Abrégé sur les frais de déplacements pour mission

Abrégé
sur les frais de
déplacements pour
mission
Document établi dans le cadre du GRC « Aspects Administratifs et Financiers de la vie des EPLE »
juin 2010
SOMMAIRE
1 - Le décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006.
2 - Le remboursement des frais de transport.
3 - Le remboursement des indemnités de mission.
4 - La « problématique » de la circulaire du 09 novembre 2006.
5 - Les justificatifs pour le mandatement.
6 - Les avances sur les frais de déplacements.
7 - Les textes de référence.
8 - Questions-réponses.
9 - Les points à surveiller selon la jurisprudence du juge des comptes.
10 - Annexe A : exemple de délibération du conseil d’administration.
11 - Annexe B : exemple d’imprimé d’autorisation du véhicule personnel.
12 - Annexe C : exemple d’imprimé d’ordre de mission.
13 - Annexe D : exemple d’imprimé d’état de frais.
REMBOURSEMENT DES FRAIS DE MISSION
On ne traitera dans ce document que des frais de déplacements des personnels ; le remboursement
des frais de déplacements des élèves lors de leurs stages relevant d’une autre réglementation. Ne
seront également traités ici que les frais de mission en métropole, à l’exclusion des frais de stages ou
des frais hors métropole. Ne seront pas non plus traités ici les indemnités pour le trajet domicile- lieu de
travail.
Le sujet est sensible, notamment pour les agents comptables, car le remboursement des frais de
déplacements est un des domaines qui donnent le plus lieu à des mises en débet sans contestation
possible ; il est donc indispensable de bien connaître les textes et d’accorder une attention particulière
aux mandats concernés.
1 - Le texte de base.
Depuis le 1° novembre 2006, c’est désormais le décret du 3 juillet 2006 sur les frais de déplacements
qui s’applique. Bien que ne constituant pas une réelle révolution, ce texte a cependant modifié quelque
peu la réglementation antérieure.
Reprenons certains des éléments de ce décret.
Article 1
Le présent décret fixe les conditions et les modalités de règlement des frais de déplacements
temporaires des personnels civils à la charge des budgets des services de l'Etat et des
établissements publics nationaux à caractère administratif, ainsi que des établissements publics
locaux d'enseignement, des établissements publics à caractère scientifique, culturel et professionnel
et des établissements publics à caractère scientifique et technologique. Il est également applicable :
- aux personnels des groupements d'intérêt public dont les dépenses de fonctionnement sont
couvertes en totalité ou pour partie par des subventions de l'Etat et des établissements publics
nationaux à caractère administratif ;
- aux personnes qui participent aux organismes consultatifs ou qui interviennent pour le compte des
services et établissements précités.
Deux remarques concernant cet article. Ce décret ne s’applique pas aux personnels des collectivités
territoriales (régis par le décret n° 2007-23 du 5 janvier 2007 modifiant le décret n° 2001-654 du 19
juillet 2001) ; mais il s’applique à nos « intervenants extérieurs » et aux personnes qui interviennent
pour le compte ou à la demande d’un EPLE.
Article 2
Pour l'application du présent décret, sont considérés comme :
1° Agent en mission : agent en service, muni d'un o rdre de mission pour une durée totale qui ne peut
excéder douze mois, qui se déplace, pour l'exécution du service, hors de sa résidence administrative
et hors de sa résidence familiale ;
(…)
5° Personne participant à un organisme consultatif ou qui intervient pour le compte des services et
établissements : personne qui se déplace pour participer aux commissions, conseils, comités et autres
organismes consultatifs dont les frais de fonctionnement sont payés sur fonds publics ou pour
apporter son concours aux services et établissements mentionnés à l'article 1er ;
6° Résidence administrative : le territoire de la c ommune sur lequel se situe le service où l'agent est
affecté ou l'école où il effectue sa scolarité. Lorsqu'il est fait mention de la résidence de l'agent, sans
autre précision, cette résidence est sa résidence administrative ;
7° Résidence familiale : le territoire de la commun e sur lequel se situe le domicile de l'agent ;
8° Constituant une seule et même commune : toute co mmune et les communes limitrophes,
desservies par des moyens de transports publics de voyageurs.
Toutefois, lorsque l'intérêt du service l'exige et pour tenir compte de situations particulières, un arrêté
ministériel ou une délibération du conseil d'administration de l'établissement peut déroger à
l'application du 8° ci-dessus ;
(…)
Pour l'application du présent décret, les déplacements dans la Principauté de Monaco ouvrent les
mêmes droits que ceux afférents au territoire métropolitain de la France.
2 - Remboursement des frais de transport.
L’agent en mission peut prétendre : à la prise en charge de ses frais de transport sur production des
justificatifs de paiement auprès du seul ordonnateur (article 3).
Article 3
Lorsque l'agent se déplace pour les besoins du service hors de sa résidence administrative et hors de
sa résidence familiale à l'occasion d'une mission, d'une tournée ou d'un intérim, il peut prétendre :
- à la prise en charge de ses frais de transport sur production des justificatifs de paiement auprès du
seul ordonnateur ;
- et à des indemnités de mission qui ouvrent droit, cumulativement ou séparément, selon les cas, au :
1° Remboursement forfaitaire des frais supplémentai res de repas ;
2° Remboursement forfaitaire des frais d'hébergemen t et, pour l'étranger et l'outre-mer, des frais
divers, sur production des justificatifs de paiement de l'hébergement auprès du seul ordonnateur.
