Domänenspezifisches Prozessmanagement

Domänenspezifisches
Prozessmanagement
Konstruktion und Evaluation einer Prozessmodellierungsund -analysemethode für die öffentliche Verwaltung
Inauguraldissertation
Zur Erlangung des akademischen Grades
eines Doktors der Wirtschaftswissenschaften
durch die Wirtschaftswissenschaftliche Fakultät
der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster
vorgelegt von
Michael Räckers, geb. Hünteler
aus Ahaus
Münster 2009
II
Kumulative Disserationen am
European Research Center for Information Systems
1) Niehaves, Björn The Reflective Designer: Designing IT-Consulting Processes, Münster, 2006.
2) Algermissen, Lars Prozessorientierte Verwaltungsmodernisierung: Gestaltung der Prozesslandschaft in
öffentlichen Verwaltungen mit der PICTURE-Methode, Münster, 2007.
3) Wehmeyer, Kai Strategic Marketing Channel Alignment & Consumer Acceptance of Mobile Services
and Mobile Marketing Communications, Münster, 2007.
4) Janiesch, Christian Contextual Method Design: Constructing Adaptable Modeling Methods for Information Systems Development, Münster, 2007.
5) Buddendick, Christian IT-Business-Alignment: Entscheidungsunterstützung durch Gestaltung und
Bewertung von Prozessmodellen, Münster, 2008.
6) Pfeiffer, Daniel Semantic Business Process Analysis: Building Block-based Construction of Automatically Analyzable Business Process Models, Münster, 2008.
7) Strauch, Gereon IT-Risikomanagement auf der Basis von Prozessmodellen, Münster, 2009.
D6 2010
Dekan: Prof. Dr. Stefan Klein
Erstberichterstatter: Prof. Dr. Jörg Becker
Zweitberichterstatter: Prof. Dr. Ulrich Müller-Funk
Termin der mündlichen Prüfung: 7. Januar 2010
III
Geleitwort
Das Prozessmanagement hat sich in den vergangenen Jahren als hilfreiches Instrument
erwiesen, Organisationen zu gestalten und Abläufe zu optimieren. Prozessmodelle helfen, sich Transparenz über die relevanten Aspekte einer Organisation zu verschaffen,
einen Überblick über die logische Abfolge von Aktivitäten zu geben oder die Produkte
und Leistungen, die dafür nötigen Ressourcen sowie die (internen und externen) Beteiligten an der Leistungserstellung zu explizieren. Die Bewertung bestehender Prozessmanagementansätze führt aber häufig zu der Erkenntnis, dass der Aufwand, der hierfür nötig ist, nur bedingt im Verhältnis zum erzielten Nutzen steht. Insbesondere die
Analyse der erstellten Prozessmodelle muss von Experten der angewendeten Methoden
durchgeführt werden und ist für die Entscheidungsträger in den Organisationen nicht
immer verständlich.
Mit dieser Erkenntnis vor Augen wurde die domänenspezifische Modellierungsmethode
PICTURE entwickelt. Entscheidender Unterschied der PICTURE-Methode zu bisher vorhandenen, klassischen Modellierungsansätzen ist die Integration von Domänenwissen
in die Modellierungssprache, d.h. in die semantisch vordefinierten Prozessbausteine.
Die Verwendung dieser Bausteine erleichtert die Prozessmodellierung erheblich, leitet
sie doch die Modellierer genau an und standardisiert die Ergebnisse. Gleichzeitig führt
die Verwendung der Bausteine dazu, dass Modelle entstehen, die auf einer semantischen Ebene automatisiert ausgewertet werden können.
Die Arbeit von Herrn Räckers setzt die Reihe der Arbeiten zur domänenspezifischen
Modellierung an meinem Lehrstuhl fort. Auf Basis der vielfältigen Erfahrungen im EUgeförderten Projekt PICTURE und in zahlreichen Praxisprojekten entwickelte er in diesem Umfeld mit seinen Kollegen die PICTURE-Methode und widmete sich verstärkt der
Evaluation und Bewertung der methodischen Vorteile von PICTURE. Die Ergebnisse
der in dieser Arbeit präsentierten Fallstudien und Laborexperimente zeigen, dass
PICTURE im inhärent vorgegebenen Kontext der öffentlichen Verwaltungen viel Potenzial bietet, das Prozessmanagement zu vereinfachen und in die Breite zu tragen. In
diesem Sinne freue ich mich, dass mit PICTURE nicht nur eine wissenschaftlich spannende Methode entwickelt wurde, vielmehr wurde auch eine praktisch brauchbare Methode geschaffen, wie die erfolgreiche Anwendung im Verwaltungsalltag zeigt.
Münster, Januar 2010
Prof. Dr. Jörg Becker
IV
V
Vorwort
Diese Arbeit markiert das Ende der Zeit meiner Promotion, Zeit einen Moment inne zu
halten und zurück zu schauen. Letztlich beschäftige ich mich nicht erst seit meiner
Zeit als wissenschaftlicher Mitarbeiter mit der prozessorientierten Verwaltungsmodernisierung. Schon in den letzten Zügen meines Studiums waren öffentliche Verwaltungen im Projektseminar und in der Diplomarbeit allgegenwärtig. Gerne denke ich an die
intensiven und hilfreichen Diskussionen mit meinem damaligen Betreuer Dr. Thorsten
Falk zurück, der mich ermunterte, auch nach dem Studienabschluss in diese Richtung
weiter zu gehen. Besonders schön war für mich, dass ich hier immer mein persönliches
Interesse für Politik und die Arbeit in den Verwaltungen mit meiner Arbeit – wie heißt
es so schön, das Angenehme mit dem Nützlichen – zu verbinden. Ich hatte die Gelegenheit, in vielen Projekten Verwaltungen und ihre Arbeitsweise kennen zu lernen,
Schlüsse für mein Vorhaben zu ziehen und auszuprobieren. Nicht zuletzt im EUPICTURE-Projekt hatte ich drei Jahre die Gelegenheit, Verwaltungshandeln auch in
unterschiedlichen europäischen Ländern kennen zu lernen. All diese Erkenntnisse sind
in die Publikationen, welche die Grundlage dieser Arbeit bilden, eingeflossen.
Das Gelingen meiner Dissertation verdanke ich insbesondere den exzellenten Arbeitsbedingungen am Lehrstuhl. Hierfür möchte ich meinem Doktorvater Herrn Prof. Dr.
Jörg Becker ganz besonders herzlich danken. Durch die Freiheiten und die Flexibilität,
die mir und meinen Kollegen eingeräumt wird, schafft er es, eine Arbeitsatmosphäre
zu schaffen, die motiviert und anspornt, sich selbst und die eigenen Ideen zu entwickeln und voran zu treiben. Darüber hinaus hat er mir mit den Aufgaben der Geschäftsführung ein Tätigkeitsfeld übertragen, welches vermeintlich viel Zeit raubt. Zeit,
die gern in die Dissertation investiert wäre, welches mir aber auch immer wieder die
Möglichkeit gab, mich auf ganz handfeste Dinge, Zahlen und Fakten, zurück zu ziehen
– und auch den Alltag der Universitätsverwaltung kennen zu lernen und reflektieren
zu können. Meinem Zweitgutachter Herrn Prof. Dr. Ulrich Müller-Funk möchte ich
ebenfalls herzlich für die interessanten Diskussionen während der Erstellung der Arbeit
danken.
Meiner Mutter sowie Sara Hofmann und Daniel Sigge möchte ich für die Unterstützung bei der Formatierung und der Korrektur der Arbeit danken. So hatte ich die Zeit
mich auf das Wesentliche, die Inhalte konzentrieren zu können.
Die Grundlage dieser kumulativen Dissertation sind die Veröffentlichungen. Basis dieser Veröffentlichungen sind Projekte, Ideen – und insbesondere Kollegen und Freunde,
mit denen diese Ideen in vielen Diskussionen zu Artikeln wurden. An erster Stelle
möchte ich hier Dr. Lars Algermissen, Philipp Bergener, Dr. Thorsten Falk und Dr. Da-
VI
niel Pfeiffer nennen. Lars, Thorsten, Daniel, ihr wart es, mit denen ich schon zum Ende
des Studiums an PICTURE gearbeitet habe. Daniel, Philipp, ihr wart es mit denen ich
viele dieser Ideen im Laufe meiner Promotionszeit in die für diese Arbeit nötigen Veröffentlichungen umsetzen konnte. In so mancher Nacht- aber auch Wochenendsitzung
seid ihr zu mehr als zu Kollegen geworden. Auch meine anderen Mitautoren Dominic
Breuker, Stefan Kleist und Lukasz Lis haben zum Gelingen dieser Arbeit beigetragen.
Danke für die spannenden Diskussionen und zielführende Arbeit mit euch.
Die Arbeit am Lehrstuhl bestand nicht nur aus der Arbeit an der Dissertation. Einen
gewichtigen Anteil hat stets die MEMO-Tagung eingenommen, die ich dreimal organisieren durfte. Dies wäre aber nicht möglich gewesen ohne Katrin Bergener. Katrin,
danke für dein immer freundliches Gemüt, auch wenn die Aussteller- oder Besucherakquise gerade zäh lief und die immer wieder gegebene Entlastung von Aufgaben,
wenn mich gerade andere Dinge von der Tagungsvorbereitung abhielten.
Auch wenn die Rahmenbedingungen am Lehrstuhl beste Voraussetzungen für eine
erfolgreiche Promotion bieten, ohne ein privates Umfeld, welches einem immer wieder
Rückzug ermöglicht, wäre die Arbeit nicht zu realisieren gewesen. Zuerst möchte ich
meinen Eltern Angelika und Felix Hünteler danken. Ihr habt mir diesen Weg ermöglicht, spätestens angefangen mit der durchwachten Nacht in der Canisiusschule, um
mir dort das Abitur zu ermöglichen. Ihr habt mich immer auf diesem Weg mit eurem
Verständnis und eurer Fürsorge ermuntert. Zu dieser Familienbande gehören aber auch
meine Schwester Sandra mit Familie, meine Schwester Martina, mein Onkel Ludwig,
meine Großeltern Antonia, Magda und Theo und meine Schwiegereltern Elisabeth und
Hans Räckers, auch mein guter Freund Knut Zengerling. Ihr alle habt, jeder auf seine
Art, geholfen, dass ich hier und heute diese Zeilen verfassen kann. Danke.
Die abschließenden, persönlichsten Worte möchte ich meiner lieben Frau Eva und unseren beiden Kleinen, Clara und Joris sagen. Ihr habt so manche Zeit, wenn ich unterwegs war, zu spät aus dem Büro kam oder auch zuhause keine Ruhe für euch finden
konnte, immer verständnisvoll auf mich verzichtet. Das Schönste ist, dass, selbst wenn
ich euch Kinder so manche Woche nicht zu Gesicht bekam, ihr immer noch Papa zu
mir gesagt habt und sagt. Eva, dir kann ich dafür gar nicht genug danken. Du hast mit
deiner Liebe, deinem klaglosen Verständnis, dem Kümmern um ein Zuhause zum
Wohlfühen und deiner immer wieder gegebenen Ermutigung dafür gesorgt, dass ich
bis hierher kommen konnte.
Münster, Januar 2010
Michael Räckers
VII
Für Eva, Clara und Joris
VIII
IX
Inhaltsverzeichnis
Geleitwort .................................................................................................................................. III Vorwort....................................................................................................................................... V Inhaltsverzeichnis.................................................................................................................... IX Abbildungsverzeichnis ......................................................................................................... XIII Tabellenverzeichnis ................................................................................................................ XV Abkürzungsverzeichnis ...................................................................................................... XVII Teil A........................................................................................................................................... 1 1 Einleitung ............................................................................................................................. 3 1.1 Effizientes Prozessmanagement durch Domänenorientierung ............................. 3 1.2 Ziel der Arbeit ............................................................................................................. 5 2 Die öffentliche Verwaltung als Gegenstand der Betrachtung ....................................... 6 2.1 Merkmale der öffentlichen Verwaltung .................................................................. 6 2.2 Organisatorische Strukturen der öffentlichen Verwaltung ................................... 9 2.3 Vorgangsbearbeitung als Kernaufgabe der öffentlichen Verwaltung ............... 12 2.4 Reformdruck in der öffentlichen Verwaltung ...................................................... 14 2.5 Prozessorientierung als Reforminstrument in der öffentlichen Verwaltung .... 16 3 Modell, Methode und Methodenentwicklung ................................................................ 20 3.1 Der Modellbegriff ..................................................................................................... 20 3.2 Metamodelle als Instrument der Methodenentwicklung ..................................... 22 3.3 Grundlagen der Methodenentwicklung ................................................................. 24 3.4 Domänenspezifische Modellierungsmethoden...................................................... 27 4 Forschungsmethodische Einordnung .............................................................................. 30 4.1 Forschungsfrage der Arbeit ..................................................................................... 30 4.2 Wissenschaftstheoretische Positionierung ............................................................ 32 4.3 Angewendete Forschungsmethoden ...................................................................... 38 5 Forschungsprozess ............................................................................................................ 44 5.1 Anforderungen an eine Prozessmanagementmethode für die öffentliche
Verwaltung ................................................................................................................ 44 5.2 Die PICTURE-Modellierungs- und -analysemethode........................................... 47 5.3 Das PICTURE-Vorgehensmodell ............................................................................. 56 5.4 Praktische Evaluation der PICTURE-Methode ...................................................... 59 5.5 Empirische Evaluation der PICTURE-Methode ..................................................... 65 5.6 Erkenntnisse und weiterer Forschungsbedarf ....................................................... 77 Teil B ......................................................................................................................................... 83 Verwendete Publikationen und Anmerkungen zur Formatierung ................................... 85 1 Bausteinbasierte Modellierung von Prozesslandschaften mit der PICTURE-Methode
am Beispiel der Universitätsverwaltung Münster ......................................................... 89 1.1 Die Prozesslandschaft als neues Handlungsfeld der Prozessgestaltung in
öffentlichen Verwaltungen ..................................................................................... 91 X
1.2 Problemstellung: Modellierung der Prozesslandschaft in öffentlichen
Verwaltungen ............................................................................................................ 92 1.3 Aufbau der PICTURE-Methode ............................................................................... 96 1.4 Anwendung der PICTURE-Methode zur Erstellung eines Prozessregisters in der
Universitätsverwaltung Münster .......................................................................... 103 1.5 Evaluation der PICTURE-Methode ....................................................................... 107 1.6 Zusammenfassung und weiterer Forschungsbedarf .......................................... 110 2 Domain Specific Process Modelling in Public Administrations – The PICTUREApproach .......................................................................................................................... 113 2.1 Process Modeling in Public Administrations...................................................... 114 2.2 Requirements of a Domain-specific Modeling Method ..................................... 115 2.3 The PICTURE-Method ............................................................................................ 117 2.4 Evaluation of the PICTURE-Method .................................................................... 122 2.5 Conclusions and Further Research ....................................................................... 124 3 Migrating Process Models between PICTURE and BPMN/EPC ................................. 127 3.1 Introduction............................................................................................................. 128 3.2 PICTURE, BPMN and EPC Modeling Languages ................................................ 129 3.3 Assessment of the Feasibility of Model Migration ............................................ 132 3.4 Conclusion and Outlook ........................................................................................ 135 4 Evaluation of ICT Investments in Public Administrations based on Business Process
Models............................................................................................................................... 137 4.1 ICT Investments in Public Administrations ........................................................ 138 4.2 The PICTURE Process Modeling Approach ......................................................... 139 4.3 An Architecture to Evaluate ICT Investments .................................................... 143 4.4 Implementation and Use of the Reporting Framework ..................................... 146 4.5 Conclusions and Further Research ....................................................................... 148 5 Process-Based Governance in Public Administrations Using Activity-Based Costing151 5.1 Introduction............................................................................................................. 152 5.2 Activity-based costing in public administrations .............................................. 153 5.3 PICTURE-Method .................................................................................................... 154 5.4 Integration of Activity-Based Costing and PICTURE ........................................ 158 5.5 Activity-based Costing in PICTURE – an Example............................................ 159 5.6 Conclusion and Outlook ........................................................................................ 161 6 How to inform the Point of Single Contact? – A Business Process Based Approach163 6.1 Introduction............................................................................................................. 164 6.2 Challenges of distributed process modeling ....................................................... 165 6.3 Distributed business process modeling with the PICTURE-approach.............. 168 6.4 Evaluation of the PICTURE-approach for distributed modeling ...................... 171 6.5 Conclusion ............................................................................................................... 174 7 Constructing Comparable Business Process Models with Domain Specific
Languages - An Empirical Evaluation ......................................................................... 175 7.1 Introduction............................................................................................................. 176 XI
7.2 7.3 7.4 7.5 Notions of Variation in Business Process Modeling.......................................... 177 Traditional and Semantic Building Block-based Process Modeling ................ 179 Evaluation of the Semantic Building Block-based Approach .......................... 183 Conclusion ............................................................................................................... 188 8 Evaluating the Expressiveness of Domain Specific Modeling Languages using the
Bunge-Wand-Weber Ontology ...................................................................................... 191 8.1 Introduction............................................................................................................. 192 8.2 Semantic building block-based modeling ........................................................... 193 8.3 The Bunge-Wand-Weber ontology ...................................................................... 197 8.4 Research methodology ........................................................................................... 198 8.5 Evaluation ............................................................................................................... 200 8.6 Conclusion ............................................................................................................... 205 9 Literaturverzeichnis......................................................................................................... 207 Anhang A: Lebenslauf Michael Räckers ............................................................................ 229 Anhang B: Publikationsverzeichnis Michael Räckers ...................................................... 231 Buchkapitel ...................................................................................................................... 231 Konferenzbeiträge ............................................................................................................ 232 Zeitschriftenbeiträge ....................................................................................................... 234 Andere Veröffentlichungen............................................................................................. 235 XII
XIII
Abbildungsverzeichnis
Teil A
Abb. 2.1: Abb. 2.2: Abb. 2.3: Abb. 3.1: Abb. 3.2: Abb. 3.3: Abb. 4.1: Abb. 4.2: Abb. 4.3: Abb. 4.4: Abb. 4.5: Abb. 5.1: Abb. 5.2: Abb. 5.3: Abb. 5.4: Abb. 5.5: Abb. 5.6: Abb. 5.7: Abb. 5.8: Abb. 5.9: Abb. 5.10: Abb. 5.11: Abb. 5.12: Abb. 5.13: Aufteilung der Verwaltungsebenen in Deutschland ..................................... 7 Charakterisierende Merkmale der öffentlichen Verwaltung ........................ 8 Verwaltungsgliederungsplan der KGSt ......................................................... 11 Sprach- und prozessorientierte Metamodellierung ..................................... 23 Der Methodenbegriff ....................................................................................... 25 Semantisch vordefiniertes, domänenspezifisches Modellelement............. 28 Gründe für den Verzicht auf die Prozessmodellierung in öffentlichen
Verwaltungen ................................................................................................... 30 Systematisierung der Forschungsziele der Arbeit ....................................... 32 Epistemologische Leitfragen .......................................................................... 33 Design-Science-orientierter Forschungsprozess .......................................... 39 Forschungsprozess dieser Arbeit ................................................................... 43 Prozessbausteine der PICTURE-Methode, gruppiert
nach Anwendungsphasen............................................................................... 47 Beispiel für einen Prozessbaustein der PICTURE-Methode ........................ 48 Zusammenhang Prozesse, Teilprozesse, Varianten und Anker ................. 49 PICTURE Metamodell - Modellierungsteil .................................................... 50 Sichten der PICTURE-Methode ...................................................................... 51 Zusammenhang des Modellierungs- und –analyseteils der PICTUREMethode ............................................................................................................ 52 PICTURE Metamodell - Analyseteil .............................................................. 54 Vorgehen bei der Modellierung mit der PICTURE-Methode ...................... 57 Modellierungsumgebung in der PICTURE-Prozessplattform ..................... 58 Screenshot: Erstellung eines PBM ................................................................. 62 Durchschnittliche Ähnlichkeit der PICTURE- und EPK-Modelle .............. 67 Anzahl der Variationen in den PICTURE- und EPK-Prozessmodellen
aufgeteilt nach Variationsart ......................................................................... 70 Prozessbausteine der PICTURE-Methode, gruppiert nach BWW............... 74
Teil B
Abb. 1.1: Abb. 1.2: Abb. 1.3: Abb. 1.4: Abb. 1.5: Abb. 1.6: Fig. 2.1: Fig. 2.2: Fig. 3.1: Fig. 3.2: Fig. 3.3: Forschungsprozess dieses Beitrags ................................................................ 92 Prozessbausteine in PICTURE ........................................................................ 97 Beispiel für einen Prozessbaustein in PICTURE........................................... 98 Vorgehen bei der Modellierung mit PICTURE ........................................... 100 Prozess zur Gewährung von Forschungsfreisemestern in der PICTURENotation .......................................................................................................... 105 Prozessregister der Universitätsverwaltung Münster ................................ 106 The Process Building Block “Incoming Document”. ................................. 118 Processes, sub-processes and process variants. ......................................... 119 PICTURE metamodel. .................................................................................... 130 BPMN metamodel. ......................................................................................... 132 EPC metamodel. ............................................................................................. 132 XIV
Fig. 3.4: Fig. 3.5: Fig. 4.1: Fig. 4.2: Fig. 4.3: Fig. 4.4: Fig. 4.5: Fig. 4.6: Fig. 4.7: Fig. 5.1: Fig. 5.2: Fig. 6.1: Fig. 6.2: Fig. 7.1: Fig. 7.2: Fig. 7.3: Fig. 8.1: Mapping of PICTURE concepts on BPMN/EPC concepts. ........................ 134 Mapping of BPMN/EPC concepts on PICTURE concepts. ........................ 135 Views, Building Blocks, and Attributes within the PICTURE-method. .. 140 Processes, Sub-Processes, Variants, and Anchors within the PICTUREmethod. ........................................................................................................... 142 Example Process “Update Citizen Register” in PICTURE-Notation. ....... 143 Logical Architecture of the Reporting Framework and the Process
Landscaping Module. .................................................................................... 144 Metamodel of the Pattern-based Analysis. ................................................ 146 Screenshot of the Construction of a PBBPattern. ..................................... 147 Screenshot of a DMS Report. ....................................................................... 148 PICTURE Process Building Blocks. .............................................................. 156 Exemplary process “Modification of an income tax card”. ..................... 160 PICTURE local view. ...................................................................................... 170 PICTURE global view. ................................................................................... 171 A Process Building Block and a Section from a Domain Ontology. ...... 181 Average similarity degrees for PICTURE and EPC models....................... 185 Number of variations for PICTURE and EPC according to the different
variation types. .............................................................................................. 187 PBB of PICTURE............................................................................................. 196 XV
Tabellenverzeichnis
Teil A
Tab. 2.1: Tab. 2.2: Tab. 5.1: Tab. 5.2: Tab. 5.3: Tab. 5.4: Gewaltenteilung und Verwaltungsebenen in Deutschland .......................... 7 Unterschiede zwischen öffentlicher Verwaltung und privatem Sektor .... 10 Vergleich der Elemente der PKR und der PICTURE-Methode ................... 56 Vergleich der Modellierungsaufwände in den Fallstudien PICTURE MoVe,
PICTURE@MS und ProWiKom mit dem Projekt Regio@KomM .............. 63 Überblick über die Anzahl der mit PICTURE modellierten Prozesse ........ 65 Zuordnung der PICTURE- und ARIS-Methodenkonstrukte zu den BWW
Ontologiekonstrukten ...................................................................................... 73
Teil B
Tab. 0.1: Tab. 0.2: Tab. 1.1: Tab. 1.2: Tab. 2.1: Tab. 2.2: Tab. 2.3: Tab. 2.4: Tab. 3.1: Tab. 4.1: Tab. 5.1: Tab. 5.2: Tab. 6.1: Tab. 6.2: Tab. 6.3: Tab. 7.1: Tab. 7.2: Tab. 8.1: Tab. 8.2: Liste der verwendeten Publikationen ............................................................ 85 Weitere Publikationen im Umfeld dieser Dissertation ................................ 86 Übersicht Publikation 1 .................................................................................. 89 Vergleich der Projekte Regio@KomM und PICTURE MoVe. ................... 109 Übersicht Publikation 2 ................................................................................ 113 Examples for Process Building Blocks with their specification. ............. 118 Examples for attributes including their specification. ............................. 119 Process acquisition times.............................................................................. 124 Übersicht Publikation 3 ................................................................................ 127 Übersicht Publikation 4 ................................................................................ 137 Übersicht Publikation 5 ................................................................................ 151 Comparison of Elements of Activity-Based Costing/PICTURE. ............... 159 Übersicht Publikation 6 ................................................................................ 163 Description of Distributed Modeling Conflicts (Pfeiffer 2008). ............... 168 Overview of the processes modeled in PICTURE-projects. ...................... 173 Übersicht Publikation 7 ................................................................................ 175 Description of the variations between business process diagrams. ........ 179 Übersicht Publikation 8 ................................................................................ 191 Comparison BWW mapping PICTURE and ARIS. ..................................... 205 XVI
XVII
Abkürzungsverzeichnis
ABC
AD
AMCIS
ARIS
BPD
BPEL
BPMN
BMI
BWW
CAME
CASE
DIN
DMS
DOMEA
Activity-based Costing
Aktivitätsdiagramm / Activity Diagram
Americas Conference on Information Systems
Architektur integrierter Informationssysteme
Business Process Diagram
Business Process Execution Language
Business Process Modeling Notation
Bundesministerium des Innern
Bunge-Wand-Weber
Computer Aided Method Engineering
Computer Aided Software Engineering
Deutsches Institut für Normung
Dokumentenmanagementsystem / Document Management System
Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im ITgestützten Geschäftsgang
ECIS
European Conference on Information Systems
eEPK
erweiterte Ereignisgesteuerte Prozesskette
eERM
extended Entity Relationship Model
EGOV
Electronic Government
E-Government Electronic Government
ELAK
Elektronischer Akt
EM
Electronic Markets
EPC
Even-driven Process Chain
EPK
Ereignisgesteuerte Prozesskette
EU-DLR
Europäische Dienstleistungsrichtlinie
HICSS
Hawai‘i International Conference on System Sciences
IDEF
Integrated Definition Methods
ICT
Information and Communication Technology
IKT
Informations- und Kommunikationstechnologie
IS
Information Systems
IT
Informationstechnologie
JNL
Zeitschriftenartikel bzw. Journalbeitrag
KON
Konferenzbeitrag
KBSt
Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung
KGSt
Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement
KPI
Key Performance Indicator
XVIII
LNCS
NIAM
NKF
NPM
MEL
MKWI
MoVe
OA
OMG
OML
PA
PACIS
PB
PBB
PBBPattern
PBM
PICTURE
Lecture Notes in Computer Science
Nijssen’s Information Analysis Method
Neues Kommunales Finanzmanagement
New Public Management
Method Engineering Language
Multikonferenz Wirtschaftsinformatik
Moderne Verwaltung
Optical Archive
Object Management Group
Open Modeling Language
Public Administration
Pacific Asia Conference on Information Systems
Prozessbaustein
Process Building Block
Process Building Block Pattern
Prozessbausteinmuster
Process Identification and Clustering for Transparency in Reorganizating Public Administrations
PKR
Prozesskostenrechnung
PO
Processed Object
ProWiKom
Prozessorientiertes Wissensmanagement in Kommunalverwaltungen
Regio@KomM Realisierung von Electronic Government in Organisationen der Kommunalverwaltungen im Münsterland
SBBL
Semantic Building Block-based Language
UML
Unified Modeling Language
VHB
Verband der Hochschullehrer für Betriebswirtschaft e. V.
VwGO
Verwaltungsgerichtsordnung
VwVfG
Verwaltungsverfahrensgesetz
WFMS
Workflow Management System
WI
Wirtschaftsinformatik
WKWI
Wissenschaftliche Kommission Wirtschaftsinformatik
WWU
Westfälische Wilhelms-Universität Münster
XIX
XX
Teil A
“Der Anfang ist die Hälfte des Ganzen.”
- ARISTOTELES
2
3
1
Einleitung
1.1
Effizientes Prozessmanagement durch Domänenorientierung
Geschäftsprozessmodellierung1 rückt zunehmend in den Fokus der Arbeit der Verantwortlichen für die Gestaltung von Organisationen. Geschäftsprozessmodelle ermöglichen ihnen, sich Transparenz über die relevanten Aspekte der Organisation einer Unternehmung oder einer Verwaltung zu verschaffen. Die Transparenz ergibt sich vor
allem aus dem Überblick über die logische Abfolge der Aktivitäten in der Organisation.
Ferner ermöglichen Geschäftsprozessmodelle es, die Produkte und Leistungen, die dafür nötigen Ressourcen sowie die (internen und externen) Beteiligten an der Leistungserstellung zu explizieren.
Darüber hinaus ist die Geschäftsprozessmodellierung Gegenstand der Wirtschaftsinformatikforschung (Becker et al. 2008d; Becker & Schütte 2004; Scheer 2001), beispielsweise, um Sicherheitsrisiken einer Unternehmung zu erfassen (Herrmann &
Herrmann 2006), die operativen Risiken in den Aktivitäten einer Organisation zu explizieren (Jallow et al. 2006) oder um die Leistungsfähigkeit, Effizienz und Effektivität
(Drucker 1967) einer Organisation zu strukturieren (Kueng 2000). Diese Beispiele zeigen, dass die Modellierung und die Analyse von Geschäftsprozessen ein großes Potenzial für eine systematische Steuerung durch die Managementebene einer Organisation
birgt.
Wichtig neben der strukturellen Betrachtung der Geschäftsprozesse ist aber vor allem
eine semantische Analyse der relevanten Informationen, um eine sichere und zielgerichtete Entscheidungsfindung zu ermöglichen (Dalal et al. 2004). Zu beachten ist
hierbei aber insbesondere, dass die Zielsetzung ein ganzheitliches Geschäftsprozessmanagement durchzuführen das Management von einer großen Menge an Daten erfordert. Dies ist viel weniger ein Ressourcen- als ein Strukturierungsproblem.
Aktuell werden Prozesse in Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen überwiegend
manuell ausgewertet. Insbesondere Mitarbeiter in kleineren Organisationen verfügen
häufig nicht über das methodische Wissen um Prozessmodellierungs- und Prozessanalysemethoden (Benamou 2005). Dies führt dazu, dass in der Regel eine externe Unterstützung durch Methodenexperten in Anspruch genommen wird (Davenport & Short
1
Im Folgenden werden die Begriffe Geschäftsprozessmodellierung und Prozessmodellierung synonym verwendet.
4
1990). Diese Methodenexperten erfassen das nötige Wissen aus der Organisation und
erstellen auf dieser Basis die Prozessmodelle. Diese Modelle werden dann von den Methodenexperten manuell bewertet und analysiert, beispielsweise um Schwachstellen im
Ablauf zu finden (Becker et al. 2006b; Kusiak et al. 1994), zu bewerten, ob die Prozesse mit vorgegebenen Regeln, Normen und Gesetzen konform gehen (Namiri & Stojanovic 2007), um mögliche operative Risiken im Prozessablauf zu identifizieren (Herrmann & Herrmann 2006; Jallow et al. 2006), um die generelle Leistungsfähigkeit einer
Organisation zu bewerten (Kueng 2000) oder um, zum Beispiel durch die Einführung
von Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT), die Prozessabläufe zu unterstützen (Arendsen et al. 2008; Becker et al. 2008b).
Die Bewertung dieses Vorgehens führt zu folgenden Schlüssen: Die Prozessanalyse ist
teuer, zeitaufwändig und, da die Prozessanalyse lediglich von Methoden-, nicht von
Domänenexperten durchgeführt wird, für die Entscheidungsträger in den Organisationen nicht immer nachvollziehbar. Dies führt dazu, dass ein ganzheitlicher, transparenter Ansatz für ein Prozessmanagement erstrebenswert ist.
Bisher wird Prozessmodellierung und Prozessanalyse in der Regel mit so genannten
generischen bzw. universellen Modellierungssprachen2 durchgeführt. Beispiele hierfür
sind Aktivitätsdiagramme (AD) (Object Management Group 2004), die Business Process Modeling Notation (BPMN) (Object Management Group 2008) oder die Ereignisgesteuerten Prozessketten (EPK) (Scheer 2000). Hierbei handelt es sich um sehr flexible,
stets einsetzbare Methoden, die die strukturierte Beschreibung der Prozessabläufe ermöglichen. Eher spezifische Anforderungen wie: (1) Wie kann eine große Anzahl an
Prozessen konsistent und effizient erfasst und strukturiert werden, (2) welche Veränderungen in den Prozessmodellen haben welchen Einfluss auf die generelle Effizienz der
Prozesse oder (3) welche Prozesse oder Teilschritte sind durch welche gesetzlichen/regulatorischen Rahmen bedingt (Fraser et al. 2003; Seltsikas & Palkovits 2006)
können nicht in einer (semi-)automatisierten und damit schnellen Art und Weise ausgewertet werden. Dies liegt daran, dass all diesen Methoden gemeinsam ist, dass lediglich auf einer syntaktischen Ebene Elemente und Regeln definiert sind. Die für die Beantwortung insbesondere der Frage (3) und ähnlicher Fragestellungen nötige semantische Analyse von Prozessmodellen ist aber nicht möglich.
