fin 08 dépenses de voyage, de repas et de représentation / travel

NUMÉRO / NUMBER:
FIN 08
SUJET / SUBJECT:
POLITIQUES ET PROCÉDURES
ADMINISTRATIVES
ADMINISTRATIVE
POLICIES AND PROCEDURES
DÉPENSES DE VOYAGE, DE REPAS ET DE
REPRÉSENTATION /
TRAVEL, MEAL AND HOSPITALITY EXPENSES
EN VIGUEUR LE / EFFECTIVE DATE
DERNIÈRE RÉVISION / LAST REVISION
2010-04
2010-05
SERVICE RESPONSABLE/ DEPARTMENT RESPONSIBLE
FINANCES/ FINANCE
EN VIGUEUR À / APPLIES TO
HÉB/ÉBH, HSV/SVH, RÉB/ÉBR, RSL/SLR,
MÉDECINE FAMILIALE/ FAMILY MEDICINE,
IRÉB/EBRI, FONDATION/FOUNDATION,
SCGPO/GPCSO, BRUYÈRE ACADEMIC
MEDICAL ORGANIZATION
Cette politique s’applique au personnel de l’HÉB, de
l’HSV, de la RÉB, de la RSL, de la Fondation, des
SCGPO, de « Bruyère Academic Medical
Organization» ainsi qu’au personnel d’autres entités
pour lesquelles Soins continus Bruyère agit à titre
d’agent payeur, ci-après appelé « personnel » dans la
présente politique.
This policy applies to staff of ÉBH, SVH, ÉBR, SLR,
Family Medicine, EBRI, the Foundation, GPCSO,
Bruyère Academic Medical Organization, as well as
staff of other related entities to which Bruyère
Continuing Care acts as the paymaster, referred to in
this policy as “staff.”
Toute référence aux « activités » ne s’applique qu’aux All reference to “business” applies only to Bruyère
Continuing Care business.
activités de Soins continus Bruyère.
1.0 POLITIQUE
1.0 POLICY
1.1 Afin de rembourser les dépenses de manière
juste et raisonnable, les dépenses de voyage, de
repas et de représentation seront remboursées
selon les principes suivants.
1.1 In order to manage the reimbursement of
expenses in a fair and reasonable manner,
travel, meal and hospitality expenses will be
reimbursed based on the following principles.
1.2 Les dépenses doivent :
1.2 Expenses must:
 être reliées au travail;
 be work-related;
 respecter les valeurs de Soins continus Bruyère
 respect the values of Bruyère Continuing
en étant modestes et appropriées;
Care by being modest and appropriate; and
 concilier l’économie, la santé, la sécurité et
 strike a balance between economy, health
l’efficience des opérations.
and safety, and efficiency of operations.
1.3 Les dépenses de nature personnelle ne seront
pas remboursées, y compris, sans s’y limiter, les
dépenses pour :
 les loisirs (p. ex. location de vidéos, mini-bar,
etc.);
 les effets personnels;
 les contraventions pour des infractions à la
circulation et au stationnement;
 les activités sociales qui ne constituent pas une
marque de représentation décrite ci-dessous;
 les boissons alcoolisées, à moins qu’elles
fassent partie des marques de représentation
décrites ci-dessous;
Approuvé par /Approved by:
1.3 Expenses of a personal nature will not be
reimbursed, including but not limited to
expenses for:
 recreational purposes (e.g., video rentals,
mini-bars, etc.);
 personal items;
 fines for traffic and parking violations;


social events that do not constitute
hospitality as described below;
alcoholic drinks, unless part of hospitality as
described below; and
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
les amis et les proches, à moins qu’elles ne
fassent partie des marques de représentation
décrites ci-dessous.

friends or family members, unless part of
hospitality as described below.
1.4 Toutes les demandes doivent être faites au
moment opportun (au moins tous les 3 mois) et
doivent respecter les lignes directrices émise par
le Service des finances à la fin de l’exercice.