(…)
L'indemnité de mission et l'indemnité de stage sont exclusives l'une de l'autre.
Des avances sur le paiement des frais visés aux alinéas précédents peuvent être consenties aux
agents qui en font la demande. Leur montant est précompté sur l'ordonnance ou le mandat de
paiement émis à la fin du déplacement à l'appui duquel doivent être produits les états de frais.
Article 9
(…)
Les déplacements effectués par l'agent entre son domicile et son lieu de travail ne donnent lieu, sous
réserve des dispositions des décrets des 18 octobre 1982 et 1er juillet 1983 susvisés, à aucun
remboursement.
Pour prétendre au remboursement, il faut donc que l'agent se déplace pour les besoins du service
hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale à l'occasion d'une mission. Ces
notions de résidence administrative et de résidence familiale sont importantes dans la mesure où il ne
peut y avoir remboursement entre le domicile et le lieu de travail même si cela est justifié par des
nécessités du service ; le comptable devra être particulièrement attentif sur ce point. Autre point
important, l’agent ne peut prétendre au remboursement de frais de mission pour des déplacements à
l’intérieur de sa commune de résidence familiale, ni à l’intérieur de sa commune de résidence
administrative. Concernant la notion de commune, il faudra également être attentif à l’alinéa 8 de
l’article 2 « Constituant une seule et même commune : toute commune et les communes limitrophes,
desservies par des moyens de transports publics de voyageurs » ; il faut donc se renseigner le cas
échéant sur la liste des agglomérations multi-communales concernées. Cependant cette absence de
remboursement au sein d’une même commune est tempérée par la mention suivante :
« Toutefois, lorsque l'intérêt du service l'exige et pour tenir compte de situations particulières, un
arrêté ministériel ou une délibération du conseil d'administration de l'établissement (donc du CA d’un
EPLE) peut déroger à l'application du 8° ci-dessus » ; et par les dispositions de l’article 4 ci-dessous :
Article 4
Lorsque l'agent se déplace à l'intérieur du territoire de la commune de résidence administrative, de la
commune où s'effectue le déplacement temporaire, ou de la commune de résidence familiale, ses
frais de transport peuvent être pris en charge sur décision de l'autorité administrative lorsque la
commune considérée est dotée d'un service régulier de transport public de voyageurs.
Cette prise en charge est effectuée dans la limite du tarif, ou pour l'agent qui se déplace fréquemment,
de l'abonnement le moins onéreux du transport en commun le mieux adapté au déplacement.
Ces modes d'indemnisation ne sont pas cumulables entre eux ni avec d'autres indemnités ayant le
même objet.
La mission commence à l’heure de départ de la résidence administrative et se termine à l’heure de
retour à cette même résidence. Toutefois, pour des raisons d’ordre pratique (horaires des transports
collectifs, coût, durée du déplacement, ect…), l’administration peut prendre en compte la résidence
personnelle pour la détermination des droits à indemnisation.
Le choix entre la résidence administrative ou personnelle doit correspondre au déplacement effectif.
Cette notion de choix, précisée dans la circulaire Education nationale du 9 novembre 2006, est
importante dans la mesure où elle a un impact financier indéniable. Ainsi, il parait pour le moins
anormal de considérer qu’un agent fasse une cinquantaine de kilomètres pour se rendre à sa
résidence administrative pour en repartir immédiatement pour une mission située dans une commune
distante de 10 km de son domicile. Il est donc très important de prendre en considération cette notion
de trajet lors de l’élaboration de l’ordre de mission.
L’article 5 prévoit que l’EPLE peut fournir directement au personnel en mission les titres de transport
(billets SNCF par exemple).
L’article 6 prévoit que l’agent appelé à se présenter aux épreuves d'admissibilité ou d'admission d'un
concours, d'une sélection ou d'un examen professionnel organisé par l'administration, hors de ses
résidences administrative et familiale, peut prétendre à la prise en charge de ses frais de transport
entre l'une de ses résidences et le lieu où se déroulent les épreuves ; et ce dans la limite d’un allerretour par année civile (il peut être dérogé à cette disposition dans les cas où l'agent est appelé à se
présenter aux épreuves d'admission d'un concours).
Article 9
Le service qui autorise le déplacement choisit le moyen de transport au tarif le moins onéreux et,
lorsque l'intérêt du service l'exige, le plus adapté à la nature du déplacement.
C’est donc l’ordonnateur de l’EPLE qui décide des modalités de remboursement des frais de
déplacement en précisant sur l’ordre de mission le moyen de transport autorisé.
Article 10
Les agents peuvent utiliser leur véhicule terrestre à moteur, sur autorisation de leur chef de service,
quand l'intérêt du service le justifie.
En métropole et outre-mer, l'agent autorisé à utiliser son véhicule terrestre à moteur pour les besoins
du service est indemnisé de ses frais de transport soit sur la base du tarif de transport public de
voyageurs le moins onéreux, soit sur la base d'indemnités kilométriques, dont les taux sont fixés par
un arrêté conjoint du ministre chargé de la fonction publique, du ministre chargé du budget et du
ministre chargé de l'outre-mer.
(…)
L'agent qui utilise son véhicule terrestre à moteur n'a pas droit au remboursement des impôts, taxes et
assurances qu'il acquitte pour son véhicule.
Il doit avoir souscrit au préalable une police d'assurance garantissant d'une manière illimitée sa
responsabilité au titre de tous les dommages qui seraient causés par l'utilisation de son véhicule à des
fins professionnelles.
