La qualité des données mes premiers pas

La qualité des données
mes premiers pas...
Vous échangez vos données commerciales par EDI, vous avez mis en œuvre
la fiche produit ou la facture dématérialisée….
Vous souhaitez améliorer la qualité des données que vous échangez avec
vos partenaires commerciaux ?
Ce guide « Mes premiers pas » vous accompagne étape par étape pour mieux
mesurer la qualité des données dans votre entreprise et vous présente une
méthodologie en 7 étapes clés pour vous permettre de l’améliorer. Elaboré avec
des utilisateurs français (Carrefour, Auchan, L’Oréal, Lactalis, Nestlé et Sara lee),
il s’appuie sur les travaux internationaux GS1 Dataquality Framework*.
* http://www.gs1.org/gdsn/dqf/data_quality_framework
sommaire
4 k Qu’est-ce que la qualité des données ?
5 k Les gains induits par la qualité des données
6 k Une méthodologie en 7 étapes clés
7 k La Boîte à Outils
8 k étape 1 L’alerte
9 k étape 2 L’évaluation des enjeux
10 k étape 3 La fixation des objectifs
11 k étape 4 L’identification des causes
12 k étape 5 Les actions correctives
12 k étape 6 La mise en œuvre
13 k étape 7 Les résultats
14 k Glossaire
15 k Pour aller plus loin…
2 La qualité des données mes premiers pas • GS1 France
Un contexte propice à
l’amélioration des données
En 2011, les fournisseurs français
ont envoyé plus de 11 millions de
factures électroniques à leurs clients
de la distribution. Fin 2011, 2 200
d’entre eux échangent également des
fiches-produits électroniques avec
leurs partenaires commerciaux via un
catalogue électronique. Et cela sans
compter la multiplication des usages
des autres messages électroniques
de type EDI (la commande, l’avis
d’expédition, l’avis de réception) en
France et dans le monde.
Avec l’essor du e-commerce, les
échanges d’informations électroniques
fiables deviennent un enjeu majeur.
Aujourd’hui, plus de 31 millions de
cyber-acheteurs (source Médiamétrie Observatoire des usages internet janvier 2012), risquent de ne pas
disposer d’une information produit
correcte et à jour, ce qui est pourtant
essentiel dans l’acte d’achat des
consommateurs.
Ces milliards de données
commerciales transmises
chaque jour électroniquement
correspondent à des milliards
d’euros d’échanges commerciaux
et obligent toutes les entreprises
à se préoccuper de la qualité des
informations échangées.
La qualité des données mes premiers pas • GS1 France 3
Qu’est-ce que la qualité
des données ?
Dans un contexte de
dématérialisation toujours plus
poussé, la qualité des données
échangées entre les acteurs
commerciaux revêt plusieurs
facettes.
La qualité des données, c’est disposer
d’informations à la fois...
• Cohérentes : les données sont
identiques d’un système à l’autre.
• Exhaustives : toutes les données
requises sont transmises.
• Exactes : les données correspondent à
la réalité physique.
• Standardisées : les données sont
conformes aux standards de l’industrie.
• Valides dans le temps : les données
sont mises à jour à temps.
• Telles que requises par les partenaires
commerciaux : les données répondent
aux exigences du marché.
• Et uniques : un produit ou un lieu
doivent être identifiés par un code GS1
et un seul (respectivement un GTIN et
un GLN).
… et garantir la fiabilité des échanges
et les bénéfices associés, aussi bien
financiers qu’organisationnels.
4 La qualité des données mes premiers pas • GS1 France
Les risques d’une mauvaise qualité
des données
Une fiche-produit incorrecte perturbe
l’approvisionnement, la logistique et
la mise en rayon de l’unité
consommateur. Un message en EDI
inexact génère des litiges commerciaux
en cas, par exemple, de commande
imprécise ou d’avis d’expédition
incomplet. Une facture erronée retarde
son accrochage comptable et donc le
versement des sommes dues.
Le
saviez-vous
?
Sur le marché américain,
2/3 des informations-produits
échangées entre partenaires
commerciaux contiennent
des erreurs ou des omissions.
