Dateien mit dem Windows - PC Wissen für Senioren

Dateien mit dem Windows-Explorer verwalten
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Dateien mit dem WindowsExplorer optimal verwalten
So bekommen Sie Ihre Dateien mit Texten,
Bildern etc. mit dem Windows-Explorer in
den Griff!
Die Informationen aus diesem Beitrag helfen Ihnen…
... den Durchblick über Dateien, Ordnern, Laufwerken zu bekommen
... Ihren Windows-Explorer optimal zu nutzen
… alle wertvollen Dateien sicher im Griff zu haben
Wo ist noch mal die neulich in Word geschriebene Datei
„Einladung“? Wo sollen Sie das nette Geburtstags-Ständchen speichern, das Ihnen die lieben Vereinskollegen
als Musik-Datei schickten? Versehentlich haben Sie die
perfekt optimierte Bilddatei mit dem Gruppenfoto gelöscht
– was nun?
Einfach zu ärgerlich, wenn Sie dringend eine Datei mit
wichtigem Inhalt benötigen und diese partout nicht mehr
finden. Ersparen Sie sich künftig solch unerquickliche
Such-Aktionen. Lesen Sie hier, wie Sie ab sofort pannenfrei mit dem Windows-Explorer umgehen und so alles
auf Anhieb wieder finden.
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Windows Vista
Windows XP
Windows 2000
von Dr. Wolfgang Scheide
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Zu Ihrem eigenen Vorteil: Geordnete Datei-Verhältnisse .......................................................................
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Nutzen Sie die 2 wichtigsten Ordnungshilfen auch
für Ihre Dateien.......................................................
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Wie Sie den Windows-Explorer routiniert bedienen
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So finden Sie sich zielsicher auf Ihrem PC zurecht
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Neue Ordner selbst erstellt – so geht’s ..................
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Dateien mit dem Windows-Explorer verwalten
Zu Ihrem eigenen Vorteil: Geordnete
Datei-Verhältnisse
Kontrolle behalten
Ordnung ist das halbe Leben, besonders auf dem PC.
Zwar finden selbst weniger ordentlich veranlagte Menschen ihre Unterlagen in hohen Papierstapeln wieder.
Doch ist dies beim PC ungleich schwieriger: Hier sind
– im Unterschied zur altbekannten Büroarbeit – Ihre mühsam getippten Word-Texte, liebevoll bearbeitete PicasaFotos oder sorgsam erstellte Excel-Tabellen am PC nicht
„greifbar“. Nichts davon können Sie direkt anfassen. Und
weil Sie nicht direkt von Hand nach Dokumenten suchen
können, verlieren Sie die Kontrolle viel schneller als bei
Papierdokumenten.
Lösung: WindowsExplorer
Gut, dass es für Ihren PC ähnliche Ordnungshilfen
gibt wie im normalen Büro. Was dort Aktenordner und
Büroschränke sind, nennt sich im Windows-Explorer
„Ordner“ und „Laufwerke“. Nur, dass Sie dort nicht Papierdokumente oder Fotoabzüge einsortieren, sondern
Ihre Dateien.
Dateinamen
Dabei helfen Ihnen die Namen der Dateien, kurz die Dateinamen. Entweder haben Sie einer Datei beim ersten
Speichern selbst einen Dateinamen gegeben. Oder
Sie erhielten eine fremde Datei mit einem bestimmten
Dateienamen per E-Mail, CD/DVD, USB-Stick oder aus
dem Internet. Jede Datei hat zudem eine Dateinamen-
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erweiterungM, die dem Dateinamen, durch einen Punkt
getrennt, folgt. Die Dateinamenerweiterung weist auf
den Dateityp hin und zeigt, was in der Datei steckt:
Datei-Inhalte
Dateiname mit Dateinamenerweiterung
Dateinamenerweiterungen
Text & Tabellen
Dateiname.docx (Word 2007)
Word-Dokumente
Dateiname.doc (Word 2003,
2002/XP, 2000)
Dateiname.xlsx (Excel 2007)
Excel-Tabellen
Dateiname.xls (Excel2003,
2002/XP, 2000)
Dateiname.pdf
Adobe Reader-Dateien
Fotos & Bilder
Bilddateien
Dateiname.jpg
Dateiname.gif
Dateiname.tif
Musik
Tondateien (auch:
Audio-/Sounddateien)
Videos & (Kurz-)Filme
Dateiname.wma
Dateiname.mp3
Videodateien
Dateiname.avi
Dateiname.mpeg
Programme
Programmdateien
Dateiname.exe
In einer Datei kann sich mehr oder weniger Inhalt
verstecken. So kann eine Word-Datei genauso wie
Papierunterlagen nur aus einer einzigen Seite bestehen. Oder aber einen viele Seiten starken Reisebericht enthalten. Manche Bild-Dateien enthalten nur
Mini-Symbole, andere ein Digitalfoto in Postergröße.
