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ETAT DE VAUD
CONTROLE CANTONAL DES FINANCES
Chemin du Trabandan 28
1014 Lausanne
Octobre 2002
Maisons d’arrêts et de préventive
Contrôle de la gestion comptable et financière
CONTROLE CANTONAL DES FINANCES
2
Maisons d’arrêts et de préventive
Contrôle de la gestion comptable et financière
Conformément aux dispositions de l'art. 47 al. 1 de la loi sur les finances, nous avons
procédé au contrôle de la gestion comptable et financière des Maisons d’arrêts et de
préventive. Le résultat de nos travaux est consigné dans le présent rapport, dont la
matière se subdivise comme suit :
Page
1
Déroulement de l’audit
3
2
Description du contrôle
3
3
Généralités
3
3.1
3
4
5
6
Gestion du mobilier, machines et appareil
4
4.1
4.2
4
5.1
5.2
7
8
Affectation de l’appartement
Coût de transformation et d’aménagement
Voyages à l’étranger
Destination et coût des voyages
Autorisation de voyager à l’étranger
Dépenses de service et frais de représentation
Validation et comptabilisation des dépenses du Directeur
Procédures diverses
8.1
8.2
9
4
7
7.1
8
Vente de biens appartenant à l’Etat
Acquisition des téléphones mobiles et de matériel
informatique
Appartement de service des salles d’arrêts à
Lausanne
6.1
6.2
7
Organisation
Engagement de personnel
Factures fournisseurs
Synthèse et conclusions
9.1
9.2
Synthèse
Conclusions
Annexes :
1
Liste des recommandations avec délai
2
Décision d’organisation des MAPs
3
Lettre du 18 octobre 2002 de Monsieur A. Vallotton, Chef de service
Maisons d’arrêts et de préventive
9
9
10
12
12
14
14
14
16
16
16
CONTROLE CANTONAL DES FINANCES
1
3
Déroulement de l’audit
Nos travaux de révision ont été effectués entre le 28 juin et le 9 juillet 2002, sous la
responsabilité de M. Thierry Bonard, expert-comptable diplômé. Ils ont été exécutés
par Mme Loredana Bader, experte-comptable diplômée, M. Daniel Aeby, comptable
avec brevet fédéral, Mlle Audrey Butikofer, économiste HES et Mme Nuria De Cet,
auditrice.
2
Description du contrôle
Nos travaux d’audit ont plus particulièrement porté sur le contrôle des comptes des
exercices 1999 à 2001. Nous avons analysé la gestion comptable et financière des
Maisons d’arrêts et de préventive (MAPs).
Une lettre anonyme, qui est parvenue au CCF en date du 14 juin 2002, a été
transmise au Chef du Département de la sécurité et de l’environnement (DSE). Les
éléments relevés dans le document ont fortement retenu l’attention du Secrétariat
général du DSE qui nous a sollicités. Bien que nous n’ayons pas été contraints, au
sens des dispositions légales, à intervenir, le fait que des contrôles devaient être
réalisés au Service pénitentiaire (SPEN) dans le cadre du prochain programme de
travail du CCF (plan quadriennal, art. 6 Règlement CCF) nous a conduits à réaliser de
manière anticipée le présent audit.
Nous nous limitons à présenter, dans le présent rapport, les éléments nécessitant une
attention particulière et non pas à énumérer l'intégralité des résultats des contrôles et
analyses effectués dans le cadre de notre audit.
3
Généralités
3.1
Organisation
Les MAPs sont rattachés au Service pénitentiaire de l’Etat de Vaud. Ce service de
l’Etat dépendait du Département des institutions et des relations extérieures (DIRE)
pour la période contrôlée. Il a été transféré au Département de la sécurité et de
l’environnement (DSE), conformément à la décision du Conseil d’Etat du 13 mai 2002.
Les MAPs disposent de 104,5 ETP répartis sur cinq sites, pour un budget de charges,
hors investissement, de l’ordre de CHF 13,6 millions en 2001.
L’organisation des MAPs, selon la décision d’organisation approuvée par le Chef du
DIRE le 28 avril 2000, est présentée en annexe 2.
* * * * *
Maisons d’arrêts et de préventive
CONTROLE CANTONAL DES FINANCES
4
4
Gestion du mobilier, machines et appareil
4.1
Description
Vente de biens appartenant à l’Etat
Lorsque des biens acquis par l’Etat ne sont plus utiles au fonctionnement du service,
celui-ci doit en informer la Centrale d’achats de l’Etat de Vaud (CADEV),
conformément aux Directives et règles à usage interne de l’Etat (DRUIDE, 10.1.1,
point 17).
La revente des biens aux collaborateurs de l’Etat ne fait pas l’objet de règles
formalisées. En pratique, tous les collaborateurs peuvent s’adresser à la CADEV s’ils
sont intéressés à acquérir un objet d’occasion. La CADEV procède alors à l’évaluation
de celui-ci par exemple sur la base :
Commentaire
•
Des principes appliqués sur le marché (Econocom) pour l’informatique.
•
D’un amortissement linéaire de 12 ans sur le prix d’acquisition pour le mobilier.
