Newsletter Serial - Compliance Audits

Newsletter Serial
Compliance und
Werthaltigkeit
1. Gemeinsam sind Sie stark: Auditpartnerschaft mit
unschlagbarem Kostenvorteil
2. Compliance-Audit: Machen wir das Beste daraus!
3. Im Reich der Mittel
4. Viel Wasser ist den Ganges hinuntergeflossen
5. Kluge Käufer nutzen Technical Due Diligence
6. Lieferantenauditierung - zeitaufwendiges,
unbeliebtes Kind
7. Lieferantenqualifizierung erspart teure
Nachbesserung
8. Vorsicht Tücken: Internes Audit zur GxP-Compliance
Gemeinsam sind Sie stark –
Auditpartnerschaft mit unschlagbaren
Kostenvorteilen
Shared oder Joint Audits bieten erhebliche
Kostenvorteile und reduzieren den Reiseaufwand für die ohnehin hochbelasteten
internen Ressourcen. »Unsere Qualified
Person ist uns im Unternehmen wichtiger
als im Flugzeug«, so die Aussage der
Geschäftsleitung eines Pharmamittelständlers. Und er hat Recht!
Das Gesetz gibt´s her
Gemäss gültigen internationalen (FDA)
Regularien, denen der EU, der AMWHV
(§11 Selbstinspektion und Lieferantenqualifizierung) und anderen (QSR, etc.) ist
die Qualifizierung von Lieferanten für Ausgangsstoffe und Packmittel, die zur Arzneimittelherstellung eingesetzt werden,
nach schriftlich festzulegenden Verfahren
vorzunehmen. Dieses Verfahren muss
grundsätzlich die Durchführung von Audits
durch hierzu ausreichend geschultes Personal vorsehen, soweit es sich um Hersteller von Wirkstoffen oder anderen kritischen
Ausgangsmaterialien handelt. Anstelle eigener Audits kann der Arzneimittelhersteller
auf geeignete Kenntnisse Dritter zurückgreifen, sofern die Anforderungen für die
Durchführung der Audits denen des eigenen QM-Systems entsprechen.
Somit dürfen Sie die Durchführung von
Audits beruhigt einem qualifizierten »Third
Party Auditor« überlassen. Qualifiziert heisst
unter Anderem, er hat sich intensiv mit den
Unternehmen in Asien, deren breitgefächertem GMP-Verständnis und Argumentationsketten auseinandergesetzt. Qualifiziert heisst auch, dass er breites Prozessverständnis nachweist, dass er neben den
richtigen Fragetechniken auch die unbedingt erforderlichen persönlichen Merkmale
wie Kommunikationsfähigkeit, Geduld,
Standhaftigkeit mitbringt und Konflikte
möglichst im Konsens bewältigen kann.
Die Realität
Überraschungen erleben unsere Auditoren
immer wieder. Asien ist nach wie vor weit
entfernt. Dokumentierte Prozesse spiegeln
oftmals nicht die Realität wider, mit
»kontrollierten Bedingungen«, Change
Management, Deviation Handling und Out
of Specification (OOS) wird teilweise überaus »pragmatisch« umgegangen. Unsere
Abb. links zeigt eine durchaus typische
Situation, beobachtet im Sommer 2007
in Indien. Die Besonderheit: Im Hintergrund
wird im offenen Gebäude zentrifugiert
und am offenen Produkt gearbeitet. Abb.
rechts, 2006 in China beobachtet, zeigt
das Handling »gereinigten« Leergebindes
vor dem Austrag aus den Zentrifugen.
Situationen, die Sie nur durch ein tatsächlich vor Ort durchgeführtes Audit erfahren.
Von Fragebogenaktionen halten wir nichts,
denn diese werden meistens vom Marketing ausgefüllt – was das heisst, ist
offensichtlich.
Der Trend
Chemgineering führt nunmehr seit vier
Jahren Shared Audits im Auftrag von
Pharmaherstellern und Rohstoffhändlern
durch. Wir kennen deren Beschaffungslisten und sind somit in der Lage, ideale
Auditreisen zusammenzustellen. Damit
nutzen unsere Auftraggeber ein Höchstmass an Synergien. Die Reisekosten
verteilen sich auf die Anzahl der später
zu übergebenden Berichte. Sind Berichte
zudem mehrfach nutzbar, so wird deren
Preis nochmals attraktiver. Geheimhaltung
ist selbstverständlich, wir verbreiten keine
Informationen über Ihre Quellen, auf
Wunsch ist Ihr Unternehmen im Reiseverbund anonym. Die Verfolgung der gefundenen Mängel mittels Massnahmenplan
und Überwachungsaudit übernehmen wir
üblicherweise ebenfalls.
Unsere Auditoren blicken heute auf über
100 Audits, durchgeführt in Asien und Europa, zurück. Sie sind mit vielen »Wassern
gewaschen« und wissen mit kritischen
Vor-Ort-Situationen bestens umzugehen.
Sie erhalten einen von den Behörden akzeptierten Auditbericht, der nicht von den
manigfaltig vorstellbaren Interessenskonflikten beeinflusst ist. Auch die asiatischen
Hersteller schätzen Shared Audits durchaus, denn auch für sie reduziert sich der
Aufwand signifikant. Somit ist allen gedient.