2
PFEIFFER unterscheidet zwischen syntaktischen und semantischen Modellierungsssprachen. Die hier
als generisch bzw. universell bezeichneten Modellierungssprachen fallen in die Kategorie der syntaktischen Modellierungssprachen, vgl. (Pfeiffer 2008), S. 40-43.
5
1.2
Ziel der Arbeit
Ziel der Forschungsarbeiten im Rahmen dieser kumulativen Dissertation ist bzw. war
es, eine Methode zu schaffen, die genau dieses Defizit generischer Modellierungssprachen adressiert. Neben der Entwicklung der Methode stand die Evaluation dieser neu
gestalteten Methode sowohl vor dem Hintergrund der praktischen Nutzbarkeit aber
auch vor dem Hintergrund der (zeitlich) effizienten Einsetzbarkeit im Rahmen von
Prozessmanagement im Fokus der Forschungsarbeiten. Als Anwendungsdomäne wurde
die öffentliche Verwaltung gewählt, da diese sich besonders für ein strukturiertes, ja
nahezu standardisiertes Prozessmanagement eignet (Algermissen 2007).
Im Folgenden wird ein Überblick über die Domäne öffentliche Verwaltung gegeben
und motiviert, warum sich diese Domäne für die Entwicklung und die Anwendung
einer domänenspezifischen Prozessmodellierungsmethode eignet. Es wird argumentiert,
dass Verwaltungen eine (prozessorientierte) Reform der Strukturen dringend benötigen,
zum einen ob der bisherigen Strukturen, zum anderen ob der generellen Aufgaben und
deren Beschaffenheit. Daneben wird ein kurzer Abriss über die Grundlagen der Methodenentwicklung sowie der domänenspezifischen Modellierung gegeben, ehe die Forschungsfrage expliziert wird, die Arbeit wissenschaftstheoretisch positioniert wird, die
verwendeten Forschungsmethoden zusammengefasst werden und der Forschungsprozess dargestellt wird, der ferner in den Veröffentlichungen im Teil B dieser Dissertation
dokumentiert ist.
6
2
Die öffentliche Verwaltung als Gegenstand der Betrachtung
2.1
Merkmale der öffentlichen Verwaltung
Der Begriff öffentliche Verwaltung bezieht sich auf verschiedene Organe auf Bundesebene, Landesebene und kommunaler Ebene. Jede Ebene hat verschiedene Aufgabenfelder zu bearbeiten und ist dementsprechend unterschiedlich organisiert.
Im Rahmen der Gewaltenteilung obliegt der Verwaltung die Ausführung von gesetzlichen Vorgaben. Sie erfüllt damit Aufgaben der exekutiven Gewalt. Die Gesetze und
Verordnungen werden von der Legislative verabschiedet und damit legitimiert. Die
Verwaltung handelt im Auftrag der Legislative. Die dritte Gewalt im verfassungsrechtlichen System ist die Judikative. Diese ist bei Streitfällen für die Auslegung der Gesetze
zuständig (Brandstätt 2000). An dieser Einteilung orientierend bezieht sich die vorliegende Arbeit auf den exekutiven Teil des öffentlichen Sektors (vgl. Tab. 2.1).
In diesen Verwaltungsorganisationen bzw. in der öffentlichen Verwaltung arbeiten ca.
4,5 Millionen Beschäftigte (Statistisches Bundesamt 2009a). Tendenziell sinkt die Zahl
der Beschäftigten in diesem Bereich, aktuell sind dies etwa 11,8% der in Deutschland
Erwerbstätigen (BMI 2009). Abb. 2.1 gliedert die Verwaltungsorgane vertikal in die
Bundesebene, Landesebene und kommunale Ebene und gibt ferner einen Überblick
über die Anzahl der jeweiligen Einheiten auf den entsprechenden Ebenen. Bereits hier
zeigt sich als ein Merkmal die große Anzahl an strukturgleichen Organisationseinheiten im öffentlichen Sektor.
Die Aufgaben der öffentlichen Verwaltung lassen sich allgemein in fünf Merkmale
zusammenfassen, welche die öffentliche Verwaltung charakterisieren (vgl. (Algermissen 2007; Reichard 1987; Seifert 1998) bzw. Abb. 2.2). Anstatt einer Definition werden
im Folgenden die wesentlichen Aufgaben der öffentlichen Verwaltung näher beschrieben, um so die entsprechenden Eigenschaften zusammenzufassen und die öffentliche
Verwaltung so zu charakterisieren. Diese Vertiefung präzisiert im Besonderen das in
Abb. 2.2 unter Zielsetzung gefasste Merkmal der Erfüllung öffentlicher Aufgaben sowie
im Weiteren das unter Handlungsform gefasste Merkmal der Vorbereitung, Umsetzung
und Kontrolle politischer Entscheidungen und Aktionen.
Die Aufgaben im Rahmen der Zielsetzung ergeben sich aus der Existenz eines Staates,
der die Verwaltung mit der Durchführung der im Staat anfallenden Aufgaben betraut
(Brandstätt 2000). Die Aufgaben eines Staates lassen sich in Primäraufgaben (z. B.
Wahrung der äußeren und inneren Sicherheit, soziale Absicherung, Gesundheitsfürsorge), politische Systemaufgaben (z. B. Information der politischen Organe), Bestandsauf-
7
gaben (z. B. Organisation der Verwaltung, Rekrutierung von Personal, Beschaffung von
Einnahmen) und in Annexaufgaben (Tätigkeiten zur Unterstützung der vorher genannten Aufgaben, z. B. Postdienst) gliedern (Brandstätt 2000; Wallerrath 1992).
Legislative
Exekutive/Verwaltung
Politik
Bundesebene
Bundestag
Beispiele
Bundesverwaltung
Bundesministerien
Bundesforschungs-
Judikative
Justiz
Bundesgerichtshof
einrichtungen
Bundeskriminalamt
Landesebene
Kommunale
Ebene
Landtag
Gemeinderat
Landesverwaltung
Staatskanzleien
Kommunalverwaltung
Stadtverwaltungen
Landesministerien
Landgericht
Rechnungshöfe
Kreisverwaltungen
Verwaltungsgericht
Verwaltungsgemeinschaften
Untersuchungsbereich der
Arbeit
Quelle: Vgl. Algermissen (2007), S. 2.
Tab. 2.1:
Gewaltenteilung und Verwaltungsebenen in Deutschland
Quelle: Vgl. Fuchs (2009), S. 20.
Abb. 2.1:
Aufteilung der Verwaltungsebenen in Deutschland
Aus diesem Aufgabenspektrum lassen sich verschiedene Verwaltungsbereiche und damit verbundene Handlungsformen für die Verwaltung ableiten. Die Ordnungsverwaltung ist verantwortlich für den Vollzug von Gesetzen. Insbesondere obliegt ihr die
Kontrolle und Überwachung der Einhaltung von Gesetzen. Die Dienstleistungsverwaltung erbringt technische und personelle Leistungen auf Basis der Gesetze. In den Bereich der wirtschaftenden Verwaltung fallen die Betreuung des Vermögens sowie der
Einnahmen und Ausgaben der Verwaltung. Die Organisationsverwaltung lenkt die organisatorischen Aufgaben wie die personalwirtschaftlichen Angelegenheiten. Die poli-
8
tische Verwaltung schließlich unterstützt die politische Führung. Sie plant und bereitet
die Entscheidungen der politischen Aufgabenträger vor.
In der Bundesrepublik Deutschland gilt für jede kommunale Verwaltung das Recht auf
Selbstverwaltung, welches aus dem Grundgesetz aus dem Artikel 28 Absatz 2 hervorgeht. Daraus abgeleitet hat jede Kommune das Recht, ihre Organisation eigenverantwortlich zu gestalten, sämtliche Personalangelegenheiten im Rahmen der Gesetze selbst
zu regeln, das Gemeindegebiet selbst zu ordnen, zu planen und zu gestalten und die
Finanzangelegenheiten selbst zu regeln.
Erfüllung öffentlicher
Aufgaben
Zielsetzung
Vorbereitung,
Umsetzung, Kontrolle
politischer
Entscheidungen und
Aktionen
Handlungsform
Öffentliche
Verwaltung
Organisationsform
Primär öffentlich
rechtliche Institutionen,
die dem
Bürokratiemodell
entsprechen
Trägerschaft
demokratisch legitimierte
Gremien
Mitglieder
Angehörige des
öffentlichen Dienstes mit
charakterisierenden
Rekrutierungs-,
Ausbildungs- und
Belohnungsmustern
Quelle: Vgl. Seifert (1998), S. 6 bzw. Reichard (1987).
Abb. 2.2:
Charakterisierende Merkmale der öffentlichen Verwaltung
Die absolute Freiheit der Kommunen unterliegt allerdings den Restriktionen der örtlichen Gemeinschaft sowie dem Rahmen der Gesetze. Die Verwaltungshoheit bezieht
sich auf die Angelegenheiten vor Ort sowie auf die gesetzlichen Regelungen. Hier können auch Einschränkungen und Vorschriften bezüglich der Ausführung von Aufgaben
festgelegt sein. Somit gliedert sich das Aufgabenspektrum der Kommunen in freiwillige
Selbstverwaltungsaufgaben (wenn nach den verpflichtenden Aufgaben Mittel übrig
9
bleiben, können freiwillige Leistungen, z. B. der Betrieb eines Schwimmbades erbracht
werden) und pflichtige Selbstverwaltungsaufgaben (durch Gesetze auferlegte Aufgaben,
z. B. die Unterhaltung von Schulen, das Instandhalten von Straßen) sowie Auftragsangelegenheiten (im Auftrag von Bund oder Land werden Gemeinden mit staatlichen
Aufgaben betraut. In diesen Bereich fallen z. B. Aufgaben aus dem Gewerbe- oder
Wasserwesen sowie dem Umweltschutz) (Bogumil & Jann 2005; Vogelsang et al.
2005).
2.2
Organisatorische Strukturen der öffentlichen Verwaltung
Der organisatorische Aufbau insbesondere der kommunalen Verwaltungen orientiert
sich nach wie vor weitestgehend am Bürokratiemodell von MAX WEBER, welches dieser
zu Beginn des 20. Jahrhunderts erarbeitet hat (Weber 1922). Das Bürokratiemodell galt
seinerzeit als die rationalste Form der Herrschaftsausübung und war damit allen anderen Ansätzen im Hinblick auf Stetigkeit, Disziplin, Straffheit und Verlässlichkeit überlegen. Durch die Bürokratie soll die Rechtssphäre der Bürger gegen willkürliche Behandlung durch den Staat geschützt werden (Schreyögg 2003).
Die bürokratische Organisation basiert auf sechs Grundsätzen (Schreyögg 2003; Weber
1922). Die Amtsführung der Personen in der Verwaltung ist strikt an Regeln gebunden.
Im Idealzustand ist jegliches Handeln durch eine Regel vorbestimmt. Autoritäten und
Verantwortlichkeiten sind präzise voneinander abgegrenzt. Zuständigkeiten und Befugnisse Einzelner sind an Positionen gebunden und leiten sich allein aus eben dieser
Position ab. Die Organisation ist streng hierarchisch strukturiert. Es besteht ein festes
System von Über- und Unterordnungen. Diese verhindern willkürliche Weisungen innerhalb der Organisation. Alle Verwaltungsvorgänge sind aktenmäßig zu erfassen. Alle
Entscheidungen und Vorgänge sind zu dokumentieren. Die Ausführung der Tätigkeiten
hat neutral zu erfolgen. Persönliche Ansichten und Empfindungen sind aus den Amtsgeschäften heraus zu halten. Um die Regeln, denen die Verwaltung folgen muss, richtig anzuwenden, bedarf es Fachleuten mit entsprechenden Schulungen, welche die
Amtsgeschäfte durchführen (Kieser & Kubicek 1983). Neben diesen Prinzipien des
Verwaltungshandelns lassen sich öffentliche Verwaltungen zum privaten Sektor, wie
in Tab. 2.2 dargestellt abgrenzen.
Die kommunale Verwaltung gliedert sich nach dem Vorschlag von WEBER bzw.
SCHREYÖGG in mehrere Dezernate. Ein Dezernat wiederum beinhaltet mehrere Ämter.
Unterhalb der Ämter sind in der hierarchischen Struktur Abteilungen oder Teams angesiedelt. Auf der untersten Ebene befinden sich die Stellen als kleinste organisatorische Einheit. Diese Stellen werden von Sachbearbeitern besetzt, welche die Aufgaben
der zugehörigen Stelle bearbeiten (Rau 1994).
10
Die Verantwortlichkeiten sind in den Spitzen der jeweiligen Organisationsebenen angesiedelt (Brandstätt 2000). Durch die hohe Spezialisierung und Arbeitsteilung der einzelnen Ämter kommt es allerdings auch bezüglich der Verantwortlichkeiten zu einer
hohen Verteilung. Dies erschwert die Zuordnung von klaren Verantwortlichkeiten für
übergreifende Aufgabenstellungen. Zwar gibt es in der Regel eine federführende Organisationseinheit, der die Verantwortung für den Prozess der Leistungserstellung obliegt, die Leistungserstellung findet aber in verschiedenen Organisationseinheiten statt
(Mehlich 2002).3 Die Folge sind langwierige Informations- und Abstimmungsprozesse
und ein erhöhter Koordinationsaufwand zwischen den Organisationseinheiten.
Kriterium
Privater Sektor
Öffentliche Verwaltung
Ziel
Gewinnmaximierung
Öffentliche Auftragserfüllung und Wirtschaftlichkeit
Entlohnungssystem
Flexible finanzielle Anreizgestaltung
Vom Staat finanziertes, unflexibles
Besoldungs- und Vergütungssystem
Verantwortung
Eigene Verantwortung für Aufgabenerfüllung
Regelungen und Gesetze nehmen einen
Großteil der Eigenverantwortung ab
Marktausrichtung
Homogen
Heterogen
Produktpalette
Homogen
Heterogen
Finanzierung
Umsatzerlöse
Größtenteils Steuern und Abgaben (Finanzierung durch Gemeinwirtschaft)
Bestandsrisiko
Ja
Nein
Steuerungsprinzip
Marktwirtschaftliche Ordnung
Politische Legitimation
Rechnungsstil
Doppik
Überwiegend Kameralistik (Wandel zur
Doppik eingeleitet)
Kontrolle
Erfolgskontrolle
Finanzkontrolle
Quelle: Entnommen aus Algermissen (2007), S. 6, vgl. auch Gisler und Spahni (2001),
Miller (1996), Stein (2003).
Tab. 2.2:
3
Unterschiede zwischen öffentlicher Verwaltung und privatem Sektor
Eine Leistung ist das kleinteiligste abgeschlossene Arbeitsergebnis einer Verwaltung, das innerhalb
oder außerhalb der Verwaltung in Anspruch genommen werden kann. Vgl. (Spitzer 1998), S. 332.
11
BECKER, ALGERMISSEN und NIEHAVES zeigen anhand des Beispiels des Baugenehmigungsverfahrens, dass die komplette Erstellung einer Leistung viele verschiedene Ämter und Sachbearbeiter tangiert (Becker et al. 2003a). Im bei ihnen vorgestellten Prozessabschnitt werden zwei Fachdienste bzw. Ämter involviert. Am Ende des Prozessabschnitts ist der Baugenehmigungsantrag lediglich in der Verwaltung eingegangen und
kategorisiert. Ebenso kann aus dem Prozessmodell ein mehrmaliger Bearbeiterwechsel
abgelesen werden. Der eingehende Antrag wird, durch die Organisationshierarchie bedingt, durch viele Hände gegeben, die den Antrag lediglich zur Kenntnis nehmen und
innerhalb ihres Organisationsbereichs weiter reichen, ohne den Antrag zu bearbeiten.
Dieses Beispiel verdeutlicht das Prinzip der Arbeitsteilung, mit der die verschiedenen
Leistungen erstellt werden, an einem konkreten Fall.
Verwaltungsgliederungsplan der KGSt
1
2
Allgemeine
Verwaltung
Finanzverwaltung
3
Rechts-,
Sicherheitsund Ordnungsverwaltung
4
Schul- und
Kulturverwaltung
5
6
7
8
Sozial-,
Jugend- u. Bauverwaltung Verwaltung für Verwaltung für
Gesundheitsöffentliche
Wirtschaft und
verwaltung
Einrichtungen
Verkehr
10
Hauptamt
20
Kämmerei
30
Rechtsamt
40
Schulverwaltungsamt
50
Sozialamt
60
Bauverwaltungsamt
70
11
Personalamt
21
Kasse
31
nicht besetzt
41
Kulturamt
51
Jugendamt
61
Stadtplanungsamt
71
12
Statistisches
Amt
22
Steueramt
32 Ordnungsamt 42
Bibliothek
52
Sportamt
62
13
Presseamt
23
Liegenschaftsamt
33
Volkshochschule
53
14
Rechnungsprüfungsamt
54
Einwohner43
und Meldeamt
Amt für
24 Verteidigungs- 34
lasten
Standesamt
44
Musikschule
35
Versicherungsamt
45
36
nicht besetzt
37
Feuerwehr
38
Zivilschutzamt
Vermessungs72
und
Katasteramt
Stadtreinigungsamt
80
Amt für
Wirtschafts- u.
Verkehrsförderung
Schlacht- und
81 Eigenbetriebe
Viehhof
Marktamt
82
Forstamt
GesundheitsBauordnungs63
amt
amt
64
Wohnungsförderungsamt
Museum
55 Ausgleichsamt 65
Hochbauamt
46
Theater
66
Tiefbauamt
47
Archiv
67
Grünflächenamt
Krankenhäuser
Quelle: Vgl. KGSt (1979), S. 235.
Abb. 2.3:
Verwaltungsgliederungsplan der KGSt
12
2.3
Vorgangsbearbeitung als Kernaufgabe der öffentlichen Verwaltung
Die „Vorgangsbearbeitung ist die Kernaktivität der öffentlichen Verwaltung bei der
Erfüllung ihrer Aufgaben“ (Knaack 2003, S. 160). Ein Vorgang kann als „kleinste operationalisierte Einheit einer Verwaltungsmaßnahme mit einem abgeschlossenen, maßnahmebezogenen Arbeitsergebnis“ (Knaack 2003, S. 24) definiert werden.
Verwaltungsprozesse bzw. Vorgänge4 können in Anlehnung an das DOMEA-Konzept
der Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik
(KBSt) in die typischen Bestandteile Eingang, Bearbeitung, Ausgang und Archivierung
geteilt werden (KBSt 2005). An dieser Stelle wird ein grober Einblick in die vier Prozessphasen gegeben,5 fassen diese doch die wesentlichen Elemente der bisher vorgegebenen Ablaufschemata zusammen.
Ein Verwaltungsprozess wird durch den Eingang z. B. eines Schriftguts angestoßen.
Eingänge können sowohl von extern, z. B. von Bürgern, als auch intern von anderen
Organisationseinheiten erfolgen. Weiter können die Eingänge unterschieden werden
nach papierbasierten Eingängen und nach elektronischen Eingängen. Für beide Eingangsarten gilt jedoch, dass sie registriert werden müssen. Papierbasierte Eingänge
werden, soweit sie nicht persönlich adressiert sind, geöffnet und mit einem Eingangsstempel versehen. Darüber hinaus wird der Eingang in der Regel in einem Posteingangsbuch erfasst. Anschließend wird das Dokument an den zuständigen Empfänger
weiter geleitet. Je nach Größe und Verbreitung von elektronischer Vorgangsunterstützung werden die Eingänge gescannt und in elektronische Registraturprogramme eingepflegt. Dies ermöglicht den Zugriff von mehreren Sachbearbeitern auf entsprechende
Dokumente und beschleunigt in der Regel die Vorgangsbearbeitung.
Nach Eingang des Schriftguts bei einem Eingangsempfänger prüft dieser vor Beginn
der Bearbeitung die Zuständigkeit. Ist er zuständig, setzt er seine Vorgesetzten und
sukzessive alle anderen am Vorgang beteiligten Stellen über den Eingang in Kenntnis
(Hoffmann 1993). Jeder Bearbeiter eines Dokuments vermerkt seine Beteiligung an der
Bearbeitung auf dem jeweiligen Dokument. Ebenso vermerkt er, ob er von der Bearbeitung durch andere Stellen in Kenntnis gesetzt werden will. Die Stelle, der die Federführung für die Bearbeitung eines Vorgangs zukommt, übernimmt die Verantwortung für
4
5
Die Begriffe Prozess und Vorgang werden in dieser Arbeit im Folgenden synonym verwendet.
Soweit nicht anders gekennzeichnet stützt sich die folgende Beschreibung auf das aktuelle DOMEA
Organisationskonzept 2.1 der KBSt.
13
den Vorgang und erarbeitet einen Entscheidungsvorschlag. Über diesen hat sie alle am
Vorgang beteiligten Stellen in Kenntnis zu setzen. Sämtliche Aktivitäten während des
Vorgangs, z. B. das Einholen von Auskünften, Absprachen mit anderen Stellen, sind zu
dokumentieren und in der Akte des Vorgangs zu vermerken. So kann jederzeit nachvollzogen werden, wie die einzelnen Bearbeitungsschritte aussahen und wie das entsprechende Ergebnis zustande kam. Jede Stelle, die am Ergebnis des Vorgangs mitarbeitet, nimmt am Mitzeichnungsverfahren teil. Sie unterzeichnet das Ergebnis und
übernimmt damit Verantwortung für den Teil des Ergebnisses an dem sie beteiligt ist.
Erst wenn alle beteiligten Stellen das erarbeitete Ergebnis ohne Vorbehalte abzeichnen,
kann die Bearbeitung beendet werden. Die Bearbeitung eines Vorgangs wird durch
eine Schlussverfügung abgeschlossen bzw. ruhen gelassen.6
Der Entwurf des Vorgangsergebnisses wird nach abgeschlossener Bearbeitung in eine
Reinschrift gebracht. Diese wird durch den Schlusszeichner, welcher in der Regel von
einem Mitglied der federführenden Stelle ist, unterzeichnet (Knaack 2003). Der Entwurf
wird zum Vorgang gefügt, die Reinschrift zum Versand gegeben. Auch der tatsächliche
Ausgang aus der Behörde wird beim Vorgang vermerkt um eventuell einzuhaltende
Fristen dokumentiert zu haben.
Nach Abschluss des Vorgangs werden die während des Vorgangs anfallenden bzw.
bearbeiteten Dokumente, die in einer Akte gesammelt sind, archiviert. Meistens müssen sie wegen gesetzlicher Fristen für bestimmte Zeiten aufbewahrt werden. Die Akten
werden zunächst bei der federführenden Stelle aufbewahrt, ehe sie später in zentralen
Archiven der Verwaltung gelagert werden. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen
werden die Akten entweder aufgrund eines besonderen, z. B. historischen, Werts dauerhaft archiviert oder ausgesondert und vernichtet. So wird nicht unnötig Lagerplatz
beansprucht und es entstehen keine Kosten für die unnötig lange Lagerung von nicht
mehr benötigten Akten (Hoffmann 1993). Elektronisch gepflegte Akten können innerhalb des Registratursystems vorgehalten werden und bei Bedarf in diesem wieder gefunden werden.
6
Vgl. (Knaack 2003), S. 164f. Je nach Art der Schlussverfügung wird der Vorgang abgeschlossen
oder zur Wiedervorlage weggelegt. Nach einer Frist wird die Bearbeitung - z. B. nach neu eingegangenen Informationen - wieder aufgenommen.
14
2.4
Reformdruck in der öffentlichen Verwaltung
Lange gehörte die öffentliche Verwaltung in Deutschland zu den zuverlässigsten und
leistungsfähigsten weltweit (Meyer-Pries 1996). Dies hat sich im letzten Jahrzehnt
drastisch gewandelt, Deutschland ist deutlich zurück gefallen (Schöneich & Dieckmann
1996). Dadurch hat sich ein hoher Reformdruck ergeben. Es lassen sich eine Reihe von
gesellschaftlichen Entwicklungen identifizieren, denen die öffentliche Verwaltung in
der klassischen Form nicht gewachsen ist. Im Folgenden werden die wesentlichen
Entwicklungstrends zusammengefasst (Algermissen 2007):
•
Wertewandel der Gesellschaft: Die Erwartungen der Verwaltungskunden haben
sich stark verändert. “Wer rund um die Uhr online Waren bestellt oder anderen
Geschäften nachgeht, erwartet auch von seiner Verwaltung, Anträge und Formulare unabhängig vom eigentlichen Verwaltungsvorgang jederzeit und überall zur Verfügung gestellt zu bekommen und nutzen zu können.” (Zitat von
BECKER, z. B. in (Becker et al. 2006c, S. 4)). Gleichzeitig ist aber kaum ein Kunde
der Verwaltung bereit, diesen Service – z. B. durch höhere Steuern und Abgaben – zu bezahlen. Die Mitarbeiter in den Verwaltungen verändern ebenfalls
ihre Perspektive auf ihre Arbeit, selbständiges und kreatives Arbeiten ist dabei
ein Ziel, welches mit der klassischen Aufgabenverteilung in Konflikt steht.
•
Demografischer Wandel: Die Bevölkerungsstruktur in Deutschland wandelt sich,
es wachsen immer weniger junge Menschen nach (Becker et al. 2008a; Eisenmenger et al. 2006). Dies hat starke Auswirkungen auf die öffentliche Verwaltung. Neben den Problemen der inneren Verjüngung der Verwaltungsstrukturen
ist es insbesondere eine Herausforderung für die Kommunen, sich den verändernden Aufgaben der Altenpflege, Kinderbetreuung oder des Wohnungsbaus
zu stellen.
•
Finanzwirtschaftliche Krise: Die öffentliche Verwaltung steht vor massiven finanziellen Herausforderungen. Bereits seit Jahren besteht das Problem, dass die
Lücke der zur Verfügung stehenden Ressourcen und des erwarteten Leistungsniveaus immer weiter zunimmt (Budäus & Schwiering 1999). Diesem Trend
wird unter anderem dadurch begegnet, dass die Verwaltungen im Zuge der Einführung eines doppischen Buchhaltungssystems (Neues Kommunales Finanzmanagement bzw. Rechnungswesen, im Folgenden NKF) gezwungen werden,
sich von einer rein ausgabenorientierten Betrachtung hin zu einem Ressourcenverbrauchskonzept zu bewegen, welches den Verbrauch im Zeitverlauf darstellt
und so den tatsächlichen Finanz- und Wertebestand der Verwaltungen abbildet
(König 2008; Lüder 2001).
15
Die zwischenzeitlich möglich erscheinende Entspannung auf der Einnahmenseite, besonders im Jahr 2008, wird darüber hinaus durch die aktuelle Finanzmarktkrise und die bereitgestellten Konjunkturpakete komplett aufgezehrt. Die
erwartete Lage in den kommenden Jahren ist problematischer denn je. Die Gesamtverschuldung der öffentlichen Haushalte in Deutschland ist auf 1,5 Billionen EUR angewachsen (Statistisches Bundesamt 2009b).
7
•
Technologiefortschritt: Die technologische Entwicklung schreitet stetig und
stark voran. Technologien wie das Web 2.0 bezogen auf die Entwicklung des
Internets haben ebenso starken Einfluss auf die Erwartungshaltung an die Verwaltung – insbesondere von einer externen Perspektive, z. B. im Kontext EPartizipation (Albrecht et al. 2008) – wie die Entwicklung mobiler Kommunikationsmöglichkeiten in Bezug auf den Einsatz in der Verwaltungspraxis
(Wagnitz 2007). Diese Entwicklung sorgt zum einen für einen Modernisierungsdruck, eröffnet aber auch viele Möglichkeiten der Gestaltung der Verwaltungsdienstleistungen.
•
Gestiegene Komplexität der öffentlichen Verwaltung: Nicht nur die Aufgaben
der Verwaltungen wachsen, auch die Vernetzung und Abhängigkeit der Verwaltungseinheiten untereinander steigt kontinuierlich. Diese Entzerrung der
Vernetzung war Gegenstand zweier Föderalismusreformen (Baus et al. 2008;
Baus et al. 2007), nichts desto trotz aber bleibt es in Deutschland bei einer im
internationalen Vergleich starken Interdependenz der Verwaltungseinheiten, die
das System intransparent und kompliziert machen. Dazu kommt die stetig
wachsende Zusammenarbeit auf europäischer Ebene, die eine wachsende Interoperabilität erfordert. Als aktuell wohl prominentestes Beispiel sei hier die Europäische Dienstleistungsrichtlinie (EU-DLR)7 angeführt, die zurzeit die wohl
größten Veränderungsprozesse in den öffentlichen Verwaltungen in Deutschland anstößt (Algermissen et al. 2008; Schliesky 2009; von Lucke 2007).
Die „Richtlinie 2006/123/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 12. Dezember 2006
über Dienstleistungen im Binnenmarkt“, erschienen im Amtsblatt der Europäischen Union am 27.
Dezember 2006 (und damit in Kraft ab dem 28. Dezember 2009) beschreibt, wie ab diesem Zeitpunkt insbesondere die Anmeldung, aber auch die weitere Abwicklung von Tätigkeiten, die ein
Dienstleister zu erbringen hat, möchte er als EU-Bürger in einem EU-Mitgliedsland ein Dienstleistungsgewerbe aufnehmen, abzuwickeln sind. Vgl. zur Richtlinie z. B. (Fuchs 2009).
16
Diese Entwicklungen gehen einher mit einer Reihe von Mängeln und Defiziten, welche
die Modernisierung der öffentlichen Verwaltungen hemmt. Zu nennen sind hier Mängel im Verhältnis zwischen der öffentlichen Verwaltung und ihren Kunden, in der Zusammenarbeit zwischen Politik und Verwaltung, Mängel in der Aufbau- und Ablauforganisation sowie Mängel in der Finanzwirtschaft und im Personalbereich (Algermissen 2007; Hopp & Göbel 2008).
2.5
Prozessorientierung als Reforminstrument in der öffentlichen Verwaltung
Ergebnis des Verwaltungshandelns sind Produkte und Leistungen, welche für die Kunden der Verwaltung erbracht werden. Zur Leistungserbringung werden Verwaltungsprozesse durchlaufen.8 Modernisierungsbestrebungen wie das New Public Management
(Schedler 2009) oder E-Government (von Lucke & Reinermann 2000) zielen auf die
Gestaltung von Verwaltungsprozessen ab. Ein Verwaltungsprozess ist die „kleinste
operationalisierte Einheit einer Verwaltungsmaßnahme mit einem abgeschlossenen,
aufgabenbezogenen Arbeitsergebnis“ (Becker et al. 2007a, S. 30). Wie auch in anderen
Domänen lassen sich drei Kategorien von Prozessen unterscheiden (Bokranz & Kasten
2003), von denen die zwei Ausprägungen Führungsprozesse und Supportprozesse im
Folgenden kurz dargestellt werden, ehe im Anschluss die Kernprozesse detaillierter
aufbereitet werden.
•
Führungsprozesse umfassen in der Regel Planungs-, Steuerungs- und Kontrollaktivitäten (Bals 2004). Diese werden direkt von der Führung einer Organisation durchgeführt. ALGERMISSEN (2007) unterscheidet zwei Arten von Führungsprozessen. Strategische Führungsprozesse dienen der Visions-, Leitbild- und
Strategieentwicklung, operative Führungsprozesse konkretisieren diese strategischen Überlegungen und zeigen so den Weg für die Umsetzung einer Strategie
auf.
•
Supportprozesse sind die Prozesse einer Organisation, die nicht direkt der Wertschöpfung dienen, aber wichtig sind, um die Kernprozesse ausführen zu können
(Becker & Kahn 2008). Auch hier unterscheidet ALGERMISSEN (2007) zwei Arten
von Supportprozessen. Prozessbezogene Supportprozesse lassen sich als interne,
direkt ansprechbare Prozesse verstehen (Beispiel: Die Prozesse im Kassenwesen
8
Verwaltungsprozesse werden an dieser Stelle synomym zu Vorgängen in der Verwaltung gesehen,
vgl. Kapitel 2.3.
17
einer Verwaltung), prozessübergreifende Supportprozesse dienen der Sicherstellung der Handlungsfähigkeit einer Organisation (Beispiele: die Prozesse im Personalwesen oder in der Finanzwirtschaft).
