EXEMPLE - IMMOKNR

RAPPORT DU COMMISSAIRE AUX
COMPTES DE L’ACP CONTROLE
Place du compte, 5 à 1000 BRUXELLES
N° entreprise : 0000.000.000
COMPTES DU 01/01/2014 au 31/12/2014
16/10/2015
Par :
IMMO KNR
129, Avenue de l’indépendance belge
1081 BRUXELLES
Tel : 0486/911.263
Mail : [email protected]
N°IPI : 506715
16/10/2015
RAPPORT DU COMMISSAIRE AUX
COMPTES DE L’ACP CONTROLE
Place du compte, 5 à 1000 BRUXELLES
Madame, Monsieur,
Concerne : Comptes du 01/01/2014 au 31/12/2014
Dans le cadre du mandat qui nous a été conféré et faisant référence à la convention
qui nous a été retournée signée le 26/03/2015 concernant la vérification des comptes
de la copropriété pour l’exercice comptable 2014, nous vous faisons rapport de notre
mission.
Nous tenons avant tout à mettre en évidence la pleine coopération du syndic dans
cette opération de contrôle et la précision des réponses aux questions qui lui ont été
posées; les remarques formulées et les corrections comptables ont également été
prises en compte.
Nous nous sommes présentés dans les bureaux de votre syndic SPRL et Associés et
nous avons pu avoir libre accès à l’ensemble des documents relatifs à l’exercice
concerné, à savoir :
Les factures, les extraits bancaires, le bilan, les balances des comptes et les historiques
de ceux-ci.
Le dernier acte de base, les derniers procès verbaux des assemblées générales.
Nous attestons que ces documents respectent les normes comptables.
Le présent rapport sera établi sur 6 Points :
1. Contrôle de l’infrastructure de l’ACP
*Ce premier point implique de nous avoir transmis l’acte de base et acte(s) de base rectificatif(s),
PV d’AG,…
2. Contrôle de l’application des dernières décisions relatives aux comptes
*Sur base de (des) dernier(s) procès-verbal(aux) d’assemblée générale
3. Contrôle des factures/charges et imputation
4. Contrôle du grand livre financier et de la balance des comptes
5. Examen des copropriétaires débiteurs + contrôle des frais et intérêts de rappel
6. Conclusions
Il reprendra les constatations point par point (correct ou signalement d’une erreur),
une conclusion générale, une proposition afin de corriger les éventuelles erreurs
constatées ainsi qu’une proposition en vue d’optimiser la clôture de l’exercice
comptable et le bilan de clôture (optimisation des comptes fournisseurs voir
copropriétaires, clôture des comptes d’attente, mesures à prendre en matière de
finance commune en vue de redresser une situation défaillante,…)
1
16/10/2015
1. Contrôle de l’infrastructure de l’ACP
a) Vérification des lots et quotités
Les lots et quotités sont conformes avec le règlement de copropriété.
b) Vérification des clés de répartition par rapport à l’acte de base.
-Les charges communes générales (CHAPITRE VI-P79) doivent être réparties en
dix mille/dix millièmes.
-Les charges communes aux différentes phases doivent être réparties en :
- Phase1 : LES BLEUETS (3995 / 10.000è)
- Phase 2 : LES LAVANDES (2770 / 10.000è)
- Phase 3 : LES PERVENCHES (2730/ 10.000è)
- Phase 4 : LES IRIS (270 / 10.000è)
- LES BRUYERES (garages EXT) (235 / 10.000è)
-Les travaux de toiture, les gros murs, les armatures bétonnées, les hourdis, les
façades etc … (voir page 60) sont soumis à une clés de réparation en
9765è/10000è qui correspond au 4 phases moins « LES BRUYERES ».
En règle générale, il faut créer une clé de répartition selon l’usage.
Exemple : une clé en 6765 / 10.000è si des travaux ne concerne que la phase 1
et 2.
2. Contrôle de l’application des dernières décisions relatives aux comptes
a) Appels de provisions sur base du budget décidé
Le Procès verbal d’Assemblée générale du 30 avril 2014 approuve un budget
de 110.570,00€/an.
Nous avons pu constater qu’il y a eu sur l’exercice 2014 :
8 appels de 8375.42€ soit 67.003,36€
4 appels de 11142.46€ soit 44569.84€
b) Appels de fonds de roulement et de réserve
- Fonds de roulement au 31/12/14 :
Au bilan, Le fonds de roulement s’élève à 4.958.00€.
