1 Cahier des charges Location et gestion d`une - e

Cahier des charges
Location et gestion d’une flotte de véhicules de direction
Pouvoir adjudicateur
Agence Bruxelloise pour l’Entreprise A.S.B.L.
agissant sous la dénomination commerciale
« impulse.brussels »
Objet
Marché public de fourniture
Procédure
Appel d’offres ouvert
Date ultime de remise des offres
14 juillet 2016
1
Table des matières
I. Généralités............................................................................................................................................ 5
1.
Pouvoir adjudicateur et fonctionnaire dirigeant ................................................................................ 5
2.
Ouverture des offres........................................................................................................................ 5
3.
Objet du marché .............................................................................................................................. 5
4.
Principe du marché ......................................................................................................................... 5
5.
Définitions........................................................................................................................................ 6
6.
Questions et demandes d’information ............................................................................................. 8
7.
Langues et correspondance ............................................................................................................ 8
8.
Documents du marché .................................................................................................................... 8
II. Dispositions administratives ............................................................................................................... 10
9.
Législations et réglementations applicables .................................................................................. 10
10.
Mode de passation du marché ................................................................................................... 10
11.
Détermination, composantes, révision et vérification du prix ...................................................... 11
12.
Modalités d’introduction des offres et délai d’engagement ......................................................... 12
13.
Droits d’accès et sélection qualitative ........................................................................................ 14
14.
Attribution du marché ................................................................................................................. 17
15.
Conclusion du marché ............................................................................................................... 18
16.
Abandon du marché ................................................................................................................... 19
17.
Instance de recours.................................................................................................................... 19
18.
Droit d’exclusivité ....................................................................................................................... 19
19.
Sous-traitance ............................................................................................................................ 19
20.
Confidentialité ............................................................................................................................ 19
21.
Cautionnement ........................................................................................................................... 20
22.
Cession du marché .................................................................................................................... 20
III. Modalités d’exécution du contrat ....................................................................................................... 21
23.
Modalités de commande des véhicules ..................................................................................... 21
24.
Modalités de livraison des véhicules et début de la location ...................................................... 21
25.
Délai de livraison ........................................................................................................................ 21
26.
Modalités de facturation et de paiement .................................................................................... 21
27.
Responsabilité contractuelle de l’adjudicataire et assurances ................................................... 22
28.
Droit applicable et compétence juridictionnelle .......................................................................... 22
IV. Dispositions techniques ................................................................................................................... 23
29.
Contexte et conditions d’utilisation des véhicules ...................................................................... 23
30.
Types de véhicules admis .......................................................................................................... 23
2
31.
Durée du leasing ........................................................................................................................ 24
32.
Contenu des loyers .................................................................................................................... 24
33.
Adaptation/Révision des loyers .................................................................................................. 24
34.
Véhicule d’attente....................................................................................................................... 25
35.
Garanties ................................................................................................................................... 25
36.
Pneumatiques ............................................................................................................................ 25
37.
Equipements spécifiques ........................................................................................................... 25
38.
Maintenance et réparations ........................................................................................................ 26
39.
Véhicule de remplacement ......................................................................................................... 26
40.
Restitution des véhicules ........................................................................................................... 26
41.
Gestion administrative de la flotte / Plateforme Web .................................................................. 26
V. Inventaire à remplir ........................................................................................................................... 30
3
AVIS IMPORTANT :
Dérogations aux dispositions applicables de l’Arrêté Royal du 14 Janvier 2013 établissant les règles
générales d’exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics (ci-après les « RGE »).
Les clauses contractuelles du présent cahier des charges dérogent aux articles suivants des RGE :
Article 25 : absence de cautionnement, motivé par le fait que la constitution d’un cautionnement n’est pas
usuelle dans le secteur du leasing.
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I. Généralités
1.
Pouvoir adjudicateur et fonctionnaire dirigeant
Le pouvoir adjudicateur est l’A.S.B.L. Agence bruxelloise pour l’Entreprise - agissant sous la
dénomination commerciale « impulse.brussels » - et dont le siège social est établi Chaussée De Charleroi
110 à 1060 Bruxelles.
Le fonctionnaire dirigeant est Monsieur Bruno WATTENBERGH, directeur opérationnel.
impulse.brussels est l’un des principaux partenaires régionaux pour accompagner les entreprises
bruxelloises ; elle est financée par le Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale.
L’agence informe, guide et accompagne ces entreprises ou porteurs de projets toute une série de
domaines comme la création d'entreprise, le financement, l’innovation, l’urbanisme, l’environnement, le
partenariat international … via des newsletters, sites-portails, séminaires, missions à l’étranger, ou du
coaching individualisé. (Infos complètes sur le site corporate www.impulse.brussels ).
2. Ouverture des offres
La séance publique d’ouverture des offres aura lieu le 14 juillet à 14h par devant
Mme Catherine JANSEN, directrice des services corporate
Salle Englert au rez de chaussée
Chaussée De Charleroi 110
1060 Bruxelles
3. Objet du marché
Le marché est un marché mixte de fournitures et de services portant sur la gestion de la flotte et la mise
à disposition, sous forme de location à long terme, de véhicules de direction pour certains membres du
personnel du pouvoir adjudicateur (une douzaine de véhicules, nombre donné à titre estimatif).
Le marché est conclu sous la forme d’un accord cadre de 4 ans, de sorte que, pendant cette période, des
véhicules supplémentaires pourraient être commandés à l’adjudicataire.
Le marché porte également sur la gestion de la flotte de véhicules faisant l’objet du marché, en ce compris
notamment l’entretien et la carte essence.
Chaque véhicule devra présenter un écoscore d’au moins 72 (www.ecoscore.be).
4. Principe du marché
Le budget alloué à la location de chaque véhicule étant une donnée contractuelle fixe, définie dans les
contrats de travail des agents concernés, le prix n’est pas un critère d’attribution.
Les offres seront appréciées notamment sur un critère de diversité des modèles proposés.
5
Il est donc demandé de présenter un maximum de choix de modèles de véhicules pour chacune des 9
sous-catégories suivantes, sachant que, pour ces modèles offerts :

le budget doit s’entendre
o toutes taxes comprises (y compris la TVA) ;
o tous points décrits au chapitre 32 du présent cahier des charges compris ;
o hors carburant ;
o pour une durée de leasing de maximum 4 ans

les véhicules doivent être exclusivement alimentés à l’essence ou des véhicules hybrides non
rechargeables ;

les véhicules doivent obligatoirement prévoir un kit de téléphonie main libres et un navigateur
GPS intégré.
Catégorie budgétaire 845 €
TTC / mois
Catégorie budgétaire 1.100 €
TTC / mois
Catégorie budgétaire 2.000 €
TTC / mois
Sous-catégorie V1 :
Sous-catégorie V4 :
Sous-catégorie V7 :
Segment B / B+
Segment C / C+
Segment D
Sous-catégorie V2 :
Sous-catégorie V5 :
Sous-catégorie V8 :
Segment C / C+
Segment D
Segment SUV compacts
Sous-catégorie V3 :
Sous-catégorie V6 :
Sous-catégorie V9 :
Segment D
Segment SUV compacts
Segment SUV
L’attribution du marché se fera donc sur base d’un échantillon de véhicules fourni à titre exemplatif par le
soumissionnaire, dans le respect

du budget imposé par type de véhicule ;