Wie viel Inhalt eine Datei enthält, ist deshalb an der
Dateigröße zu erkennen. Die Dateigröße wird immer
in „Byte“, also der Computer-Einheit für „ein Zeichen“
angegeben. Eine Word-Datei mit einer Seite Brief ist
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Dateigröße
beachten
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rund 25.000 ByteM, also ca. 25 KByteM groß. Ein
Bild aus einer typischen Digitalkamera schlägt hingegen mit rund 2.000.000 Byte, also rund 2.000 KByte
oder 2 MByteM zu Buche.
Nutzen Sie die 2 wichtigsten Ordnungshilfen auch für Ihre Dateien
Laufwerke &
Datenträger
Der Begriff Laufwerk sorgt beim Arbeiten mit Dateien
immer wieder für Verwirrung. Dabei ist alles ganz einfach, wenn man zwischen Laufwerk und Datenträger
unterscheidet. Hierzu ein paar Beispiele:
CD/DVD =
Datenträger
■
Laufwerke und Datenträger können getrennt vorliegen. Beispiel: CD- oder DVD-Laufwerke. Hier
müssen Sie den Datenträger – die CD oder DVD
– extra einlegen (die CD/DVD gehört deshalb auch
zu den „Wechselmedien“).
Fest verbunden
■
Laufwerke und Datenträger können fest verbunden
sein. Beispiel: Festplatte, USB-Stick oder Digitalkamera-Speicherkarte.
Intern & Extern
■
Sind Laufwerke fest im PC eingebaut, spricht man
von internen Laufwerken (interne Festplatte, internes CD-/DVD-Laufwerk). Externe Laufwerke
schließen Sie außen am PC an (wie USB-Stick
oder externe Festplatte am USB-Anschluss).
Unabhängig vom
Inhalt
Somit wird deutlich, dass die Daten auf dem Datenträger und nicht auf dem Laufwerk gespeichert werden
– auch wenn umgangssprachlich vom „Speichern auf
Laufwerken“ gesprochen wird. Ein Laufwerk sorgt also
dafür, dass Sie Dateien auf einem Datenträger öffnen,
neu anlegen, kopieren, verschieben oder löschen können. Gleichgültig, ob es sich um Text-, Bild-, Ton- oder
Programmdateien handelt.
Ordner halten
Ordnung
Damit auf Ihren Laufwerken (korrekt müsst es Datenträgern heißen) nun nicht ein heilloses Durcheinander
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herrscht, lassen sich Dateien dort in so genannten „Ordnern“ zusammenfassen. Ähnlich wie Sie Papierunterlagen in Aktenordner verfrachten und so unübersichtliche
Papierstapel auflösen, können Sie Dateien in Ordner
auf Ihren Laufwerken packen, um chaotische Datei-Ansammlungen zu vermeiden.
Im Unterschied zu Aktenordnern, kann ein Ordner auf
Ihrem PC selbst wieder Ordner enthalten (ähnlich, als ob
Sie mehrere Hängemappen ineinander stecken würden).
Da Ordner beim PC kein festes Maß haben, können sie
beliebig viele Dateien und weitere Ordner aufnehmen.
Enthält ein Ordner weitere Ordner, bezeichnet man „die
Ordner in den Ordnern“ auch als Unterordner.
Unterordner =
Ordner in Ordner
Was mit Aktenordnern nicht funktionieren würde, ist
auf dem PC kein Problem: Ordner mit Unterordnern.
