Skript EDV für Fortgeschrittene

EDV für Fortgeschrittene
Thomas Brudermann
EDV für Fortgeschrittene
Thomas Brudermann
VHS Völkermarkt
Sommersemester 2006
Über dieses Skript
Dieses Skript wurde als Begleitlektüre für den VHS-Kurs „EDV für Fortgeschrittene“ im
Sommersemester 2006 erstellt. Da sich dieses Skript an Absolventen früherer EDV-Kurse an
der VHS Völkermarkt richtet, werden gewissen Fachbegriffe vorausgesetzt und nicht
gesondert erklärt; außerdem sind die Ausführungen bewußt kurz gehalten. Wo es nötig ist,
wird Platz für handschriftliche Ergänzungen gelassen.
Achtung: Dieses Skript ist auf das Betriebssystem Windows XP ausgerichtet; bei älteren
Windows-Versionen können beschriebene Lösungswege eventuell nicht oder etwas anders
funktionieren .
Dieses und weitere Skripten sowie aktuelle Übungsblätter können unter www.brudertom.at.tf
heruntergeladen werden.
Das Verwenden und Kopieren dieses Skriptums als Gesamtes ist uneingeschränkt gestattet,
solange der Originaltext nicht verändert wird (dazu gehören auch die Namen der Autoren
und das Logo der Volkshochschule Völkermarkt). Einzelne Textpassagen oder Teile des
Skripts können mit einem entsprechenden Verweis auf das Original ebenfalls verwendet
werden.
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Inhalt
Inhalt
Abschnitt 1: Datei- und Systemverwaltung
1.1
Dateiverwaltung: Suche nach Dateien
1.2
Dateinamenerweiterung
1.3. PDF-Dateien
1.4. Zip-Archive
1.5. Installieren / Deinstallieren von Programmen
1.6. Systemsteuerung
1.7. Die Zwischenablage
1.8. Tastenkombinationen
Abschnitt 2: Internet
2.1. Download von Übungsblättern
2.2. Emails
2.3. Downloaden von Programmen
Abschnitt 3: Microsoft Word
3.1. Zeichenformatierung
3.2. Absatzformatierung
3.3. Blocksatz und automatische Silbentrennung
3.4. Schreiben in mehreren Spalten
3.5. Formatvorlagen
3.6. Das Menü „Ansicht“
3.7. Verwenden von Kopf- und Fußzeilen:
3.8. Suchen und Ersetzen
3.9. Fußnoten
3.10. Inhaltsverzeichnisse
3.11. Autokorrektur
3.12. Serienbriefe
Abschnitt 4: Microsoft Excel
4.1. Diagramm (WH)
4.2. Sortieren
4.3. Zahlenformate
4.4. Bedingte Formatierung
4.5. Formeln
4.6. Der Funktionsassistent
4.7. Kopieren von Formeln, Adressierungsarten
4.8. Arbeitsblätter
4.9. Filter
4.10. Verknüpfung Word & Excel, „Inhalte einfügen“
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Abschnitt 1: Datei- und Systemverwaltung
Die Grundlagen der Dateiverwaltung können in den Skripten von Grundkurs und Aufbaukurs
nachgelesen werden.
1.1
Dateiverwaltung: Suche nach Dateien
Trotz einer übersichtlichen Ordnerstruktur kann es vorkommen, daß die eine oder andere
wichtige Datei plötzlich unauffindbar ist. Die Suche kann unter Umständen Klarheit bringen.
Wie geht man vor?
Zunächst startet man den Windows Explorer und wählt den Überordner aus, in dem man die
gesuchte Datei vermutet (z.B. den Ordner „Eigene Dateien“). Bei der Suche werden nämlich
der gewählte Ordner und alle seine Unterordner durchsucht. Wenn man absolut keine Ahnung
hat, wo sich die Datei befindet, empfiehlt es sich, überhaupt ein ganzes Laufwerk
auszuwählen. Die Suche dauert dann zwar länger, aber es wird das gesamte Laufwerk
durchsucht.
Dann klickt man auf „Suchen“ in der Symbolleiste.
Im linken Bereich des Fensters erscheint nun der Suchassistent (unter WIN XP ein Hund).
Man kann nun auswählen, wonach gesucht werden soll. Such man nach Office-Dateien, ist
ein Klick auf „Dokumente“ ratsam; im Zweifelsfall sollte einfach „Dateien und Ordner“
ausgewählt werden.
