Leitfaden Budgetierung - des Main-Kinzig

Leitfaden Budgetierung
9. Fortschreibung
Inhaltsübersicht:
1. Einleitung
2. Grundsätze der Budgetierung
3. Umfang der budgetierten Ausgaben
4. Abgrenzung der Sachkonten (Kostenarten)
5. Budgetbemessung
6. Beschaffung von Sachausstattungsgegenständen
7. Auftrags- und Rechnungsabwicklung
MKK
8. Schlusswort
November
2014
Anlagen:
1. Kontierungskatalog
2. Dokumentation einer Änderung zur Referenzbedingung Energie
3. Musterbeleg Auszahlungsanordnung (ab 01.01.2015)
4. Mustervereinbarung 1 u. 2
5. Zielvereinbarung Haushaltsreste
Main-Kinzig-Kreis
Amt für Schulwesen, Bau- und Liegenschaftsverwaltung
EINLEITUNG
Ziel der Budgetierung ist die Stärkung der Eigenfinanzverantwortung aller Schulen. Zu diesem Zweck werden Aufgaben- und Budgetverantwortung zusammengeführt. D. h., dass dort,
wo die Ausgaben anfallen, auch über deren Notwendigkeit entschieden werden soll.
2. GRUNDSÄTZE DER BUDGETIERUNG
2.1 Wirtschaftliche und Zweckentsprechende Mittelverwendung
Die Haushaltsmittel sind sparsam und zweckmäßig zu bewirtschaften.
Es ist stets sorgfältig zu prüfen, ob die beabsichtigten Aufwendungen zu den Sachkosten
gehören, die der Schulträger gemäß den gesetzlichen Bestimmungen (§ 155 HSchG) zu
tragen hat.
Aufträge / Bestellungen dürfen nur erteilt werden, wenn die erforderlichen Haushaltsmittel
zur Verfügung stehen.
Sämtliche Beschaffungen sind unter dem Gesichtspunkt der Wirtschaftlichkeit zu prüfen.
Es ist sicher zu stellen, dass das zugewiesene Budget nicht überschritten wird.
Bestehende Ausgabeverpflichtungen sind vorab bei der Bewirtschaftung der Budgetmittel zu
berücksichtigen.
Aufwendungen, die durch entsprechende Entscheidungen der oder des Budgetverantwortlichen entstehen, sind innerhalb des Budgets zu finanzieren.
2.2 Deckungsfähigkeit
Die zugewiesenen Mittel sind innerhalb des Ergebnishaushaltes gegenseitig deckungsfähig.
Minderausgaben des Ergebnishaushaltes dürfen für Mehrausgaben des Investitionshaushaltes sowohl im laufenden Haushaltsjahr verwendet, als auch für geplante Anschaffungen im
Folgejahr angespart werden. Einseitige Deckungsfähigkeit besteht bei den Mitteln für Gästebewirtung und Repräsentationsaufwendungen. Dieses Budget darf nicht überschritten werden. Minderausgaben dürfen jedoch für Mehrausgaben der übrigen Kostenarten verwendet
werden.
2.3 Übertragbarkeit
Einsparungen im Ergebnis- und im Investitionshaushalt können grundsätzlich zu 100% als
Haushaltsrest ins nächste Jahr übertragen werden. Ausnahmen bestehen bei Strom, Wärme
und Wasser. Diese werden nur zu 50 % übertragen.
NEU
Über die Verwendung umfangreicher Haushaltsreste muss eine entsprechende Zielvereinbarung mit dem Amt 65 abgeschlossen werden. In dieser Zielvereinbarung sind sowohl der
geplante Verwendungszweck der Haushaltsreste als auch der geplante Zeitraum festzulegen. Eine Musterzielvereinbarung ist als Anlage 5 beigefügt.
2.4 Budgetüberwachung
Die Überwachung und die Einhaltung des Budgets obliegt dem Schulleiter/der Schulleiterin.
Es sind entsprechende Überwachungslisten zu führen. Zur Erleichterung der Budgetüberwachung stellt Amt 65 eine Excel-Datei (HÜL) zur Verfügung.
Monatlich wird ein Einzelpostenbericht – per Email - an die Schulen geschickt.
2
Einzelpostenbericht
Gebuchte Einzelbelege mit folgenden Informationen:
Überschrift
Prctr (PSP-Element)
Konto
Bezeichnung
in PrCtrHW
Gegenkonto Bezeichnung
Text
Referenz
Erfasst am
Buch.dat.
Belegdatum
Ref.Bel.nr
Bedeutung
Kostenstelle = Schulnummer
Sachkonto (Kostenart)
Bezeichnung des Sachkontos
Rechnungsbetrag
Zahlungsempfänger
Verwendungszweck
Rechnungsnummer
Buchungsdatum Finanz- und Rechnungswesen
Datum Belegprüfung durch Amt 65
Rechnungsdatum
Belegnummer, die von SAP vergeben wird
Die Belege sind wie folgt sortiert:
1. Sachkonto in aufsteigender Reihenfolge
2. grob nach Erfassungsdatum = Buchungsdatum Finanz- und Rechnungswesen
Je Sachkonto wird eine Zwischensumme der gebuchten Rechnungsbeträge gebildet.
Abweichungen bzw. Unstimmigkeiten sind durch die Schulen umgehend dem Amt 65 zu
melden, um die gegebenenfalls erforderlichen Korrekturen in die Wege leiten zu können.
Erfolgt innerhalb von zwei Wochen nach Übersendung keine Rückmeldung, so wird von der
Zustimmung der Schule ausgegangen.
Auf Wunsch wird eine Gesamtübersicht über den aktuellen Stand des Schulbudgets durch
das Amt 65 erstellt und den Schulleitungen zugeleitet (Schulbudgetbericht).
