140521 circulaire GI GC congés et autorisations d`absence

Montpellier, le 21 mai 2014
Le recteur de l’académie de Montpellier
Chancelier des universités
à
Mesdames et Messieurs les directeurs des
établissements d’enseignement secondaires
privés sous contrat d’association avec l’Etat.
Objet :
Réf :
Direction des Ressources
Humaines
Service des Etablissements
d’Enseignement Privés
N° 140520
Affaire suivie par
Michel WAREMBOURG
Chef du bureau SEEP2
Téléphone
04 67 91 50 62
Télécopie
04 67 91 50 64
courriel
ce.recseep
@ac-montpellier.fr
Rectorat
31, rue de l’Université
CS 39004
34064 Montpellier
cedex 2
-
Congés et autorisations d’absences.
Article 105 de la loi n°2011-1977 du 28 décembre 2011.
Article R 914-105 du code de l’éducation.
Décret n°2008-1429 du 19 décembre 2008.
Dans le cadre du déploiement des liaisons informatisées entre les services académiques et
les établissements d’enseignement privés, l’Académie Montpellier a été chargée
d’expérimenter le module « notation administrative » de l’application intranet « GI / GC »
(gestion individuelle / gestion collective) au cours de l’année scolaire 2007-2008.
Le bilan positif de l’expérimentation a entraîné le déploiement de ce module aux autres
académies à la rentrée de septembre 2008.
L’application « GI-GC » comporte un deuxième module qui permet la saisie des
congés et des autorisations d’absences en établissement pour lequel l’Académie de
Montpellier a de nouveau été désignée pour conduire l’expérimentation au cours de
l’année scolaire 2009-2010.
L’expérimentation du module « congés » a ainsi été confiée, après accord préalable des
directeurs sollicités, à six établissements de l’académie qui n’ont rencontré aucune difficulté
en ce qui concerne l’utilisation et le fonctionnement de ce module.
Le ministère a donc décidé d’en généraliser l’utilisation à l’ensemble des académies au
cours de l’année scolaire 2010-2011.
Ce module permet la transmission au rectorat-Service des Etablissements d’Enseignement
Privés (SEEP)- des demandes de congé sur un support informatique qui remplace le
support papier. L’objectif étant de réduire le délai d’acheminement des documents et ainsi
apporter une réponse quasiment en temps réel aux enseignants.
Il nécessite qu’une primo vérification soit opérée par l’établissement avant la saisie en ce
qui concerne les conditions d’octroi des congés sollicités. L’ultime vérification étant opérée
par les services académiques, destinataires des arrêtés par courriel pour signature par
l’autorité compétente, seule habilitée à accorder ou refuser des congés et des
autorisations d’absences.
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Vous pouvez visualiser les arrêtés constitués après validation de votre saisie en cliquant
sur la rubrique « Liste des arrêtés » mais vous ne devez pas les imprimer, seul le SCEEP
peut les éditer pour signature.
Les arrêtés d’octroi sont ensuite adressés aux établissements qui en remettent un
exemplaire à l’enseignant concerné, le second exemplaire est archivé avec les pièces
justificatives (Certificat médicaux, convocation…) pendant deux ans.
Aucun justificatif ne doit être adressé au rectorat. En revanche toute demande de
suppléance via le module « SUPPLE » doit être précédée de la saisie du congé dans
l’application GI-GC « congés », faute de quoi il ne sera pas donné suite à la
demande.
Dans l’hypothèse d’un refus, le congé sera supprimé par le rectorat et instantanément
effacé dans GI-GC sans intervention de l’établissement. Vous serez informés par courriel
des motifs du refus.
Seuls les contractuels provisoires et définitifs sont concernés par ce module et vous ne
pouvez accéder à la saisie que pour les enseignants rattachés administrativement à votre
établissement (Etablissement principal). Dans l’hypothèse d’une tentative de saisie le
message suivant s’affichera « Vous n’êtes pas habilité à saisir des congés ».
Vous ne devez donc pas saisir de congés pour les délégués auxiliaires (CDD et CDI),
l’accès au dossier de ces agents a été bloqué.
Ainsi vous devez continuer à me transmettre les arrêts de travail et les demandes de congé
de ces personnels à l’aide du « bordereau de situation de congé », la saisie sera réalisée
par mes services.