Im letzten Schritt können die Suchkriterien ausgewählt werden, diese werden im Kurs
besprochen. Mache Dir dazu am besten ein paar Notizen:
Notizen:
Bei der Suche kann man Platzhalter verwenden: Ein * steht für beliebig viele Zeichen, ein ?
für ein beliebiges Zeichen. Die Suche nach H*n findet beispielsweise alle Dateien, deren
Namen mit H beginnen und mit n enden.
Die Suche nach *.doc liefert alle Worddateien, *.xls Excel-Dateien usw.
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Dateinamenerweiterung
Dateinamenerweiterungen stehen in Dateinamen hinter dem Punkt und geben den Typ der in
der Datei gespeicherten Informationen an. Beispielsweise gibt die Dateinamenerweiterung
TXT im Dateinamen Beispiel.txt an, daß es sich um eine Textdatei handelt, DOC
kennzeichnet Word-Dateien, XLS Excel-Dateien usw. 1
Im Windows Explorer kann man die Dateiendungen folgendermaßen einblenden :
Menü Extras – Ordneroptionen – Registerkarte Ansicht – Haken bei „Erweiterung bei
bekannten Dateitypen ausblenden“ entfernen.
1.3. PDF-Dateien
PDF (Portable Document Format) ist ein universelles Dateiformat, das ungeachtet des zur
Dateierstellung verwendeten Programms alle Schriften und Graphiken sowie das Layout des
ursprünglichen Dokuments bewahrt. PDF-Dateien können mit dem Programm Adobe Reader
angezeigt und gedruckt werden. 2
Der Adobe Reader kann kostenlos im Internet heruntergeladen werden. Viele Dateien werden
im Internet im PDF-Format zum Download zur Verfügung gestellt (z.B. Formulare bei EGoverment, Allgemeine Geschäftsbedingungen, Artikel in Online-Zeitschriften usw.).
1.4. Zip-Archive
Mit Zip-Programmen können ganze Ordner mitsamt den enthaltenen Unterordnern und
Dateien zu einer Datei (Archiv) „gepackt“ bzw. komprimiert werden. Das spart einerseits
Speicherplatz, andererseits ist es praktisch, wenn man z.B. mehrere Dateien per Email
verschicken möchte: Man packt alle Dateien einfach zu einem Archiv zusammen und
verschickt dann dieses, der Empfänger kann das Archiv dann wieder „entpacken“.
Bekannte Archivierungsprogramme sind WINZIP und WINRAR. Unter Windows XP ist
außerdem ein ZIP-Programm eingebaut. Dieses kann man aufrufen, indem man den zu
„packenden“ Ordner (oder die Dateien) markiert, die rechte Maustaste drückt und im
Kontextmenü „Senden An“ – „ZIP-komprimierten Ordner“ auswählt.
Auch die Programme WINZIP und WINRAR können – wenn installiert – über das
Kontextmenü im Windows Explorer aufgerufen werden (z.B. über den Befehl „zu einem
Archiv hinzufügen“). Die Dateiendung dieser Archive ist ZIP (bei WINRAR: RAR).
Achtung: In ZIP-Dateien, die über Email versandt werden, verstecken sich gerne VIREN!!
1.5. Installieren / Deinstallieren von Programmen
Die Installation einer Programms ist unter Windows meist sehr einfach: Kauft man ein
Programm auf CD, reicht es meist, die CD einzulegen und den Anweisungen am Bildschirm
zu folgen.
Andernfalls muß man eine Installationsdatei starten, die sich in der Regel im
Wurzelverzeichnis der CD befindet (meist „setup.exe“). Lädt man ein Programm aus dem
1
2
Quelle: Windows-Hilfe
Quelle: Adobe Reader Hilfe
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Internet herunter, ist nur die heruntergeladene Installationsdatei zu öffnen. Dann folgt man
einfach den Anweisungen des Installationsassistenten, man kann zudem normalerweise
auswählen, in welches Verzeichnis das Programm installiert wird und welche Teile des
Programms installiert bzw. nicht installiert werden sollen.
Die Deinstallation (=Vollständiges Entfernen des Programms) kann entweder über einen
entsprechenden Eintrag im Startmenü erfolgen oder in der Systemsteuerung unter „Software“.
Es reicht nicht, einfach den Ordner auf der Festplatte und/oder den Startmenüeintrag zu
löschen!
1.6. Systemsteuerung
Siehe dazu Kapitel 4 im Skript zum EDV-Grundkurs (downloadbar unter
www.brudertom.at.tf ).
