CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES -oooo

PRÉFECTURE DE LA RÉGION GUADELOUPE
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APPEL D’OFFRES OUVERT
(Etabli en application des articles 12, 25, 33, 57 et 59
du décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics)
N° de marché : PREF 2016-06
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CAHIER DES CLAUSES
TECHNIQUES PARTICULIERES
-o-o-o-oMARCHE PORTANT SUR L’IMPRESSION DES BULLETINS DE
VOTE DES CANDIDATS A L’ÉLECTION PRÉSIDENTIELLE, SUR
L’ADRESSAGE DES ENVELOPPES DE PROPAGANDE, LA MISE
SOUS PLI DE LA PROPAGANDE ÉLECTORALE ET LE COLISAGE
DES BULLETINS DE VOTE POUR
LES ÉLECTIONS PRÉSIDENTIELLES
ET LÉGISLATIVES DE 2017
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Objet du marché :
La présente consultation a pour objet l’impression des bulletins de vote, l’adressage des enveloppes
de propagande, la mise sous pli de la propagande électorale, la remise des plis et du colisage des
bulletins de vote au prestataire chargé de leur acheminement au domicile des électeurs et aux 32
communes en avril, mai et juin 2017, pour chacun des tours des élections présidentielle et
législatives.
Article 1 – Allotissement
Le marché objet de la consultation est un marché de services. Il est décomposé de TROIS lots :
Lot n°1 : L’impression des bulletins de vote des candidats à l’élection présidentielle
Lot n° 2 : L’adressage des enveloppes de propagande, la mise sous pli de la propagande électorale
des candidats à l’élection présidentielle et la remise des plis au prestataire chargé de leur
acheminement au domicile des électeurs du département ainsi que le colisage des bulletins de vote
pour envoi aux 32 communes ;
Lot n° 3 : L’adressage des enveloppes de propagande, la mise sous pli de la propagande électorale des
candidats aux élections législatives et la remise des plis au prestataire chargé de leur acheminement au
domicile des électeurs du département ainsi que le colisage des bulletins de vote pour envoi aux 32
communes.
Article 2 – Définition des besoins
2.1 – Contexte
Lot n°1 – Élection présidentielle : Impression des bulletins de vote des candidats
La préfecture de LA REGION GUADELOUPE communiquera au plus tard le 8 avril 2017 au titulaire du
présent accord-cadre le nombre exact de bulletins de vote à imprimer dans les conditions fixées ci-dessous,
pour le 1er tour de scrutin du 22 AVRIL 2017.
La préfecture de LA REGION GUADELOUPE communiquera au plus tard le 29 avril 2017 au titulaire du
présent accord-cadre le nombre exact de bulletins de vote à imprimer dans les conditions fixées ci-dessous,
pour le 2ème tour de scrutin du 6 MAI 2017.

Caractéristiques techniques de fabrication des bulletins de vote
Le prénom et le nom de chaque candidat qui devront être imprimés sur les bulletins de vote seront
communiqués à l’imprimeur, pour chaque tour de scrutin, lors de l’édition des bons de commande.
Les bulletins de vote doivent être réalisés conformément aux caractéristiques suivantes :
format : 105 mm x 148 mm (aucune tolérance de dimension) ;
ne comporter qu’un seul prénom du candidat suivi de son nom ;
être imprimés en caractère de type ARIAL BLOD corps 24 étroitisation 85% en majuscules pour le
nom et la première lettre du prénom, en minuscules pour les autres lettres du prénom et pour une éventuelle
particule ;
être imprimés sur papier blanc, d’un grammage de 70 g/m2.
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Les bulletins de vote correspondant aux deux candidats admis à se présenter au 2ème tour de l’élection
présidentielle seront identiques à ceux utilisés pour ces deux candidats à l’occasion du 1er tour de scrutin.

Conditionnement et livraison des bulletins de vote
Conditionnement des bulletins de vote par l’imprimeur :
Les bulletins de vote doivent être conditionnés pour chaque candidat par 500 avec séparateurs, et emballés
dans des cartons fermés de 20 000 bulletins, exactement adaptés au contenu.
Sur chaque carton doit être impérativement inscrit de manière lisible :
- le prénom et le nom du candidat ;
- le nombre des bulletins de vote ;
- le poids du colis.
Ces formalités de conditionnement ne seront nécessaires que dans l’hypothèse où le titulaire du lot n°1 n’est
pas le même que celui du lot n°2.
Lieux de livraison des bulletins de vote
Dans l’hypothèse où le titulaire du lot n°1 n’est pas celui du lot n°2, il devra livrer les bulletins de vote dans
les locaux indiqués par la préfecture.