Dem Schulbudgetbericht sind zu entnehmen:
Budgetübersicht = Gesamtplan / Ist-Vergleich expandiert:
I.
Teilbudget bezogen auf die jeweilige Kostenart / das jeweilige Sachkonto
1. Teilbudget dargestellt in der Spalte HH-Plan
2. Budgetveränderungen (Die Buchung erfolgt mit zeitlicher Verzögerung, da diese von
einem anderen Amt vorgenommen wird. Die Buchung ist erkennbar durch Vergleich
mit den Werten des Vormonats)
3. Aktuelles Teilbudget
4. Summe der Ausgaben (Ist) je Kostenart / je Sachkonto
5. Zur Verfügung stehende Mittel je Kostenart /je Sachkonto
6. Abweichung zwischen Gesamtplan und Ist absolut und prozentual
II.
Gesamtbudget
1. Gesamtbudget dargestellt in der Spalte Budgetveränderung (Die Spalte HH-Plan
bleibt im Jahr 2011 noch frei)
2. Budgetveränderungen bezogen auf das Gesamtbudget (Die Buchung erfolgt mit zeitlicher Verzögerung, da diese von einem anderen Amt vorgenommen wird. Die Buchung ist erkennbar durch Vergleich mit den Werten des Vormonats)
3. Aktuelles Gesamtbudget
4. Gesamtsumme der Ausgaben (Ist)
5. Gesamtsumme der noch zur Verfügung stehenden Mittel
6. Abweichung zwischen Gesamtplan und Ist absolut und prozentual
3
3. UMFANG DER BUDGETIERTEN AUSGABEN
Die Buchungen auf den aufgeführten Sachkonten sind wie folgt durchzuführen:
Ergebnishaushalt:
Nr.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
Sachkonto
über
nicht
Schul- über
budget Schulbudget
Ausgabeart / Bezeichnung
6010000 Aufwendungen f. Büromaterial u. Drucksachen d. Verwaltung
6810000 Aufwendungen f. Zeitungen u. Fachliteratur der Verwaltung
6011000 Lehr- und Unterrichtsmittel
6030200 Praxis- und Laborbedarf, Arzneimittel, Verbandsstoffe
6910000 Beiträge zu Wirtschaftsverbänden, Berufsvertretungen und
sonstigen Vereinigungen
6012000 Gebrauchsgegenstände bis 150,00 € zuzügl. Mehrwertsteuer
6651000 Gebrauchsgegenstände ab 150,01 € bis 410,00 € zuzügl.
Mehrwertsteuer
6063000 Materialaufwand für Einrichtungen und Ausstattungen
6061000 Materialaufwand für Gebäude und Außenanlagen
6081000 Reinigungsmaterial
6089000 übriger sonstiger Materialaufwand
6070000 Aufwendungen für Berufskleidung, Arbeitsschutzmittel
6161100 Bauunterhaltung
6730000 Schornsteinfegergebühren
6733000 TÜV-Prüfgebühren
6163100 Instandhaltung von Einrichtungen und Ausstattungen
6055000 Treibstoffe, Kraftstoffe
6164000 Instandhaltung von zugelassenen Kfz
6701300 Miete für Bürogeräte (z. B. Kopierer)
6901000 Kfz-Versicherungsbeiträge
7030000 Kfz-Steuer
6179000 Sonstige Aufwendungen für bezogene Leistungen
(Wäschereiarbeiten, Schädlingsbekämpfung, Miete für
Handtuch-, Seifenspender, Hygienebehälter)
6739000 sonstige Gebühren (z. B. Postfachgebühren, Kabelanschluss)
6731000 Rundfunkgebühren
6820000 Porto- und Versandkosten
6832000 Telefonkosten, Internetgebühren
6862000 Aufwendungen f. Gästebewirtung und Repräsentation
6051000 Strom
6051100 Heizungsstrom (für Nachtspeicheröfen)
6052000 Gas (Gasheizung)
6053000 Fernwärme
6054000 Heizöl
6056000 Wasser und Abwasser
6171000 Restmüll (Fremdentsorgung)
6171100 Sonst. Entsorgungskosten (Grünabfälle, Sperr-, Sondermüll)
6734000 Niederschlagswasser
7020000 Grundsteuer
9600010 ILV (interne Leistungsverrechnung) Druckkosten
9600030 ILV (interne Leistungsverrechnung) Porto
4
über
Budget/Anreizsystem
Planansatz
bei
Nr.
X
1
X
X
X
1
3
3
X
3
X
6
X
6
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
7
7
9
10
10
12
12
12
15
15
15
15
15
15
21
X
21
X
X
X
X
23
24
25
26
./.
./.
./.
./.
./.
./.
./.
./.
./.
./.
1
24
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Einnahmen:
Die Einnahmen werden im Schulbudget nicht geplant. Sollten dennoch unterjährig Einnahmen für den Bereich der äußeren Schulverwaltung erzielt werden, so werden diese dem
Schulbudget gutgeschrieben. Die Einnahmen wirken sich budgetverbessernd aus. Sie dürfen
für entsprechende Mehrausgaben im Budget verwendet werden.
Nr.
Sachkonto
1
2
3
4
5
5110000
5330000
5498100
5498200
5900000
Einnahmeart / Bezeichnung
über
Schulbudget
X
X
X
X
X
Benutzungsgebühren
Erträge aus Schadensersatzleistungen
Erstattung Portokosten
Erstattung sonstiger Kosten
Erträge aus Spenden, Nachlässen und Schenkungen
Planansatz
bei Nr.
./.
./.
./.
./.
./.
Investitionshaushalt:
Nr.