Notizen:
1.7. Die Zwischenablage
Die Zwischenablage (die übrigens in Windows „unsichtbar“ ist) wird dazu genutzt, um Daten
zu verschieben oder zu kopieren. Die in die Zwischenablage kopierten Daten können sein:
▫
▫
▫
▫
▫
Text (z.B. in Word, im Internetbrowser, usw.)
Graphiken
Tabellen (z.B. Excel)
Objekte
Ganze Dateien (Dateiverwaltung im Windows Explorer)
Daten können in die Zwischenablage kopiert werden und von dieser ausgehend an fast
beliebiger Stelle wieder eingefügt werden. Man kann z.B. im Internet-Browser eine Textstelle
oder eine Graphik markieren, in die Zwischenablage kopieren und dann in einem anderen
Programm wie Word oder Excel einfügen. Innerhalb von Office-Programmen steht übrigens
eine eigene Zwischenablage zur Verfügung, die bis zu 24 verschiedene Datenstücke
beinhalten kann. In Windows selbst gibt es nur eine Zwischenablage.
Um Daten in die Zwischenablage zu kopieren, muß man die gewünschten Daten markieren
und dann den Befehl „Kopieren“ ausführen. Für den Befehl „Kopieren“ gibt es mehrere
Möglichkeiten: In der Menüleiste oder im Kontextmenü3 unter „Bearbeiten“, oder mit der
Tastenkombination STRG + C.
Um Daten aus der Zwischenablage einzufügen, klickt man zuerst auf die gewünschte Stelle
und wählt dann den Befehl „Einfügen“ – ebenfalls im Menü „Bearbeiten“ oder im
Kontextmenü oder mit der Tastenkombination STRG + V.
Achtung: Der Befehl „Einfügen“ ist nicht zu verwechseln mit dem Menü „Einfügen“ in
Office-Programmen.
3
Das Kontextmenü erscheint bei Rechtsklick
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1.8. Tastenkombinationen
Mit Hilfe von Tastenkombinationen können Befehle schnell mit der Tastatur, ohne
Zuhilfenahme der Maus, durchgeführt werden. Beispiele:
ALT + F4
Beenden
STRG + A
Alles Markieren
F12
Speichern Unter
SHIFT + F12
Speichern
STRG + S
Speichern
Notiere Dir hier weitere Tastenkombinationen!
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Abschnitt 2: Internet
Dieser Abschnitt behandelt nur die für den Kurs notwendigen Punkte, nämlich:
▫
Download von Übungsblättern
▫
Abgabe der Übungen per Email
▫
Downloaden von Programmen
2.1. Download von Übungsblättern
Sämtliche Übungsblätter sowie Skripten befinden sich auf der Homepage
www.brudertom.at.tf .
Gib diese Adresse in Deinem Browser ein und klicke auf der erscheinenden Seite links auf
„Volkshochschule“. Im mittleren/rechten Bereich siehst Du dann Informationen zum Kurs
und die Übungsblätter. Um ein Übungsblatt downzuloaden, klicke den entsprechenden Link
mit der rechten Maustaste an und wähle im Kontextmenü „Ziel Speichern Unter“. Speichere
die Datei(en) in Deinem Kursordner ab.
Um die Dateien, die im PDF-Format zur Verfügung gestellt werden, betrachten zu können,
benötigst Du den Adobe Reader!
2.2. Emails
Hier folgt eine kurze Anleitung zum Versenden von Emails mit dem Programm Outlook
2000. Wenn Du ein anderes Email-Programm verwendest (z.B. Outlook Express, Mozilla
Thunderbird), ist das natürlich auch kein Problem, da die meisten Dinge ähnlich
funktionieren.
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Der Posteingang
Eingehende Nachrichten werden im Posteingang abgelegt. Diesen öffnet man entweder über
die Oulook-Leiste auf der linken Seite oder unter „Outlook Heute“ auf der rechten Seite.
Hier sind alle eingegangenen Nachrichten aufgelistet. Nachrichten, die Anlagen (sogenannte
„Attachments“) enthalten, sind mit einer Büroklammer gekennzeichnet. Durch einen
Doppelklick kann man eine Nachricht öffnen, und diese dann beantworten oder weiterleiten.
Versenden eines Emails
Im Menü Datei wählt man „Neu“ und dann „Email-Nachricht“. Folgendes Fenster erscheint:
In das mit „An“ gekennzeichnete Feld trägt man nun die Emailadresse des Empfängers ein.
