Equations pour vérifier et corriger la base

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Equations pour vérifier et corriger la base documentaire BCDI abonnement
• Le Prêt
- Dans le menu Emprunteurs : vérifier que chaque emprunteur a un statut, une classe (renseigner « autre » pour les non-élèves permet de les rappeler plus
facilement) et des droits (qui déterminent nombre et durée des prêts)
- Dans le menu Prêts : vérifier que les différents documents ont bien une durée de prêt selon les supports
3 conditions :
> en Exemplaires : que le type de prêt soit rempli (penser à le faire pour les périodiques après le bulletinage) : faire une équation en Recherche /
Recherche gestionnaire / Exemplaires, du type : Support = ~Livre~ et Type de prêt = vide puis corriger les erreurs
> en Gestion du prêt / droits de prêt : que nombre et durée de prêts soient précisés pour chaque type d’emprunteur selon les supports
> en Emprunteurs : que des droits soient précisés en fonction des types d’emprunteurs (Elève, enseignant)
•
Recherche de problèmes de notices et d’exemplaires
NB : Cliquer sur fiches en ligne : on obtient une liste avec des données cliquables
Pour imprimer les résultats :
> si recherche en exemplaires : utiliser le format de sortie RegistreInventaire par exemple
> si recherche en notices : créer ou reprendre un rapport du type cote, titre ng, auteur et l’utiliser en format de sortie
Pour
Menu
Equation
Rechercher les notices
générales sans exemplaires
Recherche / Recherche
gestionnaire / Notices
Nb. Exe. = vide sauf Support=Internet (si
on a des notices décrivant des pages web
dans sa base) en cliquant sur notices
générales
- Rechercher les documents en
rayon
- Créer l’exemplaire
Rechercher les exemplaires
sans notices générales
gestionnaire / Exemplaires
Statut = ~En-service~ et [bouton
Description] Titre Ng = vide
rayon
- Les mettre au pilon s’il s’agit de
documents désherbés ou les
supprimer
- Recréer une notice et un
exemplaire immédiatement pour
réattribuer le même n° d’exemplaire
Sarah Bémer, animatrice pédagogique BCDI Loir-et-Cher
[email protected]
Nombre de
fiches
trouvées
Corrections possibles
Journée des documentalistes CDDP Blois 24 janvier 2011
• Recherche des auteurs, éditeurs et collections non rattachés
Pour
Menu
Equation
Rechercher les auteurs non
rattachés à une notice
Gestion du fonds / auteurs,
éditeurs, collections /
Gestion des auteurs /
rechercher
bouton rappeler la macro
sélectionner la macro ©recherche des
auteurs isolés.mac
- Cliquer sur le bouton « Supprimer
les fiches sélectionnées »
Rechercher les éditeurs non
rattachés
Gestion des éditeurs /
rechercher
Editeur > ! et [bouton Description] Titre =
vide et [bouton Collections] Collection =
vide
Cliquer sur le bouton « Supprimer
Rechercher les collections
non rattachées
Gestion des collections /
rechercher
Collection > ! et [bouton Description]
Titre = vide
Attention : ne pas supprimer une
collection si elle est encore liée à un
abonnement
Cliquer sur le bouton « Supprimer
•
Nombre de
fiches
trouvées
Vérification des éditeurs et collections : A SUIVRE…
Se référer aux normes de catalogage pour les éditeurs et les collections, ainsi qu’aux mémolistes du CRDP de Poitiers, aux catalogues Sudoc ou BNF
Gros travail à faire sur les doublons…
Imprimer les listes pour mieux repérer les doublons, erreurs en ouvrant l’index (F2, Ctrl P, Ctrl V dans un traitement de textes)
Possibilité de différencier les collections de périodiques et de livres : champ Supports (livre, périodique…) et Type (collection de livre, périodique imprimé…)
Document utile : Guide de saisie et de catalogage Lyon 2004 http://www2.ac-lyon.fr/enseigne/documentation/informat/bcdi3/b3saisir/b3catalo.pdf
• Champs vides
Pour rechercher les notices
dont :
Menu
Equation
Champ Types nature
(fiction/documentaire) vide
en notice (sauf périodiques et
Internet)
[Analyse] Types nature = vide sauf
[Description] (Support = ~Périodique~
ou Support = ~Internet~)
[email protected]
Nombre de
fiches
trouvées
LCDF : mélange de documents
dont la notice n’est pas remplie, de
notices avec plusieurs parties…
Remplir le champ
Champ cote vide en notice et
rempli en exemplaire
[Analyse] Cote = vide sauf
[Description] Support = ~Périodique~
Remplir le champ cote en faisant un
copier/coller
Champ cote vide en
exemplaire et rempli en
notice
Cote E. = vide et [Analyse] Cote > !