Nun ist es an Ihnen:
Fordern Sie unverbindlich unseren SharedAudit-Plan an, lassen Sie sich das Konzept
der Shared Auditpartnerschaft erläutern
und diskutieren Sie mit uns an guten und
schlechten Beispielen. Es lohnt sich in
jedem Fall.
Frank Studt
[email protected]
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Chemgineering Newsletter
November 2007
Compliance-Audit?
Machen wir das Beste daraus!
Medizinprodukte-Industrie muss verstärkt mit FDA-Inspektionen rechnen
Die Zahl der FDA-Inspektionen steigt:
Häufigkeit und Umfang der von der amerikanischen Arzneimittelbehörde Food
and Drug Administration (FDA) durchgeführten Audits bei Medizinprodukteherstellern in Europa haben in den letzten
zwei Jahren deutlich zugenommen. Dies
schlägt sich auch in der vermehrten Erteilung von so genannten »Warning Letters«
nieder.
Europäische Produktionseinheiten, deren
Produkte mittels 510(k)-Verfahren am
amerikanischen Markt zugelassen sind,
unterliegen der Aufsicht durch die Arzneimittelbehörde der Vereinigten Staaten.
Sie wurden aber bisher oft jahrelang nicht
inspiziert, obwohl dies eigentlich regelmässig alle zwei Jahre vorgeschrieben
ist. So kommen die entsprechenden
Ankündigungen jetzt häufig überraschend
und stossen auf unvorbereitete und daher
potenziell angreifbare Organisationen.
Chemgineering hat in der Vergangenheit
bereits zahlreiche Unternehmen bei der
Vorbereitung und Durchführung von FDAInspektionen unterstützt. So wurde jüngst
auch der neueste Kunde bei dieser Prüfung begleitet, ein weltweit tätiges Unternehmen, das unter anderem Medizinprodukte der US Class II herstellt.
Compliance Quick Check zur
Vorbereitung
Als bei dem Kunden überraschend ein
FDA-Audit angekündigt wird, entscheiden
sich Management und verantwortliche
Leitung der Quality Assurance (QA) dafür,
Chemgineering-Berater mit ihrer umfassenden Erfahrung in der Begleitung von
FDA-Inspektionen in vergleichbaren Sektoren hinzuzuziehen.
32%
42%
26%
Devices cGMP
Devices MDR
(Medical Devices Reporting)
Pharma cGMP
Warning Letters 2006 nach Produktgruppen
Da die regelmässigen Audits der Benannten Stelle (»Notified Body«) bis dato kaum
besorgniserregende Abweichungen feststellen konnten, wird zunächst ein so
genannter »Compliance Quick Check«
durchgeführt. Dieser ist mit einem fokussierten »Mock Audit« vergleichbar, der
das Unternehmen auf die Vorgehensweise der FDA-Inspektoren vorbereitet
und inhaltliche Schwachpunkte aufdeckt.
Innerhalb von einer Woche liegt das Ergebnis des Compliance Quick Checks
nach einer zweitägigen Vor-Ort-Inspektion
durch unsere Berater und einer Berichtsphase vor. An einigen Stellen werden
zusätzlich Einzelanalysen durchgeführt,
die zuvor in Abstimmung mit dem Kunden zurückgestellt worden waren.
Im Vorfeld der Inspektion: Aufdeckung
von Optimierungspotenzialen
Das Feedback der zuständigen QA zeigt,
dass einige potenzielle Schwachpunkte
intern bereits als solche vermutet worden
waren, in dieser Deutlichkeit bisher jedoch
nicht zutage getreten waren. Zusätzlich
können, insbesondere im komplexen und
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schwer zu beherrschenden Produktentwicklungsprozess, erhebliche Optimierungspotenziale aufgedeckt werden.
Generelle Massnahmen wie die Bereinigung gewachsener Lagerstrukturen oder
das Eliminieren von Schwächen der baulichen Infrastruktur werden anhand einer
Fotodokumentation über Abweichungen
vorbereitet und vom Kunden im Vorfeld
der Inspektion durchgeführt.
Nachdem die aus dem Quick Check resultierenden Optimierungen abgeschlossen sind, wird Chemgineering auch mit
den weiteren Aktivitäten zur Inspektionsvorbereitung beauftragt. Ein wesentlicher
Erfolgsfaktor ist die klare Führung des
Projektes durch die zuständige QA-Funktion des Kunden, sodass Entscheidungen
bezüglich der Aufgabenverteilungen eindeutig und rasch gefällt werden können.
Dies ist insbesondere angesichts der zur
Verfügung stehenden Zeit von nur etwa
drei Monaten unerlässlich.
Chemgineering Newsletter
Juni 2007
Geschäftsprozess 1
Geschäftsprozess 2
Geschäftsprozess 3
Prozessmanagement
Compliance Management
Company Quick Check
Geschäftsprozess 4
Prozesse optimiert und
Zulassungsunterlagen verifiziert
Auch bei der Überarbeitung unklarer
und teilweise nicht gelebter ISO-Prozeduren und deren Adaption auf FDAAnforderungen unterstützt Chemgineering die Vorbereitung. Hierfür werden
Techniken der Geschäftsprozessanalyse
und des Geschäftsprozessmanagements
eingesetzt, mit deren Hilfe Abläufe dergestalt optimiert werden, dass sie den
Regularien entsprechen; gleichzeitig
werden Kosten eingespart. Die überarbeiteten Prozesse werden noch vor
der Inspektion durch das Management
implementiert.