Viele Ordner sind in Windows bereits vorab eingerichtet.
Diese können Sie direkt nutzen. Insbesondere fürs Verwalten Ihrer persönlichen Dateien sieht Windows einen
praktischen Ordner vor:
Schon vorhandene
Ordner
Windows Vista: Hier gibt es mehrere Ordner für Ihre
persönlichen Dateien. In DOKUMENTE legen Sie Texte
ab, in BILDER Ihre Fotos oder in MUSIK Ihr auf dem PC
Ordner in Windows
Vista
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gespeicherten Lieder (siehe auch Tabelle auf Seite 12).
Dier Ordner sind mit farbigen Hängemappen-Symbolen
gekennzeichnet.
Ordner in Windows
XP/2000
Windows XP/2000: Hier nennt sich der Ordner für Ihre
persönlichen Dateien EIGENE DATEIEN. Darin befinden
sich unter Umständen weitere Unterordner für Bilder
(EIGENE BILDER) usw. (siehe auch Tabelle auf Seite 12)
Vor dem Ordnernamen finden Sie als Symbol eine
Hängemappe.
Order-Symbole für Ihre persönlichen Dateien – links
Windows Vista, rechts Windows XP/2000.
Windows-Explorer
Alles, was Sie nun noch brauchen, ist ein Werkzeug, das
Ihnen die Laufwerke, Ordner und die hierin enthaltenen
Dateien anzeigt: Das ist Aufgabe des Programms WINDOWS-EXPLORER.
Wie Sie den Windows-Explorer routiniert
bedienen
Überblick bewahren
Es gibt sieben Arten, wie Sie den Windows-Explorer
starten können. Und jedes Mal präsentiert sich das
Programm anders. Lassen Sie sich nicht verwirren und
bewahren Sie den Überblick. Lesen Sie hier, wie Sie den
Windows-Explorer künftig professionell starten und sich
im Windows-Explorer zurrechtfinden:
1.
Drücken Sie die Tastenkombination á + e. (Die
á-Taste wird als Windows-Taste bezeichnet. Sie
befindet sich in der unteren Tastenreihe Ihrer Tastatur.). Jetzt öffnet sich das Programmfenster des
Windows-Explorers.
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Programmfenster des Windows-Explorers mit
seiner linken und rechten Fensterhälfte.
2.
Machen Sie sich nun mit dem Programmfenster
des Windows-Explorers vertraut. Es besteht aus
einer linken und rechten Fensterhälfte. Eine senkrechte Linie trennt die Hälften. Diese Trennlinie
können Sie verschieben, um eine Fensterhälfte zu
verbreitern, wenn der Platz nicht zum Anzeigen aller Inhalte reicht.
Zwei Hälften
Um die Trennlinie zu verschieben, platzieren Sie
den Mauszeiger auf der Trennlinie. Bei gedrückter
linker Maustaste ziehen Sie die Trennlinie anschließend nach rechts oder links. Hat die Fensterhälfte
die gewünschte Größe, lassen Sie die Maustaste
los.
Trennlinie
verschieben
Wenn der Platz in einem Fenster nicht reicht um alles
anzuzeigen, blendet der Windows-Explorer automatisch eine Bildlaufleiste ein.
3.
Betrachten Sie jetzt die linke Fensterhälfte: Der
wichtigste Orientierungspunkt für Sie ist das Symbol DESKTOP. Desktop heißt Schreibtisch, der Desktop ist Ihnen als der Windows-Startbildschirm be-
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Symbol DESKTOP
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kannt. Unterhalb des Symbols DESKTOP führt der
Windows-Explorer nach rechts eingerückt mehrere weitere Symbole mit jeweiligen Bezeichnungen
auf. Die Symbole nennen Ihnen alle Orte, in denen
Sie…
... Dateien (= Akten) fürs Arbeiten am PC (= Büroarbeit) finden können
... Dateien (= Akten) ablegen können
Ausnahme ist das Symbol SYSTEMSTEUERUNG. Dahinter verbergen sich keine Dateien sondern hier finden
Sie den Werkzeugkasten, um Windows bei Bedarf
optimal anzupassen.
