Au 30 novembre 2012

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Au 30 novembre 2012

Délégation Normandie
FORUM DES GESTIONNAIRES
P. 1
Actualités SFC
Mardi 11 décembre 2012
Forum des gestionnaires – Service Financier Comptable – Mardi 11 décembre 2012
SOMMAIRE
P. 2
1 I Fin d’exercice 2012
2 I Statistiques carte achats
3 I Délai Global de Paiement
4 I Bilan audits
5 I Divers : marché missions et consommation des crédits
P. 3
P. 4
- Calendrier 2012 globalement identique à 2011 pour la préparation FINEX
- Flux GESLAB – BFC >> 26 décembre 2012
- Initialisation des bases GESLAB par BFC reconduit
Les dates importantes du calendrier 2012-2013
P. 5
27/12/2012
26/12/2012
28/12/2012
02/01/2013
06/01/2013
Ouverture Geslab pour saisies des
événements 2013 par anticipation
Derniers transferts
Geslab → BFC
Dernier paiement
dans BFC
Dernier flux BFC vers
Geslab
MAD FINEX, ECCUS
et Histos fin exercice 2012
Remontée des
crédits SE
Fermeture de tous les
laboratoires dans l’EAI
Les dates importantes du calendrier 2012-2013
P. 6
07/01/2013
Du 14 au 18/01/2013
Mise à disposition
de la liste
des dernières
sessions à
récupérer par les
unités
Installation de Geslab
V2.0
22/01/2013
Reprise des échanges
BFC-GESLAB
Mise à disposition des
flux d’initialisation
Reprise des saisies
dans BFC
MAD ECCUS et
Histos
Ouverture 2013
P. 7
Date de la fin des échanges tardive pour permettre un meilleur
rattachement des charges à l’exercice :
Saisie dans GESLAB de tous les SF réellement constatés
Rattachement des charges à l’exercice
Naissance de l’obligation
Critère de rattachement à retenir
P. 8
- MAPA
Signature et envoi du bon de
commande
Livraison des biens ou exécution de
services
- Marchés formalisés
Notification du marché
Signature de l’ordre de mission
Frais de
déplacement
Rémunération
Fin du déplacement
Signature du bon de commande Délivrance billets ou réservation hôtelière
Décision de nomination,
promotion, contrat de travail,
etc…
Service fait
Avant le dernier transfert vers BFC (26/12/12) :
P. 9
- Lancer la vérification de cohérence avec correction (tous les jours en fin d’ex)
- Vérifier les DA non transformées en CA
- Solder les commandes qui n’ont plus lieu d’être (doublons, annulations…)
- Traiter les commandes, factures et missions avec statut autre que « transmis »
- Vérifier les lignes de commandes livrées mais non facturées
- Solder les OMP après intégration de la dernière facture en accord avec DR
- Corriger les déphasages pour les missions à 0
- Intégrer et traiter les rejets commandes, SF et factures
P. 10
Les outils à votre disposition à exploiter et à mettre en relation avec les
états de reporting GESLAB :
- Historiques laboratoires
- ECCUS
- Etats FINEX
- Et bien sûr le SFC…
P. 11
2 I Statistiques cartes achats
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- 93 % des unités « éligibles » équipées (25/27 - stable)
- 63 cartes en circulation (8 nouvelles cartes en 2012)
Au 30 novembre 2012
P. 13
Nombre d'actes "carte achats" par année
1400
1200
1000
2009
2010
2011
2012
800
600
400
200
0
2009
2010
2011
2012
Au 30 novembre 2012
P. 14
- Ratio d’utilisation global des unités équipées : 31,07 % (+7 points)
- Détail par unité : de 2,91 % à 73,60 %
< 5 % : 2 unités (1)
P. 15
5 > X > 10 % : 1 unité (4)
10 > X > 20 % : 6 unités (=)
> 20 % : 16 unités (11)
Comment développer le recours à la carte achats :
P. 16
-
L’utiliser dès que possible
Systématiser l’inscription en colloque par ce biais
Interroger les fournisseurs récurrents sur le paiement online
Utiliser les moyens existants chez les fournisseurs déjà équipés (taux
de remise supérieurs)
>> Gain de temps et économies conséquentes
NB : Le ratio d’utilisation de la carte achats est un indicateur du contrat de service
P. 17