Chemgineering-Berater begleiten ebenfalls die Einführung eines inspektionssicheren und risikobasierten Verfahrens,
um den – vom Kunden bereits im Vorfeld begonnenen – Abgleich der 510(k)Unterlagen mit dem Ist-Zustand zu
ermöglichen. Zusätzlich werden Design
History Files (DHFs) und Device Master
Records (DMRs) auf Konsistenz überprüft und, wenn notwendig und möglich, Korrekturmassnahmen eingeleitet.
Inspektionsbegleitung im
Front- und Backoffice
Nach Abschluss der Vorbereitungen wird
Chemgineering auch mit der Begleitung
der eigentlichen Inspektion betraut. Diese
erfolgt mithilfe eines erprobten Systems
aus kombinierter Frontoffice- und Backoffice-Begleitung: Ein Berater fungiert vor
der FDA als so genannter »Expert Translator« direkt an der Seite der auditierten
Personen, ein zweiter überprüft im Backoffice die von der FDA verlangten Dokumente, dokumentiert und antizipiert eventuelle Risiken im Inspektionsvorgang.
Die Aufgabe des Expert Translators besteht vor allem darin, als aussenstehende
und in FDA-Inspektionen erfahrene Person die Übersicht über die Richtung der
Inspektion zu behalten, mögliche Widersprüche abzufangen und Missverständnisse zu verhindern.
Die ChemgineeringErfolgsfaktoren
• Klares Management-Commitment
• Modularer Aufbau mit Erfassung
der Lücken (»Quick Check«)
• Prozessorientierung statt reiner
Symptombehandlung
• Berücksichtigung der Zulassungsdokumentation
• Integrierte Inspektionsbegleitung
Eine vorher vereinbarte klare Regelung
ermöglicht im Anlassfall eine rechtzeitige
Kommunikation mit dem Backoffice.
Ein tägliches internes Schlussmeeting
resümiert die Ergebnisse des jeweiligen
Tages und legt gegebenenfalls noch zu
ergreifende Massnahmen fest.
Inspektion verkürzt und bestanden
Die Inspektion wird nicht nur erfolgreich
bestanden – sie wird seitens der FDA
sogar wegen des besonders guten Eindrucks abgekürzt! Ein schöner Verdienst
dank klarer Verteilung der Verantwortungsbereiche, guter Projektführung
sowie enormer Einsatzbereitschaft und
Leistung des Teams auf Kundenseite.
Und selbstverständlich auch dank der
Erfahrung unserer Berater und unserer
bewährten Methoden.
Dr. Michael Bodenteich
[email protected]
Dr. Gerhard Bauer
[email protected]
4
Chemgineering Newsletter
Juni 2007
Im Reich der Mittel
Kontrolle ist beim Audit chinesischer Wirkstoffbetriebe genauso wichtig wie Vertrauen
lich gelebt und befolgt werden. Beispielsweise stellte sich bei der Überprüfung eines hervorragend dokumentierten Change
Management Prozesses anhand einer Änderung im Syntheseprozess heraus, dass
das Change Management vorwiegend innerhalb der Qualitätssicherung abgewikkelt wurde – ohne die in der Prozessbeschreibung geforderte Kundeninformation.
Die Auswahl an Arzneimittelherstellern
in China ist gross. Über 3.000 Firmen
stellen pharmazeutische Wirkstoffe,
Zwischenprodukte (Intermediates)
oder Pflanzenextrakte her. Rund 1.000
davon sind hinsichtlich ihres GMPSystems von der SFDA* zertifiziert.
Manche haben bereits erfolgreiche
FDA- und EU-Inspektionen vorzuweisen. Der Konkurrenzdruck im eigenen
Land ist hoch, und das Bemühen
und die Bereitschaft internationale
GMP-Anforderungen (wie die ICH
Q7) zu erfüllen sind spürbar. Um jedoch herauszufinden, ob ein Hersteller den Anforderungen wirklich gerecht wird, ist ein On-Site-Audit
unerlässlich.
In der Regel finden sich gut aufgestellte
Qualitätsmanagementsysteme. Einige
Dokumente wie Anweisungen zu Change
Control oder Product Quality Reviews
liegen bereits in englischer Sprache vor,
um Audits durch europäische oder amerikanische Behörden oder Kunden zu
erleichtern.
Genauer hinschauen
Dennoch empfiehlt sich, bei den beschriebenen Prozessen genau hinzusehen.
