Module 5 : La communication interne : les notes

THEME : LA COMMUNICATION ORALE ET ECRITE AU CABINET MEDICAL
Sous thème : La communication écrite au cabinet
médical : les écrits professionnels
Module 5 : La communication interne : les notes
La note est un moyen de communication écrite et interne à l’établissement. Elle permet de
correspondre entre services ou entre différents niveaux hiérarchiques. C’est généralement un
texte court qui concerne des personnes ou des faits qui permet à un supérieur hiérarchique ou
à une personne de même niveau de :
 donner un ordre,
 rappeler des consignes,
 exposer une idée ou un fait.
Elle est destinée à l’ensemble du personnel ou à quelques personnes. Elle peut être affichée,
distribuée, lue ou portée dans un service. En général, vous serez amenée à dactylographier
deux types de note :
 la note de service,
 la note d’information.
I. LA REDACTION ET LES MENTIONS DES NOTES
LA NOTE DE SERVICE
LA NOTE D’INFORMATION
Définition
Elle est émise par un supérieur hiérarchique
et est destinée à ses subordonnés pour
rappeler ou donner des consignes, un
règlement ou des directives.
Emétteur
Un supérieur hiérarchique.
Elle est émise par un supérieur hiérarchique
ou par un professionnel de même niveau
hiérarchique pour transmettre des
informations, des précisions à caractère
professionnel. Elle n’est pas l’expression
d’une autorité, elle a pour objectif
d’informer.
Un supérieur hiérarchique ou personnel de
même niveau.
Le personnel de l’établissement ou d’un
service. Il se situe dans le titre ou en haut à
droite.
Destinataire
Le personnel de l’établissement concerné
ou d’un service. Il se situe dans le titre ou
en haut à droite.
Références
Pièces jointes
Objet
Titre
La date et le
lieu
Titre de
civilité
Formule de
politesse
Signature
Diffusion
Contenu
Expression
Présentation
Il n’y a pas de référence mais un numéro
d’enregistrement sous l’émetteur ou dans
le titre.
Il n’y a pas de pièces jointes.
Il peut être contenu dans le titre ou être
précisé à part.
Il y a toujours un titre accompagné d’un
numéro qui permet le classement « Note de
service n° ».On y trouve aussi le nom du
ou des destinataires précédée de la mention
« A l’attention de… ».
Ils sont toujours précisés.
Il n’y a pas de référence mais un numéro
d’enregistrement sous l’émetteur ou dans
le titre
Il n’y a pas de pièces jointes.
Il se situe sous le titre.
Il y a toujours un titre accompagné d’un
numéro qui permet le classement « Note
d’information n° » On y trouve aussi le
nom du ou des destinataires précédée de la
mention « A l’attention de… ».
Ils sont toujours précisés.
Ils sont inexistants.
Ils sont inexistants.
LA NOTE DE SERVICE
LA NOTE D’INFORMATION
Nom + fonction
Elle peut être affichée, distribuée.
Eventuellement un rappel des faits qui ont
précédé la note. Sinon, il n’y a pas à
proprement parlé d’introduction. Elle est
courte. Il n’y a pas de conclusion ou alors
très brève.
Style impersonnel et direct. Elle doit être
claire et concise. Un ton neutre et ferme
(on utilise parfois l’impératif).
En général, il s’agit de feuilles à en-tête
pré- imprimé, format A4.
Nom + fonction
Elle peut être affichée, distribuée.
Eventuellement un rappel des faits qui ont
précédé la note. Sinon, il n’y a pas à
proprement parlé d’introduction. Elle peut
être plus longue qu’une note de service. Il
n’y a pas de conclusion ou alors très brève
Style impersonnel et direct. Elle doit être
claire mais peut être plus longue. Un ton
neutre.
Feuilles blanches ou feuilles à en-tête préimprimé, format A4.
Attention, en tant que secrétaire médicale, vous serez chargée :

de mettre en forme les notes, il n’y a pas de règles précises sur la présentation. Cela
pourra varier d’une structure à une autre.

de dactylographier, donc de les présenter à la relecture au responsable pour
vérification et signature.
II. EXEMPLES DE NOTES DE SERVICE
CHR de LILLE
Emetteur
Service Chirurgie
NOTE DE SERVICE N°30
A L’ATTENTION DU PERSONNEL
Objet : les nouvelles mesures d’hygiène
Titre, numéro et
destinataires
Objet
Suite à la réunion du 01/10/2004, je vous rappelle que l’augmentation des cas de maladies
nosocomiales devient très inquiétante. Nous avons décidé d’un commun accord d’agir en
conséquence.
Rappel des circonstances
Corps de la note
Je vous demande donc de vous conformer strictement au nouveau règlement concernant les
mesures d’hygiène afin d’éviter toute contamination.
Ordre
Date
Nom
Qualité du signataire
Signature
Lille, le 03/10/2007
Le Chef du Personnel
Jean LEBLANC
CENTRE HOSPITALIER LAMBERT
20, rue Paul Bert
59000 LILLE
Service du Personnel
Lille, le 15 janvier 2007
Note de service n°10
A l’attention du personnel administratif
Objet : Congés parentaux
Dans le cadre des congés parentaux à temps partiel, l’étalement quotidien des prestations sera
désormais requis, ceci afin d’établir une règle commune équitable.
Ainsi, le personnel administratif ne pourra plus prester des journées complètes et prendre
congé d’autres journées entières.
L’étalement devra prévoir, par exemple, une prestation le matin et le congé l’après-midi.
Le Directeur adjoint
Chargé du personnel
P. Bellemare.
III. EXEMPLES DE NOTES D’INFORMATION
CENTRE D’ACTION SOCIALE
L’ESPOIR
LILLE
NOTE D’INFORMATION N°3
A L’ATTENTION DU PERSONNEL
Objet : Fête de fin d’année
La fête de fin d’année est prévue pour le
MERCREDI 15 DECEMBRE 2011 à partir de 15h.
Une animation, suivie d’un goûter et de la remise des cadeaux aux enfants défavorisés du
quartier aura lieu à la salle des fêtes du quartier.
Vous êtes tous cordialement invités à vous joindre à cette manifestation.
Merci de nous faire connaître votre décision quelques jours avant.
Le 01 décembre 2011
L’ASSISTANTE SOCIALE
Annie LEROY
(signature)
CENTRE HOSPITALIER SALENGRO
21, rue Paul Louis
59000 LILLE
Service du personnel
Lille, le 20 janvier 2007
Note d’information n°5
A l’attention du personnel soignant
Objet : Proposition de formation
Des actions de formations du personnel soignant vont être mises en place pour l’année 2007.
Le calendrier et les propositions de formations peuvent être consultés auprès du cadre
infirmier de chaque service.
Les fiches de candidature sont disponibles.
La date limite d’inscription est fixée au 20 février 2007.
C. Fiche
Chef du Personnel
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