40
41
Sachkonto
über
nicht
PlanSchul- über
ansatz
budget Schul- bei Nr.
budget
Ausgabeart / Bezeichnung
8050100 Fremdlieferungen/ -leistungen für Investitionen - bewegliche
Sachanlagen ab 410,01 € netto
8050102 Anschaffung von immateriellem Anlagevermögen (z.B. Software ab 410,01 € netto)
X
40
X
40
4. ABGRENZUNG DER SACHKONTEN (KOSTENARTEN)
Im Folgenden werden die Sachkonten kurz erläutert.
Auf die allgemein verständlichen Bezeichnungen wird hier nicht näher eingegangen.
Für Rückfragen stehen die Kolleginnen und Kollegen des Amtes 65 gerne zur Verfügung.
4.1 Ergebnishaushalt
Sachkonto
6010000
6810000
6011000
6030200
6910000
6012000
Bezeichnung / Erläuterung
Aufwendungen f. Büromaterial u. Drucksachen d. Verwaltung
Aufwendungen für Materialien, die im Büro benutzt werden, einschließlich Toner und
Kopierpapier
Aufwendungen für Zeitungen und Fachliteratur der Verwaltung
Lehr- und Unterrichtsmittel
Aufwendungen für alle Materialien, die für den Unterricht als Lehrmaterial benötigt werden (siehe Ziffer 4.2)
Praxis- und Laborbedarf, Arzneimittel und Verbandstoffe
Beiträge zu Wirtschaftsverbänden, Berufsvertretungen und sonst. Vereinigungen
Gebrauchsgegenstände bis 150,00 € zuzügl. Mehrwertsteuer
Neuanschaffung von Gebrauchsgegenständen bis 150,00 € netto zuzüglich Mehrwertsteuer, sowohl im Rahmen der Inventarunterhaltung als auch der Bewirtschaftung
5
Sachkonto
6651000
6063000
6061000
6081000
6089000
6070000
6161100
6730000
6733000
6163100
6055000
6164000
6701300
6901000
7030000
6179000
6739000
6731000
6820000
6832000
6862000
Bezeichnung / Erläuterung
Gebrauchsgegenstände ab 150,01 € bis 410,00 € zuzügl. Mehrwertsteuer
Neuanschaffung von Gebrauchsgegenständen von 150,01 € bis 410,00 € netto zuzüglich Mehrwertsteuer, sowohl im Rahmen der Inventarunterhaltung als auch der Bewirtschaftung
Materialaufwand für Einrichtungen und Ausstattungen
Materialaufwand für die Instandhaltung von Einrichtungen und Ausstattungen
ohne Lohnkosten
Materialaufwand für Gebäude und Außenanlagen
Materialaufwand für Gebäude und Außenanlagen, einschließlich Glühbirnen
Reinigungsmaterial
übriger sonstiger Materialaufwand für die Bewirtschaftung von Grundstücken
und baulichen Anlagen
Verbrauchsmaterial
Aufwendungen für zum Beispiel: Papierhandtücher, Toilettenpapier, Tierfutter, Müllbeutel, Streugranulat, Splitt, Schädlingsbekämpfungsmittel u. a.
ohne Lohnkosten
Aufwendungen für Berufskleidung, Arbeitsschutz
Bauunterhaltung
Aufwendungen für Reparaturen am Gebäude oder an fest mit dem Gebäude verbundenen Teilen einschließlich der Reparaturen der fest eingebauten Sportgeräte
Schornsteinfegergebühren
TÜV-Gebühren
Instandhaltung von Einrichtungen und Ausstattungen
Instandhaltung von Einrichtungen und Ausstattungen mit Material- und Lohnkosten
Treibstoffe. Kraftstoffe
Instandhaltung von zugelassenen Kfz
Miete Bürogeräte (z.B. Kopierer)
Kfz-Versicherungsbeiträge
Kfz-Steuer
andere sonstige Aufwendungen für bezogene Leistungen
Sonstige Aufwendungen für bezogene Leistungen sind z. B. Wäschereiarbeiten und
Schädlingsbekämpfung als Dienstleistung einer Firma (Material- und Lohnkosten), Miete für Hygienebehälter, Miete für Handtuchspender, Miete für Fußmatten etc.
Sonstige Gebühren
z.B. Postfachgebühren, Kabelanschluss
Rundfunkgebühren
Porto, Versandkosten
Telefonkosten
Aufwendungen f. Gästebewirtung und Repräsentation
Aufwendungen für Kalt- und Warmgetränke, Kleingebäck sowie kleine Präsente für
schulfremde Personen
Die Höhe des Budgets für Repräsentationsaufwendungen ist abhängig von der Schülerzahl.
4.2 Abgrenzung Lehr- und Unterrichtsmittel (Schulträger MKK) zu Lernmittel (HKM)
4.2.1. Lehr- und Unterrichtsmittel (Schulträger MKK)
Bücher für Büchereien, Einrichtungen und Ausstattungen, Wandkarten, Sammlungen für den
naturwissenschaftlichen Unterricht, Demonstrationsmittel und -geräte, technische Hilfsmittel
(Toner, Druckerpatronen) und Sportgeräte. Arbeitsmittel und digitale Medien für die Schulverwaltung werden über das Budget des Schulträgers abgewickelt.
Die Zuordnung zu den verschiedenen Sachkonten ist hierbei zu beachten.
6
4.2.2. Lernmittel (Land Hessen)
Quelle: Verordnung über die Durchführung der Lernmittelfreiheit vom 21. April 2013 vom Hess. Kultusministerium (Gült. Verz. Nr. 725)
Bücher
Unter welchen Voraussetzungen werden Bücher als „Lehr- und Unterrichtsmittel“ bzw. als
„Lernmittel“ behandelt?