Toutes les demandes doivent être accompagnées
des reçus originaux détaillés (pas des
photocopies) à moins d’indication contraire cidessous. Les bordereaux de cartes de crédit sont
insuffisants pour justifier une demande de
remboursement.
1.4 All claims must be made on a timely basis (at
least every 3 months), adhering to guidelines
issued at year end by the Finance department.
Original itemized receipts (not photocopies)
must be submitted with all claims unless
otherwise indicated below. Credit card slips by
themselves are insufficient to support a claim for
reimbursement.
1.5 S’il y a lieu, on récupérera les versements
excédentaires (les montants remboursés ou
payés qui ne sont pas conformes à la présente
politique) du demandeur.
1.5 Overpayments (amounts reimbursed or paid that
are not in accordance with this policy), will be
recovered from the claimant when applicable.
1.6 Il incombe aux demandeurs de se conformer à la 1.6 Claimants are responsible to comply with this
policy, and to seek clarification from their
présente politique et d’obtenir des clarifications de
managers as needed. Managers who approve
leurs gestionnaires au besoin. Les gestionnaires
reimbursement claims are responsible for
qui approuvent les demandes de remboursement
monitoring and ensuring compliance, and for
doivent en assurer la conformité et prendre les
taking appropriate corrective action as necessary.
mesures correctives appropriées, le cas échéant.
1.7 Soins continus Bruyère n’a aucune obligation de
rembourser les dépenses qui ne sont pas
conformes aux dispositions de cette politique.
1.7 Bruyère Continuing Care assumes no obligation
to reimburse expenses that are not in
compliance with the provisions of this policy.
2.0 EXCEPTIONS
2.0 EXCEPTIONS
2.1 Les réclammation ne devraient pas être refusées
uniquement parce qu’elles ont découlé d’erreurs
ou d’interprétations fautives des exigences de la
présente politique. La décision d’approuver une
réclamation ou d’exiger un repaiement doit être
examinée au cas par cas.
2.1 Requests for reimbursement should not be
rejected solely because they arose from
mistakes or misinterpretations of the
requirements of this policy. Decisions whether to
approve reimbursement or to require repayment
must be reviewed on a case-by-case basis.
2.2 Les principes guidant les exceptions
comprennent :
 la confiance – exercer un pouvoir
discrétionnaire et faire preuve de latitude pour
agir de manière juste et raisonnable;
 la souplesse – accommoder la personne et
répondre à ses besoins et à ses intérêts;
 la gérance – veiller à l‘application cohérente,
juste et équitable de la présente politique en
tenant compte des circonstances tout en
maintenant le partage de la responsabilité pour
l’utilisation prudente des ressources publiques.
2.2 Principles to guide exceptions include:

trust – use discretion and latitude to act in a
fair and reasonable manner;

flexibility – accommodate, respond to
persons’ needs and interests;
stewardship - ensure consistent, fair and
equitable application of this policy, giving
consideration to all circumstances while
maintaining the shared responsibility for
wise and prudent use of public resources.

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2.3 Si un gestionnaire exerce un pouvoir
discrétionnaire lorsqu’il fait une exception, les
motifs de celle-ci doivent être documentés et
accompagner la demande aux fins de vérification.
2.3 Where a manager exercises discretion in
making an exception, the rationale for the
exception must be documented and accompany
the claim for audit purposes.
3.0 VOYAGES
3.0 TRAVEL
3.1 Un voyage d’affaire doit recevoir l’approbation
préalable de la personne d’autorité concernée.
3.1 Prior approval by the appropriate authority is
required for all business travel.
3.2 La méthode privilégiée de transport local à l’aide
d’un véhicule personnel est le remboursement au
kilomètre à un taux déterminé par le Service des
finances. Les frais de stationnement sont
également remboursés, s’il y a lieu (voir la
page des finances dans l’InfoNet pour le taux
courant).