et des contraintes environnementales (faisant référence à l’arrêté du Gouvernement de la
Région de Bruxelles-Capitale du 15 mai 2014 relatif à l'exemplarité des pouvoirs publics en
matière de transport et modifiant l'arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale
du 7 avril 2011 relatif aux plans de déplacements d'entreprises).
Les véhicules seront ensuite choisis et commandés individuellement dans le catalogue général de
l’adjudicataire sur base des critères budgétaires et environnementaux.
Les exemples donnés dans l’échantillon demandé dans ce cahier des charges le sont à titre purement
informatif et ne préjugent en rien des véhicules qui seront commandés par le pouvoir adjudicateur dans
le cadre de l’exécution de l’accord cadre.
5. Définitions
Le pouvoir adjudicateur
6
A.S.B.L. Agence bruxelloise pour l’Entreprise (agissant sous la dénomination commerciale
« impulse.brussels »)
Chaussée De Charleroi, 110 à 1060 Bruxelles
Le soumissionnaire
La personne physique ou morale ou le groupement de personnes ayant remis une offre sur la base du
présent cahier des charges.
L’adjudicataire
Le soumissionnaire auquel le Marché est attribué sur base du présent cahier spécial des charges et de
son offre.
L’offre
L'ensemble des documents constitué par le formulaire d'offre dûment complété par le soumissionnaire
et les annexes dont la production est exigée dans le présent cahier des charges.
Le contenu de son offre fera partie intégrante du contrat.
Du fait du dépôt de l’offre, le soumissionnaire reconnaît avoir obtenu tous les renseignements qu’il
désirait et avoir établi son offre en toute connaissance de cause, rien ne lui étant vague ou inconnu.
Modèle de véhicule
Un modèle de véhicule est un type de véhicule vendu sous une dénomination commerciale spécifique
par un fabriquant d’automobiles.
Ainsi, une différence dans la puissance du moteur, le carburant voire dans les packs d’options ne
constituent pas des modèles différents.
Par contre, sous le même nom commercial peuvent être vendus différents modèles, comme une version
berline, break ou décapotable, qui seront chacune considérée comme des modèles différents pour les
besoins du présent marché.
Segment de véhicule
Positionnement commercial du véhicule.
Pour les besoins du présent marché, les segments suivants seront considérés :

Segment B :
Citadines polyvalentes (ex. Audi A1, Citroën C3, Fiat Punto, Renault Clio, Peugeot 208, VW
Polo, Opel Corsa, Mini, etc.)

Segment B+ :
Petits monospaces (ex. Citroën C3 Picasso, Ford B-Max, Fiat 500L, Honda Jazz, etc.)

Segment C :
Compactes (ex. Alfa Romeo Giulietta, Audi A3, BMW Série 1, Hyundai I30, Lancia Delta,
Toyota Prius, Peugeot 308, Mazda 3, etc.)

Segment C+ :
Monospaces compacts (ex. BMW Série 2 Active Tourer, Ford C-Max, Mazda 5, Peugeot 5008,
Toyota Verso, VW Touran, etc.)
7

Segment D :
Autos familiales (ex. Audi A4, Audi A5, BMW séries 3 et 4, Citroën C5, Ford Mondeo, Hyundai
i40, Lexus IS, Mazda 6, Peugeot 408 et 508, Renault Fluance, Toyot Avensis, VW Passat,
Volvo V60, etc.)

Segment H1 :
Routières (ex. Audi A6 et A7, BWM Série 5, Mercedes Classe E, Volvo V70 ou S80, Honda
Legend, Jaguar XF, etc.)

Segment SUV compacts :
(ex. Audi Q3, BMW X1, Fiat 500X, Kia Sportage, Mercedes GLA, Nissan Qashqaï, Opel Mokka,
Mini Countryman, etc.)

Segment SUV :
(ex. Audi Q5, BMW X3 ou X5, Citroën DS6, Renault Koleos, Toyot Rav 4, Volvo XC 60, Jeep
Cherokee, Lexus NX, etc.)
6. Questions et demandes d’information
Toute demande d'information ou question relative au Marché et au présent cahier des charges qui le régit
sont à adresser à Madame Catherine Jansen, Directrice des services généraux.
Ces demandes et questions devront être introduites par courrier recommandé à l’adresse mentionnée au
chapitre 1. ci-dessus et par courrier électronique, dans un fichier « word » attaché, à l’adresse
impulse.brussels.
Les questions doivent parvenir au plus tard 7 jours ouvrables avant la date de remise des offres.
L'attention des soumissionnaires est attirée sur les dispositions de l'art 86 de l'arrêté royal du 15 juillet
2011 suivant lesquelles, si un soumissionnaire découvre dans les documents du marché des erreurs ou
des omissions telles qu'elles rendent impossible l'établissement de son prix ou la comparaison des offres,
il doit les signaler immédiatement par écrit au pouvoir adjudicateur (suivant les modalités décrites aux
alinéas ci-dessus), au plus tard 10 jours avant la date de la séance d'ouverture des offres.
Le pouvoir adjudicateur appréciera si l'importance des erreurs ou omissions justifie de reporter la séance
d'ouverture des offres et, s'il y a lieu, de procéder à la publication d'un avis rectificatif.
7. Langues et correspondance
La langue française ou néerlandaise sera utilisée conformément aux Lois sur l'emploi des langues en
matière administrative, à l'oral et à l'écrit, dans tous les documents, de quelque nature qu’ils soient, et
dans les rapports entre le pouvoir adjudicateur et les soumissionnaires (procédure de passation), ainsi
qu'avec l'adjudicataire du marché (pendant l'exécution du contrat), de même que dans tout différend,
litige, etc. relatif à la passation ou l’exécution du Marché.
8. Documents du marché
Par la remise de son Offre, le soumissionnaire :
8

Déclare avoir pris connaissance de l'ensemble des documents du marché, càd des avis de
marché publiés au Bulletin des Adjudications et au JOUE et du présent cahier des charges, ses
annexes et les documents auxquels il se réfère ;

Accepte toutes les conditions des documents du marché et renonce à ses conditions générales
de vente/services même lorsque celles-ci sont annexées à son offre ou figurent au verso des
documents de son offre. Toutes conditions générales jointes à l'offre seront écartées par le
pouvoir adjudicateur et réputées non écrites.
De manière générale, les documents du marché se complètent l'un l'autre. En cas de contradiction entre
les différents documents du marché et en particulier entre les différentes parties du cahier spécial des
charges, l'ordre de priorité est le suivant :

Les dispositions contractuelles (càd les dispositions applicables des RGE telles que
complétées, précisées ou modifiées par le présent cahier des charges) ;

Les clauses techniques du présent cahier des charges.
En cas de lacune ou imprécision ou en cas de contradiction, l'hypothèse ou l'interprétation la plus
favorable au pouvoir adjudicateur doit être retenue.
Toute lacune, imprécision ou contradiction décelée par les soumissionnaires dans les documents du
marché lors de la préparation de leur offre qui n'est pas dénoncée par les soumissionnaires dans le cadre
des questions/demandes de renseignement visées ci-avant au chapitre 6, le cas échéant au-delà du délai
de 10 jours, devra être signalée dans leur offre qui précisera l'hypothèse sur la base de laquelle elle se
fonde dans le respect de l'ordre de priorité et des règles d'interprétation précitées.
A défaut, ces lacunes, imprécisions ou contradictions seront levées par le pouvoir adjudicateur après la
conclusion du Marché, suivant les règles précitées (ordre de priorité ou hypothèse/interprétation la plus
favorable au pouvoir adjudicateur), sans pouvoir donner lieu à un quelconque dédommagement,
supplément de prix ou prolongation des délais d'exécution au bénéfice de l'Adjudicataire.
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II. Dispositions administratives
9.
Législations et réglementations applicables
La passation et l’exécution du Marché sont notamment soumises aux législations et réglementations
repris dans la liste non-exhaustive suivante.

