Peter Hinssen

b.related
le magazine business de bpost
été 2011
Peter Hinssen
et la révolution numérique
“Vos clients sont vos
meilleurs ambassadeurs”
optimisez la gestion
des factures et du courrier entrants
DPN_0111_001_couv_FR_WCA.indd 1
simplification administrative
ce qui va vraiment changer
7/06/11 14:02
2 | b.related
dans les pages qui suivent…
news, tendances et solutions
de bpost || p. 4
parole aux autres :
Peter Hinssen analyse les bienfaits de
la révolution numérique
Comment vivrons et travaillerons-nous
dans le futur du tout numérique ?
Et quels sont les pièges à éviter pour
les entreprises ? | p. 5
solutions bpost business :
courriers et factures, on a rarement
XWRNWUG˓ECEG|| p. 8
communication externe :
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b.related est une publication
de bpost business,
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www.bpost.be
Director Group Marketing & SMB
Christian du Jardin,
[email protected]|
Senior Segment Manager
& Content Manager b.related
Johan Derden,
Des professionnels nous expliquent pourquoi ils préfèrent l’un ou l’autre mode de
communication. | p. 10
UKORNKˑECVKQPCFOKPKUVTCVKXG
comment l’e-gouvernement va changer votre vie|
.GUFKːÅTGPVUPKXGCWZFGRQWXQKTFWRC[U
entreprennent des actions très concrètes
pour alléger la paperasserie. | p. 12
[email protected]
Pour commander nos brochures,
surfez sur www.bpost.be/brochures
Aucun élément de la présente édition
ne peut être copié ou reproduit sans
l’autorisation écrite préalable de l’éditeur.
DPN_0111_002_Edito_FR_WCA.indd 2
Saviez-vous que…
En mars 2011, 85% de vos appels à notre
business contact center ont été pris en charge
dans les 30 secondes.
7/06/11 14:03
édito | 3
société du 21e siècle,
UQEKÅVÅFKIKVCNG!
En 15 ans, l’Internet s’est généralisé et a considérablement
modifié les comportements et les habitudes au sein
des entreprises. C’est même toute leur façon de communiquer
qui a été révolutionnée. Aujourd’hui, quelle est la situation ?
Face à l’importance croissante de la communication numérique,
quelle place occupe encore le traditionnel support papier ?
Nous avons mené l’enquête.
Selon vous, quelle sera l’évolution de nos échanges électroniques
dans les années à venir ? Pour nous faire une idée, nous avons
donné la parole à Peter Hinssen. Ce grand expert européen
CPCN[UGl’impact des technologies sur notre société.
Dans un tel contexte de performances, le développement
de produits et services adaptés aux nouvelles exigences
des professionnels est bien évidemment devenu incontournable.
La digitalisation des factures et du courrier entrants en
est un bel exemple.
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un grand projet gouvernemental vise à simplifier
les démarches des citoyens avec les administrations publiques. Découvrez-en la teneur dans
les pages de cette édition.
Plus que jamais, nous nous engageons
à vos côtés dans ce monde de progrès.
Je vous souhaite une bonne lecture !
Christian du Jardin
Director Group Marketing & SMB
DPN_0111_002_Edito_FR_WCA.indd 3
7/06/11 14:03
Cool.
Félicitations à notre client Coolblue, élu meilleur site d’e-commerce belge.
Lorsque nos clients marquent des points, c’est comme si nous gagnions aussi. Surtout si nous contribuons à leur succès…
C’est ce qui est arrivé à la boutique en ligne d’électronique Coolblue.be, le Overall Winner des BeCommerce Awards 2011.
Le jury les a particulièrement récompensés pour “la livraison just-in-time et les envois-retours gratuits”, ce dont nous nous
réjouissons. Depuis que nous collaborons avec Coolblue, le nombre de livraisons, le jour suivant la commande, est passé de
63 % à 98 %. Un résultat non négligeable quand on sait que nous livrons pour eux quelque 10.000 paquets par mois. Même
si l’e-commerce offre une vitrine virtuelle à ses clients, ceux-ci s’attendent à une livraison bien réelle. En temps et en heure,
à la bonne adresse. Pour cela, vous pouvez compter sur le Service Parcels & Express de bpost business. La seule chose que
nous ne pouvons pas garantir, c’est un Award.