HängemappenSymbol
4.
Die Orte, an denen sich Ihre Dateien befinden,
sind entweder die Laufwerke direkt (= PC-Büroschränke) oder Ordner auf den Laufwerken
(= PC-Aktenordner). Die Ordner erkennen Sie
leicht am Hängemappen-Symbol. Hier einige Beispiele für die in Windows vorhandenen Ordner:
Windows Vista: Ordner ÖFFENTLICH;
Windows XP: Ordner EIGENE DATEIEN, Ordner GEMEINSAME DOKUMENTE, Ordner DATEIEN VON <BENUTZERNAME>;
Windows 2000: Ordner EIGENE DATEIEN.
<BENUTZERNAME> steht als Platzhalter für den Namen
des Besitzers, der in Windows angemeldet ist. Also
typischerweise für Ihren eigenen Namen.
5.
Laufwerk-Symbole
Für Ihre persönlichen Dateien hat Windows wie
bereits erläutert einen speziellen Ordner vorgesehen:
Windows Vista: Ordner <BENUTZERNAME> (im folgenden Bild ist dies STEFFI).
Windows XP/2000: Ordner Eigene Dateien.
Die Symbole unter COMPUTER (Windows Vista) bzw.
ARBEITSPLATZ (Windows XP/2000) stellen Ihre Laufwerke in Miniaturform dar.
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So sieht die linke Fensterhälfte aus (Windows
Vista).
6.
Betrachten Sie nun die rechte Fensterhälfte. Sie
zeigt Ihnen immer den Inhalt genau des Laufwerks
oder Ordners, der gerade in der linken Fensterhälfte markiert ist. Wenn Sie den Windows-Explorer
mit der Tastenkombination á + e geöffnet haben,
ist in der linken Fensterhälfte standardmäßig zuerst COMPUTER (Windows Vista) oder ARBEITSPLATZ
(Windows XP/2000) markiert. Dann sehen Sie auf
der rechten Seite alle Laufwerke, auf die Ihr PC
momentan zugreifen kann. Typischerweise sind
dies die Festplatten, die CD-/DVD-Laufwerke und
extern angeschlossene Geräte (USB-Sticks, externe Festplatten etc.) Ihres PCs.
Woher wissen Sie, ob ein Symbol wirklich ein Laufwerk und nicht einen Ordner darstellt? Der Windows-Explorer zeigt hinter jedem Laufwerksnamen
in Klammer den so genannten Laufwerksbuchstaben an. Beispielsweise kann eine Festplatte VISTAOS
(C:), LOKALER DATENTRÄGER (C:), DATA (D:) oder DATENTRÄGER (D:) heißen. Der Laufwerkbuchstabe hilft
Windows, alle Laufwerke auseinander zu halten.
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Rechts = OrdnerInhalt
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Eine Besonderheit gibt es bei Festplatten: Angenommen Sie wissen, dass Ihr PC nur eine einzige Festplatte besitzt. Zeigt der Windows-Explorer trotzdem
zwei Festplatten-Laufwerke, etwa mit den Laufwerkbuchstaben (C:) und (D:), an? Dann ist Ihre Festplatte in zwei Teile aufgeteilt, ähnlich wie ein Haus mit
Doppelhaushälften. Sinnvollerweise hat jede Hälfte
eine eigene Adresse und im Fall der Festplatte einen
eigenen Laufwerkbuchstaben.
So finden Sie sich zielsicher auf Ihrem PC
zurecht
Datei finden
Sie wissen nun, was Sie in Ihrem PC-Büro finden können:
Laufwerke (= Büroschränke), Ordner (= Aktenordner) und
Dateien (= Unterlagen wie Dokumente, Bilder etc.). Doch
wie finden Sie eine ganz bestimmte Datei?
Linke Hälfte
Der Weg führt über die linke Fensterhälfte des Windows-Explorer: Alle Symbole und Angaben sind letztlich
Schilder zu den Orten, wo sich Ihre Dateien befinden.
Ein weißes Dreieck (Windows Vista: erst sichtbar, wenn
der Mauszeiger über der linken Fensterhälfte steht) bzw.
ein Pluszeichen (Windows XP/2000) vor einem Symbol
verrät: Hier verstecken sich weitere Orte mit Dateien.
