WORD 2010 - TiHoDocs

Transcription

IBEI
Institut für Biometrie, Epidemiologie
und Informationsverarbeitung
Tierärztliche Hochschule Hannover
WORD 2010
Handout
von
Catherina Hoes
1
Inhaltsverzeichnis
Die neue Benutzeroberfläche ............................................................................................ 1
Übersicht..............................................................................................................................................1
Anpassen der Statusleiste ................................................................................................................1
Zoom-Regler.....................................................................................................................................1
Ausgewählte Befehle ...........................................................................................................................2
Umbruch ..........................................................................................................................................2
Datumsfeld .......................................................................................................................................2
Schnellformatvorlagen .....................................................................................................................2
Aufzählungen und Nummerierungen ..............................................................................................2
Rahmen und Linien ..........................................................................................................................2
Silbentrennung.................................................................................................................................3
Screenshots ......................................................................................................................................3
Fenster teilen ...................................................................................................................................3
Hilfreiche WORD-Funktionen ............................................................................................. 4
Navigation über Tastatur .....................................................................................................................4
Live-Vorschau ......................................................................................................................................4
Minisymbol-Leiste ...............................................................................................................................4
Kontextmenü .......................................................................................................................................4
Schnelles Verschieben/Kopieren mit Drag&Drop ...............................................................................4
Individueller Tabstopp/Tabulator........................................................................................................5
Eigene Tastenkombinationen anlegen ................................................................................................5
AutoText ..............................................................................................................................................6
AutoText erstellen............................................................................................................................6
AutoText einfügen ...........................................................................................................................6
AutoText bearbeiten ........................................................................................................................6
Der Backstage-Bereich ....................................................................................................... 8
Informationen ......................................................................................................................................8
Zuletzt verwendet................................................................................................................................8
Neu.......................................................................................................................................................8
Drucken................................................................................................................................................8
Sinnvolle Grundeinstellungen ............................................................................................ 9
Optionen im Register Datei .................................................................................................................9
Allgemein .........................................................................................................................................9
Anzeige .............................................................................................................................................9
Dokumentprüfung ...........................................................................................................................9
Speichern .......................................................................................................................................10
Erweitert ........................................................................................................................................10
Menüband und Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen .....................................................11
Einstellungen an Normal.dotm..........................................................................................................12
Standardschriftart und Absatzeinstellungen .................................................................................12
Seite einrichten ..............................................................................................................................13
Aus Alt mach Neu ............................................................................................................ 14
„Alte“ Dokumente aus dem Kompatibilitätsmodus in neue Version transferieren .........................14
Dokument in das neue Format konvertieren und alte Version überschreiben ............................14
Dokument im neuen Format speichern und alte Version beibehalten .........................................14
3
Dokumente im Kompatibilitätsmodus speichern ............................................................................. 14
Ex-/Import von Formatvorlagen ........................................................................................................ 15
Tastenkombinationen ...................................................................................................... 16
Dokument- und Formatvorlagen verwenden .................................................................... 17
Dokumentvorlagen ............................................................................................................................ 17
Eigene Dokumentvorlage abspeichern .......................................................................................... 17
Dokumentvorlage nutzen .............................................................................................................. 17
Dokumentvorlage bearbeiten ....................................................................................................... 18
Dokumentvorlage wechseln .......................................................................................................... 18
Einstellungen am Seitenlayout ...................................................................................................... 19
Deckblatt ........................................................................................................................................ 20
Kopf- und Fußzeilen ....................................................................................................................... 20
Formatvorlagen ................................................................................................................................. 23
Formatvorlagen erstellen .............................................................................................................. 23
Bestehende Formatvorlagen ändern ............................................................................................. 24
Automatischer Seitenumbruch und Absatz zusammen halten ..................................................... 25
Formatierungen anzeigen und prüfen ........................................................................................... 25
Besondere Formatvorlagen ........................................................................................................... 26
Mit Abschnitten arbeiten .................................................................................................................. 27
Abschnitte einfügen ....................................................................................................................... 27
Abschnitte gestalten ...................................................................................................................... 27
Einfügen von grafischen Elementen ................................................................................. 28
Grafiken ............................................................................................................................................. 28
Grafiken positionieren ................................................................................................................... 28
Größe ändern ................................................................................................................................. 28
Dokumente mit vielen Grafiken bearbeiten .................................................................................. 29
Tabellen ............................................................................................................................................. 29
Word-Tabellen ............................................................................................................................... 29
Excel-Tabellen ................................................................................................................................ 31
Beschriftungen .................................................................................................................................. 32
Formeln ............................................................................................................................................. 32
Übersicht verschaffen ...................................................................................................... 33
Navigation.......................................................................................................................................... 33
Aktivieren des Navigationsbereichs .............................................................................................. 33
Register DURCHSUCHEN DER ÜBERSCHRIFTEN ........................................................................................ 33
Register DURCHSUCHEN DER SEITEN ..................................................................................................... 33
Register DURCHSUCHEN DER SUCHERGEBNISSE ....................................................................................... 33
Gliederung von Dokumenten ............................................................................................................ 34
Verzeichnisse erstellen ...................................................................................................................... 34
Inhaltsverzeichnis .......................................................................................................................... 34
Abbildungs- und Tabellenverzeichnis ............................................................................................ 37
Das Fenster ist weitestgehend wie das zur Erstellung eines individuellen Inhaltsverzeichnisses
aufgebaut (s. Seite Inhaltsverzeichnis ........................................................................................... 37
Querverweise .................................................................................................................................... 37
Dokumente in einem Zentraldokument organisieren ....................................................... 39
Filialdokumente in einem Zentraldokument zusammenfassen ........................................................ 39
Filialdokumente verwalten................................................................................................................ 39
Dokument kontrollieren .................................................................................................. 40
Änderungen und Kommentare ......................................................................................................40
Suchen und ersetzen .........................................................................................................................40
Rechtschreibprüfung .........................................................................................................................40
5
GRUNDFUNKTIONEN UND EINSTELLUNGEN
Die neue Benutzeroberfläche
ÜBERSICHT
6
3
2
7
1
5
4
1
Menüband (Ribbon)
2
Registerkarte (Tab)
3
Kontextbezogene Registerkarte
4
Gruppe
5
Erweiterungspfeil/Startbutton für Dialogfenster
6
Schnellstartleiste
7
Menüband minimieren
8
Ansichtsschaltflächen und Zoom
9
Statusleiste
10
Fenster teilen
9
10
8
Anpassen der Statusleiste
Die aus alten WORD-Versionen gewohnten Angaben, wie Zeilennummer etc. werden
standardmäßig nicht angezeigt. Mit einem Rechtsklick auf die Statusleiste kann man
diese Informationen zurückholen und weitere nützliche Angaben anzeigen lassen.
Zoom-Regler
Die Zoomauflösung kann mit dem Schiebregler in der Statusleiste geändert werden.
Möchte man den Zoom auf 100% zurücksetzen, kann man dies durch Klick auf den
Prozentwert (8) und Aktivierung des entsprechenden Kästchens im Dialogfenster (oder
auch im Register Ansicht).
1
AUSGEWÄHLTE BEFEHLE
Umbruch
Die Schaltfläche zum Einfügen von Seiten-, Zeilen und Abschnittsumbrüchen findet
man im Register Seitenlayout im Bereich Seite einrichten. Den Seitenumbruch kann
man aber auch über die Schaltfläche im Register Einfügen auswählen.
Datumsfeld
Die Schaltfläche zum Einfügen von Datum oder Uhrzeit befindet sich im Register
Einfügen im Bereich Text.
Schnellformatvorlagen
Vordefinierte Formatvorlagen findet man im Register Start.
Dabei gibt es verschieden
Stil-Sets, deren Formate für
Überschriften, Standardtextkörper etc. sich u.a. bei
Schriftart und –farben
unterscheiden. Durch
Wechsel des Stil-Sets
können so schnell
Formatvorlagen geändert
werden.
Wie eigene Formatvorlagen erstellt werden können, wird ab Seite 23 beschrieben.
Aufzählungen und Nummerierungen
Aufzählungen und Nummerierungen können über die jeweilige Schaltfläche im Bereich
Absatz des Registers Start eingefügt werden. Durch Anklicken des Pfeils neben der
Schaltfläche öffnet sich eine Drop-down-Liste, aus der das gewünschte
Aufzählungszeichen bzw. Zahlenformat ausgewählt werden kann.
Möchte man individuellere Einstellungen, kann man diese in den Dialogfenstern
vornehmen, die sich durch Klick auf die Schaltflächen NEUES AUFZÄHLUNGSZEICHEN
DEFINIEREN bzw. NEUES ZAHLENFORMAT DEFINIEREN öffnen.
Wie individuellere Einstellungen vorgenommen und Listen mit mehreren Ebenen
erstellt werden können, steht auf Seite 2626ff.
Rahmen und Linien
Die Schaltfläche um Rahmen und Linien einzufügen, findet man im Register Start in
der Gruppe Absatz. Nach Klick auf dem Pfeil neben der Schaltfläche öffnet sich eine
Liste der verschiedenen Umrahmungsarten.
Möchte man die Rahmen und Linien individuell anpassen, muss man in dieser Liste
ganz unten RAHMEN UND SCHATTIERUNG auswählen und im erscheinenden
Dialogfenster die Einstellungen vornehmen.
2
Silbentrennung
Die Silbentrennung kann im Tab Seitenlayout im Bereich Seite einrichten aktiviert
werden. Hier kann man auch zwischen automatischer und manueller Silbentrennung
wählen und weitere Optionen einstellen.
Bei den Optionseinstellungen empfiehlt es sich, die aufeinander folgenden
Trennstriche auf max. 4 zu begrenzen.
Soll die automatische Silbentrennung immer bei Start eines Dokumentes aktiviert
werden, muss man die Dokumentvorlage (eigene oder auch Normal.dotm) öffnen, die
gewünschte Silbentrennung einstellen und dann die Vorlage abspeichern.
Screenshots
Mit Word können jetzt auch direkt Bildschirmfotos angefertigt und als Grafik im
Dokument eingestellt werden. Dazu muss man folgendermaßen vorgehen:
Zunächst muss die abzubildende Datei bzw. Anwendung geöffnet werden. Das
Programmfester darf nicht in der Taskleiste minimiert sein. Anschließend wechselt man
zu Word und klickt dort im Register Einfügen auf die Schaltfläche SCREENSHOT. Zum
Einfügen gibt es nun zwei Möglichkeiten:
 Aus der Liste das gewünschte Programmfenster auswählen, um eine Abbildung
des gesamten Programmfensters in das Dokument einzufügen.
