acquisition, mise en place et maintenance de logiciel metier relatif

Commune de Pontcharra - 35830
MARCHE DE SERVICES INFORMATIQUE
ACQUISITION, MISE EN PLACE ET MAINTENANCE
DE LOGICIEL METIER
RELATIF AUX DOMAINES DES SERVICES A LA
PERSONNE ET A LA GESTION DES RELATIONS
ADMINISTRES
CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES
MARCHE N° MP-2015-1
Marché de fournitures et services informatiques
Lot 2 :
LOGICIEL GUICHET UNIQUE
CCTP – LOT 2
MP2015-1
Page 1 sur 16
TABLE DES MATIÈRES
1/ OBJET DU MARCHÉ.
3
2 / PRESENTATION D E L'EXISTANT
3
3 / EXIGENCES GENERALES
5
4 / REPRISE DES DONNÉES EXISTANTES
5
4.1. Installation
4.2. Formation et transfert de compétences
4.3. Documentation
4.4. Dossier de déclaration CNIL
4.5. Maintenance et assistance
4.6. Gestion des droits d'accès
5
6
6
6
6
7
5 / SPÉCIFICATIONS FONCTIONNELLES DU PROGICIEL RECHERCHÉ
5.1. Les principales fonctionnalités du logiciel
5.2. Besoins fonctionnels
5.3. Gestion de la facturation des prestations et de leur paiement
5.4. Régie de recettes
5.6. Chaîne de la gestion financière et règlements des prestations
5.7. Outils création de requêtes et d'états
5-8. Portail famille
7
8
11
12
12
13
14
6 / DISPOSITIONS TECHNIQUES DES PRODUITS
6.1. Hébergement des applications
14
14
7 / Délais et conditions
CCTP – LOT 2
MP2015-1
7
15
Page 2 sur 16
1./ OBJET DU MARCHÉ
La commune de Pontcharra gère plusieurs services susceptibles de concerner les mêmes administrés et/ ou
foyers.
Ainsi l'idée centrale est celle de la recherche d'une nécessaire interopérabilité des outils de gestion. La
commune souhaite en conséquence s’équiper d’un logiciel afin de pouvoir gérer les activités petite-enfance,
scolaire, périscolaire, extrascolaire et associés, personnes âgées. L'objectif étant d'optimiser et
d'homogénéiser la gestion de ces activités.
Outre la mise en commun de données, cette solution permettra également de développer des modalités de
gestion et de paiement en ligne par les usagers.
Les principales fonctions requises, pour les différentes activités sont :
• Petite-enfance (structure multi-accueil) et enfance (écoles, services périscolaires (cantine et
garderie): inscriptions et dérogations scolaires, contrats, pointage, liste d'attente, facturation,
règlements
• Extra-scolaire : Centre de Loisirs (à venir), ludothèque : contrats, pointage, liste d'attente,
facturation, règlements
A terme la solution devrait pouvoir concerner l’accueil en ALSH.
 Culture : école de musique, Coléo : contrats, facturation, règlements.
Le Coléo dispose déjà d’un logiciel de billetterie et il s’agira uniquement d’intégrer l’accès à ce
service.
 En option, les services en lien avec la solidarité :
o chèque découverte : chéquier à destination des enfants du primaire en vue d’une découverte
d’une activité
o Portage de repas : réservation, pointage, facturation et règlement de la restauration
Ces fonctions devront être intégrées dans un portail famille unique.
Les prestations du présent marché englobent notamment :
• La fourniture, l'installation et le paramétrage des logiciels nécessaires aux fonctions requises cidessus
• La reprise de données
• La formation et le transfert de compétences
• Les prestations de maintenance
A terme, de nouvelles structures (ALSH notamment...) pourront avoir la possibilité d'intégrer le projet d'où
la nécessité d'un socle progiciel performant.
Une phase d'analyse, a permis de préconiser une mise en œuvre du projet dans sa globalité sous forme d’un
guichet unique.
Le présent cahier des charges a pour objet de définir les caractéristiques et conditions techniques de
l'acquisition, la mise en place et la maintenance d'un logiciel métier relatif à ces domaines.
2 / PRESENTATION DE L'EXISTANT
La Commune regroupe environ 7 300 habitants.
CCTP – LOT 2
MP2015-1
Page 3 sur 16
Les différents services :
Les services sont répartis sur plusieurs sites et concernent:
- une structure multi-accueil, située 845 rue des Mettanies .d’une capacité de 36 places et 98
Dossiers de famille) ; 29 enfants en accueil régulier et 69 en accueil occasionnel
- 2 groupes scolaires : Villard Benoit-(317 élèves) et César Terrier -(395 élèves) et l’école de
Villard Noir -(40 élèves) avec accueil périscolaire matin et soir .