(sources : GS1 Etats-Unis).
kLes gains
Les gains induits
par la qualité des données
Prenons l’exemple d’une entreprise qui
dématérialise ses documents avec cinq
clients distributeurs, afin de calculer les
gains générés par la dématérialisation
de ces échanges :
• ses commandes (« ORDERS ») reçues à
raison de trois commandes par semaine
en moyenne,
• ses fiches-produits pour ses 50
références,
• ses avis d’expédition (« DESADV ») pour
trois livraisons par semaine en moyenne,
• ses factures avec ses cinq clients
distributeurs, à raison de trois factures
envoyées en moyenne chaque semaine.
18,5 €
par commande
42 €
par fiche-produit
18,5 € par avis
d’expédition
Un grand distributeur français
a évalué le coût de la nonqualité des données-produits à
0,3% de son chiffre d’affaires
annuel
(Source : Pilote GS1 2008).
Ces économies se répartissent entre le
fournisseur et le distributeur.
Nombre de messages
échangés chaque année
Estimation des gains directs relatifs
à ces échanges sur l’année(1)
Commandes
156
2 886 €
Fiche-produit
250
10 500 €
Avis d’expédition
156
2 886 €
Facture
156
2 184 €
A ces gains financiers directs,
il convient d’ajouter les bénéfices
organisationnels, tout autant
stratégiques pour l’entreprise :
meilleure gestion des données,
optimisation des ressources humaines
(moins de temps de saisie et de
ressaisie des données, fin de l’archivage
papier,…).
?
14 € par facture
Message commercial
échangé électroniquement
Total annuel des économies induites
par la dématérialisation des documents
sur la Supply Chain :
18 456 € partagés entre le
distributeur et le fournisseur.
Le
saviez-vous
Des messages
électroniques sans
erreur correspondent
à des économies de :
q En conclusion :
Ces gains ne sont rendus possibles
que si les partenaires s’échangent
des données de qualité.
Sans qualité des données, le potentiel
économique de la dématérialisation des
opérations courantes n’est pas exploité
totalement. Les gains s’amenuisent, les
litiges qui existent ne sont pas résolus et
le retour sur les investissements réalisés
pour dématérialiser est plus long à
atteindre.
La qualité des données mes premiers pas • GS1 France 5
Une méthodologie
en 7 étapes clés
Les résultats obtenus par le pilote
réalisé par GS1 France en 2008, auprès
de 5 entreprises représentatives
(industriels et distributeurs), ont
démontré qu’aujourd’hui 50 % des
données échangées dans la ficheproduit ne correspondent pas à la
réalité physique.
A l’issue de ce pilote, les utilisateurs
ont décidé de développer une
méthodologie permettant aux
entreprises de toute taille et de tout
secteur d’initier un projet d’amélioration
continue de la qualité des données
au sein de leur organisation. Sa finalité
concerne à la fois l’amélioration des
processus en interne mais également
des relations avec les clients.
Cette méthodologie se décompose
en 7 étapes décisives. Le lancement
de cette démarche pourra faire
l’objet d’un projet bien cadré dans sa
phase initiale mais, pour assurer sa
pérennité, devra aboutir à une réflexion
sur l’intégration de cette démarche
dans l’organisation de l’entreprise,
notamment par une répartition des
rôles et des responsabilités clairement
établies.
6 La qualité des données mes premiers pas • GS1 France
Vous pouvez téléchargez la Boîte
à outils sur le site de GS1 France,
www.publications.gs1.fr
La boite à Outils
Retrouvez pour chaque étape un ensemble de
documents de références regroupés au sein de la « Boîte
à Outils Qualité des Données ». Cette Boîte à outils se
compose ainsi :
Document
Pour chacune de ces
7 étapes, seront décrits :
• L’objectif :
La finalité de chaque étape
• Qui est concerné :
Les acteurs, décisionnaires et
opérationnels
• Comment réaliser cette étape :
Le descriptif rapide des principales
actions préconisées dans cette étape
• Les documents/matériels
de référence :
Les documents pouvant être associés
à chaque étape. Le même document
peut apparaître à différentes étapes
de la démarche.
Retrouvez le détail de ces documents
et de cette méthodologie dans la
Boîte à Outils Qualité des données
(cf. page ci-contre).