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7/06/11 14:03
news | 5
news, tendances
et solutions de bpost
cliquez, votre courrier vous suit !
Déménager ses bureaux n’est jamais simple. Et
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C’est le pourcentage
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pris en charge sur les 12.084
appels entrants que nous
avons reçus en février 2011.
Une belle performance pour
WPUGTXKEGENKGPVÄNG|
simple
comme une campagne de DM
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adressé. Désormais, il est encore plus facile à utiliser
grâce à une interface internet simple et conviviale, comprenant
de nouveaux outils de gestion tels que la simulation de campagne ou la commande en ligne. Vous restez maître de la gestion
de vos coûts et de la couverture géographique souhaitée, et ce,
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le Direct Marketing
a de beaux jours devant lui
La maison d’édition Reader’s Digest a ouvert un département Direct Marketing basé sur un processus
End-to-End. Riche en bases de données, elle entend
accompagner certaines marques dans leurs démarches promotionnelles. Un exemple ? Une entreprise produisant des DVD a pu toucher 1,5 million
de personnes en proposant un package comprenant
une lettre, un catalogue et un bon de commande.
La force du concept ? Mettre 80 ans d’expérience en
DM (pour vendre des livres, des CD ou des DVD) au
service de grandes sociétés qui n’ont aucune expérience dans le domaine.
7/06/11 14:04
6 | b.related
fini le contrôle,
place aux
opportunités
Comment vivrons-nous et travaillerons-nous dans
le futur, dans le monde du tout numérique ?
Selon Peter Hinssen, expert visionnaire en IT,
nous nous situons aujourd’hui à mi-chemin sur
la voie de la révolution de notre société. Que
nous apportera la suite ? Abandonnons les idées
préconçues. L’avenir numérique, lui, sera tellement
différent. Et cela a déjà commencé.
Jan Bosteels
Logiciels gratuits, sites d’actualités, chaînes de musique
gratuites ont radicalement modifié le comportement du
consommateur. Est-il encore disposé à payer les services
(numériques) ?
La gratuité est un facteur important. Pourtant, quoi qu’il arrive, quelqu’un devra assumer les coûts. On pense parfois que
tout est gratuit, mais, en réalité, on paie le service par le biais
des publicités ciblées et imposées à nos yeux, comme c’est le
cas pour Google. Actuellement, le phénomène du freemium
est peut-être la manière la plus réussie de parvenir à générer
des revenus : une entreprise propose certains services gratuitement (“free”). Si l’on en veut plus, un passage par le webshop
(premium) s’avère indispensable. Finalement, la publicité pourrait constituer la clé du problème : on paie pour un contenu ou
des services afin de se débarrasser de ces publicités gênantes.
Les gens sont d’ailleurs disposés à payer pour du contenu : il
suffit de voir Netflix, le service américain de “vidéos à la demande,” qui a porté le coup de grâce aux vidéothèques.
Les consommateurs renoncent à une partie de leur intimité pour utiliser Google. Pour longtemps encore ?
Pour l’instant, les utilisateurs acceptent de voir Google percevoir des revenus issus de la publicité générée sur base du
comportement desdits utilisateurs sur Gmail ou sur le Net.
Mais les publicités sont de plus en plus ciblées. Les gens
me demandent parfois : “Comment est-ce que Google peut
bien savoir ce que je fais ?” Si, actuellement, l’engouement
pour Facebook est amplifié à ce point, c’est que le réseau se
croit capable de proposer une publicité encore mieux ciblée
DPN_0111_006_Parole_FR_WCA.indd 6
7/06/11 14:04
s
parole aux autres | 7
que Google. Et, pour ce faire, les utilisateurs
fournissent l’information nécessaire volontairement... et gratuitement.