En revanche pour tous les enseignants vous avez accès à l’historique de l’ensemble des
congés saisis que ce soit par l’établissement ou par le rectorat.
L’application comporte également une rubrique « Adresse » qui vous permet d’ajouter ou
de modifier les données relatives à l’adresse postale et aux coordonnées téléphoniques
des enseignants, y compris pour les délégués auxiliaires (CDD et CDI), rattachés
administrativement à votre établissement.
Dorénavant il n’est plus nécessaire de nous adresser les demandes des enseignants, il
vous appartient d’opérer directement la ou les modifications.
Par ailleurs vous disposez d’une aide en ligne à laquelle il convient de vous référer lors de
la saisie. Si des difficultés subsistent, vous pouvez contacter le gestionnaire chargé de
votre établissement [Cf. organigramme (SEEP) rentrée 2013-2014].
S’agissant des problèmes techniques liés à la connexion et au mauvais fonctionnement de
l’application, vous devez exclusivement saisir la Direction Académique des Systèmes
d'Information (DASI) au :
04 67 91 48 00
Vous trouverez en annexe à la présente circulaire :
•
•
Le schéma de la procédure (Annexe I)
Les congés concernés et les conditions d’octroi (Annexe II)
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Seuls les motifs énumérés dans l’annexe II doivent être utilisés lors de la saisie des
congés et autorisations d’absences.
En ce qui concerne :
1. les absences pour formation et activité syndicales, vous devez me transmettre
les demandes accompagnées de la convocation syndicale à la formation, au
congrès ou à la réunion au plus tard 1 mois avant le début du congé. L’absence de
réponse de mes services au plus tard le quinzième jour qui précède le début de
l’action vaut accord.
2. les arrêts de travail délivrés lors d’un accident du travail ou d’une maladie
professionnelle, vous transmettrez au SCEEP les justificatifs, Indépendamment du
dossier à constituer auprès de la Division des Personnels Administratifs,
Techniques et d'Encadrement (DPATE). En fonction de la décision d’imputabilité,
mes services procéderont à la saisie en congé ordinaire de maladie ou en accident
du travail.
3. Les CLM et les CLD, il est inutile de saisir les congés ordinaires de maladie
lorsqu’une prolongation a été sollicitée par l’enseignant.
4. Les congés de maladie ordinaires, j’appelle votre attention et celle des enseignants
sur la nécessité de fournir un arrêt de travail pendant les vacances scolaires si la
pathologie persiste notamment pendant les vacances d’été.
Les services académiques se réservent le droit de diligenter des contres visites si
des abus sont constatés.
5. Les autorisations d’absence sans traitement, seul l’employeur décide de
l’opportunité d’une telle autorisation. Vous voudrez bien me transmettre toutes les
demandes, revêtues de votre avis circonstancié, dont vous estimez qu’elles
nécessitent une retenue sur traitement. En retour vous serez destinataire de l’arrêté
correspondant ou de l’arrêté autorisant l’absence avec traitement.
6. Les absences dans le cadre de formations dispensées par Formiris à l’exception
des préparations de concours (Cf. annexe 1 - Motif A04), il est inutile de les saisir et
de transmettre les justificatifs au SEEP.
Je vous remercie à l’avance de votre précieuse et efficace collaboration.
Pour le Recteur et par délégation
Le Chef du Service des Etablissements
d’Enseignement Privés
Pierre PIETRI
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Annexe I
SCHEMA DE LA PROCEDURE
Connexion à l’application avec les login
et mot de passe utilisés pour la
notation administrative
Cliquer sur « Gestion des personnels
enseignants du privé Mise à jour »
Sélectionner un agent dans la liste
(Les dossiers accessibles en mise à
jour sont cochés en vert)
Cliquer ensuite sur
« congés»
Valider impérativement « Historique ordinaire » pour
commencer à saisir les congés
Cette rubrique n’apparait que dans l’hypothèse où
aucun congé n’a été saisi dans le dossier de l’agent
Cliquer sur le type d’absence :
« Maladie ordinaire »
« Autorisation d’absence »
Cliquer ensuite sur
« Ajouter »
Valider et cliquer sur «Retour » pour revenir au dossier de
l’agent
Pour passer à l’enseignant suivant ou précédent vous
disposez de deux flèches positionnées de chaque côté du
bandeau d’identification
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Annexe II
LISTE DES CONGES ET AUTORISATIONS
D’ABSENCES CONCERNES DANS LES
DIFFERENTES RUBRIQUES
M02-CONGES ORDINAIRES DE MALADIE
Il est nécessaire de saisir les congés par ordre chronologique
Toute absence pour cause de maladie doit être justifiée par un certificat médical précisant la durée de l’arrêt de travail
prescrit. Ce certificat doit être transmis dans les 48 heures à l’employeur. Toutefois une tolérance, qui ne constitue
en aucun cas un droit, est appliquée pour les arrêts de travail inférieurs ou égaux à 2 jours. Il convient cependant
d’être vigilant sur les abus et d’exiger dans cette hypothèse un justificatif.
