Anleitung "Konvertieren von Office- und PDF

Kanton Zürich
Direktion der Justiz und des Innern
Staatsarchiv
Anleitung zum Konvertieren von Office- und
PDF-Formaten nach PDF/A
Version:
1.0
Datum:
28.01.2013
Inhaltsverzeichnis
1.
2.
3.
4.
Microsoft-Office-Formate nach PDF/A
2
1.1
Vorbemerkungen
1.2
Einzelverarbeitung in Microsoft Office mittels Acrobat-Plug-In („PDFMaker 11“) 2
1.3
Einzelverarbeitung in Microsoft Office mittels „Speichern unter“
6
1.4
Stapelverarbeitung (batch processing) von Microsoft Office-Dateien in Adobe
Acrobat XI Pro
8
PDF nach PDF/A
2
21
2.1
Vorbemerkung
21
2.2
Einzelverarbeitung einer PDF-Datei in Adobe Acrobat XI Pro
21
2.3
Stapelverarbeitung (batch processing) von PDF-Dateien in Adobe Acrobat
XI Pro
23
Validierung der konvertierten Dateien
26
3.1
Vorbemerkungen
26
3.2
Einzelvalidierung einer konvertierten Datei in Adobe Acrobat XI Pro
26
3.3
Stapelvalidierung von konvertierten Dateien in Adobe Acrobat XI Pro
28
Wichtige allgemeine Hinweise
38
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1. Microsoft-Office-Formate nach PDF/A
1.1 Vorbemerkungen
Bei der Konvertierung von Office-Dateien nach PDF/A ist zu unterscheiden zwischen der
Konvertierung einer einzelnen Datei (Einzelverarbeitung) und der gleichzeitigen Konvertierung mehrerer Dateien (Stapelverarbeitung).
Um eine einzelne Office-Datei nach PDF/A zu konvertieren, bestehen verschiedene Möglichkeiten. Empfohlen werden die folgenden:
Falls das Programm Adobe Acrobat XI Pro installiert ist, sollte der „Acrobat PDFMaker
11“ verwendet werden, welcher in Form eines Acrobat-Plug-Ins zur Verfügung steht
(siehe Punkt 1.2).
Falls das Programm Adobe Acrobat XI Pro nicht installiert ist, muss die Konvertierung
nach PDF/A über den Befehl „Speichern unter“ vorgenommen werden (siehe Punkt
1.3).
Um mehrere Office-Dateien in einem Verarbeitungsvorgang nach PDF/A zu konvertieren,
ist der Einsatz des Programms Adobe Acrobat XI Pro notwendig (siehe Punkt 1.4).
1.2 Einzelverarbeitung in Microsoft Office mittels Acrobat-Plug-In
(„PDFMaker 11“)1
Schritt 1:
-
1
Konvertierungseinstellungen vornehmen (einmalig durchzuführen bei
jedem Office-Programm)
Im Menü „Acrobat“ auf „Grundeinstellungen“ drücken:
Vgl. Adobe Acrobat White Paper „Making the case for PDF/A and Adobe Acrobat“, S. 7–8.
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-
Im Register „Einstellungen“ unter den Konvertierungseinstellungen „PDF/A-1b:2005
(RGB)“ und unter PDF/A-Kompatibilität „PDF/A-1b“ auswählen:
-
Im Register „Einstellungen“ unter den Anwendungseinstellungen evtl. Anpassungen
bei den zu aktivierenden Optionen vornehmen. Diese Optionen sind pro Office-Format
unterschiedlich. Der untenstehende Bildausschnitt bezieht sich auf Word:
-
Hinweis zu den „Lesezeichen“-Einstellungen: Bei der Konvertierung von WordDokumenten können vorhandene Lesezeichen in die PDF/A-Dateien übernommen
werden, was ein einfaches Navigieren in den PDF/A-Dateien erlaubt. Je nach verwendeten Formatierungen müssen jedoch die Lesezeichen-Einstellungen für das jeweils
zu konvertierende Word-Dokument individuell angepasst werden. Dies geschieht über
das Register „Lesezeichen“:
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-
Auf „OK“ drücken. (Die Einstellungen bleiben für alle zukünftigen Konvertierungen aus
diesem Office-Programm gespeichert).
