la declaration intrastat electronique

1.
LA DECLARATION INTRASTAT ELECTRONIQUE - 2013
Vous pouvez créer vos déclarations Intrastat avec votre propre software,
dans un des formats prévus ou avec le logiciel Idep que la BNB met à votre
disposition. Vous pouvez nous faire parvenir ces déclarations par e-mail.
L'autre possibilité est la création de la déclaration via un formulaire sur
Internet (OneGate)
1. LE PROGRAMME IDEP
La BNB met GRATUITEMENT le logiciel IDEP (INTRASTAT Data Entry
Package) à la disposition des déclarants INTRASTAT. L’Office Statistique de
la Communauté européenne (Eurostat) a développé le logiciel IDEP pour
réduire au maximum la charge que représente INTRASTAT pour les
entreprises. Il permet de simplifier l’établissement de la déclaration
INTRASTAT
et de rechercher les codes marchandises. Le logiciel produit un
fichier EDIFACT qui peut être transféré à la BNB par e-mail.
Configuration
minimum pour IDEP IDEP/NC8 pour Windows peut être installé sur un PC indépendant ou en
pour Windows
réseau tournant sous Windows XP SP1 ou supérieur. La configuration
minimale requise pour l'installation est la suivante :
moniteur avec une résolution minimale de 600x800;
pour le programme IDEP/NC8, 20 Mo d'espace sur le disque dur;
Pourquoi utiliser
IDEP?
IDEP permet d’établir des déclarations qui répondent aux exigences
légales en ce qui concerne la forme, la nomenclature et les codes (vous
restez responsable pour le contenu).
Facilité de data entry: IDEP propose plusieurs manières de saisir les
données de base intra-communautaires :
l’utilisateur introduit toutes les données à la main. Une fonction
d’aide et la présence d’une liste avec les codes exacts (NC8, pays,
transaction, région, mode de transport, conditions de livraison)
permet une saisie rapide et correcte;
par des modèles de ligne partiellement remplis. De tels modèles
évitent à l’utilisateur d’introduire à chaque fois les données ou les
transactions récurrentes;
création d’une table de conversion entre vos propres numéros
d’articles et les codes NC8 officiels;
electrof2013.doc
2.
emploi de formules pour le calcul du poids;
conversion en EURO des factures établies en devises.
Possibilité d’importation des données vers IDEP: IDEP peut utiliser les
données créées totalement ou partiellement dans une autre application,
par exemple un logiciel de comptabilité ou de gestion de stock;
Contrôle de la déclaration : IDEP contrôle instantanément les données
introduites, même si elles proviennent d’un autre programme. Ces
contrôles vous permettent de valider la déclaration avant de nous
l’envoyer. Ils rendent par exemple impossible l’utilisation de codes
inexistants.
Transfert des données : une fois votre déclaration établie et validée, elle
peut nous être envoyée par e-mail.
Le module Nc8 d'Idep vous aide dans la recherche du bon code
marchandise.
Version annuelle
Afin de tenir compte des modifications apportées à la législation et des
souhaits des utilisateurs, le logiciel IDEP est actualisé une fois par an. Vous
pouvez télécharger Idep sur notre site web : www.intrastat.be.
Sessions
d'information
La BNB organise régulièrement des cours. Vous pouvez obtenir de plus
amples informations sur notre site web : www.intrastat.be .
2. LAYOUT DES FICHIERS INTRASTAT
L'emploi du logiciel IDEP pour l'établissement de vos déclarations n'est
pas obligatoire. Ainsi des fichiers ASCII satisfaisant à certains contrôles ou
des fichiers EDIFACT générés par votre logiciel peuvent également être
acceptés. Vous pouvez obtenir des informations à ce sujet au Help Desk
IDEP au numéro : (02)221.44.33, fax: (02)221.32.99
Fichiers ASCII
Cette note explicative est destinée aux entreprises ayant choisi d’effectuer
leur déclaration INTRASTAT au moyen d’un fichier ASCII créé avec leur
propre logiciel ou des progiciels comptables. Ces fichiers ASCII peuvent
avoir une longueur fixe (format SDF ou SDV) ou une longueur variable
(format ITX). Ces deux formats sont décrits dans les paragraphes suivants.
electrof2013.doc
3.
