dokumentenmanagement das papierlose büro?

ABACUS Auftragsbearbeitung
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DOKUMENTENMANAGEMENT
DAS PAPIERLOSE BÜRO?
Das papierlose Büro, in den siebziger
Jahren als nahes Ziel formuliert, wird
30 Jahre später erst langsam Realität. Elektronisches Schriftgutmanagement hat schon oft für Schlagzeilen gesorgt, richtig durchzusetzen
vermag es sich aber erst in jüngster
Zeit.
Erhebungen haben gezeigt, dass sich
immer noch zwischen 80 und 95 Prozent
aller Daten auf Papier befinden. Grössere
und kostengünstige Speichermedien, die
Integration von Dokumentenmanagement-Software in ERP-Lösungen, Internet
als Kommunikations- und Versand-Medium tragen aber dazu bei, dass der Anteil
an elektronisch gespeicherten Dokumenten laufend zunimmt.
STAATLICHER SEGEN FÜR
ELEKTRONISCHE ARCHIVIERUNG
Der Trend zum papierlosen Büro erhält Unterstützung auch von staatlicher Seite. So
hat der Bundesrat per 1. Juni 2002 den
revidierten Artikel 957 OR über die kaufmännische Buchführung und die entsprechende Ausführungsverordnung in Kraft
gesetzt. Mit dieser Revision wird es möglich, dass die Bücher, die Buchungsbelege
und die Geschäftskorrespondenz auch
elektronisch geführt und aufbewahrt werden können.
Sinkende Kosten, Effizienz- und Produktivitätssteigerung, Platzersparnis in den Ablagen etc. werden die Folge sein. Argumente, die in Zeiten des verstärken Kostendruckes auf fruchtbaren Boden fallen.
INEFFIZIENTE PAPIERBELEGE
Bei den heutigen Software unterstützten
Geschäftsabläufen sind Informationen auf
Papier nicht mehr zeitgemäss:
Medienbrüche und Doppelerfassung
von Daten (Erfassung –> Druck –>
Versand –> Lesen –> Erfassung)
Platzbedarf für Ablage
Mehrfachablage
Manueller Aufwand für Ablage, Suche
etc.
Eingeschränkte Suchmöglichkeiten
(meist nur alphabetisch nach Namen)
Eingeschränkte Verteilmöglichkeiten
(Verteiler, Kopien etc.)
In der ABACUS Software wird das Dokumentenmanagement von der Funktion
”Dossier & Archiv” unterstützt. Wegbereiter war dabei die Kreditorenbuchhaltung,
die mittels einer Scanning-Funktion und
dem Ausdruck von Barcode-Etiketten eine
automatische Erfassung und Zuordnung
der Lieferantenrechnung zum Beleg erlaubt.
Weitere ABACUS Applikationen, wie z.B.
die Adressverwaltung, wurden ebenfalls
mit der Möglichkeit versehen, Barcode-Etiketten für die Archivierung von Dokumenten zu drucken.
AUFTRAGSBEARBEITUNG MIT
DOKUMENTENMANAGEMENT
Die Auftragsbearbeitung bietet ab der
Version 2002.1 ebenfalls eine umfassende
Unterstützung des Dokumentenmanagements im Rahmen der Dossierverwaltung
und der Archivierung. Für die Erfassung
und die Zuordnung von Dokumenten in
Dossiers und/oder Archive stehen verschiedene Funktionen zur Verfügung:
Scannen von externen Dokumenten
(z.B. Lieferantenrechnungen, Lieferscheine) und automatisches Zuordnen
mittels Barcode-Etikette zum entsprechenden Datensatz (Lieferantenbestellung)
Scannen von eigenen, handschriftlich
ergänzten Dokumenten (z.B. Rüstschein) und automatisches Zuordnen
mit aufgedrucktem Barcode zum entsprechenden Datensatz (Kundenauftrag)
Automatische Ablage von Dokumentkopien in Dossier oder Archiv (z.B.