Une évolution qui pourrait signifier le
coup de grâce pour la télévision, grande
dévoreuse de revenus publicitaires…
“
Mettezvous à table avec
des jeunes plutôt
que de partir
dans les Ardennes
avec des quinquagénaires
La télévision se maintient tant que des sociétés de type Procter & Gamble continuent à
consacrer la majeure part de leur budget pub à
la télé. Nombre de personnes se fichent carrément de la énième
publicité pour les couches-culottes alors que le résultat commercial des annonces numériques pourrait s’avérer nettement
plus efficace. Mais les choses peuvent changer rapidement. Bob
McDonald, le CEO de P&G, a fait de la numérisation de sa société une priorité absolue, afin de construire une relation numérique avec le client. Une mère qui partage la photo de son bébé
sur le blog des mamans de Pampers Village, cela crée un lien.
Cette mère peut y découvrir les expériences d’autres mamans
et aussi… les autres produits de P&G.
Les entreprises en savent de plus en plus sur les
consommateurs, et inversement. Comment les sociétés
doivent-elles gérer les médias sociaux ?
L’année dernière, quand on a vu apparaître les informations sur
des Toyota qui s’emballent, j’ai posté sur mon compte Twitter :
“Is it mechanical or electronical ?” Dans les soixante secondes,
Toyota a réagi : “It’s mechanical”. Les entreprises ne communiquent plus à l’aide de consultants en relations publiques
qui contactent les médias. Elles doivent savoir ce que l’on dit
d’elles sur Facebook et Twitter et pouvoir déterminer comment jouer de ces cordes. Pour cela, les entreprises doivent
engager des employés au fait du numérique, mais aussi disposer d’outils intelligents. Le Reputation Management gagne
en importance. Quant au monde numérique, il ne dort jamais.
Les médias sociaux sont-ils (trop) faciles à manipuler ?
Si l’on poste de fausses réactions de consommateurs sur
Internet et que l’on finit par découvrir la supercherie, il est
impossible de mesurer les dégâts en termes de réputation.
La même chose s’applique aux entreprises qui modifient leur
article sur Wikipedia : les utilisateurs ne manqueront pas de
le découvrir et ce sera impitoyablement sanctionné.
Comment contrôler la situation en tant qu’entreprise ?
Fini de contrôler sa communication de façon classique. Pas
question de revenir en arrière. Voyez BP dans le golfe du
Mexique, Wikileaks et Toyota. C’est un état de fait qu’il faut
savoir retourner en sa faveur. Une entreprise comme Coca-Cola
a des millions de fans sur Facebook qui font constamment sa
DPN_0111_006_Parole_FR_WCA.indd 7
”
promotion. Avant de faire leurs achats, les
gens effectuent des comparaisons détaillées
en ligne, mais, selon la Harvard Business Review, ces mêmes personnes passent encore
beaucoup plus de temps en ligne après leurs
achats de cosmétiques et de bijoux, comme
si elles devenaient une sorte d’ambassadeur
de la marque qu’elles ont achetée. Si les
clients satisfaits souhaitent faire votre pub,
il faut saisir l’opportunité à deux mains.
Les entreprises exercent aussi moins de contrôle sur leurs
employés. Vous affirmez que c’est une bonne chose...
Google s’efforce de tirer le maximum des capacités intellectuelles de ceux qu’il emploie. La société le fait entre autres
en permettant aux employés de participer à la décision d’engager tel ou tel nouveau collègue. Les ingénieurs de Google
sont autorisés à consacrer un cinquième de leur temps à
des projets qu’ils choisissent eux-mêmes. Les employés y
trouvent une énorme satisfaction et cela peut donner lieu à
des innovations, comme le site de réseau social Orkut. Finalement, le but essentiel est d’attirer des talents. Les plus
doués opteront pour une entreprise dans laquelle ils ont le
sentiment de pouvoir s’épanouir complètement.
Quelle est la plus grande erreur qu’une entreprise
puisse commettre aujourd’hui ?
Ne pas être prête à temps pour les nouveautés. Un exemple
dans le secteur photo : Spector a mal évalué l’arrivée du numérique. Si l’on est en retard, on est mort. Malheureusement,
en général, on ne remarque le point de basculement qu’une
fois qu’il est passé, comme l’affirme l’auteur canadien Malcolm
Gladwell. Il est plus facile de sentir les choses en s’entourant
de jeunes qu’en partant dans les Ardennes avec des quinquagénaires. Vous aurez une meilleure idée de ce à quoi ressembleront le consommateur numérique et l’employé du futur.
