Exemple de lettre de mission « Projet de contrat d`externalisation de

Exemple de lettre de mission « Projet de contrat d’externalisation de la fonction comptable » Atelier « offrir une mission globale !» Pôle LES MISSIONS DE DEMAIN www.experts‐comptables.fr/65 Exemple de lettre de mission __________________________________________________________________________________ La présente lettre de mission n’est communiquée par les animateurs qu’à titre d’exemple adapté à une situation donnée. Il ne s’agit en aucun cas d’un modèle validé par l’Ordre des Experts‐comptables
Exemple de lettre de mission Projet de
contrat d’externalisation
de la fonction comptable
Entre
Le cabinet FULL SERVICE
Représenté par
Ci-après dénommé le cabinet
Et
La société JEXTERNALISE
Représentée par
Ci-après dénommée le client
Il a été exposé et convenu ce qui suit :
La société JEXTERNALISE a manifesté le souhait de confier la gestion et l'évolution de sa fonction
comptable à un prestataire apte à assurer cette mission dans un esprit de coopération et de
collaboration à long terme.
Une partie du personnel sera reprise par le cabinet dans le cadre de la convention collective de
l'Ordre des experts-comptables et sur la base d'un contrat de travail à durée indéterminée.
Le cabinet FULL SERVICE dispose du savoir-faire technique et organisationnel nécessaire pour
prendre en charge la gestion matérielle des différents processus comptables tout en faisant
bénéficier le client d'une dynamique d'amélioration continue de la qualité.
Aussi la société JEXTERNALISE et le cabinet FULL SERVICE ont décidé de s'engager sur la base
des conditions détaillées ci-après.
1 - OBJET DU CONTRAT
La mission consiste pour le cabinet FULL SERVICE à prendre en charge une série de processus
comptables et administratifs antérieurement assurés par des salariés du client. Le présent contrat
a pour objet de définir les conditions dans lesquelles le cabinet FULL SERVICE réalisera les
prestations demandées par la société JEXTERNALISE.
__________________________________________________________________________________ La présente lettre de mission n’est communiquée par les animateurs qu’à titre d’exemple adapté à une situation donnée. Il ne s’agit en aucun cas d’un modèle validé par l’Ordre des Experts‐comptables
Exemple de lettre de mission Toute autre prestation non définie dans le présent contrat devra faire l'objet d'un contrat
complémentaire ou d'un avenant.
1.1
Moyens mis en œuvre par le cabinet
Compte tenu des besoins en matière d'information comptable et de gestion exprimés par la
société JEXTERNALISE, le cabinet s'engage à consacrer les moyens humains et matériels
nécessaires pour satisfaire ses demandes. Toutefois, la société JEXTERNALISE décide de mettre à
disposition l'ensemble des logiciels nécessaires et d'en assurer sa maintenance. Il appartient au
cabinet de juger des moyens nécessaires pour satisfaire ses engagements dans le souci de
l'intérêt mutuel du client et du cabinet.
Il est précisé que les intervenants du cabinet sont placés sous la seule autorité de l'encadrement
du cabinet dont il reçoit les directives.
1.2
Obligations du cabinet
L'engagement du cabinet se concrétise par la production des informations, documents et données
définis à l'annexe X.
L'ensemble des documents est établi dans le respect des textes légaux et réglementaires et des
normes professionnelles de l'Ordre des Experts Comptables.
Il appartient au cabinet :
-
1.3
d'assurer une bonne exécution des missions de la fonction comptable dont il a la charge et
pour lesquelles il a la maîtrise d'œuvre,
de respecter le niveau de qualité de service auquel il s'est engagé,
d'informer immédiatement le client de tout événement ou fait de nature à compromettre
la bonne exécution des missions de la fonction comptable. Le cabinet pourra être ainsi
amené à demander au client des modifications portant sur les processus en amont de la
comptabilité lorsqu'il constatera l'existence de dysfonctionnements - organisationnels ou
informatiques - susceptibles de remettre en cause la qualité de sa prestation,
de fournir toutes les informations nécessaires dans le cadre de missions de contrôle des
comptes tant aux contrôleurs internes qu'aux contrôleurs externes.