3.2 The preferred method of local travel is through
the reimbursement of usage of a personal
vehicle on a per kilometre basis, at a rate
determined by Finance department, plus parking
expenses, if applicable. (See Finance page on
InfoNet for current rate.)
3.3 Les réclamations sont soumises à l’aide du
formulaire Demande pour assister (noA115006).
Pour les réclamations multiples remplir les
formulaires Repérage pour déplacement local
(noA115007) et Demande de remboursement
(noA115001).
3.3 Claims are submitted on a Request to Attend
Form (noA115006). Multiple local travel claims
are submitted using a Local Travel Tracking
Form (noA115007) and a Payment Requisition
Form (noA115001).
3.4 Le taxi n’est utilisé que dans des circonstances
exceptionnelles, sur approbation du gestionnaire.
Il est possible d’obtenir des bons de taxi aux
Télécommunications.
(RSL : au bureau de la coordonnatrice des
services administratifs ou celui des surveillantes).
3.4 Taxis should be used by exception, as approved
by the manager. Taxi vouchers may be obtained
from Telecommunications .
3.5 Le covoiturage entre nos sites sera disponible
dans InfoNet; des collègues peuvent offrir leurs
services de covoiturage à chacun de nos sites
(se référer à la page du Service des finances
dans InfoNet pour les détails).
3.5 An inter-facility travel option will be made
available on InfoNet where co-workers can offer
transportation choices in a general car pool to
any of our sites (refer to Finance page on
InfoNet for details).
3.6 L’employé qui voyage par affaire peut participer à
un programme de fidélisation (p. ex. programme
pour les grands voyageurs), à condition qu’il
choisisse le moyen de transport le plus rentable.
3.6 Staff travelling on business may participate in
loyalty programs (e.g., frequent flyer programs),
provided that they select the most cost-effective
mode of travel.
3.7 L’employé qui ne peut utiliser une carte de crédit
personnelle peut exceptionnellement recevoir une
avance de voyage.
3.7 Individuals who cannot obtain or use a personal
credit card may, under exceptional
circumstances, be issued a travel advance.
(SLR: in the office of the Administrative Services
Coordinator or of the supervisor).
3.8 On doit déterminer le nombre de membres de la
3.8 In determining the number of senior staff
direction qui voyagent ensemble dans le même
traveling together in the same plane, train or
moyen de transport en tenant compte des besoins
automobile, consideration should be given to
en matière de continuité pour réduire le risque de
continuity needs to reduce the risk of disruption
perturbation aux opérations de Soins continus
to Bruyère Continuing Care.
Bruyère.
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4.0 PARTICIPATION À UNE CONFÉRENCE, À UN
COURS, ETC.
4.0 ATTENDANCE AT CONFERENCES,
COURSES, ETC.
4.1 Staff are reimbursed for pre-authorized travel
4.1 Un employé est remboursés pour les dépenses
and education expenses incurred while
préautorisées de voyage et de formation
attending conferences, courses, conventions,
encourues pour sa participation à une conférence,
etc., locally and out-of-town. Expenses incurred
à un cours, à un congrès, etc., tant dans la région
must be reasonable, and must be Bruyère
qu’à l’extérieur de celle-ci. Les dépenses
Continuing Care work-related. Advantage should
encourues doivent être raisonnables et reliées
aux fonctions assumées à Bruyère. L’employé
be taken of early registration reductions (i.e.,
devrait tirer profit de l’inscription hâtive à tarif
discounted rates) and of discounted rates for
préférentiel et des rabais pour les voyages et
travel and accommodation.
l’hébergement.
4.2 Une réclamation est soumise sur le formulaire
Demande pour assister, rempli par le superviseur
immédiat ainsi que le vice-président, de même
qu’un formulaire de Demande de remboursement.
4.2 Claims are submitted on a completed Request
to Attend form signed by both the immediate
supervisor and Vice-President, along with a
Payment Requisition form.