Réglementation relative aux marchés publics

La loi du 15 juin 2006 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de
fournitures et de services, telle que modifiée ;

La loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l’information et aux voies de recours en
matière de marchés publics et de certains marché de travaux, de fournitures et de services,
telle que modifiée ;

L'arrêté royal du 15 juillet 2011 relatif à la passation de marchés publics dans les secteurs
classiques, tel que modifié ;

L'arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d'exécution des marchés
publics et des concessions de travaux publics, tel que modifié.

Réglementation relative au bien-être des travailleurs

La loi du 04 août 1996 relative au bien-être des travailleurs lors de l'exécution de leur travail,
telle que modifiée.

Réglementation sectorielle

L’arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 15 mai 2014 relatif à
l'exemplarité des pouvoirs publics en matière de transport et modifiant l'arrêté du
Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 7 avril 2011 relatif aux plans de
déplacements d'entreprises
Du fait de la remise de son offre, le soumissionnaire est réputé avoir accepté les termes et conditions du
présent cahier spécial des charges, avoir pris connaissance des documents dont question ci-dessus et
avoir obtenu tous les renseignements nécessaires à l’établissement de son offre.
En aucun cas, les dispositions générales des soumissionnaires ne sont applicables au présent marché.
Le pouvoir adjudicateur ne peut être tenu à d’autres obligations ou garanties que celles décrites dans le
présent cahier spécial des charges.
Le soumissionnaire est tenu de respecter et de faire respecter par toute personne agissant en qualité de
sous-traitant, à quelque stade que ce soit et par toute personne mettant du personnel à disposition :

les dispositions légales réglementaires ou conventionnelles en matière de sécurité et d’hygiène
en ce qui concerne les conditions générales de travail ;

les dispositions légales réglementaires ou conventionnelles en matière fiscale et de sécurité
sociale.
10. Mode de passation du marché
Le marché est passé par appel d’offres ouvert soumis à la publicité européenne.
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Le pouvoir adjudicateur vérifie d'abord, sur la base des documents joints aux offres déposées, que le
soumissionnaire satisfait aux exigences de sélection qualitative (voir chapitre 13 ci-après). Seules les
offres des soumissionnaires qui satisfont à ces exigences sont prises en considération et analysées.
L'analyse des offres comporte d'abord l'examen de leur régularité (formelle et matérielle) et ensuite, leur
analyse et comparaison au regard des critères d'attribution pour déterminer celle qui est économiquement
la plus avantageuse.
Aucune négociation n’est autorisée.
Le pouvoir adjudicateur ne peut prendre contact avec les soumissionnaires que dans les cas prévus par
l’Arrêté Royal du 15 juillet 2011, et selon les modalités prévues au chapitre 6. du présent cahier des
charges. Ces contacts ne peuvent jamais permettre aux soumissionnaires de corriger une irrégularité
substantielle de leur offre.
11. Détermination, composantes, révision et vérification du prix
Mode de fixation des prix
Le prix de chaque véhicule commandé (soit le budget mensuel de location ) sera fixé en fonction des
dispositions figurant d’une part dans le règlement de travail de l’Association, et d’autre part dans le contrat
de travail du cadre concerné. Il ne peut exister aucune variation autre que marginale à la baisse dans ces
prix, qui sont établis dans les clauses techniques du présent cahier des charges.
Le prix devra comprendre l’ensemble des prestations de l’adjudicataire, en ce compris les frais de gestion,
d’entretien, les pneus, le carburant, l’assistance, l’assurance, etc. telles que définies dans les clauses
techniques du cahier spécial des charges et de manière générale, tous les frais quelconques exposés en
cours de marché (déplacement, frais généraux, réunions éventuelles, licences et autres droits
patrimoniaux, traduction, réception, etc.).
Aucun supplément ne sera possible, sauf en cas de variation du nombre de kilomètres autorisés
contractuellement et/ou de la durée du contrat de leasing de chaque véhicule.
Les quantités prévues dans le présent cahier des charge, et reprises à l’inventaire joint en annexe, sont
des quantités estimées/présumées qui n’engagent pas le pouvoir adjudicateur. En aucun cas il ne s’agit
de quantités minimales. L’Adjudicataire n’a aucun droit à effectuer les quantités estimées et ne pourra
prétendre à aucune indemnisation si les quantités réellement commandées sont supérieures ou
inférieures aux quantités présumées/estimées.
Toute offre qui indique des prix complémentaires ou supplémentaires pour l'exécution du marché tel que
décrit dans le présent cahier des charges sera rejetée pour nulle car affectée d'une irrégularité
substantielle.
TVA
Les prix sont exprimés TVA comprise.
Enoncé des prix
Budget mensuel de location : les prix de la location des véhicules sont fixés par le pouvoir adjudicateur.
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Franchises : le coût des franchises en cas de vol et d’accident sera établi par le soumissionnaire au
regard de chaque modèle de véhicules de l’échantillon. Toute variation sensible de ces prix en cours
d’exécution du marché devra être motivée par l’adjudicataire.
Révision des prix
Les prix du Marché ne sont pas révisables dès lors qu’ils sont fixés par le pouvoir adjudicateur et
dépendent du contrat de travail de chaque cadre bénéficiant d’un véhicule.
12. Modalités d’introduction des offres et délai d’engagement
Forme et signature des offres
L’offre sera établie sur la base du modèle de formulaire annexé au présent cahier des charges (voir Partie
V. du présent cahier des charges).
Si le soumissionnaire établit son offre sur d’autres documents, il supporte l’entière responsabilité de la
parfaite concordance entre les documents qu’il utilise et les documents modèles joints en annexe.
Le formulaire d'offre, l'inventaire et tous les autres documents qui composent l'offre sont datés et signés
par le soumissionnaire. Lorsque l'offre est signée par un mandataire, celui-ci mentionne clairement son
(ses) mandant(s). Le mandataire joint à l'offre l'acte authentique ou sous seing privé qui lui accorde ses
pouvoirs ou une copie de la procuration.
Toutes ratures, surcharges et mentions complémentaires ou modificatives dans le formulaire d’offre ou
les autres documents qui composent l'offre, qui seraient de nature à influencer les conditions essentielles
du marché, telles que les prix, les délais, les conditions techniques, doivent également être signées par
le soumissionnaire.
Lorsque l’offre est introduite par un groupement d’opérateurs sans personnalité juridique, les documents
précités sont signés par tous les membres du groupement qui s’engagent solidairement et désignent leur
représentant dans le formulaire d’offre.
L'attention du soumissionnaire est attirée sur le fait que les exigences précitées sont essentielles et que
leur non-respect entraîne le rejet obligatoire de l'offre pour irrégularité substantielle.
Contenu des offres
L'offre se compose au minimum des documents suivants qui doivent être repris dans l'ordre dans lequel
ils sont listés ci-après, dans une pagination suivie :

Le formulaire d'offre dûment complété et signé par le soumissionnaire.
Si le signataire de l'offre n'est pas un représentant statutaire du soumissionnaire, le
soumissionnaire joint au formulaire copie de la procuration ou délégation (ou la référence de
publication au Moniteur belge) qui atteste du pouvoir du signataire de l'offre d'engager et
représenter le soumissionnaire.

