mmento de correspondance militaire

Transcription

MINISTÈRE DE LA DÉFENSE
ÉCOLE D’ÉTAT-MAJOR
----------Direction des Études
MÉMENTO
DE CORRESPONDANCE
MILITAIRE À L’USAGE
DE L’OFFICIER
D’ÉTAT-MAJOR
Edition 2e semestre 2007
et 1er semestre 2008
DUCI ET MILITI
Quartier Bourcier – Cours Guynemer – BP n°10011 – 60209 COMPIÈGNE Cedex
Tél. : 03 44 36 20 93 – Fax : 03 44 36 20 22
PAGE LAISSEE BLANCHE INTENTIONNELLEMENT
2
AVERTISSEMENT
Ce mémento est destiné à l'usage des stagiaires de l'enseignement militaire supérieur et des
officiers d’état-major traitant de problèmes autres qu’opérationnels.
Il vise à faciliter le travail d'élaboration des documents, leur communication, leur réception,
leur compréhension et leur exploitation.
Il rappelle les règles essentielles de correspondance actuellement usitées et donne des
exemples de quelques documents types.
Il s'appuie, d'une part, sur la réglementation officielle et, d'autre part, sur l'expérience acquise
par les différents états-majors. Les documents présentés à titre d’exemple sont, presque tous,
inspirés de documents réels rédigés à différentes époques, c’est pourquoi leur présentation a
été reprise et uniformisée pour correspondre aux règles de la charte graphique (TTA 117)
édition 2005.
Nota : ce mémento s’attache à présenter la forme visuelle des documents utilisés dans le
cadre du travail d’état-major. Pour des raisons de pagination interne et de volume
d’informations à faire apparaître sur les documents, les côtes en vigueur n’ont pas toutes pu
être respectées. Pour les côtes à respecter pour la pagination des documents (lettre, note de
service, note express, etc.), le lecteur est invité à se reporter au TTA 117 édition 2005 qui
donne toutes les informations nécessaires. Son modificatif qui devait paraître au 2e semestre
2005 n’a pas encore été diffusé à ce jour.
3
SOMMAIRE
AVERTISSEMENT .............................................................................................................................................. 3
1 - L'ENVIRONNEMENT DE L'OFFICIER TRAITANT............................................................................... 6
11. L'ÉTAT-MAJOR.......................................................................................................................................... 6
12. LE CHEF D'ÉTAT-MAJOR......................................................................................................................... 6
13. LE SOUS-CHEF D'ÉTAT-MAJOR ............................................................................................................. 6
14. LE CHEF DE BUREAU............................................................................................................................... 6
15. LE CHEF DE SECTION .............................................................................................................................. 7
16. L'OFFICIER TRAITANT (OU OFFICIER RÉDACTEUR) ........................................................................ 7
2 - LES DOCUMENTS DE CORRESPONDANCE MILITAIRE ................................................................... 8
21. DOCUMENTS D'USAGE GÉNÉRAL ........................................................................................................ 8
211. La lettre ................................................................................................................................................. 8
2111) Généralités ...................................................................................................................................................... 8
2112) La lettre officielle............................................................................................................................................ 8
2113) La lettre à caractère personnel.................................................................................................................... 15
212. La note................................................................................................................................................. 19
213. Le bulletin de correspondance............................................................................................................. 23
214. La note express .................................................................................................................................... 25
215. Le bordereau d'envoi ........................................................................................................................... 27
216. Le transmis .......................................................................................................................................... 31
217. Le message........................................................................................................................................... 33
218. La rédaction d'un message pour lecture optique................................................................................. 35
219. Le message NTX .................................................................................................................................. 37
220. La fiche de lecture ............................................................................................................................... 39
22. DOCUMENTS D'INFORMATION DESTINÉS AUX AUTORITÉS SUPÉRIEURES ............................ 40
221. Le compte rendu .................................................................................................................................. 40
222. Le rapport............................................................................................................................................ 40
223. La fiche :.............................................................................................................................................. 41
2231. Définition et fonction générale d’une fiche : .................................................................................................. 41
2232. Forme générale d’une fiche : .......................................................................................................................... 42
2233. Confidentialité d’une fiche : ........................................................................................................................... 42
2234. Description des différents types de fiche : ...................................................................................................... 43
224. Le procès-verbal.................................................................................................................................. 49
225. Les états et situations........................................................................................................................... 49
23. DOCUMENTS DESTINÉS AUX AUTORITÉS SUBORDONNÉES....................................................... 49
231. La décision........................................................................................................................................... 49
232. La note de service................................................................................................................................ 49
233. L'instruction et la circulaire ................................................................................................................ 50
234. La directive.......................................................................................................................................... 50
235. La notification individuelle.................................................................................................................. 50
3 - RÉDACTION ET PRÉSENTATION DES DOCUMENTS....................................................................... 51
31. PRINCIPES ................................................................................................................................................ 51
32. PRÉSENTATION MATÉRIELLE............................................................................................................. 51
321. Document manuscrit............................................................................................................................ 51
322. Règles de présentation du TTA 117 ..................................................................................................... 51
33. STRUCTURE GÉNÉRALE D'UN DOCUMENT ..................................................................................... 52
331. L'en-tête ............................................................................................................................................... 52
332. Le corps ............................................................................................................................................... 52
333. Le final................................................................................................................................................. 54
34. LE STYLE.................................................................................................................................................. 55
341. Généralités .......................................................................................................................................... 55
342. Quelques conseils ................................................................................................................................ 55
35. LE PLAN.................................................................................................................................................... 57
36. MOTS ET EXPRESSIONS D'USAGE COURANT................................................................................... 58
361. Expressions utilisées pour faire connaître un fait ou une idée, adresser une...................................... 58
demande ou une proposition........................................................................................................................ 58
362. Expressions utilisées pour adresser un document ............................................................................... 58
4
363. Expressions utilisées pour indiquer l'urgence ..................................................................................... 59
37. PRESCRIPTIONS PARTICULIÈRES....................................................................................................... 59
371. Emploi des capitales ou majuscules .................................................................................................... 59
372. Forme personnelle ou impersonnelle - Emploi des pronoms "je" et "nous"........................................ 59
3721. Forme impersonnelle ...................................................................................................................................... 59
3722. Forme personnelle .......................................................................................................................................... 59
373. Divers .................................................................................................................................................. 60
3731. Numérotation des paragraphes........................................................................................................................ 60
3732. Emploi des abréviations et des sigles.............................................................................................................. 60
3733. Écriture des nombres - Numérotation des unités ............................................................................................ 60
3734. Dates............................................................................................................................................................... 60
3735. Abréviations et symboles courants ................................................................................................................. 61
38. CLASSEMENT.......................................................................................................................................... 61
381. Texte de base ....................................................................................................................................... 61
382. Le plan de classement.......................................................................................................................... 61
383. Catégories de validité.......................................................................................................................... 62
4 - CONSEILS PRATIQUES POUR LE TRAITEMENT DES DOCUMENTS........................................... 63
41. EXAMEN INITIAL.................................................................................................................................... 63
42. EXPLOITATION ....................................................................................................................................... 63
421. Compréhension du document .............................................................................................................. 63
422. Établissement d'une fiche .................................................................................................................... 64
43. RÉDACTION DE LA RÉPONSE .............................................................................................................. 64
44. SIGNATURE ............................................................................................................................................. 64
441 - Principes ............................................................................................................................................ 64
442 - Applications........................................................................................................................................ 65
45. DÉLAIS...................................................................................................................................................... 65
5 - RÉFÉRENCES ET BIBLIOGRAPHIE ...................................................................................................... 66
51. PRINCIPAUX TEXTES REGLEMENTAIRES CITES DANS LE GUIDE .................................................................... 66
52. MANUEL DE CORRESPONDANCE MILITAIRE ................................................................................................. 66
6 - ANNEXES ...................................................................................................................................................... 67
FORMULES USUELLES DE TRANSMISSION........................................................................................ 68
LA CHARTE GRAPHIQUE .......................................................................................................................... 69
EMPLOI DES CAPITALES OU MAJUSCULES....................................................................................... 71
L'EXPÉDITION ET LA RÉCEPTION .......................................................................................................... 74
PROTECTION DES DOCUMENTS ............................................................................................................ 75
DÉLÉGATIONS ET CONTINUITE DU COMMANDEMENT ................................................................... 76
TIMBRES OFFICIELS ET SCEAUX DE L’ETAT...................................................................................... 79
5
1 - L'ENVIRONNEMENT DE L'OFFICIER TRAITANT
11. L'ÉTAT-MAJOR
L'état-major est chargé de réaliser tous les travaux et études nécessaires au général dans
l'exercice de son commandement.
A cette fin, l'état-major doit :
- préparer les décisions du général, c'est-à-dire lui donner tous les éléments dont il a besoin
pour décider; ceci se traduit par l'étude exhaustive des problèmes et la présentation ordonnée
des solutions ;
- rédiger les ordres destinés aux unités et aux services subordonnés ;
- suivre l'exécution des ordres ;
- assurer les liaisons nécessaires pour renseigner le général sur la situation, les besoins et les
possibilités d'action des unités et sur le fonctionnement des services subordonnés.
12. LE CHEF D'ÉTAT-MAJOR
- Collaborateur direct du général, le CEM prévoit et fait préparer les éléments de décision. Il
fait exécuter les mesures qui en découlent ; il oriente et informe les directeurs des services.
C'est lui qui présente au général les avis et propositions justifiés. Il a qualité pour signer "par
ordre" (Cf. annexe VI).
- Chef de corps de l'état-major, il prévoit et dresse le calendrier des activités de l’état-major,
dirige et coordonne son travail, suit et contrôle personnellement les questions relatives aux
liaisons et transmissions et à la conservation du secret. Il est le premier noteur des officiers de
l’état-major.
- Confident des intentions du général et dépositaire de sa pensée, il peut, en son absence,
orienter les commandants des formations et les directeurs des services vers les solutions qu’il
sait être celles du général. En cas d'urgence, il peut prendre des initiatives qu'il est seul à
pouvoir déterminer.
13. LE SOUS-CHEF D'ÉTAT-MAJOR
Lorsque le nombre des officiers accordés par le tableau d'effectifs permet de disposer d'un
sous-chef d'état-major, celui-ci a pour mission de seconder, en toutes circonstances, le chef
d'état-major ; le cas échéant, il doit être en mesure de le remplacer.
14. LE CHEF DE BUREAU
Spécialiste d'un domaine (emploi, logistique, instruction, etc.), le chef de bureau est
responsable de l'ensemble de son service.
Organisateur et animateur des travaux qui incombent à son bureau, il répartit le travail entre
ses différents chefs de section ou officiers traitants, leur donnant les indications nécessaires
pour la préparation et la rédaction des travaux qui leur incombent, et leur communique les
intentions du commandement.
Le chef de bureau doit être en mesure de fournir à tout moment des informations complètes
sur les questions de sa compétence, en tenant à jour en particulier les tableaux de bord,
graphiques et statistiques de toutes sortes illustrant d'un coup d'œil les objectifs fixés et les
résultats atteints.
6
15. LE CHEF DE SECTION
Responsable d'un domaine d'attributions plus limité que le chef de bureau, le chef de section
est un officier traitant et un rédacteur expérimenté. Il oriente et supervise les travaux menés
par le personnel affecté à sa section.
16. L'OFFICIER TRAITANT (OU OFFICIER RÉDACTEUR)
Comme son nom l'indique, l'officier traitant ou officier rédacteur est la cheville ouvrière de
l'état-major en ce sens qu'il va traiter, suivant les indications de son chef de bureau, de section
ou de cellule, les problèmes de sa compétence puis rédiger les documents qui seront présentés
à la signature.
Il doit donc :
- d'une part, connaître parfaitement les règles de la correspondance militaire ;
- d'autre part, être informé de toutes les affaires traitées par le bureau auquel il appartient.
En outre, il doit développer ses relations avec ses correspondants privilégiés (contacts
physiques, téléphoniques).
7
2 - LES DOCUMENTS DE CORRESPONDANCE MILITAIRE
21. DOCUMENTS D'USAGE GÉNÉRAL
211. La lettre
2111) Généralités
La lettre constitue le mode de correspondance le plus couramment utilisé entre les autorités
militaires, ou entre l’autorité militaire et le monde civil. Elle peut servir notamment à
formuler une demande, transmettre un avis, notifier une décision, donner une réponse ou
accompagner un dossier.
Elle est utilisée pour des sujets ne demandant pas un long développement. Rédigée sous la
forme personnelle, elle comprend :
- une introduction ;
- un développement ;
- une conclusion.
La lettre est généralement courte : une page à une page et demie (présentation comprise).
La numérotation des paragraphes est en règle générale à éviter.
2112) La lettre officielle
Présentation
Ce type de correspondance revêt un caractère formel et administratif.
Il doit satisfaire aux règles de présentation du TTA 117, pour ce qui est :
- de l’en-tête de page ;
- de l’identité de l’organisme émetteur ;
- de l’adresse officielle ;
- de la mise en page et des alignements.
La suscription d'une lettre officielle, appelée souvent "adresse", comprend successivement :
en ce qui concerne l’émetteur :
- le grade (rang et appellation pour les officiers généraux), le nom (écrit en
lettres majuscules) et la fonction de l’autorité origine du document ;
en ce qui concerne le destinataire :