Bücher für die Hand der Lehrer = Lehr- und Unterrichtsmitteln (MKK)
Bücher für Schüler in Klassenstärke (Schulbücher) = LMF (Land)
LMF: „Schulbücher im engeren Sinne sind Druckwerke für den längerfristigen Gebrauch
durch Schüler/innen konzipiert und bestimmt sind, die der Umsetzung der Kerncurricula, Bildungsstandards und Lehrpläne dienen sowie in der Regel mindestens auf eine Jahrgangsstufe oder in der gymnasialen Oberstufe auf einen Halbjahreskurs bezogen sind.“
LMF: „Sonstige Schriften sind Druckwerke, die Schulbücher ergänzen oder ersetzen und
von den Schülern/innen für einen bestimmten Zweck während eines begrenzten Zeitraums
verwandt werden.“
„Lernmaterialien sind Gebrauchsgegenstände und Verbrauchsmaterialien, die von den Schülern/innen im Unterricht verwendet werden.“
Darunter fällt alles, was Schülerinnen und Schüler im Unterricht gebrauchen und verbrauchen.
In Zweifelsfällen hilft die Frage, ob der jeweilige Gegenstand für die Hand der Schülerinnen
und Schüler bestimmt ist (der Atlas ist somit Lernmaterial, die Wandkarte nicht) bzw. ob der
Gegenstand ohne Gewährung der Lernmittelfreiheit von den Schülerinnen und Schülern mitzubringen wäre (das eigene Schreibgerät ist also kein Lernmaterial, wohl aber die Chemikalien für Schülerversuche im naturwissenschaftlichen Unterricht). Ausstattungsgegenstände
und deren Verschleiß- bzw. Ersatzteile sind Teil der Ausstattung der Schule und deshalb
keine Lernmaterialien“.
4.2.3 Keine Lern- und Lehrmittel
Sind Gegenstände, die auch außerhalb des Unterrichts gebräuchlich sind, wie zum
Beispiel:
•
•
•
•
•
•
Schreib- und Zeichenmaterial (Papier, Hefte, Blöcke, Ordner, Farben)
Schreib- und Zeichengeräte (Stifte, Federhalter, Lineal, Zirkel)
Musikinstrumente
Taschenrechner
Kochgut (Ausnahme Berufsfeld Ernährung und Hauswirtschaft und Bildungsgänge
mit entsprechendem Ausbildungsinhalten an beruflichen Schulen)
Material, das Schüler/innen für eigene Zwecke verarbeiten
4.2.4 Digitale Medien
„Als Lernmaterial“ (Land Hessen) „anerkannt sind auch digitale Medien (Lern- od. Unterrichtssoftware), sofern die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:
• die Medien werden von Schülerinnen und Schülern einzeln oder in kleinen Gruppen
im oder für den Unterricht verwendet
• die Medien ergänzen ein zugelassenes Schulbuch im engeren Sinne oder ein digitales Lehrwerk
Als Lernmaterial gelten auch CDs oder DVDs, die zu einem zugelassenen Schulbuch für den
Unterricht Fremdsprachen und Musik gehören.“
Medien, die für Lehrkräfte oder die Schulverwaltung bestimmt sind zählen zu den Lehrmitteln
(Schulträger MKK).
7
4.3 Investitionshaushalt
Sachkonto
8050100
8050102
Bezeichnung / Erläuterung
Fremdlieferungen /-leistungen für Investitionen
Beschaffung von Einrichtungsgegenständen oder Geräten mit einem Anschaffungswert
ab 410,01 € netto zuzüglich Mehrwertsteuer
Hierbei muss jeder Gegenstand einzeln betrachtet werden. Ausnahme: Bei der Anschaffung eines ganzen Klassensatzes (Tische und Stühle) erfolgt die Buchung hier, da
eine Sachgesamtheit besteht.
Investition von immateriellem Anlagevermögen
Beschaffung von Software und -upgrates
4.4 Nutzungs- , Funktionszusammenhang und Sachgesamtheit
Für die Zuordnung eines beschafften Gegenstandes zu einem Sachkonto ist der Anschaffungswert entscheidend.
Bei der Beschaffung von Stühlen, Tischen etc. ist zudem zu berücksichtigen, ob ein gesamter Klassensatz (Investitionshaushalt) oder nur einzelne Möbelstücke (Ergebnishaushalt bei
einem Beschaffungswert bis 410,00 € netto) erworben werden.
Die Definition eines Klassensatzes ergibt sich aus den Gegebenheiten des Einzelfalles. Bei
der Anschaffung eines Klassensatzes ist ein einheitlicher Nutzungs- und Funktionszusammenhang gegeben, so dass die Anschaffung als eine Bewertungseinheit anzusehen ist und
eine Verbuchung im Investitionshaushalt erfolgt, auch wenn sich dieser Klassensatz aus geringwertigen Vermögensgegenständen zusammensetzt.
Ein weiteres Beispiel für eine Sachgesamtheit ist der Kauf eines Laptops und einer Laptoptasche auf einer Rechnung: Sachgesamtheit ist gegeben. Folglich ist es gemeinsam (abhängig vom Anschaffungspreis) als Investition (Anschaffung) über 410,00 € netto oder als
GWG bis 410,00 € zu verbuchen.
Erfolgt der Kauf einer Laptoptasche zu einem anderen Zeitpunkt und auf einer einzelnen
Rechnung, so handelt es sich um eine Einzelbeschaffung.
4.5. Inventarnummern
Um eine Inventarnummer für einen Gegenstand zu erhalten, muss zuerst die Rechnung im
Amt 65 eingereicht werden. Als nächstes wird die Rechnung bearbeitet durch das Amt 65
und es erfolgt daraufhin die Vergabe der Inventarnummer. Ist dies erfolgt, so erhält die Schule die Inventarnummer in Form von einem Aufkleber, der daraufhin an den betreffenden Gegenstand angebracht werden muss. Außerdem sollte der Gegenstand mit der dazugehörigen
Inventarnummer in eine Inventurliste eingetragen werden. Dies gilt auch für bewegliche Anlagevermögen.