Les documents attestant de ce que le soumissionnaire n’est pas dans une des causes
d’exclusion (chapitre 13 ci-après)
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
Les documents attestant de ce que le soumissionnaire répond aux exigences minimales de
capacité financière et technique (chapitre 13 ci-après)

Le cas échéant, une note reprenant les contradictions ou lacunes du cahier des charges

Les documents exigés pour l’évaluation des critères d’attribution, à savoir les listes de modèles
de véhicules disponibles sur son catalogue, pour chacune des 9 sous-catégories telles que
définie au chapitre 4 « Principes du marché ».
Les modèles offerts seront classés conformément au tableau décrit dans le chapitre 4, c’est-àdire seront clairement structurés en 9 parties distinctes, chaque partie reprenant dans son titre
la référence à la numérotation de « V1 » à « V9 ».
Pour chaque véhicule listé, seront obligatoirement mentionnés :
o Le prix de location mensuel ;
o La description technique du modèle offert ;
o Le montant de franchise d’assurance en cas de sinistre ;
o Le montant de franchise d’assurance en cas de vol ;
o La durée du leasing en mois ;
o L’écoscore du véhicule.

Les liens ou la présentation « papier » du module de choix de véhicule et de gestion de la
flotte ;

Les modèles de matrices de coûts « extraordinaires » (par exemple en cas de résiliation
anticipée du contrat de location) ;

Les documents explicatifs des services complémentaires visés au chapitre 14, le cas échéant ;

La documentation concernant
o Le véhicule d’attente ;
o Les changements de pneumatiques ;
o La maintenance et les réparations ;
o L’assistance ;
o La gestion administrative de la flotte ;

Le cas échéant, la déclaration d’engagement de tiers, datée, complétée et signée par ce tiers
(sous-traitant le cas échéant) ;
Tout autre document fourni sur initiative du soumissionnaire ne sera pas pris en compte pour l’attribution
du présent marché
Le soumissionnaire indique quelles parties de son offre sont confidentielles.
Dépôt des offres
L’offre est établie en deux exemplaires papier, dont un original pouvant être relié et une copie non-reliée,
ainsi que sous format électronique sur clé USB.
En cas de divergence entre les différents exemplaires, l’original papier fait foi.
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Les exemplaires sont glissés sous pli définitivement scellé, portant l'indication de la date de la séance
d'ouverture des offres, l'objet du marché ou la référence au cahier spécial des charges.
L’offre ainsi constituée et glissée sous pli scellé est transmise au pouvoir adjudicateur par courrier ou par
porteur.
En cas de dépôt par porteur, l'offre peut être déposée pendant les heures de service tous les jours de la
semaine, entre 9h et 17h, auprès de la réception, au siège du pouvoir adjudicateur.
En cas d'envoi par la poste, ce pli scellé est glissé dans une seconde enveloppe fermée portant la mention
" OFFRE ".
Les offres sont adressées à
impulse.brussels
A l’attention de Mme Catherine Jansen
Chaussée De Charleroi 110
1060 Bruxelles
Toute offre doit en tout état de cause parvenir au pouvoir adjudicateur avant que le président de la séance
d'ouverture des offres ne déclare la séance ouverte. Quelle qu'en soit la cause, les offres parvenues
ultérieurement sont refusées.
Toutefois, une offre arrivée tardivement sera prise en considération pour autant:

que le pouvoir adjudicateur n'ait pas encore conclu le marché,

et que l'offre ait été déposée à la poste sous pli recommandé, au plus tard le quatrième jour de
calendrier précédant la date de la séance d'ouverture des offres.
Séance d’ouverture des offres
L’ouverture des offres se passe en séance publique sans proclamation des prix.
La séance publique d’ouverture des offres aura aux date, lieu et heure repris en début de cahier des
charges.
Délai d’engagement des soumissionnaires
Le soumissionnaire reste lié par son offre pendant un délai de 120 jours de calendrier prenant cours le
lendemain de la séance d’ouverture des offres.
L'offre soumise, par le soumissionnaire, à un délai de validité inférieur sera rejetée pour nulle car affectée
d'une irrégularité substantielle, l'observance du délai précité étant une exigence essentielle.
13. Droits d’accès et sélection qualitative
Remarque préliminaire
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Lorsque le soumissionnaire est un groupement d’opérateurs sans personnalité juridique (une société
momentanée ou toute autre forme),

Le droit d’accès est vérifié dans le chef de tous les membres de ce groupement.

Les exigences minimales de capacité financière et techniques se vérifient dans le chef du
groupement dans sa totalité et non dans le chef de chaque membre de ce groupement.
Pour répondre aux exigences minimales de capacité financière et technique visées au chapitre 13 ciaprès, un soumissionnaire (éventuellement constitué par un groupement d’opérateurs sans personnalité
juridique) peut faire appel à un tiers à condition (i) qu’il joigne à son offre la déclaration d’engagement de
tiers jointe en annexe, dûment, complétée, datée et signée par ce tiers et que (ii) ce tiers ne se trouve
pas en situation/cause d’exclusion.
Droit d’accès – Absence de causes d’exclusion
Par la simple remise de leur offre, les soumissionnaires déclarent et attestent ne pas se trouver dans les
causes d'exclusion citées :

à l’article 20 §1/1 de la loi du 15 juin 2006, càd qu’ils n’ont pas occupé, comme employeur, des
ressortissants de pays tiers en séjour illégal au sens de la loi du 11 février 2013 prévoyant des
sanctions et des mesures à l’encontre des employeurs de ressortissants de pays tiers en
séjour illégal

au §1 de l'article 61 de l'Arrêté Royal du 15 juillet 2011, càd
o qu'ils n'ont pas fait l'objet d'une condamnation prononcée par un jugement ayant force
de chose jugée pour participation à une organisation criminelle, corruption, fraude ou
blanchiment de capitaux;

au §2, 1°, 2°, 3°,4°, 5° et 7° du §2 de l'article 61 de l'Arrêté Royal du 15 juillet 2011, càd
o qu'ils ne sont pas en état de faillite, de liquidation, de cessation d'activités, de
réorganisation judiciaire ou dans toute situation analogue résultant d'une procédure de
même nature dans l'Etat membre d'origine du soumissionnaire;
o n'ont pas fait l'aveu de leur faillite et n'ont pas fait l'objet d'une procédure de liquidation,
de réorganisation judiciaire ou de toute autre procédure de même nature existant dans
l'Etat membre d'origine du soumissionnaire;
o n'ont pas fait l'objet d'une condamnation prononcée par un jugement ayant force de
chose jugée pour tout délit affectant leur moralité professionnelle;
o en matière professionnelle, n'ont pas commis une faute grave ;
o sont en règle avec leurs obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité
sociale, au sens de l'article 62 de l'Arrêté Royal du 15 juillet 2011;
o ne s'est pas rendu gravement coupable de fausses déclarations en fournissant des
renseignements exigibles en application du présent point ou en ne les fournissant pas.
Le pouvoir adjudicateur procèdera à la vérification sur pièces de l'absence des causes d'exclusion
précitées uniquement dans le chef du soumissionnaire susceptible d'être désigné adjudicataire, avant de
prendre sa décision d'attribution.
Néanmoins, les soumissionnaires doivent remettre au pouvoir adjudicateur, avec leur offre,
15