Format SDV/SDF
(fixed width)
Dans un fichier SDV ou SDF, les différents champs se trouvent toujours à
une place fixe et ne sont pas séparés par des séparateurs de champs ou des
délimiteurs de champs. Chaque record a donc la même longueur fixe de
156 positions pour le format SDV et 155 positions pour le format SDF. A
la fin de chaque record se trouve un CRLF (hexadécimal
D A). Dans le
format SDV, le déclarant est identifié au moyen du numéro d'entreprise de
10 positions. Dans le format SDF, le déclarant est identifié au moyen du
numéro de TVA de 9 positions.
Le nom de fichier doit être composé de la façon suivante :
PPMMXXXX.SDV ou PPMMXXXX.SDF, où ‘PP’ représente le régime
statistique (19 pour les arrivées ou 29 pour les départs), ‘MM’ représente le
mois et ‘XXXX’ sont quatre position qui peuvent être choisies librement.
Par conséquent, il doit y avoir un fichier séparé par régime.
electrof2013.doc
4.
Format SDV
POS LVL NME
BYT ATR DEC DSCR
001
001
011
013
014
014
1
2
2
2
2
3
ASCLNE
DCLRANT
ETAB
ATSEC
DCLRANT3
ISO3
156
010
002
001
019
002
XX
99
99
99
XX
XX
0
0
0
0
0
0
1 record complet = 1 ligne de déclaration
Identification du déclarant = N° d'entreprise du déclarant
Identification du tiers déclarant
Code pays ISO du n°. de TVA
016
028
033
041
046
047
047
049
051
053
053
055
057
058
060
062
063
065
066
067
068
070
071
072
073
074
082
084
094
104
114
124
137
140
141
149
152
3
3
2
2
2
2
3
3
3
2
3
3
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
BTW3
PCODE3
RETNR
ITNR
MSGFCT
DCLDATE
DCLYR
DCLMNTH
DCLDAY
PERDE
YEAR
MNTH
FLOW
STPROC
CTRYPT
FILLER
CTRYOR
FILLER
TPT *
PORT
NAT
FILLER
CONTNR
TRXTYP1
TRXTYP2
BNL
TARN
NET
ADUN
VAL
AUT
EXTNR
INCOTERM *
REGION
FILLER
CODEMON
FILLER
012
005
008
005
001
006
002
002
002
004
002
002
001
002
002
001
002
001
001
001
002
001
001
001
001
008
002
010
010
010
010
013
003
001
008
003
005
XX
XX
99
99
XX
99
99
99
99
99
99
99
AA
99
AA
XX
AA
XX
99
99
99
99
99
99
99
99
99
99
99
99
99
XX
XX
99
99
XX
99
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
TVA, N° d'entreprise du tiers déclarant
Code postal du tiers déclarant
Numéro du message
Item ou n°. de ligne
Message fonction
Date de la déclaration
Année
Mois
Jour
Période statistique
Année statistique
Mois statistique
Flux(D = dispatch, A = arrival)
Pays de prov/dest (pays partenaire)
Moyen de transport
Nature de la transaction
Code marchandise NC8
Masse nette en kg
Nombre d’unités supplémentaires
Valeur facture
Information externe (n°.facture...)
Incoterm selon la CCI
Région d'origine ou de destination
“EUR” pour EURO
-
RECORD FORMAT: FIXED LENGTH - TOTAL LENGTH = 156 BYTES
(*) Pour les déclarations étendues uniquement, sinon laisser à blanc ou à zéro
electrof2013.doc
5.
