Every year, individuals and groups across Cornwall find fun and

Document sur les activités
organisées par de tierces parties
Comment planifier une activité de collecte de fonds
Février 2014
Table des matières
Introduction
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Dix meilleurs conseils de
planification d’une activité
…………………………………………….
4
Promotion de votre activité
…………………………………………….
6
Licences ou permis, assurance et
remise de reçus
…………………………………………….
7
Logo de la Fondation
…………………………………………….
9
Formulaire – Projet ou activité
organisée par une tierce partie
…………………………………………….
10
Lettre d’entente
…………………………………………….
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Introduction
Chaque année, des particuliers et des groupes d’un bout à l’autre de Cornwall trouvent
des moyens amusants et originaux de soutenir la Fondation de l’Hôpital de Cornwall.
Vous pouvez laisser la Fondation décider où verser ces fonds pour répondre à des
besoins pressants de l’Hôpital. Vous pouvez également choisir vous-même le domaine
particulier de soins auquel vos fonds doivent servir ou pour quel achat d’équipement ces
fonds doivent être utilisés.
La Fondation de l’Hôpital de Cornwall a tous les outils et tous les renseignements qu’il
vous faut pour planifier votre propre activité. La Fondation doit approuver votre activité
puisque vous allez vous servir de son nom et de son logo. Cela assure aussi aux
donateurs et à vos tenants que les profits de l’activité seront transmis à la Fondation.
Vous trouverez dans le présent document un formulaire à remplir qui devra être
approuvé par la Fondation.
Communiquez avec Angela Preston, Agente de développement, Dons annuels au 613
930-4508 ou par courriel à [email protected].
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Dix meilleurs conseils de planification d’une activité
Vous pouvez suivre ces étapes simples afin de planifier et de mener à bien une activité
au bénéfice de la Fondation de l’Hôpital de Cornwall.
1. Formez un comité d’organisation
Ne faites pas tout le travail vous-même! Formez une équipe de gens enthousiastes
et attribuez-leur des tâches en fonction de leurs compétences et de leurs champs
d’intérêt.
2. Faites un remue-méninges pour trouver des idées
Tournoi de golf, barbecue, concert : les possibilités sont illimitées. À court d’idées?
Jetez un coup d’œil à de récentes activités de financement.
3. Inscrivez votre activité auprès de la Fondation
Informez notre équipe des événements spéciaux de votre intention d’organiser une
activité. Nous avons tous les outils et toutes les ressources dont vous avez besoin
pour toutes les étapes de votre démarche.
4. Fixez-vous des objectifs
Établissez un objectif financier réaliste et décidez où vous voulez affecter les fonds.
(Vous n’atteindrez peut-être pas votre objectif la première année, mais la réussite
de votre activité aidera à attirer plus de gens et de commanditaires l’année
suivante.)
5. Trouvez votre auditoire
Qui voulez-vous attirer à cette activité? Quel est le meilleur moyen de faire
connaître votre projet?
6. Déterminez le moment de l’activité
Trouvez une date et une heure pour tenir votre activité. Évitez les conflits avec les
principaux jours fériés ou les autres activités comme la vôtre qui arrivent à la même
période.
7. Établissez votre budget
Déterminez toutes les sources de revenus et de dépenses. En limitant les
dépenses, vous pourrez faire un don plus important à l’Hôpital.
8. Faites connaître l’activité
Une activité réussie a besoin de promotion, comme des affiches, des messages
d’intérêt public et une couverture médiatique. Nous pouvons vous aider! Nous
pouvons réviser vos documents, vous fournir notre logo et afficher votre activité sur
notre site Web. Pensez aussi à demander à votre réseau de contacts personnels et
professionnels de passer le mot.
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9. Collectez les fonds
Toutes les sommes collectées doivent parvenir à la Fondation dans les 60 jours
suivant l’activité. Allouez trois à quatre semaines après cette date pour que les
reçus officiels soient délivrés.
10. Remerciez tout le monde
Pensez à remercier tous les gens qui ont participé à l’activité ou qui l’ont soutenue.
Ils seront fiers d’apprendre combien d’argent vous avez ramassé!
Et acceptez nos remerciements! En collectant de l’argent pour l’Hôpital communautaire
de Cornwall, vous investissez dans l’avenir de nos soins de santé. La Fondation de
l’Hôpital de Cornwall a bien des outils pour vous aider à planifier votre activité,
notamment des conseils sur l’organisation d’un tirage, des modèles de billets et de
lettres de remerciement.