L'agent qui a utilisé son véhicule personnel est remboursé, sur autorisation du chef de service, des
frais d'utilisation de parcs de stationnement et de péage d'autoroute sur présentation des pièces
justificatives au seul ordonnateur, quand l'intérêt du service le justifie et dès lors que ces frais n'ont
pas été pris en charge au titre du 2° de l'article 3.
En toute occurrence, l'agent n'a droit à aucune indemnisation pour les dommages subis par son
véhicule.
Article 11
Lorsque l'agent a utilisé un véhicule personnel, autre qu'un véhicule mentionné à l'article 10, un taxi,
ou un véhicule de location, il est remboursé des frais occasionnés sur autorisation du chef de service,
sur présentation des pièces justificatives au seul ordonnateur, quand l'intérêt du service le justifie, et
dès lors que ces frais n'ont pas été pris en charge au titre du 2° de l'article 3.
L’ordonnateur peut ainsi prévoir le remboursement au tarif des transports en commun.
Il peut également autoriser l’utilisation du véhicule personnel. Dans ce cas il peut limiter le
remboursement au tarif SCNF 2° classe, ou autoriser le remboursement au tarif des indemnités
kilométriques applicable aux véhicules automobiles (ou deux roues) en fonction de la cylindrée :
« l'agent autorisé à utiliser son véhicule terrestre à moteur pour les besoins du service est indemnisé
de ses frais de transport soit sur la base du tarif de transport public de voyageurs le moins onéreux,
soit sur la base d'indemnités kilométriques, dont les taux sont fixés par un arrêté ».
Actuellement ce tarif est fixé par l’arrêté du 26 août 2008 :
Indemnités kilométriques en euros à compter du 01 août 2008 (arrêté du 26/08/08)- Métropole
Catégories
de 5 ch. et moins
de 6 ch. et 7 ch.
de 8 ch. et plus
jusqu’à 2000 Km
De 2001 à 10 000 Km
0.25
0.31
0.32
0.39
0.35
0.43
Motocyclette >125 cc : 0,12 Vélomoteur : 0,09
Au-delà de 10 000 Km
0.18
0.23
0.25
Nota : il conviendra d’être attentif au tarif en vigueur à la date de la mission puisque s’applique au frais
de déplacements la déchéance quadriennale ; et que des demandes de remboursement peuvent donc
être présentées plusieurs années en retard.
On notera que l’utilisation du véhicule personnel doit être autorisée par le chef d’établissement, que le
véhicule doit être assuré pour une utilisation professionnelle et qu’aucun dédommagement n’est
autorisé pour ce véhicule.
La possibilité de remboursement des frais de stationnement ou de péage doit figurer clairement sur
l’ordre de mission.
3 - Indemnités de mission.
L’agent peut prétendre également à des indemnités de mission qui ouvrent droit, cumulativement ou
séparément, selon les cas, au : 1° remboursement fo rfaitaire des frais supplémentaires de repas ; 2°
remboursement forfaitaire des frais d'hébergement... » (article 3).
A ce sujet, le décret de 2006 a annulé plusieurs articles de l’ancien décret de 1990 et notamment
l’article 10 qui définissait les intervalles horaires ouvrant droit à l’indemnité de repas et de nuitée (de 11
h à 14h, etc…) ; sans pour autant reprendre ces précisions dans son contenu. Il faut donc désormais
définir la plage horaire donnant droit à indemnité de repas ou d’hébergement (attention : par
hébergement, le décret parle de nuitées et non de repas).
Par ailleurs, l’article 7 du nouveau décret précise :
Pour la métropole, le taux du remboursement forfaitaire des frais supplémentaires de repas est fixé
par un arrêté conjoint du ministre chargé de la fonction publique et du ministre chargé du budget. Le
barème des taux du remboursement forfaitaire des frais d'hébergement est fixé par le ministre ou par
délibération du conseil d'administration de l'établissement dans la limite d'un taux maximal fixé par un
arrêté conjoint du ministre chargé de la fonction publique et du ministre chargé du budget.
(…)
Toutefois, lorsque l'intérêt du service l'exige et pour tenir compte de situations particulières, un arrêté
ministériel ou une délibération du conseil d'administration de l'établissement peut fixer, pour une durée
limitée, des règles dérogatoires aux arrêtés interministériels prévus aux alinéas précédents, qui ne
pourront, en aucun cas, conduire à rembourser une somme supérieure à celle effectivement engagée.
Pour la métropole, le taux du remboursement forfaitaire des frais supplémentaires de repas est fixé
par l’arrêté du 3 juillet 2006 à la somme de 15, 25 € par repas ; elle est inchangée par rapport au taux
précédent. Concernant le barème des taux du remboursement forfaitaire des frais d'hébergement
(nuitée) il « est fixé par le ministre ou par délibération du conseil d'administration de l'établissement
dans la limite d'un taux maximal fixé par un arrêté conjoint du ministre chargé de la fonction publique
et du ministre chargé du budget ». Ce taux maximal est fixé par arrêté du 3 juillet 2006 à la somme de
60 €. Mais il s’agit d’un taux maximal, le taux de remboursement choisi devant être fixé par arrêté du
ministre de l’EN ou à défaut par le conseil d’administration de l’EPLE. Enfin, cet article indique que
« Toutefois, lorsque l'intérêt du service l'exige et pour tenir compte de situations particulières, un
arrêté ministériel ou une délibération du conseil d'administration de l'établissement peut fixer, pour une
durée limitée, des règles dérogatoires aux arrêtés interministériels prévus aux alinéas précédents, qui
ne pourront, en aucun cas, conduire à rembourser une somme supérieure à celle effectivement
engagée ». Là encore un arrêté ou une délibération du CA est nécessaire pour rembourser à titre
exceptionnel au-delà ; ou en de-ça, de ces tarifs. Dans le cadre d’un EPLE, cette délibération peut
être notamment envisagée pour la venue d’une personnalité dans l’établissement pour une
conférence par exemple.
