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Facturation électronique
La facturation électronique est-elle appropriée pour moi ?
N’importe qui peut recevoir des factures par voie électronique pour améliorer l’efficacité et économiser le papier, mais posezvous d’abord quelques questions importantes pour savoir si c’est critique pour vos activités professionnelles.
• Vérifiez-vous un grand nombre de factures sur papier, pour ensuite les scanner et les transmettre à quelqu’un d’autre ?
• Les factures envoyées par la poste prennent-elles trop de temps pour vous arriver ?
• Les factures doivent-elles être vérifiées et approuvées par plusieurs personnes dans votre organisation ?
• Utilisez-vous une tierce partie pour payer vos factures, mais désirez-vous quand même voir les factures avant et après
leur approbation ?
• Stockez-vous les documents dans votre propre système d’imagerie interne ?
• Utilisez-vous le service d’imagerie Insight de Livingston, mais voulez-vous quand même avoir un moyen d’imprimer tous
vos documents rapidement ?
Livingston offre quatre méthodes de facturation à ses clients. Lisez les détails ci-dessous pour déterminer quelle méthode
vous convient le mieux.
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Facturation sécurisée
La facturation sécurisée est un moyen facile et sûr de faire sauvegarder dans votre propre dossier les documents de
facturation de Livingston, qui comprennent les factures de Livingston, des formulaires de la douane et tous les documents
justificatifs. La facturation sécurisée utilise le protocole de transfert de fichiers (FTP), une méthode courante d’échange
sécurisé de fichiers par Internet avec nom d’utilisateur et mot de passe, qui préserve la sécurité de vos informations
confidentielles. Il s’agit simplement d’un dossier en ligne dans lequel sont sauvegardés vos factures et vos justificatifs, pour
vous permettre ensuite de les imprimer, de les transférer et de les copier dans votre ordinateur, et même de les communiquer
à d’autres services. C’est très semblable au traitement des dossiers partagés dans un réseau d’entreprise, ou même dans un
réseau maison.
Pourquoi ne pas envoyer les factures simplement par courriel ?
Bien que nous utilisions chaque jour le courrier électronique pour communiquer, ce n’est pas une méthode de
communication sécurisée. Pensez simplement au fait que plus de 95 pour cent de tous les courriels envoyés sont des
pourriels. Le courrier électronique présente des limites de dimension et nécessite des processus de surveillance des retours
et des erreurs. En outre, la facturation sécurisée par FTP est une méthode moins encombrante. Que préférez-vous, faire une
recherche dans tous vos courriels ou ouvrir simplement un dossier dans lequel vos factures sont déposées chaque jour ?
Autres détails
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On peut transférer les fichiers par FTP ou sFTP (sécurisé).
L’extraction et le téléchargement dans votre dossier FTP ont lieu chaque jour.
Chaque fois que de nouveaux fichiers sont téléchargés dans votre dossier FTP, vous recevez un avis par courriel.
Les factures sont créées conformément aux règles de facturation spécifiées par vous.
Les fichiers, disponibles en format PDF ou TIFF, sont nommés de manière uniforme pour permettre le téléchargement automatisé : « numéro de transaction (déclaration)_succursale_numéro de facture_type de facture_date et heure
d’extraction ».
Exemple : 10827138732392_411_456533_INV_1002021100.pdf
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Les dossiers FTP sont facilement accessibles : 1) par tout programme FTP (tels que Winscp, Fileziller, Core FTP, Cute FTP,
etc.), 2) par l’intermédiaire de votre navigateur Windows Internet Explorer, ou 3) en attribuant une adresse réseau dans
votre ordinateur.
En cas de problème, on peut faire d’autres extractions.
Les dossiers FTP sont destinés uniquement à un stockage temporaire. Vous devriez nettoyer régulièrement votre dossier
en ligne et le sauvegarder à un endroit local sécurisé.
Schéma type de facturation sécurisée
Autre possibilité : Au lieu de devoir
transmettre les documents à tous vos
correspondants internes et externes,
vous pourriez accorder un accès direct
à votre dossier FTP sécurisé, ou même
créer un autre dossier contenant
uniquement les documents approuvés.
Comment puis-je commencer à utiliser cette solution ?
Pour bénéficier de cette solution, vous avez d’abord besoin d’un dossier FTP. Livingston peut héberger ce dossier pour vous.
Si vous préférez utiliser le dossier FTP de votre entreprise, il est facile d’en créer un. Demandez simplement à votre service
informatique de créer un dossier pour vous, en peu de temps et sans frais ou presque. Une fois votre dossier en place, ou si
vous avez besoin d’aide, adressez-vous à votre représentant du service à la clientèle chez Livingston, qui vous expliquera le
reste du processus.
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Facturation par courrier électronique
Les documents de facturation de Livingston, qui comprennent les factures de Livingston et tous les documents justificatifs,
peuvent vous être envoyés automatiquement par courrier électronique. Vous pourrez alors les sauvegarder, les imprimer, les
transférer et les copier dans votre ordinateur local ou à l’adresse réseau de votre entreprise. Nous pouvons définir à l’avance
plusieurs adresses de courriel pour transmettre automatiquement des documents de facturation à plusieurs utilisateurs. Par
exemple, les mêmes documents peuvent être envoyés à votre entreprise et à l’entreprise externe chargée de traiter vos
paiements. Nous pouvons inclure une seule ou plusieurs factures dans le même courriel.