-
Fonds de réserve en 10.000è au 31/12/14 :
L’assemblée générale du 30 avril 2014 a décidé de poursuivre l’effort
d’épargne de 6000.00€/l’an.
Au bilan, le fonds de réserve en 10.000è s’élève à 32.698,48€.
Voici les mouvements depuis le 31/12/13 :
Report =
30.530,50€
Transfert du fonds provision travaux =
1.167,98€
Apport exercice =
6.000,00€
Prélèvement travaux ANSUL =
- 5.000,00€
2
16/10/2015
c) Appels de fonds spécifique et/ou de provisions extraordinaires
L’assemblée générale du 30 avril 2014 a décidé, pour les phases 1,2 et 3,
d’appeler un montant de 10.000,00€ (proratisés par phase) sur l’exercice 2014.
Le fonds de réserve peinture s’élève à 10.000,00€.
Remarque :
Il y a lieu de modifier le libellé du poste 1606 – Fonds de réserve peinture ALL –
IRIS (9.730è) par 1606 – Fonds de réserve peinture (9495è)
Ceci afin d’éviter toute confusion car ce fond à été appelé en 9495è, en
excluant IRIS et BRUYERES, ce qui est conforme à la décision d’Assemblée.
Nous nous interrogeons sur l’interprétation de point 12 de l’Assemblée du
30/04/2014 relatif à ce point.
Ne fallait-il pas faire 3 appels de 10.000 € (BLEUETS + LAVANDES + PERVENCHES)
soit 1 par phase ?
Le coût total des travaux prévu pour les 3 phases étant de 35.908.50€.
Nous attirons également l’attention sur le fait que le solde des travaux ne pourra
être prélevé du fonds de réserve constitué en 10.000è à moins de convertir au
préalable, ce fonds par phase.
3. Contrôle des factures/charges et de leur imputation
a) Contrôle des factures et charges
- Toutes les charges enregistrées correspondent à une pièce significative.
- Nous avons pu pointer les dépenses du relevé des charges (facturier des
entrées) avec les justificatifs.
- La vérification des totalisations par rubrique de charges et addition des
rubriques pour obtenir le total des dépenses est correcte.
-
La facture 2014-0099 de la société « ENTRANCE SERVICE » d’un montant de
978,31€ (réparation des tambours des câbles porte de garage) est
conforme à l’autorisation donnée par l’Assemblée générale du 30/04/2014.
-
Les factures 2014-0091/94/95/96 de la société « ANSUL » d’un montant total
de 11.510,56€ (Travaux remplacement éclairage de secours) sont
conforme à l’autorisation donnée par l’Assemblée générale du 30/04/2014.
-
La facture 2014-0128 de la société « ZENDHER » d’un montant de 2.020,78€
(remplacement de 4 ventilateurs défectueux) est conforme à l’autorisation
donnée par l’Assemblée générale du 30/04/2014.
b) Contrôle des imputations aux comptes (charges, attente, fonds de réserve,
privatif)
L’état des dépenses de l’exercice des charges communes (hors appels fonds
de réserve) ainsi que le relevé des frais privatif, arrêté au montant de
115.323,77€, reflète la réalité de toutes les opérations comptables.
3
16/10/2015
Toutes les dépenses ont correctement été imputées dans les bonnes classes
comptables.
Nous n’avons pas pointé d’indemnité emménagement / déménagement sur
l’exercice 2014.
Le syndic veillera à imputer ces éventuels frais sur l’exercice 2015.
4. Contrôle du grand livre financier et de la balance des comptes
a) Vérification totalisations du grand livre financier et de la balance des comptes
Tous les mouvements bancaires ont été correctement imputés en comptabilité,
le grand livre financier étant en concordance avec les extraits bancaires.
Les soldes bancaires au 31 décembre 2014 atteignent pour le compte à vue
34.946,87€ et pour le compte épargne 7.793,68€.
b) Analyse des comptes non soldés et leur justification.