4.3 Les frais associés aux déplacements, à
4.3 Travel arrangements, registration and
l’inscription et à l’hébergement doivent être
accommodation cost should be pre-paid, prior to
prépayés avant l’activité. L’organisation des
the event. Travel arrangements should be made
déplacements et de l’hébergement devrait être fait
online for both travel and accommodation to
en ligne afin d’avoir le meilleur taux possible et de
ensure the best rate, and to reduce any
réduire les frais d’administration. L’organisation
administration fees. Travel arrangements should
des déplacements doit seulement se faire par
only be made through the designated travel
l’entremise de l’agence de voyage désignée et les
agency and charged to the Bruyère Continuing
frais portés au compte de Soins continus Bruyère
Care account in exceptional circumstances
dans des circonstances exceptionnelles (consulter
(refer to the Finance page on InfoNet for
la page des Finances dans InfoNet pour
additional details).
information supplémentaire).
5.0 TRANSPORT ROUTIER
5.0 ROAD TRANSPORTATION
5.1 Lorsque le transport routier est le moyen de
déplacement le plus pratique et économique, la
décision d’utiliser un véhicule de location ou un
véhicule personnel doit être prise en fonction du
véhicule le plus économique. Si la distance totale
parcourue en une journée dépasse 200
kilomètres, l‘employé devrait louer une voiture au
lieu d’utiliser son véhicule personnel. La location
est refusée si l‘employés se déplace dans la
région.
5.1 When road transportation is the most practical
and economical way to travel, the decision as to
whether to use a rental or a personal vehicle
should be made based on which is more
economical. Staff are strongly encouraged to
use rental cars instead of their own vehicles
when the total distance to be driven in one day
exceeds 200 kilometres. Car rental is not
acceptable for local travel.
5.2 La taille d’une voiture de location doit être la plus
économique et la plus pratique en tenant compte
du nombre de passagers. Les exceptions doivent
être documentées et approuvées par la personne
d’autorité concernée. La location d’auto de luxe
ou de sport est interdite.
5.2 The size of a rental car must be the most
economical and practical required considering
the number of occupants. Exceptions must be
documented and approved by the appropriate
authority. Luxury and sports car rentals are
prohibited.
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5.3 Lors des voyages d’affaires, les péages aux
ponts, aux traversiers et aux autoroutes, ainsi que
les frais de stationnement, sont remboursés. On
doit obtenir des reçus et les soumettre lorsque
possible.
5.3 Bridge, ferry and highway tolls and necessary
parking fees paid while driving on business will
be reimbursed. Receipts must be obtained and
submitted when practicable.
5.4 Les voyages en train (classe économique) ou en
avion (classe économique) sont permis s’il s’agit
du moyen de transport le plus pratique et
économique.
5.4 Travel by rail (coach class) or by air (economy
class) is permitted when this is the most
practical and economical way to travel.
5.5 Dans la mesure du possible, on devrait utiliser les
transports en commun et les navettes des hôtels.
5.5 Whenever practical, local public transportation
and hotel shuttles should be used.
6.0 ASSURANCE ACCIDENT DE VOYAGE
6.0 TRAVEL ACCIDENT INSURANCE
6.1 Les employés ont une assurance de base en cas
de blessures accidentelles ou de décès et pour le
remboursement des frais médicaux d’urgence.
L’employé peut prendre une police d’assurance
supplémentaire à ses frais.
6.1 Staff have basic insurance for accidental injury
or death, and reimbursement of emergency
medical expenses. Extra insurance may be
arranged at the staff member’s expense.