Autres détails
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La transmission par courriel a lieu le lendemain, pour inclure tous les documents de facturation de la journée en cours.
La dimension des fichiers est limitée par défaut à 10 Mo par message électronique; cependant, nous pouvons modifier
cette limite en fonction de la dimension de fichiers que les serveurs de votre entreprise peuvent accepter.
En cas de problème, on peut faire d’autres extractions.
Le nom des fichiers de facturation est du type « numéro de transaction_succursale_numéro de facture_type de facture_
date et heure d’extraction » (10827138732392_411_456533_INV_1002021100.pdf)
Les documents de facturation sont en format PDF ou TIFF facilement lisible.
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Comment puis-je commencer à utiliser cette solution ?
Communiquez avec votre gestionnaire du service à la clientèle ou votre coordonnateur du service pour commencer. Votre
configuration devrait être prête en un seul jour ouvrable. Fournissez les adresses de courriel des collègues et (ou) des
fournisseurs de services externes qui doivent recevoir vos factures de Livingston. Indiquez la fréquence désirée des messages
de facturation, si vous désirez que les documents justificatifs soient groupés dans la facture sous forme d’une seule pièce
jointe, et si vous préférez recevoir une ou plusieurs factures jointes par message.
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Facturation par ÉDI
Le partage des informations par voie électronique est parfois une tâche difficile dans les entreprises qui ne disposent pas d’un
service informatique spécialisé. Cependant, la transmission par ÉDI pourrait faire gagner beaucoup de temps aux entreprises qui
disposent de systèmes ou ressources affectées au paiement et à la réception de factures provenant de fournisseurs de services.
En recevant tous les détails critiques des factures par ÉDI, les entreprises peuvent éliminer les heures de travail consacrées aux
recherches et à la comparaison de tous les exemplaires sur papier. Nous envoyons les données à votre service des comptes
fournisseurs, qui les examine et paie les factures; c’est aussi simple que cela.
Autres détails
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Des fichiers ÉDI sortants sont créés une fois par jour pour les factures produites la veille.
Les factures sont transmises par un document informatisé ÉDI 810 – version 4010.
Méthode de transmission par réseau à valeur ajoutée, FTP, sFTP ou AS2.
Les données transmises peuvent comprendre les détails des factures seulement ou une combinaison de données de factures et de déclarations en douane. Les fichiers d’images saisis pendant le processus de dédouanement ou de déclaration ne peuvent pas être transmis par ÉDI; données seulement.
Comment puis-je commencer à utiliser cette solution ?
Communiquez avec votre gestionnaire du service à la clientèle ou votre coordonnateur du service pour commencer. On
vous assignera un conseiller en informatique de Livingston qui travaillera avec vous et servira de liaison entre vous, votre
service informatique et le service informatique de Livingston, pour configurer les transmissions et éléments de données de
facturation par ÉDI dont vous avez besoin.
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Sommaire de facturation sans papier
La facturation groupée est un excellent moyen de gérer une grande quantité de factures individuelles sur papier qui posent
parfois des difficultés. Au lieu de recevoir des centaines de factures par semaine, vous préférez peut-être recevoir un
sommaire de facturation sur une base hebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle. Nous pouvons envoyer les documents
justificatifs de votre sommaire par courriel ou par FTP, ou les extraire dans Insight Compliance Center, un système robuste
comportant des capacités de recherche et de filtrage qui facilitent les extractions et la vérification des travaux effectués en
votre nom par Livingston.
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Autres détails
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Les sommaires de facturation sans papier (également appelés rapports électroniques) peuvent être produits en format
PDF, Excel ou texte délimité.
Ils peuvent également vous être envoyés par courriel ou par FTP, selon la fréquence prédéterminée qui vous convient.
Vos documents justificatifs peuvent être extraits ou consultés dans notre système en ligne Insight Compliance Center.
Caractéristiques du système Insight :
• capacités de recherche et d’extraction rapides en ligne basées sur le Web
• lien direct des résultats de recherche aux images des documents associés
• fonction de communication de données
• conformité complète aux exigences relatives aux données et images
• conformité aux exigences de conservation et d’extraction des documents en ligne
Comment puis-je commencer à utiliser cette solution ??
Pour vous préparer à utiliser les sommaires de facturation sans papier, communiquez avec votre gestionnaire du service
à la clientèle ou votre coordonnateur du service. Ils tiendront une brève séance de travail avec vous pour comprendre les
informations que vous désirez recevoir dans le rapport, ainsi que la fréquence de réception désirée. Ils vous montreront
ensuite les nombreuses options de rapports électroniques à votre disposition, pour vous permettre de choisir la solution
appropriée.
Communiquez avec votre administrateur de
clientèle chez Livingston
par courriel à [email protected]
ou par téléphone au 1-800-837-1063
Visitez www.livingstonintl.com
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