Les MAPs ne tiennent pas d’inventaires pour le mobilier, les machines et les
appareils. En effet, nous rappelons que l’Etat n’a pas édicté de directives relatives à la
tenue d’inventaire. Par conséquent, il est extrêmement difficile de vérifier l’exhaustivité
des objets et de connaître leur historique (date et prix d’acquisition).
En ce qui concerne les MAPs, sur la base des informations recueillies, nous avons
constaté que quelques objets usagés ont été vendus au Directeur et au personnel.
Pour le Directeur, il s’agit de :
•
1 bureau et 1 paroi bibliothèque, acquis en mai 1997 pour CHF 50.—, avec
l’accord de la Centrale d’achats de l’Etat de Vaud.
•
1 jatte à choucroute destinée au rebut, acquise en novembre 1999 pour
CHF 20.—.
•
1 PC, remis en mars 1999 à M. Péquignot et payé par le budget des MAPs en
2001 pour CHF 375.—.
Selon les explications obtenues du Directeur, le PC précité a été payé par les MAPs,
compte tenu d’une utilisation semi-professionnelle et des dépenses d’installation qu’il
a consenties à son domicile. Il a été porté à notre connaissance que le Directeur a
interpellé à deux reprises le Chef de service, en mars et avril 1999, pour avoir son
accord sur cette manière de procéder. Toutefois, il n’a pas obtenu de réponse écrite et
l’opération a été effectuée.
Détermination du CCF
En définitive, compte tenu de l’absence de règles restrictives à l’Etat, nous ne
pouvons pas conclure à une procédure incorrecte pour la cession des objets
appartenant aux MAPs.
4.2
Description
Acquisition des téléphones mobiles et de matériel informatique
Dans sa séance du 19 août 1998, le Conseil d’Etat a décidé d’adopter une directive
sur l’utilisation des téléphones cellulaires.
er
Par ailleurs, depuis le 1 janvier 2000, la fourniture de téléphones mobiles et des
abonnements correspondants pour les employés de l’Etat de Vaud est du ressort du
Centre Cantonal des Télécommunications (CCT) exclusivement. En d’autres termes,
les Services n’ont plus le droit de procéder directement à l’achat d’appareils de
téléphonie mobile et de conclure des abonnements avec des fournisseurs.
Maisons d’arrêts et de préventive
CONTROLE CANTONAL DES FINANCES
5
En ce qui concerne le matériel informatique du Service pénitentiaire, il fait l’objet d’un
contrat de leasing avec Econocom SA depuis mai 1998, avec l’accord de l’Unité
informatique départementale (UID) du DIRE.
Commentaire
Le détail des achats de téléphones mobiles et de leurs accessoires effectués entre
1999 et 2001 par le budget de fonctionnement des MAPs est le suivant :
Attribution
initiale
Montant
1 mobile Motorola
Startac130 + installation
mains libres dans la voiture
M. Péquignot
1'667.10
31111
1 mobile Motorola V3688 +
installation mains libres
dans la voiture
M. Péquignot
1'708.25
26.04.2000
31111
1 mobile Motorola V3688
M. Péquignot
990.00
17.11.2000
3118
1 mobile Siemens M35
Piquet Vevey
147.95
31.01.2001
3114
1 mobile Nokia 3310
M. Chaiffre
23.02.2001
3114
2 mobiles Nokia (3310 et
6110)
Piquets Croisée
+ Bois-Mermet
241.00
09.03.2001
31111
1 mobile Nokia 8210
Mme Martin
265.00
27.06.2001
3114
1 mobile Nokia 6210
M. Thonney
430.70
30.06.2001
3154
1 mobile GSM Nokia + kit
mains libres
M. Péquignot
815.00
Date
Rubrique
29.01.1999
30.06.1999
311113113
25.01.2000
Matériel
82.25
Nous relevons que sur les dix téléphones mobiles acquis entre 1999 et 2001 par les
MAPs, pour un total de CHF 6'347.25, quatre ont été attribués à l’origine à son
Directeur. Celui-ci nous a précisé que les trois premiers mobiles ont été soit détruits
pour cause de défectuosité, soit remis à un collègue, le dernier étant toujours en sa
possession.
La direction des MAPs nous a informés qu’elle n’était pas au courant des règles
d’attribution et de financement des téléphones mobiles mises en place par le CCT
er
depuis le 1 janvier 2000. Ceci explique que les Natels acquis en 2000 et 2001 n’ont
pas été fournis par le CCT. En revanche, depuis 2002, les MAPs respectent la
procédure interne de l’Etat.
En ce qui concerne les règles d’octroi de téléphone mobile et la prise en charge des
frais de communication, aucune directive interne n’a été établie par le service.
Frais de communications privées
Les recommandations du Conseil d’Etat relatives à l’attribution des appareils précisent
les règles d'octroi. Pour les membres de la direction des MAPs, nous sommes d’avis
qu’il s’agit d’appareils liés à la fonction. Dans ce cas, deux solutions sont possibles :
•
Pour les collaborateurs exerçant une fonction nécessitant le port plus ou moins
permanent d’un téléphone mobile, les communications privées sont tolérées et
une contribution forfaitaire mensuelle de CHF 25.— peut être demandée.