Objectif
Indicateurs de la qualité
des informations
produits
Mettre en place des indicateurs permettant d’évaluer les résultats
opérationnels liés à la qualité des données : taux de commandes ou de
lignes de commandes exactes, taux d’accrochage factures, écarts de
réception.
Grille de comparaison /
d’audit des catalogues
Mesurer l’alignement (sans présumer de la qualité) des informations
produits dans les catalogues des partenaires. Permet d’identifier les
données conformes/non-conformes.
Procédure d’audit
QualiData
Donner une procédure d’audit physique, basée sur un échantillonnage
de produits, permettant de vérifier et de mesurer le niveau de la qualité
des données gérées par l’industriel. Les contrôles portent sur les mesures
(hauteur/largeur/profondeur, poids brut, contenu net), le libellé long, la
classification et les informations hiérarchiques. Cet audit peut être réalisé
par GS1 France.
Processus détaillé pour
le lancement d’un projet
Qualité des données
Décrire les étapes à respecter par l’industriel pour lancer un projet
« Qualité des données »
Questionnaire
d’auto-évaluation
Permettre d’évaluer la capacité de l’entreprise à gérer des données de
qualité. En prenant en compte une dizaine de données liées aux unités
consommateurs et logistiques, ce questionnaire permet de faire un
diagnostic interne sur la création, la gestion et l’utilisation des données au
sein de l’entreprise et avec les partenaires.
Formation : « Les
standards GS1 pour la
qualité des données »
Rappeler les fondamentaux de GS1 à connaître avant de lancer un projet
sur la qualité des données : Les règles de codification, les règles de
mesure, la fiche produit GS1. La formation, disponible en français et en
anglais, s’accompagne d’une plaquette résumant les règles de GS1 à
retenir et d’un film didactique sur les règles de mesures (voir ci-dessous).
Brochure : « Les standards
GS1 au service de la
qualité des données »
Synthétiser les standards et règles GS1 indispensables à connaître pour
la qualité des données. Ce document, lié à la formation, est disponible en
français et en anglais.
Film :
« GS1 Règles de mesure »
Au travers de différents exemples, montrer comment bien mesurer un
produit. Ce film est disponible en français, en anglais, en espagnol et en
hollandais.
Charte d’engagement
Indiquer les engagements réciproques des partenaires (émetteur et
receveur des informations produits) dans la démarche qualité des données.
Glossaire
Donner des définitions de tous les termes et acronymes GS1 associés au
sujet de la qualité des données.
La qualité des données mes premiers pas • GS1 France 7
k étape 1
L’alerte
L’évaluation des enjeux
k L’objectif :
k L’objectif :
Prendre conscience de l’importance de
la qualité des données
Le
saviez-vous
?
Deux études menées en Grande
Bretagne et en Australie ont
estimé le manque à gagner lié
à la qualité des données pour
l’industrie et le commerce à prés
de 1 milliard d’euros par période
de 5 ans.
Source : Etudes Data Crunch
GS1 UK (2009) et GS1 Australie
(2011).
k Qui est concerné dans l’entreprise :
• Les collaborateurs opérationnels
(service client, logistique, commerce,…)
• La direction
k Comment réaliser cette étape :
• Remontées des problèmes et
des impacts par les collaborateurs
opérationnels qui gèrent ou utilisent
les données produits dans l’entreprise
(par le biais d’indicateurs de qualité des
processus déjà en place dans l’entreprise)
• Remontées des clients ou des
partenaires logistiques
• Prise de conscience par la direction
(et à terme, validation de la démarche)
k Les documents de référence
de la boîte à outils :
• La grille de comparaison des catalogues
industriels / distributeurs
• Les indicateurs pour le suivi de la
qualité des données
8 La qualité des données mes premiers pas • GS1 France
k étape 2
Formaliser l’intérêt de lancer une
démarche d’amélioration continue de la
qualité des données
k Qui est concerné dans l’entreprise :
• La direction
• Le chef de projet (phase initiale)
ou le responsable désigné par la
direction (dans le cadre du processus
d’amélioration continu)
k Comment réaliser cette étape :
• Evaluation des enjeux (coûts de la
non-qualité) par rapport aux gains (les
économies potentielles) et par rapport
aux risques (si la démarche n'est pas
lancée...).