Im Fall einer Abgabe ist das meine Emailadresse, die Ihr schon alle notiert haben solltet. ☺
Sollte man die Adresse des Empfängers vorher schon in den Kontakten bzw. im Adressbuch
gespeichert haben, kann man auch auf die Schaltfläche „An“ klicken und dann den
gewünschten Empfänger auswählen: Zuerst auf den Empfänger klicken und dann auf den
Button
. Bestätigen mit OK.
Das Feld „Betreff“ kann leer bleiben, dem Empfänger ist es aber sicher lieber, wenn er weiß,
wovon die Nachricht handelt, die er öffnet. Wenn Du eine Abgabe an mich sendest, dann
schreib bitte „aktuelles Übungsblatt“ oder so etwas ähnliches in die Betreff-Zeile.
Das große Feld unten ist das Textfeld – hier kommt die eigentliche Nachricht rein.
Will man auch noch eine Datei mit der Email mitschicken (in unserem Fall also die
Ausarbeitung eines Übungsblatts), geht man wie folgt vor: Ein Klick auf den Menüpunkt
„Einfügen“, dann wählt man „Datei“ (oder „Anlage“) und nun kann man die gewünschte
Datei auswählen. In anderen Programmen kann es für das Mitschicken von Dateien auch ein
Büroklammer-Symbol geben.
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Als letztes muß man noch auf den „Senden“-Button klicken, damit die Nachricht auch
wirklich abgeschickt wird. Je nach Einstellung des Emailprogramms muß man vielleicht noch
auf einen Senden/Empfangen-Knopf klicken und/oder eine Verbindung zum Internet
herstellen (das geschieht aber meistens automatisch).
Anlegen von Kontakten/Verteilerlisten
Es erleichtert die Arbeit mit Outlook und allgemein mit Emailprogrammen enorm, wenn man
Emailadressen abspeichert, anstatt sie jedesmal händisch im „An“-Feld einzutragen.
Um einen Kontakt anzulegen, wählt man einfach in der Outlook-Leiste „Kontakte“ aus und
drückt dann die Schaltfläche „Neu“. Nun kann man eine Reihe von Informationen über die zu
speichernde Person eingeben. Felder können leer gelassen werden, aber natürlich macht es
keinen Sinn, das Feld „Name“ und „Emailadresse“ leer zu lassen. Hat man alle Informationen
eingegeben, reicht ein Klick auf „Speichern und Schließen“ und der Kontakt ist gespeichert.
Beim Versenden einer neuen Nachricht muß diese Adresse nun nicht händisch eingegeben
werden, sondern kann über einen Klick auf das „An“-Feld ausgewählt werden (siehe oben).
Hinweis: In anderen Programmen kann man die Kontakte unter „Adreßbuch“ anlegen.
Verteilerlisten sind recht praktisch, wenn man eine Email mehreren Personen zukommen
lassen will. Z.B.: Der Obmann eines Vereins will allen seinen Kollegen eine Einladung für
eine Veranstaltung schicken. Im Normalfall müßte er nun alle Mitglieder einzeln auswählen
und deren Adresse. Existiert nun eine Verteilerliste, der alle Mitglieder zugeordnet sind, ist es
viel einfacher, allen Mitgliedern die gleiche Einladung zukommen zu lassen (sogenannte
„Massenmail“).
Angelegt wird eine Verteilerliste wie folgt: Klick auf „Datei“, dann „Neu“ und
„Verteilerliste“. Folgendes Feld erscheint:
Als Name für dieses Liste würde sich „Vereinsmitglieder“ anbieten – solch ein Name sollte
möglichst vielsagend sein, damit man sich auch nach dem Anlegen mehrerer solcher Listen
noch sicher ist, welche Liste welche Personen beinhaltet.
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Mit der Schaltfläche „Mitglieder auswählen“ können der Liste Personen zu gewiesen werden:
Ein Klick auf die gewünschte Person und dann auf die Schaltfläche „Hinzufügen ->“.
Bestätigen wieder mit „OK“.
Die Personen, die der Liste nun zugeordnet sind, werden angezeigt. Mit „Speichern und
Schließen“ wird die Verteilerliste abgespeichert.
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Das Versenden von Massenmails wird so extrem vereinfacht. Will man nun allen Mitgliedern
dieser Liste eine Nachricht zukommen lassen, reicht es, im „An“-Feld einer Emailnachricht
den Namen der Verteilerliste anzugeben.
Die Nachricht wird dann an alle Mitglieder dieser Liste geschickt.