Maisons d’arrêts et de préventive
CONTROLE CANTONAL DES FINANCES
•
6
Pour les collaborateurs exerçant une fonction de la sécurité publique, qui doivent
pour des raisons impératives être joints en tout temps, aucune participation
financière n’est demandée. En revanche, les communications privées ne sont pas
tolérées.
Nous avons constaté que le Directeur a spontanément participé de manière forfaitaire
à ses communications privées de téléphone mobile pour un total de CHF 350.— entre
1999 et 2001.
Matériel informatique
Pour le matériel informatique, l’attribution est définie par l’Unité informatique
départementale ; le remplacement de ces machines se fait sur la base contractuelle
prévue avec Econocom SA.
Détermination du CCF
La gestion des téléphones mobiles soulève les remarques et questions suivantes de
notre part :
•
Le prix des téléphones mobiles achetés pour le Directeur est élevé et ne
correspond pas à un emploi économe des moyens.
•
La comptabilisation des achats dans de multiples rubriques budgétaires ne
respecte pas les principes de clarté et de spécialité qualitative des montants
inscrits au budget.
•
En cas de défectuosité d’un appareil, la garantie d’usine a-t-elle été actionnée ?
•
Lorsqu’un collaborateur de l’Etat endommage un appareil, ne devrait-il pas
participer financièrement à son remplacement ?
Pour le matériel informatique, en l’absence d’inventaire géré par le Service, nous ne
sommes pas en mesure de vérifier le roulement de ce matériel.
Recommandation 1
Importance
Basse
Moyenne
Haute
Réponse requise
31.12.2002
Nous recommandons au Chef du Service pénitentiaire de définir l’attribution des
téléphones mobiles dans ses établissements, afin que ceux-ci puissent appliquer les
directives y afférentes.
Détermination du Service pénitentiaire
Acquisition de téléphones mobiles + matériel informatique
Téléphones mobiles
a) La problématique des prix des appareils mobiles de même que les règles
d’imputations comptables devraient être réglées par la mise en pratique des directives
du CE et de la procédure CCF.
b) Au niveau de la garantie, il faut relever que la couverture dépasse rarement les 12
mois et que ces équipements ne sont pas spécialement conçus pour durer surtout
dans des conditions d’utilisations tout temps et tous milieux. Les problèmes
interviennent souvent après la fin de la garantie.
c) Le principe de la participation d’un collaborateur ne peut être exclus, mais ne
devrait en aucun cas être systématique (risque de refus de prendre en charge des
équipements techniques indispensables pour la sécurité.
Recommandation no1 :
En réponse, une instruction de service a été préparée pour compléter la directive du
CE de 1998.
Informatique.
La gestion comme l’inventaire sont de la compétence de l’UID et le Service ne
dispose plus des ressources internes pour assurer un contrôle centralisé, ces
dernières ayant été transférées à L’UID.
Maisons d’arrêts et de préventive
CONTROLE CANTONAL DES FINANCES
5
7
Appartement de service des salles d’arrêts à Lausanne
5.1
Affectation de l’appartement
Description
Les MAPs louent un bâtiment pour des salles d’arrêts, aux Escaliers du Marché à
Lausanne. Ce bâtiment dispose d’un appartement de fonction de 5 pièces qui était
occupé jusqu’à fin 1999 par un couple gérant pour un loyer mensuel de CHF 740.—,
charges comprises. Ce loyer a été calculé par le Service des gérances, en tenant
compte d’un abattement de 60 % pour couvrir l’obligation pour le surveillant d’habiter
en ces lieux ainsi que des inconvénients découlant de sa fonction.
Commentaire
Au terme de l’activité d’une des deux personnes chargées de la gestion des salles
d’arrêts, la direction des MAPs a remis en question le système du couple de gérants
et a préféré aménager une chambre de veille dans le cellulaire pour un surveillant.
L’appartement de fonction a, quant à lui, été sous-loué à des étudiants depuis janvier
2000 sous forme de chambres, pour un prix de location équivalent à celui payé par les
anciens locataires, soit CHF 740.—. M. Péquignot occupe depuis septembre 2000
une des pièces de l’appartement en question et participe proportionnellement au
montant de la location, soit CHF 210.—.
Les contrats de sous-location des chambres aux étudiants ont été établis au nom des
MAPs et sont signés par l’étudiant et le Directeur, M. Péquignot.
Pour l’année 2000, les étudiants ont versé individuellement le montant de leur location
aux MAPs. Depuis 2001, le montant de la location est intégralement réglé chaque
mois par M. Péquignot, celui-ci se chargeant d’encaisser le loyer auprès des
étudiants.
Des travaux de rénovation de l’appartement ont été entrepris sous la supervision du
Service des bâtiments en novembre et décembre 2000.