 Die Schaltfläche BILDSCHIRMAUSSCHNITT betätigen, dann zum gewünschten
Programmfester wechseln (dazu hat man ca. 3 sek Zeit) und den
Markierungsrahmen um den abzubildenden Teil ziehen.
Der Screenshot wird im aktuellen Dokument eingefügt und kann nun, wie jede andere
Grafik, bearbeitet werden.
Fenster teilen
Um sich zwei Passagen des aktuellen Dokuments gleichzeitig anzeigen zu lassen,
kann man das Ansichtsfenster teilen. Dazu zieht man das kleine „Minus“, das sich
rechts oberhalb des Bildlaufpfeils befindet (s. S. 1 Nr. 10), an die Stelle, an der das
Fenster geteilt werden soll.
In den Fenstern kann man sich nun unabhängig in verschiedenen Bereichen des
Dokuments bewegen und diese bearbeiten
Um die Teilung wieder aufzuheben, doppelklickt man auf den Teilungsbalken zwischen
den Fenstern.
3
Hilfreiche WORD-Funktionen
NAVIGATION ÜBER TASTATUR
Durch Drücken von ALT werden an den Registern Tastenkombinationen angezeigt, mit
denen man sich ohne Maus in den Registern und Befehlen bewegen kann. Die
Auswahl erfolgt über den jeweiligen angezeigten Buchstaben. Eine Ebene höher
gelangt man durch Drücken der ESC-Taste. Mit Rechts- bzw. Linkspfeil kann zwischen
den Registern wechseln.
LIVE-VORSCHAU
Die Live-Vorschau macht die Auswirkungen verschiedener Befehle noch vor dem
Anklicken im Arbeitsbereich sichtbar.
Dazu muss man zunächst den gewünschten Text markieren und im Menüband die
Schriftartenliste/Schnellformatvorlagenliste öffnen. Wenn man dort dann auf die
verschiedenen Einträge zeigt, kann man beobachten, wie der markierte Text
vorübergehend in einer anderen Schriftart/Formatierung dargestellt wird. Erst durch
Anklicken wird die Schriftart bzw. das Format übernommen.
MINISYMBOL-LEISTE
Die Minisymbolleiste erscheint, z.B. nach dem Markieren von Text, automatisch und
stellt oft benötigte Werkzeuge „vor Ort“ zur Verfügung, so dass man lange Mauswege
vermeiden kann. Nach dem Markieren des Textes muss zunächst kurz mit dem
Mauszeiger auf der Markierung verweilt werden, bis die Minisymbolleiste (transparent)
eingeblendet wird.
KONTEXTMENÜ
Durch Rechtsklick auf Teile des Dokuments öffnen sich dazugehörigen Kontextmenüs.
Diese sind unterschiedlich für Text, Grafik, Tabellen etc. In ihnen finden sich Direktlinks
zu den wichtigsten Funktionen/Dialogfenstern des jeweiligen Elements. So kann man
z.B. durch Rechtsklick auf einen Textabschnitt im Kontextmenü die Dialogfenster zu
Schriftart- und Absatzeinstellungen öffnen sowie Schnellformatvorlagen zuweisen.
SCHNELLES VERSCHIEBEN/KOPIEREN MIT DRAG&DROP
Mit der Maustechnik Drag&Drop kann man nicht nur Grafiken oder Tabellen im
Dokument verschieben, sondern auch Text. Dazu den markierten Textteil mit
gedrückter Maustaste an die neue Stelle ziehen. Hält man dabei die Strg-Taste mit
gedrückt, wird der Text kopiert (Beim Einfügen zuerst die Maus, dann die Strg-Taste
loslassen!)
Wenn man ganze Absätze verschieben möchte, muss die Absatzmarke mit markiert
werden, da in der Absatzmarke die Absatzformatierungen, wie z.B. Blocksatz,
gespeichert werden und sonst verloren gehen.
4
INDIVIDUELLER TABSTOPP/TABULATOR
Standardtabstopps werden am unteren Rand des horizontalen Lineals angezeigt
(kleine Striche im Abstand von 1,25cm) und werden in jedem Absatz benutzt, für den
keine individuellen Tabstopps festgelegt wurden.
Individuelle Tabstopps lassen sich vor oder nach der Texteingabe setzen, sowie
einzeln definieren, ausrichten, verschieben und löschen. Sie werden als
Absatzformatierung für den jeweiligen Absatz gespeichert. (Darüber hinaus lassen sich
auch Tabstopps direkt den Absatzformatvorlagen zuweisen, s. Formatvorlage
erstellen)
Es werden automatisch alle Standardtabstopps links des individuellen Tabstopps
gelöscht, aber auch automatisch wieder hergestellt, wenn dieses entfernt wird.
Zum Setzen von individuellen Tabstopps muss der jeweilige Absatz markiert werden.
Anschließend eventuell (mehrmals) auf die Schaltfläche links am horizontalen Lineal
klicken, bis die gewünschte Tabstoppart (rechts, zentriert, links, etc.) angezeigt wird.
Dann durch einen Klick an der gewünschten Stelle im Lineal den Tabstopp setzen.
Zum Entfernen auf den jeweiligen Tabstopp doppelklicken und im erscheinenden
Dialogfenster LÖSCHEN auswählen. Im gleichen Fenster können auch Einstellungen zur
exakten Positionierung des Tabstopps vorgenommen werden.
EIGENE TASTENKOMBINATIONEN ANLEGEN
Das Dialogfenster, in dem man Tastenkombinationen ändern, zuweisen oder löschen
kann, öffnet man über Rechtklick in das Menüband, dort MENÜBAND ANPASSEN
auswählen, im nun geöffneten Fenster unten auf die Schaltfläche
Tastenkombinationen: ANPASSEN klicken.
5
AUTOTEXT
AutoTexte, also wiederverwendbare Bausteine, die einmal erstellt werden und dann in
allen Dokumenten zur Verfügung stehen, werden unter einem Kürzel gespeichert.
Dann braucht man später einfach das Kürzel einzugeben und dieses wird durch den
Bausteininhalt ersetzt. In einem AutoText kann man beliebige Inhalte inklusive
Formatierung speichern.
AutoText erstellen
Dazu das Wort oder den Dokumentteil, der gespeichert werden soll, markieren und im
Register Einfügen in der Gruppe Text auf die Schaltfläche SCHNELLBAUSTEINE klicken.
Anschließend AUTOTEXT und dann IM AUTOTEXT-KATALOG SPEICHERN auswählen.
Im daraufhin erscheinenden
Dialogfenster unter Name das Kürzel
für den AutoText eingeben (Word
unterscheidet hier nicht zwischen Großund Kleinschreibung). Bei Bedarf kann
auch noch eine Beschreibung
hinzugefügt werden, die dann als
QuickInfo für den AutoText angezeigt
wird. Abschließend mit OK bestätigen.
Standardmäßig wird der AutoText in
der Vorlage Normal gespeichert.
Möchte man ihn in einer selbst
erstellten Dokumentvorlage speichern,
muss man folgendermaßen vorgehen:
Zunächst die Vorlage oder ein auf dieser basierendes Dokument öffnen. Wie oben
beschrieben den AutoText auswählen und anschließend im Listenfeld Speichern in die
persönliche Vorlage auswählen.
AutoText einfügen
Um einen AutoText einzufügen, gibt man das Kürzel des AutoTextes an der
gewünschten Stelle im Dokument ein und betätigt dann die Taste F3. Alternativ kann
man auch im Register Einfügen, Gruppe Text die Schaltfläche SCHNELLBAUSTEINE und
anschließend AUTOTEXT anklicken. In der eingeblendeten Liste wählt man dann den
gewünschten AutoText aus.
Es kann nützlich sein, die Liste der vorhandenen AutoTexte in die Symbolleiste für den
Schnellzugriff zu integrieren. Dies erreicht man, indem man zunächst wie oben
beschrieben zur Liste navigiert. Anschließend das Kontextmenü mit Rechtsklick
aufrufen und ganz unten KATALOG ZUR SYMBOLLEISTE…HINZUFÜGEN auswählen.
AutoText bearbeiten
Um den Inhalt eines AutoTextes zu ändern, fügt man zunächst den zu ändernden
AutoText in das Dokument ein, nimmt die gewünschten Änderungen vor und markiert
den Text anschließend. Nun wie bei einem neuen AutoText zum Dialogfenster
6
navigieren (s.o) und dort dem AutoText den gleichen Namen (Kürzel) wie zuvor geben.
Auf OK klicken und die Rückfrage mit JA bestätigen.
Im ORGANIZER FÜR BAUSTEINE können die AutoTexte verwaltet werden. Diesen findet
man im Register Einfügen, Bereich Text nach Klick auf die Schaltfläche
SCHNELLBAUSTEINE. Im nun geöffneten Dialogfenster können AutoTexte etc.
ausgewählt und durch Klick auf LÖSCHEN und Bestätigung der Rückfrage mit JA
gelöscht werden. Unter EIGENSCHAFTEN BEARBEITEN kann der Name oder auch der
Speicherort geändert werden.
7
Der Backstage-Bereich
Im Register Datei findet man Befehle, die nicht dem Schreiben und Gestalten von
Dokumenten, sondern der Arbeit mit der Datei an sich dienen. Sie enthält daher die
Schaltflächen SPEICHERN, SPEICHERN UNTER, ÖFFNEN, SCHLIEßEN und BEENDEN.
Ein wichtiger Befehl ist die Schaltfläche OPTIONEN. Wird sie betätigt, erhält man das
Dialogfenster Word-Optionen. In ihm werden alle Einstellungen und Anpassungen für
Word vorgenommen, einige davon werden weiter unten erläutert (s. S. 9ff).
INFORMATIONEN
Im Register Informationen sind Informationen zu der gerade geöffneten Datei
aufgeführt und die Berechtigungen und Freigaben für das Dokument können hier
bearbeiten werden.
Außerdem findet man hier (zwischengespeicherte) frühere Versionen dieser Datei.
Diese sogenannten Entwurfsversionen werden standardmäßig alle 10min angelegt und
stehen auf dem Rechner für 4 Tage zur Verfügung, falls man vergessen hat, das
Dokument vor dem Schließen zu speichern, aber auch während man noch an dem
Dokument arbeitet. (Wie man den Speicherungsintervall verändert s. S. 10)
ZULETZT VERWENDET
Dient dem schnelleren Auffinden und Öffnen von Dokumenten. Hier werden alle
Dateien und Ordner aufgeführt, die in letzter Zeit besucht wurden.