Notizen:
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2.3. Downloaden von Programmen
Aus dem Internet können oft gratis recht nützliche Programme heruntergeladen werden. Man
speichert einfach eine Installationsdatei auf seinem PC, und installiert das Programm mittels
Ausführen der Installationsdatei. Einige Beispiele:
InfranView (Bildbearbeitungsprogramm)
OpenOffice (Kostenlose Alternative zu Microsoft Office)
AntiVir Personal Classic (Kostenloses Antivirenprogramm)
Adobe Reader (Programm zum Betrachten von PDF-Dateien)
Mozilla Firefox (Internetbrowser)
Mozilla Thunderbird (Emailprogramm)
GIMP (Kostenloses Bildbearbeitungsprogramm)
Generell sollte man beim Herunterladen unbekannter Programme jedoch sehr vorsichtig sein,
da sie eventuell eine versteckte Schadensfunktion enthalten können. Die hier aufgelisteten
Programme sind natürlich seriös. ☺
Notizen:
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Abschnitt 3: Microsoft Word
3.1. Zeichenformatierung
Zeichenformatierung haben wir in den vorherigen Kursen unter Zuhilfenahme der FormatSymbolleiste kennengelernt. Für weitere Formatierungen steht der Menübefehl Format –
Zeichen zur Verfügung. (Natürlich muß auch hier der entsprechende Text markiert werden)
Probiere die Möglichkeiten dieses Befehls aus und mache Dir dazu Notizen:
3.2. Absatzformatierung
Vorweg: Durch Drücken der ENTER-Taste erzeugt man in Word einen neuen Absatz. Will
man keinen neuen Absatz, sondern nur eine neue Zeile erzeugen, ist die Tastenkombination
SHIFT + ENTER notwendig. Man unterscheidet in diesem Zusammenhang zwischen
-
automatischer Zeilenschaltung (wenn das Ende der Zeile erreicht ist)
-
Zeilenschaltung / Zeilenumbruch (SHIFT + ENTER) und
-
Absatzschaltung (ENTER)
Unter Format – Absatz kann man verschiedene Absatzformatierungen vornehmen, z.B. den
Einzug (wieviel Platz soll links bzw. rechts freigelassen werden) und den Abstand – d.h.
wieviel Abstand soll vor und nach einem Absatz gelassen werden (standardmäßig wird ist der
Abstand 0). Außerdem kann hier der Zeilenabstand eingestellt werden (1,5 Zeilen bedeutet,
daß nach jeder Zeile eine halbe Zeile Platz gelassen wird).
Natürlich muß man auch hier vorher den entsprechenden Absatz markieren (z.B. durch einen
Dreifach-Klick). Ein Absatz ist der Text, der zwischen zwei ENTER-Tasten steht.
Hinweis: Man kann in Word unsichtbare (= nicht druckbare) Eingabesymbole (z.B. ENTER,
Leertaste, Tabulator) mit dem Symbol
in der Symbolleiste ein- und ausblenden.
Notizen:
3.3. Blocksatz und automatische Silbentrennung
Aus Büchern und Zeitschriften kennen wir den Blocksatz – eine Ausrichtungsart, die den Text
sowohl auf der linken als auch auf der rechten Seite ausrichtet (einstellbar in der Symbolleiste
bei den anderen Ausrichtungsarten linksbündig, zentriert und rechtsbündig, oder unter Format
– Absatz).
In Kombination mit Blocksatz wird oft die automatische Silbentrennung verwendet, damit
Zeilen nicht zu weit auseinandergezogen werden und die Abstände zwischen den Wörtern
nicht zu groß werden. Wörter werden dann am Ende der Zeile automatisch abgeteilt.
Die Silbentrennung kann über den Befehl Extras – Sprache – Silbentrennung aktiviert werden
(markieren nicht vergessen!).
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3.4. Schreiben in mehreren Spalten
Ebenfalls aus Zeitungen und Zeitschriften kennen wir das Schreiben in mehreren Spalten.
Auch das kann in Word ganz leicht eingestellt werden: Absatz (oder das ganze Dokument)
markieren, dann Format – Spalten und im erscheinenden Fenster die notwendigen
Einstellungen treffen.
3.5. Formatvorlagen
Formatvorlagen sind vordefinierte Formate, die in der Formatsymbole ganz links (neben
Schriftarten) ausgewählt werden können. Sie sollten bei längeren Texten und Berichten
verwendet werden, da anhand der Formatvorlagen beispielsweise ein Inhaltsverzeichnis
erstellt werden kann. In diesem Skript wurden die Formatvorlagen Überschrift 1 (für die
Abschnittsüberschriften, z.B. „Abschnitt 3 – Microsoft Word“) , Überschrift 2 (für die
Unterkapitelüberschriften, z.B. „3.5. Formatvorlagen“) und Überschrift 3 verwendet.