Détermination du CCF
Le Service des gérances n’a pas été informé de cette démarche de sous-location de
l’appartement de fonction, alors que tous les contrats doivent lui être soumis
conformément aux directives N° 9.1.5 du DRUIDE. Nous relevons cependant que le
Chef du Service pénitentiaire a été informé de cette procédure par M. Péquignot, lors
de la séance des Directeurs d’établissements pénitentiaires du 11 janvier 2000, selon
le procès-verbal qui nous a été fourni.
Nous constatons que le montant de la location fixé pour les chambres d’étudiant ne
tient pas compte :
•
Que le loyer payé précédemment par le couple gérant faisait l’objet d’abattements
importants liés à la fonction.
•
Que des frais liés à des travaux de réfection ainsi qu’à l’aménagement de
l’appartement en chambres meublées ont été consentis.
•
Que le loyer payé par l’Etat pour ce bâtiment a augmenté au 1 avril 2001.
er
Recommandation 2
Importance
Basse
Moyenne
Haute
Nous demandons que la procédure de location prévue par le DRUIDE soit respectée
et que les baux à loyers soient revus par le Service des gérances.
Réponse requise
31.12.2002
Maisons d’arrêts et de préventive
CONTROLE CANTONAL DES FINANCES
8
Détermination du Service pénitentiaire
Gestion par le service des gérances
Le rapport contient une imprécision. Le chef du Département avait été mis au courant
par un rapport au début de nouvelle affectation et l'avait approuvé.
Le Service est d'accord avec la proposition de transfert de compétence au Service
des gérances, qui est logique. Ce sera fait avant la fin de l’année.
5.2
Description
Coût de transformation et d’aménagement
Des travaux de réfection (peinture et revêtement de sols) de l’appartement de service
des salles d’arrêts ont été entrepris en novembre et décembre 2000. Ces travaux ont
été supervisés par le Service des bâtiments.
Compte tenu de l’affectation de l’appartement en chambres meublées pour étudiants
dès 2000, des acquisitions ont été faites pour aménager cet appartement.
Commentaire
Nous avons déterminé les coûts inhérents d’une part, aux travaux de réfection et
d’autre part, aux dépenses pour l’aménagement de l’appartement effectuées entre
décembre 1999 et mars 2002, comme suit :
Réfection
CHF 39'457.—
Aménagement
CHF 17'782.—
Total
CHF 57'239.—
Si les frais d’aménagement précités ont été imputés dans les différentes rubriques de
charges des exercices concernés, en revanche les coûts des travaux de réfection
n’étaient pas prévus au budget des MAPs. Par conséquent, il a été nécessaire de
financer ces travaux par le transfert du budget disponible auprès du Service des
bâtiments pour l’entretien général du Bois-Mermet.
Détermination du CCF
Nous avons pu vérifier que les réfections et l’ameublement de l’appartement ont été
effectués de manière modérée. Néanmoins, nous sommes d’avis que la nécessité de
procéder à cet investissement pour une affectation ne correspondant pas au champ
d’activité des MAPs est sujette à caution. En effet, nous relevons que :
•
Le revenu annuel des locations (CHF 8'880.—, charges comprises) ne couvre pas
la participation proportionnelle du loyer assumé par l’Etat pour le bâtiment
(CHF 52'248.—, charges comprises).
•
L’amortissement de l’investissement consenti de CHF 57'239.— correspond à
plusieurs années de loyer des étudiants.
•
L’immeuble n’appartenant pas à l’Etat, les frais d’entretien devraient en principe
être assumés par le propriétaire.
Détermination du Service pénitentiaire
La réparation, de valeur modérée, ne couvre pas les investissements
Il est encore impossible de prévoir l’affectation future des Salles d’Arrêt. Seule
l’approbation de la Révision du Code pénal par les Chambres fédérales au printemps
prochain permettra une meilleure simulation des besoins et des prises de décision
quant à une affectation durable de ces locaux. Ces dernières années, aucune
affectation précise et de longue durée n’était possible.
Maisons d’arrêts et de préventive
CONTROLE CANTONAL DES FINANCES
6
9
Voyages à l’étranger
6.1
Destination et coût des voyages
Description
Les collaborateurs de l’Administration cantonale vaudoise ont la possibilité d’effectuer
des séjours à l’étranger dans le cadre de leur activité, pour des raisons de voyage
d’études ou de participation à des congrès internationaux. Dans tous les cas, les frais
de déplacement doivent être prévus dans le budget ordinaire.
Commentaire
Le Directeur, accompagné quelquefois de collaborateurs des MAPs, a effectué les
voyages suivants à l’étranger entre 1999 et 2001 :
Dates
Nbre pers.
Montant
5 au 19 juin 1999
Canada
1
5'821.25
6 au 10 octobre 1999
Maroc
1
3'004.25
7 et 8 novembre 1999
Moulins/France
4
758.75
Octobre 1999
Hollande
1
294.00
26 au 28 septembre 2000
Paris
1
729.00
25 au 30 octobre 2000
Maroc
8
11'697.55
27.12.2000 au 03.01.2001
Bulgarie
1
967.20
27 avril au 6 mai 2001
Canada
1
1'009.00
15 et 16 décembre 2001
Marseille
2
806.05
Total
Détermination du CCF
Destination
25'087.05
Nous relevons qu’un montant important, soit plus de CHF 25'000.—, a été pris en
charge par les budgets 1999, 2000 et 2001 des MAPs pour les différents voyages
effectués à l’étranger, tant par le Directeur que par d’autres collaborateurs.
