Forum 2014 « Sharing best practices

Forum 2014
« Sharing best practices »
ref.: MAN-305
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Le forum, qui peut y participer ?
Le forum est un lieu de découvertes et d’échanges pour tous les chefs de corps, aussi bien du siège que du
ministère public.
Le forum, qu’est-ce que c’est ?
Le forum a pour but, durant une journée spéciale :
d’informer chacun de l’existence de projets de changement au sein de la justice
de donner des pistes de réflexion et d’action aux chefs de corps qui voudraient mettre en place des
projets de modernisation similaires dans d’autres lieux et équipes
de propager l’enthousiasme, la motivation et l’énergie nécessaires pour entrer en action
de susciter l’intérêt pour la participation à des trajets de formation au sein de l’IFJ, qui peut vous soutenir
dans vos projets
Quand ? Où ?
Le jeudi 15 mai 2014 (9h30-17h30), à l’Institut de Formation Judiciaire – Avenue Louise 54 – 1050 Bruxelles.
Programme
La journée est organisée autour d’une alternance entre exposés dynamiques en plénière, ateliers en petits
groupes et moments conviviaux durant les pauses.
9h30
Accueil et café
10h
Introduction et mot d’ouverture par madame Edith VAN DEN BROECK, directrice
10h20 « Who moved my cheese? »
Comment nous comportons-nous face au changement ? Quels sont les schémas de pensée qui vont
déterminer notre façon d’intégrer la nouveauté, voire de ‘survivre’ au changement ?
Eric DE VRIES, associé et formateur senior chez Unicorn Associates – Change-Coaching, vient, par le
biais d’un récit métaphorique et de quelques exemples historiques, nous sensibiliser à ces questions
et nous offrir des pistes de réponses.
11h30 Ateliers I
A trois reprises durant la journée, des ateliers sont organisés afin de pouvoir échanger en plus petits
groupes autour de projets concrets menés par diverses équipes et/ou pour aborder des questions de
gestion du changement.
Chaque atelier est organisé au moins deux fois sur la journée. Certains sont en français, d’autres en
néerlandais, d’autres encore bénéficient de la traduction simultanée.
Vous pouvez vous référer à la liste complète et détaillée des ateliers (voir « Les ateliers »)
afin de vous y inscrire via notre formulaire en ligne (voir « Comment s’inscrire ? »)
12h15 Lunch et speed dating
Nous offrons la possibilité à ceux qui le désirent de participer à une formule de ‘speed-dating’, une
session d’échanges informels ‘éclairs’ avec un ou plusieurs experts, venus répondre à vos questions
sur les contacts avec les médias (journalistes), la gestion de projet (consultants externes) ou encore
la réforme de la justice.
Vous vous attabler seul(e) face à l’un deux, vous lui posez des questions, il tente de vous répondre
du tac au tac… jusqu’à ce que la minuterie retentisse après 5 à 10 minutes ! Vous pouvez ensuite, si
vous le voulez, enchaîner avec un autre interlocuteur (mais ce n’est pas obligatoire).
Parallèlement à cela, vous pourrez également profiter de la pause de midi pour visionner le film
« Le parquet en images », réalisé en collaboration avec les parquets de Gand et de Liège.
13h30 Ateliers II
14h15 Pause café
14h30 Ateliers III
15h20 Débat avec les rapporteurs
En séance plénière, des rapporteurs qui auront assisté aux échanges dans les ateliers, répondront à
diverses questions afin de vous permettre à tous d’avoir un écho de ce qui s’est dit (y compris dans les
ateliers auxquels vous n’avez pas participé) et de synthétiser ainsi la journée.
Madame Janette JONGMA, consultante et coach, sera l’animatrice de ce débat.
16h
Discours de monsieur Jan POELS, chef de cabinet de la Ministre de la justice
16h40 Drink de clôture
17h30 Fin
Comment s’inscrire ?
Il suffit de compléter notre formulaire en ligne, au plus tard pour le vendredi 9 mai 2014 :
http://www.igo-ifj.be/fr/content/forum-2014-webform
Les ateliers
Les quatre premiers ateliers (n°1 à 4) vous permettront de découvrir les projets qui ont été menés depuis
janvier 2013 dans le cadre du Coaching en Gestion de projet (formule d’accompagnement proposée par
l’Institut). Les équipes désireuses de se lancer dans l’aventure ont présenté leurs objectifs et un plan d’action,
ont participé à une formation spécifique en gestion de projet et ont ensuite bénéficié des conseils d’un coach
pour mener le tout à bien. Ils viennent à présent partager avec vous les résultats obtenus, mais aussi et
surtout leurs observations, apprentissages et réflexions.