La durée de la mission est déterminée en fonction :
- de l’heure de départ de la résidence administrative (ou de la résidence personnelle) ;
- de l’heure de retour à la résidence administrative (ou à la résidence personnelle).
Un délai forfaitaire d’une demi-heure est inclus dans la durée de la mission avant l’heure de départ et
après l’heure de retour, pour tenir compte du temps passé par l’agent pour rejoindre le lieu où il doit
emprunter un moyen de transport en commun et inversement. Ce délai forfaitaire est porté à une
heure en cas d’utilisation de l’avion ou du bateau.
La fixation de ces horaires est importante dans la mesure où elle ouvre droit ou non à indemnisation
des frais de repas et de nuitée.
Avec les réserves faisant l’objet du chapitre suivant, la circulaire Education nationale du 9 novembre
2006 (parue au BO n° 42 de 2006), précise les plage s horaires ouvrant droit à indemnisation :
En application de l’article 3 du décret du 3 juillet 2006, l’agent bénéficie :
- du remboursement forfaitaire des frais supplémentaires de repas lorsqu’il se trouve en mission
pendant la totalité de la période comprise entre 11 et 14 heures, pour le repas de midi, et entre 18 et
21 heures, pour le repas du soir ; le taux de cette indemnité est fixé forfaitairement à 15,25 € par
repas, par l’arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission (article 1) ;
- du remboursement des frais d’hébergement lorsqu’il se trouve en mission pendant la totalité de la
période comprise entre zéro et cinq heures, pour la chambre et le petit-déjeuner. Les taux de cette
indemnité d’hébergement sont fixés à :
- 45,00 € en province ;
- 60,00 € à Paris.
(…)
Donc un agent en mission à Paris dont l’ordre de mission débute le lundi à 9 heures et se termine à 8
heures le lendemain pourra prétendre à un remboursement de 90,50 € (15,25 + 15,25 + 60,00). A
noter que les justificatifs pour la nuitée doivent être produits, ce qui n’est pas le cas pour les repas.
Par ailleurs, cette circulaire précise :
Comme précédemment, l’agent qui se déplace dans le cadre d’une action de formation continue
perçoit des indemnités de mission réduites de 50 % lorsqu’il a la possibilité de se rendre dans un
restaurant administratif ou assimilé, ou d’être hébergé dans une structure dépendant de
l’administration moyennant une participation.
On notera à ce propos et en complément, l’arrêté du 3 juin 2010 pris en application de l'article 7 du
décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 qui fixe, à pa rtir du 1° septembre 2010, des règles dérogatoires
pour l'indemnisation des frais occasionnés par les déplacements temporaires à la charge des services
de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche. Cet arrêté élargi le champ
d’application de la réduction de 50 % de l’indemnité de repas.
La circulaire DAF du 9/08/2010 relative au règlement des frais occasionnés par les déplacements
temporaires des personnels civils de l'état, modifiant la circulaire du 9/11/2006 prévoit que "l'indemnité
de repas allouée à l'occasion d'une mission ou tournée est réduite de moitié lorsque l'agent a
effectivement pris un repas dans in restaurant administratif"
Jusque là cet abattement était prévu en cas de déplacement dans le cadre d'une action de formation,
ce n'est donc désormais plus aussi restrictif.
4 - La « problématique » de la circulaire du 09 novembre 2006.
Une circulaire fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les
déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat, prise en application du décret n°2006-781 du
3 juillet 2006, a été publiée au BO par le MENESR. Cette circulaire est parue au BO n° 42 ; mais peut,
selon l’interprétation ou la lecture que l’on en fait, poser un questionnement. En effet, la circulaire
indique : « 1 - Champ d’application de la circulaire. Les dispositions de la présente circulaire
s’appliquent aux agents de l’administration centrale et des services académiques, ainsi qu’aux agents
recrutés par les établissements publics locaux d’enseignement. Elles ne s’appliquent ni aux
établissements publics nationaux, ni aux établissements publics d’enseignement supérieur, ni aux
établissements publics de recherche : pour ces établissements, le conseil d’administration détermine
les conditions d’indemnisation des frais d’hébergement (métropole) et de mission (en outre-mer) des
agents, dans les conditions prévues par l’article 7 du décret du 3 juillet 2006. ».
La position de l’administration de l’Education nationale est que la circulaire du 9 novembre 2006 règle
la question pour tous les personnels des EPLE ; et qu’elle s’applique à tous les personnels de
l’établissement scolaire, même s’il est indiqué clairement qu’elle s’applique « aux agents de
l’administration centrale et des services académiques, ainsi qu’aux agents recrutés par les
établissements publics locaux d’enseignement ». Ors, sans parler des agents des collectivités
territoriales, on peut considérer qu’à l’exception des contrats aidés et des AED, les autres personnels
ne sont pas recrutés par l’EPLE et ne sont pas non plus des agents de l’administration centrale ou des
services académiques.