pour les soumissionnaires belges, (i) un extrait de casier judiciaire et (ii) une attestation ONSS
jusque et y compris l'avant-dernier trimestre civil écoulé par rapport à la date limite de réception
des offres ;

pour les soumissionnaires étrangers, les attestations correspondantes dans leur Etat ou, à
défaut, une déclaration sous serment ou une déclaration solennelle.
Par ailleurs, les soumissionnaires doivent, pour attester qu'ils ne se trouvent pas dans la cause
d'exclusion visée à l'article 61 §2, 6° et donc qu'ils sont en règle avec leurs obligations de paiement de
taxes et impositions, joindre à leur offre

pour les soumissionnaires belges, l'attestation délivrée par le SPF Finances établissant qu'ils
sont en ordre de paiement de leurs obligations vis-à-vis du SPF Finances ;

pour les soumissionnaires étrangers, l'attestation correspondante dans leur Etat ou, à défaut,
une déclaration sous serment ou une déclaration solennelle.
A cette fin, vous êtes invités à adresser un courriel à l'adresse suivante : [email protected]
Cette demande doit préciser :

le nom de votre société, son adresse ainsi que son numéro de TVA

la référence et l'objet du marché public

l'adresse mail par laquelle vous désirez recevoir votre attestation.
ATTENTION :

le soumissionnaire ne sera pas dispensé de remettre les documents demandés au motif qu’il
les a déjà fournis au cours d’une autre procédure de passation de marché organisée par le
pouvoir adjudicateur.

Lorsque le soumissionnaire est un groupement d’opérateurs sans personnalité juridique, tous
les membres de ce groupement devront transmettre les documents et renseignements
demandés.

Lorsque le soumissionnaire fait appel à un tiers (notamment un sous-traitant identifié dans son
offre) pour répondre aux exigences minimales de capacité financière et technique énoncées ciaprès, ce tiers devra également transmettre les documents et renseignements demandés.
Critères et exigences de capacité financière
La capacité financière des soumissionnaires sera évaluée sur la base du chiffre d’affaires annuel sur les
trois derniers exercices comptables disponibles en fonction de la date de création/constitution du
soumissionnaire.
Pour être sélectionné, le soumissionnaire devra présenter un chiffre d’affaire annuel moyen d’au moins
1.250.000 EUR.
Aux fins d’établir qu’il répond aux conditions minimales précitées, le soumissionnaire joint à son offre une
déclaration sur l’honneur établissant son chiffre d’affaire pour les trois derniers exercices comptables.
16
Pour répondre aux exigences précitées, le soumissionnaire peut se prévaloir de la capacité de tiers pour
autant qu’il joigne à son offre la déclaration d’engagement de tiers jointe en annexe, dûment complétée,
datée et signée par ce tiers et que ce tiers ne se trouve pas en situation d’exclusion.
Critères et exigences de capacité technique et professionnelle
La capacité technique et professionnelle sera évaluée sur la base de l’expérience du soumissionnaire.

Pour être sélectionné, celui-ci devra établir qu’il dispose d’au moins 5 références portant sur
des contrats de location de véhicules de direction multimarques auprès de firmes disposant
d’un parc de minimum 10 véhicules et exécutés au cours des 3 dernières années.
Il fournira, pour chacune de ces expériences, le nom et les coordonnées de la personne de
contact au sein de la firme en question que le pouvoir adjudicateur pourrait joindre le cas
échéant.

Il devra également fournir une attestation émise par la Fédération Belge des loueurs de
véhicules RENTA déclarant que le soumissionnaire adhère à ladite fédération et qu’il applique
les normes édictées par cette dernière.
14. Attribution du marché
Régularité de l’offre
Le pouvoir adjudicateur vérifie la régularité des offres des soumissionnaires qui répondent aux exigences
minimales de capacité précités.
La régularité des offres se vérifie sur le plan formel (signature, complétude des offres, etc.) et sur le plan
matériel (prix, délais d’exécution, délai d’engagement des offres, conformité aux spécifications techniques
et clauses contractuelles du présent cahier des charges).
Les offres qui ne sont pas conformes aux exigences essentielles (de nature formelle ou matérielle) de
l’Arrêté Royal du 15 juillet 2011 ou du présent cahier des charges sont nulles et rejetées d’office.
Critères d’attribution
Les offres seront examinées sur base des critères d'attribution mentionnés dans le présent cahier spécial
des charges.
Les critères d’attribution sont les suivants (sur un total de 100 points) :

Variété de l’échantillon de véhicules proposés (36 points – 4 points par sous-catégorie)
Pour chaque sous-catégorie (comme définies dans le tableau mentionné au chapitre 4.), le
soumissionnaire présentera un maximum de modèles de véhicules (se référer à la définition
donnée à ce terme au chapitre 5 « Définitions ») répondant aux exigences techniques établies
dans la partie technique du présent cahier spécial des charges.
Le prix de chaque modèle de véhicule ne pourra dépasser le montant fixé pour chacune des
sous-catégories dans le présent cahier des charges. Il ne pourra par ailleurs être inférieur de plus
de 5% au prix proposé. Le soumissionnaire est cependant autorisé à ajouter des options ou des
packs d’options aux véhicules pour atteindre le prix souhaité.
17
Le soumissionnaire qui présentera le plus de modèles de véhicules différents par sous-catégorie
recevra la note maximale pour la sous-catégorie (4 points par sous-catégorie). Les autres
recevront une note basée une règle de trois. Ensuite une moyenne est calculée sur les 9 souscatégories, représentant la cote finale pour ce critère.

Franchise en cas de vol et sinistre (18 points – 2 points par sous-catégorie)
Le soumissionnaire indiquera, pour chaque modèle de véhicule, deux montants de franchises
distincts : le montant de la franchise à payer en cas de vol d’une part, et en cas de sinistre d’autre
part.
Si le montant est différent selon l’importance du sinistre, il l’indique également. Dans ce cas, une
moyenne est faite entre les différents montants.
Le soumissionnaire qui présente la moyenne des franchises la plus basse par sous-catégorie
recevra la note maximale pour la sous-catégorie (2 points par sous-catégorie). Les autres
recevront une note basée une règle de trois. Ensuite une moyenne est calculée sur les 9 souscatégories, représentant la cote finale pour ce critère.

Critères environnementaux (36 points – 4 points par sous-catégorie)
Les soumissionnaires présenteront l’écoscore de chaque modèle de véhicule de l’échantillon.
L’écoscore moyen sera calculé par sous-catégorie, et le soumissionnaire qui présentera le
meilleur écoscore par sous-catégorie recevra la note maximale pour la sous-catégorie (4 points
par sous-catégorie). Les autres recevront une note basée une règle de trois. Ensuite une
moyenne est calculée sur les 9 sous-catégories, représentant la cote finale pour ce critère.