- Deux cantines sur les groupes scolaires de César Terrier et Villard Benoit
- Transports scolaires :
Transport scolaire matin et soir entre l’école de Villard Noir (+déserte des hameaux) et
César Terrier.
Transport scolaire cantine : entre César Terrier / Villard Noir / Villard Benoit.
Pour information, le tableau ci-dessous récapitule le nombre d’enfants inscrits en moyenne aux
activités
Groupe
scolaire/écoles
Périscolaire
matin
Villard Benoit
César Terrier
Villard Noir
-
20
30
12
du Cantine
90
145
Pas de cantine
Périscolaire
du soir
30
45
20
Nombres
d’enfants
transportés
39
14
Une ludothèque qui compte environ 130 adhérents
Ecole de musique : 130 inscrits
Coléo : salle de spectacle municipale d’une capacité de 468 places- nombre d’abonnés :
1550, nombre de spectacles par an : 20
Chéquier jeune : la municipalité vient de mettre en place un principe de chéquier jeune à
destination des enfants en école primaire.
Tarifications :
A chaque service correspond des forfaits, des types de fréquentation et des modes de facturation différents.
En annexe figurent les différentes modalités de facturation ;
Restaurant scolaire
Voir tarification en annexe
Accueil Périscolaire
Voir tarification en annexe
Matin de 7 h 30 à 8 h 30
Après-midi de 15 h 45 à 16 h 30
Après-midi de 16 h 30 à 17 h 30
Après-midi de 17 h 30 à 18 h 30
Transport scolaire
Gratuité
Ludothèque :
Ecole de musique :
Chéquier jeune :
Portage des repas :
CCTP – LOT 2
MP2015-1
voir annexe tarification
voir annexe tarification
voir annexe tarification
voir annexe tarification
Page 4 sur 16
Etat des lieux informatiques :
Accueil loisirs matin et soir et Cantine :
éditeur : Philippe Muller, informaticien indépendant
logiciel installé en mairie au service Accueil en multiposte – les informations sont centralisées en mairie.
transport – scolaire- Ecole de musique : pas de logiciel métier
Multi accueil : logiciel : Belle-Ile de Aïga
1 utilisateur, 1 licence au multi-accueil – il n’existe actuellement aucune liaison du logiciel avec la mairie
Coléo : Logiciel de Billeterie
Ludothèque : ludoprêt – logiciel gratuit
Il apparaît convenable que la solution proposée soit une solution full web avec hébergement
Externalisé.
3 / EXIGENCES GENERALES
L'éditeur fournira tous les éléments (prestations, fournitures, logiciels et licences associées) afin
d'atteindre les exigences du présent document.
Parallèlement aux requêtes présentes dans ce dossier, les soumissionnaires se doivent de
faire part de toute proposition utile à un fonctionnement optimal de l'application; toute suggestion
visant à optimiser le projet sera la bienvenue.
Toutes les impressions devront être possibles sur des imprimantes standards du marché ou sur les
copieurs numériques présents dans les différents services.
L'application sera utilisée par une dizaine de personnes environ et devra être accessible depuis les
navigateurs communs.
Le nombre de personnes actuellement au sein de ce service est de 8. Les candidats sont informés
qu’une réorganisation des services est en cours de réflexion et que ce nombre peut évoluer.
Le candidat joindra à son offre un mémoire technique présentant les fonctionnalités du produit
(caractéristiques, base de données, qualité, performances, ergonomie, …).
Après une première sélection et afin de compléter la présentation générale des fonctionnalités et de
l’ergonomie des solutions proposées, les 4 meilleurs candidats seront convoqués sur site pour
présenter leur solution (dans des conditions réelles d'utilisation).
4 / REPRISE DES DONNÉES EXISTANTES
Les éléments relatifs aux données figurent dans l’annexe : type de données, périmètre.
Sa volumétrie est d'environ 96 enfants en petite-enfance, environ 360 (en moyenne 250) pour le
restaurant scolaire et 370 (en moyen 250) périscolaire et environ 30 familles au portage.
Dans sa réponse, le candidat justifiera de son expertise en matière de reprise des données; il
précisera si, chez un autre client, il a déjà repris avec succès les données des logiciels actuellement
utilisés.
Il détaillera la méthodologie employée, les ressources mis à disposition, la répartition des rôles dans
la procédure de reprise entre le personnel communal et le personnel du titulaire, le planning
envisagé, etc… Le prestataire retenu devra procéder à la reprise totale de la base de données.
4-1. Installation
L'entreprise procédera à l’installation et au paramétrage des logiciels fournis. Elle réalisera la mise
en production après validation du parfait état de fonctionnement de l'ensemble et devra également
CCTP – LOT 2
MP2015-1
Page 5 sur 16
fournir tout élément nécessaire à une réinstallation sur un autre matériel. Aucune protection ne
devra empêcher la réinstallation de la solution fournie sur un autre matériel.