Pour lever cette ambiguïté, la solution peut consister à s’appuyer sur l’article 7 du décret du 3 juillet « le
barème des taux du remboursement forfaitaire des frais d'hébergement est fixé par le ministre ou par
délibération du conseil d'administration de l'établissement dans la limite d'un taux maximal fixé par un
arrêté conjoint du ministre chargé de la fonction publique et du ministre chargé du budget » en faisant
voter par le conseil d’administration de l’EPLE une délibération reprenant les éléments de la circulaire.
Vous trouverez en annexe A de ce document un exemple de délibération à adapter.
On notera aussi que le décret du 25 mars 2007 sur les pièces justificatives indiquant pour les pièces à
fournir au comptable dans ce domaine « la délibération fixant les taux du remboursement forfaitaire des
frais d'hébergement pour la métropole » (alinéa 2181).
5 - Les justificatifs.
Article 3
Lorsque l'agent se déplace pour les besoins du service hors de sa résidence administrative et hors de
sa résidence familiale à l'occasion d'une mission, d'une tournée ou d'un intérim, il peut prétendre :
- à la prise en charge de ses frais de transport sur production des justificatifs de paiement auprès du
seul ordonnateur ;
- et à des indemnités de mission qui ouvrent droit, cumulativement ou séparément, selon les cas, au :
1° Remboursement forfaitaire des frais supplémentai res de repas ;
2° Remboursement forfaitaire des frais d'hébergemen t et, pour l'étranger et l'outre-mer, des frais
divers, sur production des justificatifs de paiement de l'hébergement auprès du seul ordonnateur.
Il convient de distinguer les pièces qui doivent être fournies à l’ordonnateur et celles qui doivent être
transmises par ce dernier au comptable à l’appui du mandat.
Doivent être produits obligatoirement, auprès de l’ordonnateur, les justificatifs suivants :
- en cas d’utilisation d’un moyen de transport en commun : titre de transport (billets SNCF par
exemple) ou facture pour les frais de transport (article 3 du décret), y compris les frais liés à
l’utilisation d’un taxi ou d’un véhicule de location, après accord du chef de service (article 11 du
décret) ;
- facture pour les indemnités d’hébergement (article 3 du décret) ; on notera que cette obligation de
présenter une facture n’existe pas à priori pour les repas ;
- en métropole, après accord du chef de service, ticket ou facture, pour les frais de parc de
stationnement et de péage d’autoroute engagés par l’agent autorisé à utiliser un véhicule personnel
pour les besoins du service (article 10 du décret).
Les pièces qui doivent être fournies au comptable.
C’est au décret n° 2007-450 du 25/03/2007 sur les pièces justificatives qu’il convient de se référer :
2181. Prise en charge des frais de déplacement engagés sur le territoire.
21811. Pièces générales
1. État de frais (voir annexe A ci dessous).
2. Pour les frais d’hébergement, selon le cas :
- Délibération fixant les taux du remboursement forfaitaire des frais d’hébergement pour la métropole.
ou
- Délibération fixant les taux du remboursement des indemnités de mission pour l’outre mer.
3. Le cas échéant, délibération fixant une définition dérogatoire à la notion de commune.
4. Le cas échéant, délibération fixant des règles dérogatoires d’indemnisation et précisant leur durée
d’application.
5. Délibération autorisant d'une manière générale la prise en charge des frais de transport lors de
l'admission d'un agent à un concours.
21812. Pièces particulières
a) Mission accomplie hors la résidence administrative et hors la résidence familiale.
Ordre de mission indiquant notamment l'objet du déplacement, la classe autorisée et le moyen de
transport utilisé. Si l’autorisation porte sur plus d’une mission, l’ordre de mission précise sa durée de
validité (dans la limite de douze mois), la limite géographique ou les destinations autorisées, les
classes et les moyens de transport autorisés.
d) Concours, sélection et examen professionnel.
Convocation.
e) Stage effectué hors de la résidence administrative et hors de la résidence familiale.
1. Ordre de mission ad hoc.
2. Le cas échéant, délibération déterminant le pourcentage de réduction de l'indemnité de mission
lorsque l’agent a la possibilité de se rendre dans un restaurant administratif ou d'être hébergé dans
une structure dépendant de l'administration moyennant participation.
f) Déplacement à l'intérieur du territoire de la commune de résidence administrative, de la commune
où s'effectue le déplacement temporaire ou de la commune de résidence familiale.
Décision de l'autorité territoriale.
g) Personnes autres que celles qui reçoivent d'une collectivité ou d'un de ses établissements publics à
caractère administratif une rémunération au titre de leur activité principale.
Décision de l'autorité territoriale prescrivant la prise en charge des frais et, le cas échéant, prescrivant
la majoration du taux de prise en charge.
L’annexe A précise les mentions obligatoires de l’état de frais :
Annexe A. Frais de déplacement des agents
Une mention rappellera à l'attention des agents que les pièces justificatives en leur possession doivent être
produites à leur service gestionnaire.
1. IDENTIFICATION DE L'AGENT :
Préciser :
- nom ;
- prénom ;
- grade ou emploi ;
- la résidence familiale ;
- la résidence administrative.
2. LIQUIDATION DÉTAILLÉE DES DROITS
Indiquer :
- le lieu du déplacement
- le motif du déplacement
2.1 Les frais de transport de personnes
Pour les déplacements dont le remboursement des frais est demandé, préciser :
- le trajet effectué
- le mode de transport utilisé ou la nature du véhicule utilisé.