- le grade (rang et appellation pour les officiers généraux), la fonction et
l'adresse ;
- lorsque la lettre est adressée à un E-M de l’administration centrale (EMA,
EMAT, direction centrale...), il est d’usage que le rédacteur précise la division
ou la sous direction intéressée ;
- lorsque la lettre est adressée à une autorité civile, la fonction et l’adresse ;
- lorsque la lettre est adressée à un responsable civil, le nom, la fonction et
l’adresse.
Lorsque les destinataires sont trop nombreux pour figurer dans la suscription, ils sont indiqués
destinataires « in fine ». La procédure en vigueur, relative aux mentions des destinataires du
courrier, est définie par une note annuelle de l’EMAT.
Dans le cas de la lettre d’envoi utilisée pour présenter de manière synthétique un dossier plus
volumineux, le développement doit présenter avec concision les éléments essentiels de ce
8
dossier et la conclusion doit faire apparaître clairement les demandes, orientations ou les
ordres de l’expéditeur, de manière à éviter à l’autorité destinataire d’avoir à étudier
personnellement le dossier tout en lui permettant d’en avoir une connaissance suffisante pour
orienter le travail de ses subordonnés.
Remarque : dans une lettre, les destinataires sont implicitement "pour action" et les copies qui
peuvent être adressées, sont "pour information" ou "à titre de compte rendu".
Le plan
Bien qu’il n’y ait pas réellement de plan type, les lettres officielles sont structurées de manière
identique. On retrouve :
- l’introduction qui resitue la question ou le problème; il est à noter qu’en général cette
introduction doit être courte (un seul §) et aussi précise que possible de manière à rappeler les
éléments essentiels de la question ;
- le développement qui peut comporter plusieurs paragraphes et qui, suivant le but de
la lettre, sert à répondre à la question ou à exprimer une demande, en apportant les précisions
nécessaires ; il fait apparaître l’avis, la volonté ou la thèse de l’autorité ;
- la conclusion (un seul §) qui sert à donner les dernières précisions utiles, à rappeler
l’intention de l’autorité ou encore à donner un ordre précis.
La locution "j'ai l'honneur de..." est propre à la correspondance officielle ; elle ne doit figurer
qu’une seule fois dans la lettre, soit au début, soit dans le corps du sujet. Elle introduit
généralement ce qui est considéré comme le cœur du sujet (la décision, la demande, la
réponse...).
Formules d’appel et de courtoisie
Ce type de correspondance ne comporte ni formule d’appel, ni formule de courtoisie.
La signature
Elle suit immédiatement le texte si la lettre est signée de l'autorité désignée dans l'en-tête. Si
ce n’est pas le cas, (signature « par ordre »), la signature est précédée de l’attache du
signataire. La formule officielle est la suivante :
Pour le général d’armée X
chef d’état-major de l’armée de Terre et par ordre,
le général de corps d’armée Y
sous-chef d’état-major de l’armée de Terre
(signature)
ou
Le général d’armée X
chef d’état-major de l’armée de Terre,
par ordre, le général de corps d’armée Y
(signature)
NB : dans le cas d’une lettre, les grade, nom et fonction de l’autorité apparaissant dans l’entête de celle-ci, la mention « pour » n’est pas obligatoire. Dans ce cas la signature est :
Par ordre,
D l’abréviation de cette formule en P.O. est incorrecte.
le général de corps d’armée Y
(signature)
9
LETTRE
OFFICIELLE
EN-TÊTE
Date et timbre
Alignés à 130 mm du bord gauche.
Suscription
Pas de majuscule aux grades et
aux rangs.
Ecole d’Etat-Major
Adresse
du
destinataire
mentionnée :
Le général
(Pour les noms de rue, avenue,
place...,
seule la première lettre est en
majuscule).
Objet et annexe :
En minuscules soulignées,
alignées par rapport à la
suscription.
TEXTE
Aligné à gauche et justifié, à
l’exception de la 1re ligne du 1er §
qui est alignée sur l’en-tête
Chapeau :
Ce 1er paragraphe présente le
sujet dans son ensemble.
Corps du sujet :
Le 2e paragraphe apporte les
précisions utiles.
Le 3e paragraphe introduit la
demande par "j'ai l'honneur de...".
Conclusion :
Elle donne les modalités
d'exécution ; elle ne comporte pas
de formule de politesse.
Compiègne, le 13 octobre 200.
N° /CoFAT/EEM/PROG
Clt.:
Le général de division X…
commandant l’école d’état-major
à
Monsieur l’amiral
attaché de défense
près l’Ambassade de France
58, Knightsbridge
LONDON SW1X-7JT
Objet :
Conférence au profit de l’école d’état-major.
Annexe :
Modalités pratiques d’organisation.
Le programme proposé aux officiers stagiaires de la Ne promotion de l’école d’étatmajor prévoit plusieurs conférences qui ont pour but de présenter les états-majors alliés, leurs
procédures et leurs méthodes de travail.
En fonction des contacts préliminaires effectués, celle consacrée aux états-majors de l’armée
britannique pourrait avoir lieu le jeudi 13 novembre 200_, à 10h45, devant un auditoire d ’environ
220 officiers.
J’ai l’honneur de vous demander de bien vouloir autoriser le colonel B… à venir prononcer cette
conférence à Compiègne.
Les modalités pratiques de cette prestation pourront être traitées avec le capitaine Z… de la
direction des études (téléphone : 03-44-36-00-00; télécopie: 03-44-36-00-01).
SIGNATURE
Manuscrite (pas de griffe).
Signature
+ timbre
COPIE
Exemplaire à transmettre pour
information ou à titre de CR, si
besoin est.
Copie à : au singulier (veut dire
une copie de ce document est
remise au(x) destinataire(s)
suivant(s)).
Copie à : EMAT / BRI
Quartier Bourcier – Cours Guynemer – BP n°10011 – 60209 COMPIEGNE CEDEX
Tél. : 03 44 36 -- -- - Fax : 03 44 36 -- -DUCI ET MILITI
10
LETTRE
OFFICIELLE
EN-TÊTE
Date et timbre
Suscription
Pas de majuscule aux grades et aux
rangs.
Paris, le 18 janvier 200.
N° 0000/DEF/EMAT/PRH/PEG
Clt.:
Adresse
du
destinataire
mentionnée :
(Pour les noms de rue, avenue,
place..., seule la première lettre est ETAT-MAJOR
en majuscule).
Objet et référence :
En minuscules soulignées, alignées
par rapport à la suscription.
Le général d’armée M...
chef d’état-major de l’armée de Terre
à
TEXTE
l’exception de la 1re ligne du 1er § qui
est alignée sur l’en-tête
Chapeau :
Ce 1er paragraphe présente le sujet
dans son ensemble.
Corps du sujet :
réponse de principe par "j'ai
l'honneur de..." ;
Monsieur le général de corps d'armée
commandant de la formation de l'armée de Terre
caserne Baraguey d'Hilliers
BP 3423
37061 TOURS CEDEX
Objet :
Référence :
Stage d’aguerrissement de l’école spéciale militaire (ESM).
Lettre n° 00000 /CoFAT/DEF/BFG/FIO/du 13 déc. 200_
Conclusion :
Par la lettre de référence, vous avez souhaité voir déplacé le stage d’aguerrissement de
l’école spéciale militaire (ESM) de Saint-Cyr de la troisième année à la seconde année de
formation. A cet effet, vous me proposez d’utiliser le centre d’aguerrissement du 6e BIMa au Gabon
en 200_, année au cours de laquelle se dérouleraient simultanément deux stages, respectivement
au profit du 1er bataillon, en Guyane, et du 2e bataillon, au Gabon.
Elle donne l'ordre final, elle ne
comporte pas de formule de
politesse.
J’ai l’honneur de vous faire connaître que j’approuve totalement le principe de faire suivre le stage
d’aguerrissement en fin de seconde année de formation.
Le 3e paragraphe apporte quelques
réserves et des précisions utiles.
Concernant l’année transitoire 200_, l’idée d’utiliser le centre d’aguerrissement du 6e BIMa au
Gabon, reçoit mon approbation. Il me paraît nécessaire cependant, ……
SIGNATURE
Manuscrite (pas de griffe), avec le
timbre humide de l'organisme (ici, le
signataire a reçu une délégation de
signature du ministre).
Le signataire est différent de l'entête, la signature est précédée de la
mention "Par ordre" suivie des
grade, nom et fonction du
signataire.
Je vous demande donc de bien vouloir faire procéder à une étude comparative des coûts
respectifs d’un stage en Guyane et d’un stage au Gabon dans les deux hypothèses exprimées cidessus, et m’en communiquer les résultats avant le 15 avril 200_.
Par ordre,
le général de corps d’armée Y...
Signature
+ timbre
COPIE
Exemplaires à transmettre pour
besoin est.
Copie à : Écoles de Coëtquidan
14 rue Saint Dominique 00453 ARMEES - PNIA : 821 752 6071 TEL : 01 42 19 -- -- FAX : 01 42 19 -- --
11
LETTRE
OFFICIELLE
Paris, le 25 juillet 200.
EN-TÊTE
Date et timbre
N° 0000/DEF/EMAT/MG
Clt. :
Clt.:
Suscription
rangs.
Adresse du destinataire
mentionnée
ETAT-MAJOR
Le général d'armée M...
chef d'état-major de l'armée de Terre
Objet, références et pièces
jointes:
par rapport à la suscription.
TEXTE
Chapeau :
Ce premier paragraphe présente le
sujet dans son ensemble.
Corps du sujet :
Le 2e paragraphe apporte la
précision
qui
va
permettre
d'introduire la demande.
demande par "j'ai l'honneur de...". Il
n'y a pas de conclusion particulière,
la demande telle qu'elle est
formulée en tenant lieu.
SIGNATURE
Manuscrite (pas de griffe), avec le
timbre humide de l'organisme.
COPIE
besoin est.
COPIE A : au singulier (veut dire
remise au(x) destinataire(s)
suivant(s)).
à
Monsieur le ministre du travail de l'emploi et de la
formation professionnelle
sous-direction du financement et des affaires générales
"Fonds Social Européen"
Objet : Demande de concours du fonds social européen au profit du centre militaire de
formation professionnelle (CMFP/137e RI) de Fontenay-le-Comte.
Références :
Lettre du 10 juillet 200_ du ministre du travail de l'emploi
et de la formation professionnelle.
Procès-verbal n° 2109/ML/GB du 19 juillet 200_
Pièces jointes : deux dossiers.
Le procès-verbal de la commission interministérielle d’examen des demandes, cité en
référence, mentionnait le rejet de la demande de concours du fonds social européen déposée au
titre du centre militaire de formation professionnelle (CMFP / 137e RI) de Fontenay-le-Comte.
Par correspondance citée en première référence, vous indiquiez qu’une nouvelle demande de
financement au titre des actions à caractère novateur pourrait être examinée favorablement par les
services du fonds.
Par conséquent, j’ai l’honneur de vous adresser un nouveau dossier fondé sur les actions
novatrices réalisées dans le cadre de la formation professionnelle dispensée au centre de
Fontenay-le-Comte. Ce dossier comprend deux demandes distinctes en faveur d’une part des
jeunes originaires des départements d’outre mer et de chômeurs (objectif 3), d’autre part des
jeunes métropolitains âgés de moins de 25 ans (objectif 4) stagiaires au centre de formation.
Signature
+ timbre
Copie à :
- Ministère de la Défense (cabinet)
- CMFP / 137 e RI
12
LETTRE
OFFICIELLE
EN-TÊTE
Paris, le 05 mars 200.
N°0000/DEF/EMAT/MG
Clt. ::
Date et timbre
Alignés à 130 mm du bord
gauche.
Suscription
Pas de majuscule aux grades et
aux rangs.
ETAT-MAJOR
Adresse du destinataire :
- le nom du destinataire s'écrit en
capitales;
Le général de
- pour le nom de la rue, seule la
major général
première lettre est en capitale;
- le nom de la localité s'écrit en
capitales.
à
Objet:
En minuscules soulignées,
alignées par rapport à la
suscription.
TEXTE
l’exception de la 1re ligne du 1er §
qui est alignée sur l’en-tête
Chapeau :
Ici il n'y a pas à proprement parler
d'introduction ; la demande est
rédigée d'emblée, car il s'agit d'un
document "à chaud", officialisant
une demande négociée par
téléphone, peu de temps avant.
Suivent les éléments précis de la
demande.
Conclusion :
Ces deux lignes ne constituent
pas vraiment une conclusion, c'est
seulement l'ultime précision qui
permet de clore la lettre tout en
laissant entrevoir l'importance que
revêt la manifestation pour le
demandeur.
SIGNATURE
Manuscrite (pas de griffe). Ici le
signataire est différent de l'en-tête,
la signature est précédée de la
mention "Par ordre", suivie des
grade, nom et fonction du
signataire. Il n'y a pas de timbre
humide (réservé à l'autorité en
titre, sauf cas de délégation).
COPIE
information
Copie à : au singulier (veut dire
remise
au(x)
destinataire(s)
suivant(s)).
corps d'armée C...
de l'armée de Terre
Monsieur Jean-François B...
directeur de la jeunesse et des sports
mairie de Paris
25, boulevard Bourdon
75004 PARIS
Objet :
Réservation de la Halle Georges Carpentier.
A la suite de l’entretien téléphonique de ce jour avec l’une de vos collaboratrices, j’ai
l’honneur de vous confirmer la réservation de la Halle Georges Carpentier - 61, boulevard
Masséna 75013 Paris - pour le tournoi annuel de volley-ball de l’état-major de l’armée de Terre qui
se déroulera le lundi 3 avril 200_, de 07h30 à 18h00.
Pour l’organisation matérielle et le bon déroulement du tournoi, je souhaiterais disposer :
- de 6 terrains de volley-ball, plus le terrain central (pour la finale) ;
- de 20 vestiaires, sanitaires et douches ;
- d’une sonorisation ;
- de la cafétéria.
Cette journée sera clôturée par une remise des récompenses, présidée par le général de corps
d’armée C..., major général de l’armée de terre.
Par ordre,
le colonel de G……..
officier supérieur adjoint
auprès du major général
Signature
Copie à : EMAT/QG/SG
13
LETTRE
OFFICIELLE
Compiègne, le 05 mai 200.
N° /CoFAT/EEM/...
Clt.:
EN-TÊTE
Date et timbre
Suscription
rangs.
Adresse
mentionnée.
du
destinataire
Le général
Objet et référence :
par rapport à la suscription
Le général de division L ...
commandant d’armes de la garnison de Compiègne
à
TEXTE
Chapeau :
Ce paragraphe présente le sujet
dans son ensemble.
Monsieur le Préfet
du département de l’Oise.
60000 SENLIS
Objet : Prêt de dix tentes - 50e anniversaire de l’école de rééducation professionnelle
« … » de Senlis le 1er juillet 200-.
Référence :
Lettre CAB/MRAL/00 du 16/05/200-
Corps du sujet :
réponse d’attente par "j'ai l'honneur
de...".
Conclusion :
Ces deux lignes ne constituent pas
vraiment une conclusion, elles
montrent seulement les égards que
l’on porte au destinataire.
Par courrier visé en référence, vous appuyez la demande de prêt de dix tentes formulée
par monsieur …, directeur de l’école citée en objet, à l’occasion de la cérémonie de célébration du
50e anniversaire de la création de l’établissement.
J’ai l’honneur de vous faire connaître que votre correspondance a retenu toute mon attention. La
décision de gratuité relevant du ministre de la défense, j’ai transmis cette demande à l’état-major
de la région terre Nord-Est, chargé de la constitution du dossier.
Je ne manquerai pas de vous tenir informé des décisions prononcées et de la suite réservée à
cette demande.
SIGNATURE
Manuscrite (pas de griffe), avec
timbre humide.
Signature
+ timbre
COPIE
information.
Copie à : au singulier (veut dire une
copie de ce document est remise
au(x) destinataire(s) suivant(s)).
Copie à : - Monsieur …
École de rééducation professionnelle
60000 SENLIS
- RT NE (BSA) METZ
Tél. : 03 44 36 -- -- - Fax : 03 44 36 -- --
DUCI ET MILITI
14
2113) La lettre à caractère personnel
Les exemples proposés sont des correspondances adressées soit à des militaires, soit à des
élus ou personnalités civiles. Ce type de correspondance est généralement utilisé pour
remercier, répondre à une demande ou à une invitation. Il revêt un caractère moins formel et
administratif que la correspondance officielle et permet d’adopter un ton plus humain et
personnalisé. Le choix de la lettre à caractère personnel relève du donneur d’ordre qui indique
à son rédacteur le type de document souhaité.
Présentation
Ce type de correspondance doit satisfaire aux règles de présentation du TTA 117 dans la
mesure où elle conserve un caractère officiel et qu’il est utile d’en conserver une trace. Dans
ce cas, elle comportera un numéro d’enregistrement et un timbre d’émission, éventuellement
un numéro de classement.
Si la lettre est d’ordre purement privé et n’est pas destinée à servir de référence, le respect du
TTA 117 n’est pas impératif. La lettre privée ne fera pas l’objet d’un développement au sein
de ce document.
Nota : les correspondances adressées à des autorités militaires peuvent comporter une
suscription ; celles adressées à des élus ou personnalités civiles n’en comportent pas.
Le plan
Comme dans la correspondance officielle, ce type de lettre commence généralement par une
courte introduction rappelant le sujet, ou la question, en précisant les circonstances (lieu, date,
période...) puis, suit un développement dans lequel l’autorité formule sa réponse, assortie
éventuellement de commentaires ou de précisions.
Dans ce type de correspondance, l’autorité peut (et doit parfois) exprimer ses sentiments mais
dans les limites de la bienséance, en bannissant la grandiloquence et la flagornerie.
Formules d’appel et de courtoisie
Cette correspondance comporte toujours une formule d’appel du destinataire et une formule
de courtoisie. Ces formules sont généralement écrites de la main de l’autorité signataire. Dans
certaines occasions et en fonction du destinataire, l’officier rédacteur peut être amené à
proposer l’une et l’autre formule ; il conviendra alors de maîtriser les règles de protocole et de
bienséance attachées à leur rédaction.
Signature
Cette correspondance est toujours signée par l’autorité. La signature peut être suivie (en
dessous) de la mention dactylographiée du grade (rang pour les généraux) et du nom du
signataire. Il ne sera pas fait mention de la fonction si celle-ci apparaît clairement dans l’entête du papier, ou dans la marge gauche.
Le destinataire et son adresse sont inscrits en bas du document à gauche (sauf dans le cas
d’une lettre à caractère personnel adressée à une autorité militaire et comportant une
suscription).
15
LETTRE A
CARACTERE
PERSONNEL
EN-TÊTE
Date et timbre
Suscription
rangs.
Paris, le 25 juin 200.
N° 0000/DEF/EMAT/MG
Clt.:
Adresse
du
destinataire
mentionnée. (pour les noms de rue,
avenue, place..., seule la première
lettre est en majuscule).
Il s'agit ici d'une lettre personnelle à ETAT-MAJOR
laquelle les n° d'enregistrement et
de classement conservent le
caractère officiel.
Il n'y a pas de mention d'objet.
Le général de corps d'armée C...
major général de l'armée de Terre
à
TEXTE
Il commence par une formule
d'appel écrite de la main de l'autorité
de la suscription.
Le corps du texte (qui peut avoir été
proposé par un rédacteur de l'E-M)
rappelle les circonstances qui
justifient les remerciements.
Puis il exprime la satisfaction et les
remerciements de l'autorité avec, en
l'occurrence,
une
attention
particulière
pour
certaines
personnes citées nommément.
La formule de politesse est, comme
la formule d'appel, écrite de la main
de l'autorité.
SIGNATURE
C'est obligatoirement celle de
l'autorité citée dans la suscription;
elle ne comporte pas de mention de
nom, de grade ou de fonction.
Monsieur le général
commandant la Xe brigade blindée
quartier Brillat Savarin BP 321
01210 BELLEY CEDEX
Mon général,
Dans le cadre de son séjour au sein des unités de la Xe brigade blindée, une délégation de
sous-officiers et de caporaux-chefs de l’état-major de l’armée de Terre (EMAT) a eu la possibilité de
visiter votre état-major, le jeudi 3 juin 200_ et de découvrir ainsi les réalités d’un état-major
opérationnel.
Je tiens à vous exprimer personnellement toute ma satisfaction pour l’accueil très réussi réservé à
ce personnel de l’EMAT. Je vous demande de transmettre mes remerciements à l’ensemble de vos
cadres, pour leur coopération et leur disponibilité et en particulier au chef de bataillon Z… et à
l’adjudant-chef V… qui ont été les chevilles ouvrières de cette visite très appréciée des cadres de
l’EMAT.
Veuillez accepter, mon général, mes …………
Signature
+ timbre
COPIE
L'absence de copie, justifiée ici, peut
renforcer le caractère personnel de
la lettre.
16
LETTRE A
CARACTERE
PERSONNEL
Compiègne, le 10 novembre 200.
N° /CoFAT/EEM/...
Clt.:
Le général
COMMENTAIRES
Monsieur le Maire,
La lettre reproduite ci-contre est
un exemple de correspondance
à caractère personnel.
Ce type de correspondance est
astreint au respect de la charte
graphique; elle ne comporte ni
suscription ni mention d'objet ou
de référence.
Toutefois, le n° d'enregistrement
et le timbre lui conservent son
caractère officiel.
Par courrier en date du 25 octobre 200., vous avez sollicité le concours des
armées pour le prêt de 12 groupes électrogènes, à l’occasion de la fête de la marguerite,
organisée le 08 janvier 200. à Choisy au Bac.
Il est à noter :
- que ce type de lettre
commence par une formule
d'appel et finit par une formule
de courtoisie, écrites de la main
du signataire ;
En effet, cette prestation ne correspond à aucun des critères d’acceptation imposés par les
directives en vigueur.
- que le nom, la fonction et
l'adresse du destinataire sont
placés en bas et à gauche,
alignés sur le texte.
Votre correspondance a retenu toute mon attention, mais j’ai le regret de ne pas pouvoir y
réserver une suite favorable.
Souhaitant néanmoins un vif succès à cette manifestation, je vous prie de
