Une gestion électronique de courrier

[email protected]
Tel +33 (0)1 47 24 51 59
www.maarch.com - www.maarch.org
Maarch
11, bd du Sud-Est
92000 Nanterre
France
Maarch édite et développe des applications Open Source stables et robustes, pour tous les besoins
en archivage électronique, gestion électronique de documents et courriers.
Maarch propose des solutions de gestion de courrier
particulièrement adaptées aux collectivités
et aux entreprises privées !
Une gestion électronique de courrier : pourquoi ?
La gestion électronique de courrier vous permet de
 suivre, tracer et superviser le traitement des courriers (charte Marianne)
 raccourcir les délais de traitement
 réduire les impressions et leur coût (toner/papier)
 diminuer l’utilisation des navettes pour faire circuler le courrier papier entre établissements répartis
 conserver et restituer des courriers dans le temps (archivage pérenne)
Présentation du logiciel : Maarch - Gestion de courrier
Vous voulez une application de gestion de courrier. Tout d’abord vous devez dimensionner votre projet :
•
•
Nombre de courriers à enregistrer dans la solution par jour
Nombre d’habitants de votre commune, votre département, votre région, votre EPCI…
Maarch est le Système d’Archivage Électronique Open Source proposant un module de gestion de courrier.
L’application est à retenir si vous souhaitez mettre en place une solution globale permettant de réaliser de
l’archivage électronique : gestion des autorisations selon organigramme hiérarchique et workflow / Gestion
multi-dossiers, avec plan de classement propre à chaque type de dossier / Gestion des boites, conteneurs et
emplacements de stockage physique / Archivage à valeur probante. Elle convient parfaitement aux
organisations et environnements complexes (Intégration LDAP/SSO, interface avec des outils métiers par Web
Service …).
Copyright © 2013 Maarch SAS - Tous droits réservés
Page 1/4
Gestion Electronique de Courrier (GEC)
Services: Que choisir et quel budget prévoir ?
Nos solutions sont libres, vous n’avez pas de licences à acquérir ! Vous avez la possibilité
d’installer nos applications par vos propres moyens.
Vous pouvez également faire appel au « Service Pro » Maarch ou à nos partenaires agréés.
Nous intervenons pour l’audit de flux courrier, l’installation, le paramétrage, la formation.
Il faut compter au minimum 2 semaines entre la signature du contrat et le démarrage de
l’installation sur site.
Pack d’initialisation - Maarch Gestion de courrier
Nous proposons un pack d’initialisation de base comprenant une installation sur votre serveur
Détail du contenu du forfait
Pack d’initialisation Maarch Gestion de courrier
Audit de flux de courrier
 Définition des besoins et paramétrages
Installation sur votre
serveur
Forfait 5 jours
1 jour
Installation de Maarch gestion courrier

Installation de 2 instances : test et production
Cette journée peut être faite à distance
1 jour
Paramétrage et installation scanners


Formation administrateur technique et fonctionnel
Installation du ou des scanners
1 jour
4 900 €
HT
Transfert de compétence technique
 Formation administrateur technique et fonctionnel
2 administrateurs peuvent être formés simultanément
Assistance au démarrage
Peut se faire sous forme d’assistance téléphonique à distance
1 Jour
1 jour
Conseil, Audit, Intégration
Dans le cadre du projet initial, nous pouvons passer du temps supplémentaire pour vous assister :
Journée dans nos locaux pour développement ou assistance
Journée sur site pour conseil/audit/paramétrage
650 € HT
par jour de prestation
980 € HT
par jour de prestation
Si, par la suite, vous souhaitez adapter ou développer des éléments spécifiques de nos applications pour
répondre totalement à tous vos besoins, vous pouvez signer un contrat d’unités de maintenance évolutive :
forfait annuel pour un nombre de jours ingénieur à utiliser dans l’année (pour des évolutions techniques ou
fonctionnelles spécifiques, des formations complémentaires, des audits…) Tarif du contrat: nous consulter
Formation complémentaire
Nous vous proposons de former les utilisateurs
Formation utilisateurs*
2 sessions d'une demi-journée avec 5 personnes maximum par session
980 € HT
par jour de prestation
* Pour les formations sur site, les frais de déplacement et d’hébergement du formateur sont à votre charge.
À savoir : Maarch est un centre de formation agréé, déclaration d'activité de formation enregistrée sous le numéro 11 92 17968 92 auprès du préfet de la région d'Ile-de-France.
Copyright © 2013 Maarch SAS - Tous droits réservés
Page 2/4
Gestion Electronique de Courrier (GEC)
Support et Maintenance : quelle maintenance pour quels besoins ?
Le tarif de la maintenance est fonction du nombre d’habitants et du nombre de courriers à
enregistrer, mais aussi du niveau de service attendu.
Déterminez votre tranche tarifaire, le mode d’installation (sur votre serveur) ainsi que le
niveau de service attendu.
Exemples :
•
Vous êtes une commune de 25 000 habitants, vous êtes en niveau 5
•
Vous gérez moins de 50 à 200 courriers par jour, vous êtes en niveau 8
Nous vous préconisions de prendre un contrat de maintenance pour toute installation sur votre serveur.
Type
Détail des contrats de maintenance
MégaMaarch = script de migration + support téléphonique personnalisé + intervention en
télémaintenance + mise à disposition de patch correctif
Prise en charge de la demande en 12h et délais de réponse et contournement 24h
GigaMaarch = contrat MégaMaarch + assistance à la migration par téléphone + gestion des
incidents en ligne + patchs préventifs et adaptatifs + diagnostics
Prise en charge de la demande en 4h et délais de réponse et contournement 12h
TéraMaarch= contrat GigaMaarch + assistance à la migration par télémaintenance +
maintenance règlementaire + maintien en compétence client
Prise en charge de la demande en 4h et délais de réponse et contournement 8h
TRANCHES
Privé
Public - Villes
nombre de
courriers jour
nombre
d’habitants
Installation sur votre serveur
Tarif annuel
1
moins de 2.500
350 €
2
de 2.500 à
5.000
700 €
3
de 5.000 à
10.000
1 050 €
4
de 10.000 à
20.000
1 400 €
2 100 €
de 20.000 à
30.000
1 950 €
2 900 €
4 400 €
6
de 30.000 à
50.000
2 700 €
4 100 €
6 100 €
7
de 50.000 à
80.000
3 400 €
5 100 €
7 700 €
de 80.000 à
100.000
4 100 €
6 100 €
9 200 €
plus de 100.000
4 800 €
7 200 €
10 000 €
arrondissements
5 500 €
8 200 €
12 000 €
5
8
moins de 50
de 50 à 200
9
10
de 201 à 500
* En mode hébergé le support et la maintenance sont inclus.
Les tarifs sont soumis à l'évolution de l'indice Syntec. Nous consulter pour les tarifs adaptés aux grandes entreprises au-delà
de 500 courriers par jour, les départements, régions, EPCI, SDIS, CDG, Association de CT, Hôpitaux, SIH-GIP.
Copyright © 2013 Maarch SAS - Tous droits réservés
Page 3/4
Gestion Electronique de Courrier (GEC)
Le choix du matériel: quel scanner pour quel besoin ?
En fonction du nombre de courriers à numériser chaque jour et de la façon dont vous souhaitez le faire (avec ou
sans séparateur code barre) nous vous préconisons les scanners suivants :