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Promotion de votre activité
Un bon plan de publicité est essentiel à une activité de financement réussie. Il y a bien
des façons d’informer la collectivité au sujet de votre activité. Envoyez un message
d’intérêt public à diffusion gratuite aux postes de radio ou de télévision. Faites une
affiche ou une annonce à placer un peu partout sur des babillards.
Les stations de radio (Corus Entertainment [Variety 104.5, 101.9 CJSS FM] CKON,
CHOD, Martz Communications Broadcasting [Fox 101.5, Hits FM 94.7]) et de télévision
locales (TVCogeco) peuvent diffuser gratuitement les messages d’intérêt public. Vous
pouvez faire parvenir des annonces ou affiches semblables aux journaux, revues
spécialisées ou autres médias imprimés.
Conseils sur les messages d’intérêt public
-
Répondez aux cinq (5) questions importantes sur l’activité (qui, quoi, où, quand,
pourquoi).
Rédigez un message court et accrocheur - 50 mots ou moins.
Faites paraître le message de 10 à 14 jours avant l’activité pour améliorer vos
chances de susciter l’intérêt des diffuseurs.
Imprimez le message sur du papier blanc pour que l’on puisse facilement le
photocopier et le distribuer au personnel en ondes.
Conseils sur les affiches
Les affiches et annonces doivent comprendre tous les renseignements utiles et
répondre aux cinq (5) questions importantes sur l’activité (qui, quoi, où, quand,
pourquoi). Faites en sorte que votre public sache que vous travaillez pour une bonne
cause en incluant le logo et l’adresse Web de la Fondation de l’Hôpital de Cornwall, des
renseignements sur l’endroit ainsi que notre numéro d’enregistrement d’organisme de
bienfaisance.
Il importe que les médias parlent (et écrivent) au sujet de votre activité. Envoyez un avis
aux médias deux ou trois jours avant votre activité pour que des journalistes l’incluent
dans leur couverture médiatique quotidienne ou informent le public à l’avance. Si vous
communiquez avec les hebdomadaires de quartier, vous devrez peut-être leur envoyer
l’information trois semaines avant votre activité pour vous assurer que la nouvelle
paraîtra dans le bon numéro.
Veuillez nous faire parvenir tout matériel publicitaire où figure le nom ou le logo de la
Fondation de l’Hôpital de Cornwall pour approbation avant de les envoyer aux médias.
Communiquez avec Angela Preston, Agente de développement, Dons annuels au 613
930-4508 ou par courriel à [email protected].
Licences ou permis, assurances et remise de reçus
Certaines activités exigent l’obtention de licences ou permis et d’assurances, ainsi que
la remise de reçus officiels pour les dons de charité faits pendant l’activité.
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Licence ou permis
Pour les activités de financement qui comprennent une loterie ou autre forme de jeu de
hasard, comme un bingo ou un tirage, on doit se procurer un permis spécial qu’il faut
commander bien à l’avance pour avoir le document au moment de l’activité. Il y a des
frais à payer pour obtenir cette licence. Dans le cas d’un tirage, la Commission des
alcools et des jeux de l’Ontario (CAGO) exige le paiement de 3% de la valeur du ou des
prix.
Pour plus d’information, vous pouvez communiquer avec le Service des licences de la
Ville de Cornwall au 613 930-2787, poste 2305 ou visiter le site Web de la Ville à
www.cornwall.ca.
Permis de circonstance – Conformément aux règles de la Commission des alcools et
des jeux de l’Ontario (CAJO), la vente et le service d’alcool exigent l’émission d’un
permis de circonstance autorisant la vente et le service de boissons alcoolisées pendant
des activités spéciales, comme des collectes de fonds à des fins charitables. Vous
pouvez vous procurer ces permis dans certaines régies des alcools de l’Ontario. Pour
plus d’information au sujet de ces permis, veuillez visiter le site Web de la CAJO à
www.agco.on.ca.
Assurances
Si votre activité comporte des risques éventuels à la sécurité des organisateurs,
bénévoles ou participants – activités sportives, activités incluant la consommation
d’alcool ou activité tenue dans un endroit public comme un mail ou un lieu destiné au
sport – vous devez avoir une assurance supplémentaire. De même, si un véhicule
motorisé est utilisé, la personne au volant du véhicule doit avoir sa propre assurance.
