Leitfaden zur Registrierung am Hansa

Leitfaden zur Registrierung am Hansa-Lieferantenportal
Die Hansa Metallwerke AG führt ein neues Lieferantenportal ein, über welches die
Bestellübermittlung, Auftragsbestätigung, Rahmenvertragsverwaltung und Bedarfsvorschau
sowie auch die Anfragen und Angebotsabgabe abgewickelt werden wird.
Als potenzieller Lieferant der Hansa Metallwerke AG laden wir Sie dazu ein, sich auf diesem
Lieferantenportal zu registrieren. Der nachfolgende Leitfaden soll Ihnen bei der Durchführung
der Registrierung eine Hilfestellung bieten. Anhand der Beispiel-Firma „Musterfirma“ wir
Ihnen der Ablauf der Registrierung nachfolgend erläutert.
1) Bitte klicken Sie auf den folgenden Link oder geben Sie diesen Befehl in ihrem
Internet Explorer ein: https://purchasing.hansa.com/portal/hansa/register.php
Sie gelangen nun auf die Registrierungsseite des Hansa-Portals, auf welcher Sie
bitte ihre Firmendaten und Kontaktdaten eintragen können. (siehe Screenshot Nr.1
unten). Hierzu füllen Sie bitte sämtliche mit einem Stern (*) gekennzeichneten
Pflichtfelder mit ihren Kontaktdaten aus. Im Feld „Loginname“ können Sie dann ihren
Benutzernamen eingeben, mit dem Sie sich zukünftig in unserem Hansa-Portal
einloggen möchten. Als Standard wird der Benutzername mit „Vorname.Nachname“
vom System vorgeschlagen, dieser kann jedoch gerne von Ihnen verändert werden.
ACHTUNG: Sollten Sie bereits bei einem anderen ihrer Kunden auf einem Pool4Tool-Portal
registriert sein und sollten Sie den gleichen Benutzernamen (Loginnamen) bei der
Registrierung angeben, dann wird dieser von der Software NICHT akzeptiert. Sie müssen
dann einen veränderten Loginnamen eintragen.
Screenshot 1: Einladungsemail zur Registrierung
Zu guter Letzt bestätigen Sie bitte noch die Kenntnisnahme unserer Einkaufsbedingungen
und klicken Sie im Anschluss auf den Button: „Abschicken“. (siehe Screenshot Nr.2)
1
Screenshot 2: Eingabe der Kontaktdaten und Anlegen eines Loginnamens
2) Im Anschluss erhalten Sie nun die von Ihnen eingegebenen Daten noch einmal zur
Überprüfung angezeigt. Wenn Sie noch etwas ändern wollen, klicken Sie bitte auf „zurück“.
Sollte alles korrekt sein, klicken Sie bitte auf „Abschicken“ und die Daten werden an Hansa
übermittelt. (Siehe Screenshot Nr.3)
Screenshot 3: Überprüfung und Übermittlung der Daten
3) Nach dem erfolgreichen „Abschicken“ der Daten, wird die erfolgreiche Registrierung auf
dem Bildschirm bestätigt (Screenshot Nr.4).
2
Screenshot 4: Bestätigung der erfolgreichen Registrierung
4) Wenige Minuten nach dem Absenden der Registrierungsdaten erhalten Sie nun von
unserem Portal automatisch eine Email mit Ihren Zugangsdaten für das Portal.
Über den Link in der Email kommen Sie direkt zu unserem Portal und können sich dort mit
den Zugangsdaten anmelden. (siehe Screenshot Nr.5)
Screenshot 5: Email mit Zugangsdaten
3
5) Folgen Sie nun bitte wie oben bereits geschrieben dem Link aus der Email und geben Sie
ihre Zugangsdaten ein und klicken Sie auf den Button „Login“
Siehe Screenshot Nr.6
Screenshot 6: Login Lieferantenportal
6) Wenn Sie sich zum ersten Mal mit ihren Accountdaten anmelden, werden Sie eine
Aufforderung erhalten, das an Sie mitgeteilte Passwort durch ein von Ihnen ausgewähltes
Passwort zu ändern.
