Module 16 : Les fonctions de recherche et de référence

Module 16 : Les fonctions de recherche
et de référence
16.0 Introduction
L’une des fonctions les plus importantes d’Excel, c’est la possibilité de chercher une valeur
spécifique dans un grand nombre de cellules contenant des données, et d’extraire une
valeur de cette ligne (ou colonne). Le plus simple, c’est d’utiliser les fonctions RECHERCHEH
et RECHERCHEV. Si vous analysez souvent des grandes bases de données, ça vaut
certainement la peine d’apprendre à utiliser la combinaison des fonctions INDEX-EQUIV bien
plus puissante.
16.1 RECHERCHEV
La fonction RECHERCHEV cherche une valeur spécifique dans la colonne la plus à gauche du
tableau de données et renvoie la valeur de la ligne dans une des colonnes de droite.
Prenons les données suivantes qui donnent la date de lancement de sites très populaires :
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Imaginons que cette liste contient des milliers de lignes. Supposons que seuls les quatre
sites de réseaux sociaux nous intéressent. Vous pourriez créer une courte liste avec
seulement les sites qui vous intéressent (colonne D) puis utiliser RECHERCHEV pour faire
une recherche dans ce grand tableau et obtenir les dates de lancement correspondantes.
Entrez dans la cellule E2 :
=RECHERCHEV(D2,A:B,2,FAUX)
Pour obtenir :
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Où :




D2 est la valeur que l’on cherche. Notez qu’écrire « Facebook.com » pour cet argument
a le même effet, mais on ne pourrait pas étendre la formule vers d’autres lignes sans le
changer.
A:B est la plage de données dans laquelle nous cherchons. Notez que sans numéro, la
référence inclut toute la colonne.
2 est le numéro de la colonne de la valeur que l’on veut trouver. Donc, dans ce cas, la
colonne qui nous intéresse (Launch year – année de lancement) est la deuxième, donc
nous entrons “2”
FAUX indique que nous cherchons
Attention ! Nous ne recommandons pas
une équivalence exacte. En laissant
l’utilisation d’équivalents proches à moins d’être
cet argument vide ou en écrivant
sûr du résultat. C’est en partie dû au fait que les
VRAI, Excel cherche l’équivalent le
données ont généralement un format précis et
plus proche.
que laisser Excel chercher une équivalence
inexacte peut donner un mauvais résultat.
Limites

Les données que vous cherchez doivent se trouver dans la colonne la plus à gauche de la
plage sélectionnée.
16.2 RECHERCHEH
Vous pouvez aussi faire des recherches dans des données organisées horizontalement.
Supposons que nous voulions faire la même opération pour les mêmes données mais que
celles-ci sont classées à l’horizontale :
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Alors, il faut entrer le site qui nous intéresse dans les cellules B4:E4 puis la formule suivante
dans la cellule B5 :
=RECHERCHEH(B4,B1:AN2,2,FAUX)
Nous obtenons :
Comme la plupart des bases de
données affiche des données en
colonne plutôt qu’en lignes,
RECHERCHEV est la plus utile
des deux fonctions.
Les limites de RECHERCHEV
sont les mêmes pour
RECHERCHEH.
En fait, il serait mieux (au moins visuellement),
dans ce type d’exemple de remettre en forme le
texte à la verticale puis d’utiliser
RECHERCHEV. Si vous êtes amené à utiliser
RECHERCHEH, demandez-vous si les données
sont organisées de la meilleure manière.
Vous pouvez convertir les données agencées à
la verticale à l’horizontale avec un collage
spécial.
16.3 EQUIV
La fonction EQUIV est une fonction de recherche qui ne renvoie pas de données. Elle vous
dit juste si elle trouve la valeur que vous cherchez et où elle se trouve le cas échéant. Il y a
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trois arguments dans la fonction EQUIV : ce que vous cherchez, où vous le cherchez et le
type d’équivalence. En utilisant notre exemple de sites populaires, supposons que nous
pensions à deux autres réseaux sociaux (Bebo et Friendster) et nous voulons voir s’ils sont
dans notre grande base de données. Tapez dans la cellule E2 :
=EQUIV(D2,A:A,0)
Et vous obtiendrez :
Où :