Durch gezieltes Nachfragen und Einfordern von Dokumentationen lässt sich herausfinden, inwieweit die Abläufe tatsäch-
Newsletter November 2008
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Bei der Identifizierung und Überwachung
kritischer Prozessparameter beschränkt
man sich gern auf die Parameter Zeit, Temperatur und pH-Wert. Alle drei sind leicht
zu überwachen. Aber selbst hier kann es
nicht schaden, bei der Ortsbesichtigung zu
prüfen, wie denn beispielsweise die Zeit
gemessen wird. Nicht in jedem Workshop
gibt es eine Uhr. Häufig fehlt im Zusammenhang mit den kritischen Prozessparametern auch eine Beschreibung der Konsequenzen bei einer Abweichung: Was passiert mit dem Produkt, wenn der pH-Wert
ausserhalb der spezifizierten Grenzen liegt?
Vertrauen schaffen
Wichtig für ein erfolgreiches Audit ist, eine
offene Atmosphäre zu schaffen. Das gilt
ganz generell, vor allem aber in China, wo
es oft nicht leicht ist, Informationen zu teilen.
Wir sehen unsere Rolle während eines Audits nicht nur darin, Mängel aufzudecken.
Überzeugungsarbeit zu leisten und Verständnis dafür zu erreichen, warum bestimmte Anforderungen und deren Einhaltung wichtig sind – das ist das Streben der
Business Designer. Dies fördert die Akzeptanz zur Umsetzung geforderter Massnahmen und schafft die Basis zu einer nachhaltig erfolgreichen Zusammenarbeit
zwischen auditiertem Unternehmen und
Auftraggeber.
Lars Jung
[email protected]
* State Food and Drug Administration,
P.R. China
Chemgineering – The Business Designers
Viel Wasser ist den Ganges
hinuntergeflossen …
Lieferantenqualifizierung in Asien am Beispiel Indien
… seitdem wir Ihnen das erste Mal (im
Newsletter vom August 2003) von unseren Aktivitäten rund um die internationale Lieferantenqualifizierung berichteten.
Heute erfahren Sie mehr über unsere
Erfahrungen der letzten drei Jahre und
die Tendenzen in Asien. Wir können
uns dabei auf eine Vielzahl an API-Audits
berufen, die wir dort für verschiedene
pharmazeutische Hersteller durchgeführt
haben.
Die Situation vor Ort
Lagerung
Entlang des Materialflusses ergeben sich
immer wieder Mängel in den Lagerbedingungen. So werden durchaus nicht
zum Firmengelände zählende, schlecht
kontrollierte Aussenlagerstätten genutzt.
Häufig gefundene Mängel sind fehlende
Gebinde-Identifikation, mangelhafte Einwiegebereiche, Unmöglichkeit für FIFO –
first in first out. Generell ordentlich ist
dagegen die Unterscheidung der Gebindelagerorte für Quarantäne, zurückgewiesene oder freigegebene Materialien
geregelt.
Umfeld
Die Umfeldbedingungen der chemischen
Synthese variieren recht drastisch. Hier
reicht das Spektrum vom praktisch geschlossenen Prozess in sauberer Umgebung bis hin zur Produktion in Reaktoren,
deren Mannlöcher lediglich mit Auflageplatten abgedeckt sind und in einer nicht
kontrollierbaren Umgebung betrieben
werden. Reinigungs- und Prozessstatus
sind nicht durchgängig korrekt identifizierbar, Wartungsarbeiten beeinflussen
immer wieder vor- oder nachgeschaltetes Equipment, das dann nachweislich
nicht in adäquater Weise vor erneutem
Prozessbeginn gereinigt wird.
Change Management
Das Bewusstsein für ein dokumentiertes
und gelebtes Change Management in der
Produktion lässt in aller Regel ebenfalls
noch Raum für Optimierungen. Qualifizierungssysteme fehlen in aller Regel vollständig.
Qualitätsmanagement
Dagegen stellen sich die Qualitätsbereiche oftmals deutlich besser dar, da sie
durch ihre Auditerfahrungen meist näher
am Geschehen sind. Regelungen für
Produktprüfungen und deren Nachweise
sind in gut organisierter Dokumentation
üblicherweise schnell zu finden. Labore
sind adäquat ausgestattet, allerdings
sind die dort eingesetzten Computersysteme selten in unserem Qualitätsverständnis gemäss GAMP 4 qualifiziert/
validiert.
Out-of-Specification-Fälle treten überraschend selten auf! Entsprechende Regelungen (SOPs) existieren, da sie immer
wieder von Inspektoren nachgefragt werden. Wiederaufarbeitung und Rückgewinnung wird offiziell nicht oder nur ganz
selten betrieben. Daten der letzten zwei
Jahre sind nur sehr eingeschränkt verfügbar. Die zur Vorlage kommenden Annual
Product Reviews (APR) weisen in aller Regel sehr stabile Produkte nach, die Qualität
der Datenbasis hierfür ist jedoch sehr heterogen.
Dem entsprechen auch die verfügbaren
Daten für das Complaints Management.
Eine standardisierte Aussage ist »No
complaints during the last five years«.
Unvorstellbar.
Fazit
Asiatische Hersteller sind nach unserer
Erfahrung unbedingt willig, die von ihren
Zielländern geforderte Qualität und deren
Nachweise zu liefern. Der erkennbare,
teilweise risikoignorierende Pragmatismus
resultiert jedoch nicht hauptsächlich aus
dem vorhandenen Kostendruck (z.B. in
Europa), sondern eher aus dem Ehrgeiz,
in Asien einer der führenden oder sogar
der führende Hersteller zu sein. Alleine auf
Zertifikate zu vertrauen ist aus Sicht der
verantwortlichen Herstell- und QK-Verantwortlichen sicherlich falsch. Die Realität
vor Ort zeigt dies deutlich.
