Manuel de référence rapide Phone Manager IP Office

Manuel de référence rapide IP Office Phone Manager
Manuel de référence rapide Phone Manager IP Office
Création d’un numéro abrégé
1.
2.
3.
Sélectionner l'onglet Numéros abrégés dans le champ Historique des appels.
Sélectionner un groupe de numéros abrégés.
Cliquer avec le bouton droit dans la fenêtre du groupe de numéros abrégés sélectionné. Sélectionner
Nouveau > Membre du groupe des numéros abrégés.
Saisir un nom et un numéro de téléphone pour le numéro abrégé.
Sélectionner le Type de numéro abrégé (Interne/Externe).
Sélectionner le numéro par défaut à composer.
Cliquer sur OK.
4.
5.
6.
7.
Ce manuel aborde les fonctions de base de Phone Manager IP Office. Pour davantage d’informations sur
les paramètres et les fonctions, consulter le manuel de l’utilisateur Phone Manager IP Office Le diagramme
ci-dessous présente les principales fonctions :
Utiliser un numéro abrégé
•
Double-cliquer sur le numéro abrégé.
Icônes de numéros abrégés internes
L’utilisateur/le poste est configuré pour
la messagerie instantanée.
L’utilisateur/le poste a défini l’option
Renvoyer.
L’utilisateur/le poste est occupé.
L’utilisateur/le poste a un message
vocal.
L'utilisateur/le poste a activé l'option
Ne pas déranger.
Touches de fonction par défaut
La liste indique le fonctionnement par défaut des touches de fonction. Toutes les touches de fonction
peuvent être modifiées dans le formulaire de configuration Raccourci.
Touche
F1
F2
F3
F4
F5
F6
F9
F10
F11
F12
ENTREE
ESC
FIN
Fonction
Appeler
Transférer
Code affaire
Mettre l'appel en attente
Enregistrer un appel
Etat Absent
Parquer/Reprendre
Parquer/Reprendre
Parquer/Reprendre
Parquer/Reprendre
Répondre à un appel
Effacer
Raccrocher un appel
Fonction en mode Agent
Code affaire
Transférer
Appeler
Mettre l'appel en attente
Enregistrer un appel
Etat Absent
Parquer/Reprendre
Parquer/Reprendre
Parquer/Reprendre
Parquer/Reprendre
Répondre à un appel
Effacer
Raccrocher un appel
Fonction remplacée par :
Pour obtenir davantage d’informations sur Avaya IP Office, consulter sur les sites www.avaya.com/support
et http://www.avaya.com/ipoffice/knowledgebase.
Référence : 15-601134. Version 1 du 18 mai 2006.
Répondre aux appels entrants
Effectuer l’une des actions suivantes :
•
•
•
•
Décrocher le casque.
Cliquer sur
(Uniquement disponible si le décroché automatique est configuré).
Appuyer sur la touche Entrée de son clavier. (Uniquement disponible si le décroché automatique est
configuré).
Cliquer sur Actions > Répondre. (Uniquement disponible si le décroché automatique est configuré).
Effectuer un appel
•
•
•
•
Cliquer sur
et utiliser l’écran d’appel.
Appuyer sur F1 et utiliser l’écran d’appel.
Double-cliquer sur l’icône de numéro abrégé spécifique.
Utiliser le panneau du numéroteur téléphonique dans l’onglet Numéro abrégé. Ne pas saisir
d'espaces en composant le numéro de téléphone. Par exemple, taper 12345678 et non
123 45678.
Mettre fin à un appel
•
Cliquer sur
ou raccrocher le combiné.
Manuel de référence rapide IP Office Phone Manager
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Relever ses messages vocaux
Conférence
1.
Cliquer sur l'onglet Messages dans le panneau Historique des appels.
2.
Double-cliquer sur la boîte vocale. Si le téléphone est raccroché, il sonne une fois.
3.
Décrocher le combiné et écouter ses messages.
Si le téléphone est décroché, les appels sont immédiatement connectés à la messagerie vocale.
1.
2.
3.
4.
Effectuer un appel sortant ou répondre à un appel entrant.
pour mettre l'appel en attente.
Cliquer sur
Appeler un troisième intervenant ou répondre à un autre appel entrant.
pour mettre l'appel en attente. Répéter les étapes 3 et 4 jusqu'à ce que tous les
Cliquer sur
participants à la conférence soient en attente.