Werden die Gegenstände nach einer Zeit verkauft, entsorgt, gestohlen oder abgegeben, so
ist dies in den Bestandslisten zu vermerken und eine Veränderungsmeldung ist zu erstellen,
dass dem Team Finanzen im Amt 65 zuzusenden ist.
Anders ist es bei der EDV-Ausstattung. Die Ausstattungen, die über das Schulbudget gekauft wurden, bekommen auch eine Inventarnummer von dem EDV-Service. Um diese zu
erhalten, muss die Schule sich von dem EDV-Service beraten lassen, sodass das Konzept
mit dem des Main-Kinzig-Kreises übereinstimmt. Daraufhin erstellt der EDV-Service den Vertrag nach Rücksprache mit dem Team Finanzen im Amt 65. Die Schule bekommt den Vertrag als Kopie. Wenn das gelieferte Gerät an die Schule geliefert wurde, so schickt die Schule den Lieferschein an den EDV-Service.
8
Außerdem braucht der EDV-Service eine Seriennummer des Gerätes, welche auf der Rechnung oder dem Lieferschein versehen ist. Die Rechnung wird von EDV-Service geprüft und
zur Weiterprüfung an das Team Finanzen im Amt 65 weitergeleitet. Als nächstes vergibt der
EDV-Service die Inventarnummer und schickt den Aufkleber an die Schule.
4.6. Aussonderungsmeldung
Für alte und aussortierte Klassensätze muss stets eine Aussonderungsmeldung angefertigt werden. Das gilt nicht nur für Möbel. Aussonderungsmeldungen sind immer erforderlich
wenn ein Anlagegut (Investitionshaushalt) entsorgt wird.
KONTIERUNGSKATALOG
In der Anlage Nr. 1 finden Sie den Kontierungskatalog. Dieser soll Ihnen die Zuordnung der
Kosten zu dem jeweiligen Sachkonto erleichtern.
Verschiedene mögliche Ausgabepositionen sind in alphabetischer Reihenfolge aufgelistet
und mit dem zugehörigen Sachkonto versehen.
5. BUDGETBEMESSUNG
5.1 Allgemein
Im Bereich der Schulbudgets werden 31 Sachkonten (davon 29 im Ergebnis- und 2 im Investitionshaushalt), die von den Schulen regelmäßig bebucht werden, berücksichtigt. Eine Bemessung jedes einzelnen Kontos für jede Schule wäre jedoch impraktikabel, da zum Teil nur
sehr geringe Beträge bei einzelnen Kostenarten anfallen.
Deshalb werden Planansätze auf 14 (davon 13 im Ergebnis- und 1 im Investitionshaushalt)
der zu bebuchenden Sachkonten angemeldet. Die Sachkonten ohne eigenen Plansansatz
werden den Sachkonten mit einem Ansatz eindeutig zugeordnet. Der jeweilige Planansatz
beinhaltet die Bedarfe aller zusammengefassten Sachkonten.
Ansätze und Ist-Ausgaben lassen sich direkt vergleichen bzw. gegenüberstellen. Eine entsprechende Haushaltsüberwachungsliste (HÜL) wird als Excel-Datei den Schulen jährlich mit
der Mittelverteilung zur Verfügung gestellt. Für die meisten Aufwendungen werden die Ansätze nach der Anzahl der Schülerinnen und Schüler des Bezugsjahres berechnet.
Bei einigen Ansätzen werden weitere Kriterien berücksichtigt, siehe folgende Tabelle.
NEU
Ab 01.01.2015 entfällt die Handypauschale je Hausmeister. Diese Kosten werden ab diesem
Zeitpunkt nicht mehr über das Schulbudget abgerechnet.
Budgetzuweisung erfolgt auf dem
Sachkonto:
6011000 Lehr- und Unterrichtsmittel
6012000 Gebrauchsgegenstände bis
150,00 € netto
6063000 Materialaufwand für Einrichtungen und Ausstattungen
6081000 Reinigungsmaterial
6089000 übriger sonstiger Materialaufwand
Darin sind folgende Sachkonten
enthalten:
6030200 Praxis- und Laborbedarf,
Verbandsstoffe
6910000 Beiträge zu Wirtschaftsverbänden u. ä.
6651000 Gebrauchsgegenstände ab
150,01 € netto
6061000 Materialaufwand für
Gebäude u. Außenanlagen
6070000 Berufskleidung, Arbeitsschutzmittel
9
Bemessungsschlüssel
Schülerzahl
Schülerzahl
Schülerzahl
Schülerzahl und
Eigenreinigungsfläche
Schülerzahl und Festbetrag je Hausmeister
Budgetzuweisung erfolgt auf dem
Sachkonto:
6161100 Bauunterhaltung
6163100 Instandhaltung von Einrichtungen und Ausstattungen
Darin sind folgende Sachkonten
enthalten:
6730000 Schornsteinfegergebühren
Bemessungsschlüssel
Schülerzahl und
6733000 TÜV-Prüfgebühren
Bruttogrundrissfläche
6055000 Treibstoffe / Kraftstoffe
Schülerzahl
6164000 Instandhaltung von
zugelassenen Kfz
6701300 Miete für Bürogeräte
6901000 Kfz-Versicherungsbeiträge
7030000 Kfz-Steuer
6179000 andere sonstige Aufwendungen für bezogene
Leistungen
6731000 Rundfunkgebühren
6739000 sonstige Gebühren
Schülerzahl
Festbetrag je Schule
6010000 Bürobedarf
6810000 Zeitungen und Fachliteratur Schülerzahl
9600010 ILV Druckkosten
6820000 Porto- und Versandkosten
9600030 ILV Porto
Schülerzahl
6832000 Telefonkosten, InternetFestbetrag je Schule
(ohne Handypauschale)
gebühren
6862000 Gästebewirtung
Pauschalbetrag in Abhängigkeit der Schülerzahl
8050100 Investitionen - bewegliche
8050102 Immaterielle VermögensSchülerzahl
Sachanlagen ab 410,01 € netto gegenstände ab 410,01 € netto
Mindestbetrag
5.2 Sonderfaktoren
Die Besonderheiten an Beruflichen Schulen und Schulen mit Förderschwerpunkt geistige,
körperliche und motorische Entwicklung werden durch höhere Faktoren bei der Bemessung
berücksichtigt.