bien vouloir agréer, Monsieur le Maire, l’expression de mes sentiments les
meilleurs.
Signature
+ timbre
Général de division L.
Monsieur le Maire
Mairie de Choisy au Bac
60750 CHOISY au BAC
Copie à: éventuellement
17
LETTRE A
CARACTERE
PERSONNEL
Compiègne, le 13 octobre 200.
N° /CoFAT/EEM/...
Clt.:
Le général
COMMENTAIRES
La lettre reproduite ci-contre
est
un
exemple
de
correspondance à caractère
personnel.
Ce type de correspondance
est astreint au respect de la
charte graphique; elle ne
comporte ni suscription ni
mention d'objet ou de
référence.
Toutefois, le n° d'enregistrement et le timbre lui
conservent son caractère
officiel.
Il est à noter :
- que ce type de lettre
commence par une formule
d'appel et finit par une
formule de courtoisie, écrites
de la main du signataire ;
- que le nom, la fonction et
l'adresse du destinataire sont
placés en bas et à gauche,
alignés sur le texte.
Monsieur le Directeur,
Le capitaine A..., officier de relations publiques de l’école d’état-major,
m’a fait part de la simplicité et de l’amabilité avec laquelle vous avez mis à sa disposition
les grands appartements du château de Compiègne, dans le cadre de la réalisation d’un
vidéogramme sur l’école d’état-major, le mardi 7 octobre 200_.
Je tiens à vous exprimer mes vifs et sincères remerciements, et vous prie de
croire à l’expression de mes sentiments les meilleurs.
Signature
+ timbre
Général de division L....
Monsieur M….
Directeur des Musées nationaux
Place du général de Gaulle
60200 COMPIEGNE
18
212. La note
La note constitue un moyen de correspondance entre les différents organismes de
l'administration centrale ou d'un commandement. Elle est adressée seulement à des
organismes subordonnés ou à des destinataires d'un rang homologue à celui du signataire.
Elle traite d'affaires qui ne nécessitent pas une lettre mettant en jeu directement l'autorité
personnelle du général.
Par conséquent, la note portant l'attache du bureau rédacteur est destinée aux organismes
intéressés et non aux chefs ou directeurs de ces organismes.
La note est rédigée sous forme impersonnelle, sans formule de politesse. Les expressions
utilisées doivent être simples : "l'état-major demande à........... son avis sur..........."; ou encore:
"cette note a pour objet..........".
Les exemples suivants donnent un aperçu du genre de question traitée et du style de rédaction.
19
Paris, le 13 octobre 200_
N°
Clt :
00000 / DEF / EMAT / EP / L / BO
EN-TÊTE
Date, timbre, titre et adresse :
NOTE
Alignés à gauche ;
le titre du document est précisé en lettres
capitales ;
la note n'est pas obligatoirement adressée à une
personne mais commence par "pour" suivie de la
désignation de l'organisme et du bureau
destinataire.
NB si la note est adressée à une ou plusieurs
personnes, on utilisera la formule plus déférente :
"à l'attention de M..., MM...".
TEXTE
La simplicité et la brièveté de l'objet de cette
NOTE, ne nécessitent ni paragraphe introductif,
ni conclusion (cependant, cela peut être
nécessaire).
Le style est impersonnel et ne comporte pas de
formule de politesse.
SIGNATURE
C'est celle de l'autorité compétente, ou celle
d'une autorité subordonnée, agissant "par ordre".
La formule employée ici, est la formule
consacrée ; elle peut être abrégée par la mention
"Par ordre" suivie de l'attache de signature.
20
pour la direction de l’administration générale
- commission permanente de publication et de refonte du
Bulletin officiel des armées -
Objet : Délégué “ Terre ” au Bulletin officiel des armées.
L’état-major de l’armée de Terre (EMAT) fait savoir à la
direction de l’administration générale, commission
permanente de publication et de refonte du Bulletin officiel
des armées (CPBO), qu’à compter du 3 novembre 200_, le
capitaine T..., affecté à la section législation du bureau
effectifs personnel de l’EMAT, représentera l’état-major de
l’armée de Terre au comité restreint de la CPBO en tant
que délégué “ Terre ” au BOA. Il remplacera le
commissaire commandant K..., muté à compter de cette
même date.
Pour le général de corps d’armée X………
major général de l’armée de Terre et par ordre,
le colonel de G……...
officier supérieur adjoint
auprès du major général
Paris, le 2 septembre 200_
N°
Clt :
/ DEF / EMAT / BPF
EN-TÊTE
Date, timbre, titre et adresse :
Alignés à gauche ;
le titre du document est précisé en lettres
capitales ;
si la note n'est pas adressée à une personne,
elle commence par "pour" suivie de la
désignation de l'organisme et du bureau
destinataire ;
si la note est adressée à une ou plusieurs
personnes, on utilisera la formule plus
déférente : "à l'attention de M..., MM...".
TEXTE
S'agissant d'une réponse à une demande précise,
cette note comporte :
- une introduction rappelant brièvement les termes
de la demande ;
- un développement donnant des explications ou
des précisions et annonçant ;
- la conclusion qui donne la réponse finale.
Le style est impersonnel et il n'y a pas de formule
de politesse
NOTE
à l'attention de Monsieur l’officier supérieur adjoint auprès
du général major général
Objet :
Renouvellement des dossiers d’étude technique
du cours supérieur d’état-major (CSEM).
Référence : Note 0000/DEF/EMAT/MG du 13 mai 200
Par note de référence, l’officier supérieur adjoint auprès du
général major général demande aux bureaux de l’état-major
de lui faire parvenir des dossiers récents qui pourraient
figurer dans le dossier de base fourni aux stagiaires du
CSEM, pour l’étude “techniques d’état-major ”.
Or les dossiers suivis par le bureau planification finances ne
répondent pas aux caractéristiques définies par le
commandement de la doctrine et de l’enseignement militaire
supérieur de l’armée de Terre. En effet, le bureau est amené,
dans le cadre des travaux de l’état-major de l’armée de
terre, soit à conduire des travaux de synthèse portant sur le
devenir de l’armée de Terre, soit à apporter des réponses
ponctuelles à des questions relevant de la technique
budgétaire.
Aussi, ces documents qu’ils soient confidentiels ou
techniques, ne constituent-ils pas les meilleurs exemples
concrets susceptibles d’être utilisés par les stagiaires du
CSEM dans le cadre de leurs études.
Le colonel M…………
chef du bureau planification finances
SIGNATURE
C'est celle de l'autorité compétente, ou celle d'une
autorité subordonnée, agissant "par ordre".
21
1. xxxxxxx
2. yyyyyyy
22
213. Le bulletin de correspondance
Le bulletin de correspondance a pour but de simplifier la correspondance administrative
relative à une demande de renseignements brève et n'exigeant pas de longs développements. Il
est de préférence utilisé de subordonné à supérieur.
Il se présente sous la forme d'un tableau à deux colonnes dont la partie gauche est destinée à
la demande et la partie droite à la réponse.
Il n’est pas soumis au respect de la charte graphique (TTA 117) ; il est rédigé sur feuille
blanche de format courant (21 x 29,7 cm).
Il est rédigé sous la forme impersonnelle. Il est renvoyé à l'autorité origine de la question
(dont l’adresse figure en en-tête de la colonne de gauche), avec la réponse donnée par le
destinataire. Lorsqu’une autorité répond à la question d’une autorité subordonnée, elle peut, si
elle le juge utile, élargir le champ des destinataires ; la liste de ceux-ci est alors rajoutée en
bas dans la colonne de droite.
Il n'est jamais utilisé pour la correspondance adressée à des services étrangers aux armées.
23
BULLETIN DE CORRESPONDANCE
En-tête
Colonne de gauche : en-tête
de l'E-M questionneur,
Colonne de droite : en-tête de
l'E-M questionné ;
suivies respectivement du
timbre, de la date et de
l'adresse du destinataire,
alignés à gauche
REGION TERRE
NORD-EST
---------------BUREAU LOGISTIQUE-BUDGET
---------------57998 METZ ARMEES
Metz, le 23-01-200_
N° 00000/EM.RT/B.LOG-BUD/SOU EQUIP
Le général de corps d’armée X...
gouverneur militaire de Metz
commandant la région terre Nord-Est
des forces françaises et de l’élément civil
stationnés en Allemagne
OBJET :
Utilisation des tickets de service
Le style est impersonnel et il
n'y a pas de formule de
politesse.
Après une courte introduction
explicative, la question est
posée en termes simples;
l'organisme
questionné
répond directement, en face
des questions si possible.
à Monsieur le général de corps d’armée
commandant la région terre Nord-Est
RÉPONSE
OBJET :
Contribution de l’État à l’alimentation des cadres - astreinte de
disponibilité.
La correspondance de 1re référence précise que chaque cadre à solde
mensuelle bénéficie de 40 repas d’astreinte de disponibilité qui lui sont remis
en deux fractions semestrielles.
Dès lors qu’il est mentionné :
- ”Que chaque cadre bénéficiera de repas de service qu’il pourra gérer
à sa convenance ” (cf. lettre 000 du 27-07-200_).
La décision suivante à été prise : indépendamment des repas de service pris
dans le cadre des sujétions opérationnelles, les cadres attributaires peuvent
utiliser leurs tickets indifféremment les jours ouvrés, les dimanches et les
jours fériés, sans avoir à justifier d’astreinte de service.
On peut considérer que les cadres ont la possibilité d’utiliser leurs
tickets relatifs aux astreintes de disponibilité les jours ouvrés, les
samedis, les dimanches et les jours fériés.
Certains conseils d’administration de cercles, se retranchant derrière les
prescriptions de la circulaire de deuxième référence, n’acceptent pas la
présentation des tickets de service les samedis, et les dimanches, d’où les
questions posées :
2) Les tickets de repas de service sont-ils réservés exclusivement à l’usage
de l’attributaire ou celui-ci peut-il en faire bénéficier des invités ?
Certains cercles améliorent les prestations offertes les jours fériés, les
samedis et les dimanches, ce qui entraîne une hausse du prix du
repas. Il est donc précisé qu’il appartient à l’attributaire de régler la
différence entre le prix du repas amélioré et le prix du ticket de repas de
service (astreinte de disponibilité).
Destinés à couvrir les besoins résultant de la disponibilité, ces tickets
sont réservés à l’usage exclusif de l’attributaire.
Pour le général d’armée
chef d’état-major de l’armée de Terre et par ordre,
le général de corps d’armée SPQR
SIGNATURE
C'est celle de l'autorité
compétente, ou celle d'une
autorité
subordonnée,
agissant "par ordre" ou "par
délégation".
REMARQUE
Le bulletin de correspondance
n'est pas soumis au respect
de la charte graphique.
24
Le général d’armée U ...
REFERENCES :
- Lettre 000/DEF/EMAT/DIV.LOG/ SOU/CAT du 05-01-200_
- Circulaire 000/DEF/DCCAT/AG/CT du 25-12-200_
1) Les cadres peuvent-ils utiliser à leur convenance les tickets de service, en
particulier, les dimanches et les jours fériés ?
AUTRES DESTINATAIRES
Colonne de droite le
questionné (ici supérieur du
questionneur) juge utile de
faire connaître ce problème à
d'autres organismes.
Paris, le 13-03-200_
N° 0000/DEF/EMAT/DIV.LOG/SOU/CAT
à Monsieur le général d’armée
division logistique
bureau soutien - PARIS
QUESTION
TEXTE
MINISTÈRE DE LA DEFENSE
état-major de l’armée de Terre
division logistique
bureau soutien
section commissariat
______________
14, rue Saint-Dominique
00453 PARIS ARMEES
DESTINATAIRES :
- CFAT - CFLT - RT (7 dest)
- Cdt Forces CAP VERT
- Cdt Forces DJIBOUTI
- Cdt Forces ANTILLES-GUYANE
- Cdt Forces POLYNÉSIE
- Cdt Forces SUD OCÉAN INDIEN
- Cdt Forces NOUVELLE - CALÉDONIE
214. La note express
En dehors du message, la note express est la seule forme abrégée de correspondance utilisée
au sein des organismes dépendant de la défense nationale.
Elle est utilisée quand l'urgence de la question n'exige pas l'emploi d'un message et ne se
satisfait pas des délais habituels de la correspondance normale (lettre ou note). Elle peut
remplacer les messages entre organismes implantés en un même lieu (même immeuble ou
groupe d'immeubles).
Par définition, la note express est considérée comme affectée du degré d'urgence "URGENT".
Elle peut recevoir une mention de protection à l'exclusion du degré de classification
"SECRET DÉFENSE". Du fait de son caractère urgent, la NE est censée partir dans la
journée.
Les autorités ORIGINE ou DESTINATAIRE(S), doivent être désignées par les abréviations
usuelles (2e BB ; EMAT ; ...), en aucun cas par des adresses complètes (Monsieur le général
commandant la...).
On peut préciser la destination de la NE en ajoutant, avant la première ligne du texte, la
formule « Pour le bureau ; la section ; ... », s’il s’agit d’un destinataire pour action, ou bien la
formule « Intéresse le bureau ; la section ; ... », s’il s’agit d’un destinataire pour information.
En général, la note express ne doit pas dépasser une page et demie.
Le texte est rédigé sous la forme impersonnelle, en style concis, voire télégraphique, excluant
toute formule protocolaire ou de politesse. Après une courte introduction explicative, la
demande est exposée point par point.
Si l’on énumère des points précis, chaque paragraphe est numéroté (adverbe numérique en
toutes lettres) et les sous paragraphes sont indexés dans l’ordre alphabétique (en toutes
lettres).
La signature est celle de l’autorité compétente, ou celle d’une autorité subordonnée agissant
« par ordre ».
Suite aux modificatifs apportés par la MIMOTA, la note express n’est plus expédiée en deux
exemplaires mais en un seul. Elle est acheminée par voie postale, comme la correspondance
officielle.
25
NOTE - EXPRESS
(*) NON PROTEGE
Origine
Suivi par : CBA LGS
Destinataire(s)
(pour action)
Destinataire(s)
(pour information)
Copie(s) intérieure(s)
DIFFUSION RESTREINTE
CoFAT / EEM - COMPIEGNE
CONFIDENTIEL DEFENSE
CoFAT TOURS – DPMAT / PARIS
DE - DE/PROG - CP - A/C
Compiègne, le
N°
/CoFAT/EEM/DE/PROG
Objet
Modification des stages EEM 200- / 200-
Référence
CM 0000/DEF/CoFAT/PLN/CSN du 17 juin 200-
Afin d’augmenter la durée du séminaire de rentrée des nouveaux professeurs et pour tenir compte de la
réalisation du PAM, l’école d’état-major demande les modifications suivantes à la CM de référence.
Primo
: Pour la Xe promotion :
alfa
bravo
Secundo
alfa
bravo
: date de début de stage, au lieu de 26 août 200-, lire 2 septembre 200-.
: date de fin de stage, au lieu de 02 février 200-, lire 09 février 200-.
: Pour la Ye promotion:
: date de début de stage, au lieu de 17 février 200-, lire 24 février 200-.
: date de fin de stage, au lieu de 07 juillet 200-, lire 13 juillet 200-.
REMARQUE
La note express est soumise au
respect de la charte graphique
Le général de division XXXX
(*) Indiquer la mention de protection (NON PROTEGE, DIFFUSION RESTREINTE, CONFIDENTIEL DEFENSE)
Tél. : 03 44 36 -- -- - Fax : 03 44 36 -- --
26
215. Le bordereau d'envoi
Le bordereau d'envoi est établi pour transmettre à un ou plusieurs destinataires (bordereau
collectif) un ou plusieurs documents se rapportant au même sujet. Il permet, d'une part, de
garder trace de l'envoi et, d'autre part, d’indiquer par une des formules usuelles de
transmission, le traitement à réserver aux documents transmis.
Ce document n’est pas soumis à la charte graphique (TTA 117). Il n’est jamais utilisé pour la
correspondance destinée à des services ou à des organismes étrangers aux armées.
Il comporte les indications suivantes :
- objet : définit le sujet traité par les pièces transmises ;
- référence(s) : (éventuellement) précise le(s) document(s) qui justifie(nt) le bordereau ;
- la désignation des pièces transmises ;
- leur nombre ;
- dans la colonne observation, la formule usuelle de transmission et si nécessaire des
précisions d’ordre technique (date de réponse, mesures particulières, etc.).
Il est rédigé sous une forme impersonnelle et ne comporte aucune formule de politesse.
Pour transmettre des documents classifiés (CD et SD) on utilise un « Bordereau d’envoi A B
B’ », dont les règles d’utilisation sont décrites dans l’exemple joint.
Pour transmettre un document à plusieurs destinataires, on utilise un « Bordereau d’envoi
collectif » (voir exemple).
Pour transmettre un ensemble de documents à plusieurs destinataires, il est admis d’utiliser un
bordereau d’envoi courant, portant la mention : adressé à : destinataires « in fine » ;
la liste des destinataires peut être inscrite au verso du bordereau, ou figurer en annexe.
Les formules usuelles de transmission sont précisées en annexe I du mémento.
27
En-tête
La présentation peut varier
suivant les organismes; on
doit trouver :
COMMANDEMENT DE LA FORMATION
DE L’ARMEE DE TERRE
______________
ÉCOLE D'ÉTAT-MAJOR
______________
60209 COMPIÈGNE CEDEX
Tél. : 03-44-36-00-00
Compiègne, le 15 décembre 200_
N° 000/CoFAT/EEM/DE/BMSI
Clt :
- l'adresse de l'organisme
émetteur ;
- le lieu, la date, le timbre et
une
mention
de
classement;
- l'adresse du destinataire,
placée en dessous du titre
du document.
BORDEREAU D'ENVOI
adressé à : Monsieur le directeur régional
des télécommunications et de l’informatique
de la région terre Nord-Est
quartier de Lattre de Tassigny
57998 METZ ARMEES
CADRE
1) Colonne de gauche :
- objet et référence(s) (en
respectant la règle de
présentation) ;
- énumération des pièces
transmises.
NB : toutes les pièces
transmises
doivent
correspondre à l'objet du
bordereau.
2) Colonne centrale :
nombre
de
pièces
transmises (en regard de
chaque pièce).
3) Colonne de droite :
comporte la formule usuelle
de transmission (dont la
liste figure en annexe du
mémento) et d'éventuels
commentaires ou précisions
d'ordre technique, sans
formule protocolaire ou de
politesse.
Désignation
Nombre
Observations
TRANSMIS
"pour attributions"
OBJET :
Dépenses de fonctionnement informatique,
gestion 200_ chapitre 3404 article 87.
RÉFÉRENCES :
- BE 000/DCTEI/BUD du 18 mars 200_
- NE 000/DF/DCTEI/BPFM/TITRE III
du 30 janvier 200_
PIECES JOINTES :
- Facture n° 001 de Sté. MAJUSCULE
- Facture n° 002 de Sté. MAJUSCULE
- Facture n° 028 de Sté. ISTA
- Facture n° 076 de Ets. SYLLOGIS
- Feuilles d'imputation budgétaire
- Relevés d'identité bancaire
1
1
1
1
5
4
SIGNATURE
autorité
subordonnée,
agissant "par ordre".
28
Le colonel XXX
directeur des études
L'imprimé reproduit ici, se présente sous la forme d'un document en trois
feuillets, 2 blancs (A et B) et un vert (B'), dont deux autocopiants (A, B).
En-tête
Le titre "Bordereau d'envoi"
est accompagné des lettres
A B B'.
La lettre correspondant à
chaque exemplaire est
entourée d'un .
Ce type de bordereau n'est
utilisé que pour la
transmission de documents
classifiés au dessus de
DR.
L'attache et l'adresse de
l'organisme expéditeur sont
mentionnées dans le cadre
"Service expéditeur".
Le bordereau est daté en
haut et à droite.
CADRE
1) Colonne "Référence" :
ne figure dans cette
colonne que la référence
du document transmis,
jamais d'objet ou de
désignation claire.
Paris, le 25 décembre 200.
BORDEREAU D'ENVOI A B B'
(1)
"SECRET DÉFENSE"
"CONFIDENTIEL DÉFENSE" (2)
CONCERNANT UN DOCUMENT
Service expéditeur
SECTION TECHNIQUE DE L'ARMÉE DE TERRE
DIRECTION / R.A.
120 / BC
Référence (3)
N° 000/STAT/DIRA/CD
Date
Nombre
d'exemplaires
13 - 12 - 200_
1
Nombre
d'annexes
néant
2) Colonne "Date :
il s'agit de la date
correspondant
à
la
référence.
3) Colonnes "exemplaires
et annexes":
le nombre d'exemplaires du
document de référence,
éventuellement
accompagnés d'annexes.
Destinataire (4) : Ecole d'état-major__________
DESTINATAIRE
& RÉCEPTION
31 janvier 200_
Reçu le : ____________________________________
L'organisme destinataire
est mentionné en dessous
du cadre, sans adresse,
celle-ci étant rédigée sur
l'enveloppe.
Le
LCL GARDT
Par : _____________________
__________________
La personne chargée de la
conservation du document
inscrit la date de réception
ainsi que ses grade, nom et
fonction, puis renvoie
l'exemplaire
B
à
l'expéditeur
Signature de l'expéditeur
L'adjudant T………
chef du bureau courrier
chef de la section études prospectives
(1) NOTA IMPORTANT
A - à conserver par le destinataire ;
B - à renvoyer sans délai à l'expéditeur après émargement ;
B' - à conserver en archives par l'expéditeur, jusqu'à réception du feuillet B qui lui sera substitué.
(2) Rayer la mention inutile.
(3) À l'exclusion de l'objet qui ne doit en aucun cas être mentionné.
(4) Organisme destinataire.
SIGNATURE Attache et
signature de la personne
habilitée à transmettre le
document.
29
EN-TÊTE
La présentation peut varier
suivant les organismes; on
doit trouver :
- l'adresse de l'organisme
émetteur ;
CENTRE DE LA DOCTRINE
D’EMPLOI DES FORCES
______________
BP 53
00445 ARMEES
Tél. : 00.00.00.00.00
télécopie : 00.00.00.00.01
Paris, le 15 février 200_
N° 000/CDEF/OC
Clt : 224
- le lieu, la date, le timbre
et
le
numéro
de
classement;
- la désignation des pièces
transmises, placée en
dessous du titre du
document.
BORDEREAU D'ENVOI COLLECTIF
désignation des pièces
CADRE
1) Colonne de gauche :
liste des destinataires auxquels le document est
adressé.
NB : ici, les destinataires
sont