2.1.1 Utilisation de transports publics
a) Cas général : Indiquer le prix du titre de transport acquitté.
b) Pour l'agent qui se déplace fréquemment à l'intérieur du territoire de la commune de résidence
administrative, de la commune où s'effectue le déplacement temporaire ou de la commune de
résidence familiale : Indiquer le prix de l'abonnement acquitté.
2.1.2 Utilisation d’un véhicule personnel
a) Utilisation d’un véhicule terrestre à moteur personnel :
* Indemnisation réalisée sur la base du tarif de transport public de voyageurs le moins onéreux :
Indiquer le prix du mode transport public retenu.
* Indemnisation sous forme d’indemnités kilométriques :
En cas d’utilisation du véhicule personnel (voiture) indiquer :
- la puissance fiscale du véhicule ;
- le nombre de kilomètres parcourus depuis le début de l’année civile pour les besoins du service ;
- le nombre de kilomètres réalisés au titre du déplacement dont l’indemnisation est demandée ;
- le ou les taux applicable(s) ;
- le montant des indemnités kilométriques.
En cas d’utilisation d’une motocyclette, d’un vélomoteur ou un autre véhicule à moteur indiquer :
- la cylindrée du véhicule ;
- le nombre de kilomètres réalisés au titre du déplacement dont l’indemnisation est demandée ;
- le ou les taux applicable(s) ;
- le montant des indemnités kilométriques.
b) Utilisation d’un taxi, d’un véhicule de location ou d’un véhicule personnel autre qu’un véhicule
terrestre à moteur.
Indiquer le montant de l’indemnisation.
c) Remboursement des frais de parc de stationnement et de péage d’autoroute
Indiquer montant acquitté.
2.2 Frais de missions
2.2.1 Missions et intérims en métropole
Indiquer :
- Le nombre de repas pris au cours de la mission ou de l’intérim ;
- Le nombre de nuitées effectuées au cours de la mission ou de l’intérim.
(…)
3. RÉCAPITULATION
Préciser :
- le total des droits de l’agent ;
- le montant éventuel des avances consenties ;
- le total des sommes dues à l'agent.
4. SIGNATURES À PORTER SUR L'ÉTAT DE FRAIS :
a) L'agent :
- certifie l'exactitude des renseignements portés sur l'état de frais ;
- demande le versement de la somme indiquée au point III ;
- date et signe l'état de frais.
b) L’autorité territoriale :
- certifie l'exactitude de l’ensemble des indications portées sur l'état de frais.
- date et signe.
Pour joindre aux mandats, vous trouverez en annexe un exemple d’imprimé « Etat de frais de
déplacement des agents », et un exemple d’ « Ordre de mission ».
D’autres imprimés en annexe : « Autorisation d’utiliser le véhicule personnel ».
6 - Les avances.
Article 3
(…)
Des avances sur le paiement des frais visés aux alinéas précédents peuvent être consenties aux
agents qui en font la demande. Leur montant est précompté sur l'ordonnance ou le mandat de
paiement émis à la fin du déplacement à l'appui duquel doivent être produits les états de frais.
Ce régime n’est pas modifié par rapport à la situation antérieure :
- le paiement des indemnités pour frais de déplacements temporaires est effectué normalement à la
fin du déplacement ou mensuellement, à terme échu ;
- des avances peuvent être consenties aux agents qui en font la demande, dans la limite de 75 % des
sommes présumées dues à la fin du déplacement ou en fin de mois, selon le cas.
Un document détaillé et complet : l’instruction du 6 mars 2007 sur les avances en matière de frais de
déplacement
7 - Les textes en vigueur.
Note de service n° 2009-120 du 7 septembre 2009 précisant le régime d'indemnisation des frais lors
des déplacements effectués dans les DOM et collectivités d'outre-mer, les frais de changement de
résidence intervenant à l'occasion ou au terme d'un détachement prononcé pour accomplir une période
de stage ou de scolarité, ainsi que ceux liés au changement de résidence entre métropole et DOM ou
entre deux départements d'outre-mer.
A comparer pour l ‘application de certaines mesures à ce texte plus récent :
Indemnisation des frais occasionnés par les voyages de congés bonifiés, les déplacements
temporaires et les changements de résidence en métropole et outre-mer : note de service n° 2009-120
du 7-9-2009.
Décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais
occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat.
Arrêté du 26 août 2008 modifiant l'arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités kilométriques
prévues à l'article 10 du décret n° 2006-781 du 3 j uillet 2006 fixant les conditions et les modalités de
règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels de l'Etat. Applicable
au 1 août 2008, il modifie le taux pour les véhicules.
Arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission prévues à l'article 3 du décret n° 2006781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les
déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat.
Arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de stage prévues à l'article 3 du décret n° 2006781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les
déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat :
Attention à toujours vérifier l’actualisation des indemnités de mission à l’étranger ; plusieurs
modifications sont intervenus depuis juillet 2006.
Circulaire Education Nationale du règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires
des personnels civils de l’État n°2006-175 du 9-11- 2006.
8 - Questions-réponses.
Le calcul d'indemnités de déplacement doit-il être effectué en prenant en compte la résidence
administrative de l'agent ou le lieu effectif d'exercice des fonctions ?