6.2 Si le propriétaire du véhicule l’utilise pour affaire, il 6.2 Personal vehicles used on business must be
insured at the vehicle owner’s expense for
doit l’assurer à ses frais. La couverture devrait
personal motor vehicle liability. Coverage should
être équivalente ou supérieure à la couverture
be equal to or greater than the minimum liability
minimale spécifiée dans la Loi sur les assurances.
specified in the Insurance Act. Drivers must
Le chauffeur doit déterminer lui-même si la
satisfy themselves whether their motor vehicle
couverture pour son véhicule devrait inclure
insurance coverage should include business use
l’utilisation du véhicule pour affaire. Soins
of their vehicles. Bruyère Continuing Care will
continus Bruyère ne rembourse pas le coût de la
not reimburse cost of business use coverage or
couverture pour affaire, de la garantie collision ou
collision and liability coverage as this cost is
de l’assurance-responsabilité, puisque ce coût est
already factored in the kilometre rate
déjà compris dans le remboursement du
reimbursement.
kilométrage.
6.3 Soins continus Bruyère n’assume aucune autre
responsabilité financière pour le véhicule d’un
employé autre que de payer le kilométrage
lorsqu’il l’utilise pour un voyage d’affaire. Bruyère
n’est également pas responsable de rembourser
les montants déductibles relatifs à la couverture
d’assurance. On ne peut faire des demandes à
Soins continus Bruyère pour des dommages
résultant d’une collision.
6.3 Bruyère Continuing Care assumes no financial
responsibility for privately owned vehicles other
than paying the kilometre rate when used for
business, nor are we responsible for reimbursing
deductible amounts related to insurance
coverage. Claims cannot be made to Bruyère
Continuing Care for damages as a result of a
collision.
7.0 HÉBERGEMENT
7.0 ACCOMMODATION
7.1 Le remboursement pour l’hébergement dans la
Ville d’Ottawa n’est pas autorisé. On peut
l’autoriser exceptionnellement ou en situation
d’urgence dans laquelle l’employé doit rester près
de son lieu de travail pour une période dépassant
largement ses heures normales de travail.
7.1 Reimbursement for overnight accommodation
within the City of Ottawa will not normally be
authorized. Exceptional or emergency situations
that require staff to remain close to their work for
periods long in excess of normal working hours
may be considered.
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7.2 On rembourse l’hébergement pour une personne
dans une chambre standard. On ne rembourse
pas le coût d’une suite, d’un étage de luxe ou des
services de concierge.
7.2 Reimbursement will be made for single
accommodation in a standard room. No
reimbursement will be made for suites,
executive floors, or concierge levels.
7.3 Private stays with family or friends are
7.3 Lorsque l’employé voyage à l’extérieur de la ville
encouraged when traveling out of town on
par affaire, on l‘encourage à rester chez sa famille
business (refer to Finance page on InfoNet for
ou ses amis (consulter la page des finances dans
details).
InfoNet pour plus d’information).
7.4 Pour un séjour prolongé à un endroit, on doit
prendre les dispositions nécessaires pour un
hébergement à long terme sur approbation du
supérieur immédiat afin de prendre avantage du
tarif hebdomadaire ou mensuel moins élevé,
incluant la location d’un appartement.
7.4 For extended stays at one location, long-term
accommodation must be arranged on the
approval of an immediate supervisor, to take
advantage of lower weekly or monthly rates.
This may include the rental of a housekeeping
facility.
7.5 Les pourboires raisonnables pour les repas, les
chasseurs, le service aux chambres et les taxis
sont remboursés. Si les pourboires ont été payés
comptant, il n’est pas nécessaire de fournir un
reçu avec la réclamation.
7.5 Reasonable gratuities for meals, bellhop, hotel
room services, and taxis will be reimbursed.
Receipts are not necessary to support
reimbursement of these expenses if made in
cash.
7.6 L’employé qui séjourne à l‘extérieur de la ville
pour 5 jours consécutifs ou plus est remboursé
pour les frais raisonnables de buanderie et de
nettoyage à sec requis dans l’exercice de ses
fonctions, sur présentation des reçus.
7.6 Individuals who are away from home for 5 or
more consecutive days shall be reimbursed for
reasonable expenses for laundry, dry cleaning
and valet services required as a result of
conducting business, based on receipts.