5.
. L'onglet Conférence s'affiche dans le champ Historique des appels. Tous les
Cliquer sur
participants sont connectés entre eux.
Mise en attente d’un appel
•
•
Pour mettre un appel en attente, cliquer sur
ou appuyer sur F4.
Pour récupérer un appel mis en attente, cliquer sur l'appel dans le champ Informations sur les appels.
Parquer un appel
•
•
Cliquer sur un bouton d'emplacement d'appel disponible pour parquer l'appel.
Pour reprendre l’appel, cliquer sur le bouton Parquer affichant l’appel parqué.
Créer une conférence à l’aide des Numéros abrégés
1.
2.
3.
4.
Effectuer un appel sortant ou répondre à un appel entrant.
Sélectionner l'utilisateur du numéro abrégé avec qui créer une conférence.
Faire glisser le numéro abrégé sur le champ Etat des appels.
L'onglet Conférence s'affiche dans le champ Historique des appels. Tous les participants sont
connectés entre eux.
Transférer un appel - avec surveillance
Pour ajouter un participant à une conférence :
1.
2.
3.
Pendant une conférence, cliquer sur
pour mettre la conférence en attente.
Appeler la personne à inclure dans la conférence.
Lorsque l'appel est pris, cliquer sur
pour mettre l'appelant en attente.
Cliquer sur
1.
Avec l’appel en cours, cliquer sur
2.
Composer le numéro auquel il faut transférer l’appel.
ou appuyer sur F2. L’écran Transférer s'affiche.
3.
Cliquer sur Transférer ou appuyer sur Entrée sur le clavier. L'appel d'origine est placé en attente.
Une fois que l’appel a obtenu une réponse, il est possible de parler à la personne du poste cible.
4.
4.
Pour transférer l'appel, cliquer sur
Pour supprimer un membre d'une conférence :
. Sinon, raccrocher le combiné.
Transférer un appel - sans surveillance
1.
Avec l’appel en cours, cliquer sur
2.
Composer le numéro auquel il faut transférer l’appel.
ou appuyer sur F2. L’écran Transférer s'affiche.
3.
Cliquer sur Transfert aveugle avant de répondre à l’appel et raccrocher le combiné.
Affecter un code affaire à un appel en cours
1.
Sélectionner Code affaire > Fonctions ou appuyer sur F3.
2.
Saisir le code affaire approprié.
1.
2.
3.
pour rejoindre la conférence et ajouter la nouvelle personne à la conférence.
Cliquer sur l'Onglet Conférence dans le champ Historique des appels.
Cliquer avec le bouton droit sur le membre de la conférence.
Sélectionner Raccrocher.
Définir ses préférences
Il s'agit d'une brève section de référence sur la façon de traiter les appels en définissant ses préférences
personnelles. Les options mentionnées font partie des modifications les plus couramment effectuées.
Certains utilisateurs Phone Manager ne sont pas en mesure de modifier leurs préférences. Pour davantage
d’informations, consulter la section Configurer Phone Manager du Manuel de l’utilisateur Phone Manager.
Prendre des appels sur un poste différent
Créer une entrée de répertoire
1.
2.
3.
4.
5.
Cliquer sur Fichier > Répertoire.
Cliquer sur Nouveau.
Saisir le numéro de téléphone et le nom de l’entrée de répertoire.
Cliquer sur OK.
Cliquer sur Fermer.
1.
2.
3.
4.
Cliquer sur
> Renvoi.
Cliquer sur Numéro de ré-acheminement
Dans le champ Numéro de ré-acheminement, saisir le numéro de poste requis.
Cliquer sur OK. La barre de titre de Phone Manager indique que le Renvoi temporaire au est activé.
Définir Ne pas déranger
Définir son état absent
L’information sélectionnée s’affiche quand un appel interne est effectué sur le poste.
1.
Cliquer sur Actions > Absent.
2.
Sélectionner un message d’absence.
3.
Saisir un texte d’absence.
4.
Cliquer sur OK.
1.
2.
3.
Cliquer sur
> Ne pas déranger.
Cliquer sur l'option Ne pas déranger.
Cliquer sur OK. La barre de titre de Phone Manager indique que l'option NPD est activée.
Activer/Désactiver le rappel de la messagerie
1.
2.
3.
Cliquer sur
> Messagerie vocale.
Cliquer sur l'option Messagerie vocale.
Cliquer sur OK.