Le lieu effectif d'exercice. La Cour administrative d'appel de Bordeaux a jugé qu'un agent qui effectuait
un stage dans la ville où il exerçait ses fonctions ne pouvait prétendre au bénéfice d'indemnités de
déplacement, même si son arrêté d'affectation indiquait une résidence administrative dans une autre
agglomération (cf AJDA du 10 mars 2003). En conséquence, le juge fait primer le lieu d'exercice réel
des fonctions sur la résidence officiellement inscrite pour son affectation. On peut noter ici le caractère
pragmatique du jugement de la CAA de Bordeaux qui implique une interprétation relativement ouverte
du premier alinéa de l'article 4 du décret n°90-437 du 28 mai 1990 sur le remboursement des frais de
déplacement : "résidence administrative : le territoire de la commune sur lequel se situe le service où
l'agent est affecté". La résidence administrative se définirait par le lieu d'exercice effectif des fonctions
sans tenir compte du lieu "où l'agent est affecté" au sens administratif du terme, du moins pour ce qui
concerne les frais de déplacement.
Quelques élèves de la Section BTS vont retourner dans leur ancien établissement afin de faire une
action de promotion de la filière. A cette occasion, est il possible de rembourser les frais de
déplacement et, si oui, sur quelle base administrative (ordre de mission ?) et sur quels crédits
budgétaires (J1, taxe apprentissage ?).
Un ordre de mission peut être établi par le chef d'établissement, sur le fondement du décret n°2006781 du 3 juillet 2006 qui s'applique "aux personnes (...) qui interviennent pour le compte des services et
établissements précités" dont les EPLE. Ce type de dépenses entre à mon sens dans le cadre des
"dépenses destinées à promouvoir les formations sous réserve que les manifestations aient lieu dans
l’établissement", qui sont susceptibles d'être financées par la taxe d'apprentissage (cf. III de la circulaire
n°2007-031 du 5 février 2007 (BO n°7 du 15 février) .
Les frais de déplacement d’un chef d'établissement à une journée académique organisée par une
association, peuvent-ils être pris en charge par le budget de l' EPLE ?
De manière générale, le remboursement des frais de déplacement d'un chef d'établissement n'est
supporté par l'EPLE que si le déplacement a pour origine l'EPLE lui-même. Lorsque le chef
d'établissement représente l'établissement, il peut en conséquence s’établir à lui-même un ordre de
mission dont les conséquences financières seront supportées sur le budget de l'EPLE, dans la limite
des frais réellement engagés et dans le respect des dispositions réglementaires.
En effet, l’ordre de mission pour un déplacement du chef d’établissement dont les frais seront
supportés par le budget de l’EPLE est normalement signé par ce dernier en sa qualité d’ordonnateur,
sans qu’il soit besoin d’un autre visa.
9 - Les points à surveiller selon la jurisprudence du juge des comptes.
L’étude de la jurisprudence du juge des comptes permet d’attirer l’attention sur un certain nombres de
points pour lesquels il faut faire preuve de vigilance. On peut notamment relever :
* Les états de remboursements de frais de déplacements doivent être accompagnés des ordres de
mission correspondants. II peut cependant être suppléé à l'absence d'ordre de mission dès lors que
l'état de frais est signé par l'autorité compétente pour délivrer les ordres de mission et qu'il comporte
toutes les mentions et justifications qui doivent normalement figurer sur ledit ordre (C. comptes, 28
avril 1997, Commune de Draguignan, CRC Aquitaine, 12 décembre 2002, Département de la
Gironde).
* Au besoin, le comptable refera le calcul kilométrique des distances effectives séparant les points
d'arrivée et de départ et n'indemnisera que les kilomètres réels et non ceux déclarés (CRC PACA, 24
février 2005, OPDHLM du Var).
* La date de l’ordre de mission ne doit pas être postérieure à la date de la mission.
* L'inscription des crédits au budget et approuvée par le vote de celui-ci ne peut constituer une pièce
justificative.
* II est possible de prévoir, pour le personnel exerçant des fonctions essentiellement itinérantes, un
ordre de mission dit permanent dont la validité ne peut dépasser douze mois.
* L'ordre de mission doit comporter des ; indications suffisamment précises pour permettre de
déterminer la nature exacte et la réalité de la mission. Ne sont pas appropriés par exemple : la simple
indication « séminaire » ou « mission » ; un simple bon de commande au contenu imprécis, ne
comportant ni les dates et la nature des trajets effectués, ni l'identité du ou des voyageurs ; des ordres
de missions comportant la durée et le lieu de la mission mais sans en préciser l'objet ; des ordres de
mission ne comportant ni date, ni horaire, ni lieu d'exécution, rendant impossible la liquidation des
frais de séjour.
* L'ordre de mission doit correspondre aux états de frais présentés (mêmes destination, date, etc.). En
toute hypothèse, l'absence de mention de l'objet et de la date du déplacement doit conduire le
comptable à suspendre le remboursement des frais de déplacement.
* Lorsque l'ordonnateur n'a autorisé, sur l'ordre de mission, que la prise en charge de certaines
dépenses, le comptable doit limiter le paiement aux seules dépenses autorisées.
* L'indemnité forfaitaire pour utilisation de véhicule personnel ne peut être versée qu'aux agents pour
lesquels ce type d'indemnité est expressément prévue par les textes (C. comptes, 12 février 1999,
Services industriels de l'armement) .
* Les déplacements effectués en véhicule personnel doivent être autorisés par un ordre de mission
signé de l'ordonnateur (CRC PACA, 24 février 2005, OPDHLM du Var).