Lot n°2 – Élection présidentielle : Adressage des enveloppes, mise sous pli et colisage des bulletins de vote
destinés aux communes :
1. La préfecture remettra au prestataire le fichier des noms et adresses des électeurs sous forme de CD Rom
ou clé USB.
2. La préfecture de la région Guadeloupe fournira les enveloppes de propagande en quantité nécessaire et le
cas échéant, les bulletins de vote.
3. Le titulaire imprimera les étiquettes à partir du fichier d’adresses remis par la préfecture de la région
Guadeloupe et procédera à l’adressage des enveloppes remises. Le libellé des enveloppes de propagande aux
nom, prénom et adresse du domicile des électeurs du département de la Guadeloupe pourra être réalisé par
impression directe des adresses sur l'enveloppe.
4. Le titulaire procédera à la réception des documents de propagande et le cas échéant des bulletins de vote.
Il s’assurera de la conformité des quantités et stockera l’ensemble du matériel avant mise sous pli.
5. Le titulaire mettra sous pli les documents de propagande.
La mise sous pli consistera à insérer dans une enveloppe libellée au nom des électeurs, les bulletins de vote
et les professions de foi de chaque candidat destinés aux électeurs du département de la Guadeloupe. Les
enveloppes doivent être fermées, collées et remises aux services chargés de la distribution selon les
formalités qui seront indiquées par la préfecture.
Document
Format
Circulaires / Professions de foi
210 x 297 mm
Bulletins de vote
105 x 148 mm
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La préfecture et les services de l’État pourront prêter leur concours au titulaire dans le choix des personnes à
recruter pour satisfaire les besoins de la mise sous pli.
La commission de propagande, les agents de la préfecture missionnés ou un représentant des candidats
opéreront une vérification des plis, par sondage aléatoire.
Le titulaire devra proposer un calendrier des opérations de mise sous pli et de routage en intégrant un délai
de réalisation maximum de 8 jours calendaires pour le premier tour et de 3 jours calendaires pour le 2ème
tour. Le calendrier, en lien avec le calendrier électoral officiel ministériel, sera contresigné par les services
préfectoraux et deviendra contractuel lors de l’émission du bon de commande.
A titre d’information, lors de l’élection présidentielle des 21 avril et 5 mai 2012, la date limite de dépôt des
circulaires était fixée au 9 avril 2012 pour le premier tour et au 29 avril 2012 pour le second tour. La
propagande devait être transmise aux électeurs au plus tard le 17 avril 2012 pour le premier tour et le 2 mai
2012 pour le second tour.
En vue de l’élection présidentielle des 22 avril et 6 mai 2017, il est probable que la date limite de dépôt des
circulaires soit fixée au 10 avril 2017 pour le premier tour et au 30 avril 2017 pour le second tour. La
propagande devra être transmise aux électeurs au plus tard le 18 avril 2017 pour le premier tour et le 3 mai
2017 pour le second tour.
Une fois que les opérations de mise sous pli auront débuté, le titulaire fournira quotidiennement le nombre de
plis réalisés aux services préfectoraux. En cas d'écart avec les données fournies dans le calendrier
contractuel, le titulaire devra tout mettre en œuvre pour rattraper son retard. En cas de disparité constatée, la
préfecture fera exécuter la prestation aux frais du titulaire.
6. Le titulaire remettra au prestataire qui lui sera indiqué par la préfecture les enveloppes de propagande
conditionnées par commune.
Les plis fermés pour les électeurs devront être remis par le prestataire au titulaire du marché postal au fur et à
mesure de leur réalisation.
En cas de prise en charge progressive, un bordereau de prise en charge doit être établi par les soins du
titulaire en lien avec un représentant du titulaire du marché postal, dans le cadre du délai imposé par le
calendrier électoral officiel ministériel. Il précisera la date de prise en charge, le poids de référence d'une
enveloppe de propagande fermée, la quantité totale des plis et la destination.
Un calendrier de prise en charge des plis fera l’objet d’une validation tripartite entre le titulaire retenu pour
assurer les prestations, les représentants de la préfecture et de l’entreprise postale.
Le titulaire de chaque marché conditionnera les plis en respectant les conditions de la convention postale
nationale (classement par commune, code postal, etc.).
La préfecture mettra en contact le titulaire de chaque lot et le prestataire en charge de la distribution afin de
permettre une prise en charge des plis dans les meilleures conditions possibles de rapidité et de fiabilité.
7. Colisage, pour chacune des 32 communes des bulletins de vote par carton de 20 000 ne dépassant pas 15
kilos et présentant une étiquette rappelant le nom de la commune.