Format SDF
POS LVL NME
BYT ATR DEC DSCR
001
001
010
012
013
013
1
2
2
2
2
3
ASCLNE
DCLRANT
ETAB
ATSEC
DCLRANT3
ISO3
155
009
002
001
019
002
XX
99
99
99
XX
XX
0
0
0
0
0
0
1 record complet = 1 ligne de déclaration
Identification du déclarant = N°. de TVA du déclarant
Identification du tiers déclarant
Code pays ISO du n°. de TVA
015
027
032
040
045
046
046
048
050
052
052
054
056
057
059
061
062
064
065
066
067
069
070
071
072
073
081
083
093
103
113
123
136
139
140
148
151
3
3
2
2
2
2
3
3
3
2
3
3
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
BTW3
PCODE3
RETNR
ITNR
MSGFCT
DCLDATE
DCLYR
DCLMNTH
DCLDAY
PERDE
YEAR
MNTH
FLOW
STPROC
CTRYPT
FILLER
CTRYOR
FILLER
TPT *
PORT
NAT
FILLER
CONTNR
TRXTYP1
TRXTYP2
BNL
TARN
NET
ADUN
VAL
AUT
EXTNR
INCOTERM *
REGION
FILLER
CODEMON
FILLER
012
005
008
005
001
006
002
002
002
004
002
002
001
002
002
001
002
001
001
001
002
001
001
001
001
008
002
010
010
010
010
013
003
001
008
003
005
XX
XX
99
99
XX
99
99
99
99
99
99
99
AA
99
AA
XX
AA
XX
99
99
99
99
99
99
99
99
99
99
99
99
99
XX
XX
99
99
XX
99
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
N°. de TVA du tiers déclarant
Code postal du tiers déclarant
Numéro du message
Item ou n°. de ligne
Message fonction
Date de la déclaration
Année
Mois
Jour
Période statistique
Année statistique
Mois statistique
Flux(D = dispatch, A = arrival)
Pays de prov/dest (pays partenaire)
Moyen de transport
Nature de la transaction
Code marchandise NC8
Masse nette en kg
Nombre d’unités supplémentaires
Valeur facture
Information externe (n°.facture...)
Incoterm selon la CCI
Région d'origine ou de destination
“EUR” pour EURO
-
RECORD FORMAT: FIXED LENGTH - TOTAL LENGTH = 155 BYTES
(*) Pour les déclarations étendues uniquement, sinon laisser à blanc ou à zéro
electrof2013.doc
6.
Explication record lay-out.
POS
LVL
NME
BYT
ATR
Position
Level
Name
Bytes
Attributes
DEC
DSCR
MA
Decimals
Description
MODEL
Position de début du champ
Donne la structure du record
Nom de la zone
Longueur de la zone en bytes
Caractéristiques du champ :
- AA : Alphabétique - aligné à gauche, suivi par des blancs
- XX : Alphanumér. - aligné à gauche, suivi par des blancs
- 99 : Décimal (unsigned), aligné à droite, précédé de zéros
Nombre de décimales si la zone est numérique
Contenu du champ
Renvoi aux cases des formulaires INTRASTAT
Référence au lay-out du formulaire.
Explication complémentaire de certains champs.
ATSEC
ETAB
RETNR
MSGFCT
DCLDATE
FLOW
STPROC
CTRYOR
PORT
NAT
CONTNR
TRXTYP2
TARN
AUT
TFACT
RFRETNR
CODEMON
Inutilisé, doit contenir la valeur “0”
Inutilisé, doit contenir la valeur “00”
Numéro de la déclaration, le déclarant doit ici indiquer un numéro unique par
régime statistique
1 = déclaration normale, 5 = rectification d’une déclaration, 0 = déclaration néant
(dans ce cas, pour le fichier SDF, toutes les zones à partir de la position 59 sont
nulles et pour le fichier SDV, toutes les zones à partir de la position 60)
Date de la déclaration = date de la création
D = dispatch ou expéditions (régime 29), A = arrival ou arrivées (régime 19)
Inutilisé pour INTRASTAT (seulement pour EXTRASTAT)
Inutilisé pour INTRASTAT (seulement pour EXTRASTAT)
Inutilisé pour INTRASTAT (seulement pour EXTRASTAT)
Inutilisé pour INTRASTAT (seulement pour EXTRASTAT)
Inutilisé pour INTRASTAT (seulement pour EXTRASTAT)
Inutilisé pour INTRASTAT (seulement pour EXTRASTAT)
Inutilisé pour INTRASTAT (seulement pour EXTRASTAT)
Inutilisé pour INTRASTAT (seulement pour EXTRASTAT)
Valeur mensuelle totale facturée, n’est pas demandée, doit contenir la valeur “0”
Inutilisé
"EUR" pour valeur facture en Euro
Exemples :
représentation physique (y compris les positions “à blanc” traduites par des espacements) :
Format SDV
0456123789000NL987654321B991234 980119010000119802039801A00FR
01001021030000000000600000000000100000470400000000000FACT33
0456123789000NL987654321B991234 980119010000219802039801A00NL
01001021010000000000750000000000200000850100000000000FACT34
0456123789000NL987654321B991234 980119010000319802039801A00LU
04004021019000000000492000000000000000428800000000000FACT35
30
FOB100000000EUR00000
30
DDU100000000EUR00000
30
DAF200000000EUR00000
electrof2013.doc
7.