• Pour cela, les entreprises pourront
s’appuyer sur le simulateur de ROI
proposé par GS1 France.
k Les documents de référence
de la boîte à outils :
• La grille de comparaison des catalogues
industriels / distributeurs
• La procédure d’audit QualiData
GS1 France
vous accompagne
Audit « QualiData »:
Nous mesurons le niveau
de la qualité des données gérées
par votre entreprise. A partir de
contrôles effectués sur un échantillon
représentatif de vos produits,
nous vérifions l’exactitude
des données renseignées dans
vos fiches-produits et établissons
un rapport d’audit de la qualité
de vos données.
La qualité des données mes premiers pas • GS1 France 9
k étape 3
k étape 4
La fixation des objectifs
L’identification des causes
k L’objectif :
k L’objectif :
Structurer une démarche
d’amélioration continue de la qualité
des données
k Qui est concerné dans
l’entreprise :
• La direction
• Le chef de projet (phase initiale)
ou le responsable désigné par la
direction (dans le cadre du processus
d’amélioration continu)
k Comment réaliser cette étape :
• Définir les priorités (périmètre
produit, type de données,…)
• Structurer le projet : les ressources,
les résultats attendus et les
échéances
• Décider des indicateurs pertinents
et les mettre en place
k Les documents de référence
de la boîte à outils :
• Processus détaillé pour le
lancement d’un projet Qualité
des données
• Indicateurs pour le suivi
de la qualité des données
• La procédure d’audit QualiData
• Le questionnaire d’auto-évaluation
10 La qualité des données mes premiers pas • GS1 France
Analyser les causes réelles et non
superficielles de la non-qualité
GS1 France vous
propose des indicateurs
opérationnels afin de vous
aider à définir des objectifs
avec vos partenaires
commerciaux :
1. Taux de commandes ou de lignes
de commandes exactes
k Qui est concerné dans
l’entreprise :
• Le chef de projet (phase initiale)
ou le responsable désigné par
la direction (dans le cadre du
processus d’amélioration continu)
k Comment réaliser cette étape :
• Lister les causes de non-qualité
par nature et origine.
• Les hiérarchiser par ordre
d’importance (analyse des impacts et
de la récurrence)
k Les documents de référence
de la boîte à outils :
• Processus détaillé pour le
lancement d’un projet Qualité
des données
• La procédure d’audit QualiData
2. Taux d’accrochage factures
(quantité)
3. Ecart de réception
4. Nombre et montant
des litiges clients liés
à la non-qualité des données
produits (hors prix facturé)
5. Nombre de remontées du service
référentiel du client concernant les
erreurs dans la fiche-produit
6. Taux de remplissage des camions
La qualité des données mes premiers pas • GS1 France 11
k étape 5
k étape 6
k étape 7
Les actions correctives
La mise en œuvre
Les résultats
k L’objectif :
k L’objectif :
k L’objectif :
k Qui est concerné dans
k Qui est concerné
Résoudre les causes de non-qualité de
façon pérenne par la définition d’un plan
d'actions
k Qui est concerné dans l’entreprise :
Déployer les actions définies
à l’étape précédente.
• Le chef de projet (phase initiale)
ou le responsable désigné par la
direction (dans le cadre du processus
d’amélioration continu)
• Les fonctions concernées (gestionnaire
de données, production, marketing,
commerce, logistique,…)
l’entreprise :
• Le chef de projet (phase initiale)
ou le responsable désigné par la
direction (dans le cadre du processus
d’amélioration continu)
• Les fonctions concernées
(gestionnaire de données,
production, marketing, commerce,
logistique,…)
k Comment réaliser cette étape :
k Comment réaliser cette étape :
• Définition d’un plan d'actions (plan
de formation, rédaction de procédures,
création ou adaptation des outils,
évolution de l’organisation,…) intégrant
les ressources et le planning.
• Prioriser les actions par ordre
d’importance (analyse des impacts
et de la récurrence) et par effort
(coût ou temps de résolution).
• S’assurer que les actions définies
pourront être pérennes dans
l’organisation.
k Les documents de référence
de la boîte à outils :
• Processus détaillé pour le lancement
d’un projet Qualité
des données.
