Veranstaltungsanfrage

ANFORDERUNGEN
Vielen Dank für Ihr Interesse an der
SWR3 ElchParty
TERMINFINDUNG
ANFRAGEN
Bevor Sie eine Anfrage stellen, lesen Sie bitte
zuerst die Anforderungen durch. Die SWR3Veranstaltungsanfrage
finden
Sie
unter
folgendem Link:
ORGANISATION DER VERANSTALTUNG
Der Vertragspartner von SWR3 CLUB tritt als
örtlicher Veranstalter auf und übernimmt die
Organisation und Verantwortung der Veranstaltung.
SWR3 - Veranstaltungsanfrage
Das bedeutet unter anderem:
 Die Buchung der Halle, des Zeltes oder
der Veranstaltungsfläche
 Die Durchführung und/oder Vergabe der
Gastronomie
 Das Stellen der Veranstaltungstechnik
nach Vorgabe des SWR3 CLUB
 Die Durchführung des Ticketverkaufs
 Die Planung und Beauftragung des
Sicherheitsdienstes und der Einlasskontrolle
 Die Überwachung und Einhaltung der
behördlichen Sicherheitsvorschrift und
Sicherheitsvorgaben nach der gültigen
Versammlungsstättenverordnung
 Die Stellung einer fähigen Fachkraft für
Veranstaltungstechnik
nach
der
aktuellen und gültigen Versammlungsstättenverordnung
 Einholen aller Genehmigungen
 Abführen aller anfallenden Gebühren
Alle aus diesen Punkten entstehenden Kosten
trägt der Veranstalter.
Speichern Sie bitte das Dokument auf Ihrer
Festplatte und öffnen dieses von dort aus.
Bitte füllen Sie die Veranstaltungsanfrage
vollständig aus und senden Sie diese als Anhang
per Mail an
[email protected]
TERMINZUSAGE
Nachdem die Veranstaltungsanfrage per E-Mail
an uns gesendet wurde, prüft SWR3 CLUB
Produktion diesen Termin. Sie erhalten danach
eine Nachricht per E-Mail.
Die Verträge sowie alle notwendigen Unterlagen
erhalten Sie ca. 4 – 6 Monate vor Ihrer SWR3
ElchParty.
PREISE
Die verschiedenen Kostenmodelle für die SWR3
ElchParty erhalten Sie telefonisch bei:
SWR3 CLUB Produktion
Tel. 07221 – 9292 1181
Wir beraten Sie gerne nd finden mit Ihnen die
beste Finanzierungsmöglichkeit.
DIESE ANFORDERUNGEN SIND DIE GRUNDLAGE
FÜR
DIE
DURCHFÜHRUNG
DER
SWR3
ELCHPARTY.
VERANSTALTUNGSABLAUF
Die SWR3 ElchParty dauert ca. 5 h. Nach den
Erfahrungen ist ein Beginn zwischen 21:00 und
22:00 Uhr geeignet. Die SWR3 ElchParty wird
ohne Pause durchgeführt. Sollen weitere
Programmpunkte des Veranstalters integriert
werden, müssen diese mit dem SWR3 CLUB
Produktion abgestimmt werden.
Anfragen/Buchungen SWR3 CLUB Produktion • 76530 Baden-Baden
Tel 07221 9292-1181 Fax 07221 929-1821181
[email protected] • www.swr3produktion.de
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SWR3 ElchParty Anforderungen
VERANSTALTUNGSFLÄCHE
Die Veranstaltungsfläche bzw. Räumlichkeiten
müssen
für
Veranstaltungen
dieser
Art
ausgewiesen
werden.
Alle
behördlichen
Genehmigungen müssen vom Vertragspartner
für die Veranstaltung eingeholt werden.
Die Bühne muss eine Mindestgröße von 6 x 4 m
(empfohlen 10 x 6 m) haben und eine dem Raum
angepasste Höhe aufweisen können. Aus
Sicherheitsgründen muss die Bühne vom
Veranstalter mit Absperrungen / Gitter vor der
Bühne und ausreichend Ordnern (2) gesichert
sein. Bühnengeländer sind nicht gestattet. Bei
Open- Air-Veranstaltungen muss die Bühne
überdacht sein. Die Anfahrt zur Bühne bzw. zum
Bühnen-eingang muss für das SWR3-Team
ungehindert
möglich
sein.
Durchfahrtsgenehmigungen sind im Vorfeld dem
SWR3 CLUB zur Verfügung zu stellen. Das
Parken muss für das SWR3-Team direkt am
Veranstaltungsort / Bühne kostenfrei möglich
sein.