-
Das eben beschriebene Vorgehen in den anderen Office-Programmen anwenden.
Schritt 2:
Konvertierung durchführen
-
Die zu konvertierende Datei öffnen.
-
Im Menü „Acrobat“ auf „PDF erstellen“ drücken:
-
Bei Excel-Dateien erscheint nun folgendes Fenster, wo der Konvertierungsbereich
(wichtig insbesondere bei Dateien mit mehreren Arbeitsblättern) und die Konvertierungsoptionen eingestellt werden können:
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-
Speicherort und Dateiname der PDF/A-Datei auswählen bzw. eingeben:
-
Auf „Speichern“ drücken.
-
Die konvertierte Datei wird erstellt und am angegebenen Speicherort abgelegt.
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1.3 Einzelverarbeitung in Microsoft Office mittels „Speichern unter“
-
Die zu konvertierende Datei öffnen.
-
Auf „Speichern unter“ drücken:
-
Speicherort und Dateiname der PDF/A-Datei auswählen bzw. eingeben, als Dateityp
„PDF (*.pdf)“ anwählen und auf „Optionen“ drücken:
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-
Im Fenster Optionen unter den PDF-Optionen „ISO 19005-1-kompatibel (PDF/A) aktivieren und zusätzlich unter „Nicht druckbare Informationen einschliessen“ die gewünschten Optionen aktivieren, um z. B. vorhandene Lesezeichen in die PDF/A-Datei
zu übernehmen:
-
Auf „OK“ drücken.
-
Auf „Speichern“ drücken.
-
Die konvertierte Datei wird erstellt und am angegebenen Speicherort abgelegt.
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1.4 Stapelverarbeitung (batch processing) von Microsoft Office-Dateien in
Adobe Acrobat XI Pro
Schritt 1:
Konvertierungseinstellungen vornehmen (einmalig durchzuführen bei
jedem Office-Programm)
-
Im Menü „Bearbeiten“ auf „Voreinstellungen“ drücken.
-
In der Kategorienliste auf der linken Seite auf „In PDF konvertieren“ klicken:
-
In der Auswahlliste unter „In PDF konvertieren“ den zu konvertierenden Dateityp anwählen, zuerst „Microsoft Office Word“:
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-
Auf „Einstellungen bearbeiten“ drücken.
-
Bei den Adobe PDF-Einstellungen „PDF/A-1b:2005 (RGB)“ auswählen und „OK“ drücken:
-
Das eben beschriebene Vorgehen für die Formate „Microsoft Office Excel“ und „Microsoft Office PowerPoint“ anwenden.
Bei den Einstellungen für Excel gilt es speziell zu beachten, dass nur dann sämtliche
Blätter einer Excel-Datei nach PDF/A konvertiert werden, wenn die Option „Gesamte
Excel-Arbeitsmappe konvertieren“ aktiviert ist:
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-
Auf „OK“ drücken, um das Voreinstellungen-Fenster zu schliessen:
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Schritt 2 a: Eine Stapel-Aktion (batch sequence) importieren (einmalig durchzuführen)
Falls die Konvertierungs-Aktion als Importdatei „Nach_PDF_A_1b_konvertieren.sequ“ zur
Verfügung steht, kann wie folgt vorgegangen werden:
-
Unter Werkzeuge den Aktionsassistenten öffnen und auf „Aktionen verwalten…“ klicken:
-
Auf „Importieren“ drücken:
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-
Die zu importierende Datei suchen und anwählen und danach auf „Öffnen“ drücken:
-
Es erscheint folgende Meldung:
-
Auf „OK“ drücken.