à lire
The New Normal – explore the limits of the digital world
Peter Hinssen, éditions Lannoo.
WHO’S WHO ?
Formation : Peter Hinssen, 41 ans, ingénieur en télécommunication, a
étudié à l’Université de Gand et a travaillé pour Alcatel.
Carrière : il fonde ses propres entreprises, comme e-COM Interactive
Enterprise, Porthus et Across Technology. Il était aussi Entrepreneur in
Residence chez McKinsey&Company. Conseiller et orateur très demandé,
Peter Hinssen a publié The New Normal, un livre qui fourmille de prédictions,
d’exemples, de points de vue intéressants et de citations qui font mouche.
Plus d’infos : www.peterhinssen.com.
7/06/11 16:54
8 | b.related
courrier
et factures,
on a raTGOGPVXWRNWUG˓ECEG
Le développement de votre entreprise passe notamment par des méthodes
pour optimiser l’administration interne. Pour vous aider à franchir le pas,
bpost a plusieurs solutions à vous proposer...
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Comment ça marche ?
4 grandes étapes :
r Votre courrier est dirigé vers notre centre de scanning
sécurisé.
r Votre courrier est ouvert et scanné dans un environnement sécurisé répondant aux directives légales.
r Votre courrier est numérisé dans un format répondant à
vos besoins.
r Votre courrier est envoyé soit à un serveur, à un ou plusieurs
employés ou vers un de vos systèmes (SAP, Oracle, Siebel, …).
bon à savoir
Digital Delivery, ce sont aussi des options très intéressantes :
r|Grâce aux formules sur mesure, nous pouvons vous fournir
une solution qui répond à vos besoins.
r|Vous avez accès à l’ensemble de votre courrier, partout,
tout le temps. Cette solution est optimale, par exemple,
pour les entreprises autorisant le télétravail.
r|Un suivi strict évite toute perte de courrier.
r|La distribution du courrier est automatisée au même titre
qu’un archivage pratique et accessible.
7/06/11 16:56
nos solutions | 9
2
optimisez la gestion
de vos factures entrantes
%JCSWGHCEVWTGCTTKXCPVFCPUXQVTGGPVTGRTKUGTGRTÅUGPVGFWVGORU
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EQRKGFGFKUVTKDWVKQPQWFoCTEJKXCIG8QWUCWIOGPVG\CKPUKXQVTG
RTQFWEVKXKVÅ
Traçabilité complète : SWGNSWGUENKEUUW˓UGPVRQWTCEEÅFGT¼
VQWVGUNGUHCEVWTGU.GRTQEGUUWUFoCRRTQDCVKQPUoGːGEVWGRCT
GOCKNQWQPNKPGEGSWKRGTOGVWPEQPVTÐNGKOOÅFKCV
Prêt pour le futur : DRQUVRGWVXQWUCKFGT¼IÅTGTVQWVGUXQUHCEVWTGURCRKGTGVÅNGEVTQPKSWGURCU¼RCU¼XQVTGT[VJOG
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Retrouvez l’ensemble de nos
solutions dans notre catalogue
Comment ça marche ?
5 grandes étapes :
r bpost redirige l’ensemble de vos factures fournisseurs vers
son centre de scanning.
r Scannées, les factures sont automatiquement reconnues
grâce à une technologie OCR innovante.
r Les opérateurs bpost contrôlent les données et corrigent
les erreurs.
r Vous recevez ensuite l’image numérique de la facture ainsi
qu’un fichier de données validé. Ces données vous sont transmises en format électronique, dans un délai contractuellement défini. Un seul clic suffit pour valider vos factures.
r Les données sont alors prêtes à être téléchargées dans votre
système ERP à des fins comptables.
bon à savoir
Invoice Management, ce sont aussi des options très intéressantes :
r|Approbation des factures en temps réel ou par période déterminée.
r|Dématérialisation de vos factures papier dans un système
d’archivage électronique en ligne (selon la législation en vigueur, les documents en papier peuvent alors être détruits).
r|Comparaison des factures reçues avec les contrats, commandes
et accusés de réception déjà intégrés dans le logiciel comptable.
sur www.bpost.be/brochures.