Kernprozesse schließlich sind die Aktivitäten, die einen direkten Bezug zum Output
einer Organisation haben, also direkt der Leistungserbringung dienen. Ein wesentliches
Merkmal ist daher der Kontakt zu den externen Anspruchsgruppen einer Organisation,
die diese Prozesse anstoßen bzw. das Ergebnis in Empfang nehmen. Anspruchsgruppen
der Verwaltungen sind im Wesentlichen Bürger, Unternehmen und (andere) Verwaltungen (Becker & Kahn 2008). Die Erstellung von Produkten bzw. Leistungen speziell
in der öffentlichen Verwaltung im Rahmen der Durchführung von Kernprozessen unterliegt verschiedenen Merkmalen. Anhand dieser Merkmale können die Prozesse zur
Produkterstellung in verschiedene Typen eingeteilt werden. Ein Beispiel für ein Klassifizierungsmerkmal ist die Unterscheidung der Leistungen in für den Kunden kostenpflichtige und kostenfreie Leistungen. Es findet sich in der Literatur eine Reihe Typisierungsansätze von Prozessen in öffentlichen Verwaltungen (Exemplarisch sei auf
(Bauer 2003; Daum 2002; Müller 2000; Rosenlehner & Ott 2001; Saueressig 1999)
verwiesen.), im Folgenden wird eine für diese Arbeit als zweckmäßig erachtete Aufteilung zusammengefasst:
•
Ein Informationsprozess tritt häufig vor dem eigentlichen Kontakt eines Leistungsnachfragers mit der Verwaltung auf. Beispielsweise werden allgemeine Informationen, z. B. zu erforderlichen Unterlagen für Anträge, angefragt. weiter
führt SAUERESSIG (1999) die Möglichkeiten zur detaillierten Anspruchsinformation (z. B. Frage nach Voraussetzungen für Leistungen), zur Strukturinformation (Fragen zum Verwaltungshandeln), zur fallspezifischen Verfahrensinformation (Auskunft von Sachständen eines Vorgangs) und zur Alltagsinformation
(allgemein zugängliche Informationen) auf.
•
Bei einem Meldeprozess handelt es sich um ein Verfahrensanliegen. Für die
Bürger einer Kommune ist die Inanspruchnahme einer entsprechenden Leistung
verpflichtend. Jeder Bürger ist z. B. verpflichtet, bei einem Umzug in der neuen
Gemeinde seinen neuen Wohnsitz zu melden. Die Leistung ist für den Bürger
kostenfrei.
•
Ein Erklärungsprozess ist z. B. die Anmeldung eines PKW durch einen Bürger.
Der Bürger erklärt, dass er ein Fahrzeug in Zukunft im Straßenverkehr nutzen
möchte. Auch die Anmeldung zur Eheschließung ist ein Erklärungsprozess. Im
Gegensatz zum Meldeprozess sind diese Leistungen für den Bürger nicht ver-
18
pflichtend (ein Bürger muss kein Auto fahren oder heiraten), die Wahrnehmung
ist aber kostenpflichtig.
•
Ein Bewilligungsprozess wird in der Regel durch einen Antrag angestoßen, z. B.
durch einen Antrag auf Wohngeld. Meistens besteht durch die Kommune die
Möglichkeit, die Bewilligung zu verweigern. Um zu diesem Ergebnis zu gelangen, sind oft umfangreichere Prüfungen der Anträge notwendig, so dass ein
Bewilligungsprozess meist zu den komplexeren Prozessen innerhalb der Verwaltung gehört.
•
Genehmigungsprozesse haben als Ergebnis eine Erlaubnis für den Bürger, z. B.
die Erlaubnis zum Bau eines Hauses oder die Erlaubnis in der Gemeinde an bestimmten Stellen zu parken (Anwohnerparkausweis). Die beantragten Leistungen können verweigert werden. Im Gegensatz zu den Bewilligungsprozessen
sind Genehmigungsprozesse mit einer Gebühr verbunden.
•
Im Gegensatz zu den vorherigen Prozesstypen wird ein Bereitstellungsprozess
durch die Verwaltung angestoßen. Die Nachfrage durch die Bürger ist freiwillig.
Beispiele für Leistungen die so bereitgestellt werden sind Volkshochschulen
oder Theater.
•
Zu den Kontrollprozessen zählt das aktive und passive Wahlrecht. Durch die
Teilnahme an Wahlen bzw. das aktive Beteiligen von Bürgern in entsprechenden Gremien wie dem Gemeinderat nehmen die Bürger die Möglichkeit zur
Kontrolle wahr. Das Angebot der Leistung ist im Gegensatz zu den Leistungen
der Bereitstellungsprozesse Pflicht, die Teilnahme der Bürger freiwillig.
Anhand der verschiedenen Merkmale der Prozesstypen können bestimmte Prozessabläufe vorab ermittelt werden. ROSENLEHNER und OTT (2001) bilden in einer Studie je
einen Referenzprozessverlauf pro definiertem Prozesstyp ab. Verwaltungsprozesse sind
aber aufgrund des Hierarchieprinzips und der daraus folgenden starken Aufgabenverteilung grundsätzlich von Ereignissen einer übergeordneten Hierarchieebene abhängig
(Knaack 2003). Diese Ereignisse sind meist nicht vorhersehbar. Dies führt dazu, dass
die Verwaltungsprozesse trotz eigentlich strukturierter Vorgehensweise und klaren
Vorgaben durch Ermessensspielräume prinzipiell als teilstrukturiert anzusehen sind.
Wird allerdings als Voraussetzung für einen strukturierten Prozess nicht die absolute
19
Gleichförmigkeit aller Prozessdurchläufe verlangt sondern lediglich bei hinreichend
vielen Fällen, können auch Verwaltungsprozesse in strukturierte, teilstrukturierte und
unstrukturierte Prozesse geteilt werden.9 Die meisten Antrags- oder Meldeprozesse
können demnach als strukturiert aufgefasst werden, da diese gesetzlich stark reglementiert sind. Teilstrukturierte Prozesse zeichnen sich z. B. durch unterschiedliche Reihenfolgen der Bearbeitungsschritte aus.
Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die Domäne öffentliche Verwaltung sich
aufgrund ihrer organisatorischen und insbesondere ihrer prozessualen Strukturen für
die Einführung eines umfassenden Prozessmanagements besonders eignet. Es lassen
sich sehr klare inhaltliche Strukturen identifizieren, die als semantischer Input in ein
Prozessmanagementinstrument integriert werden können. Viele der Tätigkeiten der
öffentlichen Verwaltungen sind gesetzlich vorgeschriebene Dienstleistungen, die recht
klar in (Kern-)Prozesstypen unterteilbar sind. Diese Prozesstypen werden quasi in allen
Verwaltungen auf der jeweils gleichen Verwaltungsebene (Bund – Länder - Kommunen) durchgeführt. Dies sind optimale Voraussetzungen, um Domäneninhalte zu identifizieren, zu standardisieren und vorab in eine Modellierungsmethode zu integrieren.
Darüber hinaus verspricht dieses Vorgehen ein sehr großes Wiederverwendungspotenzial. Allein etwa 12.000 Städte und Kommunen in Deutschland unterliegen diesen gesetzlichen Vorgaben und können diese Vorarbeiten nutzen, um ihre eigenen Strukturen in dieser Form aufzubereiten und zu untersuchen. Verbunden mit dem zunehmenden Druck auf die Verwaltungen ihre Strukturen zu verändern, bietet diese Domäne
für den in dieser Arbeit dokumentierten Forschungsprozess optimale Bedingungen.
9
Vgl. z. B. (Knaack 2003), S. 30. Andere Konzepte für die öffentliche Verwaltung unterscheiden
lediglich zwischen strukturierten und unstrukturierten Prozessen, vgl. (KBSt 2005).
20
3
Modell, Methode und Methodenentwicklung
3.1
Der Modellbegriff
Das Ziel der Modellierung im Kernsinne der Wirtschaftsinformatik ist es, ein reales
oder ein soziotechnisches System abzubilden und deren Komplexität beherrschbar zu
machen (Teubner 1999). An dieser Stelle werden die notwendigen Eigenschaften eines
Modells aus Sicht dieser Arbeit kurz zusammengefasst.10
STACHOWIAK (1973) definiert ein Modell als ein fünf- oder mehrstelliges Prädikat: „X ist
ein Modell des Originals Y für den Verwender V in der Zeitspanne T bezüglich der Intention Z“ (Stachowiak 1983, S. 118). Ein Modell ist also zeit- und zweckbezogen. Daher ordnet STACHOWIAK ein Modell im Sinne der Semiotik auch als eine „pragmatische
Entität“ ein.11 Die Hauptmerkmale, die STACHOWIAK seinem Modellbegriff zuordnet,
werden im Folgenden näher betrachtet.
Erstes Charakteristikum ist das Abbildungsmerkmal. „Modelle sind stets Modelle von
etwas, nämlich Abbildungen, Repräsentationen natürlicher oder künstlicher Originale,
die selbst wieder Modelle sein können“ (Stachowiak 1973, S. 131). Bei einer Abbildung
werden Attributen der Abbildung Attribute des Originals zugeordnet.
Zweites Charakteristikum ist das Verkürzungsmerkmal. „Modelle erfassen im Allgemeinen nicht alle Attribute des durch sie repräsentierten Originals, sondern nur solche,
die den jeweiligen Modellerschaffern bzw. Modellbenutzern relevant scheinen“
(Stachowiak 1973, S. 132). Die Möglichkeit, einen Überblick über alle Originalattribute
und deren Relevanz sowie über alle daraus folgenden Attribute des Modells zu haben,
ist lediglich dem vorbehalten, der das Original geschaffen hat. Dieser muss nicht bzw.
stimmt häufig nicht mit dem Modellersteller überein, so dass nur die als relevant erscheinenden Attribute berücksichtigt werden können. Die Entscheidung hierüber obliegt dem Modellersteller.
10
11
Im Rahmen dieser Arbeit wird auf eine Diskussion der Modelltheorie aus Sicht verschiedener Disziplinen oder epistemologischer Fragestellungen (vgl. Kap. 4.2) verzichtet, da dies für den Erkenntnisprozess dieser Arbeit nicht notwendig erscheint. Für die Diskussion dieser Thematik sei exemplarisch auf GEHLERT (2007), HAMMEL (1999) oder SCHÜTTE (1998) verwiesen.
Die Semiotik teilt sich in die drei Ebenen Syntax (Zeichen), Semantik (Bedeutung) und Pragmatik
(Zweckbezug). Vgl. ausführlich zur Semiotik z. B. ECO (2002), NÖTH (2000) oder auch kürzer
ZSCHOCKE (1995) S. 93-99.
21
Drittes Charakteristikum ist das pragmatische Merkmal. „Modelle sind ihren Originalen
nicht per se eindeutig zugeordnet. Sie erfüllen ihre Ersetzungsfunktion (1) für bestimmte – erkennende und/oder handelnde, modellbenutzende Subjekte, (2) innerhalb
bestimmter Zeitintervalle und (3) unter Einschränkung auf bestimmte gedankliche oder
tatsächliche Operationen“ (Stachowiak 1973, S. 132f.). Der Modellbegriff wird also in
dreifacher Hinsicht pragmatisch relativiert. Modelle bilden nicht lediglich etwas ab. Sie
stehen Subjekten zur Verfügung, sind für jemanden erstellt worden. Ein Modellnutzer
bekommt ein erstelltes Modell zur Verfügung gestellt. Weiter ist ein Modell zeitbezogen. Das Original, auf das sich das Modell bezieht, kann sich verändern. Dann ist das
geschaffene Modell nicht mehr ein Modell des Originals bzw. des originalen Sachverhalts. Ebenso kann es nach einer gewissen Zeit für den Modellnutzer nicht mehr relevant sein. Es erfüllt für den Modellnutzer keinen Zweck mehr. Die pragmatischen Eigenschaften eines Modells lassen sich verkürzt mit den Fragen „Wovon ist etwas ein
Modell?“, „Für wen ist das Modell?“ „Wann wurde das Modell erstellt?“ und „Wozu
wurde das Modell erstellt?“ zusammenfassen.
Konstruktionsorientiertes Modellverständnis
Das konstruktionsorientierte Modellverständnis (Schütte 1998) ist eng an die Definition nach STACHOWIAK angelehnt. Ein Modell ist eine Konstruktion der Wirklichkeit, des
Originals. Die Beziehung zwischen Original und Modell kann im Gegensatz zu einem
abbildungsorientierten Verständnis eines Modells nicht rein formal behandelt werden.
Die Ideen und Interpretationen eines gegebenen Problems werden durch den Modellierer in das Modell eingebracht. Es liegt in seiner Verantwortung, wie stark die Orientierung am Original erfolgt. Die Modellierung lässt sich somit nicht auf das Wahrnehmen
und Abbilden eines Sachverhalts reduzieren (Herrmann 1992). Modellierung zeichnet
sich durch Kreativität, Erfindungsgeist, Erfahrung und Kompetenz eines Modellierers
aus. SCHÜTTE führt dies in seiner Modelldefinition zusammen:
„Ein Modell ist das Ergebnis einer Konstruktion eines Modellierers, der für einen Modellnutzer eine Repräsentation eines Originals zu einer Zeit als relevant mithilfe einer
Sprache deklariert. Ein Modell setzt sich somit aus der Konstruktion eines Modellierers,
dem Modellnutzer, einem Original, der Zeit und einer Sprache zusammen“ (Schütte
1998).
Modelle dienen meist als Ausgangsbasis zur Lösung eines Problems bzw. werden auf
dem Weg zur Problemlösung entwickelt. Wichtiger Effekt bei der Konstruktion eines
Modells ist die Komplexitätsreduktion. Um über ein Problem nach der Modellierung
entscheiden zu können und dieses Problem in der Regel algorithmisch zu lösen, werden nur die „für wesentlich gehaltenen Elemente“ im Modell erfasst. Der dem Problem
22
zugrunde liegende Sachverhalt war zuvor zu komplex, erst durch die Konzentration
auf das Wesentliche in einem konstruierten Modell wurde das Problem überschaubar.
3.2
Metamodelle als Instrument der Methodenentwicklung
Zur Erstellung eines Modells ist eine Sprache nötig, mit deren Hilfe das Modell beschrieben wird. Die Definition solcher Modellierungssprachen ist meist selbst ein Modell. Ein solches „Modell eines Modells“ (Strahringer 1996) wird als Metamodell bezeichnet (Schütte 1998) und soll der übersichtlichen, strukturierten Darstellung der in
der Methode definierten Sachverhalte und Beziehungen dienen. Nicht nur die Modellierungssprache als solches, auch der Prozess der bei der Modellerstellung angewendet
bzw. durchgeführt werden muss, kann durch ein Metamodell beschrieben werden.
Deshalb wird im Bereich der Informationsmodellierung zwischen einem sprachbasiertem und prozessbasiertem Metamodell unterschieden (Holten 1999; Rosemann 1996;
Strahringer 1996).
Sprachbasiertes Metamodell
FERSTL und SINZ definieren ein Metamodell als einen „Gestaltungsrahmen, der die verfügbaren Arten von Modellbausteinen (Objekttypen) und Beziehungen zwischen Modellbausteinen zusammen mit ihrer Semantik festlegt, sowie Regeln für die Verwendung und Verfeinerung von Modellbausteinen und Beziehungen definiert.“ (Ferstl &
Sinz 1994, S. 86). Sie beschreiben mit dieser Definition ausschließlich den Bereich der
sprachbasierten Metamodelle. Sprachbasierte Metamodelle definieren diesem Verständnis folgend die Elemente, die bei Nutzung einer Sprache verwendet werden dürfen. Ebenso legen sie die Syntax für diese Elemente und die zwischen den Elementen
erlaubten Beziehungen fest.
Metamodelle, Modelle und der Sachverhalt, der in einem Modell abgebildet werden
soll liegen nach der Sprachenstufe der Logik (Delfmann 2006) auf verschiedenen
Sprachebenen (vgl. Abb. 3.1 links). Im Zentrum, auf der Ebene 0, befindet sich die
Modellierungssprache (S1), die zur Modellierung genutzt werden soll. Mithilfe dieser
Sprache werden verschiedene Modelle (z. B. M1) erstellt. Auf der darunter liegenden
Ebene -1 ist der konkrete Sachverhalt angesiedelt, der durch ein Modell erfasst werden
soll. M1 ist in diesem Beispiel ein Modell für diesen „Gegenstand der Modellbildung“
auf Ebene -1.
Das Modell, welches S1 beschreibt, ist auf der Ebene 1 angeordnet. Analog zur eben
erfolgten Erläuterung kann S1 jetzt als „Gegenstand der Modellbildung“ aufgefasst
werden und das Modell M2 ist das zugehörige Modell. Bezüglich des Sachverhalts auf
23
Ebene -1 allerdings ist das Modell M2 jetzt als sprachorientiertes Metamodell zu verstehen. Es ist ein Modell der Sprache, mit deren Hilfe der Sachverhalt auf Ebene -1
dargestellt wird.
Prozessbasiertes Metamodell
Neben der Beschreibung einer Modellierungssprache mithilfe eines Metamodells kann
auch der Prozess der Modellierung mithilfe eines Metamodells dargestellt werden
(Strahringer 1996). Der prozessorientierte Metamodellbegriff bzw. eine prozessorientierte Sichtweise auf die Modellierung kann auch aus der betriebswirtschaftlichen Organisationsliteratur abgeleitet werden. GROCHLA (1982) beschreibt die Notwendigkeit
der „Gestaltung von Gestaltungsprozessen“. HOLTEN (1999) umschreibt dies mit der
„Organisation der Organisation“.
Die prozessbasierte Metamodellierung kann analog zur sprachbasierten Metamodellierung durch die Zuordnung der Modelle und Sachverhalte zu verschiedenen übereinander liegenden Ebenen dargestellt werden (vgl. Abb. 3.1 rechts).
Quelle: Vgl. Holten (1999), S. 13 und S. 15.
Abb. 3.1:
Sprach- und prozessorientierte Metamodellierung
Auf der Ebene -1 ist der „Gegenstand der Modellbildung“ angesiedelt. Auf der Ebene 0
befindet sich das Modell, das den Prozess, der auf Ebene -1 stattfindet, erfasst. Der
Prozess (P1) beschreibt die konkrete Anweisung, die zur Erstellung des Modells (M3)
führt. Zu P1 ist auf der Ebene 1 ein Modell (M4) definiert, welches als Handlungsanleitung für P1 verstanden werden kann. Beispielsweise ist M4 ein Phasenmodell, welches
aus den beiden Teilen „Wähle Prozess“ und „Stelle Prozess in Modellierungssprache X
24
dar“ besteht. P1 ist auf einer Abstraktionsstufe niedriger eine konkrete Anweisung der
Form „Erstelle Modell zu Prozess 4711 in Sprache EPK“. M4 kann analog zum sprachbasierten Ansatz als Metamodell für den Gegenstand der Modellbildung auf Ebene -1
aufgefasst werden.
3.3
Grundlagen der Methodenentwicklung
Ziel des Forschungsprozesses, der dieser kumulativen Dissertation zugrunde liegt, war
es, für die motivierte Problemstellung eine (Lösungs-)Methode zu entwickeln.
STAHLKNECHT und HASENKAMP verstehen unter Methoden „Vorschriften, wie planmäßig
nach einem bestimmten Prinzip (oder einer Kombination von Prinzipien) zur Erreichung festgelegter Ziele vorzugehen ist“ (Stahlknecht & Hasenkamp 2005, S. 212).
Methoden formalisieren und steuern einen Ablauf von einzelnen Aktivitäten, der genutzt werden kann, um systematisch gewünschte Ergebnisse zu erreichen (Arni-Bloch
2005; Pfeiffer & Niehaves 2005). GREIFFENBERG (2003b) stellt drei allgemeine Merkmale
einer Methode heraus:
(1) Methoden geben Anweisungen für ein Vorgehen. Diese Anweisungen gelten in
der Regel nicht nur für ein Problem. Methoden beanspruchen eine gewisse Allgemeingültigkeit. Aus diesen Anweisungen können Verhaltensregeln für eine
konkrete Domäne abgeleitet werden. Innerhalb dieser Domäne kann eine Methode angewendet werden.
(2) Das Merkmal der Zielorientierung zeigt die pragmatischen Eigenschaften einer
Methode auf. Vergleichbar mit dem pragmatischen Merkmal von Modellen haben auch Methoden einen Zweckbezug und sind zu einer Zeit sowie für eine
bestimmte Zielgruppe relevant.
(3) Als drittes Merkmal kann der systematisierende Charakter von Methoden herausgestellt werden. Methoden sollen Anleitungen zur Zielerreichung sein. Das
bedeutet, dass sich aus den Anleitungen konkrete Abfolgen für Problemstellungen und Problemlösungen ableiten lassen müssen. Eine Methode muss den
„Prozess der Erkenntnisgewinnung“ (Greiffenberg 2003b) definieren und den
Nutzern damit den Weg zum Ziel vollständig beschreiben.
25
Auf Basis der einschlägigen Literatur zum Forschungsfeld der konzeptuellen Modellierungsmethoden lassen sich zwei Bestandteile einer solchen Methode identifizieren (Becker et al. 2006f; Brinkkemper et al. 1999; Greiffenberg 2003b; Nuseibeh et al. 1996;
Strahringer 1996).12 Eine Methode zur Modellerstellung beinhaltet sowohl die sprachlichen Anweisungen (sprachbasiertes Metamodell) als auch das Vorgehen zur Zielerreichung (prozessbasiertes Metamodell) (vgl. Abb. 3.2). Mithilfe von Method Engineering
Languages (MEL) werden Methoden bzw. Methodenteile definiert (Harmsen 1997). Im
Kontext des vorgestellten Metamodell-Ansatzes handelt es sich bei einer MEL um eine
Meta-Metasprache.
Quelle: Vgl. Greiffenberg (2003b), S. 35, eigene Erweiterung.
Abb. 3.2:
Der Methodenbegriff
Mithilfe einer MEL müssen die zuvor definierten Bestandteile spezifiziert werden. Die
Sprachkonstrukte samt Darstellung müssen ebenso definiert werden, wie die Regeln
der Anwendung bzw. die Handlungsanleitung. Darüber hinaus muss das Vorgehens-
12
Die Bestandteile einer Methode können je nach Gegenstand der Betrachtung variieren. So nennen
KÜHN ET AL. Die drei Bestandteile Modellierungstechnik, Vorgehensmodell und Auswertungen, vgl.
(Kühn et al. 1999), S. 76f. Nach TEUBNER gehören zu einer Methode neben der Problemlösungs- und
Darstellungstechnik auch die gestellte Aufgabe und ein (Ergebnis-)Dokument, vgl. (Teubner 1999),
S. 96ff. Dokumente sind z. B. Modelle, die hier als Ergebnis der Methodenanwendung stehen und
nicht als Bestandteil der Methode aufgefasst werden.
26
modell der Methode spezifiziert werden. Es muss festgelegt werden, welche Sprachen
bzw. Techniken in welcher Reihenfolge bzw. parallel angewendet werden.
Die Entwicklung von Methoden wird als eine konstruierende Aufgabe verstanden und
allgemein als Method Engineering bezeichnet (Janiesch 2007). Im Rahmen des Method
Engineering wird in der Regel ein dreistufiger Prozess durchlaufen: (1) Es werden Anforderungen an die zu konstruierende Methode identifiziert, (2) eine Methode wird
Bezug nehmend auf diese Anforderungen konzeptuell beschrieben, (3) die Methode
wird konstruiert, implementiert und evaluiert (Greiffenberg 2003b; Gupta & Prakash
2001):
(1) Im Rahmen des Requirements Engineering wird das zugrunde liegende Problem
analysiert. Aufbauend darauf werden die Konsequenzen dieser identifizierten
Anforderungen für die zukünftige Methode beschrieben und dokumentiert. Das
Ergebnis ist ein Anforderungskatalog, der Basis für die folgende konzeptuelle
Methodenkonstruktion ist.
(2) Im Rahmen der Methodenentwicklung wird die Methode konzeptionell entwickelt. Dazu gehört z. B. die Entwicklung einer entsprechenden Ontologie
(Takeda et al. 1990), eines konsistenten Metamodells (Delfmann 2006) und die
nötige Dokumentation der Bestandteile und deren Zusammenhänge.
(3) In der Phase der Konstruktion, Implementierung und Evaluation wird die Methode in ein Informationssystem (Krcmar 2005) umgesetzt, das Informationssystem unter realen Bedingungen eingesetzt (Roll-Out) und die Anwendbarkeit
evaluiert. Zu dieser Phase gehört ebenso die entsprechende Dokumentation und
Kommunikation der Entwicklungsergebnisse.
Im Bereich des Method Engineering finden Computer Aided Method Engineering
(CAME) Werkzeuge häufige Anwendung (Harmsen 1997; Harmsen & Brinkkemper
1995; Kumar & Welke 1992; Tolvanen et al. 1996). Mithilfe dieser Werkzeuge werden
Methoden generiert, indem die Methodenteile mithilfe einer MEL definiert und verbunden werden.13
13
Auch Metamodellierungswerkzeuge können als CAME aufgefasst werden. Diese Werkzeuge erlauben es, Methoden zu definieren und eine Implementierung vorzubereiten. Als Beispiele können genannt werden: ConceptBase (Jeusfeld 2009), das Cubetto Toolset (Greiffenberg 2003a), [εm] (Delfmann et al. 2008), H2 (Becker et al. 2006e) oder MetaEdit+ (Kelly & Tolvanen 2008).
27
Innerhalb des CAME-Werkzeugs muss es möglich sein, Methoden und Methodenteile
zu beschreiben und zu definieren. Mithilfe der Beschreibungen wird die Auswahl von
bereits entwickelten Methodenteilen für eine neue Aufgabe erleichtert. Durch Abfragen
auf der Menge der vorhandenen Methodenteile können Methodenteile mit speziell gewünschten Eigenschaften für eine neue Methode ausgewählt werden. Die Methodenfragmente müssen jederzeit erweiterbar und neu komponierbar sein, z. B. wenn Erfahrungen aus der Methodenanwendung dazu führen, dass die Methodendefinition angepasst werden muss. Indem für alle Methodendefinitionen die gleiche MEL zugrunde
gelegt wird, ist die Möglichkeit zur Verbindung einzelner Fragmente sichergestellt. Das
CAME-Werkzeug sollte die entwickelten Methoden automatisiert verifizieren können.
Durch die Entwicklung von Methodenteilen, die nach Bedarf neu zusammengestellt
werden können, erhöhen sich die Möglichkeiten der Wiederverwendung von Methodenfragmenten bzw. Methodenteilen. Dies senkt die Kosten bei der Entwicklung von
angepassten Methoden (Harmsen 1997; Kumar & Welke 1992). Ebenso können so einfacher Rückmeldungen von Methodennutzern bezüglich der Methode von den Methodenentwicklern berücksichtigt und verarbeitet werden (Nuseibeh et al. 1996).
Die Zusammenstellung von Methodenteilen zu einer neuen Methode ist meist projektspezifisch. Eine Methode soll genau auf die Bedürfnisse eines Entwicklungsprojekts
ausgerichtet werden (van Slooten & Hodes 1996). Dies bedeutet, dass bei der Methodenentwicklung stets die Projektdefinition beachtet werden muss. Im Laufe der Zusammenstellung der Methodenteile kann eine Anpassung der Projektdefinition notwendig werden. Methode und Projekt werden einander angeglichen.
3.4
Domänenspezifische Modellierungsmethoden
Ziel des Forschungsprozesses dieser Arbeit war es, eine Methode zu entwickeln, die auf
die Domäne der öffentlichen Verwaltung speziell zugeschnitten ist. Neben der Verbesserung der semantischen Reichhaltigkeit der Modelle und der Möglichkeiten der Modellanalyse soll auch die Effizienz der Modellierung erhöht werden. So sollen unter
anderem die Personen, welche die relevanten Informationen erstellen, bearbeiten und
verarbeiten, in die Lage versetzt werden, diese Informationen selbst in Prozessmodelle
zu überführen. Dabei handelt es sich in der Regel nicht um erfahrene Modellierer. Um
diesen Modellierern die Einarbeitung in die Modellierungssprachen zu erleichtern und
um die Sprache verständlicher zu machen, ist es sinnvoll, eine domänenspezifische
Sprache zu fordern und zu entwickeln (Becker & Pfeiffer 2006; Pfeiffer 2007). Zur Prozessmodellierung wird daher keine generische Modellierungssprache wie beispielsweise
die EPK verwendet, in der die Inhalte der Modellelemente von den Modellierern selbst
festgelegt werden müssen, sondern eine Sprache, die sich mit schon vordefinierten
28
Begriffen an der Domäne orientiert. Es werden also bei genauer Betrachtung zwei
Sprachen, die für die Modellierung nötig sind vereinigt: Die Modellierungssprache und
die Domänensprache, die sonst disjunkt voneinander sind.
Durch die Entwicklung einer speziell auf eine Domäne zugeschnittenen Sprache müssen die Modellierer bei der Anwendung der Methode die beiden Sprachen nicht selbständig zusammenführen. Vielmehr stehen semantisch vordefinierte Sprachelemente
zur Verfügung. Bereits während der Methodenentwicklung wird der Anwendungsdomäne Rechnung getragen. Dies hat zum einen den Vorteil, dass die Modellelemente
semantisch eindeutig verwendet werden, zum anderen ist das Abstraktionsniveau der
Modelle durch eine solche Methode fixiert (Rupprecht et al. 2000). Gleichzeitig bleibt
es natürlich dem Modellierer frei gestellt, ergänzende Informationen zu annotieren
(vgl. Abb. 3.3).
Abb. 3.3:
Semantisch vordefiniertes, domänenspezifisches Modellelement
Die Verwendung einer solchen Sprache birgt neben der Integration der Semantik weitere Vorteile (Esser & Janneck 2001; France & Rumpe 2005; Kelly & Tolvanen 2000;
Kelly & Tolvanen 2008):
Die Kommunikation der Modellierer mit den Domänenexperten ist erheblich einfacher,
wenn die Konstrukte auf die Domäne zugeschnitten und unzweideutig vordefiniert
sind. Wenn z. B. die Sprachelemente vorstrukturiert sind nach standardisierten Pro-
29
zessabschnitten und die Bezeichnungen der einzelnen Elemente und die damit verbundene semantische Bedeutung sich an der Begriffswelt der Domäne orientieren, fällt
eine Verständigung leichter. Ebenso vermindert dies den Interpretationsspielraum von
Modellen während und nach der Modellerstellung. Domänenspezifische Besonderheiten, die bestimmte Verbindungen von Elementen ausschließen, können direkt als Restriktion in die Sprachspezifikation aufgenommen werden.
Durch die Standardisierung und Schaffung von mächtigeren Sprachkonstrukten als sie
eine allgemeingültige Modellierungssprache bietet, erhöht sich die Möglichkeit der
Wiederverwendung der Modellierungssprache in der Domäne (z. B. als Referenzmodelle). Durch den Einsatz in verschiedenen Projekten in der gleichen Domäne kann
die Methode mit ihren Sprachen und dem Vorgehen sukzessive getestet und verbessert
werden und sich innerhalb dieser Domäne vor allem gegenüber allgemeinen Sprachen
und Methoden profilieren.
30
4
Forschungsmethodische Einordnung
4.1
Forschungsfrage der Arbeit
Die Aufbereitung der Domäne der öffentlichen Verwaltung, verbunden mit der Motivation dieser Arbeit, zeigt einen großen Bedarf für die Einführung von Prozessmanagement. Die Verwaltungen unterliegen einem großen Reorganisationsdruck, nicht nur
aus finanziellen, auch aus inhaltlich motivierten Aspekten.14 Die Darstellung der Vorgangsbearbeitung, verbunden mit dem Prozessverständnis der öffentlichen Verwaltungen führt zu der Frage, warum noch kein oder nur ein sehr unzureichendes Prozessmanagement in öffentlichen Verwaltungen implementiert wurde. Eine selbst durchgeführte, online-gestützte Umfrage im Rahmen des EU-geförderten Forschungsprojekts
PICTURE führte zu der Erkenntnis, dass insbesondere die Gründe keine methodische
Unterstützung, kein Know-how und kein Personal angeführt werden (vgl. Abb. 4.1).
Keine methodische
Unterstützung
Kein Bedarf
Kein Nutzen
Trifft eher zu
Neutral
Trifft eher nicht zu
Kein Know-how
Kein Personal
Kein Geld
0%
5%
10 %
15 %
20 %
25 %
30 %
35 %
40 %
45 %
50 %
Quelle: Eigene Untersuchung, dokumentiert u. a. in:
PICTURE Consortium (2007), S. 12.
Abb. 4.1:
14
Gründe für den Verzicht auf die Prozessmodellierung in öffentlichen
Verwaltungen
Die inhaltliche Motivation fasst in diesem Zusammenhang die Probleme und Mängel in der inneren
Struktur der Verwaltungen auf, z. B. die Veränderung der Kundenansprüche, die Veränderung des
Selbstverständnisses der Verwaltungsmitarbeiter etc.