désignés
nominativement
car
le
document leur est adressé
ès qualité. Sinon un
document peut être adressé
à plusieurs organismes.
2) Colonne centrale :
nombre
de
pièces
transmises (en regard de
chaque destinataire).
3) Colonne de droite :
comporte
la
formule
usuelle de transmission
(dont la liste figure en
annexe du mémento) et
d'éventuels commentaires
ou
précisions
d'ordre
technique, sans formule
protocolaire
ou
de
politesse.
Compte rendu de la réunion du comité de rédaction
"OBJECTIF DOCTRINE" du 7 janvier 200_
Destinataires
Nombre
• Monsieur le général de corps d’armée S...
commandant du centre de la doctrine d’emploi
des forces.
• Monsieur le général L...
• Monsieur le colonel N... (EEM)
• Monsieur le colonel M... (CESAT)
• Monsieur le colonel R... (DSRO)
• Monsieur le colonel V... (DEO)
1
1
1
1
1
1
• Monsieur le chef de bataillon B... (CDEF/BA)
1
Observations
TRANSMIS
"pour attributions"
"pour information"
SIGNATURE
autorité
subordonnée,
30
Le colonel XXX
chef d'état-major
216. Le transmis
Le transmis est une variante du bordereau d'envoi; mais sa forme n’est pas soumise à la charte
graphique. C'est un procédé intermédiaire entre le bordereau d'envoi et la lettre d'envoi.
Alors que le bordereau d'envoi ne sert qu'à transmettre des documents sans commentaires, ou
éventuellement accompagnés de prescriptions techniques sur les modalités de traitement de
l'affaire dans sa forme, le transmis, quant à lui, est à employer de préférence au bordereau
d'envoi pour apporter des précisions sur le traitement de l'affaire, sur le fond.
Le texte est impersonnel, il ne comporte pas de formule de courtoisie.
Le transmis n'est à utiliser que pour l'envoi d'un seul dossier ou d'une seule pièce importante
qui peut être envoyé à un ou à plusieurs destinataires.
31
EN-TÊTE
La présentation peut varier suivant
les organismes; on doit trouver :
- l'adresse de l'organisme émetteur
(coin supérieur gauche) ;
-=oOo=DIRECTION CENTRALE DU GENIE
SOUS-DIRECTION ORGANISATION
14, rue Saint Dominique
00453 ARMÉES
Analyse : Préparation du séminaire
des DG en RT
Référence : NE 0033/DEF/DCG/ORG
- une analyse qui est le sujet traité;
- d'éventuelles références;
- la référence ou l'intitulé du
document transmis;
Document : Liste des questions du
DCG, adressées aux DG en RT
Téléphone : 00 00 00
Télécopie : 00 00 00
Paris, le 20 juin 200_
N° 1295/DEF/DCG/ORG/INS
Clt. :
- le lieu, la date, le timbre et le
numéro de classement.
TRANSMIS
à
DESTINATAIRES
Si l'on manque de place, on peut
mettre la mention destinataires "In
Fine" et mettre la liste au verso du
transmis ou en annexe.
SUITES À DONNER
Généralement le texte précisant les
suites à donner au document
transmis figure en dessous de la
mention des destinataires.
"pour action"
DG LYON
DG BORDEAUX
CETPB PARIS
DG METZ
DG ILE DE FRANCE
DG RENNES
STBFT PARIS
"pour information"
SOUS-DIRECTION TRAVAUX
SOUS-DIRECTION INFORMATIQUE
Les organismes destinataires feront parvenir, sous présent timbre et avant le 12
juillet,
leurs réponses aux questions posées par le DCG, le texte et les illustrations de leur
exposé sous forme de tirage papier et sous forme de disquette au format PPT, ainsi
que les questions qu'ils souhaitent voir abordées au cours du séminaire.
SIGNATURE
C'est celle de l'autorité habilitée, ou
celle d'une autorité subordonnée,
Le général de corps d'armée Couthon
directeur central du génie
par ordre,
le colonel Albaret
sous-directeur organisation
REMARQUE
Le TRANSMIS
n'est pas soumis au respect
de la charte graphique.
32
217. Le message
Destiné à acheminer les prescriptions et les comptes rendus urgents, le message utilise les
moyens de transmissions rapides. Il est normalement réservé au traitement des questions dont
l'urgence ne permettrait pas de recevoir une solution en temps opportun par la voie du courrier
normal.
Le message est rédigé en style télégraphique et sous la forme impersonnelle, en excluant toute
formule protocolaire ou de politesse, même en abrégé, telle que "H.R.C.". Toute la rédaction
se fait en MAJUSCULES. (motif : absence de minuscules lors de la transmission).
Le texte du message commence au premier marquant BT et se compose d'un certain nombre
de lignes, obligatoires ou facultatives, mais qui, si elles sont rédigées, doivent se succéder
dans un ordre rigoureux.
L'ordre des lignes de l'avant texte est le suivant :
BT..........…… début du texte
obligatoire
Mention de protection ou classification
obligatoire (en toute lettres)
MCA∴……….mot clé d'attribution
obligatoire si le destinataire
se situe au niveau de l’EMA ou de l’EMAT ; sinon il est facultatif
OPS (ou EXR) baptême de l'opération ou de l'exercice
facultatif
NMR............. numéro du message
facultatif
OBJ............... objet du message
facultatif
REF............… réf. à d'autres messages ou documents
facultatif
TXT............... fin de l'avant texte
obligatoire
BT.................. fin du message
obligatoire
Le texte proprement dit :
il peut être précédé de la mention « pour », suivie de la désignation précise de(s)
destinataire(s) pour action, et/ou de la mention « intéresse » suivie de la désignation précise
de(s) destinataire(s) pour information. S'il est court, le présenter d'un seul bloc sans retour à la
ligne. S'il est long et comporte des paragraphes et des sous paragraphes, aller à la ligne à la fin
de chacun d'eux.
Les paragraphes sont signalés par les appellations traditionnelles : PRIMO, SECUNDO,
TERTIO, etc. Cette forme est la plus habituelle. Toutefois le guide interarmées pour les
rédacteurs de messages prévoit également la forme du chiffre arabe suivi d’un point de
ponctuation (1., 2., etc.).
Les sous paragraphes sont indiqués par : ALFA, BRAVO, CHARLIE (en toutes lettres).
Actuellement, la saisie des messages est le plus souvent effectuée par lecteur optique. Dans ce
cas, le message doit être présenté sous une forme particulière.
∴
La liste des mots qui suivent le marquant MCA se trouve dans le « guide interarmées pour les
rédacteurs de message ». Dans le cadre de la messagerie OTAN, il n’y a pas de mention « MCA »
mais une mention « SIC » (subject identification code) suivie d’un trigramme correspondant à la
nature de l’exercice ou de l’opération concernée. Les trigrammes qui suivent le marquant SIC se
trouvent dans l’APP3. Ils servent surtout à rechercher les documents antérieurs traitant du même
objet. En tout état de cause, il est interdit de mélanger procédure nationale et procédure OTAN.
33
Remarque : ce formulaire est destiné à être recopié par le bureau courrier pour être transmis par moyen
télégraphique; il ne sera acheminé sous cette forme que s'il est porté.
En-tête
MESSAGE
Enregistrement - G.D.H. de dépôt de réception
Le rédacteur doit seulement
cocher les cases de protection
et d'urgence. Si l'on utilise la
double urgence, la plus grande
est automatiquement attribuée
au(x) destinataire(s) pour
action.
DESTINATAIRES
Il
faut
employer
impérativement les adresses
télégraphiques
officielles,
telles qu'elles figurent dans le
recueil
des
adresses
télégraphiques "RECATEL",
sinon le message sera rejeté.
TEXTE
(Sur ce formulaire, il peut être
manuscrit)
Il
faut
se
conformer
rigoureusement à l'ordre des
lignes de l'avant texte (cf.
guide interarmées pour les
rédacteurs de messages).
Le MCA, (mot clé d'attribution)
n'est obliga-toire que pour les
messages adressés à l'EMA, à
l'EMAT ou à des organismes
de ces niveaux. Pour le MCA,
se
référer
au
guide
interarmées
pour
les
rédacteurs de messages
(listes A & B).
Le début de texte "TXT" peut
être suivi (ligne inférieure) des
précisions
concernant
l'attribution :
- "pour" = destinataire pour
action
- "intéresse" = destinataire
pour information.
Ne pas oublier le bigramme
"BT" au début et à la fin du
message.
GROUPE DATE-HEURE D'APPROBATION
Timbres : classification, protections, urgences, divers
Ne pas oublier de cocher la
protection et l'urgence (double urgence
si destinataires pour action ET pour info).
L'emploi de la double
urgence est recommandé
(S) SECRET DEFENSE
5C) CONF. DEFENSE
(R) DIFFUS. RESTREINTE
(U) NON PROTEGE
RESERVE AUX TRANSMISSIONS AU DESSUS DE CETTE LIGNE
(Z) FLASH
(O)IMMEDIAT
(P) URGENT
(R) ROUTINE
NOMINAL
AUTORITE D'ORIGINE
FROM
ECOLEM COMPIEGNE
TO (1)
DESTINATAIRES POUR ACTION
(une seule adresse par ligne)
INFO (1)
ECOLINF MONTPELLIER
DESTINATAIRES POUR INFORMATION
TERRE PARIS
On rappelle la mention
de protection cochée
dans l'en-tête
BT
NON PROTEGE
MCA FORMATION
NMR
COFAT/EEM/DE/ORG du 02 OCTOBRE 200_
OBJ / FORMATION LAVAC
REF/ MSG 2145 COFAT/EEM/DE/LDO du 10 JUILLET 200_
TXT
POUR EAI/BUREAU STAGES
INTERESSE EMAT/BPO
INSTRUCTIONS
DIVERSES
BASEGRAMME
Le numéro du message
est attribué par le bureau
courrier de l'organisme
émetteur.
Mentions (facultatives)
"pour" & "intéresse"
destinées à préciser
l'attribution du MSG
Identifiant de
début de texte
SUITE A COMTEL DE CE JOUR ET CONFORMEMENT A MSG DE REFERENCE EEM
CONFIRME :
PRIMO/
EEM DOIT ETRE DOTEE SALLES MULTIMEDIA UTILISANT LOGICIEL LAVAC.
SECUNDO/
FORMATION PREVUE 13 ET 14 DECEMBRE 200_ EST REPORTEE POUR RAISONS DE
TRANSPORT.
TERTIO/
EEM DEMANDE NOUVEAU CRENEAU 24 ET 25 JANVIER 200_ ET HEBERGEMENT POUR
DEUX PERSONNES DU 23 SOIR AU 26 MATIN.
BT ="between », identifiant
de début et de fin de MSG.
Rien au-dessus du premier;
rien au-dessous du second.
Signature et/ou cachet de l’autorité
qui a qualité pour approuver ce
message et autoriser sa
transmission. Son grade, nom et
signature doivent être déposés au
CENTRANS
QUARTO/
POINT DE CONTACT LTN ……. 821-601 0001
REDACTEUR : CNE DAVAL PNIA : 821-601-0000
SIGNE : COL XXXX
BT
Identification du rédacteur
devant permettre au
CENTRANS de le joindre en
cas de problème
34
Nom
et signature
du rédacteur
CNE DAVAL
Téléphone
00 00
Visa du chef
de service
(1) Réservé aux transmissions
VISAS DIVERS
SIGNATURE ET CACHET DE L'AUTORITE
218. La rédaction d'un message pour lecture optique
Pour être émis (techniquement) un message doit être rédigé sous une certaine forme, de
manière à être lu par un lecteur optique. Généralement le bureau courrier se charge de cette
mise en forme à partir de l'original, manuscrit ou non, rédigé par l'expéditeur. Mais celui-ci
peut aussi le rédiger directement sous sa forme lecture optique, au lieu d'utiliser le formulaire
précédent (§ 218).
Règles particulières de présentation :
- support, feuille format A4 ;
- police de caractères, COURRIER NEW – CAPITALES – 12 – GRAS ;
- marges, droite = 10mm, gauche = 20mm.
URGENCE (double urgence si destinataires pour action et pour info1) ;
GROUPE DATE HEURE = JJHHMM Z2 MOIS AN ;
FM suivi de l'adresse télégraphique de l'autorité d'origine ;
TO suivi adresse(s) télégraphique(s) autorité(s) destinataire(s) pour action3 ;
INFO suivi adresse(s) télégraphique(s) autorité(s) destinataire(s) pour information3 ;
XMT4 suivi adresse(s) télégraphique(s) autorité(s) non destinataire(s) ;
BT =signe de procédure, séparation du texte, rien d'autre sur cette ligne ;
MENTION DE PROTECTION = NON PROTEGE, DIFFUSION RESTREINTE etc. ;
MCA/ = mot clef d'attribution (obligatoire pour les adresses TERRE PARIS) ;
EXER/ ou OPER/5 = marquant d'exercice ou d'opération ;
NMR/ = numéro de message / attache de l'émetteur / mention de protection éventuelle / date
d'enregistrement au départ de l'organisme ;
OBJ/= définit de façon brève le sujet traité par le MSG
REF5 = référence(s) éventuelle(s), si nécessaire ;
TXT = signe de procédure séparant l'avant texte du texte proprement dit, rien d'autre sur cette
ligne ;
POUR5 = mention de distribution pour préciser un destinataire pour action ;
INTERESSE5 = mention de distribution pour préciser un destinataire pour info ;
BT6 =signe de procédure, séparation du texte, rien d'autre sur cette ligne.
1
– sur la même ligne
– exemple : 241330Z JAN 02 (24 janvier 2002 à 13H30Z)
3
– une seule adresse par ligne
4
– à n'utiliser que lorsqu'on emploie une adresse intentionnellement groupée (AIG), pour exclure certaines adresses
5
– facultatif
6
– le texte du message se situe entre les deux BT ; il n’y a rien en dessous du deuxième.
2
35
MESSAGE
mis en forme pour la lecture optique
ROUTINE
091454Z OCT 97
FM EQUASSINT COMPIEGNE
TO ECOLEM COMPIEGNE
GUERRE DIRSERNAT COMPIEGNE
PLACE COMPIEGNE
ECHACSOCTER COMPIEGNE
INFO ANTTEI LILLE
BT
DIFFUSION RESTREINTE
NMR/0175/43°RT/5°CIE/CPE/DR DU 09 OCT 97
OBJ/PERTURBATIONS DES RESEAUX TEI
REF/MSG 3552/DEF/DCTEI/BRD/TT DU 28 SEP 97
TXT
PRIMO/
SUITE MSG DE REFERENCE :
ALFA/ DANS CADRE PASSAGE NUMEROTATION A DIX CHIFFRES EN
NOVEMBRE 97 IL EST NECESSAIRE EFFECTUER TEST SUR CENTRAL DE
GARNISON.
BRAVO/ TESTS SERONT EFFECTUES MERCREDI 15 OCTOBRE 97 DE 18
HEURES A 20 HEURES.
CHARLIE/ AUCUN DEPART COMMUNICATION SUR RESEAU FRANCE TELECOM
NE SERA POSSIBLE DANS CETTE PERIODE.
DELTA/ RESEAU ARRIVEE FRANCE TELECOM ET RESEAU RITTER NE
SERONT PAS PERTURBES.
SECUNDO/
INFORMEZ LES ABONNES DE VOTRE FORMATION SUSCEPTIBLES D'ETRE
CONCERNES PAR CETTE PERTURBATION.
REDACTEUR: CNE LANTAINE 821-601-2112
SIGNE: COL XXXXXXXX
BT
Nom du rédacteur
CNE LANTAINE
Tél. : 2112
36
Visas divers
Copies internes :
- Chrono
- CDC
- TECH
- CRT
- Central
Signature
l'autorité
et
cachet
de
219. Le message NTX
La note télégraphique pour X (ou message NTX) est un message échangé pour raisons de
service entre officiers, chacun d'eux étant explicitement nommé.
Elle permet d'obtenir rapidement un renseignement, une précision, une donnée nécessaire à
l'élaboration d'un document, à l'étude d'une affaire, à la préparation d'une activité, etc.…
L'adresse d'un NTX doit comporter comme origine et destinataire(s) pour action ou pour
information les adresses télégraphiques des autorités sous les ordres desquelles sont placés les
officiers concernés.
Le NTX est rédigé sur une formule de message réglementaire. Le mot clé NOTEX sera rédigé
en dessous de la mention de protection ; si le NTX est adressé à une personne en poste dans
un organisme du niveau EMAT ou plus, on écrira « MCA NOTEX ». Aussitôt après le
marquant TXT, le texte proprement dit commence par une ligne comportant la mention
« NTX DU (grade nom de l'officier rédacteur) POUR (grade nom du destinataire) ».
Un message NTX peut recevoir toute mention de protection à l'exclusion de "SECRET
DEFENSE". Le degré maximal d'urgence pouvant être attribué est "URGENT".
L'officier rédacteur informe son supérieur direct avant l'envoi d'un NTX. Celui-ci n'est pas
enregistré. A son arrivée, il est remis directement, et en un seul exemplaire, au destinataire. Il
est interdit de faire référence à un NTX, dans un message d'autorité ou une correspondance
officielle.
37
Ce formulaire est destiné à être recopié par le bureau courrier pour être transmis par
moyen télégraphique; il ne sera acheminé sous cette forme que s'il est porté.
Enregistrement - G.D.H. de dépôt de réception
GROUPE DATE
HEURE
D’APPROBATION
MESSAGE
Timbres : classification, protections,
urgences, divers
REMARQUE
Ce message ne
comporte pas de
numéro d'enregistrement ni de
timbre; il ne peut
pas servir de
référence à une
autre correspondance.
Règles de
rédaction :
identiques à
l’exemple 1
L'emploi de la double
urgence est recommandé
(S) SECRET DEFENSE
(C) CONF. DEFENSE
(R) DIFFUS. RESTREINTE
(U) NON PROTEGE
RESERVE AUX TRANSMISSIONS AU DESSUS DE CETTE LIGNE
FROM
AUTORITÉ D'ORIGINE
INSTRUCTIONS
DIVERSES
NOMINAL
REGENI ILLKIRCH
BASEGRAMME
DESTINATAIRES POUR ACTION
TO (1)
(Z) FLASH
(O) IMMEDIAT
(P) URGENT
(R) ROUTINE
INFO (1)
MILFRANCE LUANDA
DESTINATAIRES POUR
INFORMATION
BRIGAGENI STRASBOURG
La mention NOTEX sera précédée de
MCA si ce type de message est adressé
à un organisme du niveau EMA ou EMAT
BT
NON PROTEGE
NOTEX
OBJ/ RELEVE CDT CENTRAL MINE ACTION TRAINING SCHOOL UNAVEM3
TXT
NTX DU LCL JANTER DU 1ER RG POUR LCL LAMINE CDT CMATS UNAVEM3
AFIN DE PREPARER RELEVE CITEE EN OBJET VOUS DEMANDE DE BIEN VOULOIR ME FAIRE
PARVENIR RENSEIGNEMENTS SUIVANTS :
PRIMO/
RENSEIGNEMENTS SUR MISSION, SUBORDINATION, MOYENS, PERSONNEL ET MATERIEL,
AMBIANCE.
SECUNDO/
CONDITIONS DE VIE : HEBERGEMENT, ALIMENTATION, HABILLEMENT, SANTE.
TERTIO/
DOCUMENTATION : CONNAISSANCES PARTICULIERES.
QUARTO/
TOUS RENSEIGNEMENTS DE SITUATION JUGES UTILES.
QUINTO/
LIAISONS, VOUS POUVEZ ME JOINDRE PAR MEME CANAL OU TEL 00 00 00 00 00.
BT
Nom
et signature
du rédacteur
Visa du chef
de service
38
Téléphone
LCL JANTER
00 00
VISAS DIVERS
SIGNATURE ET
CACHET DE
L’AUTORITE
220. La fiche de lecture
Titre de l’ouvrage
Auteur(s) - Edition
Ref. bibliothèque
Rédacteur
Date de rédaction
Titre complet de l’ouvrage
Nom(s) auteur(s) - Editeur et millésime
Le cas échéant
Grade – NOM, Prénom
Jour - mois – année
1/ L’AUTEUR:
2/ SYNTHESE DE L’OUVRAGE :
3/ ANALYSE – AVIS DU REDACTEUR :
NOTA BENE :
1. Ce modèle de fiche est celui en vigueur au cours supérieur d’état-major ;
2. la longueur normale d’une fiche de lecture est de 2 pages.
39
22. DOCUMENTS D'INFORMATION DESTINÉS AUX AUTORITÉS SUPÉRIEURES
221. Le compte rendu
Le compte rendu constitue la relation sommaire d'un fait ou d'une situation.
Il s'emploie le plus souvent pour signaler à l'autorité supérieure l'exécution d'un service ou un
fait qu’elle doit connaître sans délai.
Le compte rendu peut être rédigé :
- soit sous forme de lettre (forme personnelle) ;
- soit sous forme de rapport (forme impersonnelle).
Cependant, certains comptes rendus, propres à des faits ou à des situations déterminés, se
présentent sous la forme d'un imprimé à compléter.
Exemples : CR de punition, CR d'accident...
Les avis des autorités hiérarchiques sont consignés à la suite du compte rendu lui-même,
notamment lorsque celui-ci est rédigé sous une forme de lettre.
S'il est destiné à renseigner l'autorité sur un fait ou un événement, le CR doit être bref et
conserver un caractère de stricte objectivité, sans entrer dans les suppositions et sans faire état
de propositions ou d'interprétations personnelles de la part du rédacteur.
Il aboutit parfois à la rédaction d'un rapport.
222. Le rapport
Le rapport a pour objet la relation détaillée d'un fait ou d'une situation présentant un caractère
suffisamment important pour provoquer l'envoi d'instructions ou l'approbation de mesures
proposées.
Dans le premier cas, le rapport s'établit le plus tôt possible après que le fait ou l'événement
relaté se soit produit. Il a parfois été précédé d'un simple compte rendu.
Dans le second cas, le rapport s'établit à tout moment.
Le rapport constitue généralement la pièce essentielle d'un dossier et, comme tel, ne doit
traiter que d'une seule affaire.
Il est destiné à passer par la voie hiérarchique et son destinataire n'est pas indiqué. Les avis
des autorités hiérarchiques sont joints au rapport au cours des transmissions successives.
Le rapport est toujours rédigé sous une forme impersonnelle.
Si la forme et le contenu de certains rapports sont souvent définis par des instructions,
traditionnellement un rapport se compose toujours de trois parties, d'inégale importance :
40
- l'exposé, aussi court que possible, fait connaître le fait ou l'événement provoquant le
rapport. Toutefois, pour être complet et utile, un rapport relatant un fait grave ou un
événement important doit toujours indiquer :
- les circonstances de temps et de lieu (où et quand ?) ;
- les personnes intéressées par le fait ou l'événement (qui, à qui et avec qui ?) ;
- les causes et conditions dans lesquelles s'est produit le fait, l'événement relaté
(pourquoi et comment ?).
A sa lecture, le destinataire doit immédiatement savoir, sans ambiguïté, pourquoi un rapport
lui est soumis ;
- le développement, partie la plus longue, contient toutes les explications, toutes les
justifications, toute l'argumentation relatives au sujet traité ; il constitue le fond du rapport et
doit éclairer, convaincre ou persuader le destinataire ; dans un rapport, les sous-titres
remplacent les transitions ;
- la conclusion énonce, en termes clairs, nets et fermes les propositions du rédacteur,
déductions logiques du développement ; ces propositions doivent toujours être formulées au
conditionnel car il est sous-entendu : "si l'autorité supérieure le décide ".
223. La fiche :
2231. Définition et fonction générale d’une fiche :
La fiche est un document non régi par la charte graphique et rédigé par un subordonné à
l’attention de l’un de ses chefs pour porter à sa connaissance des éléments d’appréciation
afin de lui permettre :
- de connaître un sujet ;
- de prendre une décision de son niveau.
Une fiche est généralement suivie d’effets, selon les directives de l’autorité (ordres,
réunions, études, courriers, demandes).
Les trois règles suivantes seront toujours à l’esprit du rédacteur :
Concise sans être laconique, la fiche ne présente que des éléments du niveau du chef
et qui correspondent donc à ses préoccupations ;