Zuletzt verwendete Dokumente lassen sich auch direkt im linken Fensterbereich des
Tabs Datei anzeigen. Dazu unter Zuletzt verwendet das Kontrollfeld SCHNELLZUGRIFF
am unteren Fensterrand aktivieren und auch die Anzahl der dort zu zeigenden
Dokumente festlegen.
NEU
In diesem Register stehen verschiedene Vorlagen zur Verfügung, anhand derer man
neue Dokumente öffnen kann. Dem Leeren Dokument ist die Vorlage Normal.dotm
hinterlegt.
Soll ein Dokument auf der Basis eines bereits vorhandenen Dokuments erstellt
werden, muss man auf NEU AUS VORHANDENEM klicken und dann im Dialogfeld zum
Speicherort des gewünschten Dokuments navigieren und dieses auswählen.
DRUCKEN
Hier findet man sowohl die Druckvorschau, in der man das Layout des Dokuments
kontrollieren, als auch einen Bereich, in dem man die Druckeinstellungen vornehmen
kann.
8
Sinnvolle Grundeinstellungen
OPTIONEN IM REGISTER DATEI
Allgemein
 Der Haken bei MINISYMBOLLEISTE bewirkt, dass bei Textmarkierungen eine kleine
Format-Symbolleiste über dem Text eingeblendet wird.
 Bei der Aktivierung von LIVEVORSCHAU wird angezeigt, wie sich Änderungen am
Text auswirken würden.
 Hier bitte auch den BENUTZERNAMEN eingeben. Dieser wird dann bei allen
neuerstellten Dokumenten in den Eigenschaften als Autor mit abgespeichert.
Anzeige
 Standardmäßig sollte LEERRAUM ZWISCHEN DEN SEITEN immer ausgewählt sein.
 Es kann ausgewählt werden, ob alle oder nur ausgewählte FORMATIERUNGSZEICHEN
ANGEZEIGT werden sollen.
 Unter Druckoptionen kann man u.a. auswählen, ob Felder oder verknüpfte Daten
(Excel-Tabellen etc.) vor dem Drucken automatisch aktualisiert werden sollen.
Dokumentprüfung
Hier lassen sich Einstellungen zur Rechtschreibprüfung vornehmen.
Außerdem ist die Schaltfläche AUTOKORREKTUR-OPTIONEN wichtig. Hier öffnet sich
dann ein Dialogfenster, in dem u.a. folgende Einstellungen vorgenommen werden
können:
Register AutoKorrektur
 Kein Haken bei JEDEN SATZ MIT EINEM GROßBUCHSTABEN BEGINNEN und bei
JEDE TABELLENZELLE MIT EINEM GROßBUCHSTABEN beginnen, um zu
verhindern, dass z.B. bei einer neuen Zeile der Text in einen Großbuchstaben
am Anfang geändert wird.
 Der AutoKorrektur-Liste können hier auch eigene Einträge hinzugefügt
werden.
Register Autoformat und Autoformat während der Eingabe
Folgende Einstellungen müssen in beiden Registern geändert werden, um
wirksam zu werden:
 Ein Haken bei GERADE ANFÜHRUNGSZEICHEN DURCH TYPOGRAFISCHE bewirkt,
dass die Anführungszeichen am Anfang eines Satzes unten sind und nicht
oben.
 Wenn man nicht will, dass WORD bei der Eingabe von z.B. 1.) oder
Bindestrich am Anfang der Zeile automatisch anfängt, selbst zu nummerieren,
9
muss man den Haken bei AUTOMATISCHE AUFZÄHLUNG, bei AUTOMATISCHE
NUMMERIERUNG und bei LISTENFORMATVORLAGEN entfernen.
 Falls Word bei der Eingabe von Bindestichen (-) zwischen zwei Wörtern diese
nicht automatisch in Gedankenstriche (–) ändern soll, muss man den Haken
bei BINDESTRICHE DURCH GEVIERTSTRICHE entfernen.
 Wenn man nicht will, dass Word bei der Eingabe von Internetadressen und EMail-Adressen diese automatisch blau und unterstrichen zeigt, muss man den
Haken bei INTERNET- UND NETZWERKPFADE DURCH HYPERLINKS entfernen.
Diese sind dann allerdings nicht mehr anklickbar.
Speichern
Es lässt sich der STANDARDSPEICHERORT für Dokumente einstellen. Man kann also
den Ordner angeben, in dem ein Großteil der selbsterstellten Dokumente
gespeichert wird. Dieser wird dann bei Aufruf von Speichern oder Speichern unter
direkt vorgeschlagen, ohne dass man sich durch die gesamte Ordnerhierarchie
klicken muss. Weiterhin kann man dann aber immer noch in andere Ordner
wechseln.
Der Zeitintervall, nach dem Word automatisch eine Entwurfsversion speichert, lässt
sich hier ebenfalls einstellen.
Bei der Auswahl in welchem Format Word-Dateien grundsätzlich abgespeichert
werden sollen, sollte WORD-DOKUMENT (*.DOCX) ausgewählt sein.
Möchte man ein (aufwendig gestaltetes) Schriftstück per Email verschicken, ist es
eventuell sinnvoll, die verwendeten SCHRIFTEN IN DIE DATEI EINZUBETTEN. Ansonsten
kann es sein, dass Word nicht beim Empfänger installierte Schriftarten durch
Standard-Fonts ersetzt und somit nicht nur das optische Erscheinungsbild sondern
auch Zeilen- und Seitenumbrüche zerschießt. Um die Datei dabei so klein wie
möglich zu halten, sollte man nicht benutzte Zeichen sowie die Standard-Fonts von
der Einbettung ausklammern
Erweitert
Bereich Bearbeitungsoptionen
 Strg und Klick zum Verfolgen eines Hyperlinks aktivieren, um Links nicht
ständig aus Versehen anzuklicken.
 Keinen Haken bei ÜBERSCHREIBMODUS verwenden, da sonst neu
eingegebener Text nicht eingefügt wird, sondern bestehenden überschreibt.
 Es kann ausgewählt werden ob AUTOMATISCH GANZE WÖRTER markiert
werden sollen oder wie die EINFG-TASTE VERWENDET werden soll.
Bereich Ausschneiden, Kopieren und Einfügen
 Keinen Haken bei AUTOMATISCH BEIM EINFÜGEN VON AUTOFORMEN EINEN
NEUEN ZEICHNUNGSBEREICH ERZEUGEN, um Objekte frei zu erstellen.
10
 Platzhalter für Grafiken, sollte nicht ausgewählt sein, da sonst Bilder nicht
angezeigt werden.
 Bei BILD EINFÜGEN die Option Vor dem Text oder Passend auswählen, falls
beim Einfügen von Bildern diese standardmäßig frei verschiebbar sein sollen,
d.h. der Textfluss muss dann nicht extra verändert werde.
 Es kann eingestellt werden, wie beim Einfügen aus demselben bzw. anderen
Dokumenten die Formate standardmäßig (also auch bei Einfügen mit Strg +
v) umgesetzt werden sollen. Es kann entweder das URSPRÜNGLICHE FORMAT
oder NUR TEXT eingefügt werden oder aber auch FORMATE ZUSAMMENGEFÜHRT
werden
Bereich Dokumentinhalt anzeigen
 Hier kann u.a. eingestellt werden, ob im Dokument die FELDSCHATTIERUNG
zur besseren Übersicht immer angegeben werden soll.
Bereich Anzeigen
 Die ANZAHL ZULETZT GEÖFFNETER DATEIEN kann, falls gewünscht, hoch-/
runtersetzen werden.
 Die BREITE DES FORMATVORLAGENBEREICHS, der in der Entwurfs- und
Gliederungsansicht eingeblendet wird, kann hier festgelegt werden.
 Haken sollten gesetzt sein bei HORIZONTALE BILDLAUFLEISTE, VERTIKALE
BILDLAUFLEISTE und bei VERTIKALES LINEAL.
Bereich Allgemein
 Nach einem Klick auf DATEISPEICHERORTE kann man u.a. den Speicherort für
Benutzervorlagen ändern und so selbsterstellte Vorlagen leichter sichern oder
auf einen neuen Computer übertragen. So kann man z.B. in den Eigenen
Dateien einen Ordner Vorlagen erstellen und diesen dann hier auswählen.
 Die Adresse, die im Feld POSTANSCHRIFT steht, wird als Absenderadresse für
Umschläge und Etiketten genommen. Der Absender muss dann nicht mehr
manuell eingegeben werden.
Erweiterungspfeil Layoutoptionen
 Das Kästchen bei ‚ABSTAND VOR‘ NACH SEITEN- ODER SPALTENUMBRUCH
UNTERDRÜCKEN aktivieren. Durch diesen erzwungenen Abstandswechsel wird
verhindert, dass der Abstand vor dem Absatz auch dann bestehen bleibt,
wenn der Absatz sich ganz oben auf der Seite befindet.
Menüband und Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen
Hier kann man u.a. ein neues Registerblatt anlegen, um auf diesem Befehle, die man
sehr oft benutzt, zu bündeln. Innerhalb neuer/bestehender Registerblätter kann man
Befehle auch in neuen Gruppen bündeln.
11
EINSTELLUNGEN AN NORMAL.DOTM
Dokumente, die über die Schaltfläche LEERES DOKUMENT im Register Datei, Kategorie
Neu erstellt werden, beruhen auf der Dokumentvorlage Normal.dotm. In dieser sind
alle Standardformate gespeichert, die über das Menüband verwendet werden können.
Da diese Vorlage auch stets im Hintergrund aktiv ist, wenn man eine andere Vorlage
verwendet, können ihr Elemente hinzugefügt werden, die künftig allen Dokumenten zur
Verfügung stehen sollen (z.B. Standardschriftart, AutoTexte). Wenn man mit den
Standardeinstellungen nicht zufrieden ist, kann man Schrift, Absatz und
Seiteneinrichtung wie im Folgenden beschrieben dauerhaft und für alle Dokumente
ändern.
Standardschriftart und Absatzeinstellungen
Im Tab Start durch Anklicken des Erweiterungspfeils im Bereich Schriftart bzw. Absatz
öffnen sich folgende Dialogfelder:
Hier lassen sich nun die gewünschten Änderungen an Schriftart und Absatz
vornehmen.