-
Die importierte Aktion erscheint nun im Fenster „Aktionen verwalten“:
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Schritt 2 b: Eine Stapel-Aktion (batch sequence) einrichten 2 (einmalig durchzuführen)
Falls die Konvertierungs-Aktion nicht als Importdatei „Nach_PDF_A_1b_konvertieren.sequ“
zur Verfügung steht, kann wie folgt vorgegangen werden:
-
Unter Werkzeuge den Aktionsassistenten öffnen und auf „Neue Aktion erstellen…“
klicken:
-
Auf der rechten Seite unter „Zu verarbeitende Dateien“ die Grundeinstellungen unverändert lassen (so dass bei jeder Ausführung der Aktion jeweils das Ausgangsverzeichnis und die Ausgangsdateien neu ausgewählt werden müssen): 3
2
Gemäss Adobe Acrobat White Paper „Making the case for PDF/A and Adobe Acrobat“, S. 12–
15.
3
Alternative: Falls vorgesehen ist, für dass sich die zu konvertierenden Dateien stets im gleichen Ausgangsverzeichnis befinden, kann dieses Ausgangsverzeichnis durch Anwahl des Verzeichnis-/Ordner-Symbols als Standard definiert werden.
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-
Auf der linken Seite den Punkt „Speichern und Exportieren“ öffnen, „Speichern“ anwählen und durch Drücken des Hinzufüge-Knopfs als Aktionsschritt zum rechten Bereich
hinzufügen:
-
Auf der rechten Seite durch Drücken des Pfeils die Auswahl von „Speichern“ auf „In
lokalem Ordner speichern“ ändern, wobei ein Zielverzeichnis festzulegen ist:
-
Auf „OK“ drücken.
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-
Auf der rechten Seite auf „Einstellungen angeben“ drücken:
-
Im Fenster Ausgabeoptionen unter Ausgabeformat bei „Datei(en) in alternatives Format exportieren“ das Häklein setzen und bei „Exportieren nach:“ die Option „PDF/A“
anwählen und danach auf „OK“ drücken.
-
Auf der rechten Seite den Aktionsschritt „Unbenannt“ durch Doppelklick mit linker
Maustaste umbenennen in „Zielverzeichnis“ und auf „Speichern“ drücken:
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-
Auf „Speichern“ drücken:
-
Unter Aktionsname „Nach PDF/A-1b konvertieren“ eingeben und auf „Speichern“ drücken:
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Schritt 3:
Stapel-Aktion ausführen (bei jedem Konvertierungsvorgang)
-
Unter Werkzeuge den Aktionsassistenten öffnen und unter Aktionen auf „Nach PDF/A1b konvertieren“ klicken:
-
Auf „Dateien hinzufügen…“ drücken: 4
-
Die zu konvertierenden Dateien anwählen und mittels „Öffnen“ hinzufügen.
4
Alternativ kann auch z. B. „Ordner hinzufügen…“ ausgewählt werden (falls sämtliche Dateien
des entsprechenden Verzeichnisses/Ordners konvertiert werden sollen).
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-
Falls die konvertierten Dateien nicht in dem in der Konvertierungs-Aktion vordefinierten
Zielverzeichnis 5 gespeichert werden sollen, muss nun das gewünschte Zielverzeichnis
ausgewählt werden, indem man auf „In lokalem Ordner speichern“ drückt, ein Zielverzeichnis anwählt und auf „OK“ drückt:
-
Auf „Anfang“ drücken:
5
Das vordefinierte Zielverzeichnis wird angezeigt, wenn man mit der Maus über den Aktionsschritt „In lokalem Ordner speichern“ fährt.