De plus, le contrôle des pièces justificatives et de la comptabilisation des dépenses a
fait ressortir les lacunes suivantes :
•
Plusieurs dépenses, pour un total de CHF 5'976.25, découlent d’une note
manuscrite ou d’un décompte signé par M. Péquignot, voire d’une quittance de
change bancaire.
•
Les dépenses ont été enregistrées dans les rubriques comptables concernant la
formation professionnelle du personnel (3091), les frais de repas et d’hôtel (3063),
les frais de transport (3061) et les frais de réception (3171). Cependant, aucune
systématique d’imputation ne ressort clairement par rapport à l’origine de la
dépense.
Recommandation 3
Importance
Basse
Moyenne
Haute
Réponse requise
Non
Nous demandons que les dépenses prises en charge par les MAPs fassent l’objet de
pièces justificatives probantes et que la comptabilisation respecte les principes de
clarté et de spécialité qualitative du budget exigés par l’article 14a de la loi sur les
finances.
Maisons d’arrêts et de préventive
CONTROLE CANTONAL DES FINANCES
6.2
Description
10
Autorisation de voyager à l’étranger
La loi sur le statut général des fonctions publiques (article 22) et ses dispositions
d’applications (point N° 22.2) précisent les règles relatives à la participation des
fonctionnaires à des congrès internationaux ou à des voyages d’études à l’étranger.
Les compétences relatives aux autorisations de déplacement d’un fonctionnaire à
l’étranger ont fait l’objet d’une décision du Conseil d’Etat le 9 juin 1989.
Commentaire
A défaut de mention particulière dans le cahier des charges du collaborateur, les
dispositions d’application du statut valables pour la période concernée précisent que
la participation d’un fonctionnaire à un congrès ou à un voyage d’études hors de
Suisse est de la compétence du Chef de département, pour autant que le montant du
déplacement ne dépasse pas CHF 2'000.— et que cette dépense soit prévue dans un
poste budgétaire. Au-delà de cette limite, les propositions font l’objet d’une décision
du Conseil d’Etat avec préavis motivé du Chef du département intéressé et du
Département des finances. Les propositions doivent être motivées notamment sur les
points suivants :
Détermination du CCF
•
Le but du congrès (ou du voyage d’études), son programme, le lieu, la date, la
durée.
•
La composition de la délégation.
•
Les avantages que peuvent en tirer l’Etat de Vaud, ainsi que le (ou les)
délégué(s), pour sa (leur) formation professionnelle.
•
L’activité particulière, le cas échéant, du délégué au sein du congrès :
présentation d’un rapport, membre d’une commission d’études, etc.
•
Le montant des frais à la charge de l’Etat – en indiquant la part de la
Confédération, du ou des délégués, d’autres personnes – et le mode de
paiement : par budget, demande d’allocation supplémentaire, par un fonds
spécial.
•
Le temps d’absence nécessaire, en précisant qu’il sera pris ou non, totalement ou
partiellement sur le temps de travail ou imputé sur les vacances.
Nous avons constaté que la procédure d’autorisation précitée n’a pas été suivie par
les MAPs. M. Péquignot nous a informés que tous les voyages ont été effectués avec
l’accord oral du Chef du service pénitentiaire et qu’ils avaient un but d’échange et de
formation.
Nous ne sommes pas compétents pour juger de l’opportunité des voyages d’études
entrepris, ni des avantages en résultant. Néanmoins, nous nous étonnons de la
participation de deux secrétaires dans le cadre du voyage au Maroc d’octobre 2000.
Au surplus, le budget consacré aux voyages à l’étranger pour les trois années
contrôlées est important et nous nous interrogeons quant à l’emploi judicieux des
moyens octroyés par l’Etat aux MAPs.
Recommandation 4
Importance
Basse
Moyenne
Haute
Réponse requise
Non
Nous demandons qu’à l’avenir, les MAPs, par l’intermédiaire du SPEN et du DSE,
respectent les dispositions d’application du statut relatives à la participation des
fonctionnaires à des congrès internationaux ou à des voyages d’études à l’étranger.
Maisons d’arrêts et de préventive
CONTROLE CANTONAL DES FINANCES
11
Détermination du Service pénitentiaire
Voyages à l'étranger
L'organisation des prisons dépend, sur le plan légal, de conventions et de lois
européennes, suisses et cantonales.
L'organisation suisse et l'implication des organes cantonaux dans le système
européen sont de plus en plus forts et les membres des pays européens sont appelés
régulièrement à harmoniser leurs pratiques, et à aider les pays les plus en retard.