Hierzu gehen Sie bitte wie folgt vor:
Geben Sie in das erste freie Feld ihr ALTES Passwort ein.
Geben Sie in das zweite freie Feld ihr NEUES Passwort ein.
Geben Sie in das dritte freie Feld erneut ihr NEUES Passwort ein.
Für das neue Passwort beachten Sie bitte folgende Voraussetzungen:
- Verwenden Sie bitte mindestens 8 Zeichen
- Verwenden Sie bitte mindestens 1 Sonderzeichen (z.B. „! ? @ $“ usw.)
- Verwenden Sie bitte mindestens 1 Großbuchstaben und 1 Kleinbuchstaben
- Verwenden Sie bitte mindestens 1 Zahl
Nach dem Befüllen der drei leeren Felder klicken Sie bitte auf den „Speichern“ Button links
oben. (siehe auch Screenshot Nr.7)
4
Screenshot Nr. 7:
8) Nach dem ersten Login kommen Sie nun auf eine Übersichtsseite, in welcher Ihnen
mitgeteilt wird, dass Sie Schritt 1 (die Übermittlung der Registrierungsdaten) erfolgreich
erledigt haben. Klicken Sie nun bitte auf den Schritt 2 (Erweiterte Unternehmensdaten
pflegen.
Siehe Screenshot Nr.8
5
Screenshot Nr.8 Übersichtsseite beim 1.Login
9) Sie kommen nun zu einer Seite in der Sie noch weitere Unternehmensdaten eingeben
können. Lediglich die mit Stern (*) markierten Felder sind Pflichtfelder, wir würden Sie aber
darum bitten so viele Felder wie möglich auszufüllen, damit wir eine möglichst vollständige
Kommunikations- und Kontaktdaten von ihrem Unternehmen haben.
Nach dem ausfüllen der Felder klicken Sie bitte auf den „Speichern“ Button.
Siehe Screenshot Nr.9
Screenshot 9: Eingabe weiterer Unternehmensdaten
6
10+11) Es wird Ihnen nun bestätigt dass die Werte erfolgreich gespeichert wurden und Sie
werden automatisch zur Übersichtsseite zurückgeführt. Screenshots Nr.10 und 11
Screenshot 10: Bestätigung der Speicherung der Daten
Screenshot 11: Übersichtsseite mit erledigtem 2.Schritt
7
12) Zur Bearbeitung des 3.Schritt klicken Sie in der Übersichtsseite bitte auf
„Warengruppenzuordnung“.
Bitte wählen Sie nun die Warengruppen und Warenuntergruppen an, die für Sie interessant sind und für die Sie zukünftig Anfragen erhalten
möchten. Wenn Sie auf das „+“ Symbol vor der Warengruppe klicken, kommen in einigen
Fällen Untergruppen zur Auswahl, so dass sie hier näher Spezifizieren können, was für Sie
interessant ist. Sie können mehrere Warengruppen und Warenuntergruppen auswählen.
Siehe Screenshot Nr.12
Screenshot Nr.12 Warengruppenauswahl
Wichtig: Bitte klicken Sie nach Beendigung ihrer Auswahl auf „Speichern“.
8
13) Nach erfolgtem Speichern werden Sie wieder automatisch auf die Übersichtsseite
geführt. Um nun den 4. Schritt auszuführen, klicken Sie bitte auf „Profil einpflegen“.
Siehe Screenshot Nr.13
Screenshot 13: Übersichtsseite mit erfolgreich beendetem Schritt Nr.3
9
14) Im 4.Schritt können Sie nun noch weitere Unternehmensdaten angeben, die uns dabei
helfen einen noch präziseren Eindruck von Ihrem Unternehmen zu erhalten. Lediglich die mit
Stern (*) markierten Felder sind Pflichtfelder, wir würden Sie aber darum bitten so viele
Felder wie möglich auszufüllen.