La préfecture indiquera la quantité à conditionner par commune.
8. Le titulaire stockera les documents restants et non utilisés jusqu'à réception de l'ordre de destruction donné
par la préfecture.
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Lot n°3 – Élections législatives : Adressage des enveloppes, mise sous pli et colisage des bulletins de vote
destinés aux communes par circonscription :
1. La préfecture remettra au prestataire le fichier des noms et adresses des électeurs par circonscription sous
forme de CD Rom ou clé USB.
2. La préfecture de la région Guadeloupe fournira les enveloppes de propagande en quantité nécessaire.
3. Le titulaire imprimera les étiquettes à partir du fichier d’adresses remis par la préfecture de la région
Guadeloupe et procédera à l’adressage des enveloppes remises. Le libellé des enveloppes de propagande aux
nom, prénom et adresse du domicile des électeurs du département de la Guadeloupe pourra être réalisé par
impression directe des adresses sur l'enveloppe.
4. Le titulaire procédera à la réception des documents de propagande et des bulletins de vote remis par les
candidats. Il s’assurera de la conformité des quantités et stockera l’ensemble du matériel avant mise sous pli.
5. Le titulaire mettra sous pli les documents de propagande par circonscription.
La mise sous pli consistera à insérer dans une enveloppe libellée au nom des électeurs, les bulletins de vote
et les professions de foi de chaque candidat destinés aux électeurs du département de la Guadeloupe. Les
enveloppes doivent être fermées, collées et remises aux services chargés de la distribution selon les
formalités qui seront indiquées par la préfecture.
Document
Format
Circulaires / Professions de foi
210 x 297 mm
Bulletins de vote
105 x 148 mm
La préfecture et les services de l’État pourront prêter leur concours au titulaire dans le choix des personnes à
recruter pour satisfaire les besoins de la mise sous pli.
La commission de propagande, les agents de la préfecture missionnés ou un représentant des candidats
opéreront une vérification des plis, par sondage aléatoire.
Le titulaire devra proposer un calendrier des opérations de mise sous pli et de routage en intégrant un délai
de réalisation maximum de 8 jours calendaires pour le premier tour et de 2 jours calendaires pour le 2ème
tour. Le calendrier, en lien avec le calendrier électoral officiel ministériel, sera contresigné par les services
préfectoraux et deviendra contractuel lors de l’émission du bon de commande.
A titre d’information, lors des élections législatives des 9 et 16 juin 2012, la date limite de dépôt des
circulaires était fixée au 29 mai 2012 pour le premier tour et au 13 juin 2012 pour le second tour. La
propagande devait être transmise aux électeurs au plus tard le 6 juin 2012 pour le premier tour et le 14 juin
2012 pour le second tour.
En vue des élections législatives des 10 et 17 juin 2017, il est probable que la date limite de dépôt des
circulaires soit fixée au 30 mai 2017 pour le premier tour et au 14 juin 2017 pour le second tour. La
propagande devra être transmise aux électeurs au plus tard le 7 juin 2017 pour le premier tour et le 15 juin
2017 pour le second tour.
Une fois que les opérations de mise sous pli auront débuté, le titulaire fournira quotidiennement le nombre de
plis réalisés aux services préfectoraux. En cas d'écart avec les données fournies dans le calendrier
contractuel, le titulaire devra tout mettre en œuvre pour rattraper son retard. En cas de disparité constatée, la
préfecture fera exécuter la prestation aux frais du titulaire.
6. Le titulaire remettra au prestataire qui lui sera indiqué par la préfecture les enveloppes de propagande
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conditionnées par commune.
Les plis fermés pour les électeurs devront être remis par le prestataire au titulaire du marché postal au fur et à
mesure de leur réalisation.
En cas de prise en charge progressive, un bordereau de prise en charge doit être établi par les soins du
titulaire en lien avec un représentant du titulaire du marché postal, dans le cadre du délai imposé par le
calendrier électoral officiel ministériel. Il précisera la date de prise en charge, le poids de référence d'une
enveloppe de propagande fermée, la quantité totale des plis et la destination.
Un calendrier de prise en charge des plis fera l’objet d’une validation tripartite entre le titulaire retenu pour
assurer les prestations, les représentants de la préfecture et de l’entreprise postale.
Le titulaire de chaque marché conditionnera les plis en respectant les conditions de la convention postale
nationale (classement par commune, code postal, etc.).
La préfecture mettra en contact le titulaire de chaque lot et le prestataire en charge de la distribution afin de
permettre une prise en charge des plis dans les meilleures conditions possibles de rapidité et de fiabilité.