Symbol beachten
Steht ein schwarzes, nach unten zeigendes Dreieck
(Windows Vista) oder ein Minuszeichen (Windows
XP, 2000) vor einem Symbol, heißt das: Alle weiteren
Orte sind bereits unterhalb dieses Symbols (nach rechts
eingerückt) zu sehen. Um Dateien zu finden, setzen Sie
die Symbole wie folgt ein:
1.
Windows Vista: Doppelklicken Sie auf das Symbol <BENUTZERNAME>
Windows XP: Klicken Sie auf das Symbol EIGENE
DATEIEN
Windows 2000: Doppelklicken Sie auf das Symbol
EIGENE DATEIEN
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Links ist der Schriftzug zum Symbol sofort markiert
und darunter sehen Sie alle zum Ordner <BENUTZERNAME> bzw. EIGENE DATEIEN gehörigen Unterordner.
2.
Auf der rechten Seite zeigt Ihnen der Windows-Explorer jetzt den Inhalt an, der sich im links angeklickten Ordner oder Laufwerk verbirgt.
3.
Nun können Sie noch tiefer in die Büroschränke
und Aktenordner auf Ihrem PC eindringen. (doppel-)
klicken Sie sich in der linken Fensterhälfte einfach
bis zum gewünschten Ordner durch. Im folgenden
Bild war das Ziel die Bilddatei FLOWER (ist im Ordner
BILDER gespeichert) zu finden:
Statt den Weg über die linke Fensterhälfte zu wählen,
können Sie alternativ auf die Laufwerk- und Ordnersymbole in der rechten Fensterhälfte doppelklicken.
So gelangen Sie ebenfalls zu weiteren Unterordnern.
Vorsicht, dies kann auch verwirrend sein: Denn Sie
sehen ein und dieselben Ordner in der linken Fensterhälfte (wenn das Dreieck schräg nach untern
zeigt (Windows Vista) bzw. wenn das Minussymbol
zu sehen ist (Windows XP, 2000). Daher ist es zumindest anfangs hilfreich, immer den Weg über die
linke Fensterhälfte zu wählen.
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Inhalt wird
angezeigt
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Rechte Hälfte
kontrollieren
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4.
Sobald Sie in einem Ordner (bzw. Laufwerk) gelandet sind, der (bzw. das) eine oder mehrere
Dateien enthält, erkennen Sie dies in der rechten
Fensterhälfte. Hier werden die Dateien mit den Ihnen bekannten Symbolen und ihrem Dateinamen
angezeigt. Bei Bilddateien sehen Sie – je nach
Einstellung des Windows-Explorers (siehe Beitrag
W320) – auch das Bild selbst.
Müssen Sie mehrfach Ordner und Unterordner anklicken, um zu bestimmten Dateien zu gelangen?
Eine solche Pfadangabe durch mehrere Ordner hindurch wird in der Form AUSGANGSORDNERNAME \ UNTERORDNERNAME-1 \ UNTERORDERNAME-2 angegeben.
Die Ordner und darauf folgenden Unterordner sind
jeweils durch den sogenannten „Backslash“ [sprich
„Bäcksläsch“] (=umgedrehter Schrägstrich) getrennt.
Standard-Ordner
5.
Wohin zukünftig mit Ihren Dateien? Unordnung
können Sie leicht vermeiden, wenn Sie Ihre Dateien in den folgenden Ordnern speichern:
Dateien
vom Typ…
Text- und
Tabellendateien
Bilddateien
Tondateien
Filmdateien
(„Videos“)
Programmdateien aus
dem Internet
Ordner
Windows Vista: <BENUTZERNAME> \ DOKUMENTE
Windows XP\2000: EIGENE DATEIEN
Windows Vista: <BENUTZERNAME> \ BILDER
Windows XP\2000: EIGENE DATEIEN \ EIGENE
BILDER
Windows Vista: <BENUTZERNAME> \ MUSIK
Windows XP\2000: EIGENE DATEIEN \ EIGENE
MUSIK
Windows Vista: <BENUTZERNAME> \ VIDEOS
Windows XP\2000: EIGENE DATEIEN \ EIGENE
BILDER
Windows Vista: <BENUTZERNAME> \ DOWNLOADS
Windows XP\2000: EIGENE DATEIEN \ DOWNLOADS
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Bei Windows XP/2000 sind die hier angegebenen
Ordner unter Umständen noch nicht vorhanden
(oder es sind je nach PC weiterer Ordner vorhanden). Fehlt der Ordner, legen Sie sich ihn einfach
wie unter Neue Ordner selbst erstellt – so geht’s
beschrieben selbst an.