Format SDF
456123789000NL987654321B991234 980119010000119802039801A00FR
01001021030000000000600000000000100000470400000000000FACT33
456123789000NL987654321B991234 980119010000219802039801A00NL
01001021010000000000750000000000200000850100000000000FACT34
456123789000NL987654321B991234 980119010000319802039801A00LU
04004021019000000000492000000000000000428800000000000FACT35
30
FOB100000000EUR00000
30
DDU100000000EUR00000
30
DAF200000000EUR00000
electrof2013.doc
8.
Format ITX(delimited)
Dans un fichier texte avec l'extension "ITX", les champs sont séparés par un
“point virgule” ou un “tab”. Vous pouvez choisir le séparateur que vous
souhaitez utiliser, à la condition de conserver le même séparateur pour tout
le fichier. A la fin de chaque record se trouve un CRLF (hexadécimal
D A).
Le nom de fichier doit
être composé de la façon suivante :
PPMMXXXX.ITX, où ‘PP’ représente le régime statistique (19 pour les
arrivées ou 29 pour les départs), ‘MM’ représente le mois et ‘XXXX’ sont
quatre positions qui peuvent être choisies librement. Par conséquent, il doit
y avoir un fichier séparé par régime.
Record lay-out du fichier ASCII (delimited) délimité avec “point virgule” ou “tab” comme
séparateur)
ORD NME
L
N
FIX
ATR
O
99
0 Identification déclarant : N° TVA. déclarant (9 pos.) ou
N° d'entreprise du déclarant (10 pos.)
N
XX
N
N
N
O
O
O
O
O
O
O
O
N
N
N
N
N
XX
99
99
XX
99
99
AA
AA
99
99
99
99
99
99
XX
XX
XX
XX
0 N° TVA international tiers-déclarant : code pays ISO (2 pos.)
+ n° TVA ou N° d'entreprise
0 Code postal tiers-déclarant
0 Numéro du message
0 Item ou numéro de ligne
0 Fonction du message
0 Date de la déclaration (YYMMDD)
0 Période statistique (YYMM)
0 Flux (D = dispatch, A = arrival)
0 Pays de prov/dest (pays partenaire)
0 Moyen de transport
0 Nature de la transaction
0 Code marchandise NC8
0 Masse nette en kg
0 Nombre d’unités supplémentaires
0 Valeur facture
0 Information externe (ex n°facture...) facultatif
0 "EUR" pour Euro
0 Incoterm selon la CCI
0 Région d'origine ou de destination
1
DCLRANT
2
DCLRANT3
9
ou
10
14
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
PCODE3
RETNR
ITNR
MSGFCT
DCLDATE
PERDE
FLOW
CTRYPT
TPT *
TRXTYP1
BNL
NET
ADUN
VAL
EXTNR
CODEMON
INCOTERM *
REGION
5
8
5
1
6
4
1
2
1
1
8
10
10
10
13
3
3 Y
1 Y
DE DSCR
C
(*) Pour les déclarations étendues uniquement
electrof2013.doc
9.
Explication Record lay-out.
ORD
NME
LN
FIX
Order
Name
Length
Fixed Y/N
ATR
Attributes
DEC
DSCR
MA
Decimals
Description
MODEL
Ordre du champ
Nom de la zone
Longueur maximum du champ
Si ”O” et si le champ n’est pas blanc, la longueur du champ
doit toujours être égale à LN. Si ”N”, la longueur est variable
Caractéristiques du champ :
- AA : Alphabétique
- XX : Alphanumérique
- 99 : Décimal (unsigned)
Nombre de décimales si le champ est numérique
Contenu du champ
Renvoi aux cases des formulaires INTRASTAT (2002)
Référence au lay-out du formulaire.