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7/06/11 16:56
10 | b.related
communication papier ou numérique
pourquoi choisir ?
L’ère du numérique est aussi celle de l’instantané. Les modes de communication
changent. Ils gagnent en vitesse. Pour leur communication, les entreprises vontelles remplacer le papier par l’alternative électronique ? Nous avons posé la
question à des professionnels concernés en première ligne.
Jean Moray
J
ournaux, livres, magazines, emballages, modes
d’emploi, rapports
d’entreprise… : le papier
est partout. Nous sommes
pourtant tous concernés par
l’impérative réduction de
sa consommation ainsi que
des coûts qu’il représente.
De nombreuses entreprises
ont ainsi mis au point des
politiques adaptées et spécifiques résultant d’une analyse
propre à chacune. à ce titre,
le Groupe S, et plus particulièrement son département
“Secrétariat social”, encourage ses clients à adopter
des outils de communication
électroniques depuis plusieurs années. “15 à 20% de
nos clients réceptionnent
déjà leurs fiches de paie sous
forme électronique, indique
Manu Lorant, IT Manager.
Cela touche majoritairement
les grandes entreprises, celles
DPN_0111_010_Dossier_FR_WCA.indd 10
pour lesquelles la distribution de documents papier
entraîne des difficultés. C’est
le cas, par exemple, lorsque le
personnel est réparti sur plusieurs sites.” Plus que l’aspect
environnemental, ce sont les
avantages pratiques du format
numérique qui ont ici prévalu.
La transmission d’un document par voie électronique ne
requiert pas de savoir où se
trouve le destinataire. Celui-ci
trouvera le message, délivré
presque instantanément, lors
de sa prochaine connexion :
dans la minute ou au retour
de ses congés. Un autre atout
de la communication numérique réside dans l’archivage.
Là où, auparavant, il fallait
multiplier armoires, classeurs
et autres boîtes pour regrouper dossiers, lettres, contrats
et documents divers, un
disque dur offre aujourd’hui
une alternative particulière-
ment compacte. Ajoutons
à cela l’avantage, pour les
messages électroniques, de
la rapidité, les possibilités de
recherche et de tris croisés, la
traçabilité ou encore les facilités d’analyse de résultats et
vous comprendrez l’intérêt de
dématérialiser sa communication. Mort, le papier ?
Question de stratégie
“Le calcul des salaires est un
sujet très sensible, rappelle
Manu Lorant. Un grand nombre
d’employés souhaitent encore
et toujours recevoir leur fiche
de paie au format papier : ils
souhaitent continuer à archiver
ces documents dans un classeur.” Une tradition appelée à
diminuer sur le long terme ?
Peut-être. Il n’en reste pas moins
que le papier conserve des
domaines de prédilection. “Dans
le cadre de nos campagnes de
communication externe, le coût
d’acquisition d’une adresse
électronique s’avère presque
aussi élevé que celui d’une
adresse postale, constate Elise
Mertens, marketing manager
d’Europ Assistance Belgium.
Quant au taux de réponse, il
est radicalement différent. Pour
un mailing papier, on table sur
7/06/11 14:05
communication externe | 11
?
un retour de 1,5 à 3 %. Pour sa
version électronique, on retombe
à 0,2 %.” Dans beaucoup de cas,
l’utilisateur se contente de lire le
titre d’un message électronique
avant de le supprimer. Et tant
pis pour l’éventuelle information
percutante qu’il aurait pu découvrir dans le corps du message
ou par le biais d’une animation
judicieusement développée. Un
courrier postal, publicitaire ou
non, incite encore et toujours à
ouvrir l’enveloppe et à jeter ne
serait-ce qu’un coup d’œil sur
un contenu susceptible d’interpeller les cinq sens, par un type
de papier particulier, l’insertion
d’un échantillon… Sur ce plan,
le papier reste le plus fort. “Le
papier génère plus d’impact que
la communication électronique,”
conclut Elise Mertens. Avant de
rappeler que, d’un point de vue
strictement légal, certains documents doivent être transmis au
client au format papier : l’avis
d’échéance d’une assurance ou
les conditions générales d’un
contrat, par exemple.