AUTORISATIONS D’ABSENCES
MOTIF
A03- PARTICIPATION NON
REMUNEREE A UN JURY
DUREE ET TRAITEMENT
Durée fonction des dates figurant sur
la convocation.
Sans traitement
A04-AUTORISATIONS
D’ABSENCES DIVERSES AVEC
TRAITEMENT
Aucune durée n’est fixée par les
textes mais il est évident que ce motif
concerne des absences de courte
durée.
Les formations suivies dans le cadre
d’une préparation aux concours
doivent être impérativement saisies
dans cette rubrique.
A05-ABSENCE POUR EVENEMENT
FAMILIAL
(Facultatif)
- décès ou maladie très grave du
conjoint, du père, mère et des
enfants
OBSERVATIONS
Concerne
les
enseignants
convoqués par des écoles et
instituts extérieurs à l’éducation
nationale.
Cette rubrique concerne toutes les
absences autres que celles
répertoriées sous les autres motifs,
à l’exception des absences pour
formation et activité syndicales.
Les autorisations d’absences pour
convenances
personnelles
doivent demeurer l’exception, toute
absence doit être justifiée.
3 jours / Plein traitement
Eventuels délai de route de 48
heures maximum
-
Autres décès
3 jours / Plein traitement
Pas de délai de route
-
Affaires urgentes
3 jours / Plein traitement
Pas de délai de route
-
Mariage de l’agent ou pacs
5 jours / Plein traitement
Sans objet pour les enseignants qui
disposent d’une grande latitude pour
organiser cet évènement eu égard aux
vacances
scolaires
dont
ils
bénéficient.
Eventuels délai de route de 48
heures maximum
-
Autre mariage
3 jours / Plein traitement
Pas de délai de route
-
Autorisation
d’absence
pour
séances
préparatoires
à
l’accouchement sans douleur
Plein traitement
Obligation de fournir un certificat
médical du médecin traitant
(Surveillance de la grossesse et
des suites de l’accouchement)
-
Autorisation d’absence de la mère
pour allaiter (De droit si lieu
d’allaitement est à proximité lieu
de travail)
3 jours / Plein traitement
Avis obligatoire du médecin de
prévention
-
(De droit)
Congé
supplémentaire
à
l’occasion de chaque naissance
3 jours / Plein traitement
Le congé est de 3 jours ouvrables
consécutifs ou non mais inclus
dans une période de 15 jours
entourant la naissance.
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Autorisation
d’absence
pour
examens médicaux obligatoires
antérieurs
et
postérieurs
à
l’accouchement
A06-GARDE D’ENFANT MALADE
(Facultatif)
-
A08-CONGES POUR INSTRUCTION
MILITAIRE
Obligation de fournir un certificat
médical du médecin traitant
(Surveillance de la grossesse et
des suites de l’accouchement)
Plein traitement
Le nombre de jours est fonction du
nombre de ½ journée pendant
lesquelles l’enseignant est présent
devant les élèves (Même si 1 seule
heure de cours est assurée)
augmentée d’1 jour.
Exemple :
L’enseignant est présent 6 ½ journée
par semaine=>nombre de jours enfant
malade = 4 jours (6 ½ j+1j)
Plein traitement
Obligation de fournir un certificat
médical précisant la nécessité de
la présence d’un parent au côté de
l’enfant malade.
30 jours maximum par an
Plein traitement
Concerne
les
réservistes
convoqués pour des périodes, la
convocation doit être fournie à
l’appui de la demande.
Un préavis de 4 semaines doit
être impérativement respecté.