Quel que soit le type de la fiche, elle nécessite toujours un travail d’analyse et de
synthèse ;
Au-delà des contraintes de forme, le rédacteur adapte sa composition à la question
posée et au contexte.
En fonction de l’objectif recherché, un rédacteur dispose de trois types de fiche :
-
la fiche de présentation, appelée aussi fiche d’analyse ou fiche navette ;
la fiche d’information ;
la fiche de propositions.
41
type de fiche
la fiche de
présentation
(ou d’analyse
ou navette)
la fiche
d’information
la fiche de
propositions
nature
Une fiche de présentation contient tous les commentaires permettant
l’exploitation d’un document mis à la lecture d’une autorité ou à sa
signature.
Dans un état-major, elle accompagne systématiquement tout document
présenté à une autorité.
Elle comporte les avis des autorités intermédiaires et, le cas échéant, ceux
d’autres services ou organismes, afin que le chef sache que tous les
services concernés ont vérifié les points qui sont de leur responsabilité, ont
apporté éventuellement leur concours à l’élaboration d’une proposition et
qu’ils sont en accord avec les tenants et les aboutissants du dossier.
La fiche d’information porte à la connaissance de l’autorité supérieure une
information dont il a besoin ou qu’il doit connaître.
Elle est rédigée à la demande d’une autorité ou de façon spontanée.
La fiche de propositions permet au chef d’exercer un choix en vue
d’ordonner des mesures d’exécution en toute connaissance de cause.
Elle est rédigée pour une autorité qui doit prendre une décision ou de façon
spontanée, lorsqu’un officier traitant est confronté à un choix qui dépasse
sa responsabilité.
2232. Forme générale d’une fiche :
La fiche est un outil de travail interne à un état-major ou à un organisme. Les modèles de
fiche seront donc différents selon ces organismes. Néanmoins, les fiches obéissent à des
règles usuelles d’écriture.
¾ C’est un document entièrement rédigé, de façon claire, complète et précise, dans
lequel le style télégraphique est banni. La forme – écriture, syntaxe, orthographe – est
soignée mais le style reste simple et direct. Les transitions sont inutiles ; les
conclusions de fin de parties ne sont rédigées que si elles apportent un peu de clarté au
texte, sans le surcharger inutilement. Les pages sont numérotées sous la forme :
numéro de page / nombre total de pages.
¾ Toutes les formes de style qui peuvent aider à la compréhension ou à la bonne lecture
de la fiche peuvent être utilisées – numérotation de paragraphes, retraits, polices de
caractères particulières – mais en limitant l’utilisation des caractères gras et soulignés
aux titres et à quelques mots au maximum.
¾ Le style d’une fiche est toujours impersonnel. Au lieu de notre brigade, il faudra
écrire la Xe brigade.
2233. Confidentialité d’une fiche :
Une fiche, rédigée à une date donnée pour répondre à un besoin précis et dans un contexte
particulier, n’engage que son rédacteur tant qu’elle n’est pas annotée par l’autorité
supérieure.
42
Lorsqu’une fiche revient annotée par une autorité, elle ne peut plus sortir du service,
bureau ou organisme du rédacteur sans l’accord formel de l’autorité qui l’a annotée en
dernier ressort.
2234. Description des différents types de fiche :
La fiche de présentation :
C’est un document dont le modèle est imposé par l’organisme qui l’utilise. Elle
accompagne systématiquement tout document présenté à une autorité, sous la forme d’une
chemise imprimée au recto.
Une fiche de présentation contient toutes les explications permettant l’exploitation d’un
document mis à la lecture d’une autorité ou à sa signature (ne pas oublier les notes ou
documents de référence). Outre le commentaire du rédacteur, nommément désigné,
doivent apparaître l’objet du dossier, la date de rédaction, la liste numérotée de tous les
documents contenus dans la chemise, un numéro d’enregistrement et d’autres références
éventuelles.
Le commentaire du rédacteur est libre mais il doit préciser le but de la fiche (lecture ou
signature) avec une formule du type est proposé à la lecture (ou signature) de.
La fiche de présentation comporte des cases destinées à recevoir les visas et les
commentaires éventuels de toutes les autorités intermédiaires entre le rédacteur et
l’autorité destinatrice et, au besoin, d’autres personnes concernées par le sujet mais non
reliées entre elles par des liens directs de subordination. Chaque signataire est responsable
de la transmission du dossier au signataire suivant, dans des délais convenables. En cas
d’urgence, il est conseillé au rédacteur de suivre le cheminement du dossier afin qu’il
n’arrive pas avec du retard sur le bureau du chef. Cette étape ultime de validation, avant la
présentation au chef, ne doit en principe plus remettre en cause l’essentiel du dossier. Elle
fait suite à un travail de fond coordonné par le rédacteur, au sein du même service et avec
d’autres services, et dont le but est de trouver un consensus entre toutes les parties
prenantes, et donc une proposition qui soit acceptable par le chef.
L’ensemble des avis apporte au chef la certitude que tous les services concernés ont
vérifié les points qui sont de leur responsabilité, ont apporté éventuellement leur concours
à l’élaboration d’une proposition et qu’ils sont en accord avec les tenants et les
aboutissants du dossier. Ils peuvent apporter une précision ou un commentaire sur certains
points auxquels ils attachent une importance, mais sans remettre en cause le dossier.
La dernière case est prévue pour l’autorité destinatrice en dernier ressort, afin qu’elle
puisse déposer son visa accompagné éventuellement d’un commentaire. Ce commentaire
doit être considéré, le cas échéant, comme un ordre d’exécution.
Lorsque plusieurs documents sont insérés dans la chemise, des marquants numérotés sont
apposés sur chaque document afin que l’autorité puisse en prendre plus facilement
connaissance. De même, lorsqu’une signature est requise sur un document, un marquant
est positionné sur le document à côté de l’endroit à signer.
Lorsque de nouveaux dossiers, correspondant au même « objet », seront présentés à
l’autorité, une copie de l’ensemble des dossiers précédents – l’historique de l’affaire –
devra généralement accompagner en pièce jointe le nouveau document.
43
Exemple de fiche de présentation :
Fiche de présentation
La longueur du commentaire
n’est pas ici significative.
Elle peut aller de 3/4 lignes
à une demi-page.
(n° d’enregistrement)
DPMAT – Bureau études générales
Rédacteur : CDT DUPONT
OBJET :
Diplôme d’état-major
PIECES JOINTES :
1. circulaire n°XXXXXXXX
2. fiche proposée à la lecture du général directeur
commentaires : vvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvv
vvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvv
date et signature
Chef de section B : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
date, tampon + signature
Chef de bureau : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
date, tampon + signature
2
Général directeur :
sssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssss
ssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssss
ssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssss
gd
10/11/02
XXX
La fiche d’information :
Le format de la fiche d’information est libre. Il dépend essentiellement du type
d’information transmis - devoir universitaire dans une analyse/synthèse de document,
devoir narratif pour relater un événement ou encore « brève » journalistique pour une
information très succincte.
D’une manière générale, cette fiche est concise, une ou deux pages en général, et elle
permet à l’autorité de prendre connaissance très rapidement d’une information.
Cette fiche a aujourd’hui tendance à disparaître au profit de la messagerie électronique,
qui se prête à une transmission concise et rapide de l’information, tout en permettant de
toucher simultanément de nombreuses personnes. L’utilisation de la messagerie n’exclut
pas le respect de la voie hiérarchique.
La fiche de propositions :
La fiche de propositions est un document qui permet au chef d’exercer un choix, en vue
de décider des mesures d’exécution en toute connaissance de cause. Cette fiche est rédigée
comme une véritable démonstration, qui fait suite à l’étude approfondie d’un problème.
Tous les aspects du problème doivent être analysés en totalité et avec objectivité. Tout en
respectant impérativement les orientations reçues de son chef, la fiche de propositions
44
1
impose néanmoins au rédacteur un engagement affirmé quant au choix qu’il préconise.
L’option proposée doit résulter d’une démonstration logique.
Une fiche de propositions prendra donc l’aspect d’une argumentation dont la forme la plus
complète peut être la suivante :
Organisation d’une fiche de propositions complète :
C’est le canevas de fiche utilisé à l’École d’état-major.
Introduction :
L’introduction est brève mais doit comprendre trois paragraphes :
- le préambule : qui précise l’objet et le problème posé, le replace dans son
contexte et rappelle, si besoin est, les échéances et les limites ;
- l’idée maîtresse, qui expose la réponse du rédacteur ;
- l’annonce du plan, qui présente l’organisation du corps de la fiche. Ce plan
sera ensuite scrupuleusement respecté.
Chaque partie comprend ensuite une idée directrice (ID) et des arguments (idées
secondaires ou IS).
Première partie :
Cette partie est en général consacrée à l’exposé détaillé de la situation, de l’historique
de l’affaire et du problème à résoudre.
-
Bref descriptif de l’ID 1. Sa forme concise, rédigée éventuellement sous forme
de titre, ne laissera pas de doute au lecteur.
sous partie 1 (IS1) ;
sous partie 2 (IS 2) ;
sous partie 3 (IS 3) ;
-
Conclusion (éventuelle) de la première partie.
Deuxième partie :
Dans cette partie, le rédacteur décrira toutes les solutions réalisables (cf. MRG).Elles
sont généralement exposées de la moins avisée à la plus judicieuse. Les solutions
envisageables (infaisables ou ne correspondant pas aux buts recherchés) ne sont pas
présentées, sauf si le rédacteur juge que le chef doit savoir pourquoi elles ont été
écartées. Elles peuvent alors être rapidement traitées dans le premier paragraphe de
cette partie.
Chaque solution est caractérisée par un numéro, un titre et une description synthétique,
avec emploi possible du soulignement ou de caractères gras.
Au-delà de trois solutions, il faudra systématiquement privilégier un regroupement
par grands types de solution, chaque type étant défini par un critère très différencié
et subdivisé en une ou plusieurs solutions qui peuvent être numérotées1:
_____________________________
1
Dans cet exemple, le nombre de types de solutions et de solutions n’est pas significatif ; il peut aussi exister des
variantes de solutions, qui seront appelées par exemple S121 et S122 pour la solution S12).
45
S1 : titre1 ;
description du type de solution ;
S11 : titre de la solution
description, avantages2; inconvénients3; risques; commentaires éventuels.
S12 titre de la solution ;
description, avantages ; inconvénients ; risques; commentaires éventuels.
S2 : titre,
description de la solution ;
S3 : titre ;
description du type de solution ;
S31 : titre de la solution ;
S32 : titre de la solution ;
Troisième partie :
Elle est consacrée à l’avis du rédacteur (ou du bureau). Il s’agit de mettre en avant la
solution préconisée par rapport à certains critères choisis par le rédacteur ou imposés
par son chef en démontrant que :
o ses avantages sont supérieurs à ceux des autres solutions ;
o ses inconvénients seront aisément corrigés ;
o ses risques sont les plus faibles et peuvent être limités ou évités en prenant
certaines mesures.
La solution préconisée par le rédacteur correspond évidemment à l’idée maîtresse.
Cette partie doit donc être cohérente avec tout ce qui précède. Il s’agit de convaincre le
lecteur du bien-fondé de cette solution au nom de facteurs déterminants, sans refaire
l’inventaire des avantages déjà cités plus haut. Dans le même ordre d’idée, le rédacteur
ne cherchera pas à cacher ou à minimiser hypocritement les risques et inconvénients
de la solution qu’il prône : son chef doit pouvoir décider en toute connaissance de
cause.
Conclusion :
Le rédacteur agit alors comme si sa proposition était validée. Il présente à son chef les
suites à donner (calendrier, courriers, réunions, décisions, demandes, interventions,
etc.). Si les délais d’action sont courts, il propose à sa signature (en pièces jointes) les
premiers documents induits par la solution choisie.
Ce paragraphe « conclusion » n’est pas obligatoirement requis, notamment si la 3e
partie est suffisamment claire. Elle se substitue alors à la conclusion et les suites à
donner sont alors présentées en fin de 3e partie.
____________________________
1
Le titre est une description synthétique avec emploi possible du soulignement ou de caractères gras ; le type de
solution ou la solution doit être ensuite caractérisé plus finement en une phrase dès le début du paragraphe.
2
Souligner ce qui fait l’intérêt de cette solution, en se plaçant toujours au niveau de son chef.
3
Les définitions des risques et des inconvénients sont celles utilisées dans le raisonnement tactique. Il faut
considérer comme risque un événement aléatoire dont la survenue peut remettre en cause la réalisation de la
solution ; l’inconvénient est une contrainte inéluctable qui impose de prendre des mesures immédiates.
46
Organisation d’une fiche de propositions simplifiée :
Ce modèle de fiche de propositions simplifiée est utilisé pour exposer des
problèmes simples, sur une ou deux pages. À des fins pédagogiques, au cours du
stage d’EM, la fiche de propositions sera le plus souvent rédigée selon le modèle
« complet » décrit plus haut.
(NB : certaines consignes d’ordre général données plus haut ne sont pas répétées ici)
Introduction :
L’introduction est plus complète que précédemment. Elle comporte l’exposé détaillé
de la situation, de l’historique de l’affaire et du problème à résoudre qui se trouvaient
auparavant dans la première partie. L’idée maîtresse est sans changement. Le plan ne
comportera plus que les différentes solutions possibles.
Corps de la fiche :
Le rédacteur décrira toutes les solutions réalisables1. Les solutions jugées
irréalisables (infaisabilité, grande complexité, risques très importants) par le rédacteur
ne seront en principe pas présentées. Les solutions sont généralement exposées de la
moins avisée à la plus judicieuse.
(NB : Dans l’exemple ci-dessous, le nombre de solutions n’est pas significatif)
S1 : titre ;
description ; avantages ; inconvénients ; risques, commentaires.
S2 : titre ;
S3 : titre ;
Conclusion/avis :
La conclusion est consacrée à l’avis du rédacteur (ou du bureau). Il s’agit de reprendre
la solution préconisée en la comparant aux autres solutions.
Il est important de convaincre le lecteur du bien-fondé de cette solution. La solution
préconisée correspond à l’idée maîtresse et le choix doit donc être cohérent avec
l’analyse qui précède.
Le rédacteur agit alors comme si sa proposition était validée. Il présente à son chef les
décisions, demandes et interventions nécessaires. Si les délais d’action sont courts, il
propose à sa signature (en pièces jointes) les premiers documents induits par la
solution choisie.
__________________________________
1
Si le nombre de solutions est supérieur à trois, il faudra là aussi privilégier un regroupement par grand type de
solutions, chaque type étant défini par un critère très différencié et subdivisé en une ou plusieurs solutions qui
peuvent être numérotées.
47
Exemple de modèle de fiche d’information ou de proposition :
COMMANDEMENT DE LA FORMATION
DE L’ARMEE DE TERRE
Compiègne, le 17 août 2004
N°
/EEM/CP/ groupe X
ECOLE D’ETAT-MAJOR
Rédacteur : CNE XXXXX
FICHE
à l’attention du commandant des promotions
OBJET:
Synthèse d’évaluation du module INFRA.
RÉFÉRENCE (S):
Dossier infrastructure de l’EEM.
ANNEXE (S):
……..
PIÈCE (S) JOINTE (S):
…….
1/ 3
48
laisser une
marge d’au
moins 4 cm
à droite ou à
gauche
(annotations
du chef).
224. Le procès-verbal
Un procès-verbal est :
- soit le constat d'activité d'une commission, d'une réunion, etc. ;
- soit la narration en forme authentique dressée par une autorité ou personne ayant qualité
pour le faire, de ce qu'elle a fait ou constaté dans l'exercice de ses fonctions.
Il est rédigé sous forme impersonnelle. Le procès-verbal doit enregistrer fidèlement les
différentes opinions et être extrêmement précis sur les faits (date, heure, circonstances, etc.).
Le procès-verbal est signé personnellement par son auteur. Si plusieurs personnes participent
à son élaboration, elles apposent chacune leur signature en bas du document. L'une de ces
personnes, appelée "rapporteur", est, en ce cas, responsable de la rédaction et de
l'acheminement.
225. Les états et situations
Ils constituent des pièces à but statistique. Il s'agit, en règle générale, d'une énumération faite
sous la forme globale ou détaillée :
- de personnel ;
- de matériels, d'indications techniques, etc.
De formes et de modèles variés, ils se présentent généralement sous l'aspect d'imprimés à
compléter.
23. DOCUMENTS DESTINÉS AUX AUTORITÉS SUBORDONNÉES
231. La décision
La décision est l’expression écrite de la volonté d’une autorité dans un domaine précis relatif
à l’organisation ou à l’administration, ou concernant le personnel.
Elle se réfère normalement aux textes sur lesquels elle est fondée.
Elle peut être prise sous forme de lettre ou de note ; si elle porte le titre de décision, elle est
présentée dans la même forme générale que la note.
232. La note de service
Elle a pour objet de permettre à une autorité de donner, sur une question déterminée, ses
instructions à une ou plusieurs autorités subordonnées.
C'est un document intérieur à une unité ou un service.
Rédigée sous la forme impersonnelle, la note de service ne traite que d'un seul objet. Sa
présentation générale est celle de la note.
49
NOTA : au sein d'une grande unité, l'usage prévaut parfois de traiter sous forme de
"note de service" une activité intéressant l'ensemble des régiments ou organismes
subordonnés (exemple : organisation d'un séjour en camp).
Le document réglementaire à employer dans ce cas est la NOTE. Cette note s'apparente à un
ordre d'opérations. Comme lui, elle définit les buts à atteindre, les modalités pour y parvenir,
les limites dans lesquelles s'exerce l'initiative du subordonné. Elle est d'autant plus détaillée
qu'elle s'adresse à un échelon moins élevé de la hiérarchie.
233. L'instruction et la circulaire
Elles ont pour objet de fournir aux exécutants les prescriptions relatives à l'application des
lois, ordonnances, décrets, arrêtés.
L'instruction est un document de caractère général et permanent contenant des prescriptions
d'orientation en vue d'une action déterminée. Elle fixe le but à atteindre, expose la pensée
générale ou les intentions du chef et donne aux subordonnés les indications qui leur sont
indispensables pour agir conformément à ces intentions.
La circulaire est un document de portée plus limitée que l'instruction et à caractère
généralement temporaire.
Exemple : instruction générale sur la notation et circulaire annuelle d'application.
Ces documents ont une présentation identique à celle de la note. Toutefois, le titre "note" est
remplacé par "instruction" ou "circulaire" et suivi de "relative à...".
234. La directive
La directive est utilisée par les échelons élevés du commandement pour exprimer aux
subordonnés les buts à atteindre et les idées fondamentales devant guider leur action.
235. La notification individuelle
La notification est un document transmis, en principe, par la voie hiérarchique, à un individu,
pour l'informer d'une décision qui l'intéresse à titre personnel.
Lorsque cette décision est susceptible de donner lieu à un recours contentieux, la mention
suivante figure sur la notification individuelle :
"Prière de faire notifier cette décision à l'intéressé qui devra en délivrer, daté et signé, un
récépissé qui sera joint au dossier".
Si l’intéressé ne veut ou ne peut signer, l’autorité chargée de la notification doit établir un
compte rendu.
50
3 - RÉDACTION ET PRÉSENTATION DES DOCUMENTS
31. PRINCIPES
La rédaction d'un document répond à un but précis :
- expression d'une demande ;
- exécution d'une décision ;
- satisfaction d'une demande.
Elle vise l'obtention d'un résultat concret et doit donc être efficace.
L'efficacité en la matière s'obtient par :
. le choix approprié du type de document support de la communication (lettre, note,
message...) ;
. la détermination des degrés d'urgence et des destinataires, de manière à assurer la diffusion à
tous les organismes qui ont à en connaître ;