à qui le choix
d’imprimer ou pas ?
“On peut supposer que, à l’avenir, le législateur n’imposera plus
l’envoi d’un document
DPN_0111_010_Dossier_FR_WCA.indd 11
1 lettre = 2 e-mails
• Au niveau de l’émission de CO , 1 lettre
représente effectivement 2 e-mails.
• Par contre, quand on considère l’effica2
•
cité commerciale, 1 lettre correspond
à 7 e-mails.
bpost participe activement à la réduction de l’empreinte écologique du
papier dans la communication publicitaire en se fixant des objectifs forts :
-35% d’émissions de CO2 d’ici 2012.
Dans ce contexte, nous venons d’ailleurs de recevoir un prix du FSC (Forest
Stewardship Council).
Source : email carbon meter (bpost et Greenloop).
7/06/11 14:05
12 | b.related
papier pour une assurance,
précise Elise Mertens. À l’image
de ce que l’on a vécu pour les
FQEWOGPVUˑUECWZNCXGTUKQP
électronique aura valeur légale.”
Un discours qui ne contraste
pas avec celui du Groupe S :
“Aujourd’hui déjà, le travailleur
peut demander à recevoir ses
documents personnels sous
forme électronique et sécurisée,
RCTGZGORNGXKC%GTVKRQUVUQWligne Manu Lorant. Demain, chez
Groupe S, on n’évitera pas qu’il
subsiste du papier, mais nous
recevrons tous les documents
FCPUPQUDQÊVGUÅNGEVTQPKSWGU%G
sera au destinataire de décider
s’il veut ou non les imprimer.”
Mais ce qui vaut pour un certain
type de communication ne
vaut pas forcément pour tous.
La publicité et l’information,
notamment, ne répondent pas
CWZOÆOGUETKVÄTGUSWGNoCFOKnistration. En réalité, selon la
taille ou l’activité de l’entreprise,
le type de message, les besoins
de l’utilisateur, … on privilégiera une formule ou l’autre.
5CPURGTFTGFGXWGEGVVGTÄING
de base du marketing : pour un
KORCEVOCZKOCNOKGWZXCWV
FKXGTUKˑGTGVEWOWNGTNGUFGWZ
CRRTQEJGUCˑPFGVKTGTRCTVKFGU
atouts propres à chacune.
Électronique et papier
'POCVKÄTGFGEQOOWPKECVKQP
EQOOGTEKCNGNGOKZGPVTGÅNGEtronique et papier est une recette qui a tendance à produire
FGDQPUTÅUWNVCVU7PGZGORNG!
Belgique Loisirs ne manque pas
une occasion d’envoyer son cata-
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logue qui se lit presque comme
WPQWXTCIG¼RCTVGPVKÄTG2QWTtant, pour inciter à la commande,
plus rapide voire plus importante,
le mailing électronique est un
UWRRQTVRCTVKEWNKÄTGOGPVG˓ECEG
En quelques clics, le “client-lecteur” se retrouve sur la page de
commande où il peut acquérir
le best-seller repéré alors qu’il
feuilletait le catalogue. L’avantage
du papier est clair : il est possible
de le prendre en main, de le
poser, de le reprendre, de prendre
NGVGORUFGNCTÅ˒GZKQP%GNWKFW
mailing électronique : la rapidité,
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vos partenaires commerciaux. Vous disposez également d’une archive légale en ligne qui vous permet
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simplification administrative | 13
administration
l’e-gouvernement peut changer la donne
Cinq milliards d’euros, telle est la somme que les entreprises belges devaient débourser en
2008 afin d’observer les réglementations en matière de fiscalité, d’environnement et d’embauche.
Heureusement, entre-temps, les différentes autorités de notre pays ont commencé à mettre
la simplification administrative en pratique.
E-gouvernement, c’est quoi ?