Anschließend muss man auf die Schaltfläche ALS STANDARD FESTLEGEN klicken und im
nun geöffneten Fenster ALLE DOKUMENTE BASIEREND AUF DER VORLAGE NORMAL.DOTM
auswählen und mit OK bestätigen. Alle neuen Dokumente werden nun mit den
vorgenommenen Einstellungen starten.
12
Seite einrichten
Um Einstellungen an Rändern, Position der Kopfzeilen etc. zu ändern muss man im
Tab Seitenlayout den Erweiterungspfeil im Bereich Seite einrichten anklicken. Im
folgenden Dialogfenster können dann die Änderungen vorgenommen werden und
wiederum durch Auswahl von ALS STANDARD FESTLEGEN für die Normal-Vorlage
übernommen werden.
13
Aus Alt mach Neu
„ALTE“ DOKUMENTE AUS DEM KOMPATIBILITÄTSMODUS IN NEUE VERSION
TRANSFERIEREN
Ein Dokument, das in den älteren Versionen 97-2003 erstellt wurde, wird
standardmäßig im Kompatibilitätsmodus geöffnet, was am Zusatz
[Kompatibilitätsmodus] in der Titelleiste zu erkennen ist. In diesem Modus können
einige neuere Funktionen nicht genutzt werden, weshalb es sinnvoll sein kann, das
Dokument in das neue Format zu transferieren. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:
Dokument in das neue Format konvertieren und alte Version überschreiben
Dazu im Register Datei auf die Kategorie Informationen klicken und anschließend
auf die Schaltfläche KONVERTIEREN. Mit OK bestätigen.
Dokument im neuen Format speichern und alte Version beibehalten
Im Register Datei auf Speichern unter klicken. Im Listenfeld Dateityp dann
Dateiformat WORD-DOKUMENT auswählen und auf SPEICHERN klicken. Mit OK
bestätigen.
DOKUMENTE IM KOMPATIBILITÄTSMODUS SPEICHERN
Damit Word-2010-Dokumente auch in den älteren Versionen 97-2003 genutzt werden
können, kann man sie in dem älteren Dateiformat (.doc) speichern.
Dazu im Register Datei auf die Kategorie Speichern und Senden klicken und
anschließend DATEITYP ÄNDERN auswählen. Im rechten Bereich doppelklickt man auf
den Eintrag WORD 97-2003-DOKUMENT. Anschließend ggf. einen neuen Namen
eingeben und mit Speichern bestätigen.
Word führt dann eine sogenannte Kompatibilitätsprüfung durch und zeigt an, ob im
Dokument Funktionen, wie bestimmte Texteffekte, vorhanden sind, die in älteren
Versionen nicht verwendet werden können. Diese werden dann in einem Dialogfenster
aufgeführt. Durch Betätigung der Schaltfläche WEITER werden sie ersetzt oder entfernt.
Anschließend wird das umgewandelte Dokument angezeigt (Zusatz
[Kompatibilitätsmodus]). Das ursprüngliche Dokument bleibt unverändert erhalten, wird
jedoch automatisch geschlossen.
14
Aus Alt mach Neu
EX-/IMPORT VON FORMATVORLAGEN
Möchte man z.B. Formatvorlagen aus dem aktuellen Dokument auch in der globalen
Vorlage Normal.dotm oder umgekehrt nutzen, kann man diese zwischen einzelnen
Dokumentvorlagen austauschen.
Dazu zunächst den Aufgabenbereich Formatvorlagen aufrufen, indem man im Register
Start in der Gruppe Formatvorlagen auf den Erweiterungspfeil klickt. Im
Aufgabenbereich dann die Schaltfläche FORMATVORLAGEN VERWALTEN (Unten rechter
Button) anklicken und im eingeblendeten Dialogfenster die Schaltfläche
IMPORTIEREN/EXPORTIEREN betätigen. Im nun geöffneten Dialogfenster Organisieren
zum Register Formatvorlagen wechseln.







Hier wählt man nun die beiden Dokumentvorlagen aus, zwischen denen die
Formatvorlagen ausgetauscht werden sollen. Entweder direkt aus dem Listenfeld 
oder indem man zunächst die angezeigte Datei schließt  und dann die gewünschte
öffnet. Nun wählt man in einem der Listenfelder  das zu kopierende Element aus und
kopiert es durch Betätigen der Schaltfläche  in die Zieldatei (funktioniert in beide
Richtungen).
Abschließend auf SCHLIEßEN klicken und ggf. das Speichern der Änderungen in der
Vorlage mit OK bestätigen.
15
Tastenkombinationen
Umbrüche
Manueller Zeilenwechsel
Umschalt + Enter
Innerhalb einer Liste eine neue (eingerückte) Zeile ohne
Aufzählungszeichen bzw. Nummerierung einfügen.
Manueller Seitenumbruch
Strg + Enter
Sonderzeichen
Bedingter Trennstrich (Wort wird hier getrennt, falls es am Strg + Zeilenende steht, sonst im Druck nicht sichtbar)
Geschützter Bindestrich (Worte werden am Zeilenende
nicht getrennt)
Strg + ⇧ + -
Geschütztes Leerzeichen (Worte werden am Zeilenende
nicht getrennt)
Strg + ⇧ + Leerzeichen
Datumsfeld einfügen
Alt + ⇧ + D
Markierten Text als AutoText speichern
Alt + F3
Letzten Befehl wiederholen
F4
Markierte Verknüpfungen/Felder aktualisieren
F9
16
ARBEITEN MIT GROßEN DOKUMENTEN
Dokument- und Formatvorlagen verwenden
DOKUMENTVORLAGEN
Eigene Dokumentvorlage abspeichern
Möchte man eine eigene Dokumentvorlage komplett neu erstellen, öffnet man dafür ein
leeres Dokument, nimmt alle Eingaben und Formatierungen vor (s.u.) und speichert
dieses Dokument anschließend als Dokumentvorlage ab, indem man im Register Datei
bei Speichern unter den Dateityp WORD-VORLAGE auswählt. Möchte man, dass die
Vorlage später direkt über die Schaltfläche MEINE VORLAGEN in der Kategorie Neu
aufgerufen werden kann, so muss man als Speicherort Vertrauenswürdige Vorlagen
auswählen.
Dokumentvorlage nutzen
Um später ein Dokument anhand einer eigenen Dokumentvorlage zu erstellen, wählt
man die gewünschte Dokumentvorlage durch Doppelklick aus. Das neue Dokument ist
an der Endung .docx zu erkennen.
17
Dokumentvorlage bearbeiten
Um eine bereits vorhandene Dokumentvorlag zum Bearbeiten zu öffnen, wählt man die
betreffende Vorlage im Dialogfenster mit Rechtsklick aus (wenn sie wie oben
beschrieben gespeichert wurde, findet man sie unter MEINE VORLAGEN in der Kategorie
Neu im Tab Datei). Anschließend wählt man im Kontextmenü ÖFFNEN aus.
Dokumentvorlage wechseln
Möchte man einem bereits bestehenden
Dokument nachträglich eine andere
Dokumentvorlage zuweisen, kann man dies
auf folgende Weise erreichen:
Im Register Datei auf Optionen klicken
und in die Kategorie Add Ins wechseln.
Hier im Listenfeld Verwalten den Eintrag
VORLAGEN auswählen und mit GEHE ZU
bestätigen. Im nun geöffneten
Dialogfenster auf ANFÜGEN klicken und
anschließend die Vorlage, zu der
gewechselt werden soll, auswählen und
ÖFFNEN. Wenn man möchte, dass die
Formatvorlagen aus der neuen
Dokumentvorlage im Dokument wirksam
werden sollen, muss das Feld
DOKUMENTFORMATVORLAGEN AUTOMATISCH
AKTUALISIEREN aktiviert werden. Zum
Schluss mit Ok bestätigen.
18
Durch den Wechsel stehen die meisten Elemente der neuen Dokumentvorlage zur
Verfügung, Formatierungen und Seiteneinstellungen des Dokuments bleiben jedoch
erhalten. Bei Aktivierung von DOKUMENTFORMATVORLAGEN AUTOMATISCH AKTUALISIEREN
werden bei gleichlautenden Formatvorlagen die Formatierungen der neuen
Dokumentvorlage übernommen.
Möchte man zusätzlich zu der bestehenden Dokumentvorlage Elemente, z.B. AutoText
und Makros, einer anderen nutzen, kann man diese im selben Dialogfeld hinzufügen.
Die hinzugefügte Vorlage ist dann für eine Word-Sitzung aktiviert. Nach dem Beenden
bleibt sie zwar im Listenfeld aufgelistet, muss aber nach jedem Neustart wieder
aktiviert werden.
Einstellungen am Seitenlayout
Im Tab Seitenlayout finden sich verschiedene Schaltflächen, um Änderungen an den
Seitenrändern, Einzügen etc. schnell vornehmen zu können. Außerdem findet man hier
auch den Button zum Einfügen von Umbrüchen.
Möchte man erweiterte Einstellungen an der Seite oder dem Absatz vornehmen kann
man dies in den Dialogfenstern, die sich öffnen, wenn man auf die Erweiterungspfeile
im Bereich SEITE EINRICHTEN bzw. ABSATZ klickt.
Im Dialogfenster Seite
einrichten können im Register
Layout auch Einstellungen zu
den Kopf- und Fußzeilen
vorgenommen werden.
Außerdem kann ausgewählt
werden, für welchen
Dokumentbereich die
Einstellungen übernommen
werden sollen.
19
Deckblatt
Word stellt einige vorgefertigte Deckblätter bereit, die als neue erste Seite in das
Dokument eingefügt werden. Das Deckblatt enthält standardmäßig keine Kopf- und
Fußzeile, da im Register Entwurf der Kopf- und Fußzeile das Kontrollfeld ERSTE SEITE
ANDERS eingeschaltet wird.
Nach dem Einfügen kann das Deckblatt nach eigenen Vorstellungen gestaltet werden,
indem man alle benötigten Inhaltssteuerelemente ausfüllt bzw. überflüssige entfernt.
Die Elemente sind mithilfe einer Tabelle platziert. Somit kann der Aufbau des
Deckblattes durch Änderungen an dieser Tabelle angepasst werden.
Kopf- und Fußzeilen
Um eine leere Kopf-/Fußzeile einzufügen, klickt man im Register Einfügen in der
Gruppe Kopf-und Fußzeile auf die Schaltfläche KOPFZEILE bzw. FUßZEILE. Man kann
nun zwischen leeren oder mit Bausteinen gestalteten Kopf-/Fußzeilen auswählen.