5.3 Zuschläge / Mindestbeträge
Für kleine Schulen, Dependancen (Stammschulen bzw. aufnehmende Schulen) und Schulen
mit Förderschwerpunkt geistige, körperliche und motorische Entwicklung werden Zuschläge
bzw. Mindestbeträge auf verschiedene Sachkonten berücksichtigt.
5.4 Budget und Anreizsystem (Ergebnishaushalt)
5.4.1 Müll – hier: Restmüll
Jede budgetierte Schule erhält im laufenden Jahr eine Übersicht, aus der sich der jeweilige
Bestand an der Schule in Litern Restmüll pro Schüler/Jahr als auch der maßgebliche Referenzwert, d. h. der durchschnittliche Restmüllanfall in Litern pro Schüler/Jahr innerhalb der
betreffenden Schulform, zzgl. eines 5 %-igen Anreizes entnehmen lässt.
10
Am Jahresende werden Bestand und Referenzwert gegenübergestellt. Über- bzw. Unterschreitungen werden mit dem Durchschnittspreis aller Kommunen pro Liter und Schüler multipliziert und über die Haushaltsreste oder als Budgetveränderung der Schule gutgeschrieben bzw. vom Schulbudget in Abzug gebracht.
Dies bedeutet, dass für Müll kein Budgetansatz in Form eines Geldbetrages zugewiesen
wird. Die Rechnungen sind daher auch nicht in dem Schulbudgetbericht enthalten. Lediglich
der Geldwert der Einsparung bzw. des Mehrverbrauches wirkt sich über die Haushaltsreste
oder als Budgetveränderung auf das Schulbudget aus.
Ausgaben für Sperrmüll, Grünmüll incl. Schreddern und sonstiger anfallender Müll sind nach
wie vor nicht budgetiert.
5.4.2 Wasser/Abwasser
Für die Berechnung des Wasserbudgets wird für jede Schule ein Mittelwert aus den Verbräuchen von drei zurückliegenden Jahren gebildet. In begründeten Fällen kann auch vom
Drei-Jahres-Mittel abgewichen werden. Die Schulen sind aufgefordert, wesentliche Veränderungen mitzuteilen (siehe Anlage 2).
Auf diesen Mittelwert wird ein 5-prozentiger Verbrauchszuschlag addiert, um den Schulen,
die in der Vergangenheit bereits optimale Verbrauchswerte erreicht hatten, einen Budgetanreiz zu bieten.
Dieser "Referenzwert Wasser" wird anschließend mit dem Durchschnittspreis aller Kommunen im MKK für Wasser / Abwasser (Basispreis) multipliziert. Der Basispreis wird für drei
Jahre festgelegt.
Einmal jährlich erhält die Schule einen Einsparnachweis, auf dem der tatsächliche Verbrauch
der Schule dem Referenzwert gegenübergestellt wird.
Mehr-/ bzw. Minderverbräuche werden mit dem Basispreis multipliziert. Der hieraus resultierende Betrag wird jeweils zur Hälfte dem Amt 65 und der Schule über die Haushaltsreste
gutgeschrieben bzw. in Abzug gebracht.
Dies bedeutet, dass für Wasser / Abwasser kein Budgetansatz in Form eines Geldbetrages
zugewiesen wird. Die Wasserrechnungen sind daher auch nicht in dem Schulbudgetbericht
enthalten. Lediglich der Geldwert der Einsparung bzw. des Mehrverbrauchs wirkt sich, wie
oben beschrieben, auf das Schulbudget aus.
Das so genannte „Niederschlagswasser“ bleibt hierbei unberücksichtigt.
5.4.3 Heizkosten
Für die Berechnung des Wärmebudgets (Öl, Gas, Fernwärme, E-Heizung, Bioenergie) wird
ein Mittelwert aus den Verbräuchen von drei zurückliegenden Referenzjahren gebildet, der
sogenannte „Referenzwert Heizkosten“.
In begründeten Ausnahmefällen kann auch vom Drei-Jahres-Mittel abgewichen werden. Die
Schulen sind aufgefordert, wesentliche Veränderungen mitzuteilen (siehe Anlage 2). Eine
entsprechende Vereinbarung zwischen Schule und Fachamt ist erforderlich.
Auf den so ermittelten Referenzwert wird zusätzlich ein 5-prozentiger Verbrauchszuschlag
addiert, um den Schulen, die in der Vergangenheit bereits optimale Verbrauchswerte erreicht
hatten, einen Budgetanreiz zu bieten.
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Das Wärmebudget ist witterungsbereinigt.
Dieser Referenzwert wird dann mit einem für alle Schulen über alle Wärmemedien gleichen
Betrag multipliziert. Der Basispreis wird für drei Jahre festgelegt.
Im Folgejahr wird der tatsächliche Verbrauch des maßgeblichen Jahres dem Referenzwert
gegenübergestellt. Die so ermittelte Verbrauchsdifferenz wird dann mit dem einheitlich festgelegten Faktor (Basispreis) multipliziert. Einsparungen bzw. Mehrverbräuche werden jeweils zur Hälfte der Schule und dem Amt 65 gutgeschrieben bzw. in Abzug gebracht. Dokumentiert wird dies als Budgetveränderung im Schulbudgetbericht.