Bitte beachten Sie dass in der Navigationsleiste links neben dem „Allgemeinen“
Unternehmensprofil noch die weiteren Seiten „Zertifikate“, „Qualität“, „Logistik“ und „Umwelt“
ausgefüllt werden sollten.
WICHTIG: Wenn Sie eine Seite ausgefüllt haben, klicken Sie bitte unbedingt auf den
„Speichern“ Button, da die vorgenommene Eingabe sonst beim Seitenwechsel nicht
bestehen bleibt.
Siehe Screenshot Nr.14
Screenshot 14: Unternehmensprofil Allgemein
10
15) Wenn Sie die jeweiligen Seiten des Unternehmensprofils ausgefüllt und gespeichert
haben, dann stehen Sie unmittelbar davor von uns als Lieferant freigeschaltet werden zu
können.
Es erscheint dann der Hinweis „Erfolgreich gespeichert“ und der Button „Profil fertig
ausgefüllt“ wird sichtbar und anwählbar. Wenn Sie in ihrem Unternehmensprofil alles
ausgefüllt und gespeichert haben, klicken Sie bitte auf diesen Button.
Siehe Screenshot Nr.15
Screenshot 15: Erfolgreiche Speicherung
11
16) Wenn Sie den Button „Profil fertig ausgefüllt“ betätigt haben, erhalten Sie eine
Bestätigung dass ihr Unternehmensprofil „erfolgreich veröffentlicht“ wurde.
Damit werden diese Daten auch automatisch an Hansa übermittelt und können nun vom
jeweiligen zuständigen Einkäufer geprüft und freigegeben werden.
Siehe Screenshot Nr.16
Screenshot 16: Erfolgreiche Veröffentlichung des Unternehmensprofils
12
17) Sie werden nun auf einen leeren Bildschirm geleitet und können ab sofort in der linken
Navigationsleiste die folgenden Punkte auswählen und / oder bearbeiten:
Hier können Sie z.B. ihr Passwort ändern und weitere Benutzer
anlegen
Warengruppen:
Sie können hier noch Änderungen der für Sie interessanten
Warengruppen vornehmen.
Unternehmensprofil: Auch diese Daten können Sie jederzeit anpassen und ändern.
Anfragen:
Hier können Sie künftig alle Anfragen sehen die Sie von uns erhalten
und ihre Angebote abgeben.
Bestelleingang:
Unter diesem Punkt werden Sie im Falle eines Auftrages die
Bestellungen von uns sehen und ausdrucken können und sollten
künftig hier auch die Auftragsbestätigungen an uns abgeben.
Forecast:
Hier erscheint die Bedarfsvorschau für die nächsten 12 Monate
für alle von Ihnen gelieferten Artikel.
Kontrakte:
Alle Rahmenverträge zwischen Hansa und Ihrem Unternehmen
werden unter diesem Punkt in Zukunft aufgelistet werden und können
ebenfalls ausgedruckt oder z.B. überwacht werden.
Administration:
Bitte beachten Sie dass Bestellungen, Anfragen, der Forecast und die Kontrakte erst dann
sichtbar werden, wenn der für Sie zuständige Einkäufer ihre Registrierung und ihr
Unternehmensprofil geprüft hat und die Freigabe hierfür erteilt hat. Sie werden dann von
unserem Einkäufer informiert dass diese Freigabe erteilt wurde und dass ab diesem
Zeitpunkt die oben genannten Punkte verfügbar sind und z.B. zur Bestellübermittlung genutzt
werden.
Sollten Sie Fragen zum oben beschriebenen Registrierungsprozess haben, wenden Sie sich
bitte einfach an [email protected] und wir werden Ihnen diese dann schnellstmöglich
beantworten.
Mit freundlichen Grüßen
Zentraleinkauf
Hansa Metallwerke AG
13