Möchte man die Kopf-/Fußzeile verlassen, doppelklickt man in den Textbereich. Um
später bereits vorhandene Kopf- und Fußzeilen zu bearbeiten, aktiviert man diese
wiederum durch Doppelklick im Kopf-/Fußzeilenbereich. Es öffnet sich dann auch
automatisch das Kopf- und Fußzeilentool mit dem Register Entwurf.
Bei längeren Dokumenten mit beidseitigem Druck empfiehlt es sich die Option
UNTERSCH. GERADE UNGERADE SEITEN auszuwählen. Man kann dann z.B. die
Seitenzahlen so positionieren, dass sie immer außen stehen (Buchlayout).
Soll auf der ersten Seite eine andere oder keine Kopf- und/oder Fußzeile stehen, kann
man hier auch ERSTE SEITE ANDERS auswählen. Dies kann nicht nur für die erste Seite
des gesamten Dokuments, sondern auch für jede erste Seite eines eventuell
eingefügten Abschnitts eingestellt werden.
Tabstopps in Kopf- und Fußzeile anpassen
In Kopf- bzw. Fußzeile sind standardmäßig ein
zentrierter und ein rechtsbündiger Tabstopp
vorhanden. Wurden z.B. benutzerdefinierte
Seitenränder festgelegt, stimmen die Positionen
dieser Tabstopps allerdings nicht mehr, da sie für
die Standard-Seitenlayout-Einstellungen gelten.
Um die Tabstopps anzupassen, müssen zunächst
die vorhandenen Tabstopps gelöscht werden. Falls
schon Text eingegeben wurde, setzt man den
Cursor dann vor den Text, der ausgerichtet werden
soll. Nun im Register Entwurf, Gruppe Position, die
Schaltfläche AUSRICHTUNGSTABSTOPP EINFÜGEN
anklicken. Im nun geöffneten Dialogfenster, den gewünschten Tabstopp auswählen,
die Einstellung SEITENRAND beibehalten und mit OK bestätigen.
20
Seitenzahl einfügen
Für Seitenzahlen hält Word mehrere vordefinierte Optionen bereit – man braucht sich
nur zu entscheiden, wo die Seitenzahl erscheinen soll. Die Schaltfläche zum Einfügen
der Seitenzahl findet man an zwei Stellen: Im Register Einfügen, Gruppe Kopf- und
Fußzeile oder im Register Entwurf des Kopf- und Fußzeilentools.
Aktuelle Überschrift in der Kopfzeile anzeigen
Mit sogenannten lebenden Kolumnentiteln kann man auf allen Seiten des Dokuments
den aktuellen Gliederungspunkt anzeigen lassen. Im Folgenden wird beschrieben, wie
man mithilfe des Feldes STYLEREF in die Kopfzeile jeweils den Text einfügen lässt,
dem die Formatvorlage Überschrift 1 zugewiesen wurde.
Zunächst die Kopfzeile durch Doppelklick aktivieren und evtl. vorhandenen Text
löschen. Nun im Register Einfügen in der Gruppe Text auf SCHNELLBAUSTEINE klicken
und die Option FELD auswählen. Im nun geöffneten Dialogfenster zunächst die
Kategorie VERKNÜPFUNGEN UND VERWEISE auswählen. Unter Feldnamen nun
STYLEREF und unter Formatvorlagenname ÜBERSCHRIFT 1 markieren. Anschließend
Formatierung bei Aktualisierung beibehalten ausschalten und auf OK klicken.
Solange in der Dokumentvorlage noch kein Text vorhanden ist, erscheint auch in der
Kopfzeile kein Text. Sie wird es dann mit dem Text der betreffenden Überschriften
gefüllt, wenn entsprechende Überschriften eingefügt werden. Ist die gewählt
Formatvorlage auf einer Seite mehrmals vorhanden, wird der Text der zuerst
vorkommenden Überschrift angezeigt. Ist die gewählte Formatvorlage hingegen auf
der Seite überhaupt nicht vorhanden, wird der Text der zuletzt gefundenen Überschrift
angezeigt.
Bei dem Kolumnentitel handelt es sich um ein Feld. Diese sind Platzhalter für sich
ändernde Informationen und sollten von Zeit zu Zeit aktualisiert werden. Dies kann
man unter anderem durch die Taste F9 (Feld dazu zunächst markieren).
21
Unterschiedliche Kopf-und Fußzeilen
Möchte man in einem Dokument für einzelne Bereiche unterschiedliche Kopf- und/oder
Fußzeilen einrichten, muss man das Dokument zunächst in mehrere Abschnitte
unterteilen. Dies erreicht man durch Einfügen von Abschnittsumbrüchen (s. S. 2).
Anschließend kann man im Register Entwurf, Gruppe Navigation, die Option MIT
VORHERIGER VERKNÜPFEN abwählen und so für die Abschnitte unterschiedliche
Überschriften etc. in Kopf-/Fußzeile eingeben.
Die Verknüpfungen von Kopf- und Fußzeilen sind unabhängig voneinander, d.h. man
kann z.B. die Seitenzahlen in der Fußzeile beibehalten, während man für verschiedene
Abschnitte Kopfzeilen unterschiedlich gestaltet.
22
FORMATVORLAGEN
Formatvorlagen erstellen
Zur Erstellung neuer Formatvorlagen gibt es zwei Wege
Direkt neue Formatvorlage erstellen
Durch Klick auf den Erweiterungspfeil im Bereich
Formatvorlagen des Tabs Start öffnet sich der
Aufgabenbereich Formatvorlagen mit den bereits
vorhandenen Schnellformatvorlagen. Ganz unten links im
Fenster findet man den Button zum Erstellen neuer
Formatvorlagen.
Durch einen Klick darauf öffnet sich nun folgendes
Dialogfenster:



Der Formatvorlage muss neben einem Namen  auch ein Formatvorlagentyp
zugeordnet werden. Man kann festlegen, ob die Vorlage eine Absatz-, Zeichen oder
verknüpfte Formatierung  ist. Es empfiehlt sich als Basis  eine bereits
bestehende Schnellformatvorlage zu wählen, deren Einstellungen der neuen
Vorlage ähnlich sind, da dann weniger Änderungen vorgenommen werden müssen.
 Des Weiteren kann festgelegt werden, ob die Änderungen nur für dieses
Dokument oder aber für die zugrundeliegende Dokumentvorlage übernommen
werden sollen. Ist bei Automatisch aktualisieren ein Haken gesetzt wird die
Formatvorlage angepasst, sobald ein Text/Absatz, dem diese Formatvorlage
zugrunde liegt, verändert wird bzw. wird dieser Text/Absatz anpasst, wenn man die
Formatvorlage verändert.
23
Zusätzliche Einstellungen zur Schriftart (Kapitälchen, Großbuchstaben etc.) oder
Absatz (Ebenenzuordnung, Einzug usw.) kann man unter FORMAT vornehmen.
oder
Abspeichern von Formatänderungen im Text als Zeichen- oder Absatzformatierung
Dazu im Text die gewünschten Änderungen vornehmen und anschließend den
gewünschten Absatz oder Zeichenbereich markieren. Dann im Tab Start auf die
Erweiterungsschaltfläche der Formatvorlagen klicken und AUSWAHL ALS NEUE
SCHNELLFORMATVORLAGE speichern wählen
Es öffnet sich dann folgendes Dialogfenster, in
dem man den Namen der neuen Formatvorlage
eingeben und ein Vorschau ansehen kann.
Möchte man noch weiter Einstellungen
vornehmen, gelangt man durch Klick auf Ändern
in das gleiche Dialogfenster, wie beim direkten
Erstellen der Formatvorlage (s.o.)
Bestehende Formatvorlagen ändern
Besonders schnell kann man eine vorhandene Formatvorlage ändern, indem man
Text, dem diese Formatvorlage zugeordnet ist, wie gewünscht formatiert bzw. den
Cursor in den bereits angepassten Text setzt. Anschließend im Register Start, Gruppe
Formatvorlagen, die zu ändernde Formatvorlage mit Rechtsklick auswählen. In dem
nun eingeblendeten Menü Formatvorlagenname AKTUALISIEREN, UM DER AUSWAHL ZU
ENTSPRECHEN auswählen.
Außerdem kann man bestehende Formatvorlagen in dem bereits oben beschriebenen
Dialogfenster ändern. Um dieses zu öffnen, wählt man im Register Start, Gruppe
Formatvorlagen, die entsprechende Formatvorlage im Listenfeld mit Rechtsklick aus.
Anschließend im Kontextmenü ÄNDERN auswählen.
Änderungen an der Formatvorlage wirken sich auf alle Absätze im Dokument aus, die
mit der Formatvorlage formatiert sind. Ändert man die Formatvorlage in der
Dokumentenvorlage, wirkt sich die Änderung in der Standardeinstellung nur auf alle
anschließend neuerstellten Dokumente aus.
Möchte man, das ein Dokument immer die aktuellen Formatvorlagen der verwendeten
Dokumentvorlage nutzt, kann dies durch folgende Einstellung erreichen:
Im Register Datei zunächst auf die Schaltfläche Optionen klicken und in die
Kategorie Add-Ins wechseln. Hier im Listenfeld Verwalten den Eintrag VORLAGEN
auswählen und mit GEHE ZU auswählen. Im jetzt geöffneten Dialogfenster das Feld
DOKUMENTFORMATVORLAGEN AUTOMATISCH AKTUALISIEREN AKTIVIEREN und mit OK
bestätigen.
24
Automatischer Seitenumbruch und Absatz zusammen halten
In einer Formatvorlage kann auch bereits festgelegt werden, dass z.B. vor jeder
Überschrift einer bestimmten Gliederungsebene immer eine neue Seite beginnt. Dazu
im Dialogfenster Absatz (geöffnet nach Klick auf den Erweiterungspfeil in der Gruppe
Absatz, Register Start) das Register Zeilen- und Seitenumbruch aktivieren und
SEITENUMBRUCH OBERHALB auswählen.