7.7 Pour chaque jour de voyage, les frais
raisonnables liés aux appels personnels à
domicile sont remboursés. Si possible, on devrait
utiliser la méthode la plus économique, soit le
téléphone cellulaire de Soins continus Bruyère ou
une carte d’appel, afin de minimiser les coûts.
7.7 Reimbursement will be made for reasonable
cost for necessary personal calls home for each
night away. Wherever possible, the most cost
effective method should be used, whether
Bruyère Continuing Care cell phones or calling
cards, in order to minimize costs.
7.8 En voyage d’affaire, les dépenses
supplémentaires non couvertes suivantes sont
remboursées, soit les appels téléphoniques pour
le travail, l’utilisation du téléphone dans le train et
l’avion, les frais d’accès à un ordinateur, les
photocopies et le traitement de texte, les
télécopies, la connexion Internet, la location et le
transport des fournitures de bureau requises, à
conditions qu’elles soient faites dans l’exercice
des fonctions de l’employé. L‘employé devrait se
servir de la méthode la moins chère pour obtenir
un accès à l’Internet.
7.8 While travelling on business, additional business
expenses not otherwise covered will be
reimbursed, such as business calls, air/rail
phones, computer access charges,
photocopying, word processing services,
facsimile transmissions, internet connections,
rental and transportation of necessary office
equipment, provided the charges are incurred to
conduct business. Staff should use the least
expensive means of obtaining internet access
while traveling.
8.0 REPAS
8.0 MEALS
8.1 On rembourse les dépenses raisonnables et
appropriées de repas, sur approbation du
8.1 The cost of reasonable and appropriate meal
expenses will be reimbursed, subject to approval
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supérieur immédiat, si elles sont faites lorsque le
demandeur doit travailler pendant les heures
normales de repas, ou si, pendant les heures
normales de repas, le demandeur n’est pas à son
site principal en raison de son travail.
8.2 Des reçus originaux détaillés doivent être fournis
avec les réclamations pour les dépenses de
repas, y compris les taxes et les pourboires.
by the claimant’s manager, if the expenditure is
incurred when the claimant is required to work
during or through normal meal periods, or when,
during a normal meal period, the claimant is away
from his or her main work site on business.
8.2 Original, itemized receipts must be provided with
claims for reimbursement of actual meal
expenses including taxes and gratuities.
8.3 Le remboursement des dépenses de repas n’inclu 8.3 Reimbursement of meal costs will not include
the reimbursement for any alcoholic beverages.
pas celui des boissons alcoolisées.
9.0 DÉPENSES DE REPRÉSENTATION
9.0 HOSPITALITY EXPENSES
9.1 La représentation (offrir de la nourriture, des
boissons, de l’hébergement, du transport ou
d’autres commodités aux personnes autres que
les employés de Soins continus Bruyère) doit être
offerte de manière économique, cohérente et
appropriée lorsqu’elle facilite les affaires ou est
offerte par courtoisie.
9.1 Hospitality (the provision of food, beverages,
accommodation, transportation or other
amenities to persons other than staff at Bruyère
Continuing Care) should be extended in an
economical, consistent, and appropriate manner
when it will facilitate business or is considered
desirable as a matter of courtesy.
9.2 Les marques de représentation peuvent être
offertes au nom de Soins continus Bruyère :
 lorsque les représentants du gouvernement,
du secteur public ou privé, des groupes de
défense de l’intérêt public ou des syndicats
participent à des discussions portant sur des
questions officielles;
 lorsqu’on représente Soins continus Bruyère
auprès d’organismes nationaux ou
internationaux et d’organismes sans but
lucratif;
 lorsqu’on parraine une conférence officielle
pour des représentants d’autres hôpitaux ou
d’autres groupes d’entreprises ou syndicats;
 lorsqu’on rend hommage à des personnes en
reconnaissance des services exceptionnels
qu’elles ont offerts à Soins continus Bruyère;
 lorsqu’on organise une cérémonie à laquelle
participent des représentants du
gouvernement ou des officiels du secteur de
la santé.