Que ce soit dans le cadre du Conseil d'Europe, de la DDC, des diverses conférences
de coordination helvétiques (directeurs, assistants sociaux, psychologues, médecins,
prisons fermées, ouverts, préventives, etc.) ou des groupes experts, ces échanges
sont devenus très importants. Cette année, sous le patronage financier de divers
organismes suisses ou européens, les établissements cantonaux ont reçu des
Français, des Allemands, des Russes, des Israëliens des Américains des Canadiens,
des Moldaves, des Chinois, des Iraniens, des Espagnols, des Italiens et des
Ukrainiens.
Le fédéralisme crée une imbrication complexe d'organismes pilotes. Les décisions
sont prises à différents niveaux. Les déplacements ont lieu parfois dans le cadre
vaudois, parfois dans le cadre suisse, parfois dans le cadre des associations et
parfois dans le cadre européen, parfois sur plusieurs budgets.
Un effort particulier sera fait pour assurer une vision synthétique de ces échanges qui
ne sont pas tous du même niveau de compétence.
* * * * *
Maisons d’arrêts et de préventive
CONTROLE CANTONAL DES FINANCES
7
12
Dépenses de service et frais de représentation
7.1
Description
Validation et comptabilisation des dépenses du Directeur
Le système de contrôle interne relatif au visa des pièces justificatives est défini par le
point 7.4.1 du DRUIDE.
Les indemnités pour dépenses de service sont quant à elles régies par la loi sur le
statut général des fonctions publiques cantonales (article 64) et son arrêté
d’application (article 50). Les dispositions d’application du statut (points 64.1 et 64.2)
fixent les modalités d’application.
Commentaire
Nous avons procédé à l’inventaire et au contrôle des pièces justificatives relatives aux
frais de représentation et de repas, ainsi qu’aux indemnités de déplacement pris en
charge par les budgets 1999, 2000 et 2001 des MAPs pour le Directeur.
Le détail des dépenses, par catégorie et par année, est le suivant :
1999
2000
2001
Frais repas et représentation
3'974.50
5'201.30
4'953.40
Frais de déplacement
4'897.90
5'360.65
9'012.20
Total
8'872.40
10'561.95
13'965.60
Les indemnités ci-dessus ont été versées au Directeur, en règle générale, sur la base
d’un décompte mensuel.
Pour les frais de repas et de représentation, nous avons constaté que le système de
contrôle interne relatif au visa n’a pas été appliqué correctement jusqu’en novembre
2001. En effet, les pièces de dépenses du Directeur étaient visées par la comptabilité
des MAPs, au lieu du Chef de service (supérieur hiérarchique). La procédure a été
corrigée en décembre 2001.
En ce qui concerne les frais de déplacement, nous soulignons que les dispositions
d’application du statut (point 64.2) prévoient un tarif dégressif, par palier kilométrique,
des indemnités remboursées aux collaborateurs.
Détermination du CCF
Frais de représentation et de repas
Nous relevons des lacunes dans la justification et la comptabilisation des dépenses :
•
Plusieurs quittances manquent ; elles sont remplacées par une note manuscrite.
•
Un grand nombre de pièces justificatives ne mentionne pas la raison de la
dépense.
•
Les charges sont comptabilisées dans les rubriques budgétaires concernant les
frais de représentation et d’habillement (3062), les frais de repas et d’hôtel (3063),
les frais de réception et de manifestation (3171), ainsi que les frais divers (3199),
sans qu’une systématique d’imputation ne ressorte clairement.
De plus, nous estimons que certaines dépenses, telles que les réunions entre
membres de la direction à midi, n’ont pas un caractère de frais de représentation des
MAPs. Au demeurant, le forfait de CHF 20.— prévu par les dispositions d’application
du statut pour les repas pris par le collaborateur dans le cadre de son activité, mais en
dehors de son lieu de travail habituel doit être appliqué.
Maisons d’arrêts et de préventive
CONTROLE CANTONAL DES FINANCES
13
Frais de déplacement
Pour l’exercice 2001, le tarif dégressif n’a pas été appliqué pour le kilométrage entre
8'000 km et 15'000 km effectué par le Directeur.
Recommandation 5
Importance
Basse
Moyenne
Haute
Réponse requise
Non
Nous demandons qu’à l’avenir, les MAPs respectent les dispositions d’application du
statut relatif aux indemnités pour dépenses de service.
De plus, les charges relatives aux frais de représentation doivent faire l’objet d’un
justificatif probant et circonstancié.
Quant à la comptabilisation des dépenses de service, elle devra dorénavant répondre
au plan comptable de l’Etat de Vaud et aux principes comptables de clarté et de
spécialité qualitative du budget exigés par l’article 14a de la loi sur les finances.
Détermination du Service pénitentiaire
Frais de représentation
Les règles seront rappelées aux établissements dans une directive interne
* * * * *
Maisons d’arrêts et de préventive
CONTROLE CANTONAL DES FINANCES
8
14
Procédures diverses
8.1
Description
Engagement de personnel
L’article 9 de la loi sur le statut général des fonctions publiques cantonales précise
que toute nomination doit être précédée d’une communication au sein de
l’administration et d’une annonce publique. Le point 9.1 des dispositions d’application
du statut prévoit que la publication des annonces dans la Feuille des avis officiels joue
le rôle de communication au sein de l’administration.