31
Aus Sicht des Forschungsfelds der Wirtschaftsinformatik ist der augenscheinliche
Mangel an geeigneten Methoden zur Prozessmodellierung der Aspekt, der adressiert
werden kann. Dies stellt den zentralen Ausgangspunkt der Aktivitäten dieser Arbeit
dar. Bei der Entwicklung eines ganzheitlichen Prozessmanagementansatzes gilt es aber
nicht nur die Prozessmodellierung zu adressieren, auch die Prozessanalyse ist ein
wichtiger Bestandteil (Becker et al. 2008d). Notwendige Nebenbedingung all dieser
Überlegungen ist es stets, Methoden und Werkzeuge zu schaffen, die zu einer Verbesserung eines Status-quo beitragen. Dies kann zum Beispiel durch das Effizienzkriterium (Drucker 1967) ausgedrückt werden. Ziel ist es also nicht nur, eine geeignete Prozessmanagementunterstützung zu schaffen (qualitative Perspektive), vielmehr soll diese Methode auch effizienter einsetzbar sein als bisherige Ansätze (quantitative Perspektive). In der Motivation dieser Arbeit wurde bereits herausgestellt, dass aus dieser
Betrachtung heraus insbesondere Automatisierungspotenziale im Bereich der Auswertung von Prozessmodellen in eine Zieldefinition eingearbeitet werden müssen. Zusammenfassend lässt sich hieraus folgende Forschungsfrage formulieren:
Wie kann das Prozessmanagement für die Domäne öffentliche Verwaltung vereinfacht
und effizienter gestaltet werden?
Die in dieser Form formulierte Forschungsfrage wird im Folgenden in zwei Aspekte
verfeinert. In Anlehnung an BECKER ET AL. (2004a) liegen den Zielen der Wirtschaftsinformatikforschung stets Erkenntnis- und Gestaltungsziele zugrunde. Während die Erkenntnisziele darauf ausgerichtet sind zu verstehen, zu prognostizieren und so Aussagen über Veränderungen machen zu können, sind die Gestaltungsziele darauf ausgerichtet, neue Sachverhalte zu gestalten. Zu Erwähnen ist, dass beide Forschungsziele
Interdependenzen aufweisen und sich gegenseitig beeinflussen bzw. bedingen. Ferner
unterliegen diese beiden Ziele methodischen und inhaltlich-funktionalen Aufträgen.
Der methodische Auftrag umfasst das Verständnis (Erkenntnis) sowie die Entwicklung
(Gestaltung) von Methoden und Techniken, während der inhaltlich-funktionale Auftrag sich mit dem Verständnis (Erkenntnis) und der Gestaltung von Methoden und
Techniken für bestimmte Branchen beschäftigt. Dies führt dazu, dass die Forschungsfrage sich in zwei Teilaspekte mit je zwei Teilfragen aufspalten lässt:
Teilaspekt 1
a) Wie kann die Prozessmodellierung effizienter gestaltet werden?
b) Wie kann die Analyse von Prozessmodellen effizienter gestaltet werden?
Teilaspekt 2
a) Ist eine unter dem Effizienzgedanken des
Teilaspektes 1 entstandene Methode praktisch anwendbar?
b) Ist diese Methode tatsächlich effizienter
einsetzbar als andere Methoden?
32
Letztlich lassen sich diese beiden Teilaspekte 1 und 2 anhand der vorher gegebenen
Systematisierung der Aufträge und Ziele der Wirtschaftsinformatik wie in Abb. 4.2
dargestellt einordnen.
Erkenntnisziel
Gestaltungsziel
Teilaspekt 2
Teilaspekt 1
Methodischer
Auftrag
Inhaltlichfunktionaler Auftrag
Quelle: Eigene Positionierung, Grafik angelehnt an Becker et al. (2004a), S. 347.
Abb. 4.2:
Systematisierung der Forschungsziele der Arbeit
Der gestaltungsorientierte Aspekt dieser Arbeit, formuliert im Teilaspekt 1, hat die
Entwicklung einer Methode für das Prozessmanagement zur Aufgabe. Neben diesem
methodischen Aspekt ist es ferner der inhaltlich-funktionale Aspekt, sich an der öffentlichen Verwaltung zu orientieren und eine speziell zugeschnittene Methode für
diese Domäne zu entwickeln.
Der erkenntnisorientierte Aspekt dieser Arbeit, formuliert im Teilaspekt 2, adressiert
die Aufgabe der Evaluation der entwickelten Methode. Neben einer methodischen Evaluation bezüglich der Effizienz der geschaffenen Methode ist es ferner Ziel der Forschungsaktivitäten, die praktische Anwendbarkeit der geschaffenen Methode in der
Domäne zu evaluieren. Dies bezieht den inhaltlich-funktionalen, domänenorientierten
Auftrag der zugrunde gelegten Systematisierung ein.
4.2
Wissenschaftstheoretische Positionierung
In dieser Arbeit werden Forschungsmethoden angewendet, die zur wissenschaftlich
fundierten Erreichung des Ziels beitragen sollen. Diese Forschungsmethoden müssen
mit der wissenschaftstheoretischen Positionierung des Forschers einhergehen. Daher
wird zunächst eine entsprechende Positionierung vorgenommen, bevor im Anschluss
die in dieser Arbeit verwendeten Forschungsmethoden vorgestellt werden.
Hierbei dienen, soweit nicht anders vermerkt, die epistemologischen Leitfragen nach
BECKER ET AL. (2004a) als Orientierung (vgl. auch Abb. 4.3). Sie stellen die Basis für die
33
folgenden Ausführungen, bei denen die Leitfragen und mögliche Ausprägungen vorgestellt werden und gleichzeitig eine Positionierung vorgenommen wird.
1
6
Welche Rolle
spielt die Sprache
bei der
Erkenntnis?
5
Wie ist das
Verhältnis von
Erkenntnis und
Erkenntnisgegenstand?
Was ist der
Gegenstand der
Erkenntnis?
Was ist wahre
Erkenntnis?
2
Was ist die Quelle
der Erkenntnis?
3
Erkenntnis
Wie entsteht
Erkenntnis?
4
Quelle: Vgl. Becker et al. (2004a), S. 338.
Abb. 4.3:
Epistemologische Leitfragen
(1) Was ist der Gegenstand der Erkenntnis? Der Gegenstand der Erkenntnis, auch
als ontologischer Aspekt bezeichnet, beschäftigt sich mit der Theorie des Seins,
präziser mit der Frage nach dem was ist bzw. wie es ist (Bunge 1977; Bunge
1979; Monod 2003). Im Rahmen dieser Untersuchungen werden Dinge betrachtet, auf die sich ein Erkenntnisprozess bezieht. Die Frage, die stets beantwortet
werden soll ist die, in welcher Weise eine Realität außerhalb der reinen Vorstellungswelt eines Subjekts existiert. Hierbei kann zwischen zwei eindeutigen Positionen sowie einer neutralen Positionierung unterschieden werden (Schütte
1998):
a. Der ontologische Realismus geht von einer Realwelt aus, die unabhängig
vom menschlichen Bewusstsein existiert.
b. Der ontologische Idealismus geht davon aus, dass unabhängig vom
menschlichen Denken und Sprechen keine Realwelt existiert.
c. In einer offenen Position wird davon ausgegangen, dass dem menschlichen Subjekt keinerlei Fähigkeit zugesprochen werden kann, eine Aussage diesbezüglich zu treffen.
34
In Anlehnung an die Argumentation von FALK (2007) und KNACKSTEDT (2004)
wird eine Positionierung in dieser Frage für die Forschungsziele und damit den
weiteren Verlauf der Arbeit als nicht notwendig erachtet; daher wird in dieser
Frage eine offene Position eingenommen.
(2) Was ist wahre Erkenntnis? Die zentrale Frage der Epistemologie ist, wie der
Mensch die „wahre“ Erkenntnis erlangen kann. Konkreter gefasst meint dies,
inwieweit „richtiges“ Wissen erworben kann und inwieweit diese „Richtigkeit“
zu überprüfen ist. BECKER ET AL. unterscheiden drei Positionen:
a. Die Korrespondenztheorie der Wahrheit setzt realweltliche Tatsachen in
Bezug zu Aussagen, die dann als „wahr“ gelten (Wittgenstein 1963).
Diese These ist insofern kritisch zu sehen, als dass in diesem Sinne der
Begriff „Wahrheit“ nicht erklärt, sondern lediglich beschrieben wird.
Daher operationalisiert WITTGENSTEIN dieses Problem und knüpft für die
Gültigkeit der Korrespondenz zwei Bedingungen: (1) Als semantische
Bedingung müssen die Elemente einer Aussage Elemente einer Tatsache
repräsentieren, (2) ferner müssen die Elemente einer Aussage untereinander so angeordnet sein, wie die Elemente einer Tatsache (Strukturgleichheit).
b. Das Konzept der Wahrheit nach TARSKI legt ein alternatives Verständnis
von Wahrheit zugrunde (Tarski 1944). Dieses Verständnis basiert auf
sprachlichen Aspekten und unterscheidet eine Objekt-Sprache und eine
Meta-Sprache, die disjunkt sein müssen. Mithilfe der Meta-Sprache werden Wahrheitsprädikate formuliert, die sich auf die Objektsprache beziehen. Somit können relativ zu diesen Prädikaten wahre Aussagen in der
Objektsprache formuliert werden.
c. Die Konsenstheorie der Wahrheit geht davon aus, dass Wahrheit sich
durch den Konsens aller bildet (Habermas 1973). Dies führt zur Schlussfolgerung, dass nicht „alle“ für den Konsens über wahr oder nicht wahr
benötigt werden, es reicht eine adäquat große Gruppe. Diese Wahrheitsauffassung impliziert aber, dass alle Fakten, die zur Wahrheitsprüfung
nötig sind, allen, die zur Wahrheitsfindung beitragen, bekannt sind.
In Anlehnung an die Argumentation bei PFEIFFER (2008) wird in dieser Arbeit
die Position der Konsenstheorie der Wahrheit eingenommen. Im Rahmen des
Gestaltungsprozesses wird an verschiedenen Stellen auf Expertenwissen zurückgegriffen und dieses konsolidiert. Dieses Vorgehen wird im ersten Teilas-
35
pekt im Bereich der Motivation und Anforderungserhebung für den Gestaltungsprozess, aber auch und im Wesentlichen im Rahmen des zweiten Teilaspekts der Forschungsfrage, der Evaluation, zugrunde gelegt.
(3) Woher stammt Erkenntnis? Im Rahmen dieser epistemologischen Einordnung
ist die Frage des Ursprungs der Erkenntnis zu beantworten. Analog zu (1) werden zwei eindeutige Positionen sowie eine eher neutrale Positionierung diskutiert:
a. Einerseits wird als Wissensquelle die Erfahrung angesehen. Das durch
Erfahrungen erworbene Wissen wird als aposteriorisches oder empirisches Wissen bezeichnet (Berkeley 1975; Hume 1978; Locke 1988).
b. Als weitere Quelle der Erkenntnis wird der Verstand bzw. Intellekt eines
Individuums angesehen. Ein Objekt kann durch ein Individuum zum Gegenstand der Erkenntnis werden. Da dieses Wissen dann nicht auf Erfahrung basiert, wird es auch als apriorisches Wissen bezeichnet. Vertreter dieser Theorie werden dem Rationalismus zugeordnet (BonJour 1998;
Descartes 1996).
c. In einer vermittelnden Position werden beide Positionen als Quelle der
Erkenntnis anerkannt. Es wird argumentiert, dass ohne Verstand kein
neues Wissen entstehen kann und ohne die Sammlung von Erfahrungen
keine innovativen Schlüsse möglich sind.
Im Rahmen dieser Arbeit wird der vermittelnden Position gefolgt. Einerseits
werden Daten gesammelt und analysiert und so gemachte Erfahrungen in den
Methodenkonstruktionsprozess eingebracht, andererseits werden auf Basis des
(eigenen) Verstandes vorhandene Objekte (Dokumente, Literaturquellen etc.)
zum Gegenstand der Erkenntnis.
(4) Wie entsteht Erkenntnis? Im Rahmen dieses methodologischen Aspekts werden
zwei Thesen vertreten wie Erkenntnis hergeleitet werden kann (Seiffert 1996):
a. Im Rahmen der Induktion wird versucht, aus beobachteten Einzelfällen
allgemeingültige Aussagen, Gesetzmäßigkeiten abzuleiten.
b. Im Rahmen der Deduktion werden aus allgemeinen Aussagen (Hypothesen; Wissen, welches als wahr angenommen wird) Aussagen für den
Einzelfall abgeleitet.
36
Im Rahmen dieser Arbeit wird überwiegend dem induktiven Ansatz gefolgt. Das
Ziel ist es meist, aus einer hinreichend großen Zahl an Expertenaussagen allgemeingültige Aussagen abzuleiten, z. B. bei der Ableitung der Prozessbausteine in der Phase der Methodenkonstruktion, aber auch im Rahmen der Evaluation bezüglich der Effizienz, der Vergleichbarkeit und der Ausdrucksfähigkeit der
domänenspezifischen Prozessmanagementmethode. Jedoch wird auch an ausgewählten Stellen dem Paradigma der Deduktion gefolgt, zum Beispiel als ergänzende Perspektive bei der Entwicklung der Prozessbausteine im Rahmen der
Methodenentwicklung. Hier wird auf als allgemeingültig anerkannte Dokumente zurück gegriffen, aus denen domänenspezifische Elemente abgeleitet werden,
z. B. dem im Kap. 2.3 vorgestellten DOMEA-Konzept.
(5) Wie ist das Verhältnis von Erkenntnis und Erkenntnisgegenstand? Die zugrunde
liegende Frage dieser epistemologischen Einordnung ist, ob Dinge, die außerhalb des menschlichen Denkens und Sprechens liegen, zumindest prinzipiell,
objektiv erkannt werden können. Im Folgenden werden zwei Antwortmöglichkeiten unterschieden:
a. Der Konstruktivismus versteht die Erkenntnis als etwas Subjektives. Dies
meint, dass das Verhältnis der Erkenntnis zum Erkenntnisgegenstand
durch das erkennende Subjekt geprägt ist.
b. Der erkenntnistheoretische Realismus geht davon aus, dass eine objektive Wahrnehmung unabhängig von der Wirklichkeit möglich ist. Dies sei
möglich, indem – wenn geeignete Maßnahmen identifiziert sind – die
subjektabhängigen Verzerrungen eliminiert werden (Loose 1972). Eine
hierbei gegebene Implikation ist, dass im Rahmen der Positionierung in
(1) dem ontologischen Realismus gefolgt wird. Die Annahme, dass eine
Existenz unabhängig vom menschlichen Bewusstsein existiert, ist in diesem Fall also evident.
Die zugrunde liegende Annahme ist, dass Subjekte (die Mitarbeiter der Verwaltungen) eine entscheidende Rolle bei der Methodenentwicklung einnehmen. Die
Identifikation der Methodenelemente (Prozessbausteine, Analyseelemente) basiert auf den Aussagen und der Erfahrung der Subjekte. Dies wird – dem Verständnis von SCHÜTTE (1998) folgend – als Konstruktionsprozess verstanden.
Diese Annahme, verbunden mit den Ausführungen zu den impliziten Prämissen
des erkenntnistheoretischen Realismus, führt zu einer konstruktivistischen Positionierung dieser Arbeit.
37
(6) Welche Rolle spielt die Sprache bei der Erkenntnis? Das Forschungsziel dieser
Arbeit ist die Konstruktion einer domänenspezifischen Methode für das Prozessmanagement. Hierbei werden sprachliche Artefakte geschaffen, die durch
die bisherige epistemologische Positionierung beeinflusst werden. Drei Aspekte
sollten reflektiert werden (Becker et al. 2004a; Knackstedt 2004; Wolf 2001),
um sich den Grenzen der Sprache bei der Schaffung von Erkenntnis bewusst zu
werden:
a. Im Rahmen der Reflexion der kognitiven Funktion von Sprache wird davon ausgegangen, dass Hypothesen hinsichtlich der Verwendung von
Sprache im Rahmen von Denkvorgängen formuliert werden. Dabei wird
in der Regel angenommen, dass Denken sich unter Zuhilfenahme von
Sprache vollzieht. Die Beachtung des Aspekts, dass Denken durchaus
auch in Bildern oder ähnlichen Dingen erfolgen kann, lässt diesen Aspekt als zu schmale Betrachtung erscheinen. Dies hat zur Konsequenz,
dass eine rein sprachliche Gestaltung nicht ausreichend ist.
b. Im Rahmen der Reflexion der expressiven Funktion wird die Bedeutung
von explizierten Sprachzeichen beleuchtet. Die Annahme, dass diese
Sprachzeichen eine objektive Bedeutung erlangen können, ließe sich im
Rahmen der übrigen Positionierung nur mit einer erkenntnisorientiert
realistischen Position (siehe (5b)) vereinbaren. Analog zur dortigen Argumentation können Sprachartefakte keine eindeutige, subjektunabhängige Bedeutung erlangen, sondern sind subjektgebunden. Es entstehen
also Objekte, die letztlich durch die individuelle Terminologie eines Subjekts interpretiert werden müssen. Auch hier führt dies zur Konsequenz,
dass eine rein sprachliche Gestaltung nicht ausreichend ist.
c. Im Rahmen der Reflexion der kommunikativen Funktion wird die Betrachtung von einzelnen Subjekten und deren Aktionen auf Mengen von
Subjekten in der Rolle von Sendern und Empfängern von Sprachartefakten ausgedehnt, ein Kommunikationsprozess entsteht. Die vorher getroffene Annahme, dass die Erkenntnis, nach der gestrebt wird, stets
subjektgebunden sei, verkompliziert diese Reflexion. Sprache allein kann
unter dieser Voraussetzung nicht sicherstellen, dass Sender und Empfänger von Sprache stets zur gleichen Interpretation einer Aussage gelangen.
Im Rahmen dieses linguistischen Aspekts erfolgt keine Positionierung bezüglich
einer der Funktionen. Vielmehr führt die Reflexion zu der Erkenntnis beim For-
38
scher selbst, dass die Vermittelbarkeit der Aussagen, die mithilfe der Methode,
die geschaffen wird, getroffen werden, stark auf eine mehr oder weniger geschlossene Sprachgemeinschaft (Kamlar & Lorenzen 1996) beschränkt ist, wenn
nahezu unmissverständliche Verständigung angestrebt wird.
4.3
Angewendete Forschungsmethoden
Die Einordnung der Forschungsfragen (vgl. Abb. 4.2) zeigt, dass diese Arbeit sowohl
ein gestaltungsorientiertes (Teilaspekt 1 der Forschungsfrage) als auch ein erkenntnisorientiertes (Teilaspekt 2 der Forschungsfrage) Ziel verfolgt. Daher werden im Rahmen
der vorliegenden, kumulativen Dissertation verschiedene Forschungsmethoden verwendet. Der Argumentation bei Leitfrage (5) im Kapitel 4.2 folgend, liegt der forschungsmethodische Schwerpunkt auf der Gestaltungsorientierung, während der erkenntnistheoretische Aspekt dieser Arbeit, die Evaluation der entwickelten Methode,
nachgelagert ist. Insofern wird als führende Forschungsmethode im Folgenden das
Design Science Paradigma vorgestellt, welches in den vergangenen Jahren insbesondere auf Basis einer Veröffentlichung von HEVNER ET AL. aus dem Jahr 2004 (Hevner et al.
2004; March & Smith 1995; Peffers et al. 2007) diskutiert wurde, ehe im Anschluss auf
die weiter verwendeten Forschungsmethoden eingegangen wird.
Das Ziel von Design-Science-orientierter Forschung ist angelehnt an die Ingenieurswissenschaften (Peffers et al. 2007) und hat die Schaffung von Artefakten zur Problemlösung als Ziel (Hevner et al. 2004). Unter Artefakten werden hierbei „[…] innovations that define ideas, practice, technical capabilities, and products through which the
analysis, design, implementation, and use of information systems can be effectively
and efficiently accomplished” (Hevner et al. 2004) verstanden. Ein Artefakt ist also mit
anderen Worten eine innovative Neuerung, welche zu Effizienz- bzw. Effektivitätsvorteilen führt. Die Entwicklung und Evaluation eines solchen Artefakts ist in ein Vorgehensmodell eingebettet, dessen Anwendung die Qualität des Forschungsprozesses sicherstellen soll. In der Literatur werden verschiedene Vorgehensmodelle für Design
Science diskutiert (Hevner et al. 2004; Nunamaker et al. 1990; Peffers et al. 2007;
Takeda et al. 1990; Walls et al. 1992). Im Rahmen dieser Arbeit wird insbesondere der
Argumentation von PEFFERS ET AL. (2007) gefolgt, allerdings werden lediglich insgesamt vier der sechs Phasen des dortigen Vorgehens als wesentlich herausgestellt (vgl.
Abb. 4.4, die Phasen 4 und 5 des Originals werden zusammengefasst, Phase 6 (Kommunikation der Forschungsergebnisse) ist unter anderem Gegenstand dieser Arbeit):
(1) Schaffung eines Problembewusstseins, Motivation: Zu Beginn des Forschungsvorhabens muss der Forschungsbedarf expliziert werden. In dieser Phase ist es
wichtig aufzuzeigen, dass ein solches Problem vorliegt. Ferner muss motiviert
39
werden, dass dieses Problem substantiell ist, herausgestellt werden, was nach
dem aktuellen Stand der Forschung der Status der angestrebten Problemlösung
ist und die Schaffung einer (weiter führenden) Lösung notwendig ist. Durch die
Gestaltung einer Lösung in Form eines Artefakts muss ein substantieller Lösungsbeitrag, sowohl theoretisch, als auch praktisch, geschaffen werden können. Das Ergebnis dieser Phase ist die Beschreibung und Eingrenzung des Problems.
Problemzustand
Schaffung eines Problembewusstseins,
Motivation
Problembeschreibung
Definition von Zielvorgaben für die
angestrebte Lösung
Konzeptionelle
Lösungsdefinition
Entwicklung des Artefakts
Artefakt
Evaluation des Artefakts
Evaluiertes Artefakt
Lösungsbedarf
Problemzustand
Restriktionen
Status-quo
Lösungen
Problemzustand
Konzeptionelle
Lösungsdefinition
Problemzustand
Artefakt
Empirische
Evaluationsansätze
Quelle: Vgl. Pfeiffer (2008), S. 27.
Abb. 4.4:
Design-Science-orientierter Forschungsprozess
(2) Definition von Zielvorgaben für die angestrebte Lösung: Aus der Problembeschreibung werden konkrete Zielsetzungen für das zu schaffende Artefakt entwickelt. Diese Zielsetzungen werden sowohl in quantitativer Hinsicht (z. B. eine
zeitliche Dimension, in der die angestrebte Lösung besser als der Status-quo ist)
als auch in qualitativer Hinsicht (z. B. Eigenschaften des neuen Artefakts, die
mit bisherigen Lösungen nicht realisierbar sind, beispielsweise automatisierte
Auswertungen von bestimmten Modellen) beschrieben. Das Ergebnis dieser
Phase ist eine konzeptionelle Beschreibung der Lösung.
40
(3) Entwicklung des Artefakts: Aus der Problembeschreibung und der konzeptionellen Lösungsstruktur wird die Architektur und die Funktionalität des Artefakts entwickelt und als IT-Artefakt implementiert. Ferner wird – abweichend
zu PEFFERS ET AL. (2007) und analog zu PFEIFFER (2008) der Entwicklungsphase
auch der Akt der prototypischen Evaluation zugeschrieben. Dies meint in dieser
Phase, dass (z. B. durch Simulation oder in einem Experiment) gezeigt wird,
dass das Artefakt das definierte Problem (funktional) löst. Das Ergebnis dieser
Phase ist das Artefakt.
(4) Evaluation des Artefakts: Das in dieser Form geschaffene Artefakt wird nun
theoretisch und praktisch evaluiert. Es wird im Vergleich zu bestehenden Lösungen bewertet, um zu zeigen, dass die Vorteile, die sich von der neuen Lösung versprochen wurden, realisiert wurden; konkret, dass die neu geschaffene
Lösung schneller, effizienter oder qualitativ hochwertigere Ergebnisse liefert, als
bisher verfügbare Artefakte. Neben dem Vergleich mit bestehenden Lösungen
ist ebenfalls und insbesondere eine empirische Evaluation anhand der vorher
definierten Ziele notwendig.
Ein nicht zu vernachlässigender Punkt in der Phase der Evaluation ist die Iteration zurück in die vorhergehenden Phasen der Lösungsdefinition bzw. Artefaktentwicklung. Zum einen müssen die Ergebnisse der Evaluation gegen die Erwartungen gespiegelt werden, zum anderen führen Evaluationsergebnisse
zwangsläufig zu Anpassungen in der Lösungsdefinition und damit auch im
konstruierten Artefakt. So entsteht ein iterativer Evaluations-EntwicklungsProzess.
Die Phase der Entwicklung des Artefakts geht einher mit dem gestaltungsorientierten
Ziel dieser Arbeit. Dabei wurden die Grundlagen des Method Engineering (vgl. Kap. 3)
als Basis genommen, die Gestaltung durchzuführen. Die Phase der (empirischen) Evaluation geht einher mit dem erkenntnistheoretischen Ziel dieser Arbeit. Ziel dieser Phase ist es, Erkenntnisse über den Nutzen und die Anwendbarkeit des geschaffenen Artefakts in der Praxis zu erhalten. Von daher ist es unabdingbar, in der Phase der Evaluation des Artefakts entsprechende weitere Forschungsmethoden anzuwenden, welche
einen Rahmen für die Sammlung von empirischen Daten schaffen. Im Rahmen dieser
Arbeit sind im Wesentlichen drei weitere Forschungsmethoden zum Einsatz gekommen:
41
(1) Umfragen: Das Ziel von Umfragen ist es, generalisierende Aussagen auf der Basis eines Samples zu treffen (Creswell 2002; Pinsonneault & Kraemer 1993).
Dabei werden so genannte Primärdaten15 (Kaya 2007) gesammelt, um vorher getroffene Erwartungen (Hypothesen) zu bewerten. Ein Problem bei dem Versuch,
generalisierende Aussagen aus diesen Datensätzen abzuleiten, ist die Repräsentativität dieser Daten. Oft gelingt es lediglich, dass ein Teil der Daten repräsentativ, z. B. für einen Teil der Bevölkerung ist (Kaya 2007; Mingers 2003).
Die Datensammlung erfolgt in der Regel über Fragebögen oder über Interviews,
die geführt werden. Dabei bieten Fragebögen die Möglichkeit, viele Datensätze
zu generieren, die aber sehr strukturiert gehalten werden müssen. Fragen zu
Sonderfällen etc. sind schwierig möglich. Interviews hingegen sind aufwändiger, ermöglichen es aber, mehr in die Tiefe gehende Informationen und Spezifika zu erfassen. Jedoch haben Interviews den Nachteil, dass die Ergebnisse einer
gewissen Verfälschung durch den Interviewablauf unterliegen und somit mehr
Interpretation und Diskussion in die Ergebnisse einfließen (Kaya 2007).
Das Ziel der Datensammlung ist die statistische Auswertung der Daten, um –
wie angedeutet – Aussagen über vorher getroffene Annahmen geben zu können. Es bietet sich an, Umfragen verschiedener Art zu verwenden, um beispielsweise eine bestimmte Anwendungsdomäne näher kennen zu lernen oder
um Forschungsergebnisse durch eine breite Anwenderschaft zu evaluieren.
Im Rahmen dieser Arbeit werden sowohl (Online-)Fragebögen verwendet, um
die Bedarfe an eine Prozessmanagementmethode für die Domäne der öffentlichen Verwaltung zu ermitteln (vgl. Abb. 4.1), als auch Interviews (im Rahmen
von Fallstudien) durchgeführt, um die geschaffene Methode zu evaluieren.
(2) Fallstudien: Eine Fallstudie ist eine empirische Untersuchung, welche für die
Evaluation in einer realen Umgebung geeignet ist (Eisenhardt 1989; Gillham
2000; Stake 1994; Yin 2003). Ziel ist es, einen bestimmten Sachverhalt (z. B.
ein neu geschaffenes Artefakt) in dieser realen Umgebung einzusetzen, um tiefgreifende Erkenntnisse bezüglich dieses Sachverhalts zu erlangen (Borchardt &
Göthlich 2007). Gleichzeitig bedeutet dies, dass es oftmals nur bedingt zielfüh-
15
Bei Primärdaten handelt es sich um neue Daten, die originär für das Ziel der Untersuchung erhoben werden. Im Gegensatz dazu sind Sekundärdaten Daten, die bereits erhoben wurden und nun
unter anderen Gesichtspunkten bewertet bzw. ausgewertet werden.
42
rend ist, viele Fallstudien zum gleichen Sachverhalt durchzuführen, da die neuen Erkenntnisse durch noch eine weitere Fallstudie meist eher begrenzt sind
und dies nicht in einem adäquaten Aufwand-Nutzen-Verhältnis steht. Im Rahmen einer Fallstudie ist der Anwendungskontext im Vorfeld klar zu strukturieren, um hinterher die Ergebnisse bewertbar zu machen. Dies meint vor allem,
dass der betrachtete Kontext von einer äußeren Umgebung klar abgegrenzt
werden muss.
Im Rahmen dieser Arbeit wurden insgesamt drei Fallstudien durchgeführt, um
die entwickelte Methode zu evaluieren. Dabei wurden zwei Fallstudien darauf
verwendet, die Modellierungsmethode inklusive des Vorgehensmodells zu evaluieren, um die Anwendbarkeit der Methode nachzuweisen und die Effizienz
der Erhebung von Daten für die Prozessmodellierung zu dokumentieren. Eine
weitere Fallstudie hatte zum Ziel, die Prozessanalysemethode zu evaluieren und
so die Effizienz der (teil-)automatisierten Auswertung zu dokumentieren.
(3) Laborexperimente: Ziel eines Laborexperiments ist es, ein im Rahmen eines Forschungsprojekts geschaffenes Artefakt unter sehr kontrollierten Bedingungen
zu evaluieren (Bryman & Bell 2003; Creswell 2002). Im Gegensatz zu einer oftmals eher offen gehaltenen Fallstudie werden in diesem Fall in einer kleinen
Gruppe von Probanden klar spezifizierte Eigenschaften des Artefakts untersucht. Der Vorteil für den Forscher ist, dass durch diesen engen Fokus die angestrebte Kontrolle des Vorgangs einfacher zu realisieren ist (Rack & Christophersen 2007), sämtliche Störgrößen, die das Ergebnis beeinflussen können, können
eliminiert werden. Dies ermöglicht es sehr gut, Vergleiche zwischen verschiedenen Experimentdurchläufen der gleichen Art durchzuführen.
Im Rahmen dieser Arbeit wurden zwei verschiedene Experimente durchgeführt.
Die entwickelte Modellierungsmethode wurde mit einer bestehenden Modellierungsmethode verglichen. Das Ziel des ersten Experiments war es nachzuweisen, dass die neu geschaffene Methode systematisch vergleichbarere bzw. ähnlichere Prozessmodelle liefert als bisherige Ansätze. Das Ziel des zweiten Experiments war es nachzuweisen, dass diese Methodik mit Vorteilen bei der Vergleichbarkeit – und damit verbundenen Restriktionen für den Modellierer in der
Verwendung von Sprachelementen der Methode – dennoch genau so mächtig
in der Ausdrucksfähigkeit ist, sprich, dass semantisch genau so mächtige Modelle mit gleichem oder höheren Informationsgehalt erstellt werden können.
Zusammenfassend ist der Forschungsprozess dieser Arbeit in Abb. 4.5 dargestellt. Neben der Einordnung der Kapitel dieses einführenden Teils (Teil A, linker Bereich der
43
Abbildung) sind die Publikationen des zweiten Teils dieser Arbeit (Teil B) den einzelnen Phasen des Forschungsprozesses zugeordnet. Ferner sind in der ganz linken Spalte
die Phasen des Design-Science-orientierten Vorgehens und in der ganz rechten Spalte
die angewendeten Forschungsmethoden verortet.
Abb. 4.5:
Forschungsprozess dieser Arbeit
44
5
Forschungsprozess
5.1
Anforderungen an eine Prozessmanagementmethode für die öffentliche
Verwaltung
Aktuell werden Prozesse in entsprechenden Modellierungsprojekten überwiegend manuell ausgewertet (vgl. Kap. 1.1). Insbesondere Mitarbeiter in kleineren Organisationen
verfügen häufig nicht über das methodische Wissen um Prozessmodellierungs- und
Prozessanalysemethoden und deren Einsatz. Das Ziel des Forschungsprozesses dieser
Arbeit (vgl. Abb. 4.5) ist es, eine methodische Unterstützung zu entwickeln, die diese
Defizite minimiert und parallel die Auswertung der so erfassten Informationen vereinfacht, indem eine (Teil-)Automatisierung möglich wird.