Fournisseurs : soldes créditeurs au bilan = 5.137,70€
Nous avons constaté que les comptes des fournisseurs suivant étaient en ordre :
Soldes créditeurs au 31/12/14 :
FOURNISSEUR
ALL ACCES
COUET ASSOCIES SPRL
ENTRANCE SERVICE
HUBERT DE BRYE SPRL
NEWPRO SPRL
SYNGEST SPRL
TECHNIC CONSULT
FACTURE
20140157
20140097
20140153
20140158
20140156
20140155
20140154
20140163
20140164
20140147
MONTANT
207,37
383,28
222,16
25
316,64
181,5
1593,57
296,45
359,98
1045,44
DATE DU PAIEMENT
5/02/2015
5/03/2015 (SOLDE)
5/01/2015
17/02/2015
23/01/2015
12/01/2015
9/01/2015
8/04/2015
8/04/2015
5/01/2015
4.631,39 €
Nous avons pointés :
Soldes créditeurs au 31/12/14 :
FOURNISSEUR
VIDANGE R.G SPRL
TAC EUROPE
FACTURE
20140074
-
MONTANT
949,85
153,67
1103,52
ACTIONS
à payer
Solde précédent à apurer
Soldes débiteurs au 31/12/14 :
FOURNISSEUR
ANSUL
COUET ASSOCIES SPRL
PROGEST IMMOBILIERE SPRL
ACP ASS. COPROP
FACTURE
20140169
20140170
20140172
-
MONTANT
ACTIONS
78,55 Montant à réclamer au fournisseur
104,74 Montant à réclamer au fournisseur
161,44 Montant à réclamer au fournisseur
181,6
Demander justificatf
52,9
Demander justificatf
17,98
Solde précédent à apurer
597,21
4
16/10/2015
c) Vérification du solde du compte de gestion général résultant de la différence
entre le total des produits et le total des charges.
Le total des dépenses de l’année 2014 s’élève à 115.323,77€.
Le fonds de roulement actuel (4958.00€) s’avère insuffisant et nous vous
suggérons de l’augmenter à la somme de 25.000€.
(Pour information, ¼ des dépenses de l’année = 28.830,94€).
d) Analyse des comptes d’attentes, des comptes de régularisation et stock
494001 – SIN 1 Problème électrique AQUI FLOR 4.351,19€ (D).
 Il s’agit d’un report exercice précédent.
494002 – SIN 2 Dégât véhicule Clavier 222,16€ (D).
 Il s’agit d’un report exercice précédent.
494003 – SIN 3 Dégâts des eaux 10B+11B+12B 1396.31€ (C).
 Il s’agit d’un report exercice précédent.
494004 – SIN 4 Graffitti 11/2011 465.50€ (D).
 Il s’agit d’un report exercice précédent.
494006 – SIN 6 Porte de garage VAN DEN BROEKE 212.14€ (C).
 Frais ouverture dossier (-222.16€) + Remboursement assurance (434.30€).
4981
– Anciens copropriétaires 462.28€ (C).
 Culot (-296.32€) + Dhyme (-165.96€).
 A apurer
312 – Stock badges/télécommandes 247.52€ (D).
 Stock 10 télécommandes (309.40€) – vente télécommandes (2 *30.94€).
5
16/10/2015
5. Examen des copropriétaires débiteurs + contrôle des frais de rappel et intérêts de
retard
Aucun frais ni intérêts n’ont été repris sur l’exercice 2014. S’agissant en l’espèce
d’une reprise comptable, le syndic veillera au suivi dès approbation des comptes.