VERANSTALTUNGSTECHNIK
LICHTANLAGE
Der Veranstalter stellt die Lichtanlage und das
dafür erforderliche Bedienungspersonal. Der
Veranstalter sendet spätestens 6 Wochen vor der
Veranstaltung eine Aufstellung mit Lichtplan der
Lichtanlage.
TONANLAGE
Die Tonanlage für die SWR3 ElchParty wird
standartmäßig von SWR3 CLUB Produktion
gestellt und von einem SWR3-Techniker bedient.
Bei Tonanlagen über Veranstalter wird bis
spätestens 6 Wochen vor der Veranstaltung eine
Tonaufstellung der Tonanlage benötigt.
Anforderung Tonanlage: Professionelle Anlage
der führenden Hersteller. Leistungsspektrum
optimal für die Räumlichkeit und Disco/PartyVeranstaltungen
VODAFONE NETZ 3G/DSL/ISDN
Während der SWR3 ElchParty kann es LiveSchaltungen ins SWR3-Programm geben. Hierfür
wird auf der Mitte der Bühne entweder ein
Vodafone Netz in 3G-Stärke (mind. 3 von 5
Balken),
eine
DSL-Leitung
mit
einer
Mindestbandbreite von 2000 kBit (kein WLAN),
oder eine Euro-ISDN-Leitung mit NTBA benötigt.
Die Verbindung wird ebenfalls benötigt, um
Beiträge über die Veranstaltung zum Funkhaus
Baden-Baden zu übertragen.
Entstehende Kosten und Gebühren für die
Leitung übernimmt der Veranstalter. An diesem
DSL- oder ggfs. ISDN-Anschluss dürfen keine
weiteren Geräte angeschlossen werden. ISDNAnschluss über eine Hausanlage ist nicht
möglich.
BEWERBUNG DURCH DEN VERANSTALTER
Die Bewerbung durch den Veranstalter ist mit
einer der wichtigsten Bestandteile für den Erfolg
einer SWR3 ElchParty. Hier handelt es sich unter
anderem um Plakate, Flyer und Anzeigen. Der
SWR3 Club übernimmt die Ausarbeitung und die
Herstellung ist Angelegenheit des Veranstalters.
Hierfür erhält der Veranstalter alle benötigten
Druckvorlagen
(Print
und
Online).
Der
Veranstalter verwendet für die Bewerbung der
SWR3 ElchParty ausschließlich die Vorlagen von
SWR3. Sollten Veranstaltungsplakate erstellt
werden, auf denen mehrere Veranstaltungen
beworben werden, können diese nur mit den
Originalschriftzügen und Logos von SWR3
erstellt werden.
Der Veranstalter verpflichtet sich mind. 300
Plakate für die Veranstaltung zu produzieren und
auszuhängen. Bei Kapazitäten über 1000
Besucher erhöht sich die Plakatmenge um 150
Plakate je 500 Besucher.
Der Veranstalter ist verpflichtet vor Abdruck von
jedem eigens erstellten Print- oder Werbemedium
einen
Korrekturabzug
an
SWR3
CLUB
Produktion zu senden. Er erteilt dann die
schriftliche Druckfreigabe.
PRESSEARBEIT
SWR3 CLUB stellt die Presseinformationen und
Bilder für die SWR3 ElchParty zur Verfügung.
Der Veranstalter sendet nach der Veranstaltung
nach Möglichkeit eine Pressedokumentation über
die Vor- und Nachberichterstattung der SWR3
ElchParty an den SWR3 CLUB.
Der Veranstalter gewährt die Akkreditierung der
Presse und sichert dieser einen freien Eintritt.
Weiter bietet SWR3 CLUB der Presse Interviews
mit dem SWR3-DJ an. Meet and Greet mit dem
SWR3-DJ und Eintrittskarten können nach
Absprache mit der SWR3 CLUB Produktion über
die örtliche Presse verlost werden.
Anfragen/Buchungen SWR3 Club Produktion • 76530 Baden-Baden
Tel 07221 9292-1181 Fax 07221 929-1821181
[email protected] • www.swr3produktion.de
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SWR3 ElchParty Anforderungen
Die Gewinner haben dann die Möglichkeit,
zusammen mit einem Pressevertreter den
SWR3-DJ kennen zu lernen.
Pressetexte und Bilder finden Sie auf der
SWR3.de Website unter „Presse“
SWR3-TEAM
Das SWR3-Team besteht aus 3 – 4 Personen
Das SWR3-Team trifft etwa vier Stunden vor
Einlass am Veranstaltungsort ein.
Der Veranstalter nimmt das Team in Empfang
und steht als Ansprechpartner die gesamte Zeit
zur Verfügung. Dem SWR3-Team ist vor Ort je
eine warme Mahlzeit (kein Fastfood) und
ganztägig Getränke zur Verfügung zu stellen.
Alternativ ist pro Person vor Ort eine EssensPauschale in Höhe von € 26,- auszuzahlen zzgl.
