante (si
applicable) et à la composante concernée, de même que les autres codes
analytiques seront renseignés : code bailleur, catégorie de dépenses, etc.
1.4.
Comptabilisation des DRF : Ecritures recommandées
i. Ecriture première DRF : avance au compte spécial/désigné
Débit : 521….. Banque
Crédit : 45829….. Fonds Bailleur X, Avance au compte désigné
ii. A l’envoi de chaque DRF
des DRF
: Ecriture à passer dans le Journal
Débit : 4582….. Bailleur X, subvention à recevoir
Crédit : 141…..Bailleur X, subvention d’investissement
Crédit : 718…..Bailleur X subvention d’exploitation
iii. A l’encaissement de la DRF : Ecriture à passer dans le Journal
Banque
Débit : 521…..Banque
10
Débit : 631…..Frais bancaires (le cas échéant)
Crédit : 4582…. Bailleur X, subvention à recevoir
iv.
A l’envoi de chaque DPD : Ecriture à passer dans le Journal
des DPD
Débit : 4582….. Bailleur X, subvention à recevoir
Crédit : 141…..Bailleur X, subvention d’investissement
Crédit : 718…..Bailleur X subvention d’exploitation
v. A l’encaissement de la DPD par le Fournisseur/Prestataire :
Ecriture à passer dans le journal des DPD
Débit : 401…/481…..Fournisseurs d’exploitation ou Fournisseurs d’investissements
(pour achat d’immobilisations)
Crédit : 4582…. Bailleur X, subvention à recevoir
vi. Ecritures de constatation du
compte spécial / désigné :
recouvrement de l’avance au
Débit 4582…..: Bailleur X, subvention à recevoir
Débit : 45829….. Fonds Bailleur X, Avance au compte désigné
Crédit : 141…..Bailleur X, subvention d’investissement
Crédit : 718…..Bailleur X subvention d’exploitation
vii. A l’encaissement de la DRF : Ecriture à passer dans le Journal
Banque
Débit : 521…..Banque
Crédit : 4582………
Bailleur X, subvention à recevoir
Par exemple : Pour un projet, il a été convenu avec le bailleur de fonds d’appliquer
un taux de recouvrement de 40% pour les DRF des 6 derniers mois. Une DRF de 100
millions CFA dont 5 millions ont porté sur des dépenses d’acquisitions
d’immobilisations et 95 millions sur des charges a été envoyée. Le Bailleur effectuera
11
un virement de 60 millions de Francs CFA et considérera les 40 millions comme
recouvrement partiel de l’avance initiale. Les écritures suivantes seront passées :
A l’envoi de la DRF:
Débit 4582…... Bailleur X, subvention à recevoir
60 000 000
Débit : 45829….. Fonds Bailleur X, Avance au compte désigné
Crédit : 141…..Bailleur X, subvention d’investissement
Crédit : 718…..Bailleur X subvention d’exploitation
40 000 000
5 000 000
95 000 000
A l’encaissement de la DRF : Ecriture à passer dans le Journal Banque
Débit : 521…..Banque
60 000 000
Crédit : 4582…..: Bailleur X, subvention à recevoir
60 000 000
Le Compte Bailleur peut être mis en
parallèle avec le Compte Clients en
comptabilité des entreprises; un seul
compte suffit (4582) ; il fonctionnera en
débit et en crédit.
Il faut cependant créer un compte
Avance initiale au Compte Spécial /
Désigné qui sera créditeur jusqu’au
moment du recouvrement.
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II.
COMPTABILITE ANALYTIQUE
2.1.
Cadre analytique des projets
La comptabilité analytique répond aux besoins d’informations de gestion propres
au projet. En effet, l’enjeu de l’information financière en industrie et en
commerce, c’est de connaître le prix de revient des produits que l’on fabrique ou
revend ; de fixer la marge désirée pour dégager un profit et de la partager entre
associés ou de le réinvestir dans le business. Pour les projets, l’enjeu de
l’information financière, c’est de connaître le coût des activités menées par
rapport au budget approuvé par les instances de gouvernance et les bailleurs de
fonds. C’est le but de la comptabilité analytique.