. la rédaction claire et précise du texte.
La rédaction est une affaire personnelle. Cependant, le style de correspondance militaire obéit
à certaines règles que l'officier traitant doit respecter. Il devra également choisir un plan
logique pour développer son argumentation ou son exposé des faits et des idées.
Les quelques conseils pratiques donnés ci-après devraient l'y aider.
32. PRÉSENTATION MATÉRIELLE
La présentation obéit à des règles différentes selon qu'il s'agit d'un document manuscrit ou
d'un document dactylographié.
321. Document manuscrit
Les règles de présentation en vigueur avant la publication de la charte graphique demeurent
applicables (cf. J. BLONDEL : correspondance militaire et relations publiques, éditions
LAVAUZELLE).
322. Règles de présentation du TTA 117
La présentation matérielle des documents dactylographiés obéit aux dispositions définies dans
la « charte graphique » (TTA 117) voir annexe II.
Le TTA 117 instaure des règles rigoureuses en matière de :
- Logotype, sa présentation en couleur, ses couleurs d’impression, sa présentation
sur fond de couleur ou en une seule couleur, sa présentation en noir et blanc, sa
typographie.
-
Edition, voir en annexe II les documents et objets concernés ainsi que leurs règles
de présentation.
51
-
Signalétique, les entrées de casernes ou de quartiers, les enseignes, les banderoles
et les véhicules.
Ces règles sont impératives et doivent être appliquées avec rigueur. Il est, en particulier,
interdit de mélanger les types de présentation, de prendre des libertés avec les proportions et
les emplacements du ou des logos et emblèmes autorisés. Il est possible d’appliquer ces règles
de présentation à des documents qui ne figurent pas dans la liste des documents concernés ;
toutefois cela doit se faire dans le plus strict respect du TTA117.
33. STRUCTURE GÉNÉRALE D'UN DOCUMENT *
Un document est constitué d'un en-tête, d'un corps et d'un final.
331. L'en-tête
- L'attache : désignation et adresse de l'organisme d'origine (et le plus souvent le numéro de
téléphone du service), au-dessus de l'attache éventuellement, les initiales du rédacteur
ainsi que la date de frappe. Elle se place soit dans l'angle supérieur gauche du document
(document interne), soit selon les règles définies par la charte graphique ;
- Le lieu d'origine et la date de signature s'inscrivent soit en haut et au centre du document
(charte graphique), soit en haut et à droite du document ;
- Les numéros d'enregistrement et de classement (et la classification de sécurité s'il y a lieu)
en dessous du lieu d'origine et de la date de signature ;
- La suscription (le général... à...) pour une lettre, ou le titre (note de service, note express...)
pour les autres documents ;
- Le degré d'urgence (pour les messages seulement).
Nota : bien qu’il n’existe pas de règle officielle régissant la construction des attaches pour
l’enregistrement du courrier, l’usage fait apparaître que :
* Les états-majors du niveau EMAT, directions des services ou des personnels (DCMAT, DCCAT,
DCTEI, DCG, DPMAT) débutent leur attache par DEF/…
Ex. : DEF/EMAT, DEF/DCMAT,…,
* Les états-majors du niveau CoFAT, CFAT, CFLT, RT, débutent leur attache d’enregistrement par
leur acronyme.
Ex. : CFAT/…., CFLT/…., CoFAT/….
* Les organismes qui leurs sont subordonnés directement font apparaître cette subordination dans leurs
attaches.
Ex. : CoFAT/EEM/…, CFAT/BB2/…, CFLT/BL1/…
* Enfin, au niveau des régiments, seul l’échelon immédiatement supérieur sera éventuellement
rappelé.
Ex. : BL1/1er RMAT/CDT/…
332. Le corps
Il comprend :
- l'objet: le même libellé est normalement maintenu lorsqu'il y a échange de
correspondances; éviter les sigles dans l'objet d'un document (ou en donner la
signification) ;
- les références : elles permettent d’établir la filiation générale d’un texte et de préciser les
noms des documents à l’origine de faits ou de règles mentionnés dans ce texte. Tous les
documents cités dans un texte doivent être référencés.
T*
Ce paragraphe s'applique plus particulièrement à la lettre, qui constitue le document le plus élaboré
de la correspondance militaire. Néanmoins, les prescriptions données sont applicables à l'ensemble
des documents, aux adaptations nécessaires près.
52
Une référence est définie par un type de document (texte réglementaire, lettre, message,
note…), un numéro d’enregistrement, une date.
Parfois, la référence est simplement une communication téléphonique ou une réunion.
Les lois et textes réglementaires sont indiqués avant les autres documents, dans l’ordre
hiérarchique1 suivant : lois et ordonnances, décrets, arrêtés, instructions, circulaires,
notes…Lorsqu’il y a plusieurs textes d’importance semblable, ceux-ci sont inscrits dans
l’ordre chronologique de parution, du plus ancien au plus récent. Les références sont
numérotées 1, 2,…
Dans les lettres personnelles, la référence est introduite normalement par l’adjectif
possessif « votre » ou « notre » suivi de la nature du document et de la date.
On peut trouver aussi :
-
l’indication des annexes : les annexes contiennent ce que le rédacteur n'a pas voulu mettre
dans le corps du document pour éviter de surcharger inutilement sa démonstration ou sa
présentation, mais elles font partie de ce dernier. Il s’agit de trouver un équilibre entre le
corps du document et les annexes pour que l’argumentation soit concise tout en restant
suffisamment probante. Tout développement à caractère technique ou de détail, qui n’est
pas nécessaire à la compréhension générale d’un texte d’un document, doit donc en
principe figurer dans une annexe, annoncée et repérée au cours du texte.
Ces annexes portent en entête le même numéro d’enregistrement que le corps du
document. Elles sont répertoriées à l'aide de chiffres romains (ex : annexe II à la note de
service n° ...du ...) ; l'appellation appendice est réservée aux annexes d'annexes ; les
appendices sont numérotés d'un chiffre romain (celui de l'annexe) et d'un chiffre arabe
(exemple : appendice II/3).
-
l'indication des pièces jointes : ce sont des documents ou des extraits de documents,
distincts du document principal (numéro d'enregistrement propre). Ces pièces regroupent
certains documents utilisés dans l’argumentation2 et dans lesquels l’autorité peut
rechercher certaines précisions.
Il convient de mentionner leur nature (lettre, note, tableau...), voire l’extrait présenté
(chapitres, paragraphes, pages…). Dès qu’il y a plusieurs pièces jointes, elles sont
numérotées à l’identique des références : 1, 2,…
Si l’un des documents joints est déjà cité en référence, il convient de le citer à nouveau en
précisant le nom du document (lettre, note …) de Xe référence et l’extrait présenté.
Cas particulier des pièces présentées à la signature du chef :
En général, une pièce proposée à la signature est introduite par une fiche de présentation qui
la présente et qui collecte les différents avis hiérarchiques des autorités situées entre le
rédacteur et l’autorité signataire.
______________________________________________________________________________
1
Par exemple, un décret précise toujours les conditions d’application d’une loi ou en précise les termes et les limites. Il
fait donc lui-même référence à une loi. Il en va de même des autres textes qui se réfèrent toujours à un texte de portée
supérieure.
2
Ainsi, un texte peut être cité en référence mais seule sa partie utile sera jointe si elle est nécessaire à la compréhension
du texte ou si ce point doit être vérifié au besoin par le destinataire du document.
53
Cette fiche de présentation comporte donc en pièce jointe le document proposé et
éventuellement une fiche d’explication. Cette fiche fait partie intégrante du dossier de
présentation et elle n’intègre donc pas le document proposé à la signature dans une annexe ou
une pièce jointe.
Il se peut qu’une pièce proposée à la signature soit introduite uniquement par une fiche de
proposition. Dans ce cas, la fiche intègre le document proposé en pièce jointe.
333. Le final
Ce terme recouvre :
- l'attache de signature : grade (grade et appellation pour un officier général), nom et
fonction de l'autorité émettrice du document, sauf si cela figure déjà dans la suscription
(lettre). Dans le cas où l'autorité ne signerait pas elle-même le document, l'attache de
signature de cette autorité doit être suivie de celle du signataire effectif, agissant par ordre;
-
la signature et l'empreinte du timbre : la signature est toujours manuscrite ; l'empreinte du
timbre s'applique sur la signature ;
-
les destinataires : (la ville où se situe l’état-major ou l’unité destinataire peut
éventuellement être précisée si un risque d’erreur ou de confusion peut exister).
Ex : CFAT - LILLE # CoFAT – TOURS
L'indication des destinataires est une responsabilité de l'officier traitant.
Les destinataires sont :
- soit énumérés individuellement sous forme complète "Monsieur le général..." ou sous
forme abrégée : "RT Nord-Est". Il n’y a pas de règle établie, toutefois la copie sera
adressée à « monsieur le général commandant… », lorsque l’on estimera que cette copie
doit être vue par l’autorité avant d’être retransmise vers les bureaux subordonnés qui
traiteront le dossier ;
- soit indiqués collectivement, pour les messages (adresses intentionnellement groupées voir le guide interarmées pour la rédaction des messages), ou conformément au plan de
diffusion établi par l'état-major.
Remarques : ces deux modes de diffusion sont trop peu employés. Ils sont cependant
pratiques et font gagner du temps aux officiers traitants. Les utilisateurs du plan de diffusion
ne doivent pas oublier :
- de retrancher, si nécessaire, les autorités non concernées ;
- de préciser le nombre de destinataires et d'exemplaires.
Exemple : "diffusion A4 moins CDEF (28 destinataires)".
Les destinataires d'un document peuvent être concernés :
- "pour action" (messages, notes, notes express) ou "pour exécution" (notes de service,
bordereaux d'envoi) ;
- "pour information" (tous documents) ;
- "à titre de compte rendu" (lettres, notes, notes de service...).
54
Les destinataires "pour action" sont toujours placés avant les destinataires "pour information".
Les bureaux de l'état-major destinataires d'un document sont normalement regroupés sous
l'inscription "diffusion intérieure".
NOTA : l'EMAT diffuse chaque année une note relative aux mentions des destinataires de
tous les documents autres que ceux faisant l'objet d'une normalisation.
34. LE STYLE
341. Généralités
Destinée à exprimer les avis, les demandes ou les directives du commandement et d'une
manière générale à provoquer l'action, la correspondance militaire du temps de paix, tout
comme les ordres et comptes rendus du temps de crise ou de guerre, n'admet aucune
ambiguïté permettant des divergences d'interprétation.
Le style militaire, au service d'une pensée lucide et d'un raisonnement rigoureux, doit traduire
avec CONCISION, CLARTE et PRECISION la volonté du chef qui a décidé et qui, par sa
signature directe ou par délégation, est responsable.
CONCISION
Elle consiste à :
- éviter les descriptions en recourant à l'emploi de tableaux, histogrammes, graphiques,
schémas, croquis, cartes renseignées, etc. ;
- faire des phrases courtes - sujet, verbe, complément - en limitant les propositions
subordonnées, les incidentes, les appositions.
CLARTÉ
Elle s'obtient par la construction d'un plan logique, la simplicité de la sémantique et une
présentation soignée du document.
PRÉCISION
Elle consiste à employer les mots dans leur sens exact. L'officier traitant doit disposer à portée
de la main d'un dictionnaire et d'un répertoire personnel :
- de terminologie militaire ;
- des sigles les plus fréquemment usités dans son domaine ;
- des expressions ou formules d'usage courant.
Tous les mots d’un texte, en particulier les adjectifs qualificatifs, doivent être pesés et le
rédacteur doit être capable de justifier chacun d’eux.
342. Quelques conseils
- Employez le mot juste
Limitez l'emploi des superlatifs (« dans les plus brefs délais » par exemple) ou de certains
mots employés à tort et à travers, par exemple « au niveau de » qui peut être remplacé selon
55
les cas par « dans le domaine de », « en matière de », « en ce qui concerne » ou « au plan de »
qu'il vaut mieux remplacer par « sur le plan de ».
- Préférez la simplicité à l'originalité et aux effets de style
Mieux vaut répéter un mot au sens bien précis que de tenter de le remplacer par un synonyme
approximatif ou une périphrase hasardeuse. Evitez les expressions faussement élégantes ou à
la mode en usage dans le langage des médias, mais qui reflètent plus la cuistrerie que la
culture, comme :
- « attacher de l'intérêt (ou du prix) à »;
- « en tant que de besoin »;
- « en charge de... », au lieu de « chargé de » ;
- l’élément « incontournable », pour « inévitable », « indispensable » ou « obligé » ;
- « opportunité », pour « occasion ».
Évitez aussi le plus possible les mots ou expressions de jargon (militaire ou civil) à prétention
savante ou technique, lorsqu’ils sont utilisés hors du contexte technique ou scientifique pour
lequel ils ont été créés. Il en existe beaucoup et ils sont en usage dans certains organismes
militaires, de préférence de haut niveau. C’est pourquoi il vaut mieux les employer avec
prudence et modestie quand on n’appartient pas à ces organismes.
Bannissez les tournures et expressions étrangères dont on peut généralement trouver
l’équivalent français.
Employez le présent (de narration) ou le passé composé, de préférence au passé simple
toujours délicat à utiliser. Pour ce qui est de l’emploi du subjonctif, limitez-vous au présent de
ce mode, peu usité et très littéraire.
- Restez toujours objectif et courtois
Il ne faut affirmer que des choses dont on est sûr et que l’on peut prouver. Si l'on n'est pas
certain des faits que l'on avance, il vaut mieux utiliser le conditionnel, le verbe "sembler" ou
des expressions comme : "sous réserve de vérification".
Il faut, par ailleurs, proscrire les qualificatifs désagréables ou excessifs (stupide, absurde,
farfelu, etc.) et les remplacer par des phrases comme : "il (me) paraît préférable" ou "il (me)
semble inopportun", etc.
La brutalité d'un refus peut être tempérée par des expressions telles que : "il ne m'est pas
possible, dans les circonstances actuelles, de..." ou "je ne manquerai pas, dès que les
circonstances le permettront, de...".
- Marquez correctement la ponctuation
La ponctuation peut changer le sens d'une phrase et permet souvent d'éviter les équivoques.
L'expérience montre notamment :
-
56
que la virgule est employée avec excès ; il est rappelé qu'il n'y a normalement pas de
virgule entre le verbe et son sujet. Concernant les conjonctions de coordination, les règles
d'usage distinguent les coordonnants purs (et, ou, ni) et les autres conjonctions (mais,
donc, or, car). Les premiers se passent habituellement de la virgule, sauf lorsque le
rédacteur entend mettre en relief le segment de phrase suivant. Les autres coordonnants,
en revanche, sont fréquemment précédés (mais, donc, car) ou suivis d'une virgule (or) car
ils marquent un lien logique entre les deux segments coordonnés ;
-
que, pour la clarté du texte, la mise entre parenthèses de longues propositions est à éviter.
- Respectez l'orthographe
Une orthographe exacte est la première règle à respecter par l'officier traitant. Un dictionnaire
orthographique est l'outil indispensable à garder à portée de main.
35. LE PLAN
Tout document (lettre, message, note, fiche...), même le plus simple, doit être rédigé selon un
plan logique. Il n'y a pas de plan type, mais le tableau ci-après donne un modèle qui peut
s'adapter à un grand nombre de cas :
2e PARTIE (plus ou moins
1re PARTIE
3e PARTIE
développée selon la
complexité du sujet)
PROPOSITIONS
DÉVELOPPEMENT
CONSTAT
(exposé de la situation, nature (données du problème...,
avantages, inconvénients)
du problème)
ou PRESCRIPTIONS
ou DISCUSSION
ou OBJET
envisageables, ou DÉCISION
(de la demande, du compte (solutions
thèses - antithèses...)
rendu)
ou MODALITÉS
ou BUT
(de la décision, de la réunion) (de déroulement,
d'exécution)
CONCLUSIONS
Certains documents peuvent ne comporter que la 1re et la 3e partie. Dans tous les cas, cette
dernière doit être rédigée avec une particulière clarté car elle "engage" le signataire.
En résumé, le destinataire du document suivra facilement la pensée du rédacteur si :
- le plan est annoncé ;
- le texte est aéré et disposé en harmonie avec le plan ;
- les paragraphes et alinéas sont numérotés ou mis en évidence lors de la dactylographie ;
- les développements techniques ou les analyses détaillées sont traités en annexes et
appendices (tableaux, énumérations, listes, etc.).
57
36. MOTS ET EXPRESSIONS D'USAGE COURANT
361. Expressions utilisées pour faire connaître un fait ou une idée, adresser une
demande ou une proposition
LE SUPÉRIEUR
Fait connaître
Porte à la connaissance
Informe (1)
Fait observer
Fait remarquer
L'ÉGAL
Fait connaître
Porte à la connaissance
Informe (1)
Fait observer
Fait remarquer
LE SUBORDONNÉ
Rend compte
Expose
Soumet (à l'appréciation)
Attire l'attention
Attire l'attention
Appelle l'attention
Prescrit
Demande de bien
vouloir (2)
Demande de bien vouloir
Demande de bien vouloir
Sollicite (3)
Propose (4)
Suggère (5)
Propose (4)
Suggère (5)
362. Expressions utilisées pour adresser un document
LE SUPÉRIEUR
L'ÉGAL
LE SUBORDONNÉ
Adresse
Adresse
Adresse
Envoie
Envoie
Fait parvenir
Retourne ou renvoie
Retourne ou renvoie
Adresse en retour
Transmet
Transmet
Transmet
_________________________
(1) L'expression "me tenir informé" est maladroite et doit être évitée ; préférer selon les cas,
"me tenir au courant", "me rendre compte" etc.
(2) La formule très impérative "vouloir bien" doit être réservée aux correspondances signées
personnellement par une autorité ; elle n’est pas directement associée à la locution « j’ai
l’honneur de... ».
(3) Verbe à réserver pour les demandes à caractère personnel constituant une faveur. A éviter
dans la correspondance administrative pour répondre à une demande (ex : "vous avez sollicité
l'attribution d'un véhicule").
(4) Si cette proposition est de son ressort.
(5) Si l'objet de la proposition dépasse ses responsabilités propres.
58
363. Expressions utilisées pour indiquer l'urgence
LE SUPÉRIEUR
L'ÉGAL
LE SUBORDONNÉ
Dans les meilleurs délais 1
Dès que possible
Dès que possible
Dès que possible
Le plus tôt possible
Le plus tôt possible
Le plus tôt qu'il (vous)
Toutefois il demeure préférable de préciser les dates auxquelles sont demandées les réponses
ou entrent en application les décisions.
37. PRESCRIPTIONS PARTICULIÈRES
371. Emploi des capitales ou majuscules
De nos jours, les capitales ou majuscules sont utilisées de façon abusive.
En ce qui concerne les documents réglementaires qui doivent normalement être insérés au
bulletin officiel, il faut de se reporter à l’annexe II de l’instruction
n°12820/DEF/DAG/CP/BO du 24 mai 1988.
En ce qui concerne la correspondance militaire en général, il est conseillé de se reporter à un
manuel de grammaire. Des exemples sont donnés en annexe III du présent mémento (pages
70 à 72).
372. Forme personnelle ou impersonnelle - Emploi des pronoms "je" et "nous"
3721. Forme impersonnelle
L'usage du pronom personnel indéfini "on" est à bannir ; il convient d'utiliser la forme
impersonnelle "il m'a été rendu compte", "il a été décidé", "il a été constaté". Cette forme
indirecte doit être employée avec discernement. La forme directe lui sera, chaque fois que
possible, préférée.
3722. Forme personnelle
La correspondance militaire s'échange entre autorités ayant la responsabilité du
commandement et non entre états-majors. Il en résulte que les expressions telles que "EM/RT
Nord-Est a décidé" ou "chef B. LOG a attribué" doivent être remplacées par "j'ai décidé" ou
"le général commandant... a décidé" ou encore "la RT a attribué", etc.
Le "je" est employé quand l'autorité signataire tient à marquer son engagement personnel dans
l'affaire traitée.
________________________
1
L'expression "terme de rigueur" est à proscrire.
59
373. Divers
3731. Numérotation des paragraphes
Elle est recommandée pour les documents longs. Dans un but de normalisation, pour faciliter
les références à un passage particulier du texte, il y a lieu d'adopter une numérotation
décimale.
Exemple :
1,11, 111, 1111,…
12, 121, 1211,…
Un document volumineux (instruction) est subdivisé en titres, chapitres et articles,
comportant le cas échéant des annexes et des appendices. Les articles sont numérotés sans
discontinuité du début à la fin du document, indépendamment des titres et chapitres.
3732. Emploi des abréviations et des sigles