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-
Der laufende Konvertierungsvorgang wird angezeigt, indem einerseits am unteren
Bildschirmrand ein schwarzer Balken mit dem Verarbeitungsstatus angezeigt wird und
indem andererseits die konvertierten Dateien mit einem grünen Haken versehen werden:
-
Nach Abschluss des Konvertierungsvorgangs kann durch Anklicken von „Vollständiger
Bericht“ kontrolliert werden, ob der Konvertierungsvorgang erfolgreich war:
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-
Der Bericht sieht wie folgt aus (Beispielsausschnitt):
-
Die konvertierten Dateien liegen nun im ausgewählten Zielverzeichnis:
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2. PDF nach PDF/A
2.1 Vorbemerkung
Dokumente sollten grundsätzlich aus ihrem ursprünglichen Dateiformat (in der Regel ein
Office-Format) nach PDF/A konvertiert werden. Falls ein Dokument allerdings nur noch im
PDF-Format vorliegt, soll diese PDF-Datei konvertiert werden.
2.2 Einzelverarbeitung einer PDF-Datei in Adobe Acrobat XI Pro
-
Die zu konvertierende Datei öffnen mit Adobe Acrobat XI Pro.
-
Unter Werkzeuge die Druckproduktion öffnen und auf „Preflight“ klicken:
-
Im Fenster Preflight unter PDF/A-Standard „Nach PDF/A-1b konvertieren“ anwählen
und auf „Prüfen und korrigieren“ drücken:
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-
Speicherort und Dateiname der PDF/A-Datei auswählen bzw. eingeben und auf „Speichern“ drücken:
-
Nach Abschluss des Konvertierungsvorgangs wird ein Ergebnisprotokoll angezeigt,
dem entnommen werden kann, ob der Konvertierungsvorgang erfolgreich war:
-
Die konvertierte Datei liegt nun im ausgewählten Zielverzeichnis:
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2.3 Stapelverarbeitung (batch processing) von PDF-Dateien in Adobe Acrobat XI Pro
Schritt 1:
Konvertierungseinstellungen vornehmen (einmalig durchzuführen)
-
Im Menü „Bearbeiten“ auf „Voreinstellungen“ drücken.
-
In der Kategorienliste auf der linken Seite auf „Aus PDF konvertieren“ klicken:
-
In der Auswahlliste unter „Aus PDF konvertieren“ „PDF/A“ anwählen:
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-
Auf „Einstellungen bearbeiten“ drücken.
-
Im Fenster Preflight: Nach PDF/A konvertieren „Als PDF/A-1b speichern“ anwählen,
die restlichen Einstellungen gemäss folgendem Screenshot belassen und auf „OK“
drücken:
-
Auf „OK“ drücken, um das Voreinstellungen-Fenster zu schliessen:
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Schritt 2 a: Eine Stapel-Aktion (batch sequence) importieren (einmalig durchzuführen)
Falls die Konvertierungs-Aktion als Importdatei „Nach_PDF_A_1b_konvertieren.sequ“ zur
Verfügung steht, kann wie unter Punkt 1.4 (Schritt 2 a) beschrieben vorgegangen werden.
Schritt 2 b: Eine Stapel-Aktion (batch sequence) einrichten (einmalig durchzuführen)
Falls die Konvertierungs-Aktion nicht als Importdatei „Nach_PDF_A_1b_konvertieren.sequ“
zur Verfügung steht, kann wie unter Punkt 1.4 (Schritt 2 b) beschrieben vorgegangen werden.
Schritt 3:
Stapel-Aktion ausführen (bei jedem Konvertierungsvorgang)
Um mehrere PDF-Dateien in einem Verarbeitungsvorgang nach PDF/A zu konvertieren, ist
wie unter Punkt 1.4 (Schritt 3) beschrieben vorzugehen, mit dem Unterschied, dass als zu
konvertierende Dateien nicht Office-Dateien, sondern PDF-Dateien anzuwählen sind.
