Hanjin Shipping

Retarus Best Practice
La facturation électronique en bonne et due forme : Hanjin
Shipping optimise ses processus tout en réduisant ses coûts.
Positionnée parmi les leaders mondiaux du transport maritime sur porte-conteneurs, la société sudcoréenne Hanjin Shipping Co. Ltd. offre des prestations de service complètes dans le secteur de la logistique portuaire : plus de 140 porte-conteneurs, cargos et pétroliers assurent la liaison entre les ports
d’Asie orientale, d’Europe et d’Amérique tandis que la société gère également ses propres chantiers
navals et terminaux à conteneurs. Pour optimiser ses processus de facturation, les filiales européennes
de Hanjin Shipping utilisent la solution Retarus eSign pour l’envoi de factures électroniques.
Quiconque cherche à optimiser les coûts structurels finit un jour ou l’autre
À dire vrai, les coûts récurrents d’Hanjin Shipping pour l’impression et l’envoi
par faire ce constat paradoxal : c’est justement le poste chargé de faire entrer
de factures papier sont considérables si l’on tient compte des milliers de
l’argent dans l’entreprise qui en consomme le plus : la facturation. Une étude
factures envoyées chaque mois. Malheureusement, une facture ne se résume
menée par l’institut informatique de l’économie de l’Université d’Hanovre
pas à un simple message que l‘on pourrait envoyer par E-mail ; bien au
chiffre ces coûts à environ 5,30 € pour l’envoi d’une facture imprimée ;
contraire, la législation impose des contraintes formelles très strictes. Ainsi,
l’association européenne des trésoriers d’entreprise (EACT) chiffre même ces
par exemple, la loi allemande relative à la taxe sur la valeur ajoutée stipule
frais à 30 €. On peut donc supposer que la vérité se situe quelque part entre
(au paragraphe 14, alinéa 3) que « l’authenticité de l’origine et l’intégrité du
ces deux chiffres.
contenu » d’une facture électronique doivent être garanties par une
« signature électronique certifiée » . Les spécialistes en logistique de Hanjin
Shipping travaillent donc en collaboration avec les experts en communication électronique de Retarus, à Munich, afin d’être en conformité avec les
différentes législations internationales tout en réduisant leurs coûts et en
accélérant et allégeant les processus.
Retarus Best Practice
« L’envoi de facture électronique représente une solution efficace, qui
garantit la sécurité des transactions et la conformité avec la législation non
seulement pour l’expéditeur, mais également pour le destinataire. »
Reinhard Prössler, directeur informatique, Hanjin Shipping
Performances haut de gamme et simplicité d’utilisation
Des arguments convaincants pour les destinataires aussi
Avant l’adoption de Retarus eSign, les factures de Hanjin Shipping étaient
Un autre aspect crucial doit être pris en compte lors du passage de la facture
envoyées traditionnellement sous forme papier. Les factures récapitulant par
traditionnelle à sa version électronique : le destinataire doit accepter les
exemple des prestations de service dans le domaine de la logistique portuaire
factures électroniques. Reinhard Prössler raconte : « En fait, je m’étonne que
sont souvent exhaustives et fastidieuses ; il n’est pas rare d‘y trouver des pa-
nous devions encore expliquer à certains clients de quoi il retourne. Certains
lettes complètes détaillées sur plusieurs pages de reçus et de divers documents
d’entre eux ne voyaient absolument pas les avantages immédiats que la
commerciaux. Aujourd’hui, plus de 15 000 de ces factures sont envoyées
facture électronique pouvait leur apporter. Toutes leurs données sont saisies
chaque mois via le service externalisé Retarus eSign, une solution complète
sous forme numérique et ils n’ont plus besoin, comme c’était le cas avec les
dédiée à l’envoi et à la réception de factures électroniques hébergée dans les
factures papier, de saisir à nouveau les données de facturation à la main. »
centres de calcul de Retarus.
D’une efficacité sans faille, Retarus eSign est pourtant très simple d’utilisation :
FastFacts
dans un premier temps, Hanjin Shipping génère tout d’abord les fichiers TIFF
• Facturation rapide et peu coûteuse
de ses différentes factures au moyen de son progiciel de gestion. Ces fichiers
• Signature électronique certifiée conforme à la législation
sont alors transférés vers une passerelle de messagerie où ils sont convertis au
• Signature PDF intégrée au document
format PDF. Ce PDF arrive ensuite chez Retarus par E-mail sous forme de pièce
• Aucun frais de matériel, de logiciel ou de maintenance
jointe. Un tunnel VPN permet d’éviter toute utilisation frauduleuse durant le
• Coûts d’exploitation calculables à l’avance
transfert. Les factures sont alors pourvues d’une signature numérique certifiée
• Vérification des signatures en option
dans les data centers de Retarus. Ce procédé est entièrement automatisé, de
• Archivage en option pour l‘expéditeur et le destinataire
sorte que les destinataires des factures émises par Hanjin Shipping reçoivent
• Conformité aux exigences des législations internationales dans
immédiatement leur facture électronique.
plus de 40 pays
Économies conséquentes
Avant d’opter pour la solution de Retarus, Hanjin Shipping a bien examiné
Dans le même temps, Retarus eSign offre d’autres avantages aux destina-
d’autres options, dont celle consistant à gérer en interne l’envoi de factures
taires des factures, puisque cette solution répond à toutes les exigences
électroniques. « Hanjin Shipping a volontairement opté pour un service
légales en matière de taxes déductibles : selon la loi, ils sont en effet obligés
en mode « pay per use » comme l’est Retarus eSign », explique Reinhard
de vérifier l’authenticité des signatures numériques fournies. C’est désormais
Prössler, directeur informatique de Hanjin Shipping à Hambourg : « Si nous
eSign qui se charge de cette tâche. La facture signée est alors transmise
avions choisi de traiter la facturation en interne, nous aurions été confrontés
à son destinataire accompagnée d’un compte-rendu de vérification. Le
à des conditions juridiques tout de même assez complexes. C’est Retarus
destinataire est donc en possession de tous les documents nécessaires pour
qui prend en charge la partie du travail consistant à apposer une signature
justifier auprès du fisc de la validité juridique de la facture.
numérique certifiée sur nos factures. »
L’envoi électronique de facture sous forme de service externalisé permet de
Au moment de choisir Retarus eSign, Hanjin Shipping estimait que les frais
rationaliser et d’alléger les processus business de l’émetteur au destinataire,
– sur un calcul relativement prudent – se situaient entre 1,50 € et 4,00 € par
entraînant ainsi une simplification des démarches et une réduction des coûts
facture. L’envoi électronique des factures a permis de réduire fortement ces
d’un côté comme de l’autre. « L’envoi de facture électronique représente
coûts. Le passage à la facture électronique est rentabilisé dès 250 factures
ainsi une solution efficace qui garantit la sécurité des transactions et la con-
par mois. Reinhard Prössler confirme : « Grâce à Retarus eSign, nous avons
formité avec la législation non seulement pour l’expéditeur, mais également
très rapidement réalisé des économies significatives. »
pour le destinataire », résume Reinhard Prössler. De manière centralisée,
Retarus a ainsi optimisé l’ensemble de la chaîne de facturation, de l’envoi
sous forme électronique à la distribution dans le respect de la législation.
retarus France • 20, rue de la Villette • 69328 LYON CEDEX 03
Tél : +33 (0) 4 26 68 51 09 • Fax : +33 (0) 4 26 03 10 00
[email protected] • www.retarus.fr