Im gleiche Dialogfenster kann außerdem eingestellt werden, dass der ABSATZ
ZUSAMMENGEHALTEN werden soll. So wird verhindert, dass z.B. innerhalb einer
Überschrift ein Seitenumbruch erfolgt
Um außerdem zu verhindern, dass zwischen einer Überschrift und dem
darauffolgenden Absatz ein Seitenumbruch eingefügt wird, muss NICHT VON
VORHERGEHENDEM TRENNEN aktiviert werden
Formatierungen anzeigen und prüfen
Um die Übersicht zu behalten, welchem Absatz welche Formatvorlage zugeordnet
wurde, kann man sich diese in der Gliederungsansicht am linken Rand anzeigen
lassen. Falls diese Randleiste noch nicht aktiviert ist, muss man zunächst im Register
Datei auf Optionen klicke und in die Kategorie Erweitert wechseln. Im Bereich
Anzeigen nun bei BREITE DES FORMATVORLAGENBEREICHS IN ENTWURFS- UND
GLIEDERUNGSANSICHT einen Wert in Zentimeter eingeben (i.d.R. reichen 2cm) und mit
OK bestätigen. Die Breite kann hinterher direkt in der Gliederungsansicht durch ziehen
der Begrenzungslinie angepasst werden.
Prüfen mit dem Formatinspektor
Wird bei einer Änderung der Formatvorlage der Text nicht
angepasst, obwohl die automatische Aktualisierung aktiviert ist,
liegt häufig eine harte Formatierung vor. D.h. der Text wurde
manuell statt mithilfe von Formatvorlagen formatiert. Um
herauszufinden, welche Formatierungsmerkmale einer
Textstelle auf Vorlagen und welche auf einer festen
Formatierung beruht, kann man den Formatinspektor nutzen.
Man blendet den Formatinspektor ein, indem man im
Aufgabenbereich Formatvorlagen auf das Symbol
Formatinspektor klickt.
 zeigt die Absatz- bzw.
Zeichenformatierung durch die
Formatvorlage an, während in
 die zusätzlich zugewiesenen
harten Formatierungen
auflistet. Mit der Schaltfläche
 wird das Standardformat
zugewiesen und mit  die
harten Formatierungen
gelöscht.








25
Besondere Formatvorlagen
Gliederungsformate erstellen
Word bietet eine Gliederungsfunktion um gegliederte Aufzählungsfunktionen zu
erstellen. Im Register Start, Gruppe Absatz findet man die Schaltfläche LISTE MIT
MEHREREN EBENEN. Nach dem Anklicken öffnet sich die Listenbibliothek, die
standardmäßig die voreingestellten Gliederungsformate enthält. Möchte man diese den
eigenen Bedürfnissen anpassen, indem man beispielsweise andere Einzüge oder
Nummerierungsformate festlegt, wählt man den Eintrag NEUE LISTE MIT MEHREREN
EBENEN DEFINIEREN aus. Man kann Gliederungsformate sowohl für Aufzählungen als
auch Nummerierungen neu anlegen. Zunächst sollte dazu im Dokument die Liste
eingefügt werden, die dem gewünschten Endprodukt am ähnlichsten ist, um möglichst
wenige Neueinstellungen vornehmen zu müssen. Sollte nicht das gesamte unten
abgebildete Dialogfenster zu sehen sein, kann es durch Klick auf die Schaltfläche
ERWEITERN angezeigt werden.




26
 Zunächst im Listenfeld die Ebene bestimmen, für die die Änderungen gelten sollen.
Unter Zahlenformat () kann ausgewählt werden, ob in dieser Ebene
Aufzählungszeichen, römische oder arabische Zahlen genutzt werden sollen.
Außerdem kann man die Schriftart ändern oder Klammern, Punkt etc. hinter das
Zahlenformat einfügen.
 Der Ebene kann auch eine bestimmte Formatvorlage zugeordnet werden. Text,
dem diese Formatvorlage zugewiesen ist, wird dann z.B. auch nachträglich noch in die
Nummerierung mit aufgenommen.
 Unter Position können Einzüge etc. festgelegt werden. Soll jede folgende Ebene
um den gleichen Einzug weiter eingerückt werden, kann man dies unter FÜR ALLE
EBENEN FESTLEGEN eingeben.
MIT ABSCHNITTEN ARBEITEN
Wenn man in einem Dokument mit unterschiedlichen Layouts, z.B. teils im Hoch-, teils
im Querformat arbeiten möchte, ist es nützlich, den Text in verschiedene Abschnitte
aufzuteilen. Abschnitte lassen sich nach Bedarf u.a. mit unterschiedlichen Kopf- und
Fußzeilen und/oder unterschiedlicher Seitennummerierung versehen.
Abschnitte einfügen
Um Abschnitte einzufügen klickt man im Register Seitenlayout, Gruppe Seite einrichten
auf UMBRÜCHE. Man kann dann unter Abschnittsumbrüche auswählen, ob der
Abschnitt auf der nächsten Seite, an der aktuellen Position (ohne Seitenwechsel) oder
auf der nächsten geraden bzw. ungeraden Seite anfangen soll. Bei letzteren fügt Word
automatische eine Leerseite ein, falls die nächste Seite nicht die gewünschte gerade
bzw. ungerade Seite ist. Diese Leerseite ist nur in der Druckvorschau zu erkennen.
Abschnitte gestalten
Man gestaltet jeweils den Abschnitt des Dokuments, in dem sich der Cursor befindet.
Man kann nun z.B. im Register Seitenlayout, Gruppe Seite einrichten die gewünschten
Änderungen vornehmen.
Möchte man unterschiedliche Fuß- bzw. Kopfzeilen verwenden oder den Abschnitt mit
einer anderen Seitennummerierung versehen, muss man im Kopf-und Fußzeilentool im
Register Entwurf, Gruppe Navigation die Schaltfläche MIT VORHERIGER VERKNÜPFEN
deaktivieren.
27
Einfügen von grafischen Elementen
GRAFIKEN
Um Grafiken im Dokument einzufügen, zunächst den Cursor an der Stelle
positionieren, an der die Grafik eingefügt werden soll. Nun im Register Einfügen in der
Gruppe Illustrationen auf GRAFIK klicken. Im jetzt geöffneten Dialogfenster zum
Speicherort der Grafik navigieren und diese durch Doppelklick auswählen.
Ist die Grafik im Text ausgewählt, wird auch automatisch das Register Format des
Bildtools im Menüband eingeblendet, in dem sich Bearbeitungsfunktionen wie
Zuschneiden, Position etc. befinden.
Einige wichtige Funktionen werden auch im Kontextmenü aufgelistet, das sich durch
Rechtsklick auf die Grafik öffnet.
Grafiken positionieren
Frei positionieren
Standardmäßig werden Grafiken wie Zeichen in den Text integriert. Soll die Grafik z.B.
am rechten Seitenrand neben dem Text platziert werden, muss man die Einstellungen
ändern. Dies kann man im Register Format des Bildtools. Hier in der Gruppe Anordnen
auf ZEILENUMBRUCH klicken und in der Liste z.B. QUADRAT auswählen. Anschließend
kann man die Grafik markieren und an eine neue Position im Text ziehen.
Exakt positionieren
Die exakte Position einer Grafik kann man unter POSITION im Register Format, Gruppe
Anordnen, bestimmen. Hier findet man einige voreingestellte Positionen auf der
Dokumentseite. Möchte man die Grafik z.B. individueller einstellen, kann man dies
unter WEITERE LAYOUTOPTIONEN vornehmen. Im nun geöffneten Dialogfenster kann
man die Ausrichtung u.a. in Relation zu den Seitenrändern einstellen
Größe ändern
Die Größe einer Grafik kann man manuell durch ziehen der Begrenzungspunkte
ändern. Möchte man dagegen eine exakte Größe zuweisen, kann man diese
Änderungen wiederum im Dialogfeld Layout vornehmen. Diese Fenster kann auch
durch Rechtsklick auf die Grafik und anschließende Auswahl von GRÖßE UND POSITION
im Kontextmenü, aufgerufen werden.
28
Dokumente mit vielen Grafiken bearbeiten
Grafiken ausblenden
Bei Dokumenten mit vielen Grafiken kann der Bildschirmaufbau und das Scrollen sehr
lange dauern, wenn die Grafiken viel Speicherplatz brauchen. Um die
Bildschirmanzeige zu beschleunigen, kann man sich statt der Grafiken auch leere
Platzhalter anzeigen lassen. Hierzu im Register Datei auf Optionen klicken und zur
Kategorie Erweitert wechseln. Im Bereich Dokumentinhalt anzeigen das Feld
Platzhalter für Grafiken zeigen aktivieren und mit Ok bestätigen.
Grafiken extern speichern
Wenn die Grafiken sehr viel Speicherplatz benötigen, kann man diesen verringern,
wenn man die Grafiken selbst nicht im Dokument speichert, sondern nur die Verweise
auf die jeweilige Grafikdatei. Dazu im Dialogfenster, das sich nach dem Klick auf
GRAFIK im Register Einfügen, Gruppe Illustrationen, öffnet, die Datei auswählen und
anschließend auf den Pfeil neben EINFÜGEN klicken. In der Drop-down-Liste MIT DATEI
VERKNÜPFEN auswählen.
Änderungen an den Grafiken, z.B. zuschneiden, müssen direkt an der Originaldatei
ausgeführt werden. Diese können auch nachträglich vorgenommen werden. Die
Aktualisierung erfolgt dann entweder beim nächsten Öffnen des Dokuments oder
manuell durch Auswahl von VERKNÜPFUNGEN MIT DATEIEN BEARBEITEN in der Kategorie
Informationen im Register Datei.
Damit anstelle der Verweise auch die Grafiken angezeigt oder gedruckt werden, dürfen
die betreffenden Dateien nicht umbenannt, verschoben oder gelöscht werden
TABELLEN
Word-Tabellen
Um eine leere Tabelle einzufügen, zunächst den Cursor an der gewünschten Stelle im
Text positionieren und dann im Register Einfügen in der Gruppe Tabellen auf TABELLE
klicken. Im nun erscheinenden Gitternetz kann man die gewünschte Anzahl an Zeilen
und Spalten durch Ziehen mit der Maus auswählen und durch Klicken dann die Tabelle
einfügen. Alternativ kann man unterhalb des Gitternetzes auch TABELLE EINFÜGEN
auswählen und im jetzt geöffneten Dialogfenster die Zeilen- und Spaltenanzahl
eingeben. Anschließend mit OK bestätigen.
Möchte man Einstellung wie Textumbruch um die Tabelle, Ausrichtung in den Zelle,
Zeilenhöhe etc. vornehmen, kann man dies im Dialogfenster Tabelleneigenschaften.
Diese öffnet man durch Rechtsklick auf die Zelle und Auswahl von
TABELLENEIGENSCHAFTEN im Kontextmenü.