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3. Validierung der konvertierten Dateien
3.1 Vorbemerkungen
Nach Abschluss der Konvertierungsarbeiten sollten die konvertierten Dateien noch einmal
in einem separaten Vorgang auf ihre PDF/A-1b-Konformität überprüft werden. Diesen Vorgang nennt man Validierung.
Validiert werden können eine einzelne Datei (siehe Punkt 3.2) oder mehrere Dateien
gleichzeitig (siehe Punkt 3.3).
Die Validierung der konvertierten Dateien sollte als Ergebnis jeweils „Keine Probleme gefunden“ bzw. „Erfolgreich“ ausweisen, was bedeutet, dass die geprüften Dateien PDF/A-1bkonform sind.
3.2 Einzelvalidierung einer konvertierten Datei in Adobe Acrobat XI Pro
-
Die zu validierende Datei öffnen mit Adobe Acrobat XI Pro.
-
Unter Werkzeuge die Druckproduktion öffnen und auf „Preflight“ klicken:
-
Im Fenster Preflight unter PDF/A-Standard „Konformität mit PDF/A-1b prüfen“ anwählen und auf „Prüfen“ drücken:
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-
Nach Abschluss des Validierungsvorgangs wird ein Ergebnisprotokoll angezeigt, dem
entnommen werden kann, ob die überprüfte Datei PDF/A-1b-konform ist:
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3.3 Stapelvalidierung von konvertierten Dateien in Adobe Acrobat XI Pro
Schritt 1 a: Eine Stapel-Aktion (batch sequence) importieren (einmalig durchzuführen)
Falls die Validierungs-Aktion als Importdatei „PDF_A_1b-Konformität_prüfen.sequ“ zur
Verfügung steht, kann wie folgt vorgegangen werden:
-
Unter Werkzeuge den Aktionsassistenten öffnen und auf „Aktionen verwalten…“ klicken:
-
Auf „Importieren“ drücken:
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-
Die zu importierende Datei suchen und anwählen und danach auf „Öffnen“ drücken:
-
Es erscheint folgende Meldung:
-
Auf „OK“ drücken.
-
Die importierte Aktion erscheint nun im Fenster „Aktionen verwalten“:
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Schritt 1 b: Eine Stapel-Aktion (batch sequence) einrichten (einmalig durchzuführen)
Falls die Validierungs-Aktion nicht als Importdatei „PDF_A_1b-Konformität_prüfen.sequ“
zur Verfügung steht, kann wie folgt vorgegangen werden:
-
Unter Werkzeuge den Aktionsassistenten öffnen und auf „Neue Aktion erstellen…“
klicken:
-
Auf der rechten Seite unter „Zu verarbeitende Dateien“ die Grundeinstellungen unverändert lassen (so dass bei jeder Ausführung der Aktion jeweils das Ausgangsverzeichnis und die Ausgangsdateien neu ausgewählt werden müssen):6
6
Alternative: Falls vorgesehen ist, für dass sich die zu validierenden Dateien stets im gleichen
Ausgangsverzeichnis befinden, kann dieses Ausgangsverzeichnis durch Anwahl des Verzeichnis-/Ordner-Symbols als Standard definiert werden.
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-
Auf der linken Seite den Punkt „Dokumentverarbeitung“ öffnen, „Preflight“ anwählen
und durch Drücken des Hinzufüge-Knopfs als Aktionsschritt zum rechten Bereich hinzufügen:
-
Auf der rechten Seite unter Preflight „Benutzeraufforderung“ deaktivieren und danach
auf „Einstellungen angeben“ drücken:
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-
Im Fenster Preflight: Aktions-Einrichtungsassistent unter „Preflight-Prüfung durchführen
mit“ die Option „Konformität mit PDF/A-1b prüfen“ auswählen, ganz unten „PDF-Bericht
mit Zusammenstellung aller Dateien, für die Fehler oder Warnungen gefunden wurden,
anzeigen“ aktivieren und auf „Speichern“ drücken:
-
Auf der rechten Seite den Aktionsschritt „Unbenannt“ durch Doppelklick mit linker
Maustaste umbenennen in „Konformität mit PDF/A-1b prüfen (Validierung)“ und auf
„Speichern“ drücken:
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-
Auf „Speichern“ drücken:
-
Unter Aktionsname „PDF/A-1b-Konformität prüfen“ eingeben und auf „Speichern“ drücken:
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Schritt 2:
Stapel-Aktion ausführen (bei jedem Validierungsvorgang)
-
Unter Werkzeuge den Aktionsassistenten öffnen und unter Aktionen auf „PDF/A-1bKonformität prüfen“ klicken:
-
Auf „Dateien hinzufügen…“ drücken: 7
-
Die zu validierenden Dateien anwählen und mittels „Öffnen“ hinzufügen.