Le terme fréquemment utilisé d’e-government ou egouvernement peut sembler déroutant. Ne vous laissez pas impressionner par l’“e” devant gouvernement
et sachez qu’il s’agit d’une prestation de services en
phase avec son temps. La serviabilité par rapport
aux clients et la simplification administrative sont
cruciales dans tout scénario d’e-gouvernement. Dans
cette perspective, il est évident que la technologie
de l’information et de la communication occupe une
place prépondérante.
D
Dirk Blijweert
’ici 2015, la moitié des citoyens européens et plus de
80 % des entreprises européennes devront utiliser
l’e-gouvernement. Plusieurs objectifs du plan
d’action e-gouvernement impliquent une amélioration et
une plus grande efficacité des services publics européens.
Dans cette optique, les ministres européens compétents
se sont réunis, il y a deux ans, à Malmö. Dans leur déclaration, ils ont affiché le souhait d’élaborer une administration
publique plus transparente. L’e-gouvernement peut constituer une passerelle entre citoyens et services publics. Ce
plan d’action doit permettre aux citoyens de simplifier leur
accès à l’habitat, au travail ainsi qu’à la vie dans tous les
états membres. Quant aux entrepreneurs, l’administration
doit rendre plus aisé le lancement d’une société.
Créer une société en trois jours
Dans notre pays, au cours des années écoulées, les autorités fédérales ont lancé avec succès plusieurs projets. Un
exemple : en 2011, on ne met que trois jours pour lancer
une nouvelle entreprise, ce qui place notre pays en tête de
l’Europe. Le mérite en revient à l’e-Dépôt et à la mise en
place de guichets d’entreprises, où tout patron débutant
peut régler les principales formalités administratives. En
clair, l’e-Dépôt est un outil simple et rapide permettant au
notaire de signer les formulaires et d’effectuer la passation des actes de création des entreprises dans toutes les
banques de données administratives.
Les entreprises désireuses d’obtenir un marché public ne
doivent plus joindre à leur candidature l’attestation
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“Les entreprises ont plus de facilités qu’avant à
suivre l’état d’avancement de leur demande.”
Béatrice Van Batselaer,
Commissaire d’EASI-WAL
“La suradministration
kafkaïenne est une grande
source d’irritation pour les
citoyens et les entreprises.
Le projet de simplification
administrative met en
cause – littéralement – la
situation au sein de notre
administration.”
Boudewijn Laloo,
échevin des Finances,
ville de Bruges.
de l’O.N.S.S., les comptes annuels, l’inscription d’assujettissement à la T.V.A. et l’attestation de non-faillite. Depuis
2005, les autorités en font la demande de façon électronique, ce qui permet aux entreprises d’économiser annuellement 6,6 millions d’euros de charges administratives.
Les Régions passent aussi à la simplification
Le 25 juin 2010, le Gouvernement flamand a définitivement
adopté le décret à l’attention des pouvoirs locaux. Il s’agit
de la mise en œuvre effective de nouveaux instruments en
matière de planning, de budgétisation, de comptabilité et
de comptes annuels des communes et des CPAS. On travaillera électroniquement de façon plus marquée, mais l’une
des questions essentielles est de savoir comment passer
d’un environnement papier à un monde électronique.
Bruges : numériser trente mille factures
La ville de Bruges a pris le taureau par les cornes. Au cours
des années à venir, Boudewijn Laloo, échevin des Finances,
souhaite entièrement numériser le flux de facturation. La
tâche est de taille puisque la ville de Bruges reçoit annuellement pas moins de trente mille factures. Depuis 2011,
ce processus est simplifié et numérisé. Boudewijn Laloo
nourrit de grands espoirs quant à ce projet : “Il est évident
que la facturation entrante sera traitée plus efficacement
et que le délai de paiement des fournisseurs sera écourté.
Dans un premier temps, nous avons considéré la possibilité
de nous charger nous-mêmes du processus de numérisation, mais nous avons rapidement renoncé. Financiën
Brugge veut s’occuper de sa tâche essentielle : gérer efficacement les finances de la ville. Le travail manuel consistant
à scanner, agrafer et plier les documents est extrêmement
énergivore et doit être évité. Grâce à bpost, nos factures
sont scannées et archivées professionnellement. Ce traitement se fait quotidiennement, avant 11 heures. Si ce projet
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lié à la facturation s’avère positif, tout le courrier de la ville
pourrait être acheminé et archivé électroniquement.”