Les sigles et abréviations ne doivent être utilisés qu’après avoir été explicités en toutes lettres
et mentionnés une première fois entre parenthèses à la suite de l’expression. Exemple :
conseil économique et social (C.E.S. ou CES qui est également admis).
Toute abréviation (ou tout sigle) d'une appellation étrangère utilisée pour la première fois
dans le texte doit être suivie immédiatement entre parenthèses de l'appellation en toutes lettres
dans la langue et de sa traduction française en toutes lettres. Exemple : SCVP (standard
commercial pattern vehicles - véhicules de la gamme civile -).
Les titres de civilité ne s'abrègent que s'ils sont suivis d'un nom de personne ou d'une qualité
et s'ils s'appliquent à une personne autre que celle à laquelle on s'adresse (M. Durand a
accepté que... ; Mgr. Dupont présidera...). Ils ne s'abrègent ni dans les suscriptions, ni quand
on s'adresse à la personne (Monsieur le préfet du... et non M. le préfet).
3733. Écriture des nombres - Numérotation des unités
La virgule est employée dans un nombre pour séparer la partie décimale de la partie entière
(ex : 14,58 et non 14.58).
Les tranches de trois chiffres doivent être séparées par un espace blanc et non par un point ou
une virgule (ex : 14 581).
Les chiffres arabes sont seuls employés dans la numérotation des éléments constitutifs de
l'armée de terre.
3734. Dates
Les jours et les années sont écrits en chiffres arabes. Les mois sont indiqués en lettres
minuscules dans l'attache et le corps de toute correspondance (exception : messages).
Une date ne s'abrège pas en tête d'une lettre ; elle ne peut l'être qu'en référence ou en rappel
dans le corps de la lettre.
60
3735. Abréviations et symboles courants
longueur
poids
Euro
km, m, mm
t, kg
€, M€
et non pas Km ou kM ;
et non pas T ou Kg ;
Nota : seul M€ existe
(M = million et non pas méga) ;
l’abréviation officielle de minute s’écrit
min et non m ou mn ;
minute et seconde d’angle : 3’ 45’’ ;
temps
h, min, s
mesure d’angle
température
proportion
premièrement
premier (ère)
énième
confer
et cetera
idem
chapitre
numéro
page
°, gr, rad,
°C, °F, °K
5 p. 100
seuls les taux d’intérêt s’écrivent 4% ;
1°
deuxièmement : 2° ;
1er, (1re)
exemple : 1er RG ;
3e
et non 3ème ou 3ème ;
cf. ou conf.
etc. (l'orthographe "et cætera" est un archaïsme).
id.
chap.
n°.
p.
Règles :
- le symbole se place après la décimale : 0,5 m et non 0 m 50 ;
- les symboles ne prennent pas la marque du pluriel : 7 km et non 7 kms ;
- pas de point après un symbole sauf en fin de phrase.
Remarque : pour 1er, 1re, 2e... l’écriture 1er, 1re, 2e, moins conventionnelle, est cependant
admise.
38. CLASSEMENT
381. Texte de base
Instruction relative à l'organisation et à la gestion de la documentation :
N° 1/DEF/EMAT/EP/L-2/BOMA/O du 2.1.1978.
Ce texte doit être connu de tout officier traitant : il donne les règles relatives au classement et
à l'élimination des archives. Il est également un document de travail qui contient le plan de
classement et les catégories de validité.
Notamment, il est souhaitable que l'officier traitant connaisse parfaitement les numéros de
classement à apposer sur les documents de son domaine de responsabilité.
382. Le plan de classement
Ses buts sont les suivants :
- unifier les conditions de diffusion et d'archivage des documents ;
- faciliter et accélérer le tri et le classement du courrier ;
61
- diminuer le volume des archives à conserver et à entretenir ;
- provoquer l'élimination systématique des documents inutiles et périmés ;
- permettre de prendre rapidement connaissance des textes en vigueur sur un sujet donné ;
- faciliter la mise à jour de la documentation.
383. Catégories de validité
Le destinataire d'un document est informé des conditions de validité par l'autorité origine qui :
- fait précéder le numéro de classement d'une "lettre de conservation" :
. document de base : "B" ;
. document à vie indéterminée : "T" ;
. document à vie courte : "O".
- diffuse le document en utilisant un support papier d'une couleur différente pour chaque
catégorie :
•
papier JAUNE : documents de base, valables tant qu'ils ne sont pas abrogés par l'autorité
d'origine ;
exemple : instruction relative à la conduite à tenir en cas d'accident de la circulation ;
• papier VERT : documents à durée de vie indéterminée ;
exemple : directive annuelle relative à l'instruction ;
• papier BLANC : documents à vie courte ;
exemple : note de service.
62
4 - CONSEILS PRATIQUES POUR LE TRAITEMENT DES DOCUMENTS
Un document arrivant au bureau courrier d'un état-major fait l'objet d'un traitement - au sens
large - défini par le chef d'état-major : enregistrement, mise en lecture, exploitation, signature,
départ.
L'officier traitant se conformera donc aux usages de l'état-major dans lequel il sert.
Les quelques conseils contenus dans cette partie du guide n'ont d'autre but que de faciliter son
travail en lui rappelant quelques évidences ou données de bon sens.
L'expédition et la réception des documents ainsi que leur protection sont présentées en
annexes.
41. EXAMEN INITIAL
A la réception d'un document, l'officier traitant doit se poser les questions suivantes :
- quel est l'objet du document ?
- qui doit également le traiter ? (un autre bureau est-il intéressé?)
- de quel organisme émane-t-il ? voir l'attache (ou la suscription), les initiales du rédacteur
(au-dessus de l'attache), le numéro de téléphone ;
- par qui a-t-il été signé ?
. par l'autorité elle-même ?
. par un adjoint de l'autorité ? Par un chef de bureau ? La "qualité" du signataire donne
normalement une idée de l'importance attachée à l'affaire ;
- quelle (s) réaction (s) attend le rédacteur du document, et dans quels délais ?
Ces indications se trouvent le plus souvent en fin de texte. Elles permettent de connaître
l'ampleur du travail à effectuer et son urgence.
Souvent l'officier traitant est aidé par les orientations données par le chef d'état-major. En
toute hypothèse, si certaines réponses ne lui semblent pas claires, il ne doit pas hésiter à voir
son chef de section ou de bureau.
42. EXPLOITATION
Le premier examen du document étant terminé, il faut ensuite :
- le comprendre parfaitement ;
- définir les opérations à effectuer ;
- prendre en compte les éventuelles directives d’exploitation inscrites sur le document ou sur
le papillon d’enregistrement par le CEM ou le chef de bureau.
421. Compréhension du document
Trois sources d'information peuvent être consultées :
- les documents cités en référence ;
63
- le rédacteur du document : ne pas hésiter à lui téléphoner, après avoir (attentivement) lu le
texte et les références ;
- les "spécialistes", personnes des autres bureaux, des commandements des armes et des
directions des services...
Même quand il est en charge d'une affaire et considéré comme le "spécialiste" de la question,
le rédacteur doit contacter les autres bureaux et organismes qui pourraient être concernés.
Rares en effet sont les affaires qui n'intéressent qu'un seul bureau. La plupart des questions se
traitent par téléphone ou en se déplaçant.
422. Établissement d'une fiche
L’officier traitant rédige une fiche adaptée au problème posé. Éventuellement elle peut ne
comporter que quelques mots si l’affaire traitée n’en exige pas plus.
Chaque fois que possible et afin de gagner du temps, une proposition de réponse est jointe à
cette fiche.
L'exploitation ultérieure de la fiche suit le circuit défini dans le guide propre à chaque étatmajor.
43. RÉDACTION DE LA RÉPONSE
Avant de commencer à rédiger, il faut se poser deux questions :
- quelle forme doit avoir la réponse (lettre, note express, message, etc.) ?
- doit-elle être émise par le seul bureau pilote ou sous double timbre ?
L'officier traitant a toujours intérêt, en cas de difficultés sur des points de détail, à téléphoner
à son correspondant habituel de l'organisme destinataire. Ceci évite additifs et rectificatifs, qui
font perdre du temps et de la crédibilité.
44. SIGNATURE
441 - Principes
Deux principes complémentaires doivent guider les rédacteurs (et les chefs de section) qui
envoient le courrier à la signature :
1er principe : le signataire est de niveau d'autant plus élevé que :
- la décision à prendre est susceptible d'entraîner des conséquences graves ou des réactions
importantes ;
- la responsabilité du commandement est engagée ;
- la forme du document revêt un caractère solennel.
2e principe : le signataire est de niveau d'autant moins élevé que :
- la décision à prendre est mineure, de routine, purement technique ou administrative ;
- les conséquences à en attendre sont de faible importance.
64
442 - Applications
Le choix du signataire est en fait fonction de "l'impact" que l'on veut donner à la
correspondance, de son urgence, de la nature du document initial et de la qualité de son
signataire (on ne répond pas à une lettre signée du CEMAT par une note express signée par
son chef de bureau).
Ce choix reste de toute façon très limité par le nombre des délégations consenties (voir
annexe VI).
En ce domaine, l'officier traitant se conformera aux règles particulières prescrites par son chef
d'état-major.
45. DÉLAIS
Certains officiers traitants sont toujours en retard.
Pour gagner du temps, il est conseillé :
- d’utiliser systématiquement le téléphone pour obtenir des informations simples n'engageant
pas le commandement ;
- de tenir à jour soigneusement son agenda (qui est, après le téléphone, le deuxième outil du
rédacteur). Noter immédiatement les dates des réponses à faire, même (et surtout) si elles sont
éloignées ;
- de grouper la présentation des documents (le document origine, la fiche et le projet de
réponse). L'expérience montre que dissocier les deux opérations fait perdre une semaine au
moins ;
- de mener plusieurs opérations simultanément, notamment pour les questions complexes ; par
exemple :
. mise en lecture du document avec une fiche d’analyse ;
. simultanément, mise à la signature d’un message demandant des renseignements qui seront
utilisés ultérieurement ;
. demande de renseignements adressée directement aux autres bureaux de l'état-major.
Remarque : l'emploi du télécopieur tend à se généraliser. En l'absence de réglementation
concernant son utilisation, l'officier traitant se conformera aux règles prescrites par son chef
d'état-major : enregistrement (ou non) du document reçu ou émis, degré de protection possible
(fonction du type de réseau utilisé) etc.… Il gardera toujours à l'esprit qu'en aucun cas un
document traité par télécopieur ne peut avoir valeur d'original.
65
5 - RÉFÉRENCES ET BIBLIOGRAPHIE
51. Principaux textes réglementaires cités dans le guide
- Instruction n° 850/DEF/EMAT/EP/L du 29 mai 1989 sur la correspondance militaire dans
l'armée de terre. (BOC/PP du 19 juin 1989 n° 25).
- Instruction n° 1/DEF/EMAT/EP/L/2/BMO/O du 2 janvier 1978 relative à l'organisation et à
la gestion de la documentation dans l'armée de terre. (BOC/PP du 28 février 1978 n° 8 ter).
- Instruction n° 12820/DEF/DAG/CPBO du 24 mai 1988 (BOEM 120.2) relative au Bulletin
officiel des armées (et son annexe II relative à l'emploi des majuscules).
- Instruction n° 221/DEF/SGA du 8 mars 1996 relative aux délégations de signature et aux
délégations de pouvoirs.
- Décision n° 52239/CM/8 du 2 décembre 1971 portant institution de la note express à
l'intérieur des organismes dépendant de la défense nationale. (BOC/SC page
1137 ; BOEM 120.0*).
- TTA 117 (édition 2005) sur la charte graphique de l'armée de terre.
- Note annuelle sous timbre DEF/EMAT/MG relative aux mentions des destinataires du
courrier.
- Guide interarmées pour les rédacteurs de messages (édition 1991). Lettre de promulgation n°
1947/DEF/EMA/TEI/1 du 25 avril 1991.
- Guide technique pour la protection des documents (édition 1985) mis en service par lettre n°
15382/DPSD/G.10/DR du 7 décembre 1984.
52. Manuel de correspondance militaire
- Jacques Blondel : correspondance militaire et relations publiques.
Editions LAVAUZELLE - octobre 1995.
66
6 - ANNEXES
Annexe I
: FORMULES USUELLES DE TRANSMISSION
Annexe II
: LA CHARTE GRAPHIQUE (TTA 117)
Annexe III : EMPLOI DES CAPITALES OU MAJUSCULES
Annexe IV : EXPÉDITION ET RÉCEPTION DES DOCUMENTS
Annexe V : PROTECTION DES DOCUMENTS
Annexe VI : DELEGATIONS ("par ordre")
Le commandement "par suppléance" et "par intérim"
Annexe VII : TIMBRES OFFICIELS ET SCEAUX DE L’ETAT
67
ANNEXE I
FORMULES USUELLES DE TRANSMISSION
« Pour avis »
Indique au destinataire qu’il doit se prononcer par un avis motivé
sur l’affaire qui lui est soumise.
« Pour éléments de réponse »
Indique que les renseignements relatifs à l’affaire traitée doivent
être transmis en retour.
« A titre d’information »
Indique au destinataire qu’il n’a pas à agir directement, mais doit
être informé de la substance du document qui lui est adressé.
« Pour attributions »
Précise au destinataire que l’affaire est de sa compétence.
« Pour suite à donner »
Le destinataire doit donner suite à l’affaire sans être tenu de
rendre compte.
« A titre de compte rendu »
Permet de mettre au courant l’autorité supérieure.
« En retour »
Indique le renvoi d’un document à l’expéditeur. S’emploie de
supérieur à subordonné ou d’égal à égal.
« Pour émargement »
Indique que l’échelon subalterne destinataire doit apposer sa
signature, accusant ainsi connaissance des dispositions du
document.
« Pour mise à jour »
Indique que le document doit être renseigné en fonction de la
situation du document.
« En communication »
Indique que le document doit être retourné à l’expéditeur.
« En communication successive »
Indique la transmission du premier destinataire au deuxième et
ainsi de suite. Le document est retourné par le dernier
destinataire à l’autorité qui l’a mis en communication.
« Pour exécution »
Indique au destinataire qu’il a à intervenir et oblige à rendre
compte à l’expéditeur.
« Pour décision »
Demande au supérieur de statuer sur l’affaire qui lui est
soumise.
68
ANNEXE II
LA CHARTE GRAPHIQUE
(TTA 117)
Il ne s’agit que des principales règles, pour une application rigoureuse, il faut
se reporter au document lui même.
1 - DOMAINE D'APPLICATION
Toute correspondance, adressée par une formation de l'armée de terre (état-major, régiment,
établissement...) à une autorité militaire, civile ou à des particuliers, est soumise à l'application du
TTA 117.
En revanche, les correspondances internes aux formations ne sont pas soumises à l'application des
signatures couleur de la RF et l'AdT qui pourront être apposées en noir et blanc (impression au
préalable, photocopie...).
11 Documents soumis au respect de la charte graphique (TTA 117) :
1. La lettre :
- lettres de l’état-major de l’armée de terre ;
- lettres d’état-major, de régiment, d’établissement, d’école ;
- les suites de lettre.
2. La note de service ;
3. la note express.
Sont également soumis au respect de la charte graphique, les documents ci-dessous qui par nature
sont destinés à être diffusés en dehors de l’institution militaire:
4.
5.
6.
7.
8.
Les cartes, bristols et enveloppes ;
Les formulaires de télécopie ;
Les dossiers de presse ;
Les journaux de régiment ;
Les jaquettes de cassette vidéo.
12. Documents non concernés par la charte graphique :
- le bordereau d'envoi (modificatif en cours);
- le bulletin de correspondance ;
- le message ;
- et en général tous les documents qui ne sont pas impérativement dactylographiés.
2 - RÈGLES D'APPLICATION PRATIQUES POUR LES LETTRES ET NOTES DE SERVICE
21. En-tête
Impression systématique des signatures "République française" et "Armée de Terre".
La date et le timbre sont alignés à 130 mm du bord gauche du document. Les grade, nom et fonction
de l’expéditeur et du destinataire, de même que l’objet, les références et les pièces jointes
éventuelles sont alignés à 66 mm du bord gauche.
22. Règles particulières
Les abréviations ne seront pas utilisées.
En cas d'utilisation d'enveloppes à fenêtre, l'adresse du destinataire sera positionnée en
conséquence.
69
Pour les lettres et les notes de service, la « zone d’impression texte » est justifiée et alignée à
gauche (à l’exception de la 1re ligne du 1er paragraphe qui est alignée sur l’en-tête). Cette règle
s’applique aussi aux annexes lorsqu'elles sont rédigées par l'organisme émetteur du document.
23. Reproduction et impression de documents
Lors d'une expédition supplémentaire d'un document après son émission, on pourra admettre pour
certains exemplaires que les signatures de la RF et de l'AdT apparaissent en noir et en blanc.
Si un document doit être relié, la marge pourra être décalée si cela est nécessaire.
70
ANNEXE III
EMPLOI DES CAPITALES OU MAJUSCULES
On ne doit pas abuser des capitales comme on tend cependant à le faire, à tort, dans les textes
dactylographiés ; la multiplication des capitales dans un texte imprimé rompt l'harmonie de la
composition et donne à celle-ci un aspect heurté peu agréable à la lecture.
Il convient de s'attacher à respecter l'usage suivi, en cette matière, par le Journal Officiel.
A) Mots entièrement dactylographiés en majuscules :
1 - les titres concernant la totalité d'un document tels que "CIRCULAIRE" ou "INSTRUCTION" qui
sont placés en tête du texte.
2 - Les noms, les prénoms ou l'initiale des prénoms de signataires dans les copies de lois, de
décrets, d'arrêtés, d'instructions ou de circulaires.
3 – Les noms d’auteurs dans les bibliographies.
B) Principaux cas où l’on met une majuscule initiale :
1 - Toutes les phrases, tous les alinéas, tous les titres et tous les noms propres, dans les cas où ces
derniers ne seront pas entièrement écrits en capitales6.
Sont considérés comme noms propres :
- les noms de personnes (noms, prénoms et surnoms).
Ex. : Legrand, Dupont, Jacques, Jean-Baptiste Poquelin, dit Molière.
Il est à remarquer que l’article faisant partie intégrante des noms patronymiques prend la
majuscule.
Ex. : La Fayette.
En revanche, la particule de (ou d’) précédant les noms nobiliaires s’écrit avec une
minuscule.
Ex. : Jean de La Fontaine.
- les noms de souverains (rois, empereurs, papes, etc.).
Ex. : Napoléon 1er, Jean-Paul II.
- les noms géographiques (pays, villes, fleuves, montagnes, îles, etc.).
Ex. : Europe, France, Paris, Seine, Alpes, Corse.
2 - Les noms communs employés comme noms propres de lieux, de pays, de monuments.
Ex. : le camp des Garrigues.
3 - Les noms communs employés dans un sens absolu ou revêtant une signification toute
particulière :
Ex. : le Code (civil), le Trésor (public).
4 - Les substantifs formant devise, exprimant un symbole ou employés comme surnoms :
Ex. : la devise du drapeau est Honneur et Patrie, le soldat Inconnu, Louis le Gros.
5 - Après les points d’interrogation, d’exclamation, de suspension, quand ces points terminent la
phrase. Après deux points, au premier mot d’une citation.
6 - Le nom de Dieu, pris dans le sens absolu et toutes les expressions concernant la divinité :
Ex. : le Créateur, le Très-Haut.
Dans tous les autres cas, le mot dieu (fém. déesse) est considéré comme nom commun et s’écrit
avec une minuscule :
Ex. : les dieux païens.
6
Ces restrictions à l'emploi excessif des capitales visent les documents réglementaires qui doivent
normalement être insérés au bulletin officiel et ne s'appliquent pas aux documents rentrant dans la
correspondance.
71
7 - Les noms des rues, des monuments, des palais, etc. :
Ex. : rue des Dames, place de la Concorde, palais de la Découverte, Grand Trianon, jardin
des Plantes, la tour Eiffel, hôpital du Val-de-Grâce.
8 - Les administrations, les sociétés, les établissements, les services divers :
Ex. : l’Administration des beaux-arts, la Société nationale immobilière, la Caisse nationale
militaire de sécurité sociale.
Il est à remarquer que lorsqu’il s’agit de départements ministériels (ministères, secrétariat d’Etat,…),
de commissions, la capitale se met plutôt à la dénomination des ministères :
Ex. : le ministère de la Justice, le secrétariat d’Etat auprès du Premier ministre, la
commission de la Défense nationale.
9 - Expositions, galeries, salons, foires (ces mots pris dans le sens de manifestations commerciales,
littéraires, artistiques, etc.) :
Ex. : l’Exposition universelle de 1937, la Galerie des artistes modernes, le Salon de
l’automobile, la Foire de Paris.
10 - Titres honorifiques, formules de politesse, souscriptions, signatures :
- Titres et marques de respect, souscriptions, titres de personnalités :
Ex. : Sire, Majesté, Son Altesse Sérénissime, Sa Sainteté, Son Eminence, Monseigneur.
- Formules d’appel ou de courtoisie :
Ex. : Recevez, Monsieur Durand, l’expression…, Veuillez croire, Madame, à mes
sentiments…., Agréez, Monsieur, mes salutations.
- Appellations de convenance (aux titres et qualités remplaçant un nom de personne) :
