EndNote Export - Import Excel Description: Transfert de notices

EndNote Export - Import Excel
Description:
Transfert de notices capturées par EndNote vers un fichier Microsoft Excel.
Anomalie:
Il semble y avoir une imcompatibilité entre les actions export de EndNote et import de Excel. Le problème est causé par les
retours de chariot incrustés dans les notices. Par contre, pour l'importation de texte, Excel a besoin de ce retour de chariot
pour déterminer un enregistrement (une ligne) mais il doit garder par exemple tous les mots clés d'une même notice dans
la même cellule de la feuille Excel.
Solution:
Préparation :
Nous allons utiliser TextPad (voir Note 1) via une macro (fichier : MACRO0.TPM) pour traiter le format des notices entre
l’exportation de EndNote et l’importation de Excel. D’abord, téléchargez TextPad --- ici--- en choisissant la version
correspondant à votre système et procédez à l’installation immédiatement. Téléchargez la macro --- ici ---. Une fois
décompressé, le fichier devra être copié à l'emplacement requis de la façon suivante:
- Ouvrez TextPad, Macros, Créer...
- Posez une action quelconque. Un espace suffit ou tapez un caractère.
- Retournez dans le menu Macros pour arrêter l'enregistrement.
- Si le système vous présente une fenêtre semblable à celle-ci, répondez « oui » .
- Au moment où le système vous propose d'enregistrer la macro, faites « Parcourir » en bas de la fenêtre.
- Vous n'aurez alors qu'à copier l'adresse affichée par l’explorateur de TextPad.
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Si possible enregistrez la macro en cours sous le nom « MACRO0.TPM » (voir Note 2). Dépôsez le fichier MACRO0.TPM à
l’endroit que vous venez de repérer en ouvrant votre Explorateur Windows et en faisant « coller » dans la barre d’adresse.
Ceci devrait vous amener au répertoire de macros de TextPad où vous déposerez le fichier en question. Redémarrez
TexpPad, la macro devrait s'afficher sous le nom de « Export_import ».
Note 1 : TextPad est présenté sous une version d’essai gratuite. Son utilisation est libre mais il vous est demandé d’acheter
une licence (coût raisonnable) après une certaine période. Ces informations sont décrites sur la page de téléchargement
que nous vous indiquons plus haut. Si vous préférez un autre outil pour traiter le fichier de sortie texte, sachez que les
actions à réaliser sont premièrement de détruire les retours de chariot, deuxièmement de remplacer les #### par un retour
de chariot et pour finir de sauvegarder le fichier modifié. Notre solution avec TextPad propose une macro déjà créée.
Note 2 : Si vous possédiez déjà TextPad et que des macros existaient sous ce nom « MACRO0.TPM », vous devrez choisir un
autre nom d’enregistrement et par conséquent renommer le fichier macro que vous avez téléchargé pendant la phase de
préparation, tout en conservant par contre l’extension « TPM ».
Étape 1 : Exportation de EndNote en fichier texte
On va exporter à partir de EndNote les notices de façon normale en créant un style d'exportation (Edit, Output Styles, New
Styles…) dans lequel on détermine tous les champs désirés (Reference type) en prenant bien soin de les délimiter par un
« tab » comme démontré dans les exemples d'exportation, à la différence près qu’à la suite du dernier champs, on insère 4
caractères # comme ceci: ####. Cette chaîne de caractères permettra à TextPad, que l'on utilisera dans une prochaine
étape, d'éliminer tous les retours de chariot et d'en remettre un à cet endroit (à la fin). Si plus d'un type de référence
(Reference type) sont créés, il faut observer le même format en terminant par 4 caractères #.
Une fois les champs déterminés, on enregistre le style sous un nom de votre choix (File, Save as…).
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Il ne reste qu’à sélectionner les notices et procéder à l’exportation (File, export…) en déterminant le nom du fichier texte à
la sortie et le style que vous avez créé.
Étape 2 : Formatage du fichier texte exporté
On ouvre le fichier texte exporté sous un nom pré-défini avec TextPad.
Impor pour excel.txt
Dans le menu « Macros », on exécute « Export_import ». Cette macro élimine tous les caractères de contrôle « retour de
chariot » et en replace un aux endroits où on avait placé les groupes de 4 #. Le fichier reformaté est enregistré par la macro.
Étape 3 : Importation par Excel du fichier texte (exemple réalisé avec Excel 2010)
On récupère les données pré-formatées dans la feuille Excel. Il va de soi que cette feuille a au préalable été mise en forme
selon les besoins correspondant aux champs déterminés dans le style d'exportation de EndNote. Excel permet
d'automatiser la mise à jour des données à l'ouverture de la feuille. Cette option est accessible dans les propriétés du
module d'importation de texte délimité que nous verrons plus loin.
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On ouvre un nouveau fichier Excel
On met en forme les entêtes de colonnes avec les largeurs appropriées selon les champs que nous désirons
importer.
On sélectionne la première cellule en haut à gauche sous l’entête.
On sélectionne le menu : Données, À partir du texte.
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Dans l’explorateur de Excel on repère le fichier texte déjà exporté par EndNote et formaté par TextPad et on clique
le bouton « Importer ».
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Ici on choisit « Délimité » pour le type et « Unicode (UTF-8) » pour l’origine du fichier.
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Suivant…
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Suivant…
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Terminer…
Dans la fenêtre « Importer des données », on s’assure de l’emplacement de départ (=$A $2), et on sélectionne
« Propriétés… ».
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Attention de bien cocher ou décocher les cases comme dans cette figure. Il vous sera possible par la suite de
procéder à des changements si vous le désirez.
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On sélectionne « OK ».
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Et « OK ».
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Les données devraient s’intégrer correctement.
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Par la suite, en suivant la procédure d’exportation EndNote avec le même style de sortie, dans le même fichier
texte, formaté avec la même macro TextPad, les données devraient se mettre à jour à l’ouverture du fichier Excel.
Attention : si vous enlevez ou ajoutez des champs à partir de votre style de sortie (Output styles) vous devrez évidemment
corriger manuellement votre feuille Excel en conséquence.
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