L'intégralité de la procédure d'installation de paramétrage et test se fera en présence du service
informatique.
Le candidat devra détailler au maximum le phasage du paramétrage.
4-2. Formation et transfert de compétences
L’entreprise assurera toutes formations nécessaires en mairie de Pontcharra à la bonne utilisation,
au paramétrage et à la maintenance du logiciel. Les administrateurs et les utilisateurs du logiciel
seront formés de telle sorte que la commune soit autonome après le départ de l'entreprise.
Avant toute formation, l’entreprise fournira les supports de formation ainsi qu'un plan précisant le
programme et les objectifs; elle indiquera les pré-requis nécessaires aux utilisateurs pour suivre les
formations.
Le prestataire proposera un plan de formation détaillé avec le nombre de jours de formation
nécessaires. La formation devra être adaptée au public formé. Elle se fera sur site au lieu défini par
la collectivité et par journées sécables afin que le personnel puisse la suivre aux moments les plus
appropriés sans en perdre le bénéfice.
La salle de formation sera fournie par la personne publique avec le matériel.
10 utilisateurs minimum environ sont à former sur l’ensemble des fonctionnalités de la solution et 1
informaticien sont à former sur les aspects techniques de la solution (installation des parties cliente
et serveur de la solution, sauvegardes et restauration des données, …).
4-3. Documentation
L’entreprise fournira une documentation en français et sur support numérique, au plus tard, à la
livraison du logiciel. Durant toute la durée du marché, l'ensemble de la documentation devra être
mis à jour à chaque modification du produit ou des méthodes d'installation / paramétrage.
Documentation utilisateurs : Il s'agit d'une documentation fonctionnelle de l'ensemble des modules
du logiciel à destination des utilisateurs.
Documentation Service Informatique : Il s'agit d'une documentation technique destinée au service
informatique. Elle inclura, entre autre, une notice qui détaillera l'intégralité de la procédure
d'installation de chaque élément constitutif du système ainsi que l'ensemble du paramétrage et de la
procédure de sauvegarde et de restauration des données.
4-4. Dossier de déclaration CNIL
L'entreprise fournira un dossier complété de déclaration à la CNIL pour chaque fichier de son
logiciel contenant des données nominatives.
4-5. Maintenance et assistance
Le prestataire devra fournir un support téléphonique aux utilisateurs et administrateurs, et préciser
les modalités d’accès à ce support (numéro, interlocuteur unique, ...). L'assistance doit également
pouvoir être faite par mail et télémaintenance. S'il s'avère impossible de résoudre le problème par
ces modes de communication, l'entreprise interviendra sur site.
De manière générale doivent être inclus dans le contrat de maintenance et d'assistance la main
d’œuvre de l'intervention, ainsi que tous les frais de déplacement et de logistique. Le support devra
être joignable du lundi au vendredi de 8h à 18h.
Assistance
Dans le cadre du contrat d'assistance, l'entreprise interviendra notamment en cas de problème
d'utilisation ou de paramétrage du logiciel, de problème technique (au niveau du serveur, logiciel du
prestataire, partie web, base de données...).
Le délai de réponse de l'assistance doit être immédiat.
CCTP – LOT 2
MP2015-1
Page 6 sur 16
Maintenance
La prestation de maintenance a pour but de maintenir la solution fournie à son niveau optimal de
fonctionnement, performance, sécurité...
La solution proposée devant être Full Web, le candidat fournira les modes opératoires relatifs aux
mises à jour.
De plus, toute nouvelle évolution réglementaire devra être intégrée dans le logiciel dans un laps de
temps qui permettra de respecter la date d’application.
De manière générale, la remise en état de bon fonctionnement des installations signalées
défectueuses sera incluse dans le contrat de maintenance. En cas de panne partielle ou totale, le
délai d’intervention ne devra pas excéder 48h00 et la remise en service TOTALE ne devra pas
excéder 72H00.
Les soumissionnaires préciseront les différentes prestations de maintenance couvertes par le contrat
de maintenance (maintenance évolutive, maintenance réglementaire, maintenance curative…).
4-6. Gestion des droits d'accès
Chaque utilisateur de l’application devra être identifié par un login / mot de passe unique. Le
service informatique devra pouvoir gérer de façon autonome les utilisateurs déclarés dans le logiciel
ainsi que les droits d'accès qui leur sont attribués dans les différents modules :
• Le progiciel proposé devra permettre :
◦ une consultation et une édition sélective des informations
◦ une modification et une édition sélective des informations
◦ un suivi par activité consultation des présences et ou des règlements
◦ une possibilité d'une gestion séparée des encaissements et des inscriptions
• La gestion des droits d'accès pourra être :
◦ nominative
◦ pour une activité ou plusieurs
◦ pour chaque tâche définie à effectuer.