En ce qui concerne les délégations de compétences pour l’engagement du personnel,
le point 6.2 des dispositions d’application du statut stipule :
« Les chefs de département sont compétents pour les fonctions dont la
classe finale ne dépasse pas la classe 28 de l’échelle de traitements …
Les chefs de département peuvent déléguer cette compétence au sein
de leur département. Ils en informent le Conseil d’Etat ».
Commentaire
Le Directeur des MAPs nous a informés qu’une Directrice adjointe, Mme X, a été
er
engagée le 1 avril 1995, sans respecter la procédure de publicité susmentionnée,
ceci avec l’approbation du Chef de service. Cette collaboratrice a quitté sa fonction le
30 novembre 1997.
Selon les explications fournies par le Chef de service, cet engagement a été fait sans
mise au concours pour une raison d’urgence de remplacement du poste vacant d’une
part, et compte tenu de l’opportunité d’engager une personne qui pouvait valoriser, au
sein du SPEN, des travaux réalisés dans le cadre de sa formation à l’Institut des
hautes études en administration publique (IDHEAP), d’autre part.
Détermination du CCF
Nous relevons que la procédure d’engagement de personnel n’a pas été appliquée
dans un cas qui semble malgré tout exceptionnel.
Recommandation 6
Importance
Basse
Moyenne
Haute
Nous demandons qu’à l’avenir, les dispositions d’application du statut relatives à
l’engagement des collaborateurs soient respectées.
Réponse requise
Non
Détermination du Service pénitentiaire
Engagement de personnel
En dehors de cet engagement correspondant à un besoin particulier, le service
respecte les procédures mises en place. Il tient cependant à souligner que dans des
cas toujours plus nombreux, le Conseil d’Etat doit autoriser des dérogations aux
règles pour assurer l’occupation des postes clés.
8.2
Description
Factures fournisseurs
Les points N° 7.4.1 et 7.4.3 du DRUIDE définissent les règles de contrôle et de visas
autorisés pour les factures.
Nous avons analysé par sondage les factures payées en 2000 et 2001 par les MAPs,
et vérifié le respect des visas autorisés par rapport aux directives précitées et aux
délégations de compétences internes.
Maisons d’arrêts et de préventive
CONTROLE CANTONAL DES FINANCES
15
Nous avons constaté que plusieurs pièces comptables ne comportent qu’un seul des
deux visas nécessaires, voire aucun visa. Ce manquement provient sans doute de la
rotation des collaborateurs en charge de la comptabilité pour la période concernée.
Commentaire
En revanche, nous relevons que les charges enregistrées sous la rubrique 3131
« achats de produits alimentaires » comportent des dépenses concernant des achats
d’alcool. Pour 2001, il s’agit des écritures suivantes :
Date
Libellé
Montant
30.08.2001
Achat de vins pour soirée du personnel
13.09.2001
Achat de bières et de vins, prison Vevey
322.60
21.09.2001
Achat de vins, Bois-Mermet
396.00
12.12.2001
Achat de vins, carnotzet Bois-Mermet
19.12.2001
Achat de vins, Bois-Mermet
Total
2'126.00
1'801.20
390.00
5'035.80
En principe, selon les informations obtenues du Directeur des MAPs, les achats
précités sont destinés à des occasions spécifiques (réceptions, souper du personnel),
la consommation d’alcool n’étant pas tolérée pour les employés en service et les
détenus.
Détermination du CCF
Nous estimons que les dépenses consacrées aux civilités doivent être limitées au
strict minimum, particulièrement dans le contexte financier actuel.
Recommandation 7
Importance
Basse
Moyenne
Haute
Réponse requise
Non
Nous demandons que dorénavant, la procédure de contrôle et de validation des
factures prescrite par le DRUIDE, ainsi que la délégation de compétences internes
soient correctement appliquées.
Détermination du Service pénitentiaire
Achats de fournitures
Les achats, dont certains correspondent à la constitution d’un premier stock après
aménagement des locaux, sont destinés aux utilisations suivantes.
• Départs de collègues, Promotions, Réussites d’examen, Fête annuelle du
personnel, occasions indispensables pour créer un esprit de corps.
• Réceptions de visites et d’organismes partenaires. Avocats stagiaires, visiteurs,
visiteurs bénévoles pour détenus, clubs sportifs ou théâtraux, etc.
• Repas de visiteurs étrangers, de collègues pénitentiaires, etc.
Maisons d’arrêts et de préventive
CONTROLE CANTONAL DES FINANCES
9
16
Synthèse et conclusions
9.1
Synthèse
Nous avons constaté que diverses dispositions de la loi sur les finances, de la loi sur
le statut des fonctions publiques, du DRUIDE, ainsi que des décisions du Conseil
d’Etat n’ont pas été appliquées par les MAPs pour la période contrôlée. Nous relevons
plus particulièrement les éléments suivants :
•
Les achats et l’attribution de téléphones mobiles 2000 et 2001 n’ont pas été
effectués par l’intermédiaire du CCT. A la décharge des MAPs, il faut souligner les
carences constatées à l’interne de l’Etat dans la diffusion des informations.