10 - Annexe A :
Exemple de délibération du CA sur les modalités de prise en charge des frais de mission.
Il s’agit d’un exemple, pas d’un modèle.
Le Conseil d’Administration,
Vu le décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant l es conditions et modalités de règlement des frais
occasionnés par les déplacements des personnels civils de l'Etat ;
Vu l'arrêté du 3 juillet 2006 modifié fixant le taux des indemnités de mission prévues à l'article 3 du
décret susvisé ;
Vu l'arrêté du 3 juillet 2006 fixant le taux des indemnités kilométriques prévues à l'article 10 du décret
susvisé ;
Vu l'arrêté du 3 juillet 2006 fixant le taux des indemnités de stage prévues à l'article 3 du décret
susvisé ;
Sur proposition du chef d’établissement,
Arrête :
Article 1
Le décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et modalités de règlement des frais
occasionnés par les déplacements des personnels civils de l'Etat s’applique aux personnels de
l’établissement. La présente délibération du conseil d’administration précise sur certains points les
conditions et les modalités de règlement des frais de déplacement temporaire des personnels du
lycée ainsi que des agents publics ou personnes privées, collaborateurs occasionnels de
l’établissement.
Dans les conditions définies ci-après, le remboursement des frais de déplacements est régie par la
nécessaire économie des crédits.
Article 2
La mission commence à l’heure de départ de la résidence administrative et se termine à l’heure de
retour à cette même résidence. Toutefois, pour des raisons d’ordre pratique (horaires des transports
collectifs, durée du déplacement, notamment), l’administration peut prendre en compte la résidence
personnelle pour la détermination des droits à indemnisation. Le choix entre la résidence
administrative ou personnelle doit correspondre au déplacement effectif.
Le trajet à prendre en compte et la durée de la mission sont déterminés en fonction :
- de l’heure de départ de la résidence administrative (ou de la résidence personnelle) ;
- de l’heure de retour à la résidence administrative (ou à la résidence personnelle).
Un délai forfaitaire d’une demi-heure est inclus dans la durée de la mission avant l’heure de départ et
après l’heure de retour, pour tenir compte du temps passé par l’agent pour rejoindre le lieu où il doit
emprunter un moyen de transport en commun et inversement. Ce délai forfaitaire est porté à une
heure en cas d’utilisation de l’avion ou du bateau.
Article 3
Dans la mesure du possible, les transports s'effectuent par la voie ferroviaire en 2e classe.
Mais conformément à l’article 10 du décret, et dans les conditions définies par cet article, les agents
peuvent utiliser leur véhicule terrestre à moteur, sur autorisation de l’ordonnateur, quand l’intérêt du
service le justifie.
Dans les cas où elle est autorisée par le chef d’établissement, l'utilisation par l'agent de son véhicule
personnel pour sa propre convenance ou dans l’intérêt du service, donne lieu à une indemnisation soit
sur la base du tarif SNCF 2° classe, soit sur celle des indemnités kilométriques prévues à l'article 10
du décret du 3 juillet 2006 susvisé. Ce choix est effectué par le chef d’établissement, et précisé sur
l’ordre de mission.
Article 4
En cas d’utilisation du véhicule personnel ou du véhicule de l’établissement, les frais de péage
peuvent être remboursés à l’agent si l’ordre de mission le prévoit expressément et sur présentation
des justificatifs.
Lorsque les titres de transport en commun ne sont pas fournis par l'établissement à l'occasion de la
mission ou du stage, ils peuvent donner lieu à remboursement à l’agent sur présentation des
justificatifs.
Article 5
Conformément à l'article 7 du décret du 3 juillet 2006 susvisé, le taux de remboursement forfaitaire
des frais de repas est fixé à 15,25 euros pour la métropole.
L'agent perçoit cette indemnité forfaitaire s'il se trouve en mission pendant la totalité de la période
comprise entre 11 heures et 14 heures pour le repas de midi et entre 18 heures et 21 heures pour le
repas du soir, et si les repas ne lui sont pas fournis gratuitement. Cette indemnité de mission est
réduite de 50 % lorsqu’il a la possibilité de se rendre dans un restaurant administratif ou assimilé
Article 6
Le taux de remboursement forfaitaire des frais d'hébergement est fixé à 45 euros en province et à 60
euros à Paris. Ce remboursement est effectué sur présentation d'un justificatif de paiement de
l'hébergement. Pour y prétendre, l'agent doit se trouver en mission pendant la totalité de la période
comprise entre zéro et cinq heures, pour la chambre et le petit-déjeuner.
Article 7
L’agent qui se déplace dans le cadre d’une action de formation continue perçoit des indemnités de
mission réduites de 50 % lorsqu’il a la possibilité de se rendre dans un restaurant administratif ou
assimilé, ou d’être hébergé dans une structure dépendant de l’administration moyennant une
participation.
Article 8
Par dérogation prévue à l'article 7 du décret du 3 juillet 2006 susvisé, en cas de mission
exceptionnelle sortant du cadre des missions traditionnelles de l’établissement, les agents pourront
prétendre, dans la limite des sommes effectivement engagées, au remboursement de leur
hébergement aux frais réels. Pour l'application de ce dispositif, l'ordre de mission autorisant le
déplacement signé par l’ordonnateur devra comporter la mention « hébergement aux frais réels ». Il
en sera rendu compte au conseil d’administration suivant la mission.
Article 9
Ces dispositions sont applicables à compter du 1er novembre 2006.
Fait à
, le
.