9.2 Hospitality may be extended on behalf of
Bruyère Continuing Care when:
 engaging representatives of governments,
the broader public sector, industry, public
interest groups or unions in discussions on
official matters;
9.3 Un employé doit se servir des installations de
Soins continus Bruyère lorsqu’elles conviennent
et sont disponibles. Un événement tenu dans une
résidence privée ou dans un lieu moins officiels
ou récréatif doit d’abord être approuvé par le
vice-président concerné.
9.3 Staff must use Bruyère Continuing Care facilities
when these are appropriate and available.
Hospitality in private residences or less formal or
recreational settings must have the prior
approval of the respective Vice-President.




providing national or international
organizations and charitable organizations
with an understanding and appreciation of
Bruyère Continuing Care;
sponsoring formal conferences for
representatives of other hospitals or for
business or labour groups;
honouring distinguished persons in
recognition of exceptional service to Bruyère
Continuing Care;
conducting prestigious ceremonies that are
attended by government, distinguished
persons from the health sector, or both.
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9.4 Le coût d’un événement devrait être réduit au
minimum, mais devrait refléter :
 le statut des invités;
 le nombre de participants;
 le travail à accomplir.
9.4 Functions should minimize costs but be
consistent with:
 the status of the guest(s);
 the number of persons attending; and
 the business purpose to be achieved.
9.5 L‘hôte doit s’assurer que les dépenses liées aux
marques de représentation soient consignées et
que les dossiers contiennent les renseignements
pour chaque événement, dont :
 les circonstances, y compris les permissions
spéciales requises;
 le type d’événement (déjeuner, dîner, souper,
réception, rafraîchissements, etc.);
 les coûts appuyés par des reçus détaillés;
 le nom et le lieu de l’établissement (hôpital ou
autre);
 le nombre de participants, classés par
catégorie (p. ex. invités, représentants
gouvernementaux);
 le nom, le titre et le nom de l’entreprise des
personnes recevant les marques de
représentation;
 l‘approbation des personnes concernées.
9.5 Hosts must ensure that hospitality expenses are
recorded, and that records contain information
for each function including the:
10.0 RESPONSABIILITÉS
10.0 RESPONSIBILITIES





circumstances, including any requiring
special authority;
form of hospitality (breakfast, lunch, dinner,
reception, refreshments, etc.);
cost supported by itemized receipts;
name and location of the establishment
(hospital facility or other);
number of attendees, listed by category
(e.g., guests, government persons);

names of individuals entertained, their titles
and company name;

approvals by appropriate individuals.
10.1 Claimants must :
10.1 Le demandeur doit :
 consider alternatives to travel such as
 considérer des solutions de rechange aux
teleconferencing and videoconferencing;
voyages telles que la téléconférence et la
vidéoconférence;
 faire approuver son voyage par la personne
 obtain approval from appropriate authority
concernée;
for travel;
 obtenir une autorisation écrite à l’avance à
 obtain written authorization in advance,
l’aide du formulaire de demande de voyage
using the appropriate travel request form
(les demandes de voyage après le fait ne
(authorization for travel after the fact will
sont accordées qu‘exceptionnellement);
only be granted exceptionally);
 utiliser des fournisseurs de services désignés,
 use designated service providers, including
y compris une agence de voyage et les outils
travel agent and any accompanying online
de réservation en ligne, les répertoires d’hôtels
booking tools, accommodation directory and
et les programmes de location de voiture;
rental car program;
 fournir à l’agent de voyage désigné les besoins
 provide the designated travel agent with
en matière de voyage en temps opportun;
timely notification of travel requirements;
 demander le tarif le moins élevé;
request the lowest fare practicable;
 fournir un itinéraire à son superviseur et
 supply an itinerary to and notify their
l‘aviser de tout changement afin qu’on puisse
supervisors of any changes so that they
communiquer avec lui en cas d’urgence;
may be contacted in an emergency;
 obtenir un passeport et un visa, et, au besoin,
 secure passports and visas, and obtain
les vaccins et les médicaments recommandés
required/ recommended immunizations or
avant son départ;
medications before travelling if necessary;
 soumettre sa réclamation en temps opportun;
 submit all expense claims on a timely basis;
 déclarer tous les avantages imposables à
report any taxable benefits to Canada
l’Agence du revenu du Canada;
Revenue Agency;
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

se familiariser avec les dispositions de la
présente politique et y adhérer;
suivre les règlements applicables concernant
les conflits d’intérêts.