•
Des chambres ont été louées à des étudiants, sans en référer au Service des
gérances.
•
Des pièces justificatives probantes (quittances, factures) n’ont pas pu être
obtenues pour certaines dépenses relatives aux frais de représentation et aux
voyages d’études.
•
La comptabilisation des charges ne respecte pas toujours les principes
comptables définis par la LFIN (principes de clarté et de spécialité qualitative du
budget).
•
Des voyages d’études ont été effectués à l’étranger sans autorisation écrite du
Chef de Département ou du Conseil d’Etat.
•
Les dépenses de service du Directeur n’ont pas toutes été déterminées selon les
normes prévues en la matière.
•
Un poste repourvu par les MAPs n’a pas suivi la procédure de publicité applicable
pour les fonctions publiques.
•
La procédure de contrôle et de validation des factures prescrite par le DRUIDE,
ainsi que la délégation de compétences n’ont pas été correctement suivies.
Compte tenu des dépenses effectuées dans le cadre de l’achat des téléphones
mobiles, de l’aménagement d’un appartement, des voyages d’études à l’étranger,
ainsi que des frais de représentation, nous nous interrogeons sur l’utilisation économe
et judicieuse des moyens octroyés par l’Etat pour les MAPs.
9.2
Conclusions
Nous estimons que la comptabilité et la gestion financière des MAPs n’ont pas fait
l’objet de toute la rigueur nécessaire, tant dans le respect des dispositions légales et
des règles et usages internes de l’Etat, que dans l’emploi économe et judicieux des
moyens.
Le Service pénitentiaire doit, à notre sens, s’impliquer de manière plus affirmée dans
le contrôle de la gestion de ses établissements, par exemple, en édictant des
instructions internes en collaboration avec le contrôleur de gestion du département et
en s’assurant de leur application.
Nous avons établi ce rapport en toute bonne foi, sur la base des livres et documents
qui nous ont été soumis, des vérifications auxquelles nous nous sommes livrés et des
renseignements qui nous ont été fournis par les personnes avec lesquelles nous
avons été en contact.
Nos travaux de révision ont englobé les procédures de vérification jugées nécessaires
selon les circonstances. Néanmoins, nous précisons qu'il n'a pas été fait d'autres
vérifications que celles expressément mentionnées dans le présent rapport ou
consignées dans nos notes de révision.
Sauvegardé le : 23 octobre 2002
Converti en PDF le : 23 octobre 2002
Nom : MAPs_Rapportdéf_2002-129.pdf
CONTROLE CANTONAL DES FINANCES
17
Nous formulons les réserves d'usage au cas où des documents, des renseignements
ou des faits susceptibles de modifier nos considérations n'auraient pas été portés à
notre connaissance au cours de nos travaux qui se sont achevés le 27 août 2002.
Conformément à l’article 13 du règlement du 2 juin 1999 sur le Contrôle cantonal des
finances, un projet de rapport a été remis en consultation, en date du 13 septembre
2002, à Monsieur A. Vallotton, Chef du Service pénitentiaire. Nous avons incorporé à
notre rapport les commentaires contenus dans la réponse qu’il nous a adressée en
date du 18 octobre 2002. Nous joignons également en annexe 3 ladite
correspondance. Sa détermination n’est pas de nature à modifier le contenu et les
conclusions de notre rapport.
Lausanne, le 23 octobre 2002
Contrôle cantonal des finances
Th. Bonard
Expert-comptable diplômé
Distribution
D. Aeby
Comptable avec brevet fédéral
1 exemplaire
à Monsieur le Président du Conseil d’Etat
1 exemplaire
à Monsieur le Chef du Département des finances
2 exemplaires
à Monsieur le Chef du Département de la sécurité et de
l’environnement, dont
1 exemplaire destiné à Monsieur le Chef du Service pénitentiaire
1 exemplaire
à Monsieur le Président de la COFIN
1 exemplaire
à Monsieur le Président de la COGEST
Sauvegardé le : 23 octobre 2002
Converti en PDF le : 23 octobre 2002
Nom : MAPs_Rapportdéf_2002-129.pdf
CONTROLE CANTONAL DES FINANCES
ANNEXE 1
Liste des recommandations avec délai
Page N°
Importance
Recommandation
Délai
6
1
Moyenne
Règles internes d’attribution des téléphones mobiles
31.12.2002
7
2
Haute
Procédure de location de l’appartement de fonction
31.12.2002
Maisons d’arrêts et de préventive
CONTROLE CANTONAL DES FINANCES
Maisons d’arrêts et de préventive
ANNEXE 2
CONTROLE CANTONAL DES FINANCES
Maisons d’arrêts et de préventive
ANNEXE 3.1
CONTROLE CANTONAL DES FINANCES
Maisons d’arrêts et de préventive
A N N E X E 3 .2
CONTROLE CANTONAL DES FINANCES
Maisons d’arrêts et de préventive
A N N E X E 3 .3
CONTROLE CANTONAL DES FINANCES
Maisons d’arrêts et de préventive
A N N E X E 3 .4