5 / SPÉCIFICATIONS FONCTIONNELLES DU PROGICIEL RECHERCHÉ
5-1. Les principales fonctionnalités du logiciel
• Gérer un projet dans sa globalité (planning, acteurs, ressources, prestations financières)
• Proposer un portail famille unique regroupant les services à disposition des habitants.
• Intégrer la possibilité de paiement selon différents moyens dont le paiement en ligne par carte
bancaire ou le TIPI,
• Intégrer la possibilité d’inscription en ligne aux différents services
• Enregistrer les données pour le prélèvement automatique
• Calculer le quotient selon les formules de la collectivité
• Appliquer des tarifs de type PSU
• Appliquer des tarifs forfaitaires
• Émettre des factures multi-prestations mensuelles
• Analyser des données par tableaux et graphiques
• Mettre en application les Interfaces nécessaires aux échanges avec les services du Centre des
Finances et aux échanges de données avec d'autres logiciels
• Permettre une facturation en fonction des solutions de pointage
• Permettre l'exploitation des données pour les états CAF
CCTP – LOT 2
MP2015-1
Page 7 sur 16
5-2. Besoins fonctionnels
5-2.1 Fichier des personnes / foyers – dossier commun à l’ensemble des autres
fonctionnalités
L’application doit s’articuler autour d’un fichier unique des personnes organisées en foyers,
commun à toutes les activités et prestations. Le dossier foyer doit intégrer les informations relatives
au foyer et aux personnes qui le composent, qu’ils soient bénéficiaires ou non de prestations.
Pour les enfants, l’organisation de ce fichier doit permettre de distinguer les notions de "responsable
de foyer auquel est rattaché un enfant" et de "parent ou responsable légal de l’enfant".
En outre, l’application permettra de gérer :
• toutes les problématiques de gardes alternées et de familles recomposées, sans dupliquer la fiche
de l'enfant
• la liste des personnes habilitées à venir chercher l'enfant
• liste des personnes à prévenir en cas d'urgence
• les décisions de justice interdisant à un parent de venir chercher son enfant
Le principe souhaité est de permettre aux familles de ne présenter leurs justificatifs qu’une seule
fois dans l’année pour tous les membres de la famille (sauf modifications importantes en cours
d’année) et d'historiser ces données.
Les inscriptions aux prestations peuvent se faire par la suite, dans chaque service concerné soit
directement en ligne soit par les services concernés.
La mise en œuvre de l'application des tarifs doit permettre le respect d’une règle simple : chaque
information ne doit être demandée qu’une seule fois à la famille. Afin d’atteindre cet objectif,
l’organisation de l’instruction du dossier foyer se fera sur plusieurs niveaux :
• création du dossier famille (annuelle) avec report :
◦ ouverture du dossier
◦ saisie de la composition du foyer et des informations à caractère général
◦ saisie des informations financières par un agent habilité (si la famille accepte de les présenter
sinon barème maximum), calcul automatique du quotient familial ou prise en charge des ressources
avec application d'un taux d'effort
◦ saisie du dossier médical de l'enfant ou de l'usager, possibilité de faire apparaître des critères
(diabète, régime sans sel, allergie, ...)
◦ saisie d'informations particulières et personnalisables
• la 1ère inscription à une activité prestation ou un ensemble d'activités (annuelle) :
◦ saisie des informations complémentaires nécessaires à l'inscription
◦ prise en compte de l'inscription
• inscriptions suivantes (plusieurs fois dans l'année) : prise en compte de l'inscription ou de la
réservation.
Le système proposé devra permettre de gérer la sécurité d’accès à certaines données confidentielles
(notamment les ressources) afin qu’elles ne puissent pas être accessibles aux multiples utilisateurs.
Le guichet unique devra pouvoir extraire de la base de données toute information à des fins
statistiques (notamment le lieu de domiciliation).
5-2.2 Structure multi-accueil
Le logiciel proposé doit contenir, notamment, les fonctionnalités suivantes :
 Gestion des inscriptions
 dossier familles : situation familiale, nom et coordonnées, régime social, personnes
habilitées à venir chercher l'enfant
CCTP – LOT 2
MP2015-1
Page 8 sur 16

dossier enfant : rattachement à une famille et à une section de la structure, dossier médical
détaillé
 gestion des autorisations diverses (sorties, photographie, protocole médical, ...)
 Gestion des contrats
 accueil régulier, horaire variable, accueil occasionnel
 prise en compte de gardes alternées
 calcul automatique du tarif horaire (CAF Pro, MSA, autres régimes) en tenant compte des
contraintes de la commune (majoration)
 Établissement d'un planning des enfants et visualisation des disponibilités de chaque unité
heure par heure
 Impression du contrat
 Pointage :
Système de pointage
◦ décompte des heures réelles
◦ décompte des heures facturées en fonction des absences des enfants
◦ calcul des déductions (maladies, jours fériés, grèves, ...)
