Faxen über das Internet

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Faxen über das Internet
Wer nur gelegentlich ein Fax zu verschicken hat, für den ist Faxen über das Internet eine
interessante Alternative zu einem eigenen Faxgerät. Das spart nicht nur Platz und die
Anschaffungs- und Verbrauchskosten, das Senden und Empfangen von Faxen ist außerdem
recht einfach.
Internet Fax-Dienste nutzen
Auch wenn die Technik sich inzwischen weiterentwickelt hat, ist es manchmal notwendig ein
Dokument per Fax zu senden. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn zur Rechtsgültigkeit eine
Unterschrift verlangt wird oder es auf die Beweisbarkeit der Zustellung ankommt.
Zum Einfügen der Unterschrift ist allerdings ein Drucker und ein Scanner notwendig (siehe
Beispiel weiter unten).
Die Möglichkeit, wichtige Dokumente per Fax über das Internet zu senden und zu
empfangen ist auch sehr praktisch, wenn Sie an mehreren Standorten arbeiten oder
unterwegs sind. Anstatt irgendwo das nächste Faxgerät zu suchen, benutzen Sie Ihren
Internet-Zugang um über einen Fax-Dienst die Dokumente zu versenden.
Dokumente werden heute meist auf dem Computer erstellt. Theoretisch ist es möglich, das
Dokument per Faxsoftware an den Empfänger zu senden. Aber nicht jeder PC oder jedes
Notebook ist an eine Telefonleitung angeschlossen sondern in der Regel per DSL mit dem
Internet verbunden. An dieser Stelle kommen die Internet Fax-Dienste ins Spiel, ein Service
der von jedem genutzt werden kann. Wer nur ab und zu einmal ein Fax versendet, benötigt
dafür kein Faxgerät. Faxen über das Internet ist kinderleicht und wird für Privatpersonen
sogar häufig kostenlos angeboten.
Wer zum Beispiel seinen Mobilfunkvertrag kündigen will, kann das sicher und ohne
Einschreiben per Fax erledigen. Das Fax-Sendeprotokoll gilt als Beleg für die Einlieferung.
Benötigt wird dazu lediglich ein Computer mit einer Textverarbeitung wie Open Office,
Microsoft Word oder einfach nur TextEdit. Muss das Dokument unterschrieben werden, ist
noch ein Drucker und Scanner notwendig.
Grundsätzlich unterscheiden sich die beschriebenen Fax-Dienste in der Berechnung der
Kosten. Es gibt Dienste, die den Service oder zumindest eine bestimmte Anzahl Faxe
kostenlos anbieten, andere finanzieren sich über Werbung, wieder andere stellen den
Benutzern das Senden und Empfangen von Faxen in Rechnung.
Welcher Dienst für Sie der richtige ist, hängt von Ihren individuellen Anforderungen ab.
In der Tabelle finden Sie die wesentlichen Anbieter für Privatpersonen.
Fax-Dienst
eFax
Dienstleistungen
Faxe senden und empfangen
E-Post
Fax-Senden.de
Faxe senden und empfangen
Faxe versenden
Fax.de
Freepopfax
myFax
PamFax
Simple Fax
Faxe senden und empfangen
Faxe versenden
Faxe senden und empfangen
Faxe senden und empfangen
Faxe, SMS, Briefe etc. senden
und empfangen
Tabelle 1 - Internet basierte Fax-Anbieter
Kosten
monatlich 11 Euro
30 Tage kostenlos
Kostenlos, E-POST-Konto ist Voraussetzung
65 Cent für die erste Seite, die folgenden sind günstiger,
keine Grundgebühr
Ab 5 Euro pro Monat
Kostenlos, Finanzierung durch Werbung
Monatlich 7 Euro, 30 Tage kostenlos
Keine Grundgebühr, ab 11 Cent pro Seite, keine Werbung
Prepaid, je nach Nutzung, keine Grundgebühr
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Das Fax-Dokument erstellen
Im folgenden Beispiel geht es um die Kündigung eines Zeitschriften-Abonnements, da
sich dieser Vorgang sehr gut per Internet-Fax erledigen lässt. Eine Kündigung muss immer
schriftlich erfolgen. Das geht auch per Einschreiben mit Rückschein, ein Fax ist jedoch viel
einfacher und oft sogar kostenlos. Sie müssen nur darauf achten, die Kündigungsfrist
einzuhalten. Nehmen Sie Ihre letzte Rechnung und starten Sie Ihren Computer und die
Textverarbeitung und folgen Sie diesen Schritten.
Schritt 1: Die Kündigung erstellen
Für das Kündigungsschreiben benötigen Sie die Kundennummer Ihres zu kündigenden
Abonnements. Diese sollte auf allen Ihren Rechnungen enthalten sein.
Schreiben Sie nun die Kündigung, wie in der folgenden Abbildung zu sehen ist. Danach
speichern Sie die Datei.
Abbildung 1 - Beispiel-Kündigungsschreiben
Überprüfen Sie noch einmal, ob alle Daten richtig eingegeben sind. Bei fehlerhaften Angaben
wird eine Kündigung gerne abgelehnt. Sicher haben Sie bemerkt, dass die Unterschrift noch
fehlt. Diese fügen wir im zweiten Schritt hinzu.
Schritt 2: Kündigung drucken und unterschreiben
Ohne Unterschrift ist eine Kündigung nicht gültig. Da Sie jedoch auf dem Monitor nichts
unterschreiben können, müssen wir einen kleinen Umweg wählen, um die Unterschrift
einzufügen. Starten Sie Ihren Drucker und drucken Sie das Dokument aus. Danach können
Sie die Kündigung ganz normal unterschreiben.