Obligations du client
Il appartient au client :
- de respecter le planning de remise des données-sources prévu en annexe Y,
- de s'assurer que les données fournies sont conformes à ce qui était prévu,
- d'informer le cabinet et de collaborer avec ses équipes afin que celles-ci puissent mener à
bien la mission qui leur est assignée,
- d'assurer le bon fonctionnement des logiciels mis à la disposition du cabinet,
- d'effectuer le paiement des prestations du cabinet dans les conditions définies ci-après.
II - DUREE ET EXECUTION DU CONTRAT
2.1 Durée
Le présent contrat est conclu pour une durée de 3 années à compter de la date d'entrée en
vigueur. Il sera renouvelable tacitement par périodes successives de 3 ans sauf dénonciation par
l'une ou l'autre des parties notifiée au plus tard six mois avant l'échéance suivante du présent
contrat.
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Exemple de lettre de mission 2.2 Exécution des prestations
Le calendrier des travaux est déterminé par le respect des obligations légales et des obligations
contractuelles mentionnées à l'annexe X.
2.3 Comité de pilotage
Le présent contrat d'externalisation trouve son origine dans le souhait des deux parties de
travailler en étroite collaboration. Pour ce faire, un comité de pilotage composé de deux membres
sera chargé de contrôler l'exécution du contrat.
Le comité sera composé de :
- Un membre désigné par le client
- Un membre désigné par le cabinet
Le comité se réunira mensuellement et aura pour objet :
- de contrôler la qualité des prestations et de s'assurer que le couple « moyens/qualité de
service» est compatible avec l'intérêt des deux parties,
- de préconiser les évolutions techniques et organisationnelles pouvant avoir un impact sur le
niveau de qualité de service. De contrôler l'exécution financière du contrat notamment en cas de
contestations, d'avenant ou de facturation pour des prestations hors contrat d'externalisation.
III - CONDITIONS FINANCIERES
3.1Prix
Le cabinet est rémunéré pour les prestations liées au contrat d'externalisation selon les modalités
suivantes :
Les honoraires sont forfaitisés mensuellement, sur la base des volumes d'opérations constatés
(cf. annexe Z).
3.2 Révision des prix
Les conditions financières seront révisées si l'équilibre financier du contrat d'externalisation était
rompu du fait d'une modification dans l'environnement économique de l'entreprise ou de ses
conditions d'exploitation ou d'organisation.
3.3 Indexation
Le prix facturé sera revu chaque année au 1er janvier par application de l'indice SYNTEC publié à
cette date, l'indice de base étant le dernier indice connu, soit pour
, la première
révision intervenant au
3.4 Facturation et modalités de paiement
Les services visés dans le présent contrat seront facturés mensuellement le 10 du mois. Elles
seront payées par prélèvement automatique le 25 du même mois.
En cas de non-paiement des honoraires, le cabinet se réserve le droit de suspendre les
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Exemple de lettre de mission prestations prévues au contrat.
En aucun cas, une contestation sur la facturation ne pourra justifier l'absence de paiement d'une
facture.
IV - SECURITE ET CONFIDENTIALITE DES OPERATIONS
4.1 Sécurité de l'exploitation informatique et sauvegarde des données
A compter de la date d'entrée en vigueur, le cabinet prendra - en étroite collaboration avec le
client - toutes les mesures raisonnables pour assurer la protection des données et fichiers en sa
possession.
Les documents comptables demeurant en tout état de cause la propriété du client, le cabinet
restituera après chaque clôture annuelle l'ensemble des supports informatiques appuyant le
système d'information comptable.
4.2 Confidentialité
Le cabinet s'engage à prendre toute mesure utile pour protéger et conserver dans de bonnes
conditions de sécurité les données et documents, quel qu'en soit le support ou la forme, qui lui
seront confiés par l'entreprise pour l'accomplissement de sa mission ; il s'oblige également à en
préserver le caractère confidentiel.
Les intervenants du cabinet sont soumis aux obligations suivantes :
-
tous les intervenants du Cabinet, experts-comptables ou collaborateurs, sont tenus au
secret professionnel dans les conditions prévues à l'article 226-13 du Code pénal ;
les documents établis par le membre de l'Ordre sont adressés au client, à l'exclusion de
tout envoi direct à un tiers, sauf accord écrit du client.