Réglementation actuelle :
P. 18
- Code des marchés publics : 30 jours
- Ordonnance : 45 jours
>> Indicateur chiffré car objectif fort du CNRS
Rappel des éléments principaux :
P. 19
- Point de départ : date de réception de la facture (à défaut date de
facture + 2 jours) ou d’exécution des prestations quant celles-ci
sont postérieures à la réception de la facture
- Fin du DGP : date du paiement par le comptable (virement ou
chèque, pas tenu compte des délais bancaires)
- Suspension par l’acheteur public : tout moyen permettant de
garantir une date certaine de notification au fournisseur
Le DGP à la DR19 (hors carte logée, carte achats et missions) :
P. 20
Au 30 novembre 2012
- Factures de fonctionnement : 36 jours (34)
- Factures d’équipement : 41 jours (37)
Délais moyens répondant à l’objectif mais situation se dégrade
sensiblement et unités très inégales…
P. 21
DGP MOYEN
2011
30
30
24
32
29
26 27
27 26
27 26
23 24
25 24
27 28
28
27
27
23
25
2012
22
19
P. 22
4 I Bilan des audits
P. 23
Historique :
- Premiers audits « missions » en 2007
- Audits multi-secteurs dans les unités à partir de 2008
- Audits complets depuis 2010
>> Toutes les unités ont été visités au moins une fois
P. 24
Contexte :
- Refonte et uniformisation audits (plan de contrôle de la dépense et
de la recettes)
>> objectif : uniformisation des pratiques et maîtrise des risques
(sécurisation des procédures )
Principales anomalies :
P. 25
-
BC et OM postérieur à la facture
Justificatif de service fait absent
Dates de services faits discordantes en fonction des supports
Justificatifs de mission absents
Non conservation des justificatifs de procédure d’achats
Méconnaissance des règles pour les achats réguliers
Saisie des BC « carte achats » non-conforme
Suivi de l’inventaire non fait (sorties)
Dossiers recettes incomplets et préparation des justificatifs non
anticipée
P. 26
Suivi des trop-perçus
Depuis 2010, plus de 9 500 € de trop-perçus.
La situation s’améliore mais trop de missions sont envoyées à la DR alors
que les justificatifs n’ont pas tous été produits par le missionnaire.
P. 27
Notation des audits
- Contrainte : trouver des indicateurs objectifs dans tous les domaines et
quand ce n’est pas le cas > sentiment de l’auditeur difficile à noter
- Echelle de 1 à 3 (mauvais, moyen, bon)
- Echelle de cotation refondue à compter de 2013
Notation des audits
P. 28
- Depuis 2010, 38 audits et suivi d’audits réalisés
17 « bons »
17 « moyens »
4 « mauvais »
NB : Biais lié à l’évolution des audits depuis 2010 et à l’opinion des auditeurs
Evolution positive qu’il conviendra de confirmer avec les nouvelles grilles de
contrôles
P. 29
5 I Divers
5.1 I Marché mission
- Rappels :
P. 30
- Rappels :
P. 31
- Rappels :
P. 32
P. 33
- Rappels :
Les factures CWT sont envoyées au valideur
Les factures IAlbatros sont disponibles sur le site
1 justificatif par
réservation d’hôtel
Facture globale mensuelle de la DR
- Rappels :
P. 34
- Rappels :
P. 35
Indiquez le code Labintel de l’unité sur les bons de commandes
Attention aux réservations d’hôtels non annulables
5.2 I Consommation des crédits
- Indicateurs SE :
P. 36
60 % de la subvention d’Etat engagée au 30 juin
85 % au 30 septembre
100 % au 1er décembre
La DR19 :
Au 30 juin 2012 :
Au 30 septembre 2012 :
Au 30 novembre 2012 :
64 %
80 %
93 %
Indicateur du Délégué
5.2 I Consommation des crédits
- Ressources Propres :
P. 37
Au 31 octobre, sur les seuls contrats à l’avancement :
- 210 M€ de disponible sur engagé (5M€ à la DR19)
- 313 M€ de disponible sur réalisé (7M€ à la DR19)
Problème sur la provision mise à disposition des délégations
Reprise sur les contrats avec des disponibles conséquents
Importance de réajuster vos contrats

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