7. Colisage, pour chacune des 32 communes des bulletins de vote par carton de 20 000 ne dépassant pas 15
kilos et présentant une étiquette rappelant le nom de la commune.
La préfecture indiquera la quantité à conditionner par commune.
8. La titulaire stockera les documents restants et non utilisés jusqu'à réception de l'ordre de destruction donné
par la préfecture.
Le département de la Guadeloupe comprend quatre circonscriptions regroupant les communes suivantes :
- 1ère circonscription : Les Abymes, Capesterre-de-Marie-Galante, Grand-Bourg, Morne-à-l'Eau, Pointe-àPitre, Saint-Louis
- 2ème circonscription : La Désirade, Le Gosier, Le Moule, Petit-Canal, Port-Louis, Saint-François, SainteAnne, Anse-Bertrand, Port-Louis
- 3ème circonscription : Baie-Mahault, Goyave, Lamentin, Petit-Bourg, Pointe-Noire, Sainte-Rose,
Deshaies
- 4 ème circonscription : Basse-Terre, Bouillante, Capesterre-Belle-Eau, Gourbeyre, Saint-Claude, Terre-deBas, Terre-de-Haut, Trois-Rivières, Vieux-Habitants, Baillif
Au 28 février 2016, la répartition des électeurs dans les quatre circonscriptions est la suivante :
- Circonscription 1 : 76 529 électeurs
- Circonscription 2 : 87 076 électeurs
- Circonscription 3 : 83 861 électeurs
- Circonscription 4 : 70 407 électeurs
A titre d’information, le nombre de candidats serait en moyenne de 10 par circonscription pour un cumul
total de 40 candidats.
2.2 – Documents à insérer lors de la mise sous pli
Lot n°2 – Élection présidentielle : le nombre de documents à insérer dans l'enveloppe de propagande est
subordonné au nombre de candidats (un bulletin de vote et une circulaire par candidats).
Les bulletins de vote seront remis au titulaire du lot n°2 (sauf si le titulaire du lot n°2 est également titulaire
du lot n°1) et la déclaration de chaque candidat sera remise au titulaire du lot n°2 dans les délais impartis.
Sous réserve de modifications réglementaires pouvant intervenir d'ici à la date de réalisation de la mission, et
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conformément aux articles R29, R30 et R34 du code électoral et de l'article 18 du décret du 18 mars 2001,
chaque enveloppe de propagande comportera, pour chaque candidat, un bulletin de vote de format 105 x 148
mm et le texte de la déclaration du candidat imprimé sur papier blanc et feuillet double, d'un grammage
compris entre 60 et 80 grammes au mètre carré et d'un format de 210 x 297 mm.
Lot n°3 – Élections législatives : le département de la Guadeloupe compte quatre circonscriptions
législatives.
Le nombre de documents à insérer dans l'enveloppe de propagande est subordonné au nombre de candidats.
Les bulletins de vote seront remis au titulaire du lot n°2 (sauf si le titulaire du lot n°2 est également titulaire
du lot n°1) et la déclaration de chaque candidat sera remise au titulaire du lot n°2 dans les délais impartis.
Sous réserve de modifications réglementaires pouvant intervenir d'ici à la date de réalisation de la mission, et
conformément aux articles R29, R30 et R34 du code électoral et de l'article 18 du décret du 18 mars 2001,
chaque enveloppe de propagande comportera, pour chaque candidat, un bulletin de vote de format 105 x 148
mm et une circulaire (profession de foi) imprimée sur papier blanc et feuillet simple, grammage compris
entre 60 et 80 grammes au mètre carré et d'un format de 210 x 297 mm.
Article 3 – Sécurité des données
Le titulaire du marché est responsable de la sécurité des documents qui lui sont confiés. Il lui appartient de
saisir immédiatement la préfecture de Guadeloupe de toutes difficultés qu'il pourrait rencontrer.
Article 4 – Renseignements
Pour tout renseignement complémentaire, les candidats au présent marché peuvent s'adresser à :
Mme Pierrette RUTIL – chef du bureau de l'administration générale et des élections 05.90.99.38.40 – Fax : 05.90.99.38.39 – mel : [email protected]
Mme Catharina PETIT, Adjoint au chef de bureau de l'administration générale et des élections –
05.90.99.38.37 –fax : 05.90.99.38.39 – mel : [email protected]
Préfecture de la Région Guadeloupe – Direction de l’administration générale et de la réglementation Bureau de l'administration générale et des élections - Palais d’Orléans - 97100 BASSE-TERRE.
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