Concerne tous les enseignants
convoqués pour les examens et
concours organisés par l’éducation
nationale.
(Consulter le SCEEP au préalable)
A10-PARTICIPATION REMUNEREE
A UN JURY
A11-CANDIDAT A UN CONCOURS
OU EXAMEN
(De droit)
Fonction de la durée indiquée sur la
convocation, augmentée le cas
échéant d’un délai de route de 48
heures maximum
Plein traitement
2 jours avant le concours et durée du
concours
Plein traitement
La convocation doit être fournie à
l’appui de la demande.
Il convient d’être vigilant sur la
fréquence des demandes.
GROSSESSE
G01-CONGE MATERNITE
Sans objet
Permet de saisir la déclaration de
grossesse.
Nécessité de saisir le nombre
d’enfants à charge puis le nombre
d’enfants à naître pour déterminer
la durée du congé maternité et
donc la date théorique de début du
congé maternité.
Il est absolument indispensable de
saisir la déclaration de grossesse pour
pouvoir saisir en temps opportun la
date réelle d’accouchement. Il est
donc impératif que l’enseignant vous
remette le certificat de son médecin
traitant
indépendamment
de
l’exemplaire qu’il transmet à la CPAM.
MATERNITE
G01-CONGE MATERNITE
Cliquer sur le code G01 et valider pour
accéder à la saisie
Variable en fonction du
d’enfants nés et à naître.
Le calcul est automatique
nombre
Permet de saisir la date réelle
d’accouchement et le nombre
d’enfants qui détermineront la date
de fin du congé de maternité.
Permet de saisir une modification
notamment le report réglementaire
de 3 semaines maximum du
congé prénatal sur le congé
postnatal.
Certificat
médical
obligatoire précisant la possibilité
du report et la durée.
Si report saisir la date du
certificat modificatif puis les
dates de début et de fin du
congé maternité modifié.
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AUTRES CONGES
G02-GROSSESSE PATHOLOGIQUE
G03- REPOS SUITE COUCHES
PATHOLOGIQUES
G04-CONGE D’ADOPTION
Variable en fonction du nombre
d’enfants adoptés.
Le calcul n’est pas automatique
er
Pour le 1 ou le deuxième enfant la
durée est de 10 semaines et à
compter du troisième enfant la durée
est de 18 semaines.
Plein traitement
11 jours consécutifs ou 18 jours en
cas de naissances multiples qui
peuvent se cumuler avec les 3 jours
de naissance (Motif A05).
Plein traitement
G06-CONGE PATERNITE
G07-CONGE MATERNITE
PATHOLOGIQUE LIE AU DES
(diéthylstilbestrol)
H02-CONGE
D’ACCOMPAGNEMENT
PERSONNE EN FIN DE VIE
14 jours maximum avant le début du
congé
maternité
mais
pas
obligatoirement concomitant
Plein traitement
28 jours après le congé maternité
obligatoirement concomitant
Plein traitement
Congé maternité débute dès l’arrêt de
travail et se termine la veille du congé
prénatal.
Plein traitement
D’UNE
Trois mois au maximum.
Sans traitement
Le certificat médical doit préciser
obligatoirement que l’arrêt de
travail est en relation avec la
grossesse.
Le certificat médical doit préciser
obligatoirement que l’arrêt de
travail est en relation avec
l’accouchement
Accordé à partir de l’arrivée de
l’enfant au foyer.
La
demande
doit
être
accompagnée
de
l’attestation
délivrée par l’association précisant
l’adoption et la date de l’arrivée de
l’enfant au foyer.
La demande doit être formulée un
mois avant, préciser la date de
début et être accompagnée d’un
justificatif prouvant le lien de
filiation.
Le congé doit être pris dans les 4
mois qui suivent la naissance sauf
si l’enfant est hospitalisé (dans les
4 mois qui suivent l’hospitalisation)
ou si ma mère décède (dans les 4
mois qui suivent la fin du congé
postnatal dont bénéficie le père
dans ce cas).
Concerne les mères exposées au
diéthylstilbestrol entre 1948 et
1981,
le
certificat
médical
prescrivant l’arrêt de travail doit le
préciser.
Dans cette situation le report
réglementaire d’une partie du
congé prénatal sur le postnatal
n’est pas autorisé (Cf. G01).
Certificat médical obligatoire.
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