Lorsqu’il soumet une réclamation, le demandeur doit :
 vérifier les dépenses de voyage et celles liées
à l’exercice de ses fonctions;
 fournir l’explications (ou une preuve
d’approbation préalable d’une personne
d’autorité) pour des dépenses inhabituelles et
à la soumission d’une demande pour une
autre personne;
 fournir les reçus originaux détaillés, y compris
la description des dépenses pour lesquelles
un remboursement est demandé;
 noter toutes les dépenses remboursées par
un autre organisme.


become familiar with, and adhere to, the
provisions of this policy; and
follow applicable conflict of interest rules
and/or regulations.
When submitting expense claims:
 verify the travel and other business-related
expenses;
 provide explanations (or proof of prior
approval from an appropriate authority) for
unusual expenses and when claiming for
another individual;

provide original itemized receipts including
descriptions of expenses claimed;

note any expenses that are reimbursable by
another authority.
10.2 La personne autorisée à approuver une
10.2 Those authorized to approve expense claims
réclamation (en vertu de la politique FIN 01
(as per policy FIN 01 Purchasing: Equipment,
Achats : équipement, fournitures et services) doit :
Supplies and Services) must:
 déterminer et autoriser les voyages d’affaires,
 determine and authorize when business
au besoin;
travel is necessary;
 s’assurer que les dispositions relatives aux
 ensure that expenses and travel
dépenses et aux voyages respectent les
arrangements are consistent with the
principes de la présente politique et d’autres
principles of this and other Bruyère
politiques de Soins continus Bruyère (qu’elles
Continuing Care policies (be work-related,
soient reliées au travail, modestes et
modest and appropriate, and strike a
appropriées et concilient l’économie, la santé
balance of economy, health and safety, and
et la sécurité et l'efficience des opérations);
efficiency of operations);
 s’assurer que les modalités du voyage
 ensure that travel arrangements
répondent aux besoins et aux intérêts de la
accommodate the individual’s needs and
personne et aux besoins opérationnels de
interests, and Bruyère Continuing Care
Soins continus Bruyère;
operational requirements;
 s’assurer que les dépenses ont été faites
 ensure that expenses were necessarily
dans le cadre de l’exercice des fonctions et
incurred in the performance of work related
que toutes dépenses inhabituelles soient
business and that any unusual items are
expliquées ou qu’on fournisse la preuve d’une
explained or proof given of prior approval;
approbation préalable;
 s’assurer que les reçus appropriés soient
 ensure that appropriate receipts are
fournis pour appuyer les demandes de
provided to support expense claims, and
remboursement et, s’il y a lieu, que la
that claims documentation are stored for
documentation se rattachant aux demandes
access as necessary;
soit conservée aux fins d’accès;
 effectuer des vérifications ponctuelles afin
 conduct regular spot checks to ensure
d’assurer que les demandes respectent les
claims comply with the requirements of this
exigences de la présente politique;
policy;
 s’assurer que les employés sont informés des
 ensure that staff are aware of all conflict of
règlements concernant les conflits d’intérêts.
interest rules and/or regulations.
En cas de doute, la version anglaise de la présente
politique a préséance sur la version française.
In case of doubt, the English version of this policy
takes precedence over the French.
p 9 de/of 9
NUMÉRO / NUMBER
DERNIÈRE RÉVISION / LAST REVISION
FIN 08
2010-05
p 10 de/of 9