Im ersten Schritt der Entwicklung der Prozessmanagementmethode wurden Anforderungen definiert, welche bei der Methodenentwicklung zu berücksichtigen sind. Auf
Basis der spezifischen Eigenschaften der öffentlichen Verwaltung und der Erwartungshaltung, dass die Modelle (teil-)automatisiert auswertbar sein sollen, lassen sich folgende Anforderungen ableiten (vgl. P1, P2 und P4):
(1) Einfache Darstellung der Prozesslandschaft. Um die Prozesslandschaft einer öffentlichen Verwaltung mit ihrer Vielzahl an angebotenen Produkten und
Dienstleistungen mit vertretbarem Aufwand (Verwaltungen erbringen ca. 1.000
und mehr Dienstleistungen, vgl. (Algermissen & Niehaves 2005; Becker et al.
2005a)) erfassen zu können, ist eine möglichst einfache und effiziente Methode
notwendig. Einfach und effizient heisst, dass die methodischen Vorkenntnisse
für die Anwendung der Methode gering sein müssen, um die Domänenexperten,
sehr gut und umfangreich in die Modellierung einbeziehen zu können – ohne,
und das meint Effizienz, zu viel Arbeitszeit der Personen einzufordern. Daneben
ist eine einfache Darstellung der starken Interdependenzen zwischen den ausführenden Organisationseinheiten nötig. Die Charakteristika der öffentlichen
Verwaltung führen zu überwiegend teilstrukturierten Prozessen (vgl. Kap. 2.5).
Dies stellt eine weitere große Herausforderung dar, da diese Teilstrukturiertheit
in der Modellierung berücksichtigt, aber auch reglementiert werden muss. Eine
weitere aber essenzielle Nebenbedingung ist, dass die Methode die Möglichkeit
gestattet, genau so ausdrucksfähige Modelle zu erstellen wie es generische Modellierungssprachen erlauben. Ansonsten wird die Akzeptanz der mit dieser Methode erstellten Modelle nicht gegeben sein.
(2) Erstellung wartbarer Prozessmodelle. Die dauerhafte Verwendung der erhobenen Prozessmodelle birgt für eine Verwaltung ein hohes Nutzenpotenzial.
45
Durch den Wandel der Organisationen, bedingt durch die demografischen Entwicklungen, aber auch generelle gesellschaftliche Trends (vgl. Kap. 2.4) befinden sich die öffentlichen Verwaltungen in einem anhaltenden Veränderungsprozess. Die Beschreibung der Prozesslandschaft sollte daher für den internen
Gebrauch und zur kontinuierlichen Prozessverbesserung regelmäßig aktualisiert
werden können. Dies macht es erforderlich, dass alle Prozessmodelle mit möglichst geringem Ressourcenaufwand wartbar sind und führt gleichzeitig zur
notwendigen Bedingung, dass die Mitarbeiter der Verwaltungen, die Domänenexperten, selbst in der Lage sein müssen, einfach und unkompliziert auf die
Modelle zuzugreifen, um diese zu aktualisieren. Um genügend Anreize für die
Wartung der Modelle zu gewährleisten, müssen die Modelle und die Methode
zur Abbildung für die Mitarbeiter einer Verwaltung leicht verständlich sein.
Dies macht es erforderlich, eine Methode einzusetzen, welche speziell die Organisationsgestaltung fokussiert und überwiegend aus dem Domänenvokabular
entlehnte Sprachkonstrukte einsetzt.
(3) Erstellung vergleichbarer Prozessmodelle. Ziel bei der Einführung von Prozessmanagement muss die Betrachtung der Gesamtorganisation sein. Dies macht es
notwendig, die Aufnahme der Prozesse arbeitsteilig abwickelbar zu machen und
mehrere Personen bei der Modellierung zu involvieren. Ansonsten wäre es
nicht möglich, in angemessener Zeit eine Datenbasis der Prozesslandschaft zu
erhalten. Dies führt zwangsläufig zu einer starken Einbindung der Verwaltungsmitarbeiter. Gleichzeitig wird angestrebt, dass die resultierenden Modelle
untereinander vergleichbar sind, um strukturelle Unterschiede und Gemeinsamkeiten zwischen den Prozessen identifizieren zu können, aber auch und insbesondere die Auswertung hinsichtlich dieser Unterschiede und weiterer interessanter Fragestellungen (vgl. Kap. 1.1) – zumindest teilweise – zu automatisieren, um möglichst einfach und schnell Ergebnisse aufzeigen zu können. Vergleiche sollten sowohl zwischen verschiedenen Prozessen in unterschiedlichen
Organisationseinheiten als auch zwischen Ausprägungen des gleichen Prozesses
zu unterschiedlichen Zeitpunkten (z. B. vor und nach Durchführung einer Reorganisationsmaßnahme) möglich sein. Um in einem verteilten Modellierungsprojekt vergleichbare Resultate zu erhalten, müssen die Freiheitsgrade des Modellierers stark eingeschränkt werden und die Modellierungskonstrukte müssen
möglichst eindeutig und disjunkt definiert sein, um sicher zu stellen, dass bei
Vorliegen eines identischen Sachverhalts verschiedene Personen das gleiche
Sprachkonstrukt zur Beschreibung nutzen.
46
(4) Erstellung auswertbarer Prozessmodelle. Angesichts der zu erwartenden Fülle
von Modellen innerhalb der Prozesslandschaft einer öffentlichen Verwaltung
werden manuelle Auswertungen stark erschwert, allein schon weil sie nicht in
angemessener Zeit realisierbar sind. Daher ist es sinnvoll, auf Grundlage der erhobenen Prozesslandschaft (teil-)automatisierte Analysen und Auswertungen
als Indikator für zukünftige Reorganisationsmaßnahmen durchführen zu können. Als Beispiel lassen sich (1) die Identifikation von sogenannten „PingPong“-Prozessen, (2) die systematische Analyse der eingesetzten IKT in den
Prozessen oder (3) die systematische Analyse bezüglich prozessbedingter Risiken bzw. Fehler im Prozessergebnis nennen. Für die (teil-)automatisierte Auswertbarkeit ist die vorher definierte Forderung nach Vergleichbarkeit eine notwendige Voraussetzung. Zusätzlich müssen die Sprachkonstrukte eine geeignete
Abstraktionsstufe und Domänennähe besitzen, um semantisch auswertbar zu
sein. Eine entscheidende Voraussetzung für auswertbare Modelle in diesem
Sinn ist die Integration von Domänensemantik auf der quasi syntaktischen
Ebene der Prozessmanagementmethode oder in anderen Worten die Integration
der Domänensemantik in das Metamodell (welches im engen Sinn nur syntaktische Vorgaben beinhaltet) der Methode. Nur dann kann es gelingen, mehr als
syntaktische Fehler oder Unterschiede (teil-)automatisiert in Modellen ausfindig
zu machen.
(5) Effiziente Modellierung. Die Erfassung der Prozesslandschaft einer Verwaltung
erfordert nicht nur ein großes Modellierungsteam, sondern auch die Einbeziehung vieler Mitarbeiter. In Anbetracht der generell knappen Ressourcen der öffentlichen Verwaltung muss ein Modellierungsprojekt die Belegschaft zeitlich
möglichst wenig in Anspruch nehmen und ohne großen Einsatz externer Beratung auskommen. Entscheidendes Evaluationskriterium für die neu geschaffene
Prozessmanagementmethode als Ganzes ist es also, dass es mit ihr gelingt, systematisch schneller Prozessmodelle mit gleicher (brauchbarer) Informationsfülle
zu erstellen als mit generischen, schon vorhandenen Modellierungsmethoden.
Grundlage für die zusammengetragenen Anforderungen sind (1) eine Umfrage (vgl.
Kap. 4.1), welche den Bedarf einer solchen Methode für die öffentliche Verwaltung
deutlich macht, (2) eine Literaturanalyse (vgl. Kap. 2) über die Spezifika der Domäne
öffentlichen Verwaltung, (3) die Beachtung vorherrschender Standards und Vorgaben
bei der Vorgangsbearbeitung sowie (4) eine Auseinandersetzung mit den aktuellen
Herausforderungen der öffentlichen Verwaltungen, die im Rahmen von Interviews mit
Verwaltungsmitarbeitern sowie auf Basis von aktuellen Veröffentlichungen zu Herausforderungen und Reformbestrebungen erhoben wurden.
47
5.2
Die PICTURE-Modellierungs- und -analysemethode
Die PICTURE-Modellierungsmethode
Im Zuge der Umsetzung der vorab definierten Anforderungen an die zu entwickelnde
Prozessmodellierungsmethode, welche im Folgenden mit dem Namen PICTURE umschrieben wird, der im Folgenden für die Methode verwendet wird, wurde das Konzept
der Prozessbausteine entwickelt. Diese Prozessbausteine sind das zentrale Modellierungskonstrukt der Modellierungssprache, die im Rahmen der Methodenentwicklung
(vgl. Kap. 3.3) konstruiert wurde. Ziel der Prozessbausteine ist es, die Prozessmodelle
einfacher bzw. lesbarer zu gestalten (Anforderung 1), die Vergleichbarkeit der Modelle
zu erhöhen (Anforderung 3) und somit auch die Auswertbarkeit der Modelle zu steigern, in dem eine semantische Ebene auf der „syntaktischen Stufe“, der Sprachdefinition (dem Metamodell), der Methode definiert wird (Anforderung 4).
Dokument/Information
weiterleiten
Bearbeitungsunterbrechung
Dokument/Information
geht aus
Dokument
archivieren
Dokument/
Information geht ein
Dokument/
Information geht aus
Datenträger bespielen
Dokument/Information
geht ein
Bearbeitungsunterbrechung
Dokument/Information
bearbeiten
Dokument archivieren
Neues Dokument/
Information erstellen
Erfassen/Registrieren
Informationsflüsse und Beteiligungen
Datenträger
bespielen
Dokument/
Information
weiterleiten
Medienwechsel
Berechnung
durchführen
Beratung
durchführen
Absprache/
Vereinbarung treffen
Drucken
Rückfrage
durchführen
Dokument vervielfältigen/Kopieren
Dokument/
Information sichten
Recherche
durchführen
Rückfrage durchführen
Auszahlung
durchführen
Informationsbeschaffung und
Koordination
Drucken
Dokument vervielfältigen/Kopieren
Scannen
Prozessbausteine der
PICTURE-Methode
Dateneingabe
in die EDV
Inhaltliche Prüfung
vornehmen
Recherche
durchführen
Berechnung
durchführen
Erfassen/
Registrieren
Dokument/
Information
bearbeiten
Absprache/
Vereinbarung treffen
Ortswechsel
durchführen
Neues Dokument/
Information erstellen
Beratung durchführen
Kassieren/
Einzahlung
entgegennehmen
Auszahlung
durchführen
Formelle Prüfung
vornehmen
Dokument/Information
sichten
Bearbeitungsort
wechseln
Kassieren/Einzahlung
entgegennehmen
Formelle Prüfung
vornehmen
Inhaltliche
Verwaltungsarbeit
Inhaltliche Prüfung
vornehmen
Verschriftlichung und Dokumentation
Dateneingabe in die
EDV
Scannen
Quelle: Publikation P1, Abb. 1.2.
Abb. 5.1:
Prozessbausteine der PICTURE-Methode, gruppiert
nach Anwendungsphasen
Mithilfe dieser Prozessbausteine lassen sich die Tätigkeiten innerhalb einer Verwaltung
fachlich abbilden. Diese fest definierten und speziell für den öffentlichen Sektor beschriebenen Sprachkonstrukte erleichtern die Modellierung, da sie auf das bekannte
Vokabular der Domäne zurückgreifen. Eine Übersicht über die Bausteine der PICTUREMethode bietet Abb. 5.1. Die Bausteine sind hierbei in verschiedene Anwendungspha-
48
sen gruppiert, die auch während der Modellierung das Auffinden eines passenden Bausteins erleichtern.
Zur Erfassung der für spätere Auswertungen notwendigen Informationen werden die
Bausteine mithilfe von Attributen genauer spezifiziert. Bei beispielhafter Betrachtung
des Bausteins „Dokument geht ein“ (vgl. Abb. 5.2) sind dies Attribute wie „Eingangskanäle“, „Empfangenes Dokument/Information“, „Sendende Organisationseinheit/Person“ oder das beteiligte „Informationssystem“.
Werden Modelle mit den Prozessbausteinen erstellt, geschieht dies auf Ebene der sogenannten Teilprozesse. Ein Teilprozess ist definiert als eine Folge von Aktivitäten, die
innerhalb einer Organisationseinheit erbracht werden und zu einem Gesamtprozess
beitragen, der ggf. mehrere Organisationseinheiten umfassen kann. Die Prozesse selbst
sind eine Sammlung von einem oder mehreren Teilprozessen in einer zeit-logischen
Anordnung (Die Einführung dieses Konstrukts adressiert insbesondere die Anforderungen 2 und 5).
Quelle: Publikation P1, Abb. 1.3.
Abb. 5.2:
Beispiel für einen Prozessbaustein der PICTURE-Methode
Die Modellierung in PICTURE erfolgt grundsätzlich sequenziell. Es stehen keine
Sprachkonstrukte zur Verfügung, um innerhalb eines Teilprozesses Verzweigungen wie
XOR, OR oder UND darzustellen. Folgende Annahmen liegen diesem Prinzip zugrunde:
(1) Ein Teilprozess umfasst nur diejenigen Bearbeitungsschritte, die von einem einzelnen Verwaltungsmitarbeiter erledigt werden. Daher kann jeweils nur eine
Aufgabe gleichzeitig abgewickelt (und modelliert) werden. Folglich ist ein UNDOperator auf Teilprozessebene nicht nötig. Dies wird als lokale Perspektive auf
einen Teilprozess bezeichnet. Aus einer globalen Sicht auf die Verwaltungsabläufe können an einem Prozess jedoch sehr wohl mehrere Sachbearbeiter parallel arbeiten. Dies wird in der PICTURE-Methode durch die Verbindung von zwei
oder mehreren Prozessbausteinen in unterschiedlichen Teilprozessen über soge-
49
nannte Anker realisiert. Über die Anker werden Teilprozesse zu Prozessen zusammengefügt sowie Schnittstellen zu anderen Prozessen visualisiert.
(2) Neben parallelen Prozessabläufen kann es in einem Prozess auch zu Verzweigungen aufgrund von Entscheidungssituationen (XOR) kommen. Um derartige
Verästelungen im Prozessablauf repräsentieren zu können, stehen in der Modellierungssprache zwei Mechanismen zur Verfügung. Einerseits können die Attribute genutzt werden, um durch Prozentangaben unterschiedliche Fälle zu spezifizieren. Andererseits ist es möglich, Prozessvarianten zu definieren. Prozessvarianten beschreiben einen alternativen Ablauf eines Teilprozesses. Sie enthalten im Vergleich zum originären Teilprozess viele gleiche Prozessbausteine. Einige Prozessbausteine wurden jedoch modifiziert, sind neu hinzugekommen
oder wurden entfernt.
(3) Die Häufigkeit des Auftretens einer bestimmten Prozessvariante kann über Prozentangaben gewichtet werden. Wenn die Wahrscheinlichkeiten des Eintretens
der Varianten eines Teilprozesses in Summe mehr als 100% ergeben, bildet dies
implizit den OR-Operator ab.
Abb. 5.3 fasst die entwickelten Sprachkonstrukte (Prozesse, Teilprozesse, Varianten,
Anker) zusammen, Abb. 5.4 stellt den Zusammenhang in einem Metamodell dar.
Quelle: Publikation P4, Fig. 4.2.
Abb. 5.3:
Zusammenhang Prozesse, Teilprozesse, Varianten und Anker
50
Quelle: Publikation P3, Fig. 3.1.
Abb. 5.4:
PICTURE Metamodell - Modellierungsteil
Eine ganzheitliche Prozessmanagementmethode muss mehr als nur den reinen Prozessablauf darstellen können. Analog zu den in Deutschland stark verbreiteten EPK zur
Beschreibung von Prozessen beinhaltet die PICTURE-Methode ergänzende Sichten (vgl.
Abb. 5.5):
Die Organisationssicht stellt die relevanten Aspekte der Aufbauorganisation der Verwaltung dar. Hier werden z. B. Informationen über einzelne Ämter und Stellen erfasst.
Zusammenfassend wird festgehalten, „Wer“ am Verwaltungshandeln beteiligt ist.
In der Ressourcensicht können technologische Hilfsmittel und sonstige Werkzeuge erfasst werden, die für die jeweilige Aufgabenerfüllung herangezogen werden. Unter den
Technologien werden vor allem genutzte Informations- und Kommunikationssysteme
verstanden. In dieser Sicht wird demnach das „Womit“ des Verwaltungshandelns festgehalten.
In der Geschäftsobjektsicht wird festgehalten, „Was“ in den jeweiligen Verwaltungsprozessen verarbeitet und produziert wird. In der öffentlichen Verwaltung werden
hauptsächlich Informationen verarbeitet und erzeugt, die auf oder in verschiedenen
Informationsträgern vorliegen (z. B. auf einem Papierformular oder in einem elektronischen Fachverfahren).
In der Prozesssicht werden Aspekte der Ablauforganisation dargestellt. Hier werden die
Einzelaktivitäten und Ablaufreihenfolgen erfasst, die für den jeweils betrachteten Verwaltungsprozess relevant sind. Die Prozesssicht dient gleichzeitig zur Integration der
anderen Sichten, da bei der Beschreibung der Einzelaktivitäten jeweils dokumentiert
51
wird, „wer“ diese ausführt, „womit“ die Aktivität durchgeführt wird und „was“ für die
Durchführung notwendig ist bzw. „was“ als Ergebnis der Aktivität vorliegt.
Organisationssicht
„Wer führt etwas aus?“
Organisationsmodell
wird durchgeführt von
Geschäftsobjektsicht
Prozesssicht
„Was wird verarbeitet/produziert?“
Geschäftsobjektmodell
„Was wird wie ausgeführt?“
Prozessbausteine
Teilprozesse
Prozesse
Varianten
Referenzprozesse
Input
Output
Ressourcensicht
„Womit wird etwas ausgeführt?“
Ressourcenmodell
Abb. 5.5:
nutzt/benötigt
Sichten der PICTURE-Methode
Die PICTURE-Analysemethode
Das Ziel der Erfassung von Prozessen ist in der Regel die Analyse und Verbesserung
dieser Modelle. Die Herausforderungen der öffentlichen Verwaltungen (vgl. Kap. 2.4)
sowie die spezifischen Schwachstellen der quasi rein dokumenten- bzw. informationsgetriebenen Vorgangsbearbeitung (Algermissen 2007) führen dazu, dass bei IKTorientierten Reorganisationsprojekten in öffentlichen Verwaltungen insbesondere sogenannte Querschnittstechnologien wie Dokumentenmanagementsysteme (DMS) oder
Workflowmanagementsysteme (WFMS) im Fokus der Einführungsstrategien stehen.
Die Vorteile, die sich von diesen Systemen versprochen werden sind in der Regel die
Verkürzung der Durchlaufzeiten (insbesondere durch Vermeidung von Transport- und
Liegezeiten), die Verringerung von Fehlern oder die Verringerung von benötigten Ressourcen (meist von Papier). Um diese Analyse der vielen Prozesse in den öffentlichen
Verwaltungen zu unterstützen, wurde in den Anforderungen eine (teil-)automatisierte
Analyse der Prozessmodelle definiert (Anforderung 4). Um dies zu realisieren, ist die
Gesamtmethode in zwei Bestandteile geteilt. Neben der vorgestellten Modellierungsmethode wird im Folgenden eine Analysemethode vorgestellt. Die beiden Methodenteile
sind, wie in Abb. 5.6 definiert, miteinander verknüpft.
52
Analysemethode
Berichtsgenerator
Prozessbausteinmuster(PBM) /
Kennzahlenrepository
IKTKomponentenrepository
Modellierungsmethode
Prozessmodellrepository
Modellierungskomponente
Visualisierungskomponente
Quelle: Publikation P4, Fig. 4.4.
Abb. 5.6:
Zusammenhang des Modellierungs- und –analyseteils der PICTUREMethode
Im Folgenden werden die in der Analysemethode spezifizierten Elemente vorgestellt
(vgl. dazu auch das Metamodell der Analysemethode, Abb. 5.7. Die beiden Elemente
Prozessbaustein und Attribut sind farblich abgesetzt, hier ist die Verbindung zum Metamodell des Modellierungsteils, Abb. 5.4, symbolisiert, da diese beiden Elemente auch
dort spezifiziert sind.).
Kernelement im Rahmen der Analyse der Prozessmodelle in PICTURE-Notation ist das
Prozessbausteinmuster (PBM). Ein solches PBM bildet eine spezifische Schwachstelle,
Ineffizienz oder einen Prozessteil, der potenziell verbessert werden kann, ab. Dieses
PBM besteht aus zwei Bestandteilen:
(1) Ein Musterelement ist an sich ein Prozessbaustein. Es wird aber weiter definiert,
ob diese Prozessbausteine, wenn diese in einem PBM integriert werden, in diesem Muster vorkommen sollen (benötigte Aktivität) oder auch nicht (unerwünschte Aktivität). Neben dieser Markierung kann ein so genannter DummyBaustein integriert werden, der für beliebig viele nicht näher definierte Bausteine steht, die zwischen den fest bestimmten Prozessbausteinen vorkommen können. Ein Beispiel für eine solche Sequenz wäre:
1. Baustein „Dokument/Information geht ein“ (benötigt), 2. Baustein auf keinen
Fall „Scannen“ (unerwünscht), nach dem ersten Baustein können aber bis zu
fünf beliebige Bausteine (Dummy-Bausteine) kommen, ehe der Baustein „Dateneingabe in die EDV“ (benötigt) modelliert wurde.
53
Als viertes und letztes kann ein Musterelement eine Regel sein, die besagt, dass
das PBM nicht innerhalb eines Teilprozesses komplett vorkommen muss, sondern teilprozessübergreifend gesucht werden soll (übergreifendes Muster). Neben der Definition von Musterelementen innerhalb eines PBM müssen ergänzende Attribute und deren Ausprägungen (Prozessbausteinattributanforderungen) definiert werden um möglichst sinnvolle und zielführende PBM zu entwickeln. Beispielsweise sollen bei Posteingängen (Verwendung des Bausteins „Dokument/Information geht ein“) nur die papierbasierten Eingänge berücksichtigt
werden. Eingänge per E-Mail oder per elektronischem Formular sollen nicht im
Rahmen der Analyse gefiltert werden.
(2) Attribute auf Prozess- oder Teilprozessebene ((Teil-)Prozessanforderungen), die
bei der automatisierten Analyse berücksichtigt werden sollen, müssen ebenfalls
im Rahmen des PBM definiert werden. Beispielsweise soll ein Muster nur in den
Prozessen gesucht werden, die eine Fallzahl größer als 100 Fälle pro
Jahr haben.
Die PBM werden verknüpft mit Kennzahlen und im PBM/Kennzahlenrepository gespeichert. Eine Kennzahl im Rahmen der PICTURE-Analysemethode wird definiert, um die
auftretenden PBM quantitativ zu bewerten. Daher ist hinter eine Kennzahl eine Formel
gelegt, die auf Basis der Attribute, die in einem PBM integriert sind (sowohl Attribute
auf Prozess-, Teilprozess-, als auch auf Prozessbausteinebene), berechnet wird. Ein
Beispiel für eine solche Kennzahl ist die „Anzahl der gedruckten Seiten pro Jahr“.
Eng verbunden mit den Kennzahlen sind Einsparpotenziale und IKT-Komponenten.
Einsparpotenziale bewerten den Effekt einer bestimmten IKT-Komponente, z. B. eines
DMS, auf die analysierten Prozesse. So kann beispielsweise definiert werden, dass eine
gedruckte Seite 10 Cent kostet. Ferner kann dann definiert werden, dass durch die Einführung eines DMS 20% der Ausdrucke eingespart werden können. Diese Kombination
eines Kostensatzes mit einer spezifischen IKT-Komponente führt also zu einem Einsparpotenzial. Dieses (abstrakte) Potenzial wird im IKT-Komponentenrepository gespeichert und für das Berichtswesen der PICTURE-Methode genutzt.
Im Rahmen des Berichtswesens werden die nun spezifizierten Elemente in Berichte
integriert. Der Kern der Berichte sind Kennzahlen (eine oder mehrere in Kombination),
die mit den weiteren Elementen verknüpft sind. So gibt der Bericht eine Übersicht über
die gewählten Kennzahlen und die Potenziale, die IKT bezüglich der untersuchten Prozesse ermöglicht.
54
Die Definition der Komponenten in dieser Form ermöglicht es ebenfalls, eine Szenarioanalyse bezüglich einer IKT-Komponente durchzuführen, da die definierten Werte
des Einsparpotenzials jederzeit angepasst werden können. Durch die automatisierte
Untersuchung der Prozesse können die Berichte in sehr kurzer Zeit erstellt und verglichen werden.
Quelle: Publikation P4, Fig. 4.5.
Abb. 5.7:
PICTURE Metamodell - Analyseteil
Darstellung der Anschlussfähigkeit zu bestehenden Prozessanalysemethoden
Es existieren verschiedene Arten von Analysemethoden, die mehr oder weniger auf
dem Gedanken der Prozessmodellierung aufbauen und auch in der öffentlichen Verwaltung eingesetzt werden. Im Rahmen dieses Forschungsprozesses wurde neben der
gerade vorgestellten Schwachstellenanalyse die Prozesskostenrechnung (PKR)16 konzeptionell in die PICTURE-Methode integriert (exemplarisch seien als weitere Methoden das Benchmarking (Thau 2009) und das prozessorientierte Total Quality Manage-
16
Die Prozesskostenrechnung im deutschen Sprachraum ist vor allem geprägt durch HORVATH, vgl.
z. B. (Horváth & Mayer 1993), aber auch die Publikation P5 im Teil B dieser Arbeit. Die Einsetzbarkeit wird verschiedentlich in der Literatur diskutiert, vgl. u. a. (Bauer 2003; Littkemann et al. 2005;
Männel 1990)
55
ment (Nießen 2000) genannt). Grundgedanke der PKR ist eine verursachungsgerechte
Aufschlüsselung der Gemeinkosten anhand der Ressourcennutzung der Prozesse zur
Erstellung der jeweiligen Produkte oder Dienstleistungen. Daher eignet sich die PKR
besonders für Einsatzgebiete, in denen ein hoher Gemeinkostenanteil vorliegt. Dies ist
vor allem in personalintensiven Bereichen wie dem Dienstleistungssektor, zu dem auch
die öffentliche Verwaltung gezählt werden kann, der Fall. Bei Dienstleistungsunternehmen lassen sich grundsätzlich alle Leistungsprozesse in die PKR einbeziehen. Daher
war es ein Ziel im Gestaltungsprozess der PICTURE-Methode, die Anschlussfähigkeit
zur PKR herzustellen und so das praktische Einsatzpotenzial zu vergrößern. Um die
Durchführbarkeit der PKR mit der PICTURE-Methode sicher zu stellen, müssen die verschiedenen Konstrukte der beiden Instrumente einander zuweisbar sein. Tab. 5.1 stellt
die folgenden Überlegungen in tabellarischer Form gegenüber:
Prozesse: Sowohl die PICTURE-Methode als auch die Prozesskostenrechnung strukturieren die Abläufe in Verwaltungen bzw. Unternehmen auf mehreren Ebenen. In der
PICTURE-Methode ist die oberste Ebene der Prozess, der eine Dienstleistung gegenüber
dem Kunden darstellt. Dies entspricht dem Prozesskostenkonzept des Hauptprozesses,
der eine Kette homogener Aktivitäten darstellt, die einem Kosteneinflussfaktor unterliegt. Dieser entspricht der Leistung gegenüber dem Kunden der Verwaltung. Das den
Hauptprozessen übergeordnete Konstrukt der Geschäftsprozesse, welches in der Kostenrechnungsliteratur auch angeführt wird, beschreibt dagegen ein Aufgabenfeld. Es
entspricht in der PICTURE-Methode daher eher dem Konzept eines Produktes im Produktkatalog (vgl. P1).
Teilprozesse: Teilprozesse in der Prozesskostenrechnung sind definiert als Kette von
Aktivitäten innerhalb einer Kostenstelle. In der PICTURE-Methode stellen sie den Teil
eines Prozesses dar, der innerhalb einer Organisationseinheit durchgeführt wird. Um
Teilprozesse nach Verständnis der Kostenrechnung in der PICTURE-Methode abzubilden, muss demnach die Organisationshierarchie in der PICTURE-Methode so definiert
werden, dass die Organisationseinheiten den Kostenstellen entsprechen.
Aktivitäten: Auf unterster Ebene der Prozessbeschreibungen sieht die Prozesskostenrechnung einzelne Aktivitäten vor. In der PICTURE-Methode werden solche Aktivitäten durch Prozessbausteine ausgedrückt. Jeder Typ von Prozessbaustein stellt dabei
eine bestimmte Art von Aktivität dar. So wird die Beschreibung der Aktivitäten erleichtert und standardisiert. Zudem ermöglichen die Bausteine über ihre Attribute die
Erfassung der jeweiligen Ressourcenverbräuche einer Aktivität.
Cost Driver und Maßgrößen: Cost Driver bezeichnen in der Prozesskostenrechnung die
Einflussgrößen (z. B. Anzahl von Bauanträgen), die für die Ausführungshäufigkeit von
56
Hauptprozessen verantwortlich sind. Solche Inputs oder Outputs können in der
PICTURE-Methode mithilfe der Prozessobjektsicht dargestellt werden. Die jeweilige
Anzahl der Prozessdurchführungen pro Jahr wird mithilfe eines Attributes auf Ebene
der Prozesse festgehalten. Analog wird die Maßgröße auf Teilprozesse über das entsprechende Geschäftsobjekt und ein Fallzahl-Attribut am Teilprozess abgebildet.
Ressourcen: Über Ressourcen bzw. den Ressourcenverbrauch wird festgestellt, welche
Kosten Teilprozesse oder Aktivitäten verursachen. Wichtigste Ressource ist dabei der
Personaleinsatz. Die Ressource Personal wird in der PICTURE-Methode mithilfe der
Organisationssicht modelliert, welche die Kostenstellen als Konzept der PKR mit abdecken. Hier kann hinterlegt werden, welche Entlohnung eine bestimmte Stelle bekommt
und wie ihre (Jahres-)Arbeitszeit ist. Auf Basis dieser Daten lassen sich dann Minutensätze für die einzelnen Stellen bestimmen. Die übrigen Ressourcen werden im Ressourcenmodell festgehalten. Die Zuordnung der einzelnen Ressourcen zu den Aktivitäten
erfolgt über die Annotation der Ressourcen an den entsprechenden Prozessbausteinen.
Prozesskostenrechnung
Geschäftsprozess
Hauptprozess
Teilprozess
Aktivität
Cost driver
Ressource
Kostenstelle
PICTURE-Methode
Produkt
Prozess
Teilprozess
Prozessbaustein
Baustein-Attribute
Geschäftsobjekt
Ressource
Stelle
Organisationseinheit
Quelle: Publikation P5, Tab. 5.2.
Tab. 5.1:
5.3
Vergleich der Elemente der PKR und der PICTURE-Methode
Das PICTURE-Vorgehensmodell
Im Rahmen der Ausführungen zur Methodenentwicklung (vgl. Kap. 3) wurde deutlich,
dass eine Methode aus einem sprachbasierten Teil sowie einem vorgehensorientierten
Teil besteht. Daher wurde im Rahmen der PICTURE-Methode ebenfalls ein Vorgehensmodell definiert (vgl. P1), durch welches die Anwendung der PICTURE–Methode angeleitet wird (vgl. Abb. 5.8).
Projektmanagement: Im Rahmen des Projektmanagements werden die Voraussetzungen für den Einsatz der PICTURE-Methode geschaffen und der Projektfortschritt überwacht. Die Initiatoren eines Projektes innerhalb einer Verwaltung müssen zunächst die
Projektziele festlegen. In Zielfindungsworkshops werden aus einer Liste an möglichen
Projektzielen relevante Handlungsfelder ausgewählt, in denen sich das Projekt bewe-
57
gen soll. Anschließend werden konkrete Aufgabenpakete abgeleitet und in den Projektplan eingeordnet. Eine für das Projekt geeignete Organisationsstruktur wird geplant und implementiert.