Lettre d’information concernant tous
les marchés publics wallons
“Ensemble, simplifions.” Telle est la devise d’EASI-WAL, le
Commissariat de la Région wallonne qui a pour tâche de
promouvoir l’e-gouvernement. L’un de ses projets est le
portail des marchés publics en Région wallonne et en Communauté française (http://marchespublics.wallonie.be). Une
newsletter permet de se tenir au courant des nouvelles
offres. En outre, les entreprises sont en mesure aujourd’hui
d’introduire leur devis électroniquement. L’Agence wallonne
à l’Exportation et aux Investissements étrangers (l’AWEX)
a établi plusieurs processus simplifiés. Les entreprises wallonnes auront plus de facilités à introduire leurs demandes
de subsides et obtiendront une réponse plus rapidement.
Le temps nécessaire au traitement d’un dossier a ainsi été
réduit à 26 jours, soit un cinquième de moins. Les entreprises auront aussi plus de facilités à suivre l’état d’avancement de leur demande par rapport au passé.
Selon Béatrice Van Batselaer, commissaire d’EASI-WAL,
nombre de formulaires ont été considérablement simplifiés. “Aujourd’hui déjà, on peut apposer une signature
électronique sur une foule de documents. Pourtant, je
m’aperçois que les entreprises ne sont pas encore très
adeptes du concept. Il reste certainement un énorme
travail de communication à effectuer.”
d’effectuer électroniquement les déclarations T.V.A. et de
précompte professionnel. En outre, leurs comptes annuels
doivent être établis électroniquement. Les autorités fédérales envisagent d’imposer une version électronique pour
les fiches de paie, les contrats de travail, l’archivage et les
envois recommandés.
2. La facturation électronique
Depuis 2004, les entreprises belges peuvent recourir à la
facturation électronique. Force est de constater que l’on
fait peu usage de cette possibilité. Seul 1 % de toutes les
factures est expédié électroniquement. Selon la Belgian
Task Force E-invoicing, 3,5 milliards d’euros d’économies
potentielles sont ainsi perdus. L’Agence pour la Simplification Administrative entend résoudre ces points noirs et
faire des propositions d’amélioration.
3. La poursuite de l’élaboration de sources authentiques
Outre le Registre National et la Banque Carrefour des
Entreprises, nous aurons bientôt la Banque Carrefour des
Véhicules, la Banque Carrefour des Permis de Conduire, un
Registre Central des Contrats de Mariage et une Base de
Données des Actes Notariés.
4. L’application complète du principe de “Only Once”
Les autorités seront obligées d’échanger entre elles toutes
les informations disponibles.
En résumé, nous pouvons affirmer qu’entre 2002 et 2008,
les charges administratives ont diminué de moitié. Néanmoins, la route est encore longue.
Région de Bruxelles-Capitale : 11 actions
contre les tracasseries administratives
D’ici 2012, les tracasseries administratives à la Région de
Bruxelles-Capitale auront diminué de 25 %. Pour réaliser cet
objectif ambitieux, Bruxelles mise sur pas moins de onze
projets, dont voici les plus importants :
• Le nombre d’envois recommandés doit diminuer radicalement et être remplacé par des e-mails.
• Une seule banque de données centrale bruxelloise devra
réunir toutes les données utiles de la Région. Ainsi, les
informations qu’une société fournit, par exemple, à Actiris ou à l’IBGE seront stockées de façon centralisée.
• Les mesures de soutien aux entreprises sont revues
sérieusement. Les procédures sont simplifiées, les délais
de traitement réduits.
La Belgique, une paperless society ?
Malgré ces belles réalisations, il subsiste encore plusieurs
points d’attention. Ainsi, les autorités fédérales étudient
divers projets, dont certains auront des conséquences
importantes au niveau des entreprises.
1. Un bureau sans papier pour les entreprises
Aujourd’hui déjà, les entreprises sont légalement tenues
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