Pour une bonne comptabilité analytique du projet, il faut :
-
Adopter un plan analytique conforme à l’accord de financement et au design
du projet (cadre logique, table des coûts)
-
Définir un plan analytique grâce à un travail d’équipe : Responsable
Administratif et Financier, Comptables, Responsable de Suivi Evaluation,
Directeur / Coordonnateur, ainsi que tous les responsables de composante ou
de programme.
-
Saisir ensuite le plan analytique comme une partie des paramètres à suivre, au
niveau du logiciel de gestion, en cas de gestion informatisée de la comptabilité
et du suivi budgétaire.
-
Tenir la comptabilité analytique au jour le jour en ventilant chaque opération
enregistrée en comptabilité générale selon le plan analytique :
–
–
–
–
–
Par source de financement
Par composante, sous-composante, activité
Par catégorie de dépenses
Par zone géographique
Etc.
L’égalité suivante doit être établie :
Balance générale = Balance analytique
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2.2.
Quelques astuces pour la comptabilité analytique d’un
projet
A FAIRE
Utiliser la comptabilité analytique
pour détailler la comptabilité
générale
Un seul compte « honoraires » 6324
suffit en comptabilité générale. Au
niveau de la comptabilité
analytique, les codes analytiques
suivants seront créés:
- Formation des Matrones: code
analytique A100
- Formation des Animateurs:
code analytique A200
A EVITER
Il ne faut pas inclure dans le plan analytique des
comptes qui sont déjà pris en charge au niveau de la
comptabilité générale. Par exemple, le compte « Frais
bancaires » existe déjà en comptabilité générale, il n’est
pas nécessaire de le remettre dans le plan analytique.
Il en est de même pour le compte « Envoi de DRF ». Le
compte « Transport de plis » existe en comptabilité
générale et le libellé de l’opération suffit pour indiquer
Envoi de DRF à la lecture du Grand livre des comptes.
Il ne faut pas décliner un compte de la comptabilité
générale sous plusieurs formes analytiques. Par
exemple, ne pas créer les comptes suivants en
comptabilité générale, comme autant de déclinaisons
du compte Honoraires :
-
632410 : Honoraires Formation des Matrones
632420 : Honoraires Formation des Animateurs
Il faut bannir la pratique « EXTRA
Il ne faut pas tenir la comptabilité générale sur logiciel
COMPTABLE » et tenir la
comptable et reprendre la comptabilité analytique sur
comptabilité analytique en lien avec tableur.
la comptabilité générale, en
respectant le principe comptable de
la partie double
Il faut utiliser pleinement tous les
outils inclus dans les manuels de
procédures des Projets. En effet,
tous les Projets disposent de
manuels avec par exemple des
formulaires de demande d’achat
(ou expression des besoins) et de
paiement bien élaborées
Faible application du manuel des procédures en
matière d’imputation analytique: souvent, toutes les
cases prévues ne sont pas remplies au moment de
l’établissement de la demande d’achat ou de la
signature du chèque de paiement (ou par caisse). Le
comptable se retrouve ainsi avec un déficit
d’informations analytiques validées par le ou les
responsables techniques concernés.
Maîtriser les imputations
analytiques pour veiller à ce que la
catégorie Fonctionnement et la
composante Gestion et Coordination
soient imputées uniquement pour
les coûts qui y sont relatifs
Par exemple, il faut éviter la tendance à imputer les
dépenses de fournitures de bureau et de carburant à la
catégorie Fonctionnement, alors que ces dépenses
peuvent concerner des Ateliers de Formation de
bénéficiaires du projet, qui relèvent d’une composante
technique.
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III.
GESTION BUDGETAIRE
3.1.