◦ suivi des congés annuels des familles
◦ exploitation des données pour la facturation
• États et statistiques :
 ◦ calcul des états CAF par trimestre et des états annuels
 ◦ statistiques (fréquentation, taux d'occupation, nombre d'enfants par commune
Le candidat présentera une ou plusieurs solution(s) de pointage automatique, fixes ou mobiles
permettant, par exemple, alerte par rapport à la capacité d'accueil.
5-2.3 Accueil Scolaire et Accueil Périscolaire- Cantine
Les inscriptions annuelles aux activités périscolaires sont faites au guichet unique- soit par le
personnel communal soit en ligne par les familles.
Le logiciel proposé doit contenir, notamment, les fonctionnalités suivantes :
• Inscription aux activités – réservation – annulation
• La gestion des plannings prévisionnels de fréquentation par période et par structure avec calcul
automatique de la capacité d'accueil
Actuellement, les parents peuvent inscrire enfant à la cantine (ou annuler) jusqu’à 48h avant ;
Pour le périscolaire, les activités font l’inscription sur une période de 7 semaines et le périscolaire à
la semaine.
• Pour la cantine : Éditions des enfants inscrits par jour et par site et par classe
- En cas de PAI : La gestion des tarifs (forfaitaires) en cas de panier repas, le lien avec le
dossier médical de l’enfant, la liste pour chaque site avec la nature des prescriptions, les
références du médecin spécialiste suivant l’enfant.
 Pour le périscolaire La liste des enfants par groupe ; la nature et le nombre de jours, la limite du
niveau d’accueil autorisé, l’attestation concernant la présence des enfants pour la déclaration
CAF et pour les comités d’entreprise.
• Exploitation des données de pointage pour la facturation
• États et statistiques
• Pointage- gestion des présences : proposition d'une solution adaptée : le prestataire devra décrire
l’équipement informatique à prévoir dans les lieux d’activité pour répondre à la solution proposée.
Plusieurs solutions peuvent être proposées en précisant bien les impacts en termes d’équipement.
Pour chaque service, une feuille de pointage est éditée.
Chaque liste de pointage pourra être paramétrée librement et comporter une zone libre de texte. Par
défaut, chaque liste de pointage devra obligatoirement comprendre pour chaque prestation
mentionnée les données suivantes :
CCTP – LOT 2
MP2015-1
Page 9 sur 16
Restauration scolaire
-Edition pour chaque site de restauration scolaire de listes de présence enfants (nom et prénom) par
école et par classe
- Edition pour chaque site de restauration scolaire d’une liste de présence des adultes (nom-prénom)
par site de restauration
La liste de pointage par école et par classe est élaborée suivant les réservations faites par les parents
en ligne au sein du portail famille ou en mairie. Cette liste doit être lisible et fonctionnelle. Elle
doit permettre le pointage semi-automatique des présents à 11H30, par les animateurs pour la
facturation.
Accueil périscolaire
-Edition de listes d’enfants inscrits (nom-prénom-école) par site comprenant 2 colonnes par jour
(matin-soir) et 3 colonnes pour les tarifs comprenant elle-même 5 colonnes (type de fréquentation)
et un total.
La liste de pointage par école et par classe est élaborée suivant les réservations faites par les parents
en ligne ou en mairie. Cette liste doit être lisible et fonctionnelle. Elle doit permettre le pointage
semi- automatique des présents à l’arrivée ainsi qu’au départ de chaque enfant.
Transport scolaire (hameaux et cantine) : Edition de listes d’enfants inscrits (nom-prénomécole). 4 colonnes par jour (08h30+11h30+13h30+15h45). L’inscription des enfants de l’école
Villard Noir à la cantine déclenche l’inscription au transport scolaire de 11h30 et de 13h30.
Inscriptions et dérogations scolaires et gestion des secteurs scolaires :
Le logiciel proposé doit contenir, notamment, les fonctionnalités suivantes :
-
Gestion des inscriptions
dossier familles : situation familiale, nom et coordonnées, justificatif de domicile
dossier enfant : rattachement à une famille et à secteur scolaire.
Ludothèque
La solution devra proposer les fonctionnalités suivantes
-
inscription liste adhérents
catalogue des jeux –inventaire
paramétrage des durées
visionnage retard
gestion automatique courrier retard (par courrier et/ou par mail)
Facturation
Ecole de Musique
- Gestion des inscriptions
- gestion des autorisations diverses (sorties, photographie, protocole médical, ...)
- Gestion des contrats
- Facturation
EN OPTION : Portage de repas
Les inscriptions au service du portage sont faites au guichet unique par le personnel communal ou
directement en ligne par les usagers.