3.6. Das Menü „Ansicht“
In diesem Menü können verschiedene Einstellungen vorgenommen werden, die sich auf die
Ansicht des vorliegenden Dokuments beziehen (= die ersten 4 Menüeinträge Normal,
Weblayout, Seitenlayout und Gliederung). Zum Bearbeiten des Dokuments empfiehlt sich die
Verwendung von „Seitenlayout“! Außerdem kann man hier wählen, welche Symbolleisten
angezeigt werden sollen und eine Kopf- bzw. Fußzeile erstellen.
Das Anzeigen der Dokumentstruktur macht nur dann Sinn, wenn man Formatvorlagen
verwendet hat.
Mit „Ganzer Bildschirm“ werden alle überflüssigen Symbole und Leisten ausgeblendet und
nur das Dokument selbst angezeigt.
3.7. Verwenden von Kopf- und Fußzeilen:
Eine Kopfzeile wird am Anfang jeder Seite, eine Fußzeile am Ende jeder Seite angezeigt und
kann im Menü Ansicht erstellt werden. In diesem Skript steht in der Kopfzeile „EDV für
Fortgeschrittene“, in der Fußzeile „Sommersemester 2006“ und die aktuelle Seitennummer.
Man hat hier die Möglichkeit, sogenannten „AUTOTEXT“ (z.B. „Seite x von y“, den
Dateinamen usw.) anzuzeigen. Das Umschalten zwischen diesen beiden Zeilen erfolgt über
ein Symbol in einer Symbolleiste, die beim Aufrufen des Menüpunkts automatisch aktiv wird.
3.8. Suchen und Ersetzen
Diese Möglichkeit gibt es prinzipiell auch in anderen Programmen, sei aber hier anhand von
Word erklärt. Mit Bearbeiten – Suchen kann man innerhalb eines Dokuments nach einer
bestimmten Textstelle suchen. Mit Bearbeiten – Ersetzen kann man eine oder alle gefundenen
Textstellen durch anderen Text ersetzen. Anwendungsbeispiel: In einem Text alle
Vorkommnisse von „VHS“ durch „Volkshochschule“ ersetzen.
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3.9. Fußnoten
Fußnoten können über das Menü „Einfügen“ gesetzt werden4. Fußnoten erscheinen am Ende
der jeweiligen Seite, Endnoten am Ende des Dokuments.
3.10. Inhaltsverzeichnisse
Zu Erstellen über Einfügen – Index und Verzeichnisse – Registerkarte Inhaltsverzeichnis.
Funktioniert nur, wenn man Formatvorlagen verwendet, sollte natürlich am Anfang (meist
Seite 2) eines (längeren) Dokuments stehen. Beispiel: Inhaltsverzeichnis am Beginn dieses
Skriptums.
3.11. Autokorrektur
Die Autokorrektur führt eine automatische Ersetzung von gewissen Zeichenfolgen in eine
andere durch und wird angewendet, um z.B. Tipfehler auszubessern. Schreibt man
versehentlich „pber“, wird das in „über“ umgewandelt. Aus „mfg“ wird „Mit freundlichen
Grüßen“ und aus :-) ein ☺.
Einstellungen an der Autokorrektur kann man unter Extras – Autokorrektur vornehmen.
3.12. Serienbriefe
Falls im Kurs noch Zeit bleibt und Interesse besteht, wird dieses Kapitel nachgeliefert!
Notizen:
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So kann man z.B. einen Begriff am Ende der Seite erklären oder auf eine Quellenangabe verweisen.
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Abschnitt 4: Microsoft Excel
4.1. Diagramm (WH)
Um in Excel Zahlen graphisch darzustellen, kann man Diagramme erstellen.
Aus der nachfolgenden Tabelle über die Ausgaben einer Eröffnungsfeier
A
1
B
C
geplant
ausgegeben
2
Blumenschmuck
2.070,00 €
2.112,00 €
3
Verpflegung
7.835,00 €
10.632,00 €
4
Künstler
2.320,00 €
2.423,00 €
kann beispielsweise folgendes Diagramm erzeugt werden:
Ausgaben
12.000 €
10.000 €
8.000 €
geplant
6.000 €
ausgegeben
4.000 €
2.000 €
0€
Blumenschmuck
Verpflegung
Künstler
Um ein Diagramm zu erstellen, geht man wie folgt vor:
Markieren des benötigten Datenbereichs. Im Beispiel sind das die Zellen A1 bis C4 (A1:C4)
Aufrufen des Diagrammassistenten über die Symbolleiste oder in der Menüleiste über
„Einfügen – Diagramm“
Durchlaufen der 4 Schritte des Diagrammassistenten (hier hat man die Möglichkeit, aus
unterschiedlichen Diagrammtypen zu wählen sowie die Beschriftung einzelner Datenreihen
vorzunehmen.