Elaboration des budgets annuels
Le RAF a un rôle central dans le processus d’élaboration du budget, mais il /elle ne
doit pas être le « maître à bord ». Il doit, avec le Coordonnateur / Directeur, animer
le processus de budgétisation. Il doit également jouer un rôle de veille sur les
équilibres budgétaires et le respect des conventions et accords, tout en permettant à
l’organisation d’atteindre ses objectifs dans le cadre d’une gestion axée sur les
résultats (GAR).
Par exemple, le RAF doit veiller à ce qu’il n’y ait pas de dépassement non autorisé au
préalable sur la catégorie « Fonctionnement »
Le SAF doit avoir comme référence:
-
les actions retenues par l’équipe technique en vue d’atteindre les objectifs
du projet, telles que définies ci-dessus,
l’accord de financement,
le reliquat pour chaque catégorie de dépenses,
ainsi que les conditions de modification budgétaire convenues avec le
bailleur.
Il doit ainsi analyser les actions retenues en fonction des ressources disponibles et
appuyer la Coordination / Direction pour affiner la stratégie d’intervention en tenant
compte des ressources disponibles par catégorie et des moyens convenus de
modification budgétaire ou de mobilisation de ressources complémentaires.
Ensuite, le SAF pourra définir les modalités de décaissement et le plan de trésorerie
qui épouse cette stratégie d’intervention.
3.2.
Suivi budgétaire
Pour rappel, en amont, au moment de l’initiation de chaque dépense, chaque
demandeur d’un achat ou d’un service doit remplir une demande d’achat ou fiche
d’expression des besoins fournissant toutes les informations correspondant à la
structure du plan analytique : la source de financement (en cas de bailleurs
multiples), la catégorie de dépense, la composante, la sous composante, l’activité, la
zone d’intervention concernée, etc. sur lesquelles la dépense va porter. Nous
recommandons de remplir cette fiche pour toutes les dépenses : recrutement de
consultants, achat de fournitures, achat d’équipements, organisation d’ateliers,
voyages, etc. Comme indiqué plus haut, les manuels des procédures contiennent ces
fiches et la saisie sur le logiciel de gestion doit être faite au jour le jour.
15
Ainsi, en aval, après exécution de l’activité et paiement des factures correspondantes,
les services comptables et financiers doivent organiser un retour d’informations vers
le Directeur, les Responsables de Composantes, le RSE et tous les techniciens du
projet. Une revue des grands livres analytiques par ces derniers leur permettra de
valider les dépenses afférentes à leurs activités (listes des dépenses qui ont été
imputées sur leurs composantes et catégories de dépenses).
Les totaux intermédiaires de ces grands livres analytiques sont ensuite portés sur les
états d’exécution budgétaire, qui doivent être aussi fournis à l’appréciation de
chaque responsable, pour ce qui le concerne.
La plupart des bailleurs de fonds des projets fournissent des modèles de tableau
d’exécution budgétaire ou de reporting financier. Nous n’allons pas reproduire ici
ces modèles qui sont disponibles sur les sites web ou fournis avec les conventions ou
accords de financement signés. Grâce à une comptabilité analytico-budgétaire
appropriée, tous les états demandés par les bailleurs de fonds peuvent être
renseignés.
3.3.
Les niveaux d’appréciation de l’exécution budgétaire
Le système intégré de gestion permet de produire les états d’exécution budgétaires à
3 niveaux d’appréciation.
i.
1er niveau : l’Etat des décaissements effectifs par rapport au
budget. Cet état ne prend en compte que les sorties banque et
caisse.
ii.
2ème niveau : l’Etat des réalisations effectives par rapport au
budget, qui regroupe :
- Les décaissements effectifs ;
- Les dépenses engagées (les achats selon la comptabilité
d’engagement) non encore décaissées mais pour
lesquelles les factures ont été reçues ou les services ont été
réalisés ou les biens réceptionnés ;
iii.
3ème niveau : l’Etat des réalisations effectives, y compris les
engagements juridiques par rapport au
budget. Cela
regroupe les rubriques du deuxième niveau auxquelles
s’ajoutent les montants engagés contractuellement (contrats
signés, bons de commande, etc.), mais qui n’ont pas encore fait
l’objet de réception, ni de service fait.