Le logiciel proposé doit contenir, notamment, les fonctionnalités suivantes :
• Gestion des inscriptions par jour, du lundi au dimanche
• Affectation d'une tournée par personne livrée et édition paramétrable des listes de tournées
CCTP – LOT 2
MP2015-1
Page 10 sur 16
• Gestion de statistiques
• Proposition d'une solution de pointage adaptée
 Gestion de la facturation
EN OPTION : Chéquier jeune
Les inscriptions au service du portage sont faites au guichet unique par le personnel communal ou
directement en ligne par les usagers.
Le logiciel proposé doit contenir, notamment, les fonctionnalités suivantes :
• Gestion des demandes de chéquiers
• gestion des dossiers partenaires
• Gestion de statistiques
• Gestion de la facturation
5-3 Gestion de la facturation des prestations et de leur paiement
L’application devra prendre en compte :
• La présentation des factures: les factures devront présenter l'ensemble des prestations consommées
détaillées au nom des deux parents, les quantités, les prix unitaires, les montants, la reprise des
sommes dues ou avoirs et un champ libre permettant de transmettre des messages aux familles
• Les consommations devront être détaillées et séparées par enfant mais elles pourront faire l'objet
d'une même facture mensuelle selon le paramétrage de la commune.
• La présentation sera adaptée à la charte graphique de la Commune
• Possibilité de faire apparaître les agendas de réservation par prestation
• Possibilité de deux paiements différents pour une même facture (exemple : CESU + autre moyen
de paiement)
- Le logiciel devra prendre en compte les modalités de paiement suivant : chèques, prélèvement automatique,
espèces, tickets CESU, titre, paiement en ligne, carte bancaire.
• La génération des documents et fichiers à transmettre à la Trésorerie et aux Impôts
•-la possibilité d’imputer un paiement sur une ou plusieurs factures autres que la ou les plus anciennes
-Possibilité de préciser le nom du payeur quand différent du foyer concerné (CE etc…)
L’intégration des données en provenance de la Trésorerie
• Une gestion des opérations de relances automatiques des factures impayées
• Une gestion des impayés avec des listes de contrôles
• L’utilisation d’interfaces devra permettre :
• L’intégration des présences dans les structures afin qu’elles soient facturées
• Les transferts d’informations et, le cas échéant, de données de et vers la Trésorerie
(Notamment dans le cadre des rejets du prélèvement automatique)
• Statistiques globales
- Les factures pourront être envoyées par mail (éventuellement pour les familles ayant opté pour le
prélèvement automatique.
- Les factures pourront être accessibles par les utilisateurs dans le portail famille. Le paiement pourra
s’effectuer dans le portail famille.
- Le logiciel permettra l’édition d’attestations fiscales par année civile
CCTP – LOT 2
MP2015-1
Page 11 sur 16
- des lettres de rappel pourront être générées automatiquement en fonction des impayés.
Les fonctionnalités suivantes sont également souhaitées:
-
La possibilité d’insérer en ligne une ligne d’avoir en cas d’erreur ;
La gestion des aides sociales, subvention etc… ;
L’insertion d’un espace observations sur la facture (communication pour toutes les familles)
La facturation possible sur une période intégrant un changement de tarif
Le changement des coordonnées bancaires d’une famille pendant une période de facturation
L’édition de duplicata ;
La possibilité de recalculer des factures pendant la période de la saisie ;
La gestion des familles recomposées avec la possibilité de factures séparées (telle prestation payée
par le père, d’autres payée par la mère ou une autre personne).
La prise en compte des présences à facturer à chaque parent, en cas de garde alternée.
La Commune sera attentive à ce que cette gestion entraîne des gains de temps. Tous ces points
devront être détaillés par les candidats.
5-4. Régie de recettes
Afin de suivre les encaissements de la Régie Centrale pour certaines des activités, le progiciel
proposé devra permettre :
• La gestion des produits : enregistrement / recherche / modification et suppression d'un produit
(avec traçabilité
• La gestion des recettes :
◦ Entrées en stock : enregistrement / recherche / modification ou annulation (avec traçabilité
◦ Suivi comptable de la recette : enregistrement / recherche / modification / suivi des
règlements / annulation ou modification (avec traçabilité)
• La gestion des encaissements par :
◦ Chèques : bordereau des chèques à l’encaissement / enregistrement des chèques
encaissés / suivi des chèques impayés et des frais
◦ Prélèvement : gestion des RIB / liste des sommes prélevées / gestion des prélèvements
annulés / frais
◦ Paiements par Internet : listes des versements et des factures réglées
◦ Paiements par espèces : listes des versements et des factures réglées / édition du bordereau de
versement à la Trésorerie (édition selon la périodicité des versements)
◦ Paiements par CESU pour les activités extra-scolaires et la petite-enfance
◦ Tout autres moyen de paiement : liste des paiements / enregistrement / gestion des frais /
bordereau de versement à la Trésorerie
• Pour l’ensemble des encaissements, affecter les règlements aux activités facturées
• Donner la possibilité, pour une même facture multi-prestations, de cumuler différent mode de
paiement (par exemple chèques ANCV et chèque bancaire …)
• Les Éditions des états de contrôle :
◦ État du stock par régie à une date donnée
◦ État des mouvements en entrée et en sortie, par régie et secteur d'activité
◦ Produits encaissés par mode de règlement
◦ Recettes d'une journée, d'une semaine ou d'un mois
◦ Grand livre
◦ Traitements annuels et éditions d'états comptables
5-6. Chaîne de la gestion financière et règlements des prestations
CCTP – LOT 2
MP2015-1
Page 12 sur 16
Les objectifs de la Commune impliquent une simplification et une homogénéisation de certaines
procédures.