Frank Studt
[email protected]
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Chemgineering Newsletter
Juni 2006
Kluge Käufer nutzen
Technical Due Diligence
Ein Fallbeispiel der Business Designer
Technologisches Know-how ist im Life
Science-Umfeld ein wettbewerbsentscheidender Aktivposten. Immer mehr
Unternehmen kaufen gezielt andere Marktteilnehmer und deren Patente, um ihre
Geschäftsfelder zu erweitern und somit
ihre Marktchancen zu erhöhen.
Im Zuge der weltweiten Expansion war
ein bedeutender ausländischer Pharmahersteller auf der Suche nach Eintrittsmöglichkeiten in den europäischen Markt.
Als Übernahmekandidat wurde ein deutscher Mittelständler mit etwa 200 Mitarbeitern, einer Produktionsanlage, einem
veralteten Produktportfolio sowie einigen
Exportaktivitäten innerhalb Europas identifiziert.
In einer Ausschreibung prüfte der Pharmahersteller verschiedene Beratungshäuser hinsichtlich ihrer Due-DiligenceExpertise. Anhand der Verfügbarkeit und
des bewiesenen Sachverstands im jeweiligen Themenfeld entschied sich das
Unternehmen für einen Partner je DueDiligence-Feld (Financial, Legal, Market,
Strategy und Technical Due Diligence).
»The Business Designers« von Chemgineering konnten hierbei neben Erfahrungen
in der Business Due Diligence speziell
mit ihrem Know-how und einschlägigen
Referenzprojekten in der Technical Due
Diligence punkten. Daher erhielten sie
den Auftrag für die Prüfung der technischen Vermögenswerte.
Den Überblick verschaffen
Technical Due Diligence beinhaltet die
Überprüfung und Bewertung des technischen Zustandes von Anlagen und
Gebäuden, insbesondere hinsichtlich
ihrer Instandhaltung, Instandsetzung und
des Modernisierungspotenzials. Hierbei
sollen technische oder ComplianceRisiken hinsichtlich Umwelt-, Sicherheitsund insbesondere der GMP-Richtlinien
aufgedeckt werden. Sehr häufig sind die
Anlagen oder Laboratorien veraltet,
Computer-Systeme überholt oder die
Prozesse suboptimal.
Folgende Ergebnisse der Technical Due
Diligence schaffen den Mehrwert für den
Käufer:
• Bewertung von Technologien und
»Fixed Assets« durch unabhängige
Experten
Newsletter Februar 2008
7
• Valide Schätzungen über sofort erforderlichen Investitionsbedarf
• Aussagen über zusätzliche oder geänderte Nutzungsmöglichkeiten
• Belastbare Aussagen über Auslastungsgrad und Herstellkostenpotenziale
• Einschätzungen über Organisation,
Prozesse, Management und Mitarbeiter
• Mittel- und langfristige Kostenszenarien
Diese Ergebnisse bilden für den Käufer sowohl eine wesentliche Verhandlungsgrundlage zur realistischen Preisfindung als auch
eine strategisch wichtige Entscheidungsgrundlage für Kauf und die mögliche
Weiterentwicklung des erworbenen Unternehmens.
Chemgineering – The Business Designers
Im Rahmen der Business Due
Diligence bringt die Technical
Due Diligence essenzielle
Einblicke in die technischen
Vermögenswerte
Im konkreten Fall lief die Technical Due
Diligence in fünf Phasen ab.
Szenarien über einen Zeitraum von mehr
als zehn Jahren machten auch zusätzlich
anfallende Kosten in den Bereichen Logistik und Produktion sichtbar.
1. Datenbeschaffung und -analyse
Anhand von Checklisten wurden umfangreiche Daten angefordert, die in einem
»Data Room« zur Verfügung standen.
Vertrauliche Dokumente von Skizzen des
Produktionseingangs, Lieferantenlisten,
Patentscheinen, Qualitätszeugnissen bis
hin zum Produktionsprogramm des letzten Jahres wurden in kurzer Zeit ausgewertet. Auf Grundlage der Datenanalyse
konnten Schwächen in der GMP-Dokumentation, ein geringer Auslastungsgrad
sowie eine wenig rationelle Produktionsplanung aufgedeckt werden.
5. Umfassender Report
Die Ergebnisse der Technical Due Diligence wurden abschliessend umfassend
und detailliert dokumentiert.
