UPEC - Gestionnaire pédagogique

Gestionnaire pédagogique - ESIPE
Type de poste vacant
C
Catégorie :
Grand domaine : Scolarité / formation
100% :
Quotité :
BAP J : Gestion et pilotage
Famille : Administration et pilotage
Composante / Directions / Service
ESIPE Créteil
Département / Equipe de recherche / Service
Scolarité
Emploi type / Referens
Adjoint en gestion administrative
Missions
1. Gestion de la scolarité (80%)
Sous l'autorité du responsable de scolarité et du responsable administratif, les gestionnaire pédagogique aura la charge des actes administratifs et de
gestion courante dans le respect des procédures et délais prescrits.
L'agent contribuera aux innovations pédagogiques (évaluation des enseignements et des formations, tutorat) et rendra compte à sa hiérarchie des
difficultés rencontrées et des demandes particulières.
2. Aide à la gestion administrative et communication (20%)
A la demande de la direction (directeur et responsable administratif) :
• Il participera à l'harmonisation et l'évolution des procédures administratives
• En fonction des besoins, il-elle apportera son soutien : classement de dossiers, commandes et suivi des commandes, collecte et traitement de
données, participation à l'organisation des évènements de l'école : JPO, rencontres …
Activités principales
Accueil et information des usagers (étudiants, enseignants, autres) :
• Apporter une assistance et une expertise en matière de gestion de scolarité
• Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes : étudiants, enseignants, tuteurs, entreprises, équipe de direction de
l'ESIPE, services centraux, universités partenaires
• Assurer l'accueil physique, téléphonique, ou en décalé, répondre aux courriers et courriels
• Assurer l'information et la communication avec les étudiants et les enseignants
Mise en place des procédures d'admission
• Participer à la campagne d'inscriptions administratives
• Intervenir en appui de la programmation de l'application e-candidat
• Programmer et organiser la rentrée en concertation avec les filières et le service commun universitaire d'information, d'orientation de l'université :
pré-rentrée, accueil des étudiants, réunions d'information, etc...
Gestion des recrutements :
• Participer à la gestion du recrutement des étudiants (français et étrangers), via les apllications E-candidat, Campus-France et APB
• Assurer le suivi des étudiants : choix de groupes et choix de stages, assiduité aux enseignements, aide aux placements dans les entreprises
• Prendre en charge les transferts et les passerelles
Gestion des notes et des résultats :
• Informer les responsables de filière du calendrier (procédures et dates) concernant la gestion de notes et de résultats
• Programmer les lancements de calculs et éditions de PV des jurys (enregistrer les notes dans APOGEE, création des procès-verbaux, etc.)
• Enregistrer les notes dans Ypareo
• Assurer l'interface avec la scolarité centrale dans la mise en œuvre de la gestion de notes et de résultats
Université Paris-Est Créteil Val de Marne (UPEC)
61, avenue du Général de Gaulle
94010 Créteil cedex
www.u-pec.fr
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Gestion de l'étudiant :
• Délivrer les informations et documents demandés (attestations relatives au cursus des étudiants…)
• Suivre les stages (affectation des étudiants, enregistrement des conventions)
• Renseigner les informations de l'étudiant et l'entreprise dans Ypareo
• Mettre en relation l'étudiant et l'entreprise pour l'édition du contrat par le CFA
• Assurer la liaison entre le CFA sup 2000 et l'ESIPE-Créteil sur le suivi des contrats et des apprentis
• Gestion des stages et contrat de professionnalisation
Activités associées
Compétences requises
Savoirs sur l'environnement professionnel
• Connaitre le fonctionnement de l'université : ses statuts, ses missions, son fonctionnement
• Connaitre les techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Maîtriser l'offre de formation de l'ESIPE-Créteil
Savoir-faire opérationnels
• Connaitre les applications dévolues à la gestion de l'étudiant (Apogée, e-candidat, campus France, Ypareo)
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports,…), les reproduire et les diffuser
• Assurer le classement et l'archivage, tenir à jour le dossier des étudiants dans APOGEE et Ypareo
• Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures
• Gérer la confidentialité des informations et des données
• Utiliser les modes de communication écrites ou orales
• Maîtriser les outils bureautiques courants (Pack Office)
• Prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres
• Planifier les activités
• Avoir le sens du travail en équipe
• Rendre compte
• Connaitre les techniques et règles de classement et d'archivage
Savoir être
• Obligation de ponctualité et de courtoisie
• Sens du service public et qualités relationnelles
• Savoir être rigoureux, méthodique et disponible dans les moments de pic d'activité
• Savoir écouter son interlocuteur, analyser sa demande, y répondre de manière appropriée
• Savoir gérer le stress, les tensions et les conflits dans les périodes d'activité intense
• Savoir transmettre son savoir-faire, former ses collaborateurs et les mobiliser sur des priorités
Informations complémentaires
Formation et expérience professionnelle souhaitables :
• Expérience en scolarité.
Environnement professionnel et conditions d'exercice :
• Variation de la charge de travail au cours de l'année
• Contraintes liées au respect du calendrier universitaire
• Présence impérative en période d'inscription (juillet, septembre, octobre) et de rentrée
• Prévoir mobilité hebdomadaire sur plusieurs sites (Créteil et Vitry sur Seine)
Poste ouvert :
• Aux agents titulaires de la Fonction publique de catégorie C par voie de mutation ou détachement
• ou aux agents contractuels : CDD 12 mois, avec possibilité de renouvellement (rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de
recherche et formation, soit à partir de 1250 € net/mensuel)
• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : [email protected]
Contact
Direction des Ressources Humaines
[email protected]
mise à jour le 13 octobre 2016
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