Formatieren des Diagramms durch Markieren einzelner Elemente des Diagramms
(Diagrammfläche, Zeichnungsfläche, Diagrammtitel, Datenpunkt etc.) und Anwenden
verschiedener Formatsymbole aus der Symbolleiste. Man kann auch mit der rechten
Maustaste auf einzelne Elemente des Diagramms klicken und dann im Kontextmenü „...
formatieren“ auswählen.
Wichtige Ergänzung bezüglich Markieren in Excel:
Durch gedrückt halten der STRG-Taste kann man auch Bereiche markieren, die nicht direkt
nebeneinander liegen. Das ist v.a. dann wichtig, wenn die für ein Diagramm benötigten Daten
nicht nebeneinander liegen!
Notizen:
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4.2. Sortieren
Zusammengehörige Daten (z.B. eine Liste von Vereinsmitgliedern) können in Excel schnell
und einfach sortiert werden. Wichtig ist, daß in dem zu sortierenden Bereich keine leeren
Zeilen und Spalten vorhanden sind. Es reicht hierbei, einfach in eine beliebige Zelle des zu
sortierenden Bereichs zu klicken, dann kann man mit Hilfe zweier Symbole in der StandardSymbolleiste die Sortierung vornehmen.
Wünscht man eine „genauere“ Sortierung anhand mehrerer Kriterien, sollte man den
Menübefehl Daten – Sortieren verwenden.
Notizen:
4.3. Zahlenformate
Für die Darstellung von Zahlen in Excel ist die Verwendung des richtigen Zahlenformats
unabdingbar: Menübefehl Format – Zellen, Registerkarte Zahlen.
Notizen:
4.4. Bedingte Formatierung
Ein sehr interessantes Feature in Excel ist die bedingte Formatierung. So kann man z.B. in
einem Haushaltsbuch hohe Ausgaben durch eine eigene Farbe kennzeichnen.
Nach Markieren der entsprechenden Zellen wählt man den Menübefehl Format – Bedingte
Formatierung und kann eine Bedingung angeben sowie ein Format, das dann angezeigt wird,
wenn diese Bedingung erfüllt ist.
Notizen:
4.5. Formeln
Einführung: siehe Skript des Aufbaukurses!
Eine Formel beginnt immer mit einem „=“, die Eingabe einer Formel muß immer mit der
Eingabetaste abgeschlossen werden!
Generell rechnet man bei Formeln nicht mit Zahlen, sondern mit Zelladressen. Warum?
Notizen:
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4.6. Der Funktionsassistent
Der Funktionsassistent hilft bei der Eingabe komplizierterer Formeln. Er kann über das
Symbol „ffx“ links neben der Bearbeitungsleiste aufgerufen werden. In älteren OfficeVersionen befindet sich das Symbol in der Standardsymbolleiste. Nach Aufruf des
Funktionsassistenten kann man zuerst eine Kategorie wählen, dann die gewünschte Funktion.
Insgesamt stehen über 200 Funktionen in ca. 10 Kategorien zur Verfügung.
Einige Beispiele:
HEUTE (Kategorie Zeit)*
liefert den aktuellen Tag
JETZT (Zeit)*
liefert die aktuelle Zeit
SUMME (Math. & Trigon.) liefert die Summe über einen Bereich
(siehe Summensymbol in der Symbolleiste)
WURZEL (Math. & Trigon.) liefert die Wurzel einer Zahl
ZÄHLENWENN (Statistik) Zählt Zellen des Bereichs, die mit Suchkriterien übereinst.
WENN (Logik)
Gibt eine Wahrheitsprüfung an, die durchgeführt werden soll.
RMZ (Finanzmathematik) Liefert die Konstante Zahlung einer Annuität pro Periode. RMZ
kann genutzt werden, um z.B. Kredite miteinander zu vergleichen.