Worauf es ankommt
Die Chemgineering Business Designer
sind Ihre optimalen Partner für Business
und Technical Due Diligence. Für die speziellen Anforderungen sind sie mit durchschnittlich zwölf Jahren Berufserfahrung in
Produktionsbetrieben oder Entwicklungslabors bestens gerüstet. Ein weiteres
überzeugendes Kriterium ist ihre Teamflexibilität. Je nach Kundenanforderung
kann Chemgineering innerhalb kurzer Zeit
ein Team von Spezialisten in der Compliance von Produktions-, IT-, Labor- oder
Qualitätssystemen länderübergreifend
zusammenstellen. Dass von Fall zu Fall –
beispielweise bei der Due Diligence spezieller Technologien wie hochwirksamer
Arzneimittel – Ingenieurkollegen aus der
Gruppe der Technology Designer hinzugezogen werden, bringt Ihnen zusätzlichen
Mehrwert für Ihre Kaufentscheidungen.
2. Betriebsbegehung und Interviews
Anhand der definierten Problemfelder folgte
die gezielte Besichtigung der Produktionsanlage. Vor Ort wurden diese Punkte
überprüft und ungeklärte Fragen in strukturierten Interviews beantwortet. Beispielsweise konnten bei einer Lagerinspektion
die tagesaktuellen Bestände mit einkalkuliert und mit der vorliegenden Dokumentation abgeglichen werden.
3. Feedbackrunde mit allen Beteiligten
Die Auswertung musste innerhalb einer
Woche vor Ort erfolgen. Für die Feedbackrunde mit allen Beteiligten wurden
die Daten übersichtlich in eine Präsentation gebracht. Im Rahmen einer SWOTAnalyse wurden die entscheidenden Erfolgskriterien sowie Felder für Verbesserungen erarbeitet und Trends aufgezeigt.
Dr. Gerhard Bauer-Lewerenz
[email protected]
4. Verfeinerung der Analyse
Die Analyse ergab, dass der grösste Wert
des Kaufobjekts auf betrieblicher Ebene
angesiedelt war (Vertriebsnetz, Produktpositionierung).
Newsletter Februar 2008
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Chemgineering – The Business Designers
Lieferantenauditierung – zeitaufwändiges, ungeliebtes Kind
Sind die Geräte kalibriert? Ist das
Chargenprotokoll vollständig? Ist die
Reinigungsvalidierung ausreichend?
Wie es heute ist
In vermehrtem Masse überprüfen behördliche Inspektionen, gemäss den
Grundsätzen der Guten Herstellungspraxis, die konsequente Durchführung
von Lieferantenaudits. Hersteller von
Humanarzneimitteln sind demgemäss
verpflichtet, ihre Lieferanten für Ausgangsstoffe und Packmittel, genauso
wie ihre Lohnfertiger, Lohnverpacker
und Auftragslaboratorien zyklisch zu
auditieren.
Diese, die Qualität nachvollziehbar
sichernden Überprüfungen müssen in
adäquater Weise dokumentiert werden.
Befunde sind zu benennen, zu klassifizieren und mit geeigneten Massnahmen
zu belegen. Die Umsetzung ist in einem
angemessen anberaumten Folgeaudit
zu überprüfen.
QM in die Pflicht genommen
Die Pflicht zur Durchführung von Lieferantenauditierungen obliegt gemäss Kapitel 2 (Personal) des »Leitfadens für die
gute Herstellungspraxis« der Europäischen
Kommission der Arbeitsteilung zwischen
Produktionsleitung und Qualitätskontrolle.
Üblicherweise ist mit dieser Aufgabenstellung jedoch das übergreifende und unabhängige Qualitätsmanagement betraut.
Die Durchführung der notwendigen Audits
ist in einer SOP zu regeln und kann an
qualifizierte Dienstleistungsunternehmen
vergeben werden.
Arbeitsaufwand. Dieser kann von den
üblicherweise extrem überlasteten QMOrganisationen, wenn überhaupt, nur mit
erheblichem Zeitverzug geleistet werden.
Eine einfache Rechnung
Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation benötigen durchaus pro Audit
drei bis vier Tage. Multipliziert mit der
Anzahl der Lieferanten kritischer Produkte
ergibt sich dabei schnell die Schaffung
einer Vollzeitstelle. Dies ist natürlich nicht
im Sinne der Fixkostenreduktion eines
Unternehmens.
Was Ihnen helfen wird
Gerne werden also diese Aktivitäten nach
aussen, zu externen Dienstleistern verlagert, was gleichzeitig mit dem Vorteil verbunden ist, eine objektive und damit von
den Gesundheitsbehörden schneller akzeptierte Überprüfung zu erhalten. Diese
ist eben nicht an betriebsbedingte Faktoren und Rücksichten gekoppelt, wobei
z.B. langjährige Lieferantenbeziehungen
beachtet werden.
Was das für Sie bedeutet
Gemäss den für gewöhnlich langen Listen
der Lieferanten und Lohnfertiger eines
Pharmaunternehmens steckt in der Umsetzung der Forderung ein erheblicher
9
Chemgineering Newsletter
August 2003
Oft zeigt der Blick auf lange Lieferanten- und
Lohnfertigerlisten, dass für eine ordnungsgemässe Auditierung eine Vollzeitstelle nötig
wäre.
z.B. von Abfülllinien, Verpackungslinien,
Inspektionsmaschinen, Gefriertrocknern,
Wiegesystemen, Stopfenbehandlung
etc., die wir teilweise explizit auch hinsichtlich ihrer 21 CFR Part 11 Compliance
auditierten.