Ex. : M. le Secrétaire d’Etat au budget, M. l’Agent comptable du trésor, M. le Préfet du Val
d’Oise, à Monsieur le Maire de …
Il convient de rappeler que les titres ou qualités suivis d’un nom propre de personne s’écrivent
toujours avec une minuscule :
Ex. : M. le professeur Bernard.
11 - Les substantifs et les adjectifs, qu'ils précèdent ou suivent le substantif, qui, réunis par un trait
d'union, forment le nom composé d'un état, d'une région, d'une province, d'une mer, d'une île, d'un
lac, d'une ville, d'un monument, d'un département, d'un lieu-dit.
Ex. : les Etats-Unis, l'Extrême-Orient, Belle-île, le Mort-Homme, la Nouvelle-Calédonie, la
Loire-Atlantique, la Haute-Savoie
12 - Les adjectifs communs employés comme noms propres et donnés comme tels à une mer, une
montagne ou un fleuve, etc.
Ex. : la mer Rouge, le mont Blanc, le fleuve Jaune, la rivière Claire.
Les noms des points cardinaux, mis en abrégé ou employés pour exprimer une région ou une
certaine étendue de territoire :
Ex. : N. (nord), la mer du Nord, les produits du Midi, région terre Nord-Est.
Au contraire, pris dans le sens de l’orientation, ils prennent une minuscule :
Ex. : une maison exposée au nord.
13 - Désignations topographiques, géographiques et historiques :
- Les substantifs employés par antonomase pour désigner un Etat, une contrée, une ville, etc. :
Ex. : le Nouveau Monde pour l’Amérique, la Terre sainte pour la Palestine, la Ville éternelle
pour Rome.
- Les adjectifs qualifiants un Etat, une montagne, un océan, un fleuve, ou certaines manifestations :
Ex. : La république Argentine, les montagnes Rocheuses, l’océan Pacifique, le fleuve Jaune,
les jeux Olympiques.
- Le mot Océan employé seul, dans le sens absolu, prend une majuscule :
Ex. : La Rochelle est sur l’Océan.
- Les adjectifs suivant ou précédant un substantif ainsi que le second substantif de certaines
dénominations géographiques :
Ex. : l’Asie Mineure, la Côte d’Ivoire, l’Arabie Saoudite.
- Les noms de peuples et d’habitants de villes :
72
Ex. : les Américains, les Parisiens, les Anglo-Saxons, mais on dira, la race anglo-saxonne
en minuscules.
- Les noms de certaines époques et lieux historiques, grandes guerres ou batailles :
Ex. : la tranchée des Baïonnettes, la Renaissance, la Grande Guerre, la bataille de Verdun.
- Les mots Etat, Eglise :
Ex. : L’Etat Français, l’Eglise Catholique.
13 - L'article ou le nom générique dans les noms de lieux d'origine arabe. Ex. : El-Aïoun, Aïn-Sefra.
14 - Les titres de journaux, d’ouvrages, d’œuvres d’art, etc. :
Ex. : le Journal officiel, le Monde, le Dictionnaire de l’Académie française, les Femmes
savantes, la Joconde, la Marseillaise.
15 - Les mots commençant le titre d'une œuvre littéraire ou artistique.
16 - Les noms des vents, des constellations, des points cardinaux, des fêtes religieuses, des ordres
religieux, civils ou militaires, les dates historiques (en dehors de ces cas, les noms de mois ne
devront jamais être commencés par une capitale) .
Ex. : le Mistral, Orion, l'Orient, Noël, la Légion d'honneur, l'ordre de la Libération,
le 11 Novembre.
17 - Les noms de navires :
Ex. : le Redoutable, le Terrible.
18 - Les mots : Assemblée, Chef, Conseil, Constitution, Corps, État, Gouvernement, Nation,
Organisation, République, Union, dans les expressions telles que : l'Assemblée nationale, le Chef de
l'État, le Conseil de l'Europe, le Corps diplomatique, le Secrétaire d'État, le secrétaire général du
Gouvernement, le président de la République, l'Organisation des Nations unies.
Mais on doit écrire sans majuscules : la cour de cassation, la cour des comptes et non : la Cour de
Cassation, la Cour des Comptes. De même, on écrira : le ministre des armées et non le Ministre des
Armées, le secrétaire d'État au budget et non le Secrétaire d'État au Budget.
19 – Les articles "le" ou "la" suivis d'un nom de famille et non précédés de la particule "de".
Ex : le général Le Flô.
Mais on écrira avec une minuscule cet article lorsqu'il est précédé de la particule, même élidée.
Ex. : le général de la Bédoyère, le vice-amiral d'Estrées.
Par dérogation à cette dernière règle, on écrit cependant avec une capitale :
- la particule "de" précédant des noms d'hommes donnés à des navires. Ex. : le D'Estrées, le Du
Chayla ;
- les articles "le" ou "la" précédés de la particule "de" et suivis de noms d'hommes donnés à des
rues, avenues ou établissements. Ex. : rue de La Baume ; mais, dans ce cas, la particule "de" s'écrit
toujours en minuscule. Ex. : avenue de Ségur.
Mais dans les noms géographiques composés, on écrira avec une minuscule les articles "le", "les"
ou les prépositions telles que "sur", "sous", "en", "devant".
Ex. : Audun-le-Roman, Marnes la Coquette, Marles les Mines, Fère-en-Tardenois, SaintParres-lès-Vaudes.
La même règle s'applique aux noms de lieux d'origine arabe et l'on n'écrit pas : Mers El-Kébir ou
Souk-El-Arba, mais Mers el-Kébir et Souk-el-Arba.
De même, dans les noms géographiques d'origine étrangère, on n'écrit pas avec une majuscule les
noms communs étrangers qui ne seraient pas traduits par leur équivalent français et l'on écrit, par
exemple : l'oued Sebou et le rio Magdalena et non l'Oued Sebou et le Rio Magdalena.
20 - Les sigles employés dans les conditions prévues par la réglementation en vigueur.
73
ANNEXE IV
L'EXPÉDITION ET LA RÉCEPTION
Tous les documents entrant ou sortant de l'état-major passent par le bureau du courrier ; le centre
de transmissions assure la transmission des messages entre le bureau du courrier et les
correspondants extérieurs.
1 - LE BUREAU COURRIER
Le bureau courrier centralise, enregistre, expédie et distribue tout le courrier émis ou reçu par l'étatmajor. C'est le seul qui a le droit de faire partir le courrier vers l'extérieur ou d'aller le chercher dans
les bureaux de poste ou chez les vaguemestres.
Son organisation et son rôle exact sont fixés par le chef d'état-major ; ils se différencient selon
l'importance et la complexité de l'état-major.
2 - SECRÉTARIAT
Chaque bureau d'état-major comporte un secrétariat chargé à son niveau d'enregistrer le courrier et
de classer les documents :
- les documents émis par le bureau se voient attribuer des numéros croissants suivant leur date de
parution, suivis de l'attache du bureau ; la suite des numéros recommence à 1 à chaque début
d'année ;
- les documents reçus se voient attribuer un numéro "arrivée" qui n'a rien d'officiel ; il sert seulement
au classement à l'intérieur du bureau.
Tout document émis, officialisé par la signature d'un chef, doit pouvoir être retrouvé très rapidement.
C'est pourquoi le document est émis en deux exemplaires de plus que celui justifié par le nombre
des destinataires. Ces deux exemplaires sont conservés par le bureau émetteur :
- l'archive, document de référence, classé par le bureau à la rubrique du sujet qu'il traite ; elle est
généralement conservée par l'officier traitant en charge de l'affaire, ou par son chef de section ;
- le chrono, conservé par le secrétariat dans une chemise spéciale où sont regroupés tous les
documents émis sous un même timbre, par ordre croissant de numéros (chronologiquement).
Les exemplaires chronos ne doivent jamais quitter le secrétariat.
3 - LE CENTRE DE TRANSMISSIONS
Il est constitué par la réunion, sous les ordres d'un chef de centre, de moyens d'exploitation des
transmissions. Son rôle est d'établir les communications à distance et d'acheminer les messages
dans les meilleures conditions.
Compte tenu des instructions reçues du commandant des transmissions (après approbation du chef
d'état-major) et en fonction des degrés de protection et d'urgence arrêtés par l'état-major, le chef de
centre décide du moyen le plus approprié et de la nécessité de chiffrer ou non suivant la discrétion
du moyen. Le choix du moyen est effectué par le régulateur sous la responsabilité du chef de centre.
74
ANNEXE V
PROTECTION DES DOCUMENTS
1 - Les documents rédigés ou expédiés dans un état-major peuvent contenir :
- des informations classifiées de défense :
. SECRET DÉFENSE ;
. CONFIDENTIEL DÉFENSE ;
- des informations protégées :
. DIFFUSION RESTREINTE ;
. CONFIDENTIEL à teneur spécifique (personnel officiers, médical...) ;
- des informations de la classification OTAN.
2 - Les règles régissant l'élaboration, la gestion et la conservation de ces documents classifiés et
protégés ont été regroupées dans un GUIDE TECHNIQUE établi par la direction de la protection et
la sécurité de la défense.
3 - Le chef d'état-major adapte ces règles à l'organisme qu'il commande et fixe les rôles et les
responsabilités des différents bureaux ou cellules. La répartition la plus fréquente est la suivante :
31. Le bureau traitant
C'est la cellule qui :
- élabore le document ;
- en est dépositaire (détenteur).
Le rôle du bureau concerné est différent selon le cas :
- pendant l'élaboration, il a la responsabilité de veiller à ce que les règles de sécurité correspondant
au niveau de protection choisi soient appliquées jusqu'à la cession des exemplaires au bureau
SECRET DÉFENSE (ou des documents classifiés) ;
- lorsqu'il est dépositaire, il a la responsabilité de la conservation, des contrôles et de la destruction
du document considéré.
32. Le bureau SECRET DÉFENSE (ou des documents classifiés)
Son existence est obligatoire dans tous les organismes traitant, même occasionnellement, des
documents SECRET DÉFENSE.
Il peut être intégré :
- dans le bureau traitant si ce dernier est la seule cellule de l'organisme traitant du SECRET
DÉFENSE ;
- dans le bureau du courrier à la condition expresse que celui-ci soit érigé en zone réservée.
33. Le bureau courrier
C'est la cellule à partir de laquelle s'effectue l'acheminement du courrier -notamment du courrier à
protéger- et qui reçoit, des divers moyens d'acheminement, le courrier destiné à son organisme.
Rappel : tout courrier classifié fait l'objet d'une numérotation particulière.
75
ANNEXE VI
DÉLÉGATIONS ET CONTINUITE DU COMMANDEMENT
1 – GÉNÉRALITÉS
11. Définition
La délégation est l'acte par lequel le dépositaire direct d'un pouvoir public transmet l'exercice d'une
partie de ce pouvoir à une autorité qui lui est subordonnée.
12. Formes
- délégation de pouvoirs ;
- délégation de signature.
13. Caractères communs
Le déléguant ne peut déléguer que les compétences qu'il possède lui-même ; il ne peut déléguer la
totalité de ses attributions.
Les délégations doivent être précises, faire l'objet d'une publication officielle (texte législatif ou
réglementaire), être signées du délégant en personne.
2 - DÉLÉGATIONS
21. Délégation de pouvoirs
La délégation de pouvoirs permet, par une nouvelle répartition des compétences, de procéder à la
déconcentration administrative et de rapprocher l'administration des administrés. Cette délégation
est accordée, ès qualité, au titulaire d'une fonction. Elle n'est pas liée à la personne mais à la
fonction et s'opère sous une forme impersonnelle. Elle reste donc valable lors des changements qui
interviennent, soit dans la personne du délégant, soit dans celle du délégataire.
Elle demeure en vigueur aussi longtemps qu'il n'y est pas mis fin par un acte de même nature et de
même niveau que celui qui l'a instituée.
L'autorité qui consent la délégation se dessaisit de ses pouvoirs et n'est pas habilitée à prendre ellemême les décisions ressortissant aux matières déléguées.
Le délégataire exerce donc dans les matières déléguées l'entière responsabilité de ses actes.
Le délégataire signe en son nom propre. L'attache de sa signature est ainsi libellée :
Le colonel Y...
chef d'état-major de la Xe brigade blindée
Signature du colonel Y...
L'autorité qui bénéficie d'une délégation de pouvoirs ne peut déléguer sa signature à l'un de ses
subordonnés que lorsque le texte autorisant la délégation de pouvoirs le permet.
22. Délégation de signature
La délégation de signature est une simple mesure d'organisation interne à une formation qui ne
modifie en rien la répartition des compétences.
Elle ne dessaisit pas l'autorité délégante titulaire du pouvoir. Cette autorité est supposée exercer
elle-même les attributions qu'elle a déléguées.
Elle conserve la responsabilité des décisions prises par le délégataire. Rien ne s'oppose à ce qu'elle
se réserve la signature d'actes pour lesquels elle a donné une délégation de signature.
76
Donnée en fonction de la personne du délégataire, constituant un acte de confiance, la délégation
de signature revêt un caractère exclusivement personnel. Elle doit donc être signée personnellement
par le délégant. Le délégataire doit être nominativement désigné.
L'acte portant délégation de signature doit indiquer de manière précise les matières pour lesquelles
elle est accordée.
En raison de son caractère exclusivement personnel, la délégation de signature devient
automatiquement caduque au moment où prennent fin les fonctions du délégant ou celles du
délégataire.
Le délégataire signe en lieu et place du délégant. L'attache de sa signature est ainsi libellée :
Pour le général
commandant la Xe brigade blindée et par ordre,
le colonel Y...
chef d'état-major
Signature
23. Établissement des délégations
L'établissement des délégations fait l'objet de procédures propres à chaque état-major. Toutefois,
ces délégations doivent être notifiées par écrit et diffusées à toutes les autorités subordonnées.
Le chef d'un échelon de commandement peut donner à certains de ses subordonnés
l’autorisation de signer les pièces de service courant ou de routine ainsi que les documents
d’application de ses ordres et directives générales.
Dans ce cas, ces documents sont signés par délégation de signature " par ordre "
Extraits du BOC/PP17/9/01 : Instruction N°201200/DEF/SGA/DFP/FM du 5/9/2001.
Article 4 : l'exercice de l'autorité.
Les pouvoirs détenus ne peuvent être délégués que si les lois et les règlements en vigueur
l'autorisent.
L'action "par ordre" se traduit par la décision d'autoriser le subordonné à signer aux lieux et
place du supérieur hiérarchique les pièces du service courant ou de routine ainsi que les
documents d'application de ses ordres et directives générales. Dans ce cas, le grade, le nom, la
fonction du signataire doivent apparaître clairement après le nom grade et fonction de l'autorité
ayant donné l'autorisation de signer "par ordre". (La mention "par ordre" doit figurer en toute lettre
dans l'attache de signature.)
La formule consacrée est la suivante :
«Pour le général de corps d’armée XXX
commandant la région Terre YYY
et par ordre, le colonel Z...,
chef d’état-major ».
Signature
On admet aussi la formule :
«Le général de corps d’armée XXX
commandant la région Terre YYY,
par ordre, le colonel Z...,
chef d’état-major ».
Signature
Le titulaire d'un commandement qui accorde une autorisation de signer "par ordre" à l'un de ses
subordonnés doit préciser le domaine d'application de cette autorisation afin d'éviter qu'elle interfère
avec l'action d'autres subordonnés agissant de même.
77
Hormis les délégations consenties, le titulaire d'un commandement doit se réserver de signer
personnellement les documents :
- destinés à l'autorité supérieure ;
- engageant sa responsabilité vis-à-vis de l'autorité supérieure ;
- portant une appréciation sur la manière de servir d'un subordonné ;
- engageant des dépenses ou une procédure judiciaire ;
- portant décision dans un domaine où il a reçu délégation.
Article 5 : Le commandement.
Continuité et permanence caractérisent l'exercice du commandement.
La continuité est assurée conformément aux règles suivantes :
- Lorsque le titulaire d'un commandement ne peut l'exercer, pour une durée donnée, il est remplacé
jusqu'au moment où il pourra reprendre l'exercice de son commandement. Dans le cas où un ordre
différent de dévolution n'a pas été établi par les textes organiques, le remplaçant est
automatiquement le premier des subordonnés dans l'ordre hiérarchique.
Le remplaçant exerce alors le commandement "par suppléance" et la responsabilité des
décisions lui incombe.
Pour les militaires, il peut s'agir d'une absence de l'autorité pour permission, stage, mission de
courte durée, maladie … Dans un régiment, le C2 est désigné comme premier suppléant. Dans les
autres formations la suppléance est organisée à l'avance par le biais d'un ordre de dévolution ou
d'une décision.
L'attache de la signature est ainsi libellée :
Le colonel YYYYY
commandant le XXX par suppléance.
- lorsque le titulaire d'un commandement est mis dans le cas de cesser de l'exercer définitivement,
sans que son successeur ait été officiellement investi, il est remplacé jusqu'au moment de cette
investiture. Le remplaçant exerce alors le commandement "par intérim". L'exercice d'un
commandement "par intérim" résulte d'une décision de l'autorité militaire supérieure à l'autorité
empêchée constatant l'absence définitive du titulaire de ce commandement (mutation, décès,
disparition …). Cette décision est inscrite au registre des actes administratifs.
L'attache de la signature est ainsi libellée :
Le colonel YYYYY
commandant le XXX par intérim.
78
ANNEXE VII
TIMBRES OFFICIELS ET SCEAUX DE L’ETAT
1 - DESCRIPTION
a) Timbres métalliques
Les timbres métalliques conformes au modèle du « sceau de l’Etat » du décret du 25 septembre
1870 sont décrits ci-après :
Timbre humide officiel
Ce timbre est en cuivre et de forme ronde. La gravure centrale en relief représente la figure de la
« Liberté » telle qu’elle est déterminée pour le sceau de l’Etat, avec au-dessous l’inscription
horizontale « République française ».
Timbre à cacheter
La description de ce timbre est semblable à la précédente ; toutefois la gravure est en creux.
Timbre sec
Ce timbre est en acier et de même description que le timbre humide.
b) Timbre en caoutchouc
Ce timbre, de forme ovale, est du modèle suivant :
Il porte au centre, suivant le cas, la mention « le commandant », « le directeur », etc. et en
exergue, à la partie supérieure la désignation et, éventuellement, le numéro de l’élément
considéré.
2 - EMPLOI
a) Timbre humide officiel
Il est recommandé d’apposer l’empreinte du timbre humide officiel au côté gauche de la
signature en empiétant légèrement sur celle-ci de manière à ce qu’elle reste parfaitement
visible. Cette empreinte ne doit pas être apposée sur la correspondance échangée entre les
bureaux, directions et services relevant d’une même autorité.
Il est précisé que, pour un même document, l’apposition du timbre humide n’est effectué que
sur l’original.
b) Timbre à cacheter et timbre sec
Ces timbres sont utilisés par les autorités citées au § 3 lorsque les instructions particulières le
précisent.
c) Timbre en caoutchouc
Les autorités qui n’ont pas qualité pour utiliser les timbres métalliques dits « sceau de l’Etat »
peuvent faire usage du timbre en caoutchouc décrit au (b) du § 1.
79
3 - LISTE (NON EXHAUSTIVE) DES AUTORITES DU TEMPS DE PAIX AYANT QUALITE POUR
FAIRE USAGE DU TIMBRE HUMIDE EN CUIVRE DE FORME RONDE DIT « SCEAU DE
L’ETAT »
ADMINISTRATION CENTRALE
- Autorités ayant reçu délégation de signature du ministre par arrêté publié au Journal officiel.
COMMANDEMENTS DES TROUPES ET COMMANDEMENTS TERRITORIAUX
- Officiers généraux (ou officiers supérieurs en exerçant les fonctions) pourvus d’un
commandement opérationnel ou d’un commandement organique.
- Chefs d’état-major de région terre, de grande unité ou de tout groupement correspondant.
- Commandants d’armes.
- Médecins-chefs de garnison.
MISSIONS À L’ETRANGER
- Attachés militaires chefs de poste.
- Chefs de mission auprès d’armées ou organismes alliés.
ECOLES MILITAIRES
- Commandants d’école.
CORPS DE TROUPE ET FORMATIONS S’ADMINISTRANT COMME TELS
- Chefs de corps, commandants d’unité formant corps.
- Commandants de détachement.
- Chef de centre territorial d’administration de comptabilité (CTAC).
- Commissaires en corps de troupe.
- Chefs des services administratifs.
- Chefs des services techniques.
- Trésoriers.
- Trésoriers du CTAC.
- Officier du matériel.
- Officiers des détails.
- Médecins-chefs.
SERVICES
- Directeurs de service.
- Commissaires de l’armée de terre (timbre nominatif).
- Commandants d’établissement de service.
- Commandants de bureau du service national.
- Médecins-chefs d’hôpital.
80

mmento de correspondance militaire

Transcription

Documents pareils

OFFRE DE STAGE :

Accusé de réception

1935-2015: difficile de résumer 80 ans d`histoire en

Centre Culturel Agora - Scène conventionnée de Boulazac Hôtel de

Lieutenant-général Yvan Blondin général Yvan Blondin

Renaissance de l`armée de l`Air

Classe de 3° Séquence 3 Musique fonctions, circonstances : les

COLLÈGE NOTRE DAME DES VICTOIRES

Règles de courtoisie pour l`usage du courrier

d`actu info p p. 6 rubriq Philatélie Artisans Réunis Le coiffeur Antoine