Durch Markierung der Tabelle öffnet sich im Menüband die Register Entwurf und
Layout des Tabellentools, in denen man weitere Bearbeitungsfunktionen findet
29
Die Tabellen können anschließende mit einer Vielzahl von Funktionen gestaltet
werden. Z.B. gibt es voreingestellte Tabellenformatvorlagen, in denen u.a.
Hintergrundfarben und Schriftart festgelegt sind.
Schnelltabelle abspeichern
Schattierungen, Rahmen und Schriftart können allerdings auch selber eingestellt
werden und die Formatierungen anschließend als Schnelltabelle gespeichert werden,
die dann jederzeit verwendet werden kann. Am schnellsten geht das Speichern mit
einer bereits erstellten Tabelle, aus der man gegebenenfalls den Text entfernt
(gesamte Tabelle markieren und auf ENTF drücken). Anschließend die gesamte
Tabelle wieder markieren und dann im Register Einfügen auf TABELLE klicken.
Unterhalb des Gitternetzes SCHNELLTABELLEN auswählen und in der nun
erscheinenden Liste AUSWAHL IN SCHNELLTABELLENKATALOG SPEICHERN anklicken. Es
öffnet sich das Dialogfenster Neuen Baustein erstellen, in dem der Name und die
Vorlage, in der der Baustein gespeichert werden soll, eingegeben werden kann.
Abschließend mit OK bestätigen. Die Tabelle kann nun über den Auswahlpunkt
SCHNELLTABELLEN in den Text eingefügt werden.
30
Excel-Tabellen
Excel-Tabellen erlauben die Durchführung verschiedenster Berechnungen, den
Einsatz vielfältiger Formeln und Funktionen und die Erstellung professioneller
Diagramme. Excel-Tabellen können entweder in Word direkt erstellt werden oder aus
bereits vorhandenen Excel-Dateien eingefügt werden. Für beides muss Excel auf dem
Computer installiert sein.
Excel-Tabelle in Word erstellen
Dazu den Cursor an der Stelle im Dokument platzieren, an der die leere Tabelle
eingefügt werden soll. Jetzt im Register Einfügen, Gruppe Tabelle auf TABELLE klicken
und den Eintrag EXCEL-KALKULATIONSTABELLE auswählen.
Wenn die Tabelle durch Doppelklick aktiviert wurde, steht zur Bearbeitung das
Menüband aus Excel zur Verfügung. Die Tabelle kann also wie aus Excel gewohnt,
bearbeitet werden. Um die Bearbeitung zu beenden, einfach auf einen Bereich
außerhalb der Tabelle klicken
Vorhandene Excel-Tabelle einfügen
Vollständig einfügen
Wiederum den Cursor an die gewünschte Position im Dokument setzen. Nun im
Register Einfügen, Gruppe Text auf OBJEKT klicken. Im jetzt geöffneten
Dialogfenster im Register Aus Datei erstellen auf DURCHSUCHEN klicken, die
gewünschte Datei auswählen und EINFÜGEN betätigen.
Wenn die Tabelle verknüpft eingefügt werden soll, muss außerdem noch das
Kontrollfeld VERKNÜPFEN aktiviert werden. Durch die Verknüpfung wird beim
Bearbeiten der Tabelle direkt der Inhalt der Quelltabelle verändert. Umgekehrt
können Änderungen an der Ursprungsdatei mithilfe von Aktualisierungen auch in die
Tabelle in Word übernommen werden.
Ausschnitt einfügen
Zunächst die Excel-Arbeitsmappe öffnen, den gewünschten Tabellenausschnitt
markieren und in die Zwischenablage kopieren (z.B. mit Strg und C). Bei geöffneter
Quelldatei (sonst ist eine Verknüpfung nicht möglich) den Cursor in die
Einfügeposition des Word-Dokumentes setzen und den Inhalt der Zwischenablage
mit Strg und V einfügen.
Nach dem Einfügen wird eine Optionsschaltfläche angezeigt, in der Einfügeoptionen
ausgewählt werden können. Hier kann u.a. ausgewählt werden, ob die Tabelle mit
der Ursprungsdatei verknüpft werden oder nur als Grafik eingefügt werden soll.
Verknüpfungen aktualisieren
Standardmäßig wird beim Öffnen des Dokuments ein Dialogfeld eingeblendet, über
das Verknüpfungen aktualisiert werden können. Um die Tabelle während der
Bearbeitung des Dokuments manuell zu aktualisieren, zunächst die Tabelle
markieren und dann F9 betätigen. Alternativ im Kontextmenü (Rechtsklick)
VERKNÜPFUNG AKTUALISIEREN auswählen.
31
BESCHRIFTUNGEN
Beschriftungen können z.B. für Tabellen, Grafiken oder Diagramme eingefügt werden.
Die mit der Beschriftungsfunktion eingefügten Beschriftungen kann man dann auch in
einem Abbildungsverzeichnis usw. auflisten lassen.
Zum Einfügen einer Beschriftung zunächst das zu beschriftende Element markieren.
Dann im Register Verweise, Gruppe Beschriftungen, auf BESCHRIFTUNGEN EINFÜGEN
klicken. Im Dialogfenster jetzt den Beschriftungstext eingeben, eine Bezeichnung
(Abbildung, Tabelle etc.) auswählen und die Position der Beschriftung angeben.
Abschließend mit OK bestätigen.
FORMELN
Das neue Word enthält eine integrierte Unterstützung für das Erstellen und Ändern von
Formeln. Daher werden die Formeln direkt in Word und nicht mehr in einem FormelEditor bearbeitet. Um eine Formel einzufügen klickt man in der Registerkarte Einfügen
und dann auf die Schaltfläche FORMEL.
Mit diesem neuen Formel-Tool kann man allerdings keine Formeln bearbeiten, die man
mit Hilfe des Formel-Editor 3.0 in einer früheren Word-Version erstellt hat. In diesem
Fall öffnet sich immer noch der Formeleditor 3.0, wenn man auf die Formel
doppelklickt.
Möchte man also alte Formeln mit den erweiterten Funktionen des neuen Formel-Tools
bearbeiten, muss man das gesamte Dokument in das neue Dateiformat formatieren (s.
S. 14)
Man kann allerdings auch weiterhin mit dem Formeleditor 3.0 Formeln in neuen
Dokumenten erstellen. Man findet ihn, indem man im Register Einfügen in der Gruppe
Text zunächst auf OBJEKT klickt und dann im Dialogfenster den Formeleditor 3.0 aus
der Liste auswählt.
32
Übersicht verschaffen
NAVIGATION
Mit dem Aufgabenbereich Navigation kann man sich schnell in großen Dokumenten
orientieren und zu gewünschten Textstellen gelangen. Der Aufgabenbereich wird an
der linken Seite des Anwendungsfensters eingeblendet und zeigt die Überschriften des
Dokumentes an, denen Überschrift-Formatvorlagen zugewiesen wurden.
Aktivieren des Navigationsbereichs
Um den Navigationsbereich zu aktivieren muss das entsprechende Kontrollfeld im
Register Ansicht, Gruppe Anzeigen angeklickt sein.
Der Navigationsbereich hat drei Register:
Register DURCHSUCHEN DER ÜBERSCHRIFTEN
Im ganz linken werden die Überschriften aufgelistet.
Möchte man alle Ebenen bis auf Überschrift 1 aus- bzw.
einblenden, aktiviert man mit Rechtsklick auf eine
Überschrift das Kontextmenü und wählt ALLE EBENEN
REDUZIEREN bzw. ALLE EBENEN ERWEITERN aus. Um
einzelne Ebenen zu erweitern oder zu reduzieren, klickt
man auf die Pfeilschaltfläche vor der Überschrift.
Im Kontextmenü findet man außerdem Befehle um neue
Überschriften einzufügen, Überschriften samt Unterebenen
höher oder tiefer zu stufen oder zu löschen. Außerdem
kann man einzelne Überschriften samt Unterebenen und Inhalt drucken lassen.
In diesem Register des Navigationsbereichs kann auch die Reihenfolge der
Überschriften geändert werden. Möchte man ein Kapitel (Überschrift mit Unterebenen
und Inhalt) an eine andere Stelle im Dokument setzen, kann man diese markieren und
mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Position in der Liste ziehen.
Register DURCHSUCHEN DER SEITEN
Im mittleren der drei Register werden Miniaturansichten der Seiten des Dokuments
angezeigt. Man kann sich so schnell einen Überblick über das Layout verschaffen und
zwischen den Seiten wechseln. Außerdem werden Suchergebnisse farbig im Text
hervorgehoben.
Register DURCHSUCHEN DER SUCHERGEBNISSE
In diesem Register werden sämtliche Fundstellen, für einen im Suchfeld angegebenen
Begriff, aufgelistet. So kann man schnell zwischen den verschiedenen Positionen
wechseln.
33
GLIEDERUNG VON DOKUMENTEN
Große, mehrseitige Dokumente lassen sich am Bildschirm nur schwer überblicken. Mit
der GLIEDERUNGSANSICHT (Register Ansicht, Gruppe Dokumentansichten) besteht die
Möglichkeit, schnell die Gliederung eines Textes zu erfassen. Die Gliederungsansicht
bietet weitgehend die gleich Funktionen wie der Navigationsbereich, durch die
Darstellung auf dem ganzen Bildschirm ist aber für bestimmte Funktionen eine bessere
Übersicht möglich.
Die Gliederungsansicht ist außerdem zur Verwaltung mehrerer Filialdokumente in
einem Zentraldokument (s. Seite 39) nötig.
VERZEICHNISSE ERSTELLEN
Verzeichnisse sind listenförmige Zusammenstellungen bestimmter Textteile. Um ein
Verzeichnis von Word automatisch erstellen zu lassen, müssen Teile die
aufgenommen werden sollen, entsprechend gekennzeichnet sein. Die Art der
Kennzeichnung hängt von der Art des zu erstellenden Verzeichnisses ab.
Inhaltsverzeichnis
Standardmäßig werden Absätze bei der Erstellung des Inhaltsverzeichnisses
berücksichtigt, die mit einer Überschriften-Formatvorlage formatiert sind und/oder
denen eine Gliederungsebene zugeordnet worden ist.
Word bietet drei verschieden gestaltete Inhaltsverzeichnisse für Überschriften an. Um
eins von ihnen einzufügen, klickt man im Register Verweise, Gruppe Inhaltsverzeichnis
auf INHALTSVERZEICHNIS und wählt anschließend die gewünschte Gestaltung für das
Inhaltsverzeichnis aus.