La mise en œuvre de l’application pourra donc être l’occasion de la remise à plat de l’organisation
actuelle de certaines chaînes de gestion financière de prestations dans des domaines tels que :
• Les principes de tarification, PSU et CMG structure
• Les modes de calcul des montants dus
• Les modes de facturation et/ou de règlement
• La gestion des régies et des caisses
• Les échanges d’informations avec le Comptable public.
Le candidat retenu devra assurer, dans le cadre de la mise en œuvre de son outil, un rôle de conseil
pour atteindre ces objectifs. Ces prestations de conseil doivent être intégrées au plan de mise en
œuvre du candidat.
L’application devra permettre la prise en charge d’une gestion basée sur des "comptes familles".
Ces comptes familles pourront fonctionner en mode créditeur ou en post-paiement (forfaitaires ou
en fonction de la fréquentation réelle). Pour les principes de tarification, l’application permettra la
gestion:
• De quotients familiaux calculés à partir des revenus et charges de la famille et d’autres critères liés
à la composition familiale ou toute donnée contenue dans la base
• De tarifs forfaitaires
• De tarifs de type PSU et CMG structure.
Les candidats préciseront :
• Combien de Quotients Familiaux ou de Taux d’Effort peuvent être calculés pour une même
Famille
• S’il est possible de gérer des grilles différentes de tarifs par rapport au quotient selon l’activité
concernée ou des critères liés à la famille
• S’il est possible de gérer des taux d’efforts différents selon l’activité concernée ou des critères liés
à la famille
• S’il est possible d’appliquer des déductions (par exemple : 2ème enfant inscrit)
• Si ces différents types de tarifs peuvent être appliqués pour une même famille
• S'il est possible de majorer chaque tarif à une date donnée
Les modes de règlement du compte famille à prendre en compte : espèces, chèques bancaires ou
CCP, ticket CAF, chèques ANCV, CESU, paiement mixte, virement automatique, prélèvement
automatique, paiement en ligne, TIPI. Il devra également être possible d’envoyer les factures et les
rappels par mail. Le paiement pourra s’effectuer dans le portail famille.
5-7. Outils création de requêtes et d'états
L'offre devra inclure des outils permettant d'accéder à l'intégralité des données contenues dans
l'application. Il devra être possible de faire tout type d'extraction, de statistiques ou d'état. Les
données ainsi traitées pourront être affichées à l'écran, imprimées ou exportées vers un tableur
(compatible OpenOffice) et Libre Office.
5-7.1 Éditions de documents
Le logiciel proposera des modèles d’éditions prédéfinis, paramétrables et modifiables par les
services de la mairie. La modification de ces modèles ne doit pas nécessiter des compétences
informatiques particulières.
Le logiciel conservera la trace des actions effectuées et devra permettre automatiquement d'envoyer
des courriers par e-mail et possibilité de joindre des documents sous divers formats.
CCTP – LOT 2
MP2015-1
Page 13 sur 16
L’impression devra pouvoir se faire via l’imprimante installée sur la machine client, éventuellement
le copieur réseau.
5-7.2 Éditions exigées à la livraison du logiciel
En ce qui concerne le multi accueil, le logiciel permettra d'éditer les états CAF de présence mensuel
et journalier du nombre d'heures facturées / réalisées par la structure (les demi-heures doivent être
prises en compte dans le réalisé).
De la même manière, des états multicritères devront être édités (exemple : liste des enfants de
moins de 6 ans de la commune).
D'autres états pourront être édités :
• Attestation individuelle annuelle des présences/paiements en centre de loisirs
• Historique des revenus, quotients et coordonnées des familles
• Statistiques prévisionnelles de type nombre d'heures (+ les demi-heure en réalisé)
• Projection sur plusieurs années des effectifs par unité du centre de loisirs
• Si possible, interface de saisie en lien directe avec le site de la CAF
5-7.3 Environnement technique actuel
Poste de travail : les postes clients sont de type Windows pour les versions 7 et 8 (l'application sera
accessible via n’importe quel navigateur).