Dies bedeutet, dass für die Heizkosten kein Budgetansatz in Form eines Geldbetrages zugewiesen wird. Die Heizkostenrechnungen sind daher auch nicht in dem Schulbudgetbericht
enthalten. Lediglich der Geldwert der Energieeinsparung bzw. des Energiemehrverbrauches
wirkt sich über die Haushaltsreste oder als Budgetveränderung auf das Schulbudget aus.
5.4.4 Strom
Die Berechnung des Strombudgets erfolgt analog dem Heizkostenbudget.
Eine Abweichung vom Drei-Jahres-Mittel kann auch hier nur erfolgen, wenn die Schule wesentliche Veränderungen mitteilt (siehe Anlage 2).
NEU
6. BESCHAFFUNG VON SACHAUSSTATTUNGSGEGENSTÄNDEN AUS LANDESMITTELN
6.1 Grundlagen
Das Hess. Kultusministerium teilt mit Schreiben vom 12.03.2013 mit, dass der Hess. Landtag
für das Haushaltsjahr 2013 erstmals einem Haushaltsvermerk zugestimmt hat, der es möglich macht, Sachausstattungsgegenstände auf kommunale Träger zu übertragen. Die verfassungsrechtliche und schulgesetzliche Trennung der inneren und äußeren Schulverwaltung
wird damit nicht aufgehoben.
6.2 Regelungen
Zu beachten sind alle Regelungen zur praktischen Umsetzung im Schreiben des Hess. Kultusministeriums vom 12.03.2013 sowie unserem Schreiben vom 15.10.2013 und der dazugehörigen Power-Point-Präsentation. Diese Informationen stehen im Intranet / Fachämter /
Amt 65 / Personal- u. Finanzmanagement / Leitfaden Budgetierung zum Download bereit.
Die Mustervereinbarungen 1 und 2 sind als Anlagen dazu beigefügt.
7. AUFTRAGS- UND RECHNUNGSABWICKLUNG
Grundlage für die Auftragserteilung ist die Dienstanweisung für den Main-Kinzig-Kreis zur
Vergabe von Lieferungen, Leistungen und Bauleistungen. Die aktuelle Dienstanweisung ist
im Intranet unter Infopool / Organisatorisches / Dienstanweisungen / Vergabedienstanweisung zu finden.
Aufträge bis zu einem Wert von 2.000 € brutto dürfen durch die Schulleitung erteilt werden.
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Die Stückelung größerer Aufträge in mehrere Teile im Wert von jeweils unter 2.000 € ist nicht
zulässig. Zuwiderhandlungen werden sanktioniert. Die gilt auch für die Anschaffung von
Sachausstattungsgegenständen (Punkt 6).
Die Schulleitung ist nicht befugt, Verträge in den Bereichen Reinigung, Wartung, Miete /
Leasing Kopierer, Serviceverträge Waschraumabonnements etc. abzuschließen. Vertragsabschlüsse erfolgen ausschließlich durch das Amt 65.
Hinsichtlich der Zahlbarmachung von Rechnungen gelten die folgenden Regeln:
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•
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•
•
•
Auf den Rechnungen ist durch Unterschrift kenntlich zu machen, dass eine sachliche
und rechnerische Prüfung vorgenommen wurde.
Auf einen möglichen Skontoabzug ist besonders zu achten (Zahlungsbedingungen).
Sollte der Verwendungszweck nicht eindeutig aus der Artikelbezeichnung in der
Rechnung hervorgehen, so ist der Verwendungszweck kurz zu erläutern.
Die Kontierung der Ausgaben hat entsprechend der kaufmännischen Buchungslogik
(Angabe des Sachkontos) zu erfolgen (siehe Kontierungskatalog Anlage 1).
Zu jeder Rechnung ist ein entsprechender Buchungsbeleg (Auszahlungsanordnung)
auszufüllen.
Ab 01.01.2015 ist ausschließlich der Standardbeleg „Auszahlungsanordnung“ ohne
BLZ und Kto.Nr. nur noch mit IBAN und BIC (siehe Musterbeleg Anlage Nr. 3) zu
verwenden.
Folgende Felder sind in dem Buchungsbeleg „Auszahlungsanordnung“ auszufüllen:
NEU
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Amt = 65
Name und Anschrift des Geschäftspartners: Firma / Vorname / Name
Straße / Hausnummer
PLZ / Ort
Zahlungsbedingungen lt. Anlage (bei Skontoabzug)
Bankverbindung: IBAN, BIC, Bankleitzahl, Kontonummer, Name der Bank
Rechnungs-/Bescheiddatum
Rechnungsnummer des Lieferanten und ggf. Kundennummer (wenn genügend Platz,
ansonsten bei Verwendungszweck angeben)
9. Buchungsperiode (bei Buchungen in das vergangene Rechnungsjahr)
10. Rechnungsendbetrag
11. Betrag in Worten (bei Rechnungsbeträgen über 1.000 €)
12. Verwendungszweck (bitte unbedingt immer die Kundennummer angeben!)
13. Sachkonto
14. Betrag
15. Kostenstelle
Die aktuellen Ausfüllhinweise zu den Buchungsbelegen finden Sie im Intranet unter Bereiche
/ Servicebereiche / Finanz-, Rechnungswesen und EDV / Finanz- und Rechnungswesen /
SAP / Buchungsbelege.
Alle anderen Buchungsbelegarten werden vom Amt 65 erstellt. Die Vorkontierung hat dann
lediglich auf dem Rechnungsbeleg zu erfolgen.
Die Splittung des Rechnungsbetrages auf verschiedene Sachkonten kann bei Einzelbeträgen unter 20,00 € entfallen.
Zum Beispiel bei einem Einkauf im Baumarkt. Es wird Farbe, Motoröl, Holzbretter u.ä. gekauft. Die Einzelpreise liegen jeweils unter 20,00 €. Hier kann die Kontierung auf einem
Sachkonto erfolgen. Es ist das Sachkonto zu wählen auf das der höchste Geldwert entfällt.