Remarque : La Fondation de l’Hôpital de Cornwall n’est pas responsable d’obtenir de
l’assurance pour une activité qui a lieu dans la collectivité.
Reçus délivrés
À l’occasion, on demande à la Fondation de l’Hôpital de Cornwall de délivrer des reçus
officiels dans le cadre d’activités charitables communautaires. Si vous planifiez une
activité et que vous avez besoin de reçus officiels, veuillez en parler à la personne
responsable de la coordination des événements spéciaux de la Fondation dès le début
de votre démarche pour que nous soyons en mesure de répondre à votre demande.
Tout comme la Fondation, l’Agence de revenu du Canada (ARC) a des directives
précises relativement à la réception de dons, tout comme la Fondation. En gros, si une
personne reçoit un avantage quelconque découlant de sa contribution, aucun reçu ne
peut être remis.
Voici des exemples de dons pour lesquels un reçu ne peut pas être délivré : achat de
billets de tirage, articles d’encan et droits de jeu au golf. En outre, conformément aux
directives de l’ARC, aucun reçu ne peut être délivré pour les services rendus à titre de
bénévole.
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La Fondation de l’Hôpital de Cornwall reçoit souvent des demandes de reçus officiels
pour les dons en espèces faits pour les tirages ou encans, des accessoires ayant servi à
une activité ou des services fournis bénévolement. Dans bien des cas, les organismes
qui font des dons en espèces de ce genre peuvent les inclure dans leurs frais
d’exploitation, ce qui est de fait plus avantageux qu’un reçu de don de charité. La
Fondation peut cependant envisager de remettre un reçu pour un don fait en espèces,
mais doit le faire avec beaucoup de prudence.
Pour vous assurer de ne pas fournir de mauvais renseignements aux participants de
votre activité au sujet des reçus officiels, nous vous demandons de faire approuver à
l’avance par le personnel de la Fondation tout document mentionnant que des reçus
officiels peuvent être remis. Notre personnel pourra aussi vous expliquer quels sont les
renseignements et les états financiers dont la Fondation a besoin pour être en mesure
de remettre des reçus officiels.
Pour obtenir des renseignements ou des précisions, veuillez communiquer avec Angela
Preston, Agente de développement, Dons annuels au 613 930-4508 ou par courriel à
[email protected]
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Logo de la Fondation
Remarque : Vous devez obtenir l’autorisation de la Fondation de l’Hôpital de Cornwall
avant de vous servir de son logo.
Information sur la Fondation
Vous pouvez copier les paragraphes ci-dessous dans votre programme ou votre
matériel destiné aux médias.
La Fondation de l’Hôpital de Cornwall collabore avec l’Hôpital communautaire de
Cornwall pour assurer une philanthropie durable qui aidera l’Hôpital à fournir des
soins de santé de grande qualité aux résidents des communautés qu’il dessert.
L'Hôpital communautaire de Cornwall est un établissement de soins actifs de 170
lits. Il exerce ses activités à partir de deux emplacements dans la ville de Cornwall
qui est située sur les rives du fleuve Saint-Laurent, dans l'Est ontarien. Grâce à son
personnel de plus de 1 000 employés, l'Hôpital communautaire de Cornwall fournit
des services de soins actifs aux patients hospitalisés, aux patients externes et aux
clients de la communauté. L'Hôpital offre un large éventail de services médicaux
spécialisés. L'Hôpital communautaire de Cornwall a été constitué en société en
2004, lors du regroupement des services actifs de l'Hôpital général de Cornwall et de
l'Hôpital Hôtel-Dieu, tous deux comptant plus de cent ans de soins de santé à
Cornwall et dans les régions avoisinantes. En 2009, l'Hôpital communautaire de
Cornwall a reçu l'agrément du Conseil canadien d'agrément des services de santé.
Énoncé de mission
La Fondation a pour but collabore avec l’Hôpital communautaire de Cornwall pour
assurer une philanthropie durable qui aidera l’Hôpital à fournir des soins de santé de
grande qualité aux résidents des communautés qu’il dessert.
But et objectifs
Notre but est de développer des programmes philanthropiques qui assureront une
croissance durable.
Nos objectifs comprennent :
Faire croître nos revenus à l’aide de stratégies de collectes de fonds
diversifiées et intégrées;
Fomenter une culture de philanthropie saine et solide au sein de l’Hôpital;
Développer nos stratégies de communication;
Renforcer notre capacité corporative.