Jetzt sind Sie am Zug
Wir bieten diese Leistung sowohl über
unsere bisherigen Standorte an als auch
über unser neues Büro in Hamburg, das
sich in nächster Nähe zu den Rohstoffimporteuren befindet. Diese oftmals sehr
kleinen, teilweise ganz und gar kaufmännisch organisierten und extrem margenabhängigen Unternehmen fordern einmal
mehr profundes GMP–Wissen in Einklang
mit erprobten und schlanken Vorgehensweisen.
Chemgineering als externer
Auditierer
Immer mehr unserer Kunden übertragen
uns die Aufgabe ihrer Lieferantenauditierung, da wir über unsere Erfahrung
im GMP Umfeld und gerade auch in der
Automatisierungstechnik sowie der
Validierung der »Computerized Systems«
eine hohe Expertise nachweisen.
Unser Auditorenteam bearbeitet alleine
momentan ca. 50 Audits, die weltweite
Produktionsstandorte unterschiedlichster
Hersteller betreffen. Unsere Leistungen
führen uns nach Indien, China, Asien,
USA und in viele europäische Länder.
Unsere Vorgehensweisen sind formuliert,
Fragelisten für die meisten Fälle auch
zweisprachig verfügbar und beziehen alle
Bereiche gemäss dem Leitfaden für die
gute Herstellungspraxis in die Betrachtung ein. Selbstverständlich führten uns
unsere Audits auch zu Anlagenherstellern
10
Um Ihnen einen ersten Eindruck über
unsere Referenzen und Methoden zu
vermitteln, bieten wir eine Informationsschrift an, die Sie von Herrn Axel Röhm
umgehend per Email erhalten werden
([email protected]).
Frank Studt
[email protected]
Chemgineering Newsletter
August 2003
Lieferanten-Qualifizierung
erspart teure Nachbesserung
Qualitätsmängel auf Planer- und Lieferantenseite schon im Vorfeld beheben
Vor dem Hintergrund einer durchgängig
dokumentierten guten Herstellungspraxis
zeichnet sich mehr und mehr ab, dass
Kunden Gesamtpakete von Planern und/
oder Lieferanten von Anlagen und Maschinen erwarten. Das bedeutet, dass die
Lieferanten nicht nur die Produktionsanlage liefern, sondern gleichzeitig auch
Qualifizierungsdokumente wie Testpläne
und Berichte erarbeiten und bereitstellen.
Projektdefinition
Need-/ImpactAssessment
URS for System
(Prozessanlagen)
URS
(Lüftung)
QPP
Draft
QPP
Draft
GxP-RA/FRA
(System)
GxP-RA/FRA
(Lüftung)
Funktionale
Spezifikation (FS)
System
Funktionale
Spezifikation (FS)
System
Funktionale
Spezifikation (FS)
System
QPP Lieferant
Genehmigung
QPP Lieferant
Genehmigung
QPP (Schleuse)
Genehmigung
QPP (Räume)
Genehmigung
Qualifizierungspläne
Lieferant
(DQ/IQ/OQ)
Qualifizierungspläne
Lieferant
(DQ/IQ/OQ)
Qualifizierungspläne
Lieferant
(DQ/IQ/OQ)
Qualifizierungspläne
Lieferant
(DQ/IQ/OQ)
DQ-/IQ-/OQTest-Durchführung
(Lieferant)
DQ-/IQ-/OQTest-Durchführung
(Lieferant)
DQ-/IQ-/OQTest-Durchführung
(Lieferant)
DQ-/IQ-/OQTest-Durchführung
(Lieferant)
Qualifizierungsberichte
Lieferant
(DQ/IQ/OQ)
Qualifizierungsberichte
Lieferant
(DQ/IQ/OQ)
Qualifizierungsberichte
Lieferant
(DQ/IQ/OQ)
Qualifizierungsberichte
Lieferant
(DQ/IQ/OQ)
Qualifizierungsbericht
System
Qualifizierungsbericht
Lüftung
Massgeblich beteiligt am erwarteten qualifizierten Gesamtpaket sind Planungsfirmen
und vor allem die Hersteller bzw. Lieferanten von Produktionseinrichtungen wie:
• Reinräume mit zugehörigen Lüftungsanlagen
• Reinstmediensysteme
• Produktionsanlagen und -maschinen
• Laborgeräte
• Monitoring-Einrichtungen
• Übergeordnete Systeme der PLT und
ERP-Systeme
Lücken und Qualitätsmängel auf Seiten
der Lieferanten sind heute unverzeihbar
geworden, denn sie bergen ein enormes
Nachbesserungsrisiko. Die Folge: für
den Lieferanten meist beträchtliche Mehrkosten und für den Kunden ein Terminverzug. Deshalb ist ein frühzeitiges Aufdecken
und Beheben von Qualitätsmängeln im
Vorfeld der Auftragsabwicklung unumgänglich. Es geht dabei um folgende
Zielsetzungen:
• Optimierung des Qualitätsmanagements des Lieferanten
• Verbesserung der konzeptionellen
Planung
• Optimierung der Herstellungszeiten
von Maschinen
• Korrekte Anlagendokumentation
• Korrekte Qualifizierung und Dokumentation während der Auftragsabwicklung
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Master
Qualifizierungsplan
URS
(Reinraum ind.