Offerten)
Ablage von Dateien aus Word und
Excel via Programm ”OfficeArchiv”
Drag & Drop von ca. 200 Dateiformaten in Dossier oder Archiv
ABACUS Auftragsbearbeitung
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Scannen von externen Dokumenten
und Zuordnen via Barcode-Etikette
In den Erfassungsprogrammen der
ABACUS Auftragsbearbeitung (z.B. Einkaufsbestellungen erfassen) kann mit
einem einzigen Mausklick auf den Button
”Barcode“ eine Barcode-Etikette für den
aktuell zu erfassenden Wareneingang gedruckt werden. Auf der Etikette werden als
Zuordnungsinformation die ersten vier
Stellen des Dossiernamens, ergänzt z.B.
mit der Bestellnummer, in Form eines Barcodes ausgedruckt.
Das Lieferantendokument wird mit der
Etikette versehen und mit einem dafür
geeigneten Dokumentenscanner und dem
Programm ”AbaScan” eingescannt. ”AbaScan” liest den Strichcode und kann auf
Grund dieser Informationen den Beleg z.B.
dem Dossier der Einkaufsbestellung automatisch zuordnen.
Barcode-Etikette
Folgende Programme der Auftragsbearbeitung unterstützen den Druck von Barcodes:
111 Verkaufsaufträge erfassen/
bearbeiten
112 Teilfakturen erfassen/bearbeiten
113 Projektaufträge erfassen/
bearbeiten
1191 Archivierte Aufträge anzeigen
121 Offerten bearbeiten
128 Offerten-Archiv
211 Lieferantenbestellungen
bearbeiten
212 Lieferantenbestellung für Projekt
231 Bezugskosten bearbeiten
2191 Bestellungen Archiv
411 Produktstamm
Rüstschein mit Barcode
In der Version 2003 wird ABACUS einen
Barcode-Generator zur Verfügung stellen,
der z.B. das Drucken von Barcode-Etiketten ”auf Vorrat“ erlauben wird. Diese vorproduzierten Etiketten müssen später nur
noch auf den Dokumenten angebracht
werden, bevor sie über den Scanner in das
gewünschte Dossier oder Archiv abgespeichert werden.
Scannen von eigenen, handschriftlich ergänzten Dokumenten
Rüstscheine und Lieferscheine sind Beispiele für Arbeitspapiere, die vielfach manuell mit Informationen wie Datum, Gewicht, Visum, Unterschrift etc. ergänzt
werden. Anstatt diese Papiere wie früher
in Ordnern abzulegen, besteht mit der
Dossierfunktion die Möglichkeit, diese
Papiere einzuscannen und dem Auftrag
zuzuordnen. Da es sich in diesem Fall um
interne Dokumente handelt, die mit der
Auftragsbearbeitung erstellt werden, kann
der Barcode direkt auf dem Formular mitausgedruckt werden. Für das Einlesen und
Zuordnen des Dokumentes wird darum
keine zusätzliche Barcode-Etikette benötigt.
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Automatische Ablage von
Dokumentkopien in Dossiers
oder Archiven
Die häufigste Anwendung für die Ablage
einer Dokumentkopie dürfte die Rechnung
selbst sein, deren Kopien heute oft noch
alphabetisch und ordnerfüllend abgelegt
werden. Die Auftragsbearbeitung mit ihrer
Funktion der ”Belegflüsse“ in den Modulen Verkauf und Einkauf unterstützt das
elektronische Archivieren von gedruckten
Dokumenten.
Ablage von Dateien aus Word
und Excel
Das Programm ”OfficeArchive.Exe” im
Verzeichnis ”\ABAC\DF” erlaubt die Integration von Word- und Excel-Dateien in
die ABACUS Dossiers.
Im geöffneten Office-Programm Word
oder Excel wird ein Button mit der Bezeichnung ”In ABACUS Dossierverwaltung
speichern” zur Verfügung gestellt. Mit dieser Funktion wird ein Programm-Assistent
gestartet, der den Benutzer durch die nötigen Arbeitsschritte führt und die aktive
Datei in das gewählte Dossier speichert.
ABACUS plant, diese Funktionalität künftig auch in Microsoft Outlook zu integrieren, damit z.B. eingegangene Mails eines
Lieferanten oder eines Mitarbeiters mit einem Knopfdruck in das entsprechende
Kreditoren- oder Mitarbeiter-Dossier gespeichert werden können.