• Formation GS1, vidéos pédagogiques.
12 La qualité des données mes premiers pas • GS1 France
• Exécuter le plan d’action
et suivre sa réalisation
• Accompagner le changement
généré par la mise en œuvre du plan
d’action
k Les documents de référence
de la boîte à outils :
• Processus détaillé pour le
lancement d’un projet Qualité
des données
• formation, brochure, film
Mesurer l’efficacité des actions
mises en œuvre
dans l’entreprise :
• Le chef de projet (phase initiale)
ou le responsable désigné par la
direction (dans le cadre du processus
d’amélioration continu)
• La direction
k Comment réaliser cette étape :
• Constater l’amélioration par la
progression des indicateurs
• Constater la stabilité de la démarche
qualité mise en place par la
surveillance des indicateurs
• Si nécessaire, mettre en place des
actions correctives complémentaires
• Pérenniser les actions définies dans
l’organisation
k Les documents de référence
de la boîte à outils :
• Processus détaillé pour le
lancement d’un projet Qualité
des données
• Les indicateurs de la qualité
des informations produits
• La procédure d’audit QualiData
• Le questionnaire d’auto-évaluation
• La charte d’engagement
Formation
« Comment garantir la qualité
des données des informations
produits » :
Apprenez les enjeux de la qualité
des données pour votre entreprise,
les standards GS1 de codification
des produits et de la fiche produit
ainsi que la méthode de mesure
des articles et ses bonnes pratiques.
Consultez le programme complet
de cette formation sur
http://www.formation.gs1.fr/
Formations/Comment-garantir-laqualite-des-informations-produits
Ou contactez Martine OLIVIER
([email protected])
La qualité des données mes premiers pas • GS1 France 13
Pour aller plus loin…
kGlossaire
Fiche produit : document ou message
électronique par lequel le créateur d’un
produit fournit à ses partenaires toute
l’information relative à ce produit et aux
logistiques associées.
Dématérialisation : fait d'échanger
une information (commande, avis
d'approvisionnement, facture, ...) par EDI
entre partenaires sans transmettre les
données sur un autre support.
EDI / Echange de Données informatisé :
echange par télétransmission de données
structurées d'ordinateur à ordinateur selon
des formats standard.
Catalogue électronique : outil qui
permet le regroupement et l’échange des
informations contenues dans une ficheproduit. C’est sur un catalogue électronique
que s’opèrent les créations et les mises-à-jour
des fiches-produit.
Facture électronique : les factures
dématérialisées échangées entre deux
partenaires commerciaux correspondent
à la télétransmission de « factures » sous
forme électronique, sans que la facture soit
échangée sous forme de document papier.
Textes en vigueur : Directive 2001/115/CE
du Conseil de l’Union européenne, Article
17 de la loi de Finances rectificative pour
2002 (no 2002-1576), Décret no 2003-632,
Instruction no 3 CA no 136.
14 La qualité des données mes premiers pas • GS1 France
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France www.gs1.fr :
Retrouvez sur le site GS1
Partenaires :
• Sélectionner les partenaires
offreurs de solutions qui font partie
du programme GS1 partenaires >
Comment trouver un offreur de
solutions ?
• Les outils qualifiés des prestataires du
marché français, afin de sélectionner
les solutions interopérables les plus
adaptées à vos besoins et de mener à
bien vos projets de dématérialisation.
Ou contactez Soëlie Caron
[email protected]
www.partenaires.gs1.fr
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Formations :
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(fiches-produits, EDI, dématérialisation
des factures) afin de parfaire vos
connaissances en dématérialisation et
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Au quotidien, un service
d’assistance gratuit est disponible
pour les adhérents de GS1
au 01 40 95 54 10,
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vos questions sur le choix des solutions,
les modes de dématérialisation et des
conseils pour la mise en place de vos
outils et l’optimisation de la qualité de
vos données.
Votre contact :
Patricia Perrier
[email protected]
GS1 France
2, rue Maurice Hartmann
92137 Issy-les-Moulineaux
Tel : 01 40 95 54 10
Fax : 01 40 95 54 49
Ou contactez Martine Olivier
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