4.3 Archivage
Les documents appartenant au client sont restitués chaque année après la clôture de l'exercice, le
client faisant son affaire de leur archivage.
V - AUTRES DISPOSITIONS
5.1 Responsabilité du cabinet
De manière expresse le prestataire est soumis à une obligation de moyens. La responsabilité du
cabinet se détern1ine par rapport au respect des engagements détaillés en annexe X.
Le cabinet FULL SERVICE est responsable de la production matérielle des documents ainsi que de
leur contenu, sauf pour ce qui relève de l'appréciation et de la décision du client. En ce domaine
le cabinet FULL SERVICE ne peut en aucun cas se substituer au client mais a à son égard un
devoir de mise en garde et de conseil qu'il exercera dans la mesure où il sera mis en situation de
le faire par le client.
La responsabilité du cabinet ne pourrait par ailleurs se trouver engagée dans l'hypothèse où
l'erreur apparue est une conséquence directe ou indirecte :
- d'une fausse information ou d'une faute ou négligence commise-par le client,
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Exemple de lettre de mission -
du retard apporté par le client à fournir une information nécessaire ou de la carence du
client à fournir une information nécessaire,
de la mauvaise qualité d'une information nécessaire.
5.2 Force majeure
Le cabinet comme l'entreprise sera dégagé de toute responsabilité à raison des retards ou défauts
d'exécution des obligations contractuelles qui lui incombent, qui seraient la conséquence de faits
relevant de la force majeure ou du cas fortuit, dans les termes de l'article 1148 du Code Civil.
5.3 Convention de non-sollicitation du personnel
Les parties renoncent à engager, ou à faire travailler, directement ou par personne interposée,
tout collaborateur de l'autre partie participant à l'exécution de la prestation, sans accord exprès
et préalable de l'autre partie, même si la sollicitation initiale est suscitée par le collaborateur luimême. Cette renonciation est valable pendant toute la durée du contrat et les vingt-quatre mois
qui suivront son expiration.
5.4 Cession
Le présent contrat ne pourra en aucun cas faire l'objet d'une cession totale ou partielle, à titre
onéreux ou gracieux, par l'une des parties, sauf accord écrit et préalable de l'autre partie.
5.5 Résiliation
Le cabinet et le client peuvent résilier le présent contrat dans les cas suivants :
- non-respect de ses obligations par l'une des parties modifiant l'équilibre et l'esprit du contrat et
après un délai de carence de 60 jours à compter de la date de mise en demeure,
- non-paiement de deux mois de prestations ou existence d'incidents de paiement à répétition
affectant la viabilité du contrat,
- mise en redressement judiciaire ou liquidation des biens, auquel cas la résiliation interviendra
immédiatement et automatiquement, sans qu'il y ait besoin d'une notification préalable.
Le cabinet FULL SERVICE accorde au client le droit d'arrêter le présent contrat à sa seule
discrétion aux conditions suivantes :
- versement d'une indemnité forfaitaire égale à SIX fois le montant de la dernière
facturation mensuelle,
- respect du délai de préavis.
L'acceptation de ce droit unilatéral est lié à l'acceptation expresse du client de verser comptant à
la date effective d'arrêt d'exploitation, l'indemnité forfaitaire visée ci-dessus.
Quelle que soit la source de l'arrêt du contrat le cabinet remettra au client :
- l'ensemble des fichiers,
- les documents comptables,
- les matériels et logiciels ayant été mis à sa disposition.
5.6 Réversibilité
Le cabinet est maître des moyens à mettre en œuvre dans le cadre du présent contrat
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Exemple de lettre de mission d'externalisation. Toutefois, en vue de garantir une réversibilité totale du système comptable du
client dans les meilleures conditions possibles, le cabinet s'assurera de ce qu'aucun choix ne
puisse constituer un obstacle majeur - au plan technique - à une réversibilité de l'opération
d'externalisation.
5.7 Engagement de service
Les critères suivants sont les points-clé de l'engagement du cabinet FULL SERVICE sur la qualité
de service apportée et son implication dans la satisfaction des besoins du client :
- respect des délais de production des états ci-dessus,
- temps de réponse à des demandes d'information de l'entreprise.
Les annexes au présent contrat font partie intégrante du présent contrat.
Fait à
Le
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