Propriétaires : solde total débiteurs au bilan = 11.327,92€
SOLDE DEBITEUR
AQUI-FLOR INTERNATIONAL
BOSQUET - BONENFANT
CABINET GYNECOLOGIQUE DEPELSENEER
CAPART
CASTIN
COCQUYT
CRULS
DAFFE-BERNY
DE SLOOVERE
DEBAISE-BLANQUET
DEBREYNE
DEBROUX-COLLART
DECROES
DECROES-POTVIN
DEKEYSER
DELCHAMBRE
DELPIERRE
DERIDDER
DUBOIS
DUBOIS - GALERIN
GEVAERT
HALLEUX - DAFFE
HUBER - WALSCHOT
HUGE - DUBUISSON
HUGE-DELCOURT
INDIVISION HULIN - WYNANTS
Indivision Ludwigs-Ludwigs Frank & Patrick
JASMES-NEELS
KONING
LAMPROYE
LEFEBVRE - DEMARCIN
LEFEBVRE - DUFRANE
LEONARD
LIMPENS-PIRLOT
MANAG'IN
MARION
MICHIELS
PIROTTE - ABS
PISSART - MERCIER
POCQUET
QUINET - ANTOINE
ROSSI
SEGERS
SPRL NAFASI
TABERY
TAGNON - WAVRIEL
VAN BEGIN
VAN DEN BROECKE
VAN GOIDSENOVEN
VAN HIEL
VAN LAETHEM
VAN MALDEGHEM
VANDENBERGHE
VANDERLINDEN - BRASSAERT
WILMOTTE
SOLDE CREDITEUR
149,4
68,07
709,15
89,73
179,05
256,53
475,33
165,76
52,48
57,93
118,46
558,1
301,76
277,38
974,01
241,37
285,84
124,12
34,96
94,66
59,58
82,55
49,29
1329,83
359,27
263,92
571,82
90,24
513,49
484,31
1202,56
37,94
535,89
109,47
887,01
118,1
178,8
1012,15
659,5
525,93
286,95
225,78
281,57
234,7
208,94
564,97
32,16
110,73
452,75
2615,96
158,25
54,63
101,46
52,48
273,66
ANIMAL-VETE
521,62
BUSINESS CONSULTING & CONTRACTING 254,7
CRULS - PAPE
DE MOOR
DECIS ENGINEERING
DUPONT
FIEVEZ
HERENT
HONORE
LA PIERREUSE SA
LAURENT-LEONARD
LOREAU
MONET - GRISPO
PARTENA PROMERIS asbl
RATHE - VAN HIEL
RATHE - VANHIEL - MAILLART
TENDANCIELLES SPRL
41,15
220,04
87,75
4744,47
119,91
85,27
618,81
155,72
296,52
16,53
14,08
698,34
51,54
257,21
429,15
6
16/10/2015
6. Remarques générales et conclusions
Pour rappel, l’acte de base prévoit que les charges communes aux différentes
phases doivent être réparties en fonction de leurs quotités respectives.
On attire l’attention qu’il serait utile de créer des fonds de réserve distinct « par
phase ».
Ex1 : la mise en conformité des ascenseurs ne concerne que les phases 1,2 et 3.
Ex2 : Pour la mise en peinture des halls, seul la phase 1, 2, 3 ont accepté d’effectuer
les travaux.
La dernière Assemblée générale à décidé d’ouvrir 2 comptes bancaires auprès de
la banque « ARGENTA » afin d’économiser les frais bancaires des comptes BNP.
 Le syndic nous a informé ne pas avoir fait les changements de comptes mais à
accepter de prendre à sa charge l’ensemble des frais bancaires.
Soldes anciens:
Nous suggérons que les soldes anciens suite à la reprise (depuis plusieurs années)
doivent être répartis et apurés ou affecté au fonds de réserve afin de redémarrer
sur des bases claires avec le syndic.
Il nous paraît opportun de proposer cette action au vote de l’Assemblée.
Cela concernerait :
- les anciens sinistres (comptes 494001+494002+494003+494004) ;
- les anciens soldes copropriétaires (compte 4981) ;
- les soldes précédents fournisseurs (TAC EUROPE, ACP ASS COROP).
Les note de crédits ANSUL (78.55€ + 104.74€) et SYNDIC (161.44) doivent être
remboursées.
Le solde du compte épargne au 31/12/14 est de 7.793,68€ et le fond de réserve de
32.698,48€.
Il faut veiller à ce que le fonds de réserve soit constitué sur le compte épargne
avant la clôture de l’année comptable.
La tenue actuelle de la comptabilité répond aux prescrits de la réglementation
édictée par la loi du 02 juin 2010, complétée par l’arrêté royal du 12 juillet 2012,
relative aux obligations comptables en copropriété.
Par conséquent, les comptes de l’exercice comptable 2014 ayant été vérifiés et
reflétant parfaitement la réalité comptable, nous proposons à l'assemblée
générale statutaire d'approuver sans aucune réserve les comptes arrêtés au 31
décembre 2014 et de donner décharge au syndic pour cet exercice.
Veuillez recevoir, Madame, Monsieur, l’expression de nos sentiments distingués.
Fait à Bruxelles, le 16/10/2015
KRONER Fabrice
CLIQUET Christophe
7