Die Informationen, die für die Archivierung
der Dokumente im Belegfluss benötigt
werden, müssen nur im entsprechenden
Formular definiert sein. Diese Angaben
werden im Report unter ”Reporteigenschaften” eingetragen. Auf Grund dieser
Reporteigenschaften wird bei jedem Ausdruck automatisch eine Kopie in das definierte Dossier oder Archiv abgespeichert.
OfficeArchive
Word mit OfficeArchive Button
AbaView Definitionen
ABACUS Auftragsbearbeitung
Die Zuordnung und die Ablage von Dokumenten ist sowohl mit der Dossierverwaltung wie auch mit dem Archiv möglich. Für
das schnelle und effiziente Auffinden von
Daten in Dossiers und Archiven wird die
Search-Engine, die als Appliance in das
bestehende Netzwerk eingefügt wird,
angeboten. Die Volltextsuche der SearchEngine erlaubt das Auffinden von Daten in
allen gespeicherten Dokumenten und Datenbanken. So wird es z.B. möglich, nach
einem Betrag, einem Namen, einer Adresszeile, einer Bemerkung, einer bestimmten
Produktnummer etc. zu suchen. Die
Search-Engine liefert als Ergebnis sämtliche Dokumente, die den gesuchten
Begriff beinhalten. Das Auffinden von Dokumenten, die in Dossiers oder Archiven
gespeichert wurden, wird im Vergleich zu
einer alphabetischen, konventionellen
Dokumentablage mit AbaSearch zum Kinderspiel.
Die ABACUS Archivierung bietet im Unterschied zur Dossierverwaltung folgende
zusätzliche Möglichkeiten:
Automatische Abspeicherung einer
Kopie (z.B. Ausdruck) in ein Dossier
oder Archiv.
Archiv-Daten können jahresabhängig
ausgelagert werden.
Archiv-Inhalte können nicht gelöscht
werden.
SOFTWARE, HARDWARE, VERFÜGBARKEIT
ABACUS Software
Einführungspreise (Stand Herbst 2002)
ABACUS Dossierverwaltung
Kostenlos, da Teil des ABACUS Tool-Kit
ABACUS Archivierung:
Fr. 1500.– Single-User
4 User: + 40%
Option AbaScan:
Fr. 2‘500.– Single-User
ABACUS Volltextsuchmaschine:
Fr. 1000.– Single-User
4 User: + 40%
Hardware
AbaScan wurde mit folgenden Scannern und Barcode-Drucker getestet.
Barcode-Drucker:
Seiko Label Printer
Scanner:
Fuijtsu Scan Partner Serien (mit Dokumentfeeder)
Canon DR 3020 Dokumentenscanner
Die Scanner müssen über einen vom Hersteller für das jeweilige Betriebssystem
freigegebenen Twain-Treiber verfügen. Das bedeutet, dass AbaScan nur dann
einwandfrei funktioniert, wenn der Scanner unter dem jeweiligen Betriebssystem
(Windows NT/2000) problemlos eingesetzt werden kann.
Voraussetzungen
Auftragsbearbeitung
Archivierung und AbaScan
Version 2002.1
ABACUS Version 2000
ABACUS Volltextsuchmaschine
ABACUS Version 2003
Die ABACUS Dossierverwaltung, evtl. in
Kombination mit der ABACUS Archivierung, ergänzt mit AbaSearch und AbaScan, ist ein erster, reeller Schritt in Richtung des papierlosen Büros.
ABACUS Research AG
Ziegeleistrasse 12
CH-9302 Kronbühl-St. Gallen
Telefon 071 292 25 25
Fax 071 292 25 00
www.abacus.ch
E+S ASW.1000d MH.10.02
DOSSIERVERWALTUNG ODER
ARCHIVIERUNG?
Grundsätzlich bieten die ABACUS Dossierverwaltung und die Archivierung dieselben
Funktionalitäten. Dossiers können als zentrale Dossiers pro Mandant oder innerhalb
der Mandanten und Applikationen funktionsbezogen (Verkauf, Produktstamm, Kundenstamm etc.) als Stammdatendossiers
geführt werden – im Unterschied zu den
Archiven, die immer zentral pro Mandant
angelegt werden.
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