D2 est ce que nous cherchons (dans la ligne 2, c’est Facebook.com)
A:A est la colonne où nous cherchons
0 signifie que nous cherchons une équivalence stricte (comme pour RECHERCHEH et
RECHERCHEV, il vaut mieux utiliser une équivalence exacte si c’est ce que vous cherchez;
si vous utilisez une équivalence approximative, les données doivent être triées).
Le tableau qu’on obtient est le suivant :
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Le “4” dans la cellule E2 indique la position de Facebook.com dans la colonne A (c’est le 4ème
élément dans la plage que nous avons choisie). Notez que dans ce cas, cela inclut l’en-tête.
Si nous avions voulu l’écarter, nous aurions tapé =A2:A1048576 au lieu de A:A. De même,
pour 6, 13, 26. Les “#N/A” des cellules E6 et E7 indiquent que ni « Bebo.com » ni
« Friendster.com » ne se trouvent dans cette grande liste.
16.4 INDEX-EQUIV
La combinaison INDEX-EQUIV n’est pas simple, mais elle mérite d’être vue, spécialement si
vous travaillez souvent avec de nombreuses données. INDEX-EQUIV est plus pratique que
RECHERCHEV :


On peut l’utiliser sur les données en colonnes ou en lignes.
On peut trouver une colonne en se basant sur l’en-tête au lieu de choisir un « numéro »
particulier de colonne.
INDEX
La fonction INDEX est assez simple et peut aussi servir seule. Elle a deux arguments : la liste
dans laquelle on veut faire la recherche et le numéro que l’on veut obtenir. Donc si vous
voulez afficher le 14ème site dans la liste, vous entreriez :
=INDEX(A2:A40,14)
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On obtient « ESPN.go.com ».
Supposons que vous ayez une autre base de données contenant les évaluations de sites
internet sur plusieurs zones géographiques, classés par ordre alphabétique :
Vous souhaitez consolider les deux bases de données dans une seule avec toute
l’information. Tout d’abord, vous devez décider si vous voulez ajouter les informations des
évaluations à la feuille des dates de lancement ou inversement. Cela peut dépendre de
l’importance de chaque ordre ou du format. Supposons que nous ajoutions les données
d’évaluation à celles de lancement.
Alors dans cette base de données, nous entrons :
=INDEX(Ratings!B:B,EQUIV(Launch!A2,Ratings!A:A,0)
Où :
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


La partie jaune de la formule indique où nous avons demandé à Excel de chercher
(colonne B de la feuille des évaluations)
La partie verte renvoie la position dans la colonne A des évaluations (où les sites sont
classés par ordre alphabétique) où Google.com apparait. Disons qu’il s’agit de la 100 ème
place.
INDEX sait alors qu’elle doit renvoyer la 100ème évaluation dans la colonne B de la feuille
des évaluations.
Maintenant, pour obtenir TOUTES les données de la feuille des évaluations, nous voulons
étendre une version de la formule vers le bas et vers la droite. Car nous allons chercher
l’équivalence de la colonne A de la feuille des lancements (mais pas toujours dans la même
ligne) dans la colonne A de la feuille des évaluations, nous pouvons fixer certaines
références (voir Module 11 : Références de cellule) :
=INDEX(Ratings!B:B,EQUIV(Launch!$A2,Ratings!$A:$A,0))
Puis étendre la formule vers le bas et la droite :
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Attention
Comme toute autre formule et fonction d’Excel, il est facile de l’entrer de manière erronée
(et encore plus difficile de détecter l’erreur). Vous devez donc faire attention à :



Faire des contrôles ponctuels. Dans l’exemple ci-dessus, vous pourriez choisir la cellule
F15 au hasard pour vérifier que Go.com est noté 9,8 dans la feuille des évaluations.
Trier les données. Veillez à créer des fonctions INDEX-EQUIV de telle manière qu’elles
renvoient le bon résultat si l’ordre de tri est modifié.
Garder des données précises. Comme nous recommandons d’utiliser des équivalences
strictes, il faut que les données dans lesquelles on fait la recherche correspondent
exactement à la valeur que vous recherchez. Parfois, il ne manque qu’un détail pour
cela. Par exemple, si les sites internet de la feuille des évaluations ont le « www » devant
l’adresse, nous aurons à les ajouter aux entrées correspondantes dans la feuille de
lancement (avec &) ou à les enlever dans la feuilles des évaluations (en utilisant TROUVE
et REMPLACER ou GAUCHE & NBCAR).
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