Informationsbedarfe festlegen
Methode konfigurieren
Abnahme durch Betriebsrat
Information der Mitarbeiter
Durchführung von
Methodenschulungen
Prozesse identifizieren
Auswahl von
Erfassungsszenarien
Erfassung der Prozesse
Konsolidierung und
Qualitätssicherung der
Prozesse
Vorbereitung der
Modellierung
Modellierung
der Prozesslandschaft
Projektmanagement
Vorbereitung der Modellierung: Zur Vorbereitung der Modellierung wird die PICTUREMethode auf Grundlage der Projektziele konfiguriert. Die Projektziele bestimmen den
relevanten Informationsbedarf bei der Prozesserfassung und damit ebenfalls den späteren Informationsgehalt der Modelle. Die in den Modellen verfügbaren Informationen
bestimmen den Umfang der Analysen, die anschließend durchführbar sind. Abhängig
davon, welche Auswertungen im Kontext der Projektziele benötigt werden, muss der
Informationsbedarf spezifiziert werden. Dabei soll einerseits vermieden werden, dass
unnötige Informationen ermittelt werden, andererseits muss sichergestellt sein, dass
alle relevanten Aspekte für eine spätere Nutzung der Modelle berücksichtigt werden.
Nutzung der
Prozessmodelle
Kontinuierliche Pflege
der Prozessmodelle
Projektziele festlegen
Handlungsfelder festlegen
Projektplan aufstellen
Projektorganisation errichten
Abnahme durch
Verwaltungsführung
Projektcontrolling einrichten
Bereitstellung der
Prozessmodelle
Analyse und Auswertung der
Prozessmodelle
Gestaltung der
Prozesslandschaft
Benennung eines Modellverantwortlichen
Einrichtung von
Wartungsrichtlinien
Organisatorische
Verankerung der
Prozessverantwortung
Quelle: Publikation P1, Abb. 1.4.
Abb. 5.8:
Vorgehen bei der Modellierung mit der PICTURE-Methode
Modellierung der Prozesslandschaft: Nachdem das Anwendungsfeld des Projekts bestimmt ist und die in das Modellierungsvorhaben involvierten Personen eingewiesen
und geschult wurden, können die Projektbeteiligten die in ihrem Zuständigkeitsbereich
anfallenden Prozesse identifizieren, benennen und im nächsten Schritt im Detail erfas-
58
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npassungen
n schaffen. Die gleicchzeitige
59
Zuweisung von Prozessverantwortung sorgt für eine verstärkte Wahrnehmung der Bedeutung von Prozessen innerhalb der Verwaltung.
Die PICTURE-Methode wurde auf Basis dieser Konzeption prototypisch implementiert.
Der Prototyp erlaubte die strukturierte Erfassung und Analyse der gesammelten Prozessdaten. Der Prototyp wurde kontinuierlich weiter entwickelt und befindet sich inzwischen in einem marktreifen Zustand. Ein Screenshot der aktuellen, unter dem Namen PICTURE-Prozessplattform verfügbaren, Version ist in Abb. 5.9 dargestellt.17
5.4
Praktische Evaluation der PICTURE-Methode
Die praktische Evaluation der PICTURE-Methode wurde in insgesamt drei Fallstudien
vollzogen. Während die ersten beiden Fallstudien aus Sicht dieser Arbeit insbesondere
die Evaluation der PICTURE Modellierungsmethode im Fokus hatten (vgl. P1 und P2),
wurde in der dritten Fallstudie auch explizit die Auswertungsmethode, die nachgelagert implementiert wurde, in die Evaluation einbezogen (vgl. P4). Nachgelagert zu diesen drei Fallstudien wurde die PICTURE-Methode bezüglich des Einsatzes im Rahmen
der Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie (vgl. P6) in verschiedenen kleineren
Projekten evaluiert.
Evaluation der PICTURE-Methode in Fallstudien
Die erste Fallstudie fand in der Westfälischen Wilhelms-Universität (WWU) in der
zentralen Verwaltung statt. An der Universität Münster studieren etwa 37.500 Studierende, in der zentralen Verwaltung arbeiten zurzeit etwa 500 Mitarbeiter. Die zentrale
Verwaltung stand vor der Herausforderung, trotz verringerten Personals ein steigendes
Aufgabenvolumen zu bewältigen. Ziel des Projekts „Moderne Verwaltung“ (MoVe) war
die Identifikation von Reorganisationspotenzialen in den Abläufen, um weiterhin in
der Lage zu sein, die geforderten Tätigkeiten abzuwickeln. Dieses Projekt wurde Mitte
2005 vom Rektorat der WWU ins Leben gerufen. Im Kontext von MoVe wurde die
PICTURE-Methode im Rahmen des Teilprojektes „Prozessregister“ eingesetzt. Als Ziel
dieses Teilprojekts wurde vom MoVe-Lenkungsausschuss die Entwicklung eines Prozessregisters für die Universitätsverwaltung definiert. Das MoVe-Modellierungsteam
bestand aus sieben Mitgliedern, die im Zeitraum Oktober 2005 bis März 2006 an dem
Vorhaben arbeiteten.
17
Die PICTURE-Methode in Form der PICTURE-Prozessplattform wird inzwischen in einem professionalisierten Rahmen eingesetzt und weiterentwickelt, vgl. http://www.picture-gmbh.de.
60
Bei der Festlegung der Informationsbedarfe wurde auf eine einfache zielgruppenadäquate Auffindbarkeit von Prozessen besonderer Wert gelegt. Das implementierte Modellierungswerkzeug wurde entsprechend konfiguriert und die zu erfassenden Attribute
mit dem Personalrat abgestimmt. Im Anschluss daran wurden die Prozessverantwortlichen informiert und die Interviews angebahnt.
Im Rahmen des MoVe-Modellierungsprojektes wurden in der Universitätsverwaltung
insgesamt 34 Interviews mit den Verwaltungsmitarbeitern geführt. Dabei wurden 168
Prozesse identifiziert und dokumentiert. Während jeweils ein Teammitglied mit der
Interviewdurchführung betraut war, konzentrierte sich das zweite Teammitglied auf die
Protokollierung der Aussagen der Gesprächspartner. Die Protokollierung erfolgte zu
Beginn des Projekts vorwiegend manuell, im späteren Projektverlauf mit Verfügbarkeit
des PICTURE-Werkzeugs schließlich komplett werkzeuggestützt. Eine eigenständige
Modellierung durch Verwaltungsvertreter ohne Beteiligung eines Methodenexperten
erfolgte im Rahmen von PICTURE-MoVe nicht. Nach dem Interview wurden den Verwaltungsvertretern die Protokolle der Sitzung sowie ein mit der PICTURE-Methode
erstelltes Prozessmodell zur Abnahme zugeschickt. Kam es in diesem Fall zu Unstimmigkeiten wurden die Prozessmodelle nachgebessert.
Die zweite Fallstudie fand in der Verwaltung der Stadt Münster statt. Die Stadt Münster ist eine Großstadt mit etwa 280.000 Einwohnern und zugleich Oberzentrum des
Münsterlandes; etwa 4.000 Mitarbeiter arbeiten in der Verwaltung. Im Rahmen der
Zielfindung für das mit der Fallstudie verbundene Projekt wurde in einem Workshop
als vorrangiges Ziel die Aufdeckung von Potenzialen für Querschnittstechnologien
(insbesondere eines Rechtsinformationssystems) in den untersuchten Bereichen identifiziert. In diesem Zielfindungsworkshop wurden insgesamt sieben Ämter aus drei Dezernaten mit vorherigen Erfahrungen bei der Prozessmodellierung ausgewählt. Bei der
Auswahl wurde darauf geachtet, dass die Geschäftsprozesse in diesen Bereichen hinreichend repräsentativ für die Verwaltung bezüglich ihrer Komplexität sind. Ausgewählt
wurden:
(1) Ordnungsamt (Dezernat 1)
(2) Amt für Bürgerangelegenheiten (Dezernat 1)
(3) Standesamt (Dezernat 1)
(4) Amt für Ausländerangelegenheiten (Dezernat 1)
(5) Veterinär- und Lebensmittelüberwachungsamt (Dezernat 5)
61
(6) Amt für Wohnungswesen (Dezernat 5)
(7) Tiefbauamt (Dezernat 6)
Nachdem die Ziele und damit verbundenen Informationsbedarfe festgelegt wurden,
wurden durch das Modellierungsteam, bestehend aus 11 Mitgliedern, im Zeitraum April 2006 bis Oktober 2006 51 Interviews mit den Verwaltungsmitarbeitern geführt. Dabei wurden 172 Prozesse identifiziert und dokumentiert. Analog zur ersten Fallstudie
wurden die Interviews stets zu zweit geführt. Von den 172 Prozessen wurden 38 Prozesse papierbasiert erfasst und nachgelagert in das PICTURE-Werkzeug übernommen,
105 Prozesse wurden direkt im Interview in das Werkzeug eingepflegt. 29 Prozesse
wurden nach einer vorangegangenen Kurzschulung von einem Verwaltungsmitarbeiter
selbst erfasst. Während für die 143 Prozesse, die in den Szenarios 1 und 2 erfasst wurden, eine Abnahmephase durch die Verwaltungsmitarbeiter notwendig war, entfiel
dieser Schritt bei den 29 selbst erfassten Prozessen.
Die dritte Fallstudie fand in der Gemeindeverwaltung Altenberge statt. Altenberge ist
eine kleine Gemeinde etwa 15 km nördlich von Münster mit etwa 10.000 Einwohnern
und ca. 40 Mitarbeitern. Die Projektziele der Gemeindeverwaltung Altenberge konnten
in zwei Bereiche zusammengefasst werden. Zum einen sollten sämtliche Prozesse der
Verwaltung erfasst werden und zu einem Produktkatalog aus Sicht der vorhandenen
Prozesse verdichtet werden. Auf diesem Wege sollte der bestehende Produktkatalog
verifiziert werden, der im Zuge der Einführung des NKF entwickelt wurde (vgl. Kap.
2.4). Zum anderen sollten alle erfassten Prozesse hinsichtlich des Potenzials für die
Einführung eines verwaltungsweiten DMS untersucht werden und die Potenziale hierfür quantifiziert werden.
Nachdem die Ziele und damit verbundenen Informationsbedarfe festgelegt wurden,
wurden durch das Modellierungsteam, bestehend aus 14 Personen, im Zeitraum Mai
2007 bis Oktober 2007 in 88 Interviews insgesamt 466 Prozesse identifiziert. Alle Prozesse wurden im PICTURE-Werkzeug erfasst (In diesem Sinne meint „erfasst“, dass ein
Prozess mit Name, kurzer Beschreibung und grundlegenden Attributen wie der Fallzahl
oder Verantwortlichkeiten im Werkzeug hinterlegt ist, aber nicht mit Prozessbausteinen im Detail beschrieben wurde.), 82 Prozesse wurden im Detail für die spätere Potenzialuntersuchung modelliert. Analog zu den vorhergehenden Fallstudien wurden
sämtliche Interviews stets von zwei Mitgliedern des Projektteams vorbereitet und
durchgeführt. Das PICTURE-Werkzeug wurde dabei im Rahmen der Interviews nicht
eingesetzt.
62
Im Gegensatz zu den vorhergehenden Fallstudien wurde eine Potenzialanalyse mithilfe
des Analysemoduls im PICTURE-Werkzeug durchgeführt. Hierbei wurde in drei Schritten vorgegangen:
(1) Es wurden 30 PBM definiert, um die Schwachstellen, die durch ein DMS unterstützt werden können, zu finden und zu bewerten. Neben der Kombination von
Prozessbausteinen wurden entsprechend Einsparpotenziale definiert und hinterlegt (vgl. Abb. 5.10). Insbesondere wurde die Prozesslandschaft hinsichtlich papierbasierten Dokumenteneingängen, die im Verlauf eines Prozesses eingescannt werden und interne, papierbasierte Kommunikation untersucht.
Quelle: Publikation P4, Fig. 4.6.
Abb. 5.10:
Screenshot: Erstellung eines PBM
(2) Die Prozesslandschaft wurde auf Basis dieser PBM untersucht. Innerhalb von 30
Minuten konnten die vorher definierten Kennzahlen zur Potenzialbewertung
berechnet und aufbereitet werden.
(3) Im letzten Schritt wurden die so aufbereiteten Ergebnisse manuell bewertet.
Zum einen wurde geprüft, ob die erzielten Ergebnisse inhaltlich haltbar sind,
sprich ob der Auswertungsalgorithmus korrekt abläuft. Zum anderen wurden
die Ergebnisse hinsichtlich der Investitionskosten für ein DMS bewertet, um für
die Gemeinde Altenberge eine Investitionsempfehlung abgeben zu können.
Das Ziel aller drei Fallstudien war es, die praktische Einsatzfähigkeit der PICTUREMethode als speziell auf die öffentliche Verwaltung zugeschnittene Methode zu evaluieren. Daher wurde während der Fallstudien insbesondere dokumentiert, wie effizient
die Methode hinsichtlich der Zeiten für die Erhebung der nötigen Information zur Mo-
63
dellierung sowie der Modellierung selbst ist. Als Referenz für die Bewertung wurde ein
früheres Projekt in der gleichen Domäne zu Rate gezogen. Im Projekt Regio@KomM
(Algermissen et al. 2005) wurden im Jahr 2004 insgesamt 22 Prozesse in einem Zeitraum von 10 Monaten in einem Team von 15 Personen in 6 Städten und Kreisen im
Münsterland erhoben. Ziel des Projektes war es, insgesamt 9 Referenzprozesse für diese
Verwaltungen zu entwickeln. Dafür wurden im Rahmen des Projekts aus einem Pool
von 160 Prozessen über Filterkriterien (z. B. die Fallzahl, die Komplexität eines Prozesses, die Online-Fähigkeit eines Prozesses) 9 Prozesse für die weitere Untersuchung ausgewählt.
Regio@KomM
PICTURE
MoVe
PICTURE@MS PROWIKOM
Projektdauer
10 Monate
6 Monate
7 Monate
6 Monate
Größe des Modellierungsteams
15 Personen
7 Personen
11 Personen
14 Personen
Beteiligte Organisationseinheiten
19 Ämter aus
6 Städten und
Kreisen
22 Abteilungen aus
6 Dezernaten
7 Ämter aus
3 Dezernaten
5 Ämter und
Gemeindekassenverband
Verwendetes Vorgehensmodell
PriorisierungsPICTURE
methode
PICTURE
PICTURE
Verwendete Modellierungssprache
eEPK
PICTURE
PICTURE
PICTURE
Anzahl untersuchter Prozesse
22
168
172
384 erfasst
82 modelliert
Projekt
Allgemeine Informationen
Informationen zum Modellierungsaufwand
Vorbereitungsdauer der Modellierung
60 Minuten
20 Minuten
10 Minuten
3 Minuten
Durchschnittliche Interviewdauer
120 Minuten
30 Minuten
30 Minuten
10 Minuten
Nachträgliche Übertragung in das
Modellierungswerkzeug
300 Minuten
29 Minuten
31 Minuten
13 Minuten
Überarbeitung und Abnahme
180 Minuten
38 Minuten
31 Minuten
45 Minuten
Gesamtdauer
660 Minuten
117 Minuten
102 Minuten
71 Minuten
Quelle: Publikation P1, Tab. 1.2, erweitert um eigene Untersuchungen.
Tab. 5.2: Vergleich der Modellierungsaufwände in den Fallstudien PICTURE MoVe, PICTURE@MS und ProWiKom mit dem Projekt Regio@KomM
Als Modellierungsmethode wurde die eEPK gewählt und eingesetzt. Ein Vergleich der
Aufwände für die Erfassung, Modellierung und Abnahme der Modelle zeigt, dass durch
64
die Anwendung der PICTURE-Methode systematisch der Aufwand für diese Schritte
minimiert werden kann (vgl. Tab. 5.2). Gleichzeitig konnten die gesetzten Projektziele
in gleichem Umfang vollständig erfüllt werden, was zeigt, dass die Modelle, welche
mit der PICTURE-Methode erstellt wurden, über eine genügende Qualität und Informationstiefe verfügen.
Evaluation der PICTURE-Methode im Kontext der EU-Dienstleistungsrichtlinie
Ausgangspunkt der EU-Dienstleistungsrichtlinie ist die wahrgenommene Problemlage,
dass Dienstleister länderübergreifend in der Ausübung ihrer Dienstleistungsfreiheit
gehindert werden durch (1) besondere länderspezifische Rechtserfordernisse, (2) länder- und berufsspezifische Niederlassungspflichten, (3) besondere Anforderungen an
Anlagen und Material, (4) zusätzliche Nachweise und Beglaubigungspflichten sowie (5)
generell viele Behördenwege. Die Dienstleistungsrichtlinie zielt auf die Beseitigung der
Hindernisse für die Dienstleistungsfreiheit und eine generelle Stärkung der grenzüberschreitenden Kooperation der europäischen Partner ab. Die drei Kernartikel der Richtlinie fordern konkret (European Parliament - Council 2006):
Artikel 5 - Vereinfachung der Verfahren: Die Mitgliedstaaten prüfen die für die Aufnahme und die Ausübung einer Dienstleistungstätigkeit geltenden Verfahren und Formalitäten. Sind die nach diesem Absatz geprüften Verfahren und Formalitäten nicht
einfach genug, so werden sie von den Mitgliedstaaten vereinfacht.
Artikel 6 - Einheitliche Ansprechpartner: Die Mitgliedstaaten stellen sicher, dass
Dienstleistungserbringer folgende Verfahren und Formalitäten über einheitliche Ansprechpartner abwickeln können:
(1) alle Verfahren und Formalitäten, die für die Aufnahme ihrer Dienstleistungstätigkeiten erforderlich sind, insbesondere Erklärungen, Anmeldungen oder die
Beantragung von Genehmigungen bei den zuständigen Behörden, einschließlich der Beantragung der Eintragung in Register, Berufsrollen oder Datenbanken oder der Registrierung bei Berufsverbänden oder Berufsorganisationen;
(2) die Beantragung der für die Ausübung ihrer Dienstleistungstätigkeit erforderlichen Genehmigungen.
Artikel 8 - Elektronische Verfahrensabwicklung: Die Mitgliedstaaten stellen sicher,
dass alle Verfahren und Formalitäten, die die Aufnahme oder die Ausübung einer
Dienstleistungstätigkeit betreffen, problemlos aus der Ferne und elektronisch über den
betreffenden einheitlichen Ansprechpartner oder bei der betreffenden zuständigen Behörde abgewickelt werden können.
65
Die Umsetzung aller drei Artikel kann gezielt durch die Prozessmodellierung unterstützt werden. Die PICTURE-Methode wurde vor dem Hintergrund entwickelt, möglichst viele Prozesse der umfangreichen Prozesslandschaft öffentlicher Verwaltungen
in kurzer Zeit erfassen zu können und adressiert damit genau die nötige Anforderung.
Über die beschriebenen Fallstudien hinaus konnte die PICTURE-Methode inzwischen
erfolgreich in 17 weiteren Verwaltungseinrichtungen eingesetzt werden (vgl. Tab 5.3).
Insgesamt konnten bisher 1.629 Detailmodelle erstellt werden. Insbesondere das Beispiel der Stadt Hagen sei an dieser Stelle herausgegriffen. In diesem Projekt wurden
nahezu alle Prozesse nach einer kurzen Einweisung in die PICTURE-Methode durch
Mitarbeiter der Stadt selbst modelliert. Der nachgelagerte Schritt der Qualitätssicherung zeigte, dass nur geringe Anpassungen nötig waren, um die Modelle in einen qualitativ sehr guten Zustand zu transferieren.
Jahr
2005
2006
2006
2006
2007
2007
2007
2007
2007
2007
2007
2008
2008
2008
2008
2009
2009
2009
2009
2009
Projekt
Verwaltung der Westfälischen Wilhelms-Universität (PICTURE MoVe)
Stadtverwaltung Münster (PICTURE@MS)
Stadtverwaltung Hagen
Prüfungsämter der Westfälischen Wilhelms-Universität (PICTURE TE@M)
Innenministerium Baden-Württemberg
Stadtverwaltung Altenberge (PROWIKOM)
Stadtverwaltung Datteln
Regierungspräsidium Freiburg
Regierungspräsidium Karlsruhe
Regierungspräsidium Stuttgart
Regierungspräsidium Tübingen
Landratsamt Ortenau (Offenburg)
Bezirksregierungen NRW
Volkshochschule Frankfurt/Main
Behörde für Schule und Berufsbildung, Hamburg
Stadtverwaltung Gera
Landeshauptstadt Dresden
Kreisverwaltung Rendsburg-Eckernförde
Prozessregister Schleswig-Holstein
Kooperative Personaldienste Hamburg/Schleswig-Holstein
Gesamt
Anzahl Prozesse
209
172
162
28
2
379
12
9
12
27
9
51
102
60
12
21
36
34
40
252
1.629
Quelle: Publikation P6, Tab. 6.3, erweitert um weitere Untersuchungen.
Tab. 5.3:
5.5
Überblick über die Anzahl der mit PICTURE modellierten Prozesse
Empirische Evaluation der PICTURE-Methode
Nachdem die praktische Einsatzfähigkeit der PICTURE-Methode sowohl im Bereich der
Prozessmodellierung als auch im Bereich der Prozessanalyse in Fallstudien nachgewiesen wurde (Anforderungen 1, 2, 4 und insbesondere 5), bleibt die Frage offen, ob es
gelingt, systematisch vergleichbarere und damit effizienter auswertbare Prozessmodelle
zu erstellen (Anforderungen 3 und 4). Um diese Frage zu beantworten, wurde die
66
PICTURE-Methode in einem nächsten Schritt in einem Laborexperiment mit einer
Gruppe Studierender weiter evaluiert (vgl. P7).
Das Problem der Ungleichheit von Prozessmodellen die gleiches ausdrücken sollen
kann aus zwei Perspektiven betrachtet werden. Auf der einen Seite können diese Ungleichheiten als gegeben hingenommen werden; eine explizite Phase der Harmonisierung, die zusätzlichen Aufwand bedeutet, ist in diesem Fall im Projekt einzuplanen.
Auf der anderen Seite kann aber versucht werden, diese Fehler im Vorfeld bzw. bei der
Modellierung zu vermeiden. Bei näherer Betrachtung werden Prozessmodelle mit universellen Prozessmodellierungsmethoden unter Zuhilfenahme von zwei Sprachen erstellt. Zum einen wird eine Modellierungssprache, zum anderen eine Domänensprache
genutzt, um die Modellelemente semantisch anzureichern (vgl. Kap. 3.4). Wenn diese
beiden Teile in eine Modellierungssprache vereint werden, wie es bei der PICTUREMethode der Fall ist, wird die Mehrdeutigkeit insbesondere der natürlichen Domänensprache eliminiert.
Ziel des Laborexperiments war es nachzuweisen, dass bei der Modellierung mit einer
domänenspezifischen Modellierungssprache wie der PICTURE-Methode systematisch
weniger Modellvariationen auftreten als bei der Verwendung von generischen Modellierungssprachen. Als Vergleichssprache wurde die EPK gewählt, da sie bei den Studierenden, welche am Laborexperiment teilnahmen, am besten bekannt war. Insgesamt
zwölf Studierende bekamen die Aufgabe, einen textuell vorgegebenen Prozess sowohl
mit der PICTURE-Methode als auch mit der EPK zu modellieren. Dabei wurde nicht
vorgegeben, in welcher Reihenfolge die Modelle zu erstellen sind, auch wurde nicht
vorgegeben, dass, wenn nach Ansicht eines Teilnehmers sein erstes Modell erstellt ist,
er dieses nicht mehr modifizieren darf. Theoretisch konnte jeder Teilnehmer also die
Modelle parallel erstellen bzw. jederzeit sein schon bestehendes Modell anpassen, bis
er beide Modelle als fertig erachtete. Die nun folgende Analyse der Prozessmodelle
hinsichtlich der Vergleichbarkeit der Modelle vollzog sich in zwei Schritten:
Automatische Modellanalyse
Im ersten Schritt wurden die Modelle mit einer vorhandenen Methode zur Messung
von Modellähnlichkeiten namens ProM bewertet (van Dongen et al. 2008). Der Vorteil
dieses Frameworks samt implementiertem Werkzeug liegt darin, dass die Ähnlichkeit
sowohl im Modellablauf als auch bei der Verwendung der Sprache im Modell analy-
67
siert werden. Das Framework wurde genutzt, um sowohl die PICTURE- als auch die
EPK-Modelle zu bewerten. Neben der Bewertung von Ähnlichkeiten auf Basis der textuellen Bezeichnungen, hierfür wurde auf WordNet18 aufgebaut, muss ebenfalls die Ablaufsemantik der Prozesse bewertet werden. Hierbei wurde auf den so genannten kausalen Fußabdruck zurückgegriffen. Dabei handelt es sich um einen Kausalitätsgraphen,
welcher aus einer Menge von Knoten sowie voraus- und zurückschauenden Kanten
besteht (van Dongen et al. 2006). Die Knoten repräsentieren die Aktivitäten im Prozessmodell, die Kanten repräsentieren die Beziehung zwischen den Aktivitäten. Alle
Modelle wurden für den automatisierten Vergleich in Kausalitätsgraphen überführt.
Die je zwölf Modelle, die mit der gleichen Methode erstellt wurden, wurden mit dem
ProM-Framework paarweise verglichen und die Ähnlichkeit zueinander bestimmt. Insgesamt wurden also pro Modellierungsmethode 66 Vergleiche durchgeführt. Innerhalb
der Gruppe der EPK-Prozessmodelle wurde eine durchschnittliche Ähnlichkeit von
0,54% ermittelt. Das Maximum bei einem Vergleich betrug 4,02%, das Minimum 0%.
Es kann also festgehalten werden, dass die Ähnlichkeit der EPK-Modelle untereinander
nahezu nicht gegeben ist, obwohl alle Modelle in einem sehr eng gesteckten Rahmen,
basierend auf einer klaren Aufgabenstellung, entstanden sind. Im Gegensatz dazu waren die Modelle, welche mit der PICTURE-Notation erstellt wurden, im Durchschnitt zu
43,75% ähnlich. Das Ergebnis einzelner Vergleiche führte zu einer vollständigen Ähnlichkeit von 100%, der schwächste Ähnlichkeitswert lag bei 13,99% (vgl. Abb. 5.11).
Quelle: Publikation P7, Fig. 7.2.
Abb. 5.11:
18
Durchschnittliche Ähnlichkeit der PICTURE- und EPK-Modelle
WordNet ist eine lexikalische Datenbank mit der Beziehungen zwischen Wörtern der natürlichen
Sprache formal definiert werden, vgl. z. B. (Miller 1995).
68
Manuelle Modellanalyse
Neben der Bewertung der Ähnlichkeit der Modelle auf Basis des vorgegebenen Frameworks war es das Ziel, die Gründe für die geringere Ähnlichkeit detaillierter zu analysieren. Daher wurden in einem zweiten Schritt insgesamt fünf Variationsarten in den
Modellen überprüft, die im Rahmen der Prozessmodellierung auftreten können:19
Variationen durch Synonyme: Dadurch, dass die Modellelementtypen der PICTUREMethode (die Prozessbausteine) zum Zeitpunkt der Methodenentwicklung definiert
wurden, wurden zu diesem Zeitpunkt bereits mögliche Synonyme zu den Prozessbausteintypen identifiziert und in einen Begriff konsolidiert. Zum Zeitpunkt der Anwendung der Prozessbausteine in einem konkreten Modellierungsfall können daher quasi
keine Synonymvariationen mehr auftreten, da eine für die Prozessbausteine vorgegebenen Domänenontologie verwendet wird.
Variationen in den Modellelementtypen: Die Prozessbausteine wurden so konstruiert,
dass keine semantischen Überschneidungen zwischen den Prozessbausteinen auftreten,
die Bausteine sind semantisch disjunkt. Unter dieser Prämisse ist in jeder Situation
während der Modellierung klar, welcher Baustein zu wählen ist und eine Variation in
den Modellelementtypen ist nicht möglich. Sollten also im Laufe des Laborexperiments
Variationen dieser Art auftreten, ist die Methode in diesem Punkt nachzujustieren.
Variationen im Abstraktionsniveau: Das Abstraktionsniveau der Prozessbausteine ist
durch die inhärente Semantik vordefiniert. Da bei der Verwendung von generischen
Modellierungssprachen lediglich die Modellelemente vorgegeben sind, nicht aber, wie
detailliert die realen Sachverhalte zu beschreiben sind (auf einer semantischen Ebene),
kann es in diesen Fällen dazu kommen, dass Modellierer gleiche Sachverhalte unterschiedlich detailliert beschreiben.
Variationen im Modellzuschnitt: Bei der Verwendung einer generischen Modellierungssprache stehen abstrakte Konstrukte wie Attribute, Funktionen, Ereignisse zur
Verfügung. Es ist also Aufgabe des Modellierers zu entscheiden, ob bestimmte Informationen z. B. in Attributen festgehalten werden oder nicht. Die Prozessbausteine der
PICTURE-Methode schneiden den zu spezifizierenden Sachverhalt eindeutig zu. Durch
19
PFEIFFER (2008) hat insgesamt 8 Variationsmöglichkeiten identifiziert. Variationen durch Homonyme, im Kontrollfluss bzw. bei der Annotation von Attributen konnten aufgrund der Laborsituation
aber nicht auftreten und wurden deshalb nicht betrachtet, vgl. dazu auch Publikation P7.
69
die Zuordnung von Attributen ist weiter vorgegeben, ob z. B. Informationen zu einem
genutzten IT-System bei der Durchführung einer Aktivität zu erfassen sind oder nicht.
Dadurch minimiert die PICTURE-Methode die Variationen im Modellzuschnitt. Es ist
allerdings festzuhalten, dass z. B. aufgrund von optionalen Attributen (die nötig sind,
da nicht in jedem Fall gegeben ist, dass die gesuchte Information hinterlegt werden
kann) diese Variation in der PICTURE-Methode nicht vollständig ausgeschlossen ist.
Variationen in der Modellelementreihenfolge: Die realen Prozesse, die abgebildet werden sollen sind in der Regel nicht so statisch definiert, dass die Reihenfolge der Tätigkeiten strikt immer gleich abzulaufen hat (vgl. Kap. 2.5, die Prozesse in öffentlichen
Verwaltungen sind überwiegend teilstrukturiert). Somit können unterschiedliche Modellierer einen gleichen Prozess unterschiedlich modellieren und es ist – bei der Verwendung von generischen Modellierungssprachen – nicht algorithmisch feststellbar,
ob es sich um einen Modellierungsfehler oder um eine erlaubte Variation im Prozessablauf handelt. Im Gegensatz dazu ist es durch die definierte Semantik in der
PICTURE-Methode möglich, gewisse Regeln zu definieren und algorithmisch zu prüfen.
Beispielsweise kann definiert werden, dass eine Archivierung vor einem Dokumenteneingang oder der Erstellung eines Dokuments keine erlaubte Reihenfolgevariation sondern ein Modellierungsfehler ist.
Die Modelle wurden nun hinsichtlich der Modellvariationen untersucht. Dazu mussten
die vorhandenen Modelle mit einem semantischen Gerüst versehen werden. Alle Aussagen in den Modellen wurden mit einer Domänenontologie verknüpft, um Aussagen
über Synonyme sowie Separationsvariationen tätigen zu können. Hierbei war es Aufgabe des Auswertenden, so objektiv wie irgend möglich die Modelle zu bewerten. Die
so semantisch angereicherten Modelle erlauben nun eine Bewertung, ob eine Variation
im Modell vorliegt oder nicht. Eine quantifizierende Bewertung der Variationen ist
aber nicht möglich. Daher wurden im Vorfeld einige Zählregeln definiert, um die notwendigerweise vorzunehmende Quantifizierung zu vereinheitlichen und z. B. die Doppelzählung einer Variation zu verhindern (im Folgenden sind die lediglich wichtigsten
Regeln kurz aufgelistet):
•
Variationen werden nicht gewichtet.
•
Modellelemente, die nicht mit der hinterlegten Domänenontologie verknüpft
werden konnten, werden nicht berücksichtigt.
•
Prozessschnittstellen oder Verfeinerungen in den EPK-Modellen wurden im
Vorfeld aufgelöst und nicht als Variation bewertet.
70
•
Zur Identifikation von Synonymkonflikten wurden nur die unreflektierten Formen der Worte in den Modellelementbezeichnungen berücksichtigt.
•
Jede semantische Aussage durfte nur für einen Abstraktionskonflikt berücksichtigt werden, um denselben Konflikt nicht mehrfach zu zählen.
•
Typkonflikte wurden ebenfalls nur einfach gezählt, egal wie umfangreich die
semantische Aussage der betroffenen Elemente ist.
Auf Basis dieser Vorarbeiten wurden alle Modelle innerhalb einer Gruppe paarweise
verglichen. Dabei wurden in der Gruppe der EPK-Prozessmodelle im Durchschnitt
31,93 Variationen gefunden. 12,59 dieser Variationen waren auf Synonyme zurück zu
führen, 5,95 Variationen betrafen das Abstraktionsniveau, 10,7 Variationen betrafen
den Modellzuschnitt, 2,15 Variationen betrafen die Modellelementtypen und 0,53 Variationen betrafen die Modellelementreihenfolge. Im Gegensatz dazu traten in der
Gruppe der PICTURE-Prozessmodelle im Durchschnitt lediglich 4,59 Variationen auf.