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Schritt 3: Das Dokument scannen
Für den nächsten Schritt benötigen Sie einen Scanner. Oft ist der Drucker gleichzeitig ein
sogenanntes Multifunktionsgerät (Drucker, Scanner, Kopierer) und kann auch Dokumente
scannen. Sie können aber auch einen separaten Scanner verwenden.
a) Legen Sie das Dokument mit der Schriftseite nach unten auf den Scanner und starten
Sie die Scanner-Software. Diese ist meist Bestandteil Ihres DruckerVerwaltungsprogramms, also der Software mit der Sie auch den TintenpatronenFüllstand und die Drucker-Warteschlange steuern.
b) Klicken Sie auf "Dokument scannen" oder einen ähnlichen Befehl.
c) Wählen Sie im Scan-Menü die Option "Texte" und wählen Sie eine Auflösung von
mindestens 300 dpi. Als Ausgabeformat können Sie PDF, DOC, PNG oder JPG
bestimmen. Die meisten Internet-Fax-Anbieter unterstützen diese Formate. Das
gebräuchlichste Format, dass von allen verstanden wird ist PDF.
d) Klicken Sie auf "Scannen", um den Vorgang zu starten. Danach wird das Dokument
auf dem Bildschirm angezeigt. Ist alles in Ordnung speichern Sie die Kündigung in
einem beliebigen Ordner.
Das Fax über das Internet verschicken
Natürlich könnten Sie die unterschrieben Kündigung auch per E-Mail an den Empfänger
senden. Doch das ist nicht ganz unproblematisch, falls Sie beweisen müssen, dass der
Empfänger die Kündigung auch erhalten hat. Nicht selten berufen sich die Firmen darauf,
keine Kündigung erhalten zu haben. Deshalb ist selbst im Internet-Zeitalter das Faxgerät
eine gute Ergänzung zur E-Mail. Die Sendebestätigung gilt als Beweis, dass das Fax beim
Empfänger eingegangen ist deshalb sollten Sie diesen Beleg gut aufbewahren.
Das Versenden des fertigen Dokumentes haben wir beispielhaft für 2 verschiedene Anbieter
beschrieben ( 1. E-Post, 2. Freepopfax)
Beispiel 1: Ein Fax mit ePost versenden
Um per E-Post ein Fax zu versenden, müssen Sie dort als Nutzer registriert sein. Danach
bekommen Sie Ihre eigene Online-Faxnummer und können vom PC aus Faxe versenden und
empfangen. E-Post ist ein Service der Deutschen Post, über die weiteren Vorteile können Sie
sich auf den Online-Seiten informieren.
a) Registrieren Sie sich bei E-Post und eröffnen Sie ein Benutzerkonto.
b) Melden Sie sich in Ihrem E-Post-Nutzerkonto an.
c) Klicken Sie in der Menüleiste auf "Mein Konto" und wählen Sie die Option "E-Mail &
Fax".
d) Klicken Sie dort auf "Neue Faxnummer beantragen". Sie bekommen automatisch und
kostenlos eine Faxnummer zugewiesen. Über diese Nummer können Sie Faxe
versenden und empfangen.
e) Um ein Fax zu versenden, wählen Sie im Menü "Briefkasten" die Option "E-Mail &
Fax". Klicken Sie anschließend auf "Fax verfassen". Es öffnet sich ein neues Fenster.
f) Tragen Sie nun im Feld "An:" die Faxnummer des Empfängers und im Feld
"Empfänger" den Namen ein. Geben Sie dann den Text für die Betreffzeile ein.
g) Im Textfeld unter der Kopfzeile können Sie eine Faxnachricht erstellen. Da Sie die
Kündigung aber schon geschrieben und unterschrieben haben, klicken Sie auf "Datei
auswählen" und wählen Sie die PDF-Datei aus, welche die oben erstellte Kündigung
enthält und als Fax verschickt werden soll. Bei E-Post können Sie dazu nur PDFDateien verwenden.
h) Über die Schaltfläche "Fax senden" schließen Sie den Vorgang ab.
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Abbildung 2 - kostenloser Faxversand per E-Post
Beispiel 2: Ein Fax kostenlos mit Freepopfax versenden
Um den Dienst zu finanzieren, fügt Freepopfax auf jeder Faxseite Werbung ein. Wenn Sie das
nicht möchten, sollten Sie entweder einen kostenpflichtigen oder werbefreien Anbieter
suchen. Ansonsten lässt sich dieser Service ohne großen Aufwand nutzen.
a) Tragen Sie die Absenderangaben in den dafür vorgesehenen Feldern ein. Ihre E-MailAdresse ist wichtig, weil Ihnen per E-Mail eine Versandbestätigung zugeschickt wird.
b) Da sich der Kündigungstext in der PDF-Datei befindet, klicken Sie im zweiten Schritt
auf "Dokument hochladen" und wählen unter "Datei auswählen" die gewünschte Datei
aus. Dieser Anbieter unterstützt mehrere Formate, dabei ist auch PDF.
c) Zur Überprüfung Ihrer Identität schickt Ihnen der Anbieter eine SMS auf das Handy
die einen speziellen Code enthält. Das dauert nur wenige Augenblicke. Den SMSCode tragen Sie in das entsprechende Eingabefeld ein.
d) Überprüfen Sie noch einmal alle Eingaben und akzeptieren Sie die allgemeinen
Geschäftsbedingungen. Klicken Sie zum Abschluss auf "Bestätigen". Die Kündigung
wird jetzt an das Faxgerät Ihres Mobilfunkanbieters geschickt.
Nach erfolgreicher Zustellung bekommen Sie per E-Mail eine Versandbestätigung zugesandt.
Auch der Inhalt der angehängten PDF-Datei wird darin angezeigt. Diesen Beleg sollten Sie
gut aufbewahren.
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Abbildung 3 - Faxversand mit Freepopfax
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