Services complémentaires inclus (10 points)
Pour chacun des services suivants offerts, le soumissionnaire recevra 5 points complémentaires,
avec un maximum de 10.
Chacun de ces services complémentaires doit être compris dans l’enveloppe budgétaire du cadre
concerné. Aucun supplément lié à ces services ne sera admis.
Pour chacun de ces services complémentaires, une notice explicative sera fournie par le
soumissionnaire et le lien sur le module de choix de véhicule sera décrit.
o Possibilité d’opter pour deux véhicules (« voiture + scooter », « voiture + vélo »,
« voiture de base + autre voiture pendant x semaines par an » etc.) ;
o Possibilité d’opter pour un véhicule et un abonnement aux transports en commun.
15. Conclusion du marché
La notification de la décision motivée d'attribution du marché, ou d’extraits de celle-ci, est faite à tous
les soumissionnaires par e-mail et par courrier recommandé.
Cette notification n'emporte pas conclusion du marché dans le chef du soumissionnaire retenu
(l'adjudicataire).
La conclusion du marché aura lieu par notification de l'approbation de l'offre du soumissionnaire retenu,
au plus tôt à l'issue du délai d'attente de 15 jours (à dater de la notification de la décision d'attribution
18
motivée), pour autant qu'aucun recours n'ait été introduit par un soumissionnaire non retenu dans le
délai précité de 15 jours.
La notification de l'approbation de l'offre est faite par courrier recommandé et par e-mail ou fax.
16. Abandon du marché
Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de ne pas attribuer ou conclure le marché, d'abandonner la
procédure et de la recommencer éventuellement. Cet abandon ne donne droit à aucune indemnisation
dans le chef des soumissionnaires.
17. Instance de recours
Tout recours en suspension d’extrême urgence ou annulation dirigé contre la décision d'attribution (ou de
non attribution) doit être introduit devant la juridiction compétente :

Dans les 15 jours de la notification de la décision motivée pour le recours en suspension
d’extrême urgence ;

Dans les 60 jours de la notification de la décision motivée pour le recours en annulation.
Pour davantage de détails sur les recours, voyez la loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à
l'information et aux voies de recours en matière de marchés publics et de certains marchés de travaux,
de fournitures et de services.
18. Droit d’exclusivité
La conclusion du marché sur base du présent cahier des charges ne donne à l'adjudicataire aucun droit
d'exclusivité.
Le pouvoir adjudicateur peut, pendant la période de validité du marché, faire exécuter des prestations
identiques ou analogues à celles décrites dans le présent cahier des charges par d'autres prestataires ou
par ses propres services. L'adjudicataire ne peut de ce chef faire valoir aucun droit à un quelconque
dédommagement.
19. Sous-traitance
Le soumissionnaire indiquera, s’il échet, dans son offre, la part du marché qu’il a l’intention de sous-traiter
à des tiers ainsi que les sous-traitants proposés. Aucun des sous-traitants ne peut se trouver dans une
des causes d’exclusion visée à l’article 61 de l’AR passation.
20. Confidentialité
L’Adjudicataire et ses collaborateurs sont liés par un devoir de confidentialité concernant les informations
dont ils ont connaissance lors de l’exécution de ce marché en vertu de l’article 18 des RGE.
Tous les résultats, le matériel didactique, les évaluations et rapports, que ce soit en tout ou en partie,
auxquels le prestataire de services a accès ou qu’il rédige en exécution de ce marché ne peuvent en
19
aucun cas être communiqués à des tiers. Le prestataire de services peut toutefois faire mention de ce
marché en tant que référence.
En toute circonstance, l’Adjudicataire veille à n’accomplir aucun acte susceptible de porter atteinte aux
intérêts du Pouvoir Adjudicateur ni à son image.
Il reprend dans ses contrats avec les sous-traitants éventuels, les obligations de confidentialité
susmentionnées qui sont à respecter pour l’exécution du Marché.
21. Cautionnement
Aucun cautionnement n’est exigé pour le Marché.
22. Cession du marché
Après conclusion du Marché, toute modification dans la composition de la société momentanée ou de
l'association sans personnalité juridique constituée par l'Adjudicataire pour l'exécution du Marché est
assimilée à une cession du marché au sens de l'article 38 des RGE.
Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de céder le Marché à une autre asbl ou institution régionale
bruxelloise dans l’hypothèse où ses activités seraient réorganisées.
Par la remise de son offre et son approbation par le pouvoir adjudicateur, l’adjudicataire déclare marquer
son accord sur cette cession éventuelle du marché.
L’éventuelle cession du marché sera notifiée à l’adjudicataire.
20
III. Modalités d’exécution du contrat
23. Modalités de commande des véhicules
Une fois le marché conclu, l’adjudicataire donne au pouvoir adjudicateur l’accès à son module de choix
de véhicule afin que les utilisateurs finaux puissent choisir leurs véhicules.
Une douzaine de véhicules seront commandés dès le début de l’accord cadre. Ce nombre est toutefois
donné à titre estimatif.
Chaque commande réalisée à partir du module de choix sera validée par l’adjudicataire auprès du fleet
manager désigné.
Des véhicules pourront être commandés sur base de l’accord cadre pendant une période de quatre ans
à compter de la conclusion du marché.
Le soumissionnaire s’engage à ce que les prix proposés dans son inventaire soient garantis pendant au
moins les 6 premiers mois du contrat (sous réserve des disponibilités des modèles).
24. Modalités de livraison des véhicules et début de la location
Chaque véhicule sera mis à disposition de son utilisateur dans un centre/un concessionnaire situé au
sein de la Région de Bruxelles-Capitale.
L’identité de l’utilisateur, dont le nom aura préalablement été donné à l’adjudicataire, sera dûment vérifiée
au moment de la livraison du véhicule.
Le premier jour de location correspondra au jour de prise de possession du véhicule par son utilisateur.
La facture mensuelle globale mentionnera, dans ce cas, le loyer du véhicule au prorata du nombre de
jours d’utilisations au cours de ce mois.
25. Délai de livraison
Au moment de la commande, le soumissionnaire doit préciser le délai de livraison du véhicule.
Dès que le véhicule sera prêt, le pouvoir adjudicateur en sera informé et une date de prise de possession
sera fixée d’un commun accord entre parties.
26. Modalités de facturation et de paiement
Facturation
Chaque mois, une facture globale sera adressée au pouvoir adjudicateur reprenant l’ensemble du parc
de véhicules loué chez l’adjudicataire.
A cette facture sera annexé un tableau (Excel) ventilant avec précision les coûts, véhicule par véhicule.
Paiement
21
La redevance de location est payable mensuellement. Le pouvoir adjudicateur dispose d’un délai de 30
jours calendrier pour payer les montants facturés, à compter de la date de réception de la facture.
27. Responsabilité contractuelle de l’adjudicataire et assurances
L’adjudicataire est responsable de tous les dommages directs et indirects résultant de l’exécution ou de
l’inexécution de l’accord-cadre et des marchés subséquents qui sont dus à une faute ou à une négligence
qui est imputable à l’adjudicataire, ses sous-traitants ou ses préposés à l’occasion de l’exécution de
l’accord-cadre ou des marchés subséquents.
L’adjudicataire souscrit des assurances couvrant les conséquences de la responsabilité contractuelle.
L’adjudicataire fournit à titre de preuves au pouvoir adjudicateur les polices, certificats et la documentation
concernant les assurances souscrites pour couvrir sa responsabilité.
Par ailleurs, chaque véhicule est assuré par l’adjudicataire.
28. Droit applicable et compétence juridictionnelle
En cas de litige, les parties tenteront d'arriver à un règlement à l'amiable. Pour toute contestation ou tout
différend entre parties relatifs à la validité, l'interprétation ou l'exécution du marché, l'adjudicataire
reconnaît la compétence exclusive des Tribunaux de l'arrondissement de Bruxelles.
Le droit belge sera seul applicable à l’ensemble du marché.
22
IV. Dispositions techniques
29. Contexte et conditions d’utilisation des véhicules
L’accord-cadre a pour objet principal la location long terme (c’est-à-dire un leasing opérationnel), tous
services inclus, en ce compris l’assurance (et sans option d’achat), de véhicules de direction
multimarques (moyennant paiement d’un loyer mensuel).
Le pouvoir adjudicateur sera susceptible d’utiliser les véhicules en-dehors des frontières du Royaume et
ce dans le cadre de la réglementation en vigueur et uniquement dans les pays indiqués sur la carte verte
d’assurances. Pour tout autre pays non mentionné sur la carte verte, Le pouvoir adjudicateur justifiera au
préalable la souscription d’une garantie spécifique auprès d’une compagnie d’assurances.
Le pouvoir adjudicateur informera par ailleurs l’adjudicataire du mauvais fonctionnement du compteur
kilométrique qui devra toujours refléter le kilométrage réellement parcouru. Au cas où le compteur ne
serait pas en bon état de marche, Le pouvoir adjudicateur en informera aussitôt le fournisseur par lettre
recommandée.
30. Types de véhicules admis
Catégories de véhicules et loyers mensuels
Le marché porte sur la location long terme d’une douzaine de véhicules (nombre donné à titre estimatif)
répartis comme suit selon les catégories :