Schleuse)
QPP (Räume)
Draft
QPP (Schleuse)
Draft
GxP-RA/FRA
(Räume ind.
Schleuse)
Qualifizierungsbericht
In unserem nächsten Newsletter werden
wir über die konkreten Problemkreise, die
wir in der Praxis immer wieder antreffen,
ausführlicher berichten und Lösungswege
aufzeigen.
Martin Nägelin
[email protected]
Chemgineering Newsletter
Februar 2007
Vorsicht, Tücken:
Internes Audit zur
GxP-Compliance
Lücken erkennen, Massnahmen definieren, Nachhaltigkeit
gewährleisten.
Audits zur Überprüfung einer Unternehmung oder Teilen davon haben sich in
der regulierten Industrie längst etabliert.
Ganz gleich, ob Lieferantenaudit oder Audit durch die Behörden, einige Unternehmen scheinen grosse Mühe zu haben,
Erkenntnisse aus den resultierenden Berichten sinnvoll und unternehmensumfassend umzusetzen, und darüber hinaus
die erreichten Standards auch langfristig
zu erhalten. Zudem sind die durchgeführten Audits in Umfang und Tiefe sehr
unterschiedlich, was bei dem überprüften
Unternehmen die Implementierung einer
für alle Bereiche umfassenden Lösung
erschwert.
Mit wem durchführen?
Bereits zu Beginn der Planung eines internen Audits wird die Frage nach dem
Auditor zu diskutieren sein. Besondere
Beachtung verdienen hier die Punkte
Fachkompetenz, Unbefangenheit (Neutralität), Auditerfahrung und die damit einhergehende Qualifikation – die Grundlage
für ein erfolgreiches Audit. Basierend auf
verschiedensten Audits (u. a. Mock-Inspektionen, Lieferantenaudits, Audits als
Grundlage zur Anpassung von QS-Systemen) berichten wir nachfolgend über unsere Erkenntnisse zu den Vorteilen, einen
externen Dienstleister hinzuzuziehen.
fenweise durch wiederkehrende Audits
auftauchen und eine Flut von Anpassungen nach sich ziehen. Andererseits stellt
die firmenweite Verankerung der erlassenen Vorschriften eine grosse Herausforderung dar.
Nachhaltigkeit braucht gute
Voraussetzungen
Vorhandene qualitätssichernde Strukturen garantieren oft nicht die Nachhaltigkeit des implementierten QS-Systems.
Die Ursachen sind vielfältig, weshalb man
sie nicht nur in fehlenden Dokumenten
findet, sondern auch im unübersichtlichen
und komplizierten Aufbau der Dokumentenstruktur.
Ein weiteres Kriterium zur Gewährleistung
einer Nachhaltigkeit spielt die Verfügbarkeit der benötigten Ressourcen, nicht zuletzt im Bereich der benötigten Mitarbeiter. Oft werden die Kapazitäten aber zu
knapp bemessen, was sich in einer mangelnden Überwachung der Einhaltung
und Schulung der qualitätssichernden
Vorschriften äussert.
Externe ohne Betriebsblindheit
Das Audit hilft solche Lücken zu entdecken und bildet die Grundlage für die
effektive Umsetzung der daraus resultierenden Massnahmen. Dabei spielt einer-
Unentdeckte Lücken im System
Grundsätzlich darf man feststellen, dass
Unternehmen mit bereits implementierten
qualitätssichernden Strukturen bemüht
sind, die Vorgaben auch möglichst konsequent umzusetzen. Schwierigkeiten
bereiten einerseits die vielen unentdeckten Lücken im QS-System, welche trop-
seits die Qualität des Fragenkataloges
eine wichtige Rolle: er muss möglichst
umfassend und lückenlos aufgebaut sein.
Andererseits muss die Wahl des Auditors
diesem Anspruch gerecht werden. Hier
sollten die Vorzüge eines externen Auditierers genutzt werden. Seine Erfahrung
und Unabhängigkeit garantieren, dass
u. a. solche strukturbedingten Mängel
aufgedeckt werden, die durch die internen
Kontrollorgane unentdeckt bleiben. Diese
haben nämlich, im Gegensatz zum externen Dienstleister, die bestehenden Strukturen gelebt und stellen sie in der Regel
nicht mehr in Frage.
Chemgineering-Audit: Nachhaltigkeit
inklusive
Unsere langjährigen marktsegmentübergreifenden Tätigkeiten ermöglichen es,
Unternehmen bei der Implementierung
oder der Anpassung ihres QS-Systems
sachgerecht zu unterstützen. Das Fundament bildet ein massgeschneidertes Audit, das wir aus dem Unternehmensprofil
des Kunden entwickeln. Diese Vorgehensweise führt zu einer in Tiefe und Umfang den geltenden Richtlinien und Gesetzen genügenden, dabei kostengünstigen und schlanken Lösung und garantiert jedem Kunden die Nachhaltigkeit
der gewonnenen Standards.
Kontakt:
Chemgineering - The Business Designers
Auditoren-Team
T +49 711 78 19 43 40
[email protected]
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Chemgineering Newsletter
November 2003