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IV.
Quelques astuces pour l’utilisation des logiciels de gestion
Quel que soit le logiciel utilisé, il y a des règles de base à respecter par le SAF, pour
son utilisation :
A FAIRE
A EVITER
Supports de saisie à produire et à valider :
Le SAF doit tenir des fiches d’imputation (pour la comptabilité générale ET
pour la comptabilité analytique) dûment remplies et validées par qui de droit
selon les dispositions du manuel des procédures du projet. La fiche de
demande d’achat ou d’expression des besoins est souvent le premier niveau
d’imputation requis.
Saisir dans le logiciel comptable sans
traçabilité. Il ne faut pas avoir les
imputations en tête ou sur papier
brouillon et ainsi perdre la trace écrite des
imputations validées.
En cas d’informatisation après démarrage du projet :
Le SAF doit, pour le rattrapage de la saisie de la comptabilité, aller
directement au début de l’année de rattrapage. C’est fastidieux et presque
inutile de vouloir rattraper toutes les années précédentes en saisie détaillée. Il
suffit de mettre en Report à nouveau les cumuls audités des années
précédentes.
Pour la comptabilité générale, l’écriture de bilan d’ouverture devra être
saisie.
Pour les données analytico-budgétaires, le Représentant du vendeur du
logiciel indiquera les modalités pour saisir les dépenses cumulées par
composante, sous composante, activité et par catégorie, pour chaque
financement.
Eviter de saisir dans le logiciel le budget
détaillé pluriannuel (cost tab): cela peut
créer une lourdeur inutile, du fait que la
plupart des budgets font l’objet d’une
approbation formelle année par année
(PTBA). Les logiciels permettent de faire
le cumul des budgets approuvés et saisis,
au fur et à mesure des années de mise en
œuvre.
Impression régulière et circulation de l’information financière, aussi bien
pour les journaux et grands livres de la comptabilité générale que pour les
données analytico-budgétaires.
Sans verser dans le gaspillage de papier, il faut imprimer régulièrement les
états produits par le logiciel
Eviter d’avoir à dire : « je n’ai pas imprimé
l’état d’exécution budgétaire (ou le grand livre
analytique) parce que ça fait beaucoup de
pages !! »
Pour la plupart des logiciels de la place, il est possible de convertir facilement
les états comptables analytiques et budgétaires en fichiers PDF. Ainsi, à
défaut d’accès au réseau pour consulter les données du logiciel par les
membres de l’équipe autres que le SAF (par exemple RSE, Responsables de
Composante, Coordonnateurs), les versions PDF peuvent être envoyées par
email, pour information, vérification, validation, etc. De plus, certains états
seront imprimés pour faciliter la lecture, sur une base régulière.
Il faut assurer des sauvegardes (back up) complètes hebdomadaires /
mensuelles des données du logiciel sur le disque dur et sur disque externe ou
tout autre support sécurisé, à l’intérieur et à l’extérieur du bureau.
Il faut également mettre en place un logiciel anti virus au niveau de tous les
postes comptables.
Eviter de penser que la seule solution au
partage des informations sur le logiciel est
la mise en réseau avec accès à la
consultation directe sur ordinateur, des
données du logiciel.
Il ne faut pas confondre « Engagement
Comptable » et « Engagement Juridique ».
Cette confusion est souvent faite car les
logiciels de gestion comptable permettent
de suivre les engagements juridiques,
avec le module Suivi des Marchés,
Contrats, etc.
17
V.
Faux amis comptables français / anglais
5.1.
Exemples commentés
Il arrive que la communication financière soit biaisée par les faux amis comptables ou
financiers en anglais ou en français.
Trois exemples nous permettent d’illustrer des cas vécus de quiproquo ; le tableau
qui suit donne également quelques cas qui peuvent être source de confusion.
- Opinions d’audit : En français, l’opinion la plus favorable est celle qui dit que
les comptes sont certifiés sans réserve.
En anglais cette opinion est dite «unqualified » et celle avec réserves est dite
« qualified ».