Catégorie budgétaire 1 : 845 € TTC / mois ;

Catégorie budgétaire 2 : 1.100 € TTC / mois ;

Catégorie budgétaire 3 : 2.000 € TTC / mois.
Caractéristiques obligatoires des offres
Chaque offre comprendra

une carte carburant valable en Belgique ;

l’assurance complète du véhicule. La ou les franchises en cas de sinistre et vol seront
clairement présentées lors du choix du véhicule sur le module de choix ; elles ne pourront
dépasser 750 € par sinistre ou vol ;

la possibilité d’opter pour 15.000, 20.000, 25.000 ou 30.000 km/an ;

un kit de téléphonie main libres ;

un navigateur intégré (GPS) ;
Chaque soumissionnaire est par ailleurs admis à proposer différents types d’équipements optionnels
sur les véhicules du catalogue, toujours dans la limite des budgets fixés.
23
31. Durée du leasing
Le soumissionnaire est libre de proposer des durées de leasing optimales compte tenu du prix fixé, avec
un maximum de 60 mois.
32. Contenu des loyers
Le montant des loyers devra comprendre les éléments suivants :

L’amortissement et les intérêts du véhicule, roue de secours et accessoires non amovibles
inclus ;

La taxe de mise en circulation ;

La taxe compensatoire des accises, si le pouvoir adjudicateur ne bénéficie pas d’une
exonération ;

La taxe de circulation, si le pouvoir adjudicateur ne bénéficie pas d’une exonération ;

L’équipement légal exigé par le code de la route ou toute autre disposition réglementaire au
moment de la livraison du véhicule ;

Les frais de l’inspection automobile dans tous les cas où cela serait requis par la loi ;

L’assistance routière (Voir chapitre 38 du présent cahier des charges) ;

Les entretiens prévus par le constructeur ;

Les réparations mécaniques et le remplacement des pièces d’usure (Voir chapitre 38 du
présent cahier des charges) ;

La fourniture des pneumatiques (Voir chapitre 36 du présent cahier des charges) ;

Le véhicule de remplacement (Voir chapitre 39 du présent cahier des charges) ;

Les frais liés aux services complémentaires proposés ;

L’assurance du véhicule ;

La gestion du contrat.
Un véhicule d’attente, non inclus dans le loyer, devra cependant être fourni à la demande expresse du
pouvoir adjudicateur (voir chapitre 34 du présent cahier des charges).
33. Adaptation/Révision des loyers
Une adaptation du loyer fixe ne pourra avoir lieu qu’à l’initiative du pouvoir adjudicateur, dans le cas où
le nombre de km réellement parcourus diffère du nombre contractuel ou que la durée du leasing est
modifiée, exclusivement sur la base de la matrice propre à chaque véhicule qui sera fournie à la
commande.
Cette révision des loyers pourra être effectuée au minimum de manière semestrielle, et n’occasionnera
pas de frais supplémentaires dans le chef du pouvoir adjudicateur.
Le soumissionnaire précisera dans son offre les modalités concrètes relatives à ces éventuelles
adaptations.
24
34. Véhicule d’attente
Un véhicule d’attente devra pouvoir être fourni à la demande du pouvoir adjudicateur, dans le cas où il
ne serait pas possible de prendre livraison immédiate des véhicules neufs commandés. La location du
véhicule d’attente ne sera toutefois pas incluse dans les loyers des véhicules et fera l’objet d’une
facturation distincte.
Le soumissionnaire précisera, dans son offre les modalités concrètes relatives à la mise à disposition
d’un véhicule d’attente. Il y précisera, par ailleurs, une liste exhaustive des véhicules pouvant
possiblement être mis à la disposition d’un conducteur en tant que véhicule d’attente, ainsi que, pour
chaque véhicule, son loyer mensuel.
35. Garanties
Les véhicules seront couverts par la garantie du constructeur.
36. Pneumatiques
Le loyer devra comprendre l’équipement du véhicule en pneus « été » et pneus « hiver ».
Le nombre total de pneus inclus dans chaque contrat est fixé à 14 (en plus des pneus d’origine), qu’il
s’agisse de pneus hiver ou de pneus été.
Ce quota de pneus pourra indifféremment être utilisé pour tout remplacement consécutif à une usure
normale ou tout autre dégât non prévisible, tel que déchirure, hernie, percement, etc.
Le changement de pneumatiques aura lieu, sur rendez-vous, dans un des centres repris dans l’offre.
Au besoin, une nouvelle géométrie accompagnera le changement de pneumatiques.
En tout état de cause, pour chaque forfait/quota qui sera le cas échéant non complètement utilisé en fin
de contrat, le fournisseur effectuera un décompte et à rembourser le trop-perçu par le biais d’une note
de crédit.
Le soumissionnaire précisera, dans son offre les modalités concrètes relatives au changement de
pneumatiques.
37. Equipements spécifiques
Tout équipement ou accessoire amovible (barres de toit, GPS portable, tapis de sol et/ou de coffre, etc.)
acquis ultérieurement à la livraison effective du véhicule, que celui-ci l’ait été par le pouvoir adjudicateur
et/ou le conducteur, restera sa propriété au terme du contrat. En fin de location, le pouvoir adjudicateur
pourra soit démonter ces équipements et accessoires et remettre, à ses frais, le véhicule dans son état
d’origine, soit ne pas les reprendre.
Tout équipement non-amovible (lecteurs DVD, éléments de carrosserie, attache-remorque, etc.) ET/OU
équipement amovible acquis lors de la location du véhicule fera quant à lui bien partie intégrante du
véhicule et donc du loyer.
25
38. Maintenance et réparations
Le loyer devra comprendre l’entretien et la réparation du véhicule pendant toute la durée du contrat de
location, dans n’importe quelle concession, succursale ou filiale du réseau de la marque, ainsi que
l’assistance et le dépannage, 24h/24 7j/7 en Belgique et à l’étranger.
En ce qui concerne les réparations à la carrosserie, les réparations auront lieu dans un des centres repris
dans l’offre du soumissionnaire.
Enfin, un véhicule de remplacement sera inclus dans le loyer et fourni dans les 24 heures suivant la
demande formulée par le fleet manager désigné (Voir chapitre 39 du présent cahier des charges).
Le soumissionnaire précisera, dans son offre les modalités concrètes relatives à la maintenance et aux
réparations.
39. Véhicule de remplacement
Pour rappel, les véhicules sont couverts en assurance (RC, conducteur, protection juridique, vol, incendie,
bris de glace, full omnium) par l’adjudicataire.
En cas d’incident conduisant à une immobilisation du véhicule pendant une durée estimée à 24 heures
ou plus, l’adjudicataire mettra un véhicule de remplacement à disposition du pouvoir adjudicateur. A cette
fin, le loyer devra inclure la fourniture d’un véhicule de remplacement dans les 24 heures suivant la
demande formulée par le fleet manager désigné.
Le soumissionnaire précisera, dans son offre les modalités concrètes relatives à la mise à disposition
d’un véhicule de remplacement. Il y précisera, par ailleurs, une liste exhaustive des véhicules pouvant
possiblement être mis à la disposition d’un conducteur en tant que véhicule de remplacement.
40. Restitution des véhicules
En fin de location, le pouvoir adjudicateur restituera le véhicule loué au plus tard à la date de résiliation
du contrat, à la date d’expiration des contrats ou à la date convenue conjointement avec l’adjudicataire,
dans un lieu convenu de la Région de Bruxelles-Capitale.
Les modes de constatation des éventuelles dégradations seront basés sur la norme RENTA.
Le soumissionnaire précisera, dans son offre les modalités relatives à la reprise des véhicules, et au
constat de dégradations. Il y explicitera l’interprétation qui est donnée à la notion d’usure normale/de
dégât acceptable. Il y mentionnera également les forfaits pratiqués par type de dégât et fournira
anticipativement une note exemplative agrémentée de photos, sans limitation de nombre, reprenant les
dégâts les plus courants, leur mode d’évaluation, etc. Il fournira, enfin, la méthode ainsi que la fiche
standard ad hoc qui lui sert personnellement dans l’évaluation des dégâts afférents au véhicule en fin de
contrat, que ce service soit ou non effectué par une société tierce.
41. Gestion administrative de la flotte / Plateforme Web
Le loyer devra comprendre la gestion administrative de la flotte et la mise à disposition du pouvoir
adjudicateur, d’une plate-forme WEB lui permettant d’accéder à l’ensemble des données associées à
son charroi.
26
La gestion administrative comprendra à tout le moins :
Configuration de véhicules - Constitution d’offres
L’adjudicataire doit mettre à la disposition du pouvoir adjudicateur un outil (module ou plate-forme
Internet) permettant de configurer des véhicules et de générer des offres.
Le soumissionnaire s’engage à mettre à jour de manière permanente l’ensemble des données qui sont
reprises dans cet outil (prix, taxes, éléments fiscaux, ATN indicatifs, prix et contenu des « packs
optionnels », niveaux d’émission de CO2, franchises d’assurance, options, etc.).
Si, le cas échéant, ceci devait générer des offres de prix auxquelles le soumissionnaire sera de fait tenu
pendant une période de minimum 15 jours ouvrables, il ne pourra dans ce même délai s’y soustraire.
Gestion des commandes
Toute commande devra faire l’objet d’une validation préalable du fonctionnaire dirigeant.
Pendant le processus de commande, la correspondance suivante sera adressée par l’adjudicataire au
fonctionnaire dirigeant :