Pour des postes personnels numérisant jusqu’à 50 pages / jour, le nouveau Fujitsu ScanSnap i×500
De la gamme scanner personnel, le ScanSnap est un petit scanner de production doté d’un bac de chargement
de 50 pages pouvant numériser jusqu’à 25 pages par minute ou 50 images par minutes en couleur, niveaux de
gris ou noir & blanc avec une résolution de 300 dpi, procurant des résultats impressionnants.
Le scanner ScanSnap est d'une utilisation intuitive : une
simple pression sur la touche de numérisation
transforme instantanément le recto/verso de votre
document papier en un fichier parfaitement redressé,
ajusté et dont les faces blanches ont été supprimées.
Automatiquement, votre document est envoyé
 soit dans l'application de votre choix : Word®,
Excel®, Adobe Acrobat®, Smartphone, tablette etc.
Prix public : 499 € HT - Prix Maarch : 480 € HT
et vous pouvez le modifier et l'enregistrer
 soit vers votre solution Maarch.

Pour un service courrier, gérant jusqu’à 200 pages / jour et souhaitant effectuer la pré-indexation avec
code-barres, le Scanner Fujitsu fi-7160
De la gamme scanner groupe de travail, le fi-7160 est un scanner de production doté d’un bac de chargement de
60 pages, pouvant numériser jusqu’à 40 pages par minute, en noir et blanc ou couleur (recto verso).
Il gère la numérisation de papiers à fort grammage et de
cartes plastiques. Il est livré avec PaperStream, qui
permet la numérisation/OCR, améliore le rapport
poids/qualité image. Le module de reconnaissance de
code barre permet d’effectuer une séparation
automatique des tâches pendant les programmes de
numérisation par lot. Le scanner peut envoyer
automatiquement votre document vers Word®, Excel®
ou votre solution Maarch. Un écran de commande LCD
Prix public : 1 090 € HT - Prix Maarch : 990 € HT
permet de suivre les actions. Vous pouvez également
+ pack maintenance 370 € HT * *
imprimer un numéro d’identification au verso des
documents numérisés.
* Le pack maintenance, indispensable pour le scanner de production FUJITSU fi-7160, comprend :
Service Site Pro 8H / 3 Ans sur site avec intervention en J+1 ou par échange standard par un modèle identique
Prérequis techniques : quelle configuration pour le serveur et les postes clients ?


Le serveur doit disposer des caractéristiques suivantes :
• Serveur Web recommandé : Apache
• PHP 5.3
• Base de données recommandée : PostgreSQL 8.3 à 9.x
• OS : GNU/Linux (Debian 6, Ubuntu, etc…) ou Microsoft Server
• Réserver un espace de stockage pour les documents archivés
Les postes clients doivent disposer :
d’un navigateur internet récent
d’une bonne définition (1200 x 800 mini)
Consulter notre site internet www.maarch.org pour les détails
Copyright © 2013 Maarch SAS - Tous droits réservés
Page 4/4