7
Alternativ kann auch z. B. „Ordner hinzufügen…“ ausgewählt werden (falls sämtliche Dateien
des entsprechenden Verzeichnisses/Ordners validiert werden sollen).
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-
Auf „Anfang“ drücken:
-
Der laufende Validierungsvorgang wird angezeigt, indem einerseits am unteren Bildschirmrand ein schwarzer Balken mit dem Verarbeitungsstatus angezeigt wird und indem andererseits die validierten Dateien mit einem grünen Haken versehen werden:
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-
Nach Abschluss des Validierungsvorgangs erscheint ein Bericht, in welchem die Validierungsergebnisse der einzelnen Dateien summarisch aufgelistet sind. Ein grüner Haken bedeutet, dass die Datei PDF/A-1b-konform ist:
-
Durch Anklicken von „Mehr Informationen anzeigen: …“ lässt sich das Validierungsergebnis einer Datei im Detail anzeigen:
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-
Alternativ kann auch durch Anklicken von „Vollständiger Bericht“ kontrolliert werden, ob
der Validierungsvorgang erfolgreich war:
-
Der Bericht sieht wie folgt aus (Beispielsausschnitt):
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4. Wichtige allgemeine Hinweise
-
Die Verwendung früher Versionen von Adobe Acrobat Pro (vor Version XI) zur Erstellung von PDF/A-Dateien wird ausdrücklich nicht empfohlen. Insbesondere Version X
weist Fehler auf.
-
Empfohlen wird die Konvertierung in den Konformitätslevel PDF/A-1b. Die Konvertierung in den anspruchsvolleren Konformitätslevel PDF/A-1a ist zwar möglich, aber nicht
nötig. Nicht verwendet werden sollen – zumindest bis auf Weiteres – die Normen
PDF/A-2 und PDF/A-3.
-
Bei Tests im StAZH hat sich gezeigt, dass das Programm Adobe Acrobat XI Pro bei
Stapelverarbeitungsvorgängen (v. a. bei einer grossen Anzahl zu konvertierender Dateien) teilweise instabil arbeitet bzw. sogar abstürzen kann – insbesondere wenn
gleichzeitig noch andere Programme geöffnet sind. Es wird darum empfohlen, Stapelverarbeitungen direkt nach einem Neustart des Computers und ohne andere geöffnete
Programme durchzuführen. 8
-
Die Stapelkonvertierung von Dateien mit unterschiedlichen Formaten (z. B. Word, Excel und PDF) im gleichen Vorgang ist problemlos möglich. (Bei Excel-Dateien, welche
aus mehreren Blättern bestehen, ist daran zu denken, dass die Einstellungen in Adobe
Acrobat XI Pro so sein müssen, dass – falls gewünscht – sämtliche Blätter in die
PDF/A-Datei konvertiert werden). 9
8
Waren diese beiden Voraussetzungen erfüllt, verliefen bis jetzt sämtliche Stapelverarbeitungsvorgänge im StAZH erfolgreich, auch im Falle von über 1000 Dateien.
9
Siehe Punkt 1.4 (Schritt 1).