Ordner nicht
vorhanden?
Neue Ordner selbst erstellt – so geht’s
Ein gewünschter Ordner existiert auf Ihrem PC noch
nicht? Sie möchten in einem bestehenden Ordner einen
neuen Unterordner anlegen? Das lässt sich mit wenigen
Mausklicks erledigen! Angenommen, der neue Ordner
soll KORRESPONDENZ heißen. Gehen Sie wie folgt vor:
1.
Ordner selbst
anlegen
Öffnen Sie mit der Tastenkombination á + e den
Windows-Explorer.
Windows Vista: Wechseln Sie (in der linken Fensterhälfte des Windows-Explorers) zum Ordner
<BENUTZERNAME> und dann zu DOKUMENTE. Drücken
Sie nun die A-Taste, sodass die Menüleiste erscheint.
Windows XP/2000: Wechseln Sie (in der linken
Fensterhälfte des Windows-Explorers) zum Ordner
EIGENE DATEIEN.
2.
Rufen Sie das Menü DATEI auf. Klicken Sie dann
auf NEU und schließlich auf den Befehl ORDNER.
Menü DATEI-NEU
aufrufen
3.
Hierauf fügt der Windows-Explorer in der rechten Fensterhälfte ein zusätzliches Ordner-Symbol
ein. Daneben erscheint der farbig hinterlegte Text
NEUER ORDNER. Geben Sie nun den von Ihnen gewünschten Ordnernamen ein (im Beispiel KORRESPONDENZ).
Namen festlegen
4.
Bestätigen Sie Ihre Eingabe durch Drücken der
Eingabe-Taste Ü.
Ordner- und Dateinamen können Sie problemlos im
Nachhinein ändern: Markieren Sie einfach den ge-
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wünschten Ordner oder die betroffene Datei. Drücken Sie die Taste ". Jetzt können Sie den Bezeichnungstext ändern oder überschreiben und die
Änderungen durch Drücken der Eingabe-Taste Ü
übernehmen.
Das war’s auch schon. Zukünftig steht Ihnen der Ordner KORRESPONDENZ zum Speichern Ihrer elektronischen
Briefe zur Verfügung.
Dateien verwalten
Mit dem Windows-Explorer können Sie nicht nur durch
die Ordner und Unterordner blättern oder neue Ordner
anlegen. Sie können auch Dateien und Ordner verschieben, umbenennen, löschen, wieder zurückholen und
vieles mehr. Die Schritt-für-Schritt-Anleitungen für diese
wichtigen Aktionen haben wir Ihnen auf die beiliegende
CD von PC-Wissen für Senioren gepackt. So können
Sie diese wie nachfolgend beschrieben öffnen und anschließend ausdrucken. Halten Sie die Beschreibung
beim Arbeiten mit dem Windows-Explorer immer in
Griffweite. Dann werden Sie im Nu zum Windows-Explorer-Profi!
Um die Anleitung anzuzeigen oder zu drucken gehen Sie wie folgt vor: Legen Sie die beiliegende CD
von PC-Wissen für Senioren in Ihr CD-/DVD-Laufwerk ein. Warten Sie einen kurzen Augenblick, bis
Ihr Bildschirm das CD-Menü anzeigt. Klicken Sie im
CD-Menü auf der linken Seite aufs Menü BEISPIELDATEIEN DER BEITRÄGE A-G. Jetzt wechselt das Menü.
Sie bekommen eine Übersicht aller Beiträge zu sehen. Klicken Sie hier auf D090 – BEITRAG.
Nach wenigen Sekunden wird die Anleitung angezeigt. Jetzt können Sie die Anleitung entweder am
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