Courrier/Email de confirmation de l’offre ;

Courrier/Email de confirmation de la commande ;

Courrier/Email de confirmation de la réception du véhicule.
Gestion opérationnelle des véhicules
Pendant la location du véhicule, l’adjudicataire assurera le suivi administratif des tâches suivantes :

Changement des pneus ;

Suivi des entretiens et des réparations ;

Rappel de l’échéance contractuelle ;

Suivi des amendes/infractions ;

Rappels constructeurs.
Gestion administrative des sinistres
L’adjudicataire aura la charge du suivi administratif complet des éventuels sinistres relatifs à ses
véhicules.
En cas de sinistre, le conducteur fera appel sur les lieux de l’accident aux autorités compétentes, si la
réglementation ou les circonstances l’imposent. Ultérieurement, le conducteur fournira un « constat
amiable d’accident automobile » dûment complété endéans les plus brefs délais au fleet manager
désigné, à charge pour ce dernier de le faire suivre auprès de la compagnie d’assurance avec copie à la
société de leasing adjudicataire.
L’adjudicataire renseignera dans la plateforme de gestion les sinistres par véhicule afin d’obtenir un
tableau de bord complet et centralisé.
27
Gestion administrative des amendes
L’adjudicataire assurera le suivi des amendes. Un courrier sera directement envoyé au conducteur pour
paiement et une copie dudit courrier sera adressée au fleet manager désigné qui assurera le suivi en
interne.
Reporting, documents, tableaux de bord et rapports de synthèse
Les rapports de gestion suivants seront disponibles à partir d’une plateforme WEB (la liste est nonexhaustive), et pourront être exportés sous format « xls » (Excel) :

Rapport – inventaire des véhicules par type ;

Liste des véhicules en commande / prêt pour livraison / actif ;

Liste des anomalies : non-respect des entretiens, usure excessive (pneus, freins, etc.) ;

Suivi des échéances contractuelles ;

Suivi du nombre de sinistres (fréquences, taux de sinistres non recouvrables, montant moyen
des sinistres, etc.) ;

Suivi des dépannages (évolution mensuelle) ;

Analyse – suivi du TCO par véhicule et pour l’ensemble de la flotte ;

Analyse – suivi des échéances contractuelles ;

Analyse – suivi des infractions (évolution mensuelle) ;

Analyse – suivi des entretiens ;

Etc.
En outre, les documents suivants sont disponibles à partir de la plateforme informatique :

Formulaire de déclaration d’accident ;

Carte verte ;

Certificat d’immatriculation ;

Liste des fournisseurs de pneus agréés ;

Factures en ligne ;

Etc.
Enfin, l’adjudicataire présentera spontanément, tous les 3 mois au pouvoir adjudicateur, un rapport de
synthèse résumant la situation de la flotte. Ce rapport mettra en avant les statistiques de gestion
(nombre de véhicules, taux de sinistres, nombre d’infractions, contrats à échéance, etc.), les points
d’attention (suivi des anomalies) et les pistes de réflexion en vue de réduire l’impact budgétaire lié à
l’utilisation des véhicules.
L’adjudicataire communiquera également au responsable de flotte toute documentation utile, fascicules,
notes diverses, extraits de périodiques, formations, etc. de type juridique, économique, fiscal, etc. sous
quelque forme que ce soit, permettant au fleet manager désigné de disposer régulièrement de données
les plus récentes en vigueur et partant d’organiser une gestion de flotte optimale.
28
Le soumissionnaire précisera, dans son offre (cf. supra, note explicative), les modalités concrètes
relatives à la gestion administrative de la flotte et un descriptif précis de sa plate-forme informatique.
29
V. Formulaire d’offre
La personne physique / personne
morale (dénomination)
Forme juridique
Nationalité
Adresse du Siège social
Représentée par le(s) soussigné(s)
(nom, prénom et fonction)
Téléphone
Adresse e-mail
Inscrite à la Banque carrefour des
entreprises sous le numéro
Immatriculée
auprès
de
l'ONSS/Caisse d’Assurance Sociale
sous le n°
T.V.A.. n°.
Compte courant n°
S’engage à exécuter le présent marché conformément aux dispositions du présent cahier des charges et
de son offre.
30