- Périodicité de production de rapports, par exemple. Le terme «quarterly » signifie
« trimestriellement » et non tous les quatre mois.
- Financial arrangements est un terme utilisé en anglais pour parler des
dispositions en matière de gestion financière (réglementaires/ légales ou
convenues). Traduit en français comme arrangements financiers ou arrangements
en matière de gestion financière serait plutôt inapproprié car le terme
arrangements en français voudrait dire que les dispositions (réglementaires /
légales / convenues) ne sont pas respectées et qu’une disposition spéciale
(arrangement) a été trouvé.
5.2.
Autres exemples
FRANÇAIS
ANGLAIS
Balance
Trial balance
Bilan
Balance sheet
Solde, reliquat
Balance
Mobilier
Furniture
Fournitures
Supplies
Amortissement
Depreciation
Comptabilité analytique
Cost accounting
Dépenses réelles
Actual expenditures
Etat d’exécution budgétaire
Budget vs. Actual
18
Dépenses actuelles
Current expenditures
Trimestre/ Trimestriellement
Quarter / Quarterly
Documents, manuels (de formation)
(Training) Materials
Matériel
Equipment
Significatif / Seuil d’importance
Material / Materiality
significative
Charge (au sens comptable du terme)
Expense
Dépense(s)
Expenditure (s)
Opinion d’audit sans réserves
Unqualified audit opinion
Opinion d’audit avec réserves
Qualified audit opinion
Dispositions en matière de gestion
Financial Arrangements
financière
Immobilisations Financières
Investments
(terme comptable : poste du bilan)
(terme comptable : poste du bilan)
Flux de trésorerie
Cash flow
NOTA : Le mot « cash flow » est utilisé en
français pour désigner la marge brute
d’autofinancement.
Mais il ne faut pas traduire le mot anglais
« cash flow » par marge brute
d’autofinancement.
VI.
Gestion des taux de change
6.1.
Règle générale
Dans les cas où le compte spécial / compte désigné est en devises, avec un ou
plusieurs comptes d’opérations tenus en monnaie locale, le projet utilise le taux de
cession du compte devises vers un compte en monnaie locale pour valoriser en
devises les dépenses effectuées en monnaie locale. Cela permettra d’élaborer l’état
de reconstitution du compte spécial / désigné sans écart par rapport au change.
Un exemple simple d’utilisation des taux moyens pondérés de cession interne entre
le compte devises et le/les comptes d’opérations est fourni ci-dessous.
19
Deux méthodes sont possibles pour calculer le taux de cession applicable pour une
période:
1. Prendre les taux de cession un par un selon l’ordre de réception :
premier entré, premier sorti (ou first in, first out : FIFO).
2. Prendre le taux de cession moyen pondéré de la période, en appliquant la
formule suivante :
Taux de cession moyen pondéré (TRMP) de la période :
TRMP = Total fonds reçus en devises / Total fonds reçus en monnaie locale.
6.2.
Exemple de calcul de taux de cession moyen pondéré
Montant en
Monnaie Locale
Montant en dollars
US
31/07/2011 Solde ouverture période
87 075 811
13 127,02
02/08/2011 Première opération
664 775 860
100 000
10/08/2011 Deuxième opération
667 439 460
100 000
24/08/2011 Troisième opération
537 204 672
80 000
1 956 495 803
293 127,02
Dates
Libellés
Total fonds disponibles
Taux moyen pondéré de
cession
6 674,57
31/08/2011 Dépenses août
1 570 376 788
235 277,72
31/08/2011 Solde fin août
386 119 015
57 849,30
Taux moyen pondéré à utiliser pour la DRF concernant les dépenses du mois d’août : 6 674 ,57
01/09/2011 Solde ouverture septembre
29/09/2011 Cession
Total fonds disponibles
Taux moyen pondéré de
cession
386 119 015
57 849,30
200 586 189
30 000
586 705 204
87 849,30
6 678,54
Taux moyen pondéré à utiliser pour la DRF concernant les dépenses du mois de septembre : 6
678,54
20