Dabei waren 0,63 Variationen auf Synonyme zurück zu führen, 0,83 Variationen betrafen das Abstraktionsniveau, 1,77 Variationen betrafen den Modellzuschnitt, 1,32
Variationen betrafen die Modellelementtypen. Variationen in der Modellelementreihenfolge traten gar nicht auf (vgl. auch Abb. 5.12).
Quelle: Publikation P7, Fig. 7.3.
Abb. 5.12: Anzahl der Variationen in den PICTURE- und EPKProzessmodellen aufgeteilt nach Variationsart
Die Ergebnisse der automatisierten Ähnlichkeitsmessung und der manuellen Bewertung der einzelnen Variationsarten decken sich. Die Erfüllung der Anforderung an die
domänenspezifische Modellierungssprache, die Erstellung von besser vergleichbaren,
71
bzw. ähnlicheren Modellen zu unterstützen, konnte – zumindest auf Ebene eines Laborexperiments – bestätigt werden.
In einem weiteren Schritt galt es nun die Frage zu beantworten, ob es mit der
PICTURE-Methode im Vergleich zu generischen Modellierungssprachen möglich ist,
genau so ausdrucksstarke Prozessmodelle zu erstellen, oder ob der Preis der Effizienz
und Vergleichbarkeit der ist, dass die so entstandenen Modelle weniger Aussagegehalt
haben.
Zur Bewertung der Ausdrucksfähigkeit der PICTURE-Methode wurde die Bunge-WandWeber (BWW) Ontologie zugrunde gelegt. Wie viele andere Ansätze ist diese Ontologie
entwickelt worden, um die Nutzbarkeit von Modellierungssprachen zu bewerten (vgl.
für einen kurzen Überblick zu weiteren entsprechenden Ansätzen (Siau & Rossi 1998)
bzw. P8). In der einschlägigen Literatur gilt die BWW Ontologie als genügend, um die
reale Welt vollständig zu beschreiben. Eine Bewertung einer Methode zur Modellierung
anhand dieser Ontologie bedeutet also, dass bei entsprechender Abdeckung auch die
bewertete Methode den Ansprüchen genügt, die reale Welt in entsprechenden Modellen abbilden zu können. Es sei an dieser Stelle aber betont, dass ein Benchmark gegen
die BWW Ontologie nur eine Korrespondenz dieser zwei verglichenen Konzepte zeigt.
Letztlich aber wurde die BWW Ontologie zur Evaluation verschiedener Modellierungsmethoden angewendet: Datenflussdiagramm-Methoden (Wand & Weber 1989),
die Entity Relationship-Modellierungsmethode (Weber et al. 1997), SoftwareEngineering-Methoden, (Green 1997), die unified modeling language (UML) (Evermann
& Wand 2001) die open modeling language (OML) (Opdahl & Henderson-Sellers 2001),
objektorientierte Systemanalysemethoden (Parsons & Wand 1997), Referenzmodelle
(Fettke & Loos 2003) sowie der ARIS-Methode mit den integrierten EPK (Green & Rosemann 2000). Sie kann damit als ein annerkanntes Bewertungskriterium gesehen
werden.
Um die PICTURE-Methode zu evaluieren, wird diese anhand der BWW Ontologie bewertet. Diese Bewertung wurde nicht von einer einzelnen Person durchgeführt, vielmehr wurde in einer Laborsituation die Zuordnung von drei Personen getrennt durchgeführt und in einem zweiten Schritt verglichen und harmonisiert.
Als Vergleichsmethode bezüglich der Ausdrucksfähigkeit aus dem Bereich der generischen Modellierungsmethoden wird auf die Arbeiten von GREEN und ROSEMANN (2000)
zurück gegriffen. Die Bewertung der PICTURE-Methode basiert auf einer Zuordnung
der Metamodellkonstrukte (Ein Metamodell der BWW Ontologie ist verfügbar bei
DAVIES ET AL. (2003).). Auf eine ausführliche Vorstellung der BWW Ontologie wird an
dieser Stelle verzichtet, vielmehr sei auf weiterführende Literatur (Green 1997; Wand &
72
Weber 1990a; Wand & Weber 1990b; Wand & Weber 1993; Wand & Weber 1995;
Weber et al. 1997) verwiesen. Im Folgenden werden die wichtigsten Erkenntnisse der
Zuordnung zusammengefasst. Für eine ausführlichere Beschreibung sei auf Tab. 5.4
sowie die Publikation P8 im Teil B dieser Arbeit verwiesen.
BWW construct
THING
PICTURE
equivalent
Organizational
unit
Position
Resource
Processed object
PROPERTY
IN GENERAL
IN PARTICULAR
HEREDITARY
EMERGENT
INTRINSIC
NON-BINDING
MUTUAL
BINDING MUTUAL
ATTRIBUTES
CLASS
PICTURE view
ARIS equivalent
ARIS sub-model
Organizational
view
Organizational
view
Resource view
Processed object
view
Organizational
unit
Position
User
Organizational
view
Organizational
view
Organizational
view
Output view
Output view
Output view
T-PBB types
Process view
Function type
Process / Function view
Attributes
All views
Attributes
All views
PBB Type
Resource category
Processed object
category
Process view
Resource view
Processed object
view
Entity type
Data view
Specialization /
Generalization
Event type
Function type Æ
Connector
ÆEvent type
Event type Æ
Function type Æ
Event type
Process
Function type
Function type
Event type Æ
Connector Æ
Function type
Relationship type
Role
All views except
Process view
Process view
Process view
KIND
STATE
STATE LAW
E-PBB
D-PBB
Process view
Process view
EVENT
PBB Æ PBB
Process view
PROCESS
Process
Process view
TRANSFORMATION
LAWFUL
TRANSFORMATION
T-PBB
Process variant
Process view
Process view
COUPLING
BINDING MUTUTAL
PROPERTY
Product catalogue
Product model
Bill of materials
Process view
Process view /
Function view
Process view
Process view
Data view
Organizational
view
73
BWW construct
SYSTEM
COMPOSITION
SYSTEM
ENVIRONMENT
SUBSYSTEM
LEVEL STRUCTURE
EXTERNAL EVENT
STABLE STATE
INTERNAL EVENT
WELL-DEFINED
EVENT
PICTURE
equivalent
Organization
hierarchy
Resource hierarchy
Processed object
hierarchy
External
organizational
unit
Organizational
unit
Resource category
Processed object
Category
Process
Sub-process
PICTURE view
ARIS equivalent
ARIS sub-model
Organization
view
Resource view
Cluster
Organizational
hierarchy
Product model
hierarchy
Data view
Organizational
view
Output view
Cluster
Organizational
object
Product modeling
object
Data view
Organizational
view
Output view
Process view /
Data view
Organizational
view
Process view
Processed object
view
Resource view
Organization
view
Resource view
Processed object
view
Process view
E-PBB with external organizational unit
E-PBB at the end
of a process
PBB: Interruption
of work
PBB Æ PBB
Process view
Function/Event
type decomposition
Organizational
modeling levels
Product modeling
levels
Start event type
Process view
End event type
Process view
Process view
Process view
PBB Æ PBB
Process view
Event type Æ
Function type Æ
Event type
Event type Æ
Function type Æ
Event type
Output view
Process view
Quelle: Publikation P8, Tab. 8.2.
Tab. 5.4:
Zuordnung der PICTURE- und ARIS-Methodenkonstrukte zu den BWW
Ontologiekonstrukten
Zentrales Konstrukt der BWW Ontologie ist ein thing. Ein thing definiert einen Sachverhalt aus der realen Welt. Auf einer Instanzenebene lässt sich, die verschiedenen
Sichten der PICTURE-Methode betrachtend, kein entsprechendes Element in der Prozesssicht finden. In den anderen Sichten der PICTURE-Methode allerdings können
Elemente zum BWW Element thing in Beziehung gesetzt werden: Organisationseinheiten, Stellen, Ressourcen und Geschäftsobjekte. Das BWW Konstrukt process korrespondiert mit dem Element Prozess aus der PICTURE-Methode, welches nun die Prozesse auf einer Instanzebene meint.
74
Das Konstrukt class der BWW Ontologie korrespondiert mit den 24 Prozessbausteinen
der PICTURE-Methode. Die Prozessbausteine der PICTURE-Methode werden im Folgenden allerdings auf Basis einer Klassifikation in Bausteine mit Ereignischarakter (EPBB), Bausteine mit transformierendem Charakter (T-PBB) und Bausteine mit einem
Entscheidungscharakter (D-PBB) auf weitere Elemente der BWW Ontologie zugeordnet
(vgl. Abb. 5.13). Dieser Klassifikation folgend können die E-PBB nun mit dem BWW
Konstrukt state in Beziehung gesetzt werden. T-PBB können mit dem BWW Konstrukt
transformation in Beziehung gesetzt werden. Ein event im Sinne der BWW Ontologie
kann mit einer Sequenz von zwei Prozessbausteinen in Beziehung gesetzt werden. DPBB schließlich können mit dem BWW Konstrukt state law in Beziehung gesetzt werden. Diese Prozessbausteine bilden eine Prüfung ab, ob ein Prozessobjekt sich in einem
lawful oder unlawful state befindet und decken damit auch diese BWW Konstrukte ab.
Wenn aufgrund eines unlawful state im Sinne der BWW Ontologie korrigierende Aktivitäten nötig sind, um den Prozessablauf wieder in einen lawful state zu transformieren, ist dies analog zu einer Prozessvariante aus der PICTURE-Methode zu sehen. Eine
Prozessvariante ist in diesem Sinne gleichzusetzen mit dem BWW Konstrukt einer
lawful transformation.
Transformationsbezogene Prozessbausteine
Entscheidungsbezogene
Prozessbausteine
Ereignisbezogene
Prozessbausteine
Ortswechsel
durchführen
Neues Dokument/
Information erstellen
Dokument/
Information
bearbeiten
Recherche
durchführen
Rückfrage
durchführen
Dokument/
Information geht ein
Kassieren/
Einzahlung
entgegennehmen
Erfassen/
Registrieren
Dokument
archivieren
Beratung
durchführen
Absprache/
Vereinbarung treffen
Dokument/
Information
weiterleiten
Auszahlung
durchführen
Berechnung
durchführen
Datenträger
bespielen
Formelle Prüfung
vornehmen
Inhaltliche Prüfung
vornehmen
Dokument/
Information geht aus
Stabiler Zustand
Dokument/
Information sichten
Drucken
Dateneingabe in die
EDV
Bearbeitungsunterbrechung
Dokument
vervielfältigen/
kopieren
Scannen
Quelle: Publikation P8, Fig. 8.1.
Abb. 5.13:
Prozessbausteine der PICTURE-Methode, gruppiert nach BWW
Im Sinne der PICTURE-Methode ist ein system aus der BWW Ontologie die gesamte
Organisation, welche abgebildet werden soll. Diese gesamte Organisation ist zwar kein
explizites Element der PICTURE-Methode, dennoch ist hier eine Abbildungsadäquanz
75
gegeben. Das BWW Konstrukt system environment wird in PICTURE insofern adressiert, als dass innerhalb der Organisationssicht externe Organisationseinheiten eingebunden werden können. Gleiches gilt für das BWW Konstrukt external event, welches
ein E-PBB ist, der durch eine externe Organisationseinheit angestoßen wird. Alle anderen Ereignisse im Sinne der PICTURE-Methode sind internal events in der BWW Diktion.
Ein stable state aus der BWW Welt ist gleichzusetzen (1) mit einem Prozessbaustein,
der am Ende eines Prozesses steht oder (2) mit dem Prozessbaustein Bearbeitungsunterbrechung. Das Konstrukt attribute ist deckungsgleich mit dem gleichlautenden Konstrukt in der PICTURE-Methode. Die level structure aus der BWW Ontologie ist gleichbedeutend mit den in der PICTURE-Methode festgelegten Ebenen Prozess, Teilprozess,
Prozessbaustein.
Das Ziel dieser Zuordnung der PICTURE Methodenelemente auf die BWW Ontologie ist
es zu bewerten, wie ausdrucksfähig die PICTURE-Methode im Vergleich zu generischen
Modellierungssprachen ist. Daher wird diese Zuordnung nun mit den Ergebnissen der
Zuordnung der ARIS-Methode verglichen. Das primäre Ziel dieses Vergleichs ist es
nachzuweisen, dass die PICTURE-Methode genau so ausdrucksfähig ist wie die ARISMethode. Konkret werden diesem Vergleich zwei Hypothesen auf Basis von definierten
ontologischen Inkonsistenzen im Rahmen der Zuordnung zugrunde gelegt (Wand und
Weber 1993):
(1)
Bei der PICTURE-Methode treten weniger Redundanzen in der Konstruktzuordnung auf als bei der ARIS-Methode.
(2)
Bei der PICTURE-Methode treten nicht mehr Konstruktzuordnungsdefizite
auf als bei der ARIS-Methode.
Im Folgenden werden die wesentlichen Ergebnisse des Vergleichs zusammengefasst,
für eine ausführliche Bewertung sei auf Tab. 5.4 sowie Publikation P8 verwiesen.
Bei der PICTURE-Methode werden Prozessmodelle unterstützt durch die Modellierung
von things und classes. Bei der ARIS-Methode hingegen besteht keine Möglichkeit
things und gleichzeitig die zugehörigen classes zu modellieren. Dieses Defizit wird ein
Stück weit ausgemerzt durch die Integration der verschiedenen Sichten in der ARISMethode. Diese Eigenschaft gilt aber auch für die PICTURE-Methode, in der stets klar
ist, was getan wird (Prozesssicht), von wem (Organisationssicht), womit (Ressourcensicht) und welches Objekt bearbeitet wird (Geschäftsobjektsicht). Darüber hinaus ist
76
diese Zuordnung in der PICTURE-Methode intuitiver gelöst, da Informationen über die
classes der things durch die semantisch definierten Prozessbausteine erweitert sind.
Im Gegensatz zur ARIS-Methode, in der die Funktionssicht und die Prozesssicht komplett als redundant gesehen werden können (jedes Element der Funktionssicht aus der
ARIS-Methode wird BWW Konstrukten zugeordnet, die schon der Prozesssicht der
ARIS-Methode zugeordnet sind), gibt es in der PICTURE-Methode keine redundanten
Sichten. Weiter sind in der PICTURE-Methode Konstruktredundanzen im Bereich der
Abbildung von Entscheidungen vermieden worden. In der ARIS-Methode werden state
laws und lawful transformations durch Konnektoren in Verbindung mit der umgebenden Funktion und dem umgebenden Ereignis abgebildet. In der PICTURE-Methode ist
dies einfacher und eindeutiger durch die Nutzung eines Bausteins aus der Gruppe der
D-PBB gelöst, ggf. verbunden mit einer Teilprozessvariante, welcher die komplette
Komplexität innerhalb des Bausteins fasst. In der PICTURE-Methode wird also nur ein
Prozessbaustein benötigt, in der ARIS-Methode werden mindestens vier Sprachelemente (ein Konnektor, mindestens ein Ereignis, mindestens eine Funktion, von einem der
beiden Elemente aber mindestens zwei) benötigt.
Eine weitere Redundanz in der Verwendung der Sprachkonstrukte wird in der
PICTURE-Methode durch die Fixierung der Abstraktionsebenen auf Prozesse, Teilprozesse und Prozessbausteine vermieden. In der ARIS-Methode dagegen können einzelne
Funktionen in einem Prozessmodell beliebig verfeinert werden und in diesem Moment
für einen anderen Prozess stehen. Konkret kann eine Funktion in der ARIS-Methode
transformations, properties und processes aus der BWW Ontologie adressieren.
Bei der Untersuchung der beiden Methoden hinsichtlich von Konstruktionszuordnungsdefiziten lag das Hauptaugenmerk auf der Prozesssicht der beiden Methoden. Bis
auf die Eigenschaft der PICTURE Prozessbausteine, dass diese das Konstrukt classes
adressieren können, können keine Unterschiede ausgemacht werden. Da die anderen
Sichten der Methoden nicht komplett identisch von der Intention sind, ist ein Vergleich hier schwierig. Mal weist die eine Methode ein Defizit aus, mal die Andere (Bsp.:
Die Ressourcensicht aus PICTURE hat kein direktes Äquivalent in ARIS, die Datensicht
aus ARIS kein entsprechendes direktes Äquivalent in PICTURE).
Insgesamt kann festgehalten werden, dass die PICTURE-Methode im Bereich der Redundanzen bei der Konstruktzuordnung einige Schwachstellen der ARIS-Methode besser adressiert, wie das Beispiel der Funktionssicht zeigt (Hypothese 1). Ferner zeigt die
umfassende Bewertung der Zuordnung beider Methoden zur BWW Ontologie, dass die
PICTURE-Methode in Summe nicht mehr Konstruktionszuordnungsdefizite aufweist als
die ARIS-Methode (Hypothese 2).
77
5.6
Erkenntnisse und weiterer Forschungsbedarf
Folgende Forschungsfrage, detailliert in zwei Teilaspekte, war Ausgangspunkt des dargestellten Forschungsprozesses:
Wie kann das Prozessmanagement für die Domäne öffentliche Verwaltung vereinfacht
und effizienter gestaltet werden?
Teilaspekt 1
a) Wie kann die Prozessmodellierung effizienter
gestaltet werden?
b) Wie kann die Analyse von Prozessmodellen
effizienter gestaltet werden?
Teilaspekt 2
a) Ist eine unter dem Effizienzgedanken des Teilaspektes 1 entstandene Methode praktisch anwendbar?
b) Ist diese Methode tatsächlich effizienter einsetzbar als andere Methoden?
Auf Basis des Vorgehens, wie in Abb. 4.4 dargestellt, wurde, dem Design-ScienceParadigma folgend, die Beantwortung der Fragen angestrebt. Im Zuge dieses Prozesses
wurde als zentrales Artefakt die PICTURE-Methode entwickelt (Teilaspekt 1) und evaluiert (Teilaspekt 2). Die Entwicklung der PICTURE-Methode basierte auf der Definition
von fünf Anforderungen, welche die Methode erfüllen soll. Um zu prüfen, ob diese
Anforderungen erfüllt werden, wurden insgesamt drei Fallstudien und zwei Laborexperimente durchgeführt. Im Folgenden wird der Erfüllungsgrad der einzelnen Anforderungen diskutiert und die dabei gewonnenen Erkenntnisse zusammengefasst:
(1) Einfache Darstellung der Prozesslandschaft: Um die PICTURE-Methode praktisch einzusetzen, wurde die Methode in einem webbasierten Werkzeug implementiert. Dieses Werkzeug wurde sowohl direkt in den Fallstudien mit den
Verwaltungsmitarbeitern getestet, aber auch von Methodenexperten evaluiert.
Die Reaktionen auf die Methode waren innerhalb der Verwaltung sehr positiv.
Das Abstraktionsniveau der Prozessbausteine erwies sich als passend. Die überwiegende Mehrheit der Verwaltungsmitarbeiter war in der Lage, ihre Abläufe
mithilfe des Prozessbaustein-Vokabulars ohne Schwierigkeiten zu formulieren.
Eine bessere Verständlichkeit der Modelle im Vergleich zu bisher verwendeten
Modellierungssprachen wurde mehrfach explizit durch die Mitarbeiter hervorgehoben. Ferner wurde in der dritten Fallstudie deutlich, dass eine teilautomatisierte Auswertung der Prozessmodelle in sehr kurzer Zeit möglich ist. Die Ergebnisse waren für die Mitarbeiter in den Verwaltungen nachvollziehbar und
direkt plausibel.
Einschränkend muss festgehalten werden, dass sich die Tätigkeiten bestimmter
Abteilungen besser modellieren lassen als andere. Zu den besser zu modellie-
78
renden Bereichen zählten insbesondere diejenigen, in denen vornehmlich teilstrukturierte und formulargetriebene Prozesse ablaufen. Eher unstrukturierte,
planerische Prozesse lassen sich nur auf einem abstrakten Niveau mit der
PICTURE-Methode beschreiben und sollten nicht Kerneinsatzgebiet sein.
(2) Erstellung wartbarer Prozessmodelle: Die PICTURE-Methode unterstützt die Erstellung wartbarer Modelle. Durch die Modellierung mithilfe von Prozessbausteinen sind strukturelle Veränderungen an den Modellen weit weniger häufig
zu beobachten als bei klassischen Prozessmodellierungsmethoden. Im Rahmen
des entwickelten Vorgehensmodells für die Anwendung der PICTURE-Methode
wird deutlich postuliert, dass Prozessverantwortliche benannt werden müssen,
die für diese Wartungsschritte verantwortlich sind. Erste Erfahrungen in den
Verwaltungen, insbesondere in den Verwaltungen, welche die PICTUREMethode über die Fallstudien hinaus in einer realen Projektumgebung einsetzen, zeigen, dass diese Erwartung an die PICTURE-Methode erfüllt wird, nicht
zuletzt durch die mit wenig Aufwand einsetzbare, rein web-basierte Implementierung der Methode in Form der PICTURE-Prozessplattform.20
(3) Erstellung vergleichbarer Prozessmodelle: Durch die Verwendung gleicher Prozessbausteine in unterschiedlichen Prozessmodellen wird deren Vergleichbarkeit
gefördert. Die Prozessbausteine schränken die Freiheitsgrade bei der Modellierung ein. Die durchgeführten Laborexperimente zeigen, dass es durch die
Standardisierungsfunktion der Bausteine zu systematisch ähnlicheren und vergleichbareren Prozessmodellen kommt. Ferner zeigt die Bewertung hinsichtlich
der Ausdrucksfähigkeit der PICTURE-Methode, dass diese im Vergleich zu einem Vertreter der generischen Modellierungssprachen nicht weniger ausdrucksfähig ist. Die Ergebnisse dieser beiden Eigenschaften in Summe lassen den
Schluss zu, dass die PICTURE-Methode bei der Erfassung großer Prozessdatenmengen deutliche Vorteile im Hinblick auf die Nutzung der entstandenen Modelle hat.
(4) Erstellung auswertbarer Prozessmodelle: Die Ergebnisse der Laborexperimente,
verbunden mit den Erkenntnissen der Fallstudie in der Gemeindeverwaltung
Altenberge, zeigen, dass die Modelle, welche mit der PICTURE-Methode erstellt
20
Dies bedeutet, dass die PICTURE-Prozessplattform von jedem internetfähigen Computer ohne eine
ergänzende Installation, nur unter Verwendung eines Browsers, bedient werden kann.
79
wurden, im Hinblick auf den Zeit- und damit verbundenen Ressourceneinsatz
sehr schnell auswertbar sind, da die Prozessanalyse in Teilen (im Bereich der
Aufbereitung der entsprechenden Daten) automatisiert werden kann. Nicht nur
Prozessbausteine, sondern auch bestimmte Attribute, wie z. B. Durchlaufzeiten,
Fallzahlen oder Kosten, können ausgewertet werden, da all diese Eigenschaften
vorab in der Methodenvorbereitung eindeutig semantisch vordefiniert werden.
Im Hinblick auf die Einführung von Querschnittstechnologien, wie z. B. ein
DMS oder WFMS, können so die entscheidungsrelevanten Prozessdaten einfach
und transparent zusammengetragen werden.
(5) Effiziente Modellierung: Die Prozessbausteine der PICTURE-Methode sind für
Mitarbeiter der Verwaltung einfach verständlich, da sie das Vokabular dieser
Domäne verwenden. Ferner fixieren die Prozessbausteine das Abstraktionsniveau der Modellierung. So ist es möglich, deutlich schneller als mit klassischen
Ansätzen zu modellieren und signifikant mehr Prozesse bei gleichem Ressourceneinsatz zu erfassen. Insgesamt wurden in den drei durchgeführten Fallstudien 422 Prozesse im Detail erfasst. Die zusammengetragenen Aufwände zeigen,
insbesondere im Vergleich zum Referenzprojekt Regio@KomM, welches unter
Verwendung der EPK durchgeführt wurde, dass eine deutliche Reduktion des
Aufwands der Informationserhebung möglich ist; und dies – wie der weitere
Evaluationszyklus zeigt - (potenziell) ohne Verringerung des Informationsgehalts bzw. der Ausdrucksfähigkeit der Modelle.
Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die im Vorfeld der Methodenentwicklung
definierten Anforderungen durch die PICTURE-Methode erfüllt werden. Dennoch lassen sich – neben einer sinnvollen, weiteren Evaluation der bisherigen Methodenkonstrukte zur Schärfung und Effizienzsteigerung der Methode – eine Reihe von Anknüpfungspunkten an die bisherigen Arbeiten finden, welche weitere Forschungsbedarfe
aufzeigen. Exemplarisch seien an dieser Stelle zwei Anknüpfungspunkte heraus gegriffen, die als besonders erfolgsversprechend eingestuft werden.
Übertragung des Methodenansatzes auf andere Domänen
Die PICTURE-Methode wurde speziell für die Domäne öffentliche Verwaltung entwickelt. Das Ziel war es, die Anforderungen im Besonderen zu adressieren, die Methode
semantisch sehr fokussiert zu gestalten und so die Methodennutzer bestmöglich – und
damit effizient – zu unterstützen. Dies führt zu gewissen Einschränkungen, z. B. was
die Modellierung von unstrukturierten Prozessen betrifft, die sich nicht in solch ein
eng gestecktes Korsett zwängen lassen. Die Frage ist nun, welche Domänen der öffentlichen Verwaltung in den aufbau- und ablauforganisatorischen Eigenschaften ähnlich
80
sind. Informationsintensive Domänen wie die Finanzwirtschaft und das Versicherungswesen stellen unter diesem Gesichtspunkt eine logische Wahl für die Frage der
Übertragbarkeit dar. Erste Schritte im Bereich der Banken zeigen (Becker et al. 2009b),
dass eine Übertragung des methodischen Konzepts als solches sehr erfolgversprechend
ist. Allerdings ist von vornherein zu berücksichtigen, dass die Domäneninhalte in den
Prozessbausteinen angepasst werden müssen.
Verknüpfung der PICTURE-Methode mit weiteren Methoden
Mithilfe der PICTURE-Methode werden Prozessmodelle auf einem fixen, eher hohen
Abstraktionsniveau beschrieben. Im Rahmen des PICTURE-Vorgehensmodells wird
deutlich beschrieben, dass die Zielorientierung für die Durchführung von Modellierungsprojekten sehr wichtig ist. Die Auseinandersetzung mit dieser Zielorientierung
führt zu dem Schluss, dass es Prozessmodellierungsziele geben kann, die nicht vollständig von einer Methode abgedeckt werden können. Wenn es das Ziel ist, eine Software für einen bestimmten Anwendungskontext zu entwickeln, kann die Unterstützung dieser Aufgabe nicht von nur einer Methode geleistet werden. Vielmehr ist ein
Zusammenspiel von verschiedenen Methoden mit unterschiedlichen Schwerpunkten
nötig. Die Fragen der fachlichen Darstellung müssen mit den Fragen der ITtechnischen Realisierung in Einklang gebracht werden. Es muss das Ziel sein, die eher
fachlich ausgestalteten PICTURE-Modelle möglichst ohne Informationsverluste in die
durchaus vorhandenen, sukzessive technikorientierten Methoden wie z. B. BPMN/BPEL
(Object Management Group 2008) zu überführen, um zum Beispiel dem Ziel der durchlässigen Model Driven Architecture (Frankel 2003), also der modellgetriebenen Softwareentwicklung, näher zu kommen.
81
82
83
Teil B
“Das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile.”
- ARISTOTELES
84
85
Verwendete Publikationen und Anmerkungen zur Formatierung
Die im Teil B verwendeten Veröffentlichungen dieser Dissertation sind bereits veröffentlichte Forschungsarbeiten. Die in Tab. 0.1 verwendete Nummerierung entspricht
der Gliederung des Teils B dieser Arbeit.
Nr.
P1
P2
P3
Autoren
Titel
Becker,
Bausteinbasierte Modellierung von Prozesslandschaften
Algermissen,
mit der PICTURE-Methode am Beispiel der Universitäts-
Pfeiffer, Räckers
verwaltung Münster
Becker, Pfeiffer,
Domain Specific Process Modelling in Public Administra-
Räckers
tions – The PICTURE-Approach
Becker, Bergener,
Migrating Process Models between PICTURE and
Lis, Pfeiffer,
BPMN/EPC
Veröffentlichungsorgan
Veröffentlichungstyp
WI 2007
JNL-A
LNCS (EGOV)
KON-B
Pkt.
21
1
21
1
2007
EC/EDI 2008
KON
1/5
LNCS (EGOV)
KON-B
1/5
KON-B
1/3
WI 2009
KON-A
1/3
ECIS 2009
KON-B
1/4
HICSS 2010
KON-B
1/4
Räckers
P4
Becker, Bergener,
Evaluation of ICT Investments in Public Administrations
Kleist, Pfeiffer,
based on Business Process Models
2008
Räckers
P5
P6
P7
P8
Becker, Bergener,
Process-Based Governance in Public Administrations
Räckers
Using Activity-Based Costing
Bergener,
How to inform the Point of Single Contact? – A Business
Pfeiffer, Räckers
Process based Approach
Becker, Breuker,
Constructing Comparable Business Process Models with
Pfeiffer, Räckers
Domain Specific Languages - An Empirical Evaluation
Becker, Bergener,
Evaluating the Expressiveness of Domain Specific Model-
Breuker, Räckers
ing Languages using the Bunge-Wand-Weber Ontology
LNCS (EGOV)
2009
∑
3 17/30
Tab. 0.1:
21
Liste der verwendeten Publikationen
Publikation P1 und P2 werden jeweils mit einem Punkt gewertet, im Gegensatz zu den übrigen
Beiträgen wird die Anzahl der Autoren nicht berücksichtigt. Beide Publikationen werden im VHBJourqual Ranking 1 (Juni 2003 – Juli 2008, die Einreichungen und Veröffentlichungen dieser Beiträge fanden in diesem Intervall statt) als B-Beitrag gewertet. Bezug nehmend auf die Ausführungsbestimmungen zur Promotionsordnung bezüglich der kumulativen Promotion der Wirtschaftswissenschaftlichen Fakultät der WWU werden Fachaufsätze, die in A- und B-Journals gemäß der auch für Habilitationen verwendeten Fakultätslisten angenommen wurden, unabhängig
von der Zahl der Koautoren wie allein verfasste Beiträge gewertet.
86
Darüber hinaus sind die Autoren, der Titel, das Veröffentlichungsorgan sowie der Typ
der Veröffentlichung (Zeitschriftenartikel (JNL) oder Konferenzbeitrag (KON)) angegeben. Sämtliche Veröffentlichungen sind bewertet nach der WI-Journalliste sowie WIListe der Konferenzen, Proceedings und Lecture Notes der Wissenschaftlichen Kommission Wirtschaftsinformatik (WKWI) in ihrer aktuellen Fassung (2008). Die Kategorisierung der Veröffentlichungen (vorgesehen sind die Kategorien A, B und C) wie in der
Spalte „Veröffentlichungstyp“ jeweils angegeben erfolgte – soweit nicht anders vermerkt – auf Basis der genannten Listen. Die Ausführungsbestimmungen zur Promotionsordnung bezüglich der kumulativen Promotion der Wirtschaftswissenschaftlichen
Fakultät der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster sehen vor, dass jeder Beitrag,
der in eine kumulative Dissertation einbezogen wird, mit einem Punkt gezählt wird,
der allerdings durch die Anzahl der am Beitrag beteiligten Autoren zu dividieren ist.
Die Ausführungsbestimmungen legen fest, dass nach diesem Verfahren im Minimum
drei Punkte zu erlangen sind.
Neben den Publikationen, die im Rahmen des Forschungsprozesses dieser Arbeit verwendet wurden, sind in Tab. 0.2 weitere gerankte Publikationen im Umfeld dieser Dissertation aufgelistet.