Logiciel de Bureautique : le pouvoir adjudicateur utilise la suite bureautique OpenOffice et libre
Office ; les logiciels fournis devront être pleinement compatible avec celle-ci.
Accès internet : postes clients et serveurs accèdent à l'internet directement.
Site internet : la mairie dispose du nom de domaine ville-pontcharra.fr ; nom de domaine et site sont
hébergés par la société OVH
Les logiciels de gestion financière, sont fournis par la société pour la gestion financière CIRIL et
pour la paie et RH E-MAGNUS de Berger-Levrault.
5-8. Portail famille
Le candidat présentera dans son offre les fonctionnalités du portail famille à destination des futurs
utilisateurs : inscription, visualisation d’information, paiement, espace facturation, gestion des
plannings.
La Collectivité souhaite proposer un portail facile d’accès, ergonomique et convivial.
6 / DISPOSITIONS TECHNIQUES DES PRODUITS
Hébergement des applications
Il appartiendra au candidat de proposer la solution la plus adaptée.
Afin d’éviter les multiples saisies et de mutualiser des données relatives aux Familles avec le service
Enfance, l’utilisateur privilégiera une solution en ligne.
6-1 Serveur de la commune
La partie serveur de l'application (si elle nécessite d'être installée en mairie de Pontcharra) sera
installée sur le serveur. Le soumissionnaire devra indiquer les caractéristiques techniques attendu
pour ce serveur.
Configuration du Serveur informatique de la mairie :
CCTP – LOT 2
MP2015-1
Page 14 sur 16
serveur Windows Small Business Server 2011
Dell PowerEdge T410 : 2 xeons, 1,6 Ghz 16Go de ram avec :
Active directory (tous les clients sont dessus) WSUS Serveur de fichier Serveur d'application
- un NAS de sauvegarde 4To
- un ISR SDSL 2 Mega (orange business)
Clients : 25 Windows 7, 7 Windows XP
Serveur Externe
Si la solution d'hébergement sur serveur externe est retenue, il conviendra de préciser les
caractéristiques de la solution (taux de disponibilité, capacités techniques, …), ainsi que les coûts de
mise en service et d'hébergement à l'année.
Durant toute la durée du marché, le titulaire assurera une prestation d’hébergement des logiciels et
bases de données associées et il assurera l’intégralité des prestations d’administration (surveillance,
mises à jour, sauvegarde des données...).
Le titulaire s’engage sur :
• Un fonctionnement du site de manière constante 24h/24, 7j/7, avec garantie contractuelle du taux
de disponibilité
• Une taille de bande passante suffisante pour garantir la fluidité et la rapidité d’accès
• La sécurité du site (confidentialité et intégrité des données hébergées)
• Le titulaire assurera la surveillance 24h/24, 7j/7 de tout élément impactant le bon fonctionnement
du site et pour chaque incident, le prestataire fournira une description du problème rencontré, les
causes, la durée d’indisponibilité, et la solution apportée.
Les parties Web de l'application devront s'afficher et fonctionner correctement avec les navigateurs
standard du marché (internet explorer, firefox, chrome, …). Les soumissionnaires préciseront les
navigateurs avec lesquelles la partie web de leur solution est compatible.
c) Logiciels de base de données / applications tierces
Pour chaque application tierce nécessaire (SGBDR, serveur web …), le candidat devra préciser le
nom de l’application et de l’éditeur, les versions minimales et maximales supportées.
7 / DELAIS ET CONDITIONS
Délai d’exécution :
Le candidat est informé que la commune envisage un déploiement progressif de la solution ;
Le calendrier envisagé est le suivant :
- Mise en place du portail famille et démarrage par la structure du multi-accueil : mars 2015
- Solution cantine : fin mai 2015
- Ensemble des fonctionnalités opérationnelles : septembre 2015
Le candidat détaillera dans son offre le calendrier, les délais de mise en place du logiciel et le
phasage qui lui semble le plus pertinent.
Dès l'ordre de service, le prestataire devra mettre en place toutes les étapes du projet (reprise de
données, paramétrage, formations des personnels, …) de manière à ce que le logiciel puisse être
utilisé dans les services à la date indiquée.
Conditions de livraison et de réception :
Les tests seront effectués en présence du personnel qui utilisera le logiciel ainsi que du service
informatique.
Dossier de recette
CCTP – LOT 2
MP2015-1
Page 15 sur 16
La recette finale se fera par l’objet d’une certification de bon fonctionnement sur un bordereau
comprenant les tests et résultats obtenus selon les normes en vigueur ainsi que la validation des
services. Ce bordereau devra être visé au moment de la livraison par le représentant de la
collectivité.
CCTP – LOT 2
MP2015-1
Page 16 sur 16