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Die vorbereiteten Auszahlungsanordnungen werden im Amt 65 stichprobenartig geprüft, mit
Datum versehen, unterschrieben und intern dem zuständigen Servicebereich Finanz- und
Rechnungswesen zugeleitet.
Die Sachbearbeiter/innen des Amtes 65 stehen für Rückfragen jederzeit zur Verfügung.
7.1 Bauunterhaltung
7.1.1 Der Hausmeister führt Reparaturarbeiten am Gebäude selbst aus:
Werden für eine Reparatur benötigte Materialien auf Rechnung bestellt oder gekauft, ist die
Lieferung zu prüfen und auf der Originalrechnung zu bestätigen. Rechnung und Lieferschein
sind zusammen mit dem vorbereiteten Buchungsbeleg „Auszahlungsanordnung“ dem Amt
65 zuzuleiten.
7.1.2 Fremdvergabe von Reparaturarbeiten:
Je nach Art und Umfang der Leistung kann die Schule (Schulleitung) unmittelbar die Fachfirma beauftragen oder entsprechend der Vergabeordnung Vergleichsangebote einholen und
schriftliche Aufträge erteilen.
Aufträge, die den Wert von 2.000 € übersteigen, können von der Schule vorbereitet oder auf
Wunsch direkt vom Amt 65 erteilt werden. Die Abzeichnung durch die Schulleitung und die
Unterschrift des technischen Sachbearbeiters sind erforderlich.
Auftragsvordrucke werden durch Amt 65 zur Verfügung gestellt.
In jedem Fall muss der technische Sachbearbeiter eine Durchschrift des Auftrages (rosa
Ausfertigung) erhalten.
Sofern Fachfirmen die Rechnungen direkt an die Schule schicken, sind diese von der Schule
auf die sachliche und rechnerische Richtigkeit hin zu überprüfen (Stunden- bzw. Tagelohnzettel sind beizufügen) und zusammen mit dem Buchungsbeleg „Auszahlungsanordnung“
dem Amt 65 vorzulegen.
7.2 Inventarunterhaltung
Die verfahrenstechnische Abwicklung erfolgt analog der Ziffer 6.1 Bauunterhaltung.
7.3 Beschaffung von Inventar (ab 410,01 € netto = Investitionshaushalt)
Die verfahrenstechnische Abwicklung erfolgt analog der Bauunterhaltung 6.1.
Vorhandene Lieferscheine/Belege sind beizufügen.
7.4 Fremdreinigung
Die Arbeitsnachweise der Unterhalts-, Grund- bzw. Glasreinigung sind regelhaft durch die
Hausmeister zu bestätigten (Bestätigung der ordnungsgemäßen Reinigung). Die Reinigungsfirmen erhalten auf der Basis der bestehenden Verträge monatliche Abschlagszahlungen.
Mangelnde bzw. fehlende Reinigungen sind auf den Arbeitsnachweisen bzw. auf der entsprechenden Mängelmitteilung wie folgt zu dokumentieren:
1. Datum der Minderleistung
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2. Raumnummer oder genaue Bezeichnung des Reinigungsbereichs (z.B. Eingangsbereich, Flur, Treppenhaus o.ä.)
3. Um welche Mängel handelt es sich (z.B. Fußboden nicht sauber, Tische nicht gereinigt o.ä.)?
4. Wurde die Objektleitung informiert - ja / nein Die Reinigungsmängel sind direkt an die Reinigungsfirma, zwecks umgehender Nachbesserung, weiterzuleiten. Sollte der Mangel nicht kurzfristig behoben worden sein oder die tägliche Reinigung (z. B. Eingangsbereiche, Sanitär) Mängel aufweisen, ist die Mängelmitteilung
dem Amt 65 (Frau Binder, Herr Habermann, Frau Höflich, Frau Lohmann) zuzuleiten. Von
hier aus wird dann, anhand der Aufzeichnungen, eine entsprechende Rechnungskürzung
vorgenommen.
Die Reinigungskosten sind nicht im Schulbudget enthalten. Aufgrund des einheitlichen Reinigungsstandards bestehen seitens der Schule kaum Steuerungsmöglichkeiten, um Einsparpotenziale zu erschließen. Es handelt sich somit um einen durchlaufenden Posten.
7.5 Strom, Wärme, Wasser/Abwasser, Müllentsorgung
Die Rechnungsabwicklung erfolgt durch Amt 65.
Die Heizölbestellungen werden nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten weiterhin aufgrund
der Bedarfsmeldungen der Schulen zentral vom Amt 65 vorgenommen.
Sofern Änderungen im Bereich Abfallentsorgung (z. B. bei der Anzahl der Müllgefäße) für
erforderlich gehalten werden, sind diese mit dem Amt 65 abzustimmen. Gegebenenfalls notwendige Anpassungen werden von dort aus veranlasst.
Die Energieverbräuche sind von der Schule zu überwachen und zu steuern.
7.6 Rundfunkgebühren
Die Rundfunkgebührenrechnungen sind von der Schule zu prüfen sowie sachlich und rechnerisch richtig zu zeichnen. Der Buchungsbeleg „Auszahlungsanordnung“ ist auszufüllen und
zusammen mit der Rechnung dem Amt 65 zuzuleiten.
8. SCHLUSSWORT
Die zur Ermittlung der Budgets verwendeten Schlüssel zielen auf eine möglichst bedarfsorientierte Mittelzuweisung. Die Ansätze sind folglich nicht statisch, sondern unterliegen Veränderungen, die durch die Definition von Standards geprägt werden.
Gemeinsam mit Ihrer konstruktiven Kritik wollen wir uns weiterentwickeln, um die bedarfsgerechte Budgetermittlung zu optimieren.
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