Die mit einem Stern gekennzeichneten Funktionen benötigen keine Parameter. Ein Parameter
ist ein Wert, der einer Funktion mitgegeben wird. Der Funktion Summe muß als Parameter
z.B. ein Zellbereich mitgegeben werden, mit dem dann das Ergebnis berechnet wird. Zur
Veranschaulichung zwei Beispielformeln:
= JETZT () ... Das Klammerpaar ist leer, es muß kein Parameter mitgegeben werden.
= SUMME (A1:A5) ... Als Parameter wird der Zellbereich A1:A5 mitgegeben.
= RMZ (B2;B3;B4) ... Der Formel „RMZ“ müssen drei Parameter mitgegeben werden, die
einzelnen Parameter sind durch Strichpunkte getrennt.
Dank des Funktionsassistenten muß man komplizierte Formeln wie den RMZ nicht händisch
eingeben, sondern wird dabei unterstützt. Das Ergebnis ist das gleiche – der
Funktionsassistent erstellt anhand der Eingaben des Benutzers eine korrekte Formel.
Notizen:
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4.7. Kopieren von Formeln, Adressierungsarten
Eine nützliche Eigenschaft in Excel ist die Möglichkeit, Formeln zu kopieren.
A
1 Artikel
2 Collegeblock
3 Bleistift
4 Radiergummi
Beispieltabelle
B
Preis
€
2,30
€
0,90
€
1,19
C
Stückzahl
D
Gesamtpreis
3
5
2
Um in obiger Tabelle den Gesamtpreis für die Collegeblöcke auszurechnen, trägt man in Zelle
D2 die Formel „=b2*c2“ ein. Analog verfährt man für Bleistifte und Radiergummi. Man kann
sich das abermalige Eintippen der Formel ersparen, wenn man sie einfach nach unten kopiert,
indem man die Maus auf das rechte untere Eck der Zelle D2 bewegt. Es erscheint ein
schwarzes Kreuz, mit dem man die Formel nach unten kopieren („ausfüllen“) kann.
Aus der Formel b2*c2 wird eine Zeile weiter unten die Formel b3*c3, dann b4*c4 usw. Der
Grund dafür ist die „relative Adressierung“ in Excel.
Hinweis: Es gibt in Excel auch eine „absolute Adressierung“, bei der sich eine Formel beim
Kopieren nicht verändert, sondern fix bleibt. Jene Teile der Formel, die fix bleiben sollen,
müssen dabei mit einem „$“ versehen werden, z.B. „b2 * $c$2“. Beim Kopieren dieser
Formel ändert sich das b2, c2 bleibt aber erhalten (die $ haben keinen Einfluß auf das
Ergebnis der Berechnung, sie „sperren“ lediglich die Zelladresse, die somit immer fix bleibt).
Notizen:
4.8. Arbeitsblätter
Eine Excel-Arbeitsmappe besteht aus mehreren Arbeitsblättern, auf die man im unteren linken
Bereich zugreifen kann (Standard: Tabelle1, Tabelle2, Tabelle3). Diese Blattbezeichnungen
kann man im Kontextmenü (Rechtsklick auf die jeweilige Tabelle) umbenennen. Außerdem
kann man im Kontextmenü Blätter einfügen oder löschen. Verschieben ist durch „Drag &
Drop“ (Klicken und Ziehen) möglich.
4.9. Filter
In langen Listen kann das Filtern der Daten recht nützlich sein. Voraussetzung ist, daß in der
Liste keine leeren Zeilen vorhanden sind und in der ersten Zeile der Liste Überschriften
stehen.
Um einen Filter zu setzen, klickt man in eine beliebige Zelle der Liste und wählt den
Menübefehl Daten – Filter – AutoFilter. In der Überschriften-Zeile kann man nun kleine
Pfeile erkennen, mit deren Hilfe man die Liste filtern kann. Um den Filter wieder zu
deaktivieren, klickt man nochmals auf Daten – Filter – AutoFilter.
Sommersemester 2006
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EDV für Fortgeschrittene
Thomas Brudermann
4.10. Verknüpfung Word & Excel, „Inhalte einfügen“
Wie bereits in Abschnitt 1 erwähnt, kann man über die Zwischenablage Objekte von einem
Programm in ein anderes kopieren. So kann man beispielsweise in Excel ein Diagramm
erstellen, dieses kopieren und in einem schön gestalteten Word-Dokument einfügen.
Mit dem Befehl „Inhalte einfügen“ kann man außerdem aus verschiedenen Einfüge-Modi
auswählen (das Diagramm kann als Graphik, Objekt, oder verknüpftes Diagramm eingefügt
werden).
Notizen:
© Thomas Brudermann
VHS Völkermarkt, 2006
Sommersemester 2006
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