Un autre atelier (n°5 en français, n°6 en néerlandais) vous offre la possibilité d’approcher concrètement,
avec un formateur spécialisé, la question plus spécifique de la résistance au changement, dont la (bonne)
gestion est souvent pour la réussite d’un projet.
Enfin, les deux derniers ateliers (n°7 et 8) ont pour but de revenir sur l’expérience du Coaching en Gestion de
projet initiée en 2011 (et présentée une première fois lors du Forum de 2012). Deux ans plus tard, qu’en
reste-t-il ? Quelles sont les suites à long terme du projet mis en place ? Que s’est-il passé depuis ? Qu’en ont
retiré les acteurs principaux, dans la durée ?
Atelier n°1
L’optimalisation de la gestion d’un cabinet d’enquête – Malines
(Het optimaliseren van het beheer van een onderzoekskabinet – Mechelen)
NB : cet atelier sera animé en néerlandais mais fera l’objet d’une traduction simultanée en français
Kris LAVENS, juge d’instruction au TPI de Malines (responsable du projet)
Theo BYL, juge d’instruction au TPI de Malines
Mots-clés
juge d’instruction – identifier les tâches – établir des standards – lister les bonnes pratiques
Atelier n°2
Tableaux de bord pour le Tribunal de première instance de Malines
(Boordtabellen voor de Rechtbank van eerste aanleg te Mechelen)
NB : cet atelier sera animé en néerlandais mais fera l’objet d’une traduction simultanée en français
Bart WILLOCX, président de division au TPI d’Anvers, division de Malines
(responsable du projet)
Kelly VAN LIEROP, greffier au TPI de Malines
Mots-clés
meilleure gestion/meilleure justice – utilisation optimale des moyens – suivi des prestations
systématique, structuré et objectif
Atelier n°3
Gestion optimale des connaissances et de la communication transversale interne
(Optimaal kennisbeheer en transversale interne communicatie )
NB : cet atelier sera animé en néerlandais mais fera l’objet d’une traduction simultanée en français
Johan VAN DER FRAENEN, substitut du procureur général à la cour d’appel de Gand
Mots-clés
documentation – digitalisation – centralisation – outil de recherche – services de nuit/garde
Atelier n°4
La gestion des expertises de nature civile à la cour d'appel de Liège
NB : cet atelier sera animé en français mais fera l’objet d’une traduction simultanée en néerlandais
Christine LEROY, conseiller en ressources humaines à la cour d’appel de Liège
Marie-Christine DEPOUHON, greffier chef de service à la Cour d'appel de Liège
Mots-clés
procédures de travail – expertise de nature civile – nouveau cadre légal – proactivité – plus-value –
méthodologie – synergies pénal/civil
Atelier n°5
La résistance au changement : comment la transformer en énergie positive ?
NB : cet atelier est à destination des participants francophones
Michel VAN DEN BORNE, coach et formateur chez Gestion 2000
Mots-clés
stratégies – solutions – courbe du changement – sens/processus/contenu – responsabilité/motivation
– changement par étapes structurées
Atelier n°6
Verzet tegen verandering: hoe omzetten in positieve energie?
NB : cet atelier est à destination des participants néerlandophones
Erik VAN WIELE, coach et formateur chez Gestion 2000
Mots-clés
stratégies – solutions – courbe du changement – sens/processus/contenu – responsabilité/motivation
– changement par étapes structurées
Atelier n°7
Le droit à l’explication ; deux ans après…
(Recht op uitleg: twee jaar later)
NB : cet atelier sera animé en néerlandais et ne sera pas traduit
Dina VAN LAETHEM, juge au tribunal de police de Hal
Mots-clés
communication – personnalisation – meilleure compréhension et perception de la justice
Atelier n°8
Améliorer le traitement des dossiers administratifs, abolir le caque ! Deux ans après…
NB : cet atelier sera animé en français et ne sera pas traduit
Jean-Michel DEMARCHE, premier Substitut de l’Auditeur du travail de Liège
Sophie LIMET, secrétaire à l’Auditorat du travail de Liège
Mots-clés
traitement standardisé – transfert de compétences – veille jurisprudentielle et réglementaire –
dossiers complexes – meilleurs délais