Inhaltsverzeichnis individuell gestalten
Um ein Inhaltsverzeichnis nach den eigenen Wünschen zu gestalten, muss man das
unten abgebildete Dialogfenster aufrufen, indem man im Register Verweise, Gruppe
Inhaltsverzeichnis auf INHALTSVERZEICHNIS klickt und dann den Eintrag
INHALTSVERZEICHNIS EINFÜGEN auswählt.
34
Bei  können Einstellungen für die Anzeige der Seitenzahlen und der Füllzeichen
vorgenommen
werden, während
im Listenfeld 
verschiedene
installierte
Vorlagen
aufgelistet sind.




Durch Klick auf
Optiononen  öffnet
sich das
nebenstehende
Dialogfenster. Hier
können auch selbst
definierte
Formatvorlagen dem
Inhaltsverzeichnis
hinzugefügt und den
jeweiligen
Verzeichnisebenen
zugeordnet werden.
Inhaltsverzeichnisses
orientieren sich an den
Gliederungsebenen.
Wird dem
Inhaltsverzeichnis eine
Formatvorlage zugeordnet, die keine Information zur Gliederungsebene enthält,
müssen die Verzeichnisebenen hier alle manuell eingegeben werden.
35
Möchte man hingegen die Darstellung im
Verzeichnis (Schriftart etc.) ändern, klickt
man auf ÄNDERN  woraufhin sich das
nebenstehende Fenster öffnet. Hier
markiert man nun eine der verwendeten
Verzeichnisebenen und betätigt
wiederum ÄNDERN. Im folgenden
Dialogfenster kann man die
gewünschten Formateinstellungen
vornehmen und mit OK bestätigen. Der
Vorgang wird für die weiteren
Verzeichnisebenen wiederholt und
abschließend die Dialogfenster
Formatvorlage und Inhaltsverzeichnis
durch Klick auf OK geschlossen.
Verzeichnis aktualisieren
Bei den Verzeichnissen handelt es sich
um Felder, die durch Markierung und
anschließenden Klick auf F9 aktualisiert
werden können
36
Abbildungs- und Tabellenverzeichnis
Das Abbildungs- bzw. Tabellenverzeichnis listet alle beschrifteten Abbildungen bzw.
Tabellen inklusive der Seitenzahlen auf. Die Schaltfläche zum Öffnen des unten
abgebildeten Dialogfensters befindet sich im Register Verweise in der Gruppe
Beschriftungen.
Das Fenster ist weitestgehend wie das zur Erstellung eines individuellen
Inhaltsverzeichnisses aufgebaut (s. Seite Inhaltsverzeichnis
34). Unter Beschriftungskategorie kann ausgewählt werden, ob man ein Abbildungsoder Tabellenverzeichnis erstellen möchte. Nach Betätigung von OK wird das
Verzeichnis eingefügt.
QUERVERWEISE
Um auf Informationen hinzuweisen, die im selben Text an anderer Stelle beschrieben
sind, können Querverweise verwendet werden. Querverweise können sich auf
verschieden Elemente, wie z.B. Überschriften, Textmarken, Abbildungen oder
Tabellen, beziehen. Der Verweistext kann dabei frei formuliert werden.
Die Querverweise werden als Felder eingefügt, was den Vorteil hat, dass der Inhalt
automatisch angepasst wird, wenn sich z.B. der Überschriftentext oder die
Kapitelnummer ändert, auf die sich der Querverweis bezieht.
Für den Querverweis zunächst den einleitenden Text ohne Bezugsangaben eingeben,
beispielsweise „vgl. Abschnitt“ oder „siehe hierzu“. Nun im Register Einfügen, Gruppe
Hyperlinks auf QUERVERWEIS klicken.
37
Es öffnet sich das abgebildete Dialogfenster:





Im Listenfeld  wird ausgewählt, auf welche Art von Element sich der Querverweis
beziehen soll (z.B. Überschrift, Abbildung oder Textmarke). Im Listenfeld  wird dann
das Ziel des Querverweises markiert, während im Listenfeld  bestimmt wird, auf
welches Element im Text verwiesen werden soll (z.B. gesamter Text oder nur die
Seitenzahl). Am Schluss die Einstellungen mit EINFÜGEN bestätigen. Das Dialogfenster
bleibt geöffnet, so dass direkt weitere Querverweise eingefügt werden können. Wenn
zusätzlich die relative Position (z.B. „siehe unten“) angezeigt werden soll, muss das
Kontrollkästchen  aktiviert werden. Querverweise werden standardmäßig als
Hyperlink eingefügt, d.h. dass man durch Strg und Klicken dem Link zur verwiesenen
Textstelle etc. folgen kann. Soll der Hyperlink nicht eingefügt werden, muss das
Kontrollfeld  ausgeschaltet werden.
Im Kontextmenü kann man den markierten Querverweis aktualisieren, während man
ihn mit der Entf-Taste löschen kann. Möchte man den Querverweis ändern, muss man
den vorhandenen markieren und durch einen neuen Verweis überschreiben.
38
Dokumente in einem Zentraldokument organisieren
Ein Zentraldokument enthält Verweise auf sogenannte Filialdokumente.
Zentraldokumente zu verwenden ist v.a. sinnvoll wenn ein Dokument entweder so
umfangreich ist, dass seine Bearbeitung wegen langer Lade- oder Speicherungszeiten
unkomfortabel ist oder weil sich ein Text aus mehreren Bestandteilen zusammensetzt,
die von verschiedenen Personen bearbeitet werden und/oder die mit den gleichen
Formatierungsmerkmalen versehen werden sollen.
Das Zentraldokument muss nicht unbedingt eigenen Text enthalten. Seine
Hauptfunktion besteht in der Verwaltung der Filialdokumente. Dazu enthält es
Verweise zu den Filialdokumenten, die einzeln gespeichert werden, und dann im
Zentraldokument in der gewünschten Reihenfolge angeordnet werden. Mithilfe des
Zentraldokumentes kann der gesamte Text z.B. mit einer einheitlichen Kopfzeile und
einer durchgehenden Seitennummerierung versehen werden. Außerdem können
Querverweise von einem Filialdokument zum anderen eingefügt werden.
Eine Datei, die einem Zentraldokument als Filialdokument zugeordnet ist, darf nicht
verschoben, umbenannt oder gelöscht werden, da sonst keine Verknüpfung mehr zum
Zentraldokument besteht.
FILIALDOKUMENTE IN EINEM ZENTRALDOKUMENT ZUSAMMENFASSEN
Zunächst das Dokument, das als Zentraldokument verwendet werden soll, öffnen bzw.
auf Basis der gewünschten Vorlage erzeugen. Anschließend zur GLIEDERUNGSANSICHT
wechseln (Register Ansicht). Im Register Gliederung nun erst auf DOKUMENT ANZEIGEN
klicken und dann auf EINFÜGEN.
Anschließend die gewünschte Datei mit Doppelklick auswählen. Je nach Dokumentund Formatvorlagen des Filial- und Zentraldokumentes blendet Word ein oder mehrere
Meldungen ein, die mit OK bzw. JA, ALLE bestätigt werden müssen. Dieser Vorgang
muss für jedes Filialdokument wiederholt werden.
FILIALDOKUMENTE VERWALTEN
In der Gliederungsansicht des Zentraldokumenten werden nun Kapitel, Überschriften
etc. der Filialdokumente gezeigt und können z.B. in ihrer Anordnung geändert werden.
Möchte man Änderungen am Filialdokument in einer anderen Ansicht vornehmen,
kann man es aus dem Zentraldokument heraus öffnen. Dazu doppelt auf das kleine
Dokumentsymbol (Quadrat) am (Zeilen-)Anfang des betreffenden Filialdokumentes
klicken. Das Dokument wird nun in einem neuen Fenster geöffnet und kann wie jedes
andere Word-Dokument bearbeitet und gespeichert werden. Schließt man das
Filialdokument wieder, wechselt man automatisch zum Zentraldokument zurück.
Zur besseren Übersicht können die Filialdokumente auch als Hyperlinks dargestellt
werden, die den Speicherort und den Namen der jeweiligen Datei angeben. Dazu im
Register Gliederung auf FILIALDOKUMENTE REDUZIEREN klicken. Um später wieder die
erweiterte Form anzuzeigen, muss FILIALDOKUMENTE ERWEITERN betätigt werden.
39
Dokument kontrollieren
Änderungen und Kommentare
Im Register Überprüfen finden sich verschieden Schaltflächen, die v.a. bei der
Bearbeitung eines Dokumentes durch mehrere Personen zum Einsatz kommen. Um
später nachvollziehen zu können, durch wen Änderungen etc. vorgenommen wurden,
sollte der Bearbeiter eines Dokumentes Namen und Initialen eintragen. Sollte die
Word-Kopie noch nicht dem jeweiligen Nutzer zugeordnet sein, kann man dies, indem
man in der Gruppe Nachverfolgung auf den Pfeil bei ÄNDERUNGEN NACHVERFOLGEN
klickt und anschließend auf BENUTZERNAMEN ÄNDERN. Im Dialogfenster können nun die
o.g. Eintragungen vorgenommen werden.
Damit nun alle Änderungen protokolliert werden können, muss die Schaltfläche
ÄNDERUNGEN NACHVERFOLGEN aktiviert werden. Die Schaltflächen zum späteren
ANNEHMEN oder ABLEHNEN von Änderungen befinden sich in der Gruppe Änderungen.
Um einen neuen Kommentar einzufügen, zunächst die zu kommentierende Stelle im
Text markieren und dann auf NEUER KOMMENTAR klicken. Der Kommentar und die
Benutzerinitiale werden in einer Sprechblase am Seitenrand angezeigt.
SUCHEN UND ERSETZEN
Um in großen Texten bestimmte Elemente oder Passagen schnell aufzufinden und zu
bearbeiten, kann man mit der Suchen-Funktion u.a. nach Textbestandteilen,
Formatierungen oder Objekten wie Grafiken und Tabellen suchen. Das entsprechende
Dialogfenster öffnet sich nach Klick auf die Schaltfläche SUCHEN bzw. ERSETZEN im
Register Start, Gruppe Bearbeiten.
RECHTSCHREIBPRÜFUNG
Die Rechtschreibprüfung kann im Register Überprüfen Gruppe Dokumentprüfung
aktiviert werden.
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WORD 2010 - TiHoDocs

Transcription

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