Pour obtenir plus d’information veuillez communiquer avec Angela Preston, Agente de
développement, Dons annuels au 613 930-4508 ou par courriel à
[email protected]
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Projet ou activité organisée par une tierce partie
Pour inscrire votre activité, veuillez remplir le formulaire suivant et le retourner à:
La Fondation de l’Hôpital de Cornwall
À l’attention d’Angela Preston, Agente de développement, Dons annuels
au 613 930-4508 ou à [email protected].
Envoyez au: 840 avenue McConnell
Cornwall (Ontario) K6H 5S5
Ou venez nous rencontrer à: l'Hôpital communautaire de Cornwall
er
510, rue Second Est–1 étage
Tél.: 613-930-4508 Téléc.: 613-930-4509
Nom de la personne ou de l’entreprise qui planifie l’activité : _____________________________
Nom et titre de la personne-ressource : ____________________________________________
Adresse postale : _______________________________________________________________
Adresse de courriel : ____________________________________________________________
Téléphone Maison : (
) ___________ Travail : (
) _____________ Téléc. : (
) ___________
Brève description de votre expérience en planification d’activités ou de collecte de fonds :
Genre d’activité ou nom de celle-ci :
___________________________________________________________________________
Date et heure provisoires :
________________________________________________________________________
Endroit où se tiendra l’activité :
_____________________________________________________________________________
Description de l’activité (ses objectifs, ses participants éventuels, son auditoire cible, soit
consommateurs possibles, médias, employés, etc.).
Comment l’argent sera-t-il amassé? P. ex., vente de billets, tirages et contribution annoncée.
Avez-vous des commanditaires, partenaires ou fournisseurs? Veuillez fournir des détails.
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Comment pensez-vous faire la promotion de l’activité?
Brochures/dépliants
Publicité
Bons
Communiqués
Annonces - journaux
Annonces - radio
Annonces - télévision
Réseau personnel
Autre
Budget prévisionnel : Veuillez faire la liste des revenus attendus et des dépenses prévues (même
si vous pensez que les dépenses pourraient être compensées par des dons en espèces) :
Revenus attendus :
Dépenses prévues :
Décrivez le soutien que vous attendez de la Fondation de l’Hôpital communautaire de Cornwall.
Veuillez signer et renvoyer ce formulaire dûment rempli. Un accusé de réception vous sera
envoyé dès que possible.
Nom : _________________________________________________________________
Signature : ______________________________________________________________
Date : __________________________________________________________________
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Lettre d’entente – Activité spéciale organisée par une tierce partie
Cette lettre d’entente lie la Fondation de l’Hôpital de Cornwall (FHC) et
______________________________ qui désire organiser une activité spéciale de financement
dont les profits seront versés à la FHC.
Le soussigné doit accepter de réaliser l’activité aux conditions suivantes :
1.
La FHC n’accepte aucune responsabilité financière ou légale liée à l’activité.
2.
La FHC doit avoir la maîtrise du flux des fonds ou s’assurer que la tierce partie a mis
en place des contrôles financiers jugés acceptables par le Service de comptabilité de
la Fondation.
3.
Les deux parties conviendront d’un bénéficiaire à l’Hôpital.
4.
La FHC autorise la tierce partie à mentionner le nom de la Fondation dans le matériel
de communication distribué aux médias pourvu que toute publicité lui soit présentée
pour approbation avant sa diffusion.
5.
La FHC n’assume aucune responsabilité pour tout accident ou dommage à la
personne ou à la propriété qui pourrait survenir pendant l’activité.
6.
Les profits doivent être remis à la FHC dans les 60 jours suivant l’activité. La FHC a
le droit de vérifier les états financiers.
7.
La FHC informera la tierce partie des règles de l’Agence du revenu du Canada au
sujet des reçus officiels.
8.
Si la FHC a de graves inquiétudes relatives à la façon dont l’activité doit se dérouler,
elle peut annuler l’entente en donnant à la tierce partie un avis de 24 heures. La FHC
n’est pas responsable des pertes financières ou autres inconvénients qui pourraient
résulter de cette annulation
9.
Dans le cas d’une activité sportive, tous les participants doivent signer un formulaire
de renonciation fourni par la Fondation.
Signé à : ________________________________________
Le : ____________________________________________
Représentant ou représentante de la tierce partie
(Nom et signature)
_________________________________________________
Angela Preston, Agente de développement, Dons annuels :
_________________________________________________
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