Remplir le champ cote en faisant un
copier/coller
Champ Editeurs vide
Editeurs = vide sauf Support =
~Périodique~
rayon
- Remplir l’éditeur
Document utile : 20 équations pour optimiser la saisie, la recherche et les statistiques d’une base documentaire avec BCDI Abonnement (6 pages) JUIN
2010
http://www2.ac-lyon.fr/enseigne/documentation/logdoc/fichestech/BCDIabonn/equations_saisie_recherche_statistiques.pdf juin 2010
• Périodiques
Pour
Menu
Equation
Nombre de
fiches trouvées
Rechercher les périodiques
dont le champ type nature est
vide
sans collection
Support = ~Périodique~ et
[Analyse]Types nature = vide en cliquant
sur notices de parties
Support = ~Périodique~ et Collection =
vide en cliquant sur notices générales
Changement par lot pour
ajouter documentaire dans le
champ
Remplir le champ collection
sans emplacement (à remplir
au bulletinage)
Support = ~Périodique~ et Emplacement
= vide
sans type de prêt (à remplir
au bulletinage)
Support = ~Périodique~ et Type de prêt =
vide
Faire un changement par lot
(suggestion : différencier les
périodiques présents au CDI
et archivés)
Faire un changement par lot
Document utile : 7 équations pour optimiser la gestion des périodiques avec BCDI Abonnement (3 pages) JUIN 2010 :
http://www2.ac-lyon.fr/enseigne/documentation/logdoc/fichestech/BCDIabonn/equations_periodiques.pdf
[email protected]
•
Nomenclatures : A SUIVRE…
Valable pour les champs ouverts suivants : Natures, Type nature, Genres, Publics, Disciplines, Niveaux, Fonctions, Langue
Pour homogénéiser les valeurs conseillées (liste officielle = nomenclatures, qui s’ouvrent en cliquant sur la flèche en fin de ligne) et les valeurs existantes
(valeurs utilisées dans au moins une notice de notre base personnelle, qui s’ouvrent par le double clic ou F2)
> En Gestion du fonds / Nomenclatures / Voir, sélectionner permet de consulter les valeurs, un bouton en bas à gauche donne les conseils d’utilisation de
chaque nomenclature on peut imprimer les listes pour mieux les visualiser (avec Ctrl P et Ctrl V dans un traitement de textes)
> En Gestion du fonds / Nomenclatures / Mettre en cohérence permet de faire des changements par lot automatiques (exemple : en fonctions directeur de
publication à remplacer par directeur de la publication, en niveaux terminale à remplacer par classe de terminale)
Document utile : Gérer les nomenclatures avec BCDI Abonnement (8 pages) MAI 2010 :
http://www2.ac-lyon.fr/enseigne/documentation/logdoc/fichestech/BCDIabonn/gerernomenclatures.pdf
• Désherbage
Pour
Menu
Equation
Mettre les exemplaires au
pilon
Supprimer les notices
générales correspondantes
Pour une série de périodiques : Titre Ng >
et Titre Ng <…
Pour des livres : N° Exemplaire = XX ou
N° Exemplaire = XX…
Faire un copier/coller pour continuer…
Pour une série de périodiques : Titre Ng >
et Titre Ng <…
Pour des livres : N° Exemplaire = XX ou
N° Exemplaire = XX…
[email protected]
Nombre de
fiches trouvées
A faire
Faire un changement par lot :
Statut = mis au pilon
Supprimer les fiches trouvées

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