Autoren
Titel
Becker, Niehaves,
Inclusive Electronic Public Service Delivery – A Quantitative Analysis
Veröffentli-
Veröffentli-
chungsorgan
chungstyp
EM 2008
JNL-A
LNCS (EGOV)
KON-B
Bergener, Räckers
Becker, Niehaves,
Digital Divide in eGovernment: The eInclusion Gap Model
Bergener, Räckers
2008
Niehaves, Bergener,
‘You got E-Government?’ – A Quantitative Analysis of In- end Exclu-
Räckers, Becker
siveness of Electronic Public Service Delivery
Becker, Bergener,
Business Process Assessment and Evaluation in Public Administra-
Räckers
tions using Activity-Based Costing
Becker, Bergener,
Business Process Model-based Evaluation of ICT Investments in
Kleist, Pfeiffer, Räckers
Public Administrations
Becker, Pfeiffer,
Business Process Management in Public Administrations - The
Räckers, Fuchs
PICTURE Approach
Karow, Pfeiffer, Räckers
Empirical-Based Construction of Reference Models in Public Adminis-
ECIS 2008
KON-B
AMCIS 2009
KON-B
AMCIS 2008
KON-B
PACIS 2008
KON-B
MKWI 2008
KON-C
trations
Tab. 0.2:
Weitere Publikationen im Umfeld dieser Dissertation
87
Im nun folgenden Teil B ist jeder Publikation, die in dieser Arbeit verwendet wird, eine
kurze Übersicht vorangestellt, die den Titel, die Autoren, das Publikationsmedium sowie eine kurze Einordnung im Rahmen der Arbeit beinhaltet.
Die Publikationen sind in den jeweiligen Veröffentlichungsmedien in unterschiedlicher
Aufbereitung und Formatierung erschienen. Um das Gesamtbild der vorliegenden Arbeit abzurunden, wurden die Publikationen in ein einheitliches Format gebracht. Ferner wurden die Zitationsstile vereinheitlicht und ein geschlossenes Literaturverzeichnis
der gesamten Dissertation erstellt. Um die Übersichtlichkeit zu erhöhen, wurde die
Gliederung für den Teil B mit der Gliederung des Teils A vereinheitlicht, lediglich die
Nummerierung der Absätze, Abbildungen und Tabellen beginnt von vorn.
Darüber hinaus wurden kleinere Fehler in den Texten überarbeitet. Dies schließt die
einheitliche Schreibweise von Fachbegriffen sowie ein durchgängiges amerikanisches
Englisch in den englischen Beiträgen ein.
88
89
1
Bausteinbasierte Modellierung von Prozesslandschaften mit der
PICTURE-Methode am Beispiel der Universitätsverwaltung
Münster
Titel
Bausteinbasierte Modellierung von Prozesslandschaften mit der PICTURE-Methode
am Beispiel der Universitätsverwaltung Münster
Autoren
Jörg Becker
[email protected]
Westfälische Wilhelms-Universität Münster, European Research Center for Information Systems (ERCIS), Leonardo-Campus 3, 48149 Münster
Lars Algermissen
[email protected]
PICTURE GmbH, Friesenring 32, 48147 Münster
Daniel Pfeiffer
[email protected]
Michael Räckers
[email protected]
Westfälische Wilhelms-Universität Münster, European Research Center for Information Systems (ERCIS), Leonardo-Campus 3, 48149 Münster
Veröffentlichungsorgan
Wirtschaftsinformatik (49:4), 2007, S. 267-279.
Status
Veröffentlicht
Thematische
Einordnung
In dieser Publikation werden zunächst die Anforderungen, die an die PICTUREMethode aus der Domäne öffentliche Verwaltung heraus gestellt werden, definiert.
Es kristallisiert sich heraus, dass an die Entwicklung einer domänenspezifischen
Modellierungssprache insbesondere die Anforderung der Erstellung von vergleichbareren und einfacher auswertbaren Modelle erhoben wird. Auf diese Anforderungen
aufbauend werden die einzelnen Konzepte der PICTURE-Methode eingeführt und
erläutert, insbesondere das PICTURE-Vorgehensmodell wird ausführlich vorgestellt.
Darüber hinaus wird in dieser Publikation die praktische Evaluation in der ersten
Fallstudie in der Universitätsverwaltung Münster präsentiert. Es zeigt sich, dass die
Methode signifikant schneller bei der Erfassung und Detailmodellierung der Prozessmodelle ist. Die Mitarbeiter in der Verwaltung bestätigen zudem, dass die Methode der Anforderung der einfachen Verständlichkeit – sowohl bezogen auf die
Methode als auch auf die mit ihr erstellten Modelle – genügt.
Tab. 1.1:
Übersicht Publikation 1
113
2
Domain Specific Process Modelling in Public Administrations –
The PICTURE-Approach
Titel
Domain Specific Process Modelling in Public Administrations – The PICTUREApproach
Autoren
Jörg Becker
[email protected]
Westfälische Wilhelms-Universität Münster, European Research Center for Information Systems (ERCIS), Leonardo-Campus 3, 48149 Münster
Daniel Pfeiffer
[email protected]
Michael Räckers
[email protected]
Westfälische Wilhelms-Universität Münster, European Research Center for Information Systems (ERCIS), Leonardo-Campus 3, 48149 Münster
Veröffentlichungsorgan
Lecture Notes in Computer Science, Electronic Government (2007) 4656, S. 68-79.
Status
Veröffentlicht
Thematische
Einordnung
Neben der Herleitung der PICTURE-Methode vergleichbar zur Publikation 1 wird in
diesem Beitrag die zweite Fallstudie, die zur praktischen Evaluation der PICTUREMethode durchgeführt wurde, vorgestellt. Wie in der Fallstudie in der Universitätsverwaltung Münster war es Ziel dieser Evaluation, in der Stadtverwaltung Münster
zu prüfen, ob die PICTURE-Methode effizienter in puncto Zeit- und damit Ressourcenverbrauch ist als generische Modellierungssprachen. Daher wurden in Münster
Bereiche ausgewählt, die Erfahrungen mit anderen Modellierungssprachen haben.
Analog zu den Ergebnissen in der Universitätsverwaltung konnte auch in dieser
Fallstudie festgestellt werden, dass mit der PICTURE-Methode Modelle erstellt werden können, die für die Verwaltungsmitarbeiter leicht verständlich sind. Gleichzeitig
konnte dokumentiert werden, dass die Aufwände für die Erhebung der relevanten
Daten deutlich geringer sind als im als Referenzprojekt definierten Fall
Regio@KomM, die in der Fallstudie in der Universitätsverwaltung erhobenen Aufwände konnten bestätigt werden.
Tab. 2.1:
Übersicht Publikation 2
127
3
Migrating Process Models between PICTURE and BPMN/EPC
Titel
Migrating Process Models between PICTURE and BPMN/EPC
Autoren
Jörg Becker
[email protected]
Philipp Bergener
[email protected]
Lukasz Lis
[email protected]
Westfälische Wilhelms-Universität Münster, European Research Center for Information Systems (ERCIS), Leonardo-Campus 3, 48149 Münster
Daniel Pfeiffer
[email protected]
Michael Räckers
[email protected]
Westfälische Wilhelms-Universität Münster, European Research Center for Information Systems (ERCIS), Leonardo-Campus 3, 48149 Münster
Veröffentlichungsorgan
Wybrane Problemy Elektronicznej Gospodarki. Editors: Marian Niedzwiedzinski
Lodz 2007. S. 271-281.
Status
Veröffentlicht
Thematische
Einordnung
Nachdem in den vorangegangenen Publikationen P1 und P2 die PICTURE-Methode
vorgestellt wurde und das methodische Gerüst auf Basis der ersten beiden Fallstudien gefestigt wurde, wird in dieser Publikation das Metamodell der PICTUREMethode vorgestellt. Ferner wird die Anschlussfähigkeit zu generischen Modellierungsmethoden thematisiert. Es zeigt sich, dass bei dem Versuch der Modellmigration zwischen der PICTURE-Methode und generischen Modellierungsmethoden – in
dieser Veröffentlichung werden exemplarisch die EPK und die BPMN untersucht –
keine Modelläquivalenz hergestellt werden kann. Konkret meint dies, dass aufgrund
der den PICTURE-Prozessbausteinen inhärenten Semantik eine automatisierte Überführung von PICTURE-Modellen in ein EPK- oder BPMN-Modell einfach möglich
ist, eine automatisierte Überführung von EPK- oder BPMN-Modellen in ein
PICTURE-Modell aber nicht ohne erheblichen Aufwand bezüglich Texterkennung
möglich ist.
Tab. 3.1:
Übersicht Publikation 3
137
4
Evaluation of ICT Investments in Public Administrations based
on Business Process Models
Titel
Evaluation of ICT Investments in Public Administrations based on Business Process
Models
Autoren
Jörg Becker
[email protected]
Philipp Bergener
[email protected]
Westfälische Wilhelms-Universität Münster, European Research Center for Information Systems (ERCIS), Leonardo-Campus 3, 48149 Münster
Stefan Kleist
[email protected]
PICTURE GmbH, Friesenring 32, 48147 Münster
Daniel Pfeiffer
[email protected]
Michael Räckers
[email protected]
Westfälische Wilhelms-Universität Münster, European Research Center for Information Systems (ERCIS), Leonardo-Campus 3, 48149 Münster
Veröffentlichungsorgan
Lecture Notes in Computer Science, Electronic Government (2008) 5184, S. 124-135.
Status
Veröffentlicht
Thematische
Einordnung
Nachdem im bisherigen Forschungsprozess die PICTURE-Modellierungsmethode
entwickelt
und
evaluiert
wurde,
wird
in
diesem
Beitrag
die
PICTURE-
Analysemethode vorgestellt. Aufgrund der Nutzung der semantisch vordefinierten
Prozessbausteine ist es möglich, eine sehr fokussierte und auch auf inhaltliche
Schwachstellen hin entwickelte, (teil-)automatisierte Auswertung auf den PICTURE
Prozessmodellen durchzuführen.
Darüber hinaus wird die praktische Einsatzfähigkeit dieser Analysemethode anhand
der dritten durchgeführten Fallstudie in der Gemeindeverwaltung Altenberge demonstriert. Die Ergebnisse zeigen, dass die Aufbereitung der Daten in dieser Form
einfach und schnell möglich ist, ferner lassen sich haltbare Ergebnisse aus der Prozesslandschaft ableiten, die den relevanten Entscheidungsträgern für weitere Überlegungen zur Verfügung gestellt werden können.
Tab. 4.1:
Übersicht Publikation 4
151
5
Process-Based Governance in Public Administrations Using
Activity-Based Costing
Titel
Process-Based Governance in Public Administrations Using Activity-Based Costing
Autoren
Jörg Becker
[email protected]
Philipp Bergener
[email protected]
Michael Räckers
[email protected]
Westfälische Wilhelms-Universität Münster, European Research Center for Information Systems (ERCIS), Leonardo-Campus 3, 48149 Münster
Veröffentlichungsorgan
Lecture Notes in Computer Science, Electronic Government (2009) 5693, S. 176-187.
Status
Veröffentlicht
Thematische
Einordnung
Im bisherigen Forschungsprozess wurden die PICTURE-Modellierungsmethode und
die PICTURE-Analysemethode entwickelt. Beide Methodenbestandteile wurden in
praktischen Fallstudien evaluiert und punktuell überarbeitet.
In der Praxis und auch in der Literatur werden verschiedene Möglichkeiten zur Prozessanalyse eingesetzt bzw. diskutiert. Um die Anschlussfähigkeit der PICTUREMethode an diese bestehenden Methoden nachzuweisen, wird im Rahmen dieses
Beitrags exemplarisch aufgezeigt, wie die Prozesskostenrechnung mit der PICTUREMethode unterstützt bzw. durchgeführt werden kann. Dazu werden die Elemente der
Prozesskostenrechnung und die Elemente der PICTURE-Methode gegenübergestellt,
für einen Beispielprozess wird die Prozesskostenrechnung mit der PICTURE-Methode
demonstriert.
Tab. 5.1:
Übersicht Publikation 5
163
6
How to inform the Point of Single Contact? – A Business Process
Based Approach
Titel
How to inform the Point of Single Contact? – A Business Process Based Approach
Autoren
Philipp Bergener
[email protected]
Westfälische Wilhelms-Universität Münster, European Research Center for Information Systems (ERCIS), Leonardo-Campus 3, 48149 Münster
Daniel Pfeiffer
[email protected]
Michael Räckers
[email protected]
Westfälische Wilhelms-Universität Münster, European Research Center for Information Systems (ERCIS), Leonardo-Campus 3, 48149 Münster
Veröffentlichungsorgan
Proceedings of the 9. Internationale Tagung Wirtschaftsinformatik: Business Services: Konzepte, Technologien, Anwendungen. Band 2. Wien, 2009. S. 635-644.
Status
Veröffentlicht
Thematische
Einordnung
Die PICTURE-Methode wurde in insgesamt 3 Fallstudien hinsichtlich des (zeitlich)
effizienten Einsatzes in der Verwaltungspraxis evaluiert. Hierbei galt es stets, aktuelle Herausforderungen der beteiligten Verwaltung zu berücksichtigen, um eine hohe
Praxisrelevanz der Fallstudien zu erzielen.
Dieser Schritt wurde im Forschungsprozess konsequent fortgesetzt, wie diese Publikation dokumentiert. Die Methode wird im Rahmen der Umsetzung der EUDienstleistungsrichtlinie in Deutschland hinsichtlich der Einsatztauglichkeit evaluiert. Hierbei werden zwei (ergänzende) Anforderungen an die PICTURE-Methode
formuliert: (1) Die PICTURE-Methode ermöglicht die Modellierung vieler Prozesse
gleichzeitig in einem dezentralen Modellierungsszenario, (2) die PICTURE-Methode
unterstützt diese dezentrale Erfassung, indem sie so gestaltet ist, dass in Modellen,
die den gleichen Sachverhalt repräsentieren, signifikant weniger Modellkonflikte
bzw. Modellvariationen auftreten. Während die zweite Anforderung in der folgenden Publikation P7 detailliert untersucht wird, kann an dieser Stelle bezüglich der
ersten Anforderung festgehalten werden, dass es mit der PICTURE-Methode gelang,
in sehr kurzer Zeit über 1.000 Prozessmodelle zu erfassen.
Tab. 6.1:
Übersicht Publikation 6
175
7
Constructing Comparable Business Process Models with Domain
Specific Languages - An Empirical Evaluation
Titel
Constructing Comparable Business Process Models with Domain Specific Languages
- An Empirical Evaluation
Autoren
Jörg Becker
[email protected]
Dominic Breuker
[email protected]
Westfälische Wilhelms-Universität Münster, European Research Center for Information Systems (ERCIS), Leonardo-Campus 3, 48149 Münster
Daniel Pfeiffer
[email protected]
Michael Räckers
[email protected]
Westfälische Wilhelms-Universität Münster, European Research Center for Information Systems (ERCIS), Leonardo-Campus 3, 48149 Münster
Veröffentlichungsorgan
Proceedings of the 17th European Conference on Information Systems (ECIS 2009).
Verona (Italien), 2009.
Status
Veröffentlicht
Thematische
Einordnung
Nachdem die PICTURE-Methode unter verschiedenen Gesichtspunkten hinsichtlich
ihrer praktischen Einsetzbarkeit evaluiert wurde, war es im Folgenden das Ziel, empirisch zu prüfen, ob die an die PICTURE-Methode gestellte Anforderung, dass mit
ihrer Hilfe systematisch vergleichbarere Prozessmodelle erstellt werden, erfüllt werden kann.
Um dies zu prüfen, wurde ein Laborexperiment definiert, in dem eine Gruppe von
Studierenden einen vorgegebenen Prozess sowohl mit einer generischen Modellierungsmethode (gewählt wurde die EPK) als auch mit der PICTURE-Methode modellieren sollte. Die so entstandenen Prozessmodelle wurden (1) mithilfe eines implementierten Frameworks hinsichtlich ihrer semantischen und strukturellen Ähnlichkeit untersucht, daneben wurden die Modelle (2) manuell bezüglich der von PFEIFFER
(2008) definierten möglichen Modellvariationen analysiert. Als Ergebnis lässt sich
festhalten, dass die PICTURE-Methode diesem Experiment standhält und sowohl in
der Ähnlichkeitsanalyse als auch bezüglich der geringeren Häufigkeit von Modellvariationen der EPK überlegen ist.
Tab. 7.1:
Übersicht Publikation 7
191
8
Evaluating the Expressiveness of Domain Specific Modeling
Languages using the Bunge-Wand-Weber Ontology
Titel
Evaluating the Expressiveness of Domain Specific Modeling Languages using the
Bunge-Wand-Weber Ontology
Autoren
Jörg Becker
[email protected]
Philipp Bergener
[email protected]
Dominic Breuker
[email protected]
Michael Räckers
[email protected]
Westfälische Wilhelms-Universität Münster, European Research Center for Information Systems (ERCIS), Leonardo-Campus 3, 48149 Münster
Veröffentlichungsorgan
Proceedings of the Hawaii International Conference on System Sciences (HICSS-43)
Status
Veröffentlicht
Thematische
Einordnung
Nachdem durch das in Publikation P7 vorgestellte Laborexperiment nachgewiesen
werden konnte, dass es mit der PICTURE-Methode gelingt, systematisch vergleichbarere Prozessmodelle zu erzeugen, stellt sich die Frage, ob diese Vergleichbarkeit zu
Lasten der Ausdrucksfähigkeit der PICTURE-Methode geht. Konkret meint dies, ob
die Methodennutzer durch die starke Standardisierung der Prozessbausteine und die
engen Vorgaben während der Modellierung Modelle erstellen, die im Vergleich zu
mit generischen Modellierungsmethoden erstellten Modellen weniger Informationsgehalt haben.
Um diese Frage zu beantworten, wurde ein weiteres Laborexperiment definiert, um
die PICTURE-Methode hinsichtlich der Ausdrucksfähigkeit anhand der BungeWand-Weber Ontologie zu bewerten. Die PICTURE-Methode wurde mit der ARISMethode, die auch die EPK beinhaltet, verglichen. Am Ende dieses Experiments
kann festgehalten werden, dass die PICTURE-Methode hinsichtlich ihrer Ausdrucksfähigkeit gegenüber der ARIS-Methode nicht abfällt. Im Gegenteil: Die PICTUREMethode weist gegenüber der ARIS-Methode weniger Redundanzen auf, was die
Einsatzmöglichkeiten der Methodenelemente betrifft. Dies kann als Vorteil heraus
gestellt werden, fördert die geringere Redundanz doch die Eindeutigkeit bei der
Auswahl der Konstrukte im Modellierungsprozess und damit auch die Erstellung von
vergleichbareren Modellen.
Tab. 8.1:
Übersicht Publikation 8
207
9
Literaturverzeichnis
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210
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Anhang A: Lebenslauf Michael Räckers
Persönliche Angaben
Name:
Michael Räckers, geb. Hünteler
Geburtsdatum:
23. Mai 1981
Geburtsort:
Ahaus
Nationalität:
Deutsch
Familienstand:
verheiratet, zwei Kinder
Anschrift:
Solmsstraße 32
48683 Ahaus
Deutschland
E-Mail:
[email protected]
Ausbildung
10/2006 bis 09/2009
Westfälische Wilhelms-Universität Münster
Promotionsstudium, Betreuer: Prof. Dr. Jörg Becker
Abschluss:
Dr. rer. pol.
01/2010
10/2001 bis 04/2006
Westfälische Wilhelms-Universität Münster
Studium der Wirtschaftsinformatik
Abschlüsse:
Master of Science in Information Systems (MScIS)
04/2006
Bachelor of Science in Information Systems (BScIS)
01/2005
Schwerpunktfächer: Volkswirtschaftslehre, Informationssysteme
08/1992 bis 06/2000
Bischöfliche Canisiusschule, Ahaus
Abschluss:
Allgemeine Hochschulreife (Abitur)
230
Beruflicher Werdegang
seit 05/2006
Wissenschaftlicher Mitarbeiter: Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik und
Informationsmanagement, European Research Center for Information Systems, Westfälische Wilhelms-Universität Münster
seit 04/2009
Dozent und Berater: PICTURE GmbH, Münster; Schulung und Beratung im
Bereich Prozessmanagement und prozessorientierte Verwaltungsmodernisierung
05/2006 – 01/2009
Teilprojektleitung: Forschungsprojekt PICTURE (IST 027717), gefördert
durch die Europäische Kommission. http://www.picture-eu.org/
05/2005 – 10/2005
Praktikum: citeq, Stadt Münster; Mitarbeit im Projekt PICTURE
07/2001 – 04/2006
Werkstudent: Johannes Räckers Nutzfahrzeugtechnik GmbH, Ahaus; Mitarbeit als Qualitätsmanagementbeauftragter bei der Einführung eines Qualitätsmanagementsystems (DIN EN ISO 9001:2000); Entwicklung eines Systems zur Betriebssicherheit
Wehrdienst
09/2000 bis 06/2001
Grundwehrdienst bei der Spezialpionierkompanie in Höxter (Grundausbildung) und beim schweren Pionierbataillon 140 in Emmerich
Ehrenamtliches Engagement
10/2004 – 10/2009
Gemeinde Legden: Sachkundiger Bürger, Mitglied im Schul-, Sport-, Jugendund Kulturausschuss, stellvertretendes Mitglied im Ausschuss für Planen,
Bauen, Landwirtschaft und Umwelt
231
Anhang B: Publikationsverzeichnis Michael Räckers
Buchkapitel
Algermissen, L., Kirschbaum, D. und Räckers, M. “Prozessorientierte Modernisierung
der Justiz mit der PICTURE-Methode“, in Modellierung von Geschäftsprozessen in der Justiz - Schriftenreihe Band 1, Europäische EDV-Akademie des
Rechts, 2009, Alma Mater, Saarbrücken, S. 105-130.
Baacke, L., Becker, J., Bergener, P., Fitterer, R., Greiner, U., Stroh, F., Räckers, M. und
Rohner, P. “Enabling Integration and Optimization of Government Processes
With Cross-Functional ICT,” in Handbook of Research on ICT-Enabled Transformational Government: A Global Perspective, V. Weerakkody, M. Janssen
und Y. K. Dwivedi Hershey (Hrsg.), Information Science Reference, Hershey,
New York, USA, 2009, S. 117-139.
Becker, J., Algermissen, L. und Räckers, M. "Prozessmodellierung als Schlüssel zur
Umsetzung der EU-DLR - Modellierung und Management von Verwaltungsprozessen auf Basis der EU-DLR mit der PICTURE-Methode,“ in Die Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie in der deutschen Verwaltung - Teil II:
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Baacke, L., Becker, J., Bergener, P., Fitterer, R., Instinsky, M., Räckers, M. und Rohner,
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Geist, G. Heindl und C. Szücs (Hrsg.), Verlag Richard Boorberg, Stuttgart et al.,
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Consulting, Lodz, Polen, 2008, S. 9-20.
Becker, J., Bergener, P., Niehaves, B. und Räckers, M. "Demografieorientiertes EGovernment in Dienstleistungsnetzwerken," in Komplexitätsgrenzen der
Rechtsinformatik. E. Schweighofer, A. Geist, G. Heindl und C. Szücs (Hrsg.),
Verlag Richard Boorberg, Stuttgart et al., 2008, S. 65-69.
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Becker, J., Bergener, P., Niehaves, B. und Räckers, M. "E-Inclusion im E-Government,"
in Komplexitätsgrenzen der Rechtsinformatik, E. Schweighofer, A. Geist, G.
Heindl und C. Szücs (Hrsg.), Verlag Richard Boorberg, Stuttgart et al., 2008, S.
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Becker, J., Delfmann, P., Fuchs, P., Algermissen, L., Pfeiffer, D. und Räckers, M. "Gestaltung von E-Learning-Prozessen mit Referenzmodellen," in E-LearningManagement, H. L. Grob, J. vom Brocke und C. Buddendick (Hrsg.), Vahlen,
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Niehaves, B. und Räckers, M. "E-Inklusion – Chancen für E-Government-Entscheider,"
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(Hrsg.), Verlag Werner Hülsbusch, Boizenburg, 2008, S. 57-62.
Becker, J., Algermissen, L., Räckers, M. und Pfeiffer, D. "Aufbau eines verwaltungsübergreifenden Prozessregisters für öffentliche Verwaltungen mit der
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A. Geist und G. Heindl (Hrsg.), Verlag Richard Boorberg, Stuttgart et al., 2007,
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Becker, J., Lis, L., Pfeiffer, D. und Räckers, M. "A Process Modeling Language for the
Public Sector - the PICTURE Approach," in Wybrane Problemy Elektronicznej
Gospodarki, M. Niedzwiedzinski (Hrsg.), Niedzwiedzinski Consulting, Lodz,
Polen, 2007, S. 271-281.
Konferenzbeiträge
Becker, J.; Bergener, P.; Breuker, D. und Räckers, M. "Evaluating the Expressiveness of
Domain Specific Modeling Languages using the Bunge-Wand-Weber Ontology," in Proceedings of the Hawaii International Conference on System Sciences
(HICSS-43), 10 Seiten, CD-ROM, IEEE Society (Hrsg.), Koloa, Kauai, Hawaii,
2010.
Becker, J., Bergener, P. und Räckers, M. "Business Process Assessment and Evaluation
in Public Administrations using Activity-Based Costing," in Proceedings of
the 15th Americas Conference on Information Systems (AMCIS), San Francisco, Kalifornien, USA, 2009, S. 1-10.
Becker, J., Breuker, D., Pfeiffer, D. und Räckers, M. "Constructing Comparable Business
Process Models with Domain Specific Languages - An Empirical Evaluation,"
in Proceedings of the 17th European Conference on Information Systems
(ECIS), S. Newell, E.A. Whitley, N. Pouloudi, J. Wareham, L. Mathiassen. Verona, Italien, 2009, S. 1342-1353.
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Becker, J., Niehaves, B., Bergener, P., Bergener, K., Räckers, M. und Weiß, B. "The Digital Divide in E-Government - A Quantitative Analysis [Invited Paper]," in Proceedings of the eGovernment Symposium at the Hawaii International Conference on System Sciences (HICSS-42), Waikoloa, Big Island, Hawaii, 2009.
Bergener, P., Pfeiffer, D. und Räckers, M. "How to inform the point of single contact?
– A business process based approach," in Proceedings of the 9. Internationale
Tagung Wirtschaftsinformatik: Business Services: Konzepte, Technologien,
Anwendungen, vol. 2, H. R. Hansen, D. Karagiannis und H. Fill (Hrsg.), Wien,
Österreich, 2009. S. 635-644.
Becker, J., Bergener, P., Kleist, S., Pfeiffer, D. und Räckers, M. "Business Process Model-based Evaluation of ICT Investments in Public Administrations," in Proceedings of the 14th Americas Conference on Information Systems (AMCIS
2008), Toronto, Kanada, 2008, S. 1-10.
Becker, J., Bergener, P., Niehaves, B. und Räckers, M. "Social Inclusiveness of Electronic Public Service Delivery in Germany - A Quantitative Analysis," in Proceedings of the 14th Americas Conference on Information Systems (AMCIS
2008), Toronto, Kanada, 2008, S. 1-10.
Becker, J., Niehaves, B., Bergener, P., Fielenbach, K., Räckers, M. und Weiß, B. "The
Digital Divide in E-Government - A Quantitative Analysis," in Proceedings of
the IADIS International Conference e-Society, P. Kommers und P. Isaías
(Hrsg.), Algarve, Portugal, 2008, S. 337-344.
Karow, M., Pfeiffer, D. und Räckers, M. "Empirical-Based Construction of Reference
Models in Public Administrations," in Proceedings of the Multikonferenz Wirtschaftsinformatik 2008. Referenzmodellierung, M. Bichler, T. Hess, H. Krcmar,
U. Lechner, F. Matthes, A. Picot, B. Speitkamp und P. Wolf (Hrsg.), München,
2008, S. 1613-1624.
Niehaves, B., Bergener, P., Räckers, M. und Becker, J. "‘You got E-Government?’ – A
Quantitative Analysis of In- end Exclusiveness of Electronic Public Service
Delivery," in Proceedings of the 16th European Conference on Information
Systems (ECIS 2008), W. Golden, T. Acton, K. Conboy, H. van der Heijden, V.
K. Tuunainen, Galway, Irland, 2008, S. 1-13.
Becker, J., Algermissen, L., Pfeiffer, D. und Räckers, M. "Local, Participative Process
Modelling - The PICTURE-Approach," in Proceedings of the 1st International
Workshop on Management of Business Processes in Government, J. Grey
(Hrsg.), Brisbane, Australien, 2007. S. 33-48.
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Becker, J., Bergener, P., Pfeiffer, D. und Räckers, M. "Management of Process Knowledge in Public Administrations," in Proceedings of the TED Conference on eGovernment, B. Thönssen, K. Hinkelmann, R. Endl und U. Reimer (Hrsg.), Posen, Polen, 2007, S. 12-23.
Becker, J., Czerwonka, M., Pfeiffer, D. und Räckers, M. "Decision Making in Public
Administrations based on Analysable Process Models," in Proceedings of the
5th Eastern Europe e|Gov Days, R. Traunmüller, J. Makolm und G. Orthofer
(Hrsg.), Prag, Tschechische Republik, 2007, S. 299-302.
Becker, J., Pfeiffer, D. und Räckers, M. "PICTURE - A new Approach for DomainSpecific Process Modelling," in Proceedings of the 19th International Conference on Advanced Information Systems Engineering (CAiSE 2007) Forum, J.
Eder, S. L. Tomassen, A. Opdahl und G. Sindre (Hrsg.), Trondheim, Norwegen,
2007, S. 45-48.
Becker, J., Pfeiffer, D., Räckers, M. und Algermissen, L. "Management von Prozesswissen in der öffentlichen Verwaltung - Anwendung des PICTURE-Ansatzes am
Beispiel der Universitätsverwaltung Münster," in Proceedings of the 4. Konferenz professionelles Wissensmanagement (WM2007) - Erfahrungen und Visionen, N. Gronau (Hrsg.), Potsdam, 2007, S. 153-161.
Becker, J., Pfeiffer, D., Räckers, M. und Fuchs, P. "Business Process Management in
Public Administrations - The PICTURE Approach," in Proceedings of the 11th
Pacific Asia Conference on Information Systems (PACIS 2007), F. B. Tan, J.
Thong und L. J. Janczewski (Hrsg.), Auckland, Neuseeland, 2007, S. 1-14.
Zeitschriftenbeiträge
Becker, J., Bergener, P. und Räckers, M. "Process-Based Governance in Public Administrations Using Activity-Based Costing," Lecture Notes in Computer Science,
Electronic Government (5693), 2009, S. 176-187.
Räckers, M., Bergener, P., Niehaves, B. und Becker, J. "E-Inklusion als Schlüssel zur
Informationsgesellschaft," eGovernment Review (2:3), 2009, S. 12-13.
Becker, J., Bergener, P., Kleist, S., Pfeiffer, D. und Räckers, M. "Evaluation of ICT Investments in Public Administrations based on Business Process Models," in
Lecture Notes in Computer Science, Electronic Government (5184), 2008, S.
124-135.
Becker, J., Niehaves, B., Bergener, P. und Räckers, M. "Digital Divide in eGovernment:
The eInclusion Gap Model," in Lecture Notes in Computer Science, Electronic
Government (5184), 2008, S. 231-242.
235
Becker, J., Niehaves, B., Bergener, P. und Räckers, M. "Inclusive Electronic Public Service Delivery – A Quantitative Analysis," in Electronic Markets (18:4), 2008,
S. 315 - 323.
Becker, J. und Räckers, M. "Reorganisation öffentlicher Verwaltungen durch Bausteinorientierte Prozessmodellierung," in eGovernment Review (1:2), 2008, S. 1213.
Becker, J., Algermissen, L., Pfeiffer, D. und Räckers, M. "Bausteinbasierte Modellierung von Prozesslandschaften mit der PICTURE-Methode am Beispiel der Universitätsverwaltung Münster," in Wirtschaftsinformatik (49:4), 2007, S. 267279.
Becker, J., Pfeiffer, D. und Räckers, M. "Domain Specific Process Modelling in Public
Administrations - The PICTURE-Approach," in Lecture Notes in Computer
Science, Electronic Government (4656), 2007, S. 68-79.
Andere Veröffentlichungen
Becker, J., Bergener, P., Fielenbach, K., Fuchs, P., Herwig, S., Karow, M., Niehaves, B.,
Räckers, M. und Weiß, B. "E-Inclusion: Digitale Integration durch EGovernment." Studie im Auftrag des Bundesministeriums des Inneren, Münster, 2008.
Matzner, M. und Räckers, M. "Das Bürgerbüro als Integrationspunkt - Stand und Perspektiven der Verzahnung von Frontoffice und Backoffice in Bürgerbüros von
NRW-Kommunen," Studie im Auftrag des Informationsbüros d-NRW, Münster,
2007.
Räckers, M. "AdSense, verwandte Geschäftsmodelle und ihre Long-Tail-Effekte," in
Entwicklungen im Web 2.0 aus technischer, ökonomischer und sozialer Sicht;
Arbeitsberichte des Kompetenzzentrums Internetökonomie und Hybridität Nr.
51, H. L. Grob, G. Vossen (Hrsg.), Münster, 2007, S. 61-72.
Becker, J., Beverungen, D. und Räckers, M.: "Formularmanagement in Kommunen.
Studie zum Status-quo und Entwicklungsperspektiven," Studie im Auftrag der
MATERNA GmbH, Münster, 2006.