Explication complémentaire de certains champs
RETNR
Numéro de la déclaration, le déclarant doit ici indiquer un numéro unique par
régime statistique
1 = déclaration normale, 5 = rectification d’une déclaration, 0 = déclaration néant
(dans ce cas, toutes les zones après le champ FLOW restent vides)
Date de la déclaration = date de la création
D = dispatch ou expéditions (régime 29), A= arrival ou arrivées (régime 19)
"EUR" pour valeur facture en Euro
MSGFCT
DCLDATE
FLOW
CODEMON
Exemples :
point-virgule (;) comme séparateur:
avec le numéro d'entreprise ou numéro d'unité d'établissement
0456123789; NL987654321B99; 1234; 98011901; 1; 1; 980203; 9801; A; FR; 3; 1; 01021030; 600; 1; 47040; FACT33; EUR;FOB;1
0456123789; NL987654321B99; 1234; 98011901; 2; 1; 980203; 9801; A; NL; 3; 1; 01021010; 750; 2; 85010; FACT34; EUR;DDU;1
avec le numéro de TVA
456123789; NL987654321B99; 1234; 98011901; 1; 1; 980203; 9801; A; FR; 3; 1; 01021030; 600; 1; 47040; FACT33; EUR;FOB;1
456123789; NL987654321B99; 1234; 98011901; 2; 1; 980203; 9801; A; NL; 3; 1; 01021010; 750; 2; 85010; FACT34; EUR;DDU;1
avec tab ( ) comme séparateur:
avec le numéro d'entreprise ou numéro d'unité d'établissement
0456123789
NL987654321B99
3
0456123789
1
NL987654321B99
3
1
1234
01021030
1234
01021010
98011901
600
1
1
98011901
750
1
980203
47040
2
2
1
9801
A
FACT33
980203
85010
9801
FACT34
FR
EUR
A
FOB
1
NL
EUR
DDU
1
avec le numéro de TVA
456123789
NL987654321B99
3
456123789
1
01021030
NL987654321B99
3
1
1234
1234
01021010
98011901
600
1
2
1
1
98011901
750
1
2
980203
9801
980203
9801
47040
85010
A
FACT33
FACT34
FR
EUR
A
EUR
FOB
1
NL
DDU
1
electrof2013.doc
10.
3. L'ENVOI DU FICHIER INTRASTAT PAR E-MAIL
Nous mettons à votre disposition une adresse e-mail qui sert exclusivement
à la collecte des fichiers de déclaration. Dès la réception de celles-ci, nous
vous envoyons un accusé de réception qui garantit la bonne réception de vos
mails.
Les déclarations par e-mail sont traitées automatiquement par un
programme informatique. Aussi, afin d'assurer le meilleur traitement
possible, nous vous demandons de bien vouloir respecter les conditions
suivantes :
- respecter les formats de fichiers définis
- attacher vos fichiers au mail à envoyer
- ne pas mettre de texte dans le corps du mail
- mettre votre n° de TVA, l'indication du mois et le flux dans le "sujet" du
mail
Si ces conditions sont respectées vos déclarations envoyées à l'adresse
[email protected] sont traitées automatiquement et prises en charge par nos
gestionnaires en 24 h.
Dans le cas où vous voulez nous transmettre d'autres informations que votre
déclaration, utilisez l'adresse e-mail de votre correspondant habituel.
4. LA DECLARATION INTRASTAT PAR FORMULAIRE SUR INTERNET (ONEGATE)
La Banque Nationale de Belgique offre la possibilité d'encoder
immédiatement la déclaration intrastat à l'aide d'un formulaire électronique
sur internet à l'adresse http://www.nbb.be/onegate. Ce service est surtout
destiné aux déclarants qui ont un nombre limité de transactions par mois. Le
formulaire web Intrastat fait partie de OneGate et est accessible après
obtention d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe ou au moyen d'un
certificat électronique. Si vous disposez déjà d'un code d'accès pour d'autres
enquêtes (Balance des paiements, FSMA, ...), vous pouvez également
l'utiliser pour Intrastat. Vous trouverez plus d'informations sur l'accès à
OneGate sous le titre FAQ sur http://www.nbb.be/onegate ou auprès du
helpdesk Access OneGate (02/221.49.39 ou [email protected]).
electrof2013.doc
11.
5. RENSEIGNEMENTS
Pour tout renseignement, notre Help-Desk se tient à votre disposition au via
l'adresse e-mail [email protected], au tél 02.221.44.33. ou au fax 02.221.32.99.
electrof2013.doc