Getränke durch den Veranstalter.
GARDEROBE
Eine abschließbare Garderobe in Bühnennähe
mit Spiegel sowie mindestens drei Handtüchern
pro SWR3 DJ sind erforderlich.
HOTEL
Der Veranstalter bucht für jeden Mitarbeiter des
SWR3-Teams 1 EZ in Veranstaltungsnähe mit
Frühstück und übernimmt hierfür die Kosten. Die
Hotelzimmer müssen den heutigen Standards
entsprechen (Telefon, TV, Dusche und WC). Das
Hotel gewährt dem SWR3-Team kostenlose
Parkmöglichkeiten am Hotel. Da es sich um eine
Spätveranstaltung handelt, ermöglicht das Hotel
das Frühstück bis mindestens 12:00 Uhr (oder
Lunch-Paket) und das Auschecken bis 15:00
Uhr. Das Hotel darf nicht weiter als 5 km vom
Veranstaltungsort entfernt sein.
Ein Formblatt für die Reservierungsbestätigung
erhalten Sie ebenfalls nach Eingabe des Codes.
Bitte senden Sie oder das Hotel uns diese
Bestätigung bis spätestens 2 Wochen vor
Veranstaltung inkl. Stempel des Hotels an SWR3
CLUB zurück.
HELFER
Für den Auf- und Abbau müssen mindestens
zwei Helfer (volljährig, nüchtern, kräftig) für das
SWR3-Team zur Verfügung stehen. Während der
Veranstaltung
ist
vom
Veranstalter
ein
Ansprechpartner zu stellen, dem ein Helfer oder
Runner zur Verfügung steht. Für jeden fehlenden
Helfer werden dem Veranstalter 200,- € in
Rechnung gestellt.
EINTRITTSPREISE
Je nach Kostenmodell erhält der Veranstalter
100%, oder den vereinbarten Anteil der
Eintrittspreise. In der Regel liegen die
Eintrittspreise zwischen 5 und 10 Euro. Die
SWR3 Clubmitglieder erhalten diesen ermäßigten
Eintritt nach Vorlage Ihrer gültigen SWR3
Clubmitgliedskarte.
GASTRONOMIE
Die Gastronomie wird komplett vom Veranstalter
organisiert und betreut. Wie bei allen SWR3Events darf aus Sicherheitsgründen keinerlei
Glas, Dosen, Flaschen aus Glas, Porzellan und
Metallbesteck ausgegeben werden. Getränkebzw. Essensausgabe erfolgt nur in Plastik oder
Pappe. Sollten PET-Flaschen (Kunststoff)
ausgegeben werden, dürfen diese nur geöffnet
herausgegeben werden.
TECHNISCHE ANSCHLÜSSE
1 x 32 A CEE 5-polig an Bühne mit mind. 5 m
Reservekabel
(SWR3-Konsole,
SWR3-Tonanlage). 1 x Euro ISDN mit S0 Bus auf der Bühne
(SWR3-Konsole). Je 1 x 230 Volt Schuko links
und rechts der Bühne (SWR3- Leuchtkästen /
Bildschirme). Die Anschlüsse für SWR3 dürfen
nicht von anderen mitbenutzt werden.
LICHTANLAGE
Die Lichtanlage wird vom Veranstalter gestellt
und betreut (separat). Gerne unterbreiten wir ein
Angebot für eine Lichtanlage des SWR3.
Lichtanlage
Mindestanforderung
(separater
Strombedarf der Lichtfirma beachten):



Bis 500 Besucher:
4 x Spot, 4 x Wash, 16 LED/PAR, 1 x Strob,
DJ Licht (z.B. Stufenlinse-/Profil- oder PARScheinwerfer), Nebel
500 - 1000 Besucher:
6 x Spot, 6 x Wash, 32 LED/PAR,
2 x Strob, DJ Licht (z.B. Stufenlinse-/Profiloder PAR-Scheinwerfer), 2 x Effekt, Nebel
über 1.000 Besucher:
8 x Spot, 8 x Wash, 48 LED/PAR,
4 x Strob, DJ Licht (z.B. Stufenlinse-/Profiloder PAR-Scheinwerfer), 2 x Effekt, Nebel
Das Bedienpersonal für die Lichtanlage muss
zum Soundcheck und während der gesamten
Veranstaltung anwesend sein. Der Veranstalter
sendet 6 Wochen vor der Veranstaltung eine
Komplettaufstellung der Lichtanlage und einen
Lichtplan per E-Mail an [email protected]
Anfragen/Buchungen SWR3 Club Produktion • 76530 Baden-Baden
Tel 07221 9